Saksframlegg Saksbehandler: Stein Egil Drevdal Arkiv: Arkivsaksnr.: 18/147-1 Plan fr utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan fr Nrdre Fll Vedlegg: 1. Prgramplan Nrdre Fll 2. Gevinst 3. SØF-rapprt 01/17, nullpunktsmåling:hvedrapprt Administrasjnssjefens innstilling: 1. Det utarbeides en gevinstrealiseringsplan fr prgram Nrdre Fll. Planen utarbeides med avgrensninger sm nevnt i saken. SAKSUTREDNING Sammendrag Etter planen jbbes det med å legge fram gevinstrealiseringsplanen fr fellesnemda innen utgangen av første kvartal 2019. Det tas frbehld m at framdriften kan måtte justeres etter input fra samarbeid med eksterne. Gevinstrealiseringsplanen var pprinnelig planlagt å freligge ved utgangen av 2018. Vi har i arbeidet måttet gå en ekstra runde i frhld til å definere prsess fr etablering av gevinstrealiseringsplan, bygge kmpetanse på mrådet g å spesifisere målbildet til prgrammet sm utgangspunkt fr å definere gevinster sm skal tas ut sm følge av kmmunerefrmarbeidet. Fellesnemnda har i prgramplanen vedtatt at det skal utarbeides en gevinstrealiseringsplan fr prgram Nrdre Fll. Første evalueringstidspunkt settes til 1.1.2024, etter at første kmmunestyreperide fr Nrdre Fll er gjennmført. Evalueringsarbeidet vil gjennmføres våren 2024, med framlegg av en plitisk sak før smmeren 2024. Det gis en freløpig statusrapprt fr kmmunestyret Nrdre Fll våren 2023. Endelig evalueringstidspunkt settes freløpig til 2030. Administrasjnen vil hvert halvår rapprtere på de viktigste indikatrene til kmmunestyret i Nrdre Fll, med første rapprtering våren 2020. Prgrammet tar kntakt med Asker kmmune g KS fr å kble seg på det nasjnale utviklingsarbeidet knyttet til gevinstrealisering ved kmmunesammenslåinger. Det tas frbehld m at dette arbeidet kan påvirke framdriften skissert i denne saken. Det fremmes da en ny sak knyttet til justering av framdriftsplanen. Gevinstrealiseringsplanen avgrenses til å mfatte effektene av målene beskrevet i prgramplanen fr Nrdre Fll med tilhørende prsjekter. Fr å sikre et helhetlig målbilde fr prgrammet, g fr å
Side 2 av 6 sikre at de plitisk vedtatte målene blir gjennmført skal alle prsjektenes mål knyttes pp mt de verrdnede målene i prgrammet. Bakgrunn fr saken g eventuelle partsinteresser Et prsjekt etableres når en rganisasjn har et mål m å ppnå ne. Det viktigste er derfr at prsjektet skal være til nytte fr den rganisasjnen sm har vedtatt å iverksette et prsjekt. Denne nytten kaller vi gevinster. Hensikten med å etablere en gevinstrealiseringsplan er å sikre at den nytteverdien eller de gevinstene sm rganisasjnen ønsket seg, faktisk blir realisert. Videre skal den bidra til fkus på gevinster sm skal tas ut, fremfr ensidig på de leveransene sm blir definert i det enkelte prsjekt. Det er altså et verktøy til å evaluere m prsjektet har vært en suksess, g m man har ppnådd hensikten med det. Prsjektet i denne sammenhengen er prgrammet fr etableringen av Nrdre Fll Kmmune. Gevinstrealiseringsplanen var pprinnelig planlagt å freligge ved utgangen av 2018. Vi har i arbeidet måttet gå en ekstra runde i frhld til å definere prsess fr etablering av gevinstrealiseringsplan, bygge kmpetanse på mrådet g å spesifisere målbildet til prgrammet sm utgangspunkt fr å definere gevinster sm skal tas ut sm følge av kmmunerefrmarbeidet. Avgrensing Gevinstrealiseringsplanen skal være et grunnlag fr evaluering av prgrammet, etablering av Nrdre Fll kmmune, med de underliggende prsjektene sm ligger i det (se vedlegg 1 Prgramplan Nrdre Fll - Oversikt prsjekter prgram Nrdre Fll). Gevinstrealiseringsplanen gjelder derfr fr de målene sm er definert i verrdnet prgramplan g de målene sm ligger i prsjektbeskrivelsen til det enkelte prsjekt, underlagt prgrammet, sm bygger pp under det verrdnede målbildet. Det betyr videre at den ikke mfatter realisering av alle mål g aktiviteter sm vil bli jbbet med fr Nrdre Fll. Eksempelvis er utarbeidelse av kmmuneplan en av leveransene i prgrammet. Realisering av målene i kmmuneplanen ligger derfr utenfr denne saken, men følges pp i arbeidet med ny Strategi- g handlingsprgram fr Nrdre Fll 2020. Knsekvenser Øknmiske g administrative knsekvenser På krt sikt: Utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan vil kreve ressurser fra prgramstaben g fra basisrganisasjnen(e). Det er videre behv fr ne ekstern bistand knyttet til nullpunktsanalyse g til definering av indikatrer. På lengre sikt: Gevinstrealiseringsplanen skal bidra til å dkumentere målppnåelsen fr prgram Nrdre Fll, gså øknmisk. Det frventes gså at prsessen vil bidra til tydeligere målppnåelse g styrket gjennmføringskraft. Knsekvenser fr flkehelse Gevinstrealiseringsplanen skal bidra til å dkumentere målppnåelse sm følge av aktivitetene i prgrammet. Knsekvenser fr miljø Gevinstrealiseringsplanen skal bidra til å dkumentere målppnåelse sm følge av aktivitetene i prgrammet. Knsekvenser fr barn g unge Gevinstrealiseringsplanen skal bidra til å dkumentere målppnåelse sm følge av aktivitetene i prgrammet. VURDERINGER, ALTERNATIVER OG BEGRUNNELSER
Side 3 av 6 Det anbefales å følge de anbefalinger, KD g Direktratet fr frvaltning g ikt legger til grunn fr arbeid med gevinstrealisering, både mht prsess, valg av indikatrer g ansvar g rller i arbeidet. Prsess utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan Prsessen fr etablering av gevinstrealiseringsplanen utføres gjennm følgende faser: Figur 1 Prsessen ved å etablere g følge pp gevinster i Nrdre Fll. Vi starter med å identifisere gevinster, planlegger så hvrdan vi tenker å realisere dem. Gevinstrealiseringsplanen verleveres så til linjen fr gjennmføring g ppfølging, g evalueres av et prgramkntr Fellesnemda får frelagt sak ved faseverganger i prsjektet. Identifisere gevinster Vi skal identifisere gevinster, både i det enkelte prsjekt, g på verrdnet nivå. Arbeidet med å definere gevinster må skje i det enkelte prsjekt, mens gevinstene på verrdnet nivå gjøres i prgramstab. Første fase i arbeidet med gevinstrealiseringsplanen blir derfr å knytte de enkelte prsjektenes mål pp mt de verrdnede målene på prgramnivå (se vedlegg 1 Prgramplan Nrdre Fll mål). Prduksjnen i de enkelte prsjektene går nå fr fult med utgangspunkt i de allerede vedtatte målene i prsjektbeskrivelsene. Justering av målbildet i prsjektperiden vil være krevende. Første øvelse vil derfr være å kntrllere at eksisterende mål bygger pp under de verrdnede målene i prgramplanen. Målene justeres fr å gjøre det på en bedre måte. Når det ttale målbildet er etablert, definerer hvert enkelt prsjekt hvilke gevinster (fr definisjn av gevinster, se vedlegg 2 Gevinst) sm planlegges tatt ut i frhld til de målene sm er satt. Alle prsjektene definerer mål ift: Effektiviseringsgevinster Kvalitetsgevinster Definere indikatrer Indikatrer Når vi har definert hvilke mål vi har g videre definert hvilken gevinst vi ønsker å ta ut, må vi definere hvrdan vi tenker å måle at gevinsten faktisk er ppnådd. Det gjør vi gjennm å definere en indikatr vi kan måle utviklingen med. Indikatr kan defineres sm: Et mål sm er avledet av data g/eller statistikk g viser status eller utvikling på et angitt mråde [SSB]. Man tar utgangspunkt i de indikatrene sm er definert i SØF-rapprt 01/17, nullpunktsmåling: Hvedrapprt (Se vedlegg 3 - SØF-rapprt 01/17, nullpunktsmåling: Hvedrapprt - Indikatrer vedlegg II).
Side 4 av 6 Eksempler på indikatrer kan være: Antall Krner Prsent Scre på en skala Scre kan finnes gjennm brukerundersøkelser, medarbeiderundersøkelser, sykefraværstall, tidsbruk etc. Med bakgrunn i de målene man har definert, de gevinstene man ønsker realisert, g de indikatrene man har valgt, utføres en nullpunktsanalyse fr å definere status før gjennmføring av prgrammet. Planlegge gevinstrealisering Etter at målbildet, gevinster sm skal tas ut fra leveransene i prsjektet, indikatrer vi skal følge fr å evaluere m gevinstene er tatt ut, g nullpunktet/førsituasjnen er definert, skal gevinstrealiseringen planlegges. Planen skal sm minimum innehlde Gevinst Mål Indikatr Ansvarlig fr å ta ut gevinst Tidspunkt fr når gevinsten skal være realisert Hvrdan man tenker å måle g følge pp indikatrer Nullpunkt/startpunkt Om det er mråder der andre tiltak har verlappende gevinster Etter at gevinstrealiseringsplanen er verlevert vil det jbbes videre med mal fr rapprtering på gevinstrealiseringen. Rapprteringsmalen skal i tillegg til planen ver innehlde. Status ved måling. Altså verdien til indikatren på målingstidspunktet Risikfaktrer sm kan bidra til at gevinsten ikke nås Tiltak sm settes inn fr å mtvirke risik Det skal gså utarbeides rapprteringsrutiner. Disse skal innehlde: Ansvarlige fr rapprtering Hyppighet av rapprtering I hvilken frm rapprteringen skal skje. Evt. hvem sm har det verrdnede ansvaret fr å samrdne g krdinere rapprteringen, samt dkumentering av gevinstene. Gevinstrealiseringsplanen verleveres linjen fr gjennmføring g ppfølging. Linjen i denne sammenheng er Nrdre Fll ved ledergruppen. Linjen har så ansvaret fr at ppfølgingen av gevinstrealiseringsplanen innarbeides i virksmhetenes handlingsplaner g strategier, samt å definere tiltak sm må gjennmføres fr at de skal kunne realisere gevinstene i planen. Rller g ansvar fr gevinstrealiseringsarbeidet Prgramplanen fr etableringen av Nrdre Fll definerer de rllene sm har ansvaret i prgrammet. Prsjektleder er ansvarlig fr å levere ihht resultatmålene beskrevet i prsjektplanen til det enkelte prsjekt, mens effektmålene skal tas ut i linjen, med prsjekteier sm ansvarlig. Slik prgram Nrdre Fll fungerer sm prsjekt, er fremtidig rådmann/administrasjnssjef fr Nrdre Fll kmmune gså leder fr prgrammet. I prsjektstrukturen i prgramperiden, frem til
Side 5 av 6 1.1.2020, er administrasjnssjefen i dag prgramleder g således ansvarlig fr å levere ihht de verrdnede resultatmålene definert i prgramplanen. Når prgrammet verleverer til den fremtidige linjen i Nrdre Fll, vil administrasjnssjefen/rådmannen være ansvarlig fr å ta ut effektmålene i sin rganisasjn. Fremdriftsplan fr etablering av gevinstrealiseringsplan Fellesnemda vil bli rientert m fremdriften i arbeidet med gevinstrealiseringsplanen. Gevinstrealiseringsplanen vil bli lagt fram fr Fellesnemda innen utgangen av første kvartal 2019. Det legges pp til følgende plan fr invlvering av Fellesnemda: Fellesnemda Prsessplan 20.11.2018 Enhetlig målbilde 18.12.2018 Gevinster med indikatrer jan.19 mar.19 (Tidspunktet fr nullpunktsanalyse kan bli justert hvis prsessen tilsier det. Det ligger en risik i prsjektet i frhld til å få tilgang til nødvendig Nullpunktsanalyse kmpetanse. Se fr øvrig avsnittet m utviklingsarbeid). Plan fr gevinstrealisering mar.19 Det legges det pp til en gjennmgang i nødvendige fra fr Nrdre Fll ved faseverganger i arbeidet. Grunnet skrivefrister vil prsjektet jbbe videre med neste fase før behandling i de ulike utvalg g rganer. Det betyr at ved enkelte av fasevergangene vil prsjektet ha kmmet et stykke videre, før frrige fase er behandlet. Oppfølging g evaluering En rekke av gevinstene sm skal tas ut sm følge av prsjektene, vil bli realisert fram i tid. Det er grunn til å tr at kstnadene i en vergangsperide vil kunne øke frdi man en peride vil ha inntil tre systemer g frdi det krever ressurser fr å gjennmføre en så str endring sm kmmunesammenslåingen er. Tidspunktet fr å evaluere virkningen av kmmunesammenslåingen settes derfr fram i tid fr å ha nk data å ta utgangspunkt i, g fr at gjennmføringsplanen fr gevinstrealisering skal kunne gjennmføres på en frsvarlig måte. Evalueringstidspunktet settes derfr til 1.1.2024, etter at første kmmunestyreperide fr Nrdre Fll er gjennmført. Evalueringsarbeidet vil fregå våren 2024, men framlegg av en plitisk sak før smmeren 2024. Det vil året i frveien, før kmmunevalget høsten 2023 legges fram en sak sm viser freløpig status på realisering av gevinster fra kmmunesammenslåingen. Saken legges fram fr kmmunestyret fr Nrdre Fll våren 2023. Det er et mål at vi skal kunne følge indikatrene definert i gevinstrealiseringsplanen løpende. Det legges videre pp til en enklere rapprt sm viser status fr de viktigste indikatrene i planen. En slik rapprt vil legges fram fr kmmunestyret i Nrdre Fll hvert halvår med begynnelse fra våren 2020. Utviklingsarbeid KS jbber i disse dager med et FOU-prsjekt sm skal identifisere, samle g anbefale indikatrer sm kan inngå i en nullpunktsmåling g senere målinger fr å vurdere effekter g gevinster av kmmunesammenslåinger. Indikatrer fr FNs bærekraftsmål skal være en del av dette. Indikatrene skal ta utgangspunkt i hvilke mråder kmmunene selv ønsker å måle gevinstene av. Nye Asker kmmune deltar inn i dette prsjektet, g Nrdre Fll ønsker å kble seg på dette arbeidet. Det pprettes derfr i nær framtid kntakt med Asker kmmune g KS. Det tas frbehld m at fremdriften i dette arbeidet kan påvirke fremdriften i arbeidet med gevinstrealiseringsplan fr Nrdre Fll
Side 6 av 6 Anbefaling Fellesnemda gir sin tilslutning til utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan sm skissert i saksfremlegget. Gr Herheim administrasjnssjef