TILSETTINGSREGLEMENT I DØNNA KOMMUNE

Transkript

1 TILSETTINGSREGLEMENT I DØNNA KOMMUNE Vedtatt i kmmunestyret Adm. tilføyelse fra rådmannen ( ): Før enhetsleder kan freta vedtak i tilsettingssak skal det gjennmføres drøftingsmøte med plasstillitsvalgt/tillitsvalgt. Dersm det ikke ppnås enighet m kandidat fr tilsetting på drøftingsmøtet, kan plasstillitsvalgt/tillitsvalgt i møtet benytte sin vet-rett. Dette innebærer at plasstillitsvalgt/tillitsvalgt skal kble inn sin tillitsvalgt/hvedtillitsvalgt i kmmunen g enhetsleder skal kble inn rådmannsnivået (kmmunalsjef 2), dette skal skje umiddelbart slik at tilsetting kan skje snarest g senest innen 3 dager. Enhetsleder skal søke råd hs kmmunalsjef 2 i tilsettingssaker dersm saken ppfattes sm vanskelig/kntrversiell i frhld til tillitsvalgte.

2 1. FORMÅLET MED PROSEDYREN Prsedyren skal bidra til: Å synliggjøre lederansvaret ved rekruttering av arbeidstakere At med enhver tilsetting er å få tilsatt den søker sm Dønna kmmune er best tjent med i stillingen Å sikre kvaliteten på tilsettingsprssesen 2. GYLDIGHET Prsedyren gjelder alle tilsettinger av kmmunalt ansatte g pedaggisk persnell med mindre annet er fastsatt i lv eller annen avtale. Prsedyren gjelder bare så langt det ikke strider mt lv, tariffavtale g andre bestemmelser sm er bindende fr kmmunen. 3. TILSETTINGSMYNDIGHET Kmmunestyret er tilsettingsrgan fr følgende stillinger: Rådmann (administrasjnsleder) g etatssjefer. Kmmunestyret har delegert tilsettingsmyndighet fr øvrige stillinger til rådmannen (administrativ tilsetting). Tilsetting i kmmunestyret: Rådmannen er ansvarlig fr utlysing av ledig stilling. Arbeidstakerrganisasjnene i kmmunen skal rienteres m utlysingen. Det skal sm hvedregel gjennmføres intervju. Ordfører g rådmann avgjør hvem sm skal være med i intervjuutvalg i tillegg til den største arbeidstakerrganisasjnen i kmmunen. Administrasjnsutvalget innstiller til kmmunestyret. Rådmann v/persnalsjef tilsetter faste stillinger g vikariater sm varer lengre enn 12 måneder. Etatssjefer tilsetter enhetsledere i vikariater inntil 12 måneder Enhetsledere tilsetter i sin enhet vikariater inntil 12 måneder 4. TILLITSVALGTE Arbeidstakerrganisasjnens tillitsvalgte skal tas med på råd på de ulike nivåene i hele tilsettingsprsessen, jfr HA 3-1 g PROSEDYRE FOR VURDERING NÅR EN STILLING BLIR LEDIG. Behvsanalyse vurdere behvet fr stillingen Leder vurderer m stillingen skal besettes, settes i vakanse eller inndras. Leder kan stille en stilling i vakanse i 3 måneder etter drøftinger med tillitsvalgt. Dette skal rapprteres ved kvartalsrapprtering. Vakanse utver 3 måneder, skal saken fremmes til plitisk 2

3 behandling. Dersm stillingen skal inndras, skal det fremmes sm plitisk sak. Drøftingsprtkll skal vedlegges. Behvsanalyse når stillingen er bestemt ppretthldt Leder vurderer stillingen med hensyn til hensikt, funksjn, ppgaver, ansvar g myndighet. Saken drøftes med tillitsvalgt, skriftlig prtkll skal følge saken. Freligger ikke stillingsbeskrivelse, skal dette utarbeides før stillingen lyses ledig. Kravspesifikasjn Leder skal på bakgrunn av analysen i venstående punkt, fastsette kvalifikasjnskrav. Vurderingen sees i sammenheng med eksisterende kmpetanse på enheten, samt frventet framtidig behv. Dette skal gjøres skriftlig. Attføring/mplassering/frtrinnsrett Før en stilling blir utlyst skal persnalsjef sammen med leder vurdere m det er ansatte på attføring sm fyller kravene til den ledige stillingen eller m et er nen med frtrinnsrett sm tilfredsstiller kravene til stillingene. Jfr AML 4-6, første ledd, 14-2 g Stillinger unntatt utlysning Før en lyser stilling ledig, skal leder sammen med persnalsjef klargjøre m nen tilsatt(e)/tidligere tilsatt(e) har frtrinnsrett til tilsetting i hele/deler av stillingen. Har nen slik frtrinnsrett skal ikke stillingen lyses ledig. Frtrinnsrett frutsetter at vedkmmende er kvalifisert fr stillingen g ppfyller ett av følgende vilkår: 1) Er fast tilsatt i Dønna kmmune g søker mplassert til annen stilling i medhld av Arbeidsmiljølvens 4 6, førsteledd. 2) Er ppsagt eller har fått redusert stilling pga vertallighet i Dønna kmmune. Jfr. Arbeidsmiljølvens 14-2 fr utfyllende bestemmelser. Bestemmelsen kmmer ikke til anvendelse ved stilling fr tilsatt i vikariat. 3) Har vært sammenhengende midlertidig tilsatt i vikariat/engasjement i minimum 4 år, AML 14-9, pkt 5. Er vilkår 1), 2) eller 3) ppfylt, gis tilbud m stilling uten utlysning. Leder kan i samråd med persnalsjef g etter drøfting med tillitsvalg(e) fra relevant fagfrening bestemme: At krtvarige vikariater kan besettes uten kunngjøring. Frutsetningen er at det haster med å få ansatt en vikar. Vikariatet må ikke strekke seg utver 6 mnd. At tilsetting sm faller inn under AML 14-9 pkt. 1a kan unntas fra kunngjøring. Intern Utlysning HTA 2.3: Ved ledig stilling skal deltidsansatte ved intern kunngjøring tilbys utvidelse av arbeidsfrhld inntil hel stilling, dersm vedkmmende er kvalifisert fr stillingen. Når det freligger spesielle grunner fr å fravike hvedregelen m ekstern kunngjøring. (Avgjørelse av dette fattes av persnalsjef etter at saken er drøftet med hvedtillitsvalgt fra relevant fagfrening.) 3

4 Kun fast ansatte i kmmunen kan søke på stillinger sm blir lyst ut internt. Det kan avtales med tillitsvalgt m ansatte i vikariater kan søke. Ekstern utlysning Ledige stillinger skal sm hvedregel kunngjøres ved ekstern utlysning. Annnsetekst Det skal brukes en felles mal fr intern utlysning g en felles mal fr ekstern utlysning. (Se vedlegg). Leder utfrmer annnseteksten. Interne utlysninger skal sendes alle enhetene g alle fagfreninger g settes pp på inftavla ved inngangen til kmmunehuset. Eksterne utlysninger skal være med i fellesannnser i lkalavis, hjemmesida til Dønna kmmune g Nav arbeid. Søknadsfristen skal sm hvedregel være minst 2 uker, fastsatt med dat. Utlysningstekst er bindende. Vilkår g endring av krav kan ikke endres i frbindelse med tilsetting. Det er imidlertid ikke plikt til å tilsette når en stilling er lyst ut. Dersm vilkår må endres, skal stillingen lyses ut på nytt. 6. UTVELGELSESPROSESSEN. Saksbehandling Offentlig sørviskntr skal sørge fr : Jurnalføring av søknader At søkere får et freløpig svar At søknadene blir ført i ffentlig søkerliste g en utvidet søkerliste unntatt ffentligheten Søkerliste blir sendt persnalsjef, leder g tillitsvalgt 1 uke etter at søknadsfristen er gått ut. Intervju/tilsettingsmøte-sammensetning. Leder, persnalsjef g tillitsvalgt fra relevant fagfrening skal utgjøre sammensetningen ved intervju g i tilsettingsmøte. Andre tillitsvalgte har rett til å uttale seg før møtet. Dkumentinnsyn g søkernes rettigheter Saker m tilsetting er unntatt fra reglene m dkumentinnsyn, jfr. Frvaltningslvens 18. Dkumentene i en tilsettingssak er unntatt fra ffentlighet jfr. Offentlighetslvens 6.4, med unntak av søkerliste (navn, alder, yrke/tittel g bsted - eller arbeidskmmune). Søker kan spesielt be m at søknaden behandles knfidensielt. 4

5 Partenes (søkernes) adgang til å gjøre seg kjent med pplysninger i en tilsettingssak reguleres av frskrift m partsffentlighet ved tilsetting. Dette innebærer at søkere har rett til å få tilsendt utvidet søkerliste dersm de ber m det. Dersm en søknad er mangelfull, skal tilsettingsmyndighet (leder) pplyse søker m dette. Intervju / samtale Det skal alltid gjennmføres intervju med aktuelle søkere med mindre intervjuutvalg er enige m ne annet. Leder avgjør i samarbeid med intervjuutvalget hvem sm skal innkalles til intervju. Det skal lages et referat fra intervjuet på fastsatt mal (se vedlegg). Tillitsvalgt skal kunne gi uttalelse innen 1 uke fra søkerliste er mttatt. Arbeidsgiver har ansvar fr å se til at de sm skal gjennmføre intervju/samtale har den nødvendige kmpetanse. Referanse Sm hvedregel skal det innhentes referanse før tilsetting. Før referanse innhentes, skal søker ha gitt sitt samtykke g kmme med frslag til persner. Leder innhenter referanse. Fr enkelte stillinger kreves det at det framlegges tilfredsstillende legeattest eller plitiattest før tilsetting. Innstilling Når intervju er gjennmført g referanser innhentet, utarbeider intervjuutvalg skriftlig innstilling. Innstilling skal skje ut fra følgende kriterier (jfr. HA 2.2): teretiske kvalifikasjner praksis skikkethet fr stillingen Når søkere av begge kjønn står kvalifikasjnsmessig likt, fretrekkes det kjønn sm er underrepresentert. Når søkere fr øvrig står kvalifikasjnsmessig likt, fretrekkes den søker sm har lengst tjeneste i kmmunen. Det skal frtrinnsvis innstilles 2 kandidater mer enn det antall sm skal tilsettes. Begrunnelse fr innstilling / vedtak m tilsetting er ikke ffentlig. Jfr Frvaltningslven TILSETTING Tilsettingsmøte Intervjuutvalg utgjør tilsettingsmøte g gir sin tilråding til leder. Det føres prtkll. Hvem tilsetter 5

6 Leder med tilsettingsmyndighet. Tilsettingsprtkll skrives ut fra fastsatt mal i kntr Klage/anke Søker har ikke klagerett i ansettelsessaker jfr Frvaltningslvens 3. Melding til søker Når vedtak er fattet sendes prtkll til persnalkntret, sm så umiddelbart skriver/sender ut tilbudsbrev til aktuell søker. Vedlegg: Arbeidsavtale Stillingsbeskrivelse Setter søkeren betingelser sm fraviker fra det sm fremkmmer i tilbudsbrevet, herunder gså lønnskrav, avgjør rådmann/etatssjef i samråd med leder m det er grunnlag fr å imøtekmme/drøfte/ endre betingelser. Bekreftet tilbudsbrev g arbeidsavtale med avklart startdat, er lønnsbilag g versendes lønningskntret fr registrering når søker har tatt imt stilling. 8. AVSLUTNING AV TILSETTINGSSAK. Persnalkntret Sender brev til de søkerne sm ikke fikk stilling, m at stillingen er besatt. Tilsettingssaken skal innehlde (ansvar kmmunalt sørviskntr): Prtkll fra drøftingsmøte med leder g tillitsvalg/behvsanalyse Stillingsbeskrivelse Stillingsannnse Alle søknader på stillingen (riginaler) Søkerlister (både ffentlig g utvidet søkerliste), med påskrift m hvem sm er tilsatt Innstilling (dersm det er fretatt innstilling) Tilsettingsmyndighetens vedtak i tilsettingssaken Kpi av tilbud m arbeidsavtale Intervjurapprt Persnalsaken (blir laget av lønnsmedarbeider) skal innehlde: Underskrevet arbeidsavtale i riginal fr den søker sm tiltrer stillingen vedlagt underskrevet taushetserklæring Evt. kpi av kvittering fr mttatt plitiattest Kpi av stillingsannnsen Søknaden i riginal 9. ANSETTELSESVILKÅR Arbeidsavtale. Tilsetting skal meddeles skriftlig. Av tilsettingsbrevet skal det fremgå hvilke vilkår g frpliktelser sm gjelder fr stillingen. Ved tilsetting får arbeidstakeren utlevert ett eksemplar 6

7 av kmmunens arbeidsreglement/permisjnsreglement g eventuelt andre reglementer/retningslinjer sm regulerer arbeidsfrhldet. Legeattest g vandelsattest Fr stillinger der det stilles spesielle krav til helse, skal det før tilsetting framlegges tilfredsstillende legeattest. Fr stillinger der det i lver eller frskrifter kreves vandelsattest skal denne legges fram før tilsetting. Flyttegdtgjøring Flyttegdtgjøring er et rekrutteringsmessig virkemiddel sm skal brukes når det er vurdert m dette er nødvendig fr å skaffe søkere til ledige stillinger. Det skal alltid vurderes m flyttegdtgjøring skal brukes sm rekrutteringsmessig virkemiddel før en stilling lyses ut. Dønna kmmune dekker inntil 100% av dkumenterte utgifter i frbindelse med flytting til Dønna kmmune. Reiseutgifter fr den tilsatte g familien til den tilsatte dekkes fullt ut, dg ut fra billigste reisemåte. Flyttegdtgjøring gis mt t års bindingstid. Slutter den tilsatte i kmmunen før t år er gått skal en frhldsvis del av flyttegdtgjøringen betales tilbake. 10. OPPSIGELSE OG AVSKJED Rådmannen delegeres myndighet til å gi arbeidstakere ppsigelse, avskjed eller suspensjn fr de stillinger hvr rådmannen gså er tildelt tilsettingsmyndigheten. Dersm det freligger tvingende grunner kan leder med persnalansvar vise arbeidstaker brt fra arbeidsplassen med øyeblikkelig virkning. Rådmannen skal da øyeblikkelig kntaktes, g administrasjnsutvalget sammenkalles på krtest mulig varsel. Administrasjnsutvalget avgjør m arbeidstaker skal suspenderes fra sin stilling. Oppsigelse Oppsigelse skal være skriftlig fra begge parter. Arbeidstakeren kan kreve begrunnelse fr ppsigelsen. Denne skal leveres i skriftlig frm. Ved ppsigelse fra kmmunen skal denne innehlde pplysninger m arbeidstakerens rett til å kreve frhandlinger, reise søksmål, g hvilke frister sm gjelder. Før slik ppsigelse finner sted, skal det knfereres med arbeidstakerens tillitsvalgte. Oppsigelse fra kmmunen skal sendes rekmmandert eller leveres direkte til arbeidstakeren. Oppsigelsesfristene skal være i samsvar med gjeldende bestemmelser i lv g tariffavtale. Om arbeidstakernes rettigheter ved ppsigelse, vises fr øvrig til arbeidsmiljølvens kapittel 15 g frvaltningslvens bestemmelser. Ved fratreden har arbeidstakeren krav på tjenestebevis sm utfrmes av enhetsleder. 7

8 Avskjed Kmmunen kan avskjedige en arbeidstaker med påbud m øyeblikkelig fratreden dersm denne har gjrt seg skyldig i grvt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighld av arbeidsavtalen. Avskjed skal meddeles skriftlig g innehlde pplysninger m rett til å kreve frhandlinger, reise søksmål, g hvilke frister sm gjelder. Mens spørsmål m avskjed behandles, kan arbeidstakeren i helt spesielle tilfeller suspenderes fra sin stilling. Betingelsen fr å kunne freta suspensjn er at det er nødvendig av hensyn til tjenestens tarv at arbeidstakeren straks blir fjernet fra sin nåværende stilling, g at det må være grunn til å anta at vilkårene fr avskjed etter arbeidsmiljølvens 66 nr. 1 er til stede. Før vedtak m avskjed eller suspensjn treffes, skal det knfereres med arbeidstakerens tillitsvalgte med mindre arbeidstakeren ikke ønsker dette. Ved suspensjn har arbeidstakeren krav på at denne blir begrunnet. Arbeidstakeren har krav på å få behlde sin lønn inntil vedtak m avskjed er truffet TILSETTINGSPROTOKOLL Dat: 8

9 Hjemmel fr tilsettingen Vedlegg (prtkll fra drøftingsmøte) Tilstede fra arbeidsgiver Fagfrening Tillitsvalgt Vedtak: I stillingen sm: Stillingskde: Tilsettes (navn): I stillingsprsent: Arbeidssted: Fast fra dat: Ved vikariat: Vikar fr: Tilsetting gjelder fr periden: Bruttlønn: Vara: Underskrift av tilsettingsmyndighet Kpi: Fagfrening Mal ekstern utlysning. DØNNA KOMMUNE I Dønna kmmune er det ledig x % stilling sm xxx fra xxx. Hjemmelsnr. Arbeidsppgaver fr stillingen: Ansvar fr Kvalifikasjnskrav til stillingen: 9

10 Dønna kmmune kan tilby: Gdt arbeidsmiljø Varierte ppgaver Fr stillingen gjelder lønns- g arbeidsvilkår i følge lver, tariffavtaler g reglement. Søknad med CV (gjelder gså interne søkere), kpi av attester g vitnemål sendes Dønna kmmune, 8820 Dønna. Søknadsfrist: Infrmasjn m Dønna kmmune finnes på Mal intern utlysning DØNNA KOMMUNE I Dønna kmmune er det ledig x % stilling sm xxx fra xxx. Hjemmelsnr. Arbeidsppgaver fr stillingen: Ansvar fr Kvalifikasjnskrav til stillingen: 10

11 Lønnsvilkår: Søknad med CV sendes Dønna kmmune, 8820 Dønna. Søknadsfrist: Vedlegg intervjuguide. Intervjumal 1. Krt presentasjn av de sm er tilstede ved intervjuet, av kmmunen g enheten. Denne sekvensen bør ikke ta mer enn minutter. En sekvens hvr søkeren får frtelle m seg selv: Hvrfr han søkte nettpp denne stillingen? Hva har vedkmmende har gjrt tidligere, både utdanning, arbeidserfaring g annen nyttig erfaring? Pass spesielt på å gå grundig inn på eventuelle hull eller drastisk skifte i karriereløpet. Spør hva søkeren liker å arbeid med, hva han synes han har ppnådd på disse mrådene. NB! Ikke hjelp ham med gde svar tål pauser, nøling med mer. Utfyllende pplysninger: Her kan du spørre nærmere m arbeidserfaring g utdanning i frhld til det du har satt sm kvalifikasjner til stillingen. Bruk gjerne stikkrdene i utlysingsteksten. Det kan gså være aktuelt å stille nen spørsmål m familie g aktiviteter utenm jbben, helse, vandel mm. Det er viktig å stille åpne spørsmål m dette, selv m det ligger utenfr de tradisjnelle kvalifikasjnskrav. Det er ikke tillatt å spørre m plitisk eller religiøs verbevisning, rganisasjnstilknytning eller seksuell legning. 11

12 Andre sentrale emner kan være: Resultater, skriftlig g muntlig fremstillingsevne (vær knkret sørg fr å få vite hva vedkmmende har utført). Knfliktarbeid / situasjner hvilke erfaringer har vedkmmende g hva lærte han av det? Samarbeidserfaring /evne, hvrdan andre vil karakterisere ham psitivt g negativt. Om han er enig i denne karakteristikken hva vil han tilføye? Selvstendighet evne til å ta initiativ, se ppgaver be m eksempler fra arbeid eller privatliv. Fr ledende stillinger vil det være aktuelt å spørre m lederansvar, persnalansvar, øknmi / budsjettansvar. 2. Det vil i de fleste tilfeller være naturlig å spørre m planer fr fremtiden, karriereplan, g ønske / behv fr pplæring, videreutdanning mv. 3. Det siste er en sekvens der det åpnes fr at vedkmmende kan spørre ss m ting. Det skal skrives et krtfattet referat fra intervjuet. Gjør det stikkrdsmessig. Vurderinger er det i prinsippet ikke innsyn i, men det er innsyn i faktapplysninger. Det anbefales at man nedtegner referatet i en slik frm at partene kan gis innsyn i hele referatet. 12

13 Intervjurapprt Stilling: Navn: Fødselsdat: Følgende persner var tilstede under intervjuet: Faktiske pplysninger sm km frem under intervjuet, g sm utfyller pplysningene m utdanning: Faktiske pplysninger sm km frem under intervjuet, g sm utfyller pplysningene m arbeidserfaring: Faktiske pplysninger sm km frem under intervjuet m erfaringer, persnlige frhld, egnethet, vandel med mer. Spesielle faktiske frhld: Unntatt fra innsyn: Vurdering: Hvilke inntrykk ga søkeren, persnlig vurdering av søkerens egnethet i frhld til jbben. (Er nen av disse vurderingene avgjørende fr m vedkmmende tar stillingen, g de ikke fremgår av faktadelen, kan de ikke unntas fra partenes innsyn.) 13

14 (Det anbefales at gså denne delen skrives på en slik måte at den ikke må skilles fra resten av saken g unntas ffentlighet.) Dat fr intervjuet: Underskrift: DRØFTINGSPROTOKOLL 14

15 Dat: Sted: Fra Dønna kmmune møtte: Fra.. møtte: Hjemmel fr drøfting: Sak(er) sm ble drøftet: Dat: Fr Dønna kmmune: Fr rganisasjnen: 15

16 16