STATUSRAPPORT (SKJEMA 3)

Transkript

1 Deltakende lederteam/kmmune Kntaktpersn + mail Tallfestet mål Måleansvarlig Gruppemedlemmer Veileder STATUSRAPPORT (SKJEMA 3) Statusrapprten sendes prsjektleder innen fristen E-pstadresse wenche.charltte.hansen@eidsberg.kmmune.n Selvevalueringstall 1 5 (se egen beskrivelse) Kpier malen venfr g skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene (alt sm har vanlig skrift) etter hvert g behlder verskriftene. Statusrapprten skal være på maks 3 sider inkludert grafer. Rapprten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid g gi anledning til refleksjn ver det sm er gjrt til nå. Beskrivelse av enheten: (Type avdeling, antall sengeplasser, antall stillinger fr leger, pleiepersnale, sekretær sv. - maks. 5 linjer): 1. Plan: (Redegjør fr mål g planer) Hva er hensikten med den endringen sm skal prøves ut? Beskriv krt hvrfr dette målet ble valgt, g hvrdan dere i planleggingsfasen tenker å nå målet. Hvrdan vil dere vite at en endring av nåværende arbeidsmåte er en frbedring? Hvilke målinger kan vise dette? Sørg fr at målet g målingene passer sammen Ansvarsfrdeling: Hvem gjør hva, hvr, hvrdan g når? 2. D: (Beskriv hva sm har skjedd så langt) Hvilke tiltak ble iverksatt Har dere prøvd ut frbedringene i liten skala før dere innførte dem ver alt? Frtell krt hvrdan det gikk. Hendte det ne ufrutsett da dere prøvde ut/innførte frbedringene? 3. Study: (Redegjør fr g tlk registrerte data. Bruk grafiske fremstillinger med SPC) Hva viser målingene på frbedringsarbeidet i avdelingene? På hvilken måte skiller det seg fra det dere antk? Har dere gjennmført endringer sm har vist seg å være signifikante frbedringer med mindre variasjn i prsessen? Hva har dere lært av de erfaringene g målingene dere har gjrt så langt? 4. Act: (Hvilke knsekvenser får resultatene av arbeidet så langt?) Hva vil dere krrigere i veien videre? Skal tiltakene behldes g videreføres eller frkastes? Er det spesielle hindringer dere må ta hensyn til? Finnes det ressurser persner eller annet sm kan fremme selve endringsarbeidet? 5

2 Hvilke andre tiltak skal prøves? 5. Hva har gruppen lært så langt Muligheter g barrierer i avdelingens frbedringsprsesser? Hva har prsjektgruppen lært i frhld til frbedringsarbeid? Hva har prsjektgruppen lært i frhld til fagkunnskap? Pririterte innsatsmråder frem til neste rapprt? 6. Selvevalueringstall (Skriv inn) SELVEVALUERING Fr å måle g følge pp hvrdan nettverket skrider frem både sm gruppe g fr de enkelte team brukes en visuell-analg skala der trinnene 1 5 innebærer: Selvevalueringstall 1: Teamet har ikke kmmet i gang Planer g ideer, men ingen aktivitet. Selvevalueringstall 2: Aktivitet uten frbedring Møter, kartlegging, utarbeidelse av skjemaer, gjennmgang av histriske data, diverse målinger etc., men ingen endret atferd eller praksis. Selvevalueringstall 3: Enkelte frbedringer har kmmet frem Endret atferd eller praksis i frhld til tidligere. Selvevalueringstall 4: Påtagelige frbedringer er målt Endringene har ført til målbare frbedringer sammenliknet med tidligere praksis. Selvevalueringstall 5: Påtagelige frbedringer er målt, g frbedringene har fått gjennmslag i systemet Endringene er standardisert i systemet, g frventes å bestå gså etter at prsjektet er avsluttet. Målsettingen er at så mange team sm mulig skal frflytte seg til trinn 5 i løpet av prsjektperiden. Bruk kun hele tall (1, 2, 3, 4 eller 5) ved selvevaluering! 6

3 TELEFONKONFERANSE Hensikten med telefnknferansen er at arbeidsgruppene skal dele sine erfaringer g ideer med hverandre, mens vi er underveis i prsjektet. I avtalt rden rapprterer gruppene sitt arbeidsmråde, endringsarbeidet g sine resultater så langt, mens de andre arbeidsgruppene, veilederne samt enkelte fra styrings- g ekspertgruppen er tilhørere. Med så mange deltagere er det ikke mulig å ha en reell diskusjn, målet er en krt g knsis rapprtering, kanskje med nen krte ppklarende spørsmål g svar. Knferansen vil bli styrt av prsjektleder. Nedenfr følger en instruks samt nyttige tips. 1. Samle arbeidsgruppen/ velg ut en til t persner- i gd tid g i et egnet rm. Med egnet rm menes rimelig ufrstyrret, g med brukbar akustikk. Fr mye rmklang kan gjøre det vanskelig fr tilhørerne, særlig hvis det brukes høyttalende telefn. 2. Høyttalende telefn er en frdel. Hvis det finnes en vlumkntrll, vær frsiktig med å skru pp vlumet fr mye. Det kan føre til akustisk tilbakekbling ( hyling ) i apparatet. 3. Ring (fra mbil: ) litt før møtet starter. Du får beskjed m å taste pinkde 4. Pin kde:754957# 5. Du kples nå pp 6. Knferanseleder rper pp arbeidsgruppene i avtalt rekkefølge. Etter å ha vært gjennm listen, rpes eventuelle etternølere pp på ny. Deretter en krt gjennmgang av dagsrden. 7. Gruppene rapprterer sitt arbeid etter tur. Om det er enda flere etternølere, kan gså disse kmme innimellm, etter alfabetet (mål, resultater g tiltak). 8. Når du snakker, vær tydelig g klar. Når du lytter, hld munn g nese unna mikrfnen. Pust, stønn g pes fra femti persner kan bli vel sterkt! Det går ikke med knatring fra PCtastaturer, eller samtaler i rmmet der dere sitter. Husk det skal veldig lite til å frstyrre når så mange skal være inne på samme linje på en gang. 9. Når vi har vært gjennm alle gruppene, åpnes det evt. fr nen krte kmmentarer, først fra veiledere, dernest tilhørere fra ekspertgruppen. 7

4 Den faste strukturen er nødvendig når det er så mange aktører sm skal kmmunisere på et brett, uten å se hverandre g på tilmålt tid. Det er en spennende g inspirerende kmmunikasjnsfrm, sm gså teknisk pleier å fungere fint. Vi snakkes! 8

5 Utfrming av pster En pster eller veggavis - skal innehlde data g erfaringer fra hva dere har gjrt. En av hensiktene med psteren er å dele prblemer, ideer, g løsninger med andre arbeidsgrupper inspirasjn g erfaringsutveksling. I tillegg vil selve fremstillingen gi dere mulighet fr refleksjn ver hva sm har hendt underveis, g hva dere har ppnådd. Samling 2 lages en freløpig enkel pster (med eventuelt bruk av pwerpint-bilder) Samling 3 - en fltt glanset pster sm synliggjør frbedringsarbeidet med resultater g målppnåelse g videre fremdrift (fkus på målinger g ledelse) Hensikten med å standardisere psterne, gjør at gså andres pstere er lett gjenkjennelige g leselige fr deg. Endringsarbeid krever blant annet at ditt budskap fremføres på en verbevisende, lett frståelig g kraftfull måte. Her er en fin måte å trene seg på! Veiledning Det skal fremgå hvilke ledelsesverktøy dere har brukt, g hvilket resultatmål avdelingen skal jbbe med sm et frbedringsprsjekt. Psteren skal være lettlest g lett å frstå, dvs. krte tekster g versiktlige diagrammer. Dette er et meget viktig punkt, g er av str betydning! Beskriv krtfattet de utprøvinger g tiltak dere har gjrt. Redegjør fr resultatene bruk grafikk! Knklusjn på erfaringer med ledelsesverktøyene, g på resulater fra klinisk praksis så langt. Gi en refleksjn ver hva dere har ppdaget eller lært av arbeidet deres. Presenter planene fr det videre frbedringsarbeidet. Fr å utfrme psteren kan dere f. eks. bruke en kartngplate med skrift, grafikk etc. Eller dere kan lage flere pwerpint-ark sm dere mnterer sammen. På neste side følger en mal fr fremstilling av pster. (Har dere spørsmål, ta kntakt med gruppens veileder.) 9

6 Mal fr pster Tittel Lederteam:. Type læringsverktøy:.. Intrduksjn Krt intrduksjn m lederperspektivet i pasient- g brukersikkehetsarbeidet g bakgrunn fr igangsetting g ppfølging av prsjektet. Målet med deltakelsen i Læringsnettverket Beskriv krt hensikten med prsjektet, samt det verrdnede mål dere har satt. Utprøvninger g freløpige resultater. Redegjør med nen få rd de tiltak g utprøvinger dere har gjennmført. De sm har hatt spesiell betydning frklares mer inngående. Beskriv bare det sm har med selve utprøvningen å gjøre. Beskriv således ikke frskjellige møter, presentasjner eller frarbeide. Resultatene fremstilles grafisk m mulig. Hvrdan jbbe videre med ledelse av pasient- g brukersikkerhetsarbeid Beskriv med få setninger hvrdan dere tenker å jbbe med videre planlagte utprøvninger g tiltak. Sammendrag g refleksjn. Hva har dere lært - så langt? 10

7 Skjema 4 - Sluttrapprt fr: Selvevalueringstall g sluttrapprten sendes innen fristen inn en uke før siste samling til leder wenche.charltte.hansen@eidsberg.kmmune.n Navn på lederteamet/km mune Kntaktpersn + mail Tallfestet mål Måleansvarlig Teammedlemmer + mail Veileder Sluttrapprten skal være på maks 3 sider inkludert grafer. Rapprten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid g gi anledning til refleksjn ver det sm er gjrt i løpet av hele prsjektperiden. Kpier malen g skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene (alt sm har vanlig skrift) etter hvert g behlder verskriftene. Sluttrapprten skal innehlde følgende Beskrivelse av avdelingen (type avdeling, antall sengeplasser, antall stillinger fr leger pleiepersnale, sekretær sv. - maks. 5 linjer) Hensikten med prsjektet g mål (Plan) Hvrfr: Frklar krt hvrfr dere ville endre det dere har endret. Gi eventuelt en krt beskrivelse av den situasjnen dere ønsket å ppnå ved endringene. Hva: Resultatmål, tiltaksmål g balanserende mål beskrives her. Tiltak (D) Hvrdan: Beskriv krt (eventuelt punktvis) alle tiltak g endringer sm dere har prøvd ut g innført, med en krt kmmentar m hva dere lærte. Målinger (Study) Beskriv krt målemetden(e) deres team /evt ansatte har benyttet, på en slik måte at andre kan frstå hvrdan dere har målt, g tlker frbedringen. Husk at mål g målinger må passe sammen. Gi en grafisk fremstilling av målingene ver tid ved å skille på baseline g tiden etter endring er innført. SPC (Extranet) kan tas i bruk g evt annet i tillegg. Nevn gså målgruppe, g eksklusjns/ inklusjnskriterier der det er aktuelt. Resultat (Act) Beskriv resultatene av prsjektet, både det dere har målt g andre resultater dere har bservert. Frtell m diagrammet viser hvrvidt dere har ppnådd signifikante frbedringer, g m prsessen 11

8 varierer mindre etter intervensjn enn før prsjektet startet. Læring Beskriv rammer g vilkår fr teamets arbeid i prsjektperiden (f.eks. hyppigheten g tid til teammøter, fristilling av persnale). Har det blitt vesentlige endringer i rganisasjnen i prsjektperiden (f.eks persnale, bruk av tid g andre ressurser)? Beskriv krt det viktigste dere har lært av fagkunnskap g frbedringskunnskap. Hva har vært mest givende g mest vanskelig ved å arbeide med frbedringskunnskap? Hva er deres samlede erfaringer med Læringsnettverksmetden? Veien videre Beskriv hvilke planer det er lagt fr videre arbeid med kvalitetsutvikling. Hvrdan har dere frankret pasient- g brukersikkerhet? Har dere tanker m endringsarbeid gjennm: læring, dialg, åpenhet, ressursstyring, ansvarliggjøring, ppfølging, målinger? Hvis ikke, beskriv hvilke ønsker teamet ser fr seg må til fr å ppnå ønsket endringsarbeid. 12