Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 21.08.2012 Møtested: Møteleder: Frafall: Nestleder Medlem Til stede: Leder Medlem Medlem Varamedlem Varamedlem Sekretær Porsgrunn brann- og feiervesen, Herøya Svein Tore Uldal Ivar Moen Inger Nilsen Svein Tore Uldal Thorild Walstrøm Edvard Garmo Ingrid Brubakken Anne Britt Mathisen Øystein Bergh Oppdragsrevisor Kommunalsjef Brannsjef Personal- og organisasjonssjef Lisbet Fines Morten Næss Nicolay Underthun (sak 40/2012) Hildegunn Sørbø (sak 42/2012) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 39 47/12. Porsgrunn, 22.08.2012 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 39/12 12/383 GODKJENNING AV PROTOKOLL 05.06.2012 40/12 12/384 PORSGRUNN BRANN- OG FEIERVESEN 41/12 12/269 FURUKOLLEN 42/12 12/385 PERSONAL- OG ORGANISASJONSUTVIKLING 43/12 12/391 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 08.08.2012 44/12 12/389 BUDSJETT 2013 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG 45/12 12/388 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM 46/12 12/382 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 21.08.2012 47/12 12/387 Unntatt offentlighet, off.l. 24.1 ORIENTERING FRA REVISOR 21.08.2012 Side 2 av 11
Sak nr. 39/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL 05.06.2012 Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 05.06.2012. Leder presenterte protokollen. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner møteprotokollen fra 05.06.2012. Sak nr. 40/12 PORSGRUNN BRANN- OG FEIERVESEN Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Porsgrunn brann- og feiervesen til orientering. Brannsjef Nicolay Underthun presenterte organisasjonen. Brann- og feievesenet har netto driftsutgifter på ca 24 mill. Brannvesenet disponerer 26 heltidsstillinger og 24 deltidsstillinger. Først orienterte brannsjefen om brannvern og kom inn på følgende temaer: Antall omkomne i branner i Norge 1976-2010 Hva koster brannene og hvor starter de De fleste branner skyldes menneskelig svikt Røykvarslere og bruken av de Hva er brann og hvordan er en brannutvikling Flammebrann versus ulmebrann Flammebrann med og uten sprinkler Brannrøyk og slokking av brann Slokkemidler Manuelt slokkeutstyr: Husbrannslanger og håndslokkeapparater (vann, pulver, CO2, skum) Brannslanger/-poster og brannteppe/ullteppe Automatisk slokkeutstyr og stasjonære slokkeanlegg: Side 3 av 11
Sprinkleranlegg (våt, tørr, preaction, deluge) og vanntåkeanlegg Slokkegassanlegg (CO2, halon, inergen etc.) Skumanlegg, pulveranlegg og vannkanoner Brannslokningsapparater, brannslanger og automatiske slokkeanlegg og sprinkleranlegg Brannsjefen presenterte og orienterte om Porsgrunn brann- og feiervesen. De er lokalisert til Herøya, Brevik og Sandøya. Følgende temaer ble tatt opp: Organisert i 2 avdelinger: Forebyggende avdeling Utrykningsavdeling Lovpålagte oppgaver forebyggende og beredskap Andre oppgaver Vertsbrannvesen ved akutt forurensning Foredrag og brannvernopplæring Arrangere kurs, øvelser eventuelt observasjon/deltagelse i øvelser for skoler, barnehager, aldershjem, sykehjem, sykehus, hoteller, overnattingssteder, industribedrifter og salgslokaler og andre Utleie av redningsvester i Brevik Tjenester for pleie og omsorgstjenesten Andre akutte servicetjenester Hjelpetjeneste Trygghetsalarm Heisalarm Innbruddsalarm kommunale bygg Ambulanseoppdrag skjærgården Vannlensing Annen assistanse Bemanningen ved Gruppe utrykning er det: Utrykningsleder og 3 brannkonstabler Bilbrann, pipebrann, liten skogbrann, båtbrann, automatisk brannalarm i bygg og liten trafikkulykke Ved ubekreftede meldinger i Brevik kjører den kasernerte i Brevik og Porsgrunn samtidig Bemanning og utstyr ved Full utrykning og total utrykning Statistikken viser følgende oppdrag pr år 17 branner i bygning 33 pipebranner 5 falske 312 unødige 41 bilulykker 419 trygghetsalarm 6 akutt forurensning 3 ambulanseoppdrag 12 bilbrann 4 båtbrann 8 brann i gras/kratt 40 brannhindrende tiltak 7 vannskade/oversvømmelse 275 annen assistanse + Ass. VIB og Skien Side 4 av 11
Tidsperspektiv når alarmen går, informasjon undervegs, ved ankomst og på brannstedet Maks innsatstider ved brann Sykehus og sykehjem 10 min Tettsteder med fare for rask brannspredning 10 min Tettsted med konsentrert og omfattende næringsdrift 10 min Tettsteder 20 min Utenfor tettsteder 30 min Ved kompenserende tiltak kan innsatstidene økes Porsgrunn brann- og feiervesen disponerer følgende utstyr: 1 personbil for vakthavende sjef 1 manskapsbil 1 redningsbil/mannskapsbil (HIP) 1 tankbil (8000 l) 1 lift (32 m) 1 lift (37 m, stasjonert i Skien) 1 røykdykkerbil 1 bil mot akutt forurensning 1 bybrannbil (Brevik) 1 skogbrannbil (Sandøya) 1 båt 6 småbiler VIB-beredskapen 1 personbil for vakthavende leder 1 vanntank/skumbil 1 pulver/co2-bil 1 pick-up 1 ambulanse 1 båt HMS/arbeidsmiljø Ca 4 VAMU møter årlig, flere ved behov Brannsjefens time med utrykningstjenesten hver mandag Sykefraværsmål er på 6%, Hittil i år er sykefraværet 8,3 %. God oppfølging av sykemeldte, samtaler, møter og tilrettelegging Bra HMS system Utfordringer Flate kutt / effektiviseringstiltak i budsjettet lovpålagte krav om bemanning, øvelser mv. Deltidsmannsreformen er arbeidskrevende og kostbar Samarbeid med industrien, eventuelt ny brannstasjon Nytt nødnett Flere av service-tjenestene til brannvesenet er ikke synliggjort i regnskapet. Tjenestene ytes til andre men belastes brannvesenets konti. Kommunalsjef Morten Næss orienterte om brannberedskapen i Porsgrunn. Porsgrunn sin samarbeidspartner, Hydro, har sagt opp samarbeidsavtalen fra 01.01.2014. Porsgrunn kommune er nå inne i en utredningsfase for hvordan dette skal håndteres framover. Kommunen er opptatt av å få et fremtidig robust brannvesen. På kort sikt må kommunen finne midlertidige løsninger. Side 5 av 11
Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Porsgrunn brann- og feiervesen til orientering. Sak nr. 41/12 FURUKOLLEN Etter å ha fått utførlig svar fra administrasjonen ved Morten Ness vedrørende saksgangen i søknad om bruk av gang- og sykkelveg som adkomstveg til Furukollen 15, ber Kontrollutvalget om at saken blir tatt opp til ny behandling i plan- og kommunalteknikk. Kontrollutvalget ber spesielt administrasjonen å vurdere det juridiske grunnlaget for vedtaket i plan og kommunalteknikk den 06.01. 2009 sett i lys av gjeldende reguleringsplan og Fylkesmannens tidligere avgjørelse. En ber også om at de nye opplysningene i saken, at det er opparbeidet 2 parkeringsplasser til Furukollen 15 på kommunal grunn ved/på lekeplassen, blir sett på i denne sammenhengen. Det har heller ikke kommet frem i tidligere saksfremstillinger at eier av Furukollen 11 i sin tid gav bort grunn til gang/ sykkelveien med det for øyet at denne vegen ikke skulle brukes til annet enn adkomst til lekeplassen. Leder presenterte saken. Saken har utviklet seg over tid og leder mener dette ikke er i tråd med den opprinnelige intensjon og Porsgrunnsverdiene. Grunn ble gitt gratis til kommunen for å anlegge adkomst til lekeområdet. I dag har den fått en annen bruk. Leder mener at slik saken har utviklet seg burde den ha vært håndtert som ny reguleringsplan. Leder satte fram følgende innstilling: Etter å ha fått utførlig svar fra administrasjonen ved Morten Ness vedrørende saksgangen i søknad om bruk av gang- og sykkelveg som adkomstveg til Furukollen 15, ber Kontrollutvalget om at saken blir tatt opp til ny behandling i plan- og kommunalteknikk. Kontrollutvalget ber spesielt administrasjonen å vurdere det juridiske grunnlaget for vedtaket i plan og kommunalteknikk den 06.01. 2009 sett i lys av gjeldende reguleringsplan og Fylkesmannens tidligere avgjørelse. En ber også om at de nye opplysningene i saken, at det er opparbeidet 2 parkeringsplasser til Furukollen 15 på kommunal grunn ved/på lekeplassen, blir sett på i denne sammenhengen. Det har heller ikke kommet frem i tidligere saksfremstillinger at eier av Furukollen 11 i sin tid gav bort grunn til gang/ sykkelveien med det for øyet at denne vegen ikke skulle brukes til annet enn adkomst til lekeplassen. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Side 6 av 11
Uten innstilling. Sak nr. 42/12 PERSONAL- OG ORGANISASJONSUTVIKLING Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Personal- og organisasjonsutvikling til orientering. Personal- og organisasjonsutvikling, Hildegunn Sørbø, presenterte virksomheten. Noen forventninger og føringer i OU-2010 Utvikle robuste fagmiljøer Behov for å samle personalpolitiske virkemidler Personalutviklingsfokus Organisasjonsutviklingsfokus Strategi og IKT-kompetanse Samarbeid på tvers Personal- og organisasjonsutvikling, overordnet mål: Vi ønsker å være et godt støtteapparat som har god kompetanse på personal- og organisasjonsutvikling og skal stå i spissen for dette arbeidet. Visjon: «Sammen med folk i utvikling» Fellesarena Støttefunksjoner og utvikling 1. Sterkere personalfokus 2. Sterkere organisasjonsutviklingsfokus 3. Økt fokus på strategi 4. Samarbeid på tvers i organisasjonen Utviklingsprogram 2011 2014 for støttefunksjoner og utvikling Prosjekter i 2011/12 Overordnet kompetanseplan Helhetlig kvalitetsstrategi Nytt lønns- og personalsystem «Sammen om en bedre kommune» Kommunikasjonsstrategi IKT-strategi Lokal oppfølging av interkommunalt prosjekt Sak- og arkivsystem Digitale folkevalgte Side 7 av 11
8 faggrupper med hver sin gruppeleder innenfor følgende områder: HMS, Ansatt/søknad, Fravær/pensjon, Forhandlinger, Kvalitetsarbeid, Medie, Lærlinger og Capitech. Til ettertanke: En lærende organisasjon er en organisasjon der alle kontinuerlig øker sin evne til å skape resultater som de virkelig ønsker å oppnå, der organisasjonen oppmuntrer til nye måter å tenke på, der den kollektive visjonen om å skape det beste er satt i fokus, og der alle kontinuerlig lærer hvordan en lærer sammen Peter Senge Oppgavene er fordelt som følger: Ledelse HMS Personal-adm. Arbeidstids-programmet Capitech Pensjon Kompetanse-utvikling Kvalitetsarbeid- KSS Utredningsarbeid Pedagogisk utviklingsarbeid og veiledning Lærling-ordningen Sektorfaglig støtte Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Personal- og organisasjonsutvikling til orientering. Sak nr. 43/12 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 08.08.2012 Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 08.08.2012 til orientering. Leder presenterte saken. Vedtaket var enstemmig. Side 8 av 11
Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 08.08.2012 til orientering. Sak nr. 44/12 BUDSJETT 2013 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2013. Kontrollutvalgets innstilling for 2013 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 499 600 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 927 200 Leder presenterte saken. Utvalget diskuterte postene. Posten opplæring er økt. Utvalget ser det positive i å møtes utenom møterommet og ønsker å kombinere det med konferanser som er arrangert for kontrollutvalgene. På denne måten holder kontrollutvalget seg oppdatert, får inspirasjon fra andre utvalg og får fram teambuildingen i utvalget. Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2013. Kontrollutvalgets innstilling for 2013 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 499 600 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 927 200 Sak nr. 45/12 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM Saken utsatt. Saken ble utsatt siden 2 av de faste medlemmene ikke var til stede. Uten innstilling. Side 9 av 11
Sak nr. 46/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 21.08.2012 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Leder tok opp følgende saker: 1. Leder er blitt kontaktet av foreldrene til et multihandicappet barn. Foreldrene var ikke fornøyd med behandlingen de får i kommunen. De mener de har et meget krevende barn og opplegget fra kommunen krever mye arbeid i forhold til vedtak og frister. Leder følger opp saken videre og kommer tilbake til kontrollutvalget med mer informasjon. Saken er ingen formell henvendelse til kontrollutvalget så langt. 2. Leder har invitert de andre lederne i kontrollutvalgene i Grenland til felles møte tirsdag 04.09.2012. Her vil de diskutere saker av felles interesse. Bl. a. selskapskontroll av felles selskaper og erfaringer med kontrollutvalgsarbeidet. Edvard Garmo tok opp sak fra Varden 06.08.2012 om asfaltering i sentrum av Porsgrunn. Det har vært mye omlegginger og asfaltering med vekslende hell. Kommunalsjef Morten Næss orienterte om planene for sentrums-området. Inntil videre gjør kommunen det beste ut av det. Dette vil halte og gå inntil Skomvær-kvartalet er utbygd. Kontrollutvalget følger ikke opp saken. Uten innstilling. Sak nr. 47/12 ORIENTERING FRA REVISOR 21.08.2012 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2011. Revisor orienterte om status i revisjonsarbeidet. Planleggingen for kommende år er ikke ferdig ennå. Revisor kommer tilbake i neste møte og informerer mere om opplegget for 2012. Side 10 av 11
Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2011. Side 11 av 11