08. juli 2016 Veileder fr leverandører, Knsulenttjenester HR, OU g rekruttering 1. Prsedyre fr miniknkurranse Avrp på denne avtalen kan fretas av de kunder sm følger av vedlegg «Kunder/tiltredelse». Kunden skal gjennmføre miniknkurranse blant leverandørene med rammeavtale. Miniknkurranse gjennmføres fr å avgjøre hvilket tilbud sm best tilfredsstiller frespørselen. Avrp skal m ikke annet er avklart, fregå sm følger: Kunden sender skriftlig frespørsel til avtaleleverandører ved bestilling av knsulenttjenester Skriftlig frespørsel skal spesifisere; Delmråde Deltilbud Tilbudsfrist/ respnsfrist Kntaktpersn hs kunde Sted fr utførelse Infrmasjn m ppdraget/ bistanden Knsulentens ppgaver Oppstart, varighet g mfang Estimert timeantall/ stillingsprsent Antall knsulenter Kriterier sm blir lagt til grunn ved tildeling av avtale.
Eksempler på tildelingskriterier: (listen er ikke uttømmende) Ttalpris Basert på enten time-, dags-, eller månedsrater i frhld til estimert ressurspådrag eller eventuelt sm et garantert ressurspådrag fra leverandør. Tilgjengelighet Tilbyders evne til å levere etterspurt kapasitet innenfr en gitt tidsramme. Persnlig egnethet Tilbudte knsulenters kmpetanse på det knkrete feltet sm etterspørres, herav kan intervju benyttes g tillegges betydning. Kmpetanse/ erfaring Evaluering av knsulentens CV Knsulentens erfaring fra tidligere ppdrag Knsulentens erfaring Kmpetanseverføring Hvrdan vil tilbyder sikre at all prsesskmpetanse g sluttresultat verføres til kunden på en hensiktsmessig måte. Vektingen innenfr disse rammene fastsettes i den enkelte frespørsel. Ttale vekting = 100%. Bestiller fastsetter selv hvilke g hvr mange tildelingskriterier sm brukes i hver miniknkurranse. Oppdragsgiver vil begynne gjennmgang g evaluering av tilbudene umiddelbart etter innleveringsfristen. Alle leverandører sm har levert inn tilbud vil få skriftlig beskjed når valg av knsulent(er) er tatt. 2. Maksimalpris Maksimalpris er prisen leverandøren innga i sitt tilbud i hvedknkurransen. Leverandør har ved hver miniknkurranse anledning til å knkurrere fullt ut på kvalitet, kapasitet g pris, men fr pris slik at maksimalpris ikke kan verstiges. Leverandøren er selv ansvarlig fr ikke å vergå maksimalpris i frbindelse med miniknkurranser. Timeprisen er inkludert reisekstnader, men m ppdragets art tilsier det kan reisekstnader dekkes, eksempelvis etter statens satser. I så tilfellet bør Kunde kunne frvente en lavere timepris enn makspris. 3. Utfrming av tilbud Tilbudet skal leveres elektrnisk i wrd- eller pdf-frmat. Tilbudet skal innehlde: Skjema fr frespørsel g avrp signert med besvarelse på ppdragsfrespørselen. CV fr tilbudt(e) knsulent(er). I enkelte tilfeller vil Kunde vedlegge egen CV-mal sm tilbyder skal benytte, AVTALEINFORMASJON // 2
Dkumentene leveres i en fil (PDF eller ZIP-fil) sm passrdbeskyttes. Dkumentet g e-psten skal merkes med leverandørens navn g saksnr. Passrd fr å åpne filen skal versendes krt tid etter tilbudsfrist g må være ppdragsgiver i hende senest 2 timer etter tilbudsfristen. 5. Habilitet Leverandører sm inngir tilbud i miniknkurranser skal ikke inngi tilbud sm kan skape inhabilitet eller interesseknflikter. Inhabile tilbud eller knsulenter sm må anses sm inhabile til å utføre etterspurt tjeneste vil bli avvist i henhld til FOA 20-13. Spørsmål m inhabilitet eller interesseknflikter vil bli vurdert etter frvaltningslvens 6-10. 6. Endring av tilbudte knsulenter Dersm leverandøren erstatter nen av knsulentene sm ble tilbudt ved kntraktsinngåelse skal dette avklares med bestiller g ppdragsgiver. Eventuelle nye knsulenter skal ha samme eller bedre erfaring g kmpetanse sm pprinnelige tilbudte knsulenter. Utskiftning av knsulent(er) i pågående prsjekt Leverandøren kan ikke skifte ut knsulenter i et pågående prsjekt uten frhåndsgdkjenning fra bestiller. Dersm leverandør har behv fr å skifte ut en knsulent, skal han dkumentere at ny knsulent innehar minimum tilsvarende kmpetanse g erfaring sm pprinnelig tilbudt knsulent. Dersm ny tilbudt knsulent ikke gdkjennes av bestiller, kan bestiller eventuelt terminere ppdraget g lyse ut ny miniknkurranse. Leverandør plikter da å tilrettelegge fr ny leverandør. Ved utskiftning av knsulenter skal leverandøren dekke alle kstnader i frbindelse med nødvendig kmpetanseverføring g pplæring. 7. Mangler ved den enkelte knsulent Dersm en (eller flere) av leverandørens knsulenter ikke har tilstrekkelig kmpetanse, effektivitet, pptrer uansvarlig, blir fraværende i en peride på mer enn 14 dager, eller på annen måte må avbryte påbegynt ppdrag, skal leverandøren umiddelbart erstatte den gjeldende knsulent med annen kvalifisert g akseptabel knsulent. Kstnader ved kmpetanseverføring g pplæring av ny knsulent skal dekkes av leverandøren. 8. Manglende ppfyllelse av avtalen Dersm leverandøren ikke er i stand til å yte den avtalefestede bistand i frm av kmpetanse g/ eller kapasitet kan bestiller heve avtalen med øyeblikkelig virkning dersm mangelen er av en slik art at den har vesentlig betydning fr avtalens ppfyllelse. 9. Erstatning Ved mangler sm er leverandørens ansvar har bestiller krav på erstatning fr det tapet bestiller lider sm følge av mangelen. Bestiller kan ikke kreve erstatning fr indirekte tap sm er definert i Lv m Kjøp av 13. mai 1988, 67. AVTALEINFORMASJON // 3
10. Underleverandører Leverandøren har det ttale ansvar fr alle tjenester sm leveres under rammeavtale herunder alle tjenester sm skal leveres av underleverandør. Det vil si at eventuelle feil, mangler, frsinkelser, mislighld sv. sm skyldes frhld ved underleverandør, faller inn under Leverandørens ansvar. Oppdragsgiver vil avtalemessig kun frhlde seg til leverandøren. Eventuelle aktiviteter sm Kunden/ Oppdragsgiver utfører i frbindelse med innsyn, ppfølging g kntrll av underleverandører endrer ikke Leverandørens ansvar fr sine underleverandører. Dersm valg av underleverandør uansett trinn fretas etter at kntrakt er inngått, skal valget skriftlig meldes Oppdragsgiver/kunde. Oppdragsgiver/kunde frbehlder seg retten til å gdkjenne eller avvise bruk av underleverandør. Leverandøren er ansvarlig fr at kntraktens betingelser videreføres til underleverandører i den grad sm er nødvendig fr å sikre at avtalen fullt ut ppfylles. Leverandøren skal hlde Oppdragsgiver skadesløs fr ethvert krav eller søksmål, uansett art eller mfang, sm måtte ppstå under, eller i frbindelse med underleverandørs gjennmføring av kntrakten. 11. Faktura g efaktura Fakturaen skal, dersm annet ikke er avtalt, innehlde følgende infrmasjn: Navn på bestillende enhet Bestillingsnummer Antall timer Pris (Ttalpris på ppdrag/ priser på de ulike persnellkategriene må fremgå) Leveringstidspunkt/-peride Leveringssted Timelister skal vedlegges faktura. Det skal ikke beregnes nen frm fr gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersm ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling. Faktura g fakturagrunnlag skal være ppsatt iht. prisbetingelser i avtalen g på en måte sm gjør det kntrllerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side. Faktura sm ikke er i tråd med dette punktet vil bli avvist g returnert. Vesentlige g/ eller gjentatte feil ved fakturering anses sm mislighld av avtalen. Merk: Leverandøren skal kunne levere faktura g kreditnta elektrnisk slik at kunden mttar dkumentet i samsvar med standarden «Elektrnisk handelsfrmat» (EHF). 12. Avvik Dersm du sm leverandør pplever avvik på avtalen hs kunden, ber vi m at dette meldes inn. Avvik meldes inn til: avvik@hinas.n. AVTALEINFORMASJON // 4
AVTALEINFORMASJON // 5