KONKURRANSEGRUNNLAG SKOLEFRUKT XX.XX.14

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG SKOLEFRUKT XX.XX.14 1 ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er: Opplysningskontoret for frukt og grønt Skolefrukt, Økern torg 1, Postboks 187 Økern 0510 Oslo Kontaktperson hos Opplysningskontoret for frukt og grønt er: Navn: Tore Angelsen Adresse: Økern Torg 1, Postboks 187 Økern, 0510 Oslo Telefon: / Telefaks: tore.angelsen@frukt.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig per e-post til Opplysningskontoret for frukt og grønt ved kontaktperson. 1.2 Anskaffelsen Leveranser til skolefruktordningen Opplysningskontoret for frukt og grønt (OFG) er en privat stiftelse som arbeider for å øke forbruket av frisk frukt, bær, grønnsaker og poteter i Norge. Prosjektet Skolefrukt skal gi økt tilgang til frukt og grønnsaker i skolen, og bidra til gode matvaner, trivsel i skolehverdagen og bedre helse blant barn og unge. OFG vil nå inngå rammeavtaler med leverandører til Skolefrukt for perioden høst 2014 vår Fra og med august 2014 vil det med overveiende sannsynlighet kun være én nasjonal ordning med frukt/grønt i grunnskolen, og anbudet baserer seg på dette. Denne ordningen vil omtales som abonnementsordningen og vil da gjelde for alle grunnskoler innenfor trinn. Abonnementsordningen er en tilskuddsordning der elevene abonnerer på skolefrukt for et semester eller et helt skoleår av gangen. I de fleste tilfeller vil elevenes foresatte betale for frukten/grønnsakene, men skoler som ønsker å betale for elevene kan også melde seg på ordningen å få samme tilskudd som foresatte. Forutsetningen er at skolene registrerer seg i skolefrutksys.no og blir med på de gjeldene betingelsene når det gjelder pris, leveringer og valg av lokal leverandør. Kommuner som fortsetter med gratis frukt/grønt og har egne anbud på egne betingelser vil ikke få tilskudd. Skolefruktordningen er omtalt i Statsbudsjettet. «Formålet med abonnementsordningen Skolefrukt er å stimulere til økt inntak av frukt og grønnsaker hos elever på rene barneskoler (1 7-skoler). Skolefrukt er også et verktøy for å oppfylle myndighetenes retningslinjer for skolemåltidet. Ordningen administreres av Opplysningskontoret for frukt og grønt på oppdrag fra Helsedirektoratet.». Ordningen er forankret i forskrift av 1. april 2004 nr. 623 om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen (vedlagt som bilag 1).

2 I ordningen vil OFG ta inn penger fra foresatte/skoler/kommuner på vegne av leverandørene. OFG vil ikke kunne betale ut mer penger enn det som er samlet inn fra leverandørens skoler. Leverandørene må betale tapet i tilfeller der foresatte melder på eleven, men ikke betaler abonnementet. OFG sender to betalingspåminnelser, og melder etter det av abonnement som ikke blir betalt. OFG/Skolefrukt skal på forhånd godkjenne generell informasjon og salgsmateriell som leverandørene gir til skolene. Rammeavtalene med skolefruktleverandører for perioden høst 2014 vår 2016 vil omfatte leveranser til abonnementsordningen for rene barneskoler, kombinerte skoler og rene ungdomsskoler.. For leveranser til skoler omfattet av ordningen vil det endelige valget av leverandør foretas av skolen, altså slik at skolen velger mellom de leverandørene som har avtaler med OFG. Administrasjonssystem skolefrukt.sys OFG har utviklet et eget administrasjonssystem skolefrukt.sys. til driften av skolefruktordningen. Formålet med systemet er å sikre kvaliteten i alle ledd. Systemet er basert på bruk av Internet, med blant annet følgende funksjoner: Kontaktinformasjon, kalender med hvilke dager skolene skal ha frukt, bestillinger av antall, ruteplanlegger og plukklister. Det er også egne ark (etiketter) hvor leverandørene legger inn oversikt med forslag på når levert frukt skal spises på skolen. Det forutsettes at leverandørene anvender skolefrukt.sys i sin drift og kommunikasjon med skolene og OFG, og at det er en egen skolefruktansvarlig/skolefruktansvarlige som kan bruke systemet. Leverandørene må også sørge for opplæring av eventuelle nye personer som skal jobbe med skolefrukt. Vareutvalg/kvalitet og distribusjon Leverandørene skal levere spiseklare, førsteklasses frukt og grønnsaker til påmeldte skoler i sitt område. Tilbudt frukt og grønt må oppfylle OFGs til enhver tid gjeldene minstekrav til kvalitet. Minstekravet pr. dato er vedlagt som bilag 2: Internkontroll for Skolefrukt. Del 3. Rutiner ved forvaltning av forskrift om frukt og grønt i skolen. Det skal også leveres ulike typer frukt/grøntprodukter i løpet av én uke. Dette skal sikre variasjon, som er en viktig forutsetning for at skole/elever skal bli fornøyde. OFG ønsker i større grad enn tidligere å markedsføre hva elevene faktisk får av frukt og grønt i løpet av semesteret, og leverandørene må derfor kunne tilby følgende i både høst og vårsemesteret: Porsjonspakninger med ferdig oppkuttet frukt/grønt eller annet spesialprodukt omtrent én gang pr. uke: Krav til ferdig oppkuttet frukt/grønt er at det skal være minimum 80 gram spiselig frukt/grønt (eksklusive skall som ikke naturlig er spiselig) pr. enhet. Det skal som minimum leveres: Ananas i beger 3 ganger pr. semester Melonmix i beger 3 ganger pr. semester Druer i beger 3 ganger pr. semester Cherrytomat/sukkerter 3 ganger pr. semester Gulrøtter i pose 6 ganger pr. semester

3 Produktene som ferdig oppkuttet skal være førsteklasses. En nærmere beskrivelse av kvaliteten på frukten, grønnsakene er i vedlegg X. Leverandørene bes beskrive hvilke typer frukt og grønnsaker de kan levere i løpet av skoleåret, med angivelse av kvalitet, størrelse og opprinnelsesland. En skal beskrive type emballasje/pakning på porsjonspakninger med ferdig oppkuttet frukt/grønt, og helst ved at bilder blir vedlagt. Det er ønskelig med en tenkt leveringsplan pr. semester. I områder der leveranse av økologisk frukt og grønt er mulig, må skoler påmeldt skolefruktordningen velge et fast opplegg for alle abonnenter: Kun økologisk frukt/grønt, kun konvensjonell frukt/grønt, eller en fast kombinasjon. Leverandørene bes derfor opplyse hvorvidt de kan levere økologiske i tillegg til konvensjonelle varer gjennom hele eller deler av skoleåret, og hvordan en eventuell kombinasjon av økologiske og konvensjonelle varer skal være. Leverandørene bes videre beskrive sitt system for kvalitetskontroll av avlevert frukt og grønnsaker. Herunder bes beskrevet hvor varene kommer fra og hvordan de håndteres og oppbevares frem til de leveres til mottakerne (skolene). Endelig bes leverandørene beskrive sitt distribusjonssystem, slik dette vil bli benyttet ved leveranser til skolefruktordningene. Når leverandørene benytter skolefrutksys.no skal en legge inn typer frukt og grønnsaker som leveres for hver dag. OFG vil følge med på kvalitet i alle ledd, for eksempel overfor de ansvarlige for frukten på skolene og foresatte. Det vil både være ved direkte henvendelser og markedsundersøkelser, samt dialog om kvalitet og behandle klager. Svalskap/øvrig materiell Skolefrukt vil dekke kostnader for selve skapet (kjøl- eller svalskap) og annet materiell til ordningen. Leverandør må sørge for vederlagsfri distribusjon fra sentralt sted på Østlandet og ut til skolene. Dette gjelder både skap til nye skoler (skoler som ikke tidligere har deltatt i skolefruktordningene) og til skoler som må ha flere skap/skifte ut gamle skap. Bruk av logoen Skolefrukt Logoen Skolefrukt skal ikke brukes sammen med leverandørenes logoer på noe materiell, uten at dette eventuelt er avtalt spesielt. Referanser Leverandørene bes oppgi referanser knyttet til forhold av betydning som kvalitet og utvalg. Områdeangivelse Leverandørene må oppgi hvilket område tilbudet gjelder. Det er ønskelig at det søkes for hele fylker. Pris og tilskudd Abonnementsordningen: Leverandørene må akseptere en fast pris på frukt/grønt til skolene, gjeldende for hele avtaleperioden. Pris for foresatte for konvensjonelle varer er NOK 3,00 inklusive mva og inklusive frakt ut til skolene. For en eventuell fast kombinasjon av konvensjonell og økologisk vil også pris for foresatte være NOK 3,00 inklusive mva og inklusive frakt ut til skolene. For skoler som kun skal ha økologiske varer er det satt en maksimumspris på NOK 4,00 inklusive mva og inklusive frakt ut til skolene. På økologiske varer må leverandørene spesifisere hvilken pris de til vil benytte i avtaleperioden.

4 Dersom det blir gitt pristilskudd fra myndighetene, vil dette bli lagt til pris som leverandørene får utbetalt. Tilskuddet vil bli utbetalt i slutten av hvert semester. Det er planlagt et tilskudd på NOK 1,- i perioden. Det tilskuddet vil kun utbetales dersom leverandørene leverer produkter i henhold til avtalen og bruker etikettene i skolefrutksys.no som viser leveransene. For leverandører med flere avdelinger vil tilskuddet vurderes for hver avdeling. Det vil gis frakttilskudd på 20 øre pr. frukt/grønnsak i Troms og 30 øre pr. frukt/grønnsak i Finnmark. Oppfølging av skolene i tildelt leveranseområde Leverandørene skal foreta aktivt innsalg av skolefruktordningene i det området de får tildelt. Med aktivt innsalg menes at leverandøren per telefon eller personlig fremmøte tar kontakt med skolene i området og markedsfører Skolefrukt. Innsalgsplikten gjelder både i forhold til deltakende og ikke-deltakende skoler. Leverandørene bes fremlegge en aktivitetsplan for markedsføring, som dokumentasjon for kravet om aktivt innsalg. Leverandørene er forpliktet til å kjenne de krav som gjelder i medhold av avtalen og relevante forskrifter, for eksempel til kvalitet og utvalg. Leverandørene er forpliktet til å rettlede skolene om varebehandling og oppbevaring av frukt/grønt, jfr 3 i forskrift om tilskudd til prisnedskrivning av frukt og grønnsaker i grunnskolen. Plikt til å rådgi skolene mht: oppbevaring, organisering på skolene, kvalitetssikring og distribuere materiell for Skolefrukt til skolene? 1.3 Rammeavtaler OFG har til hensikt å inngå rammeavtale med flere leverandører. Rammeavtale vil kunne bli inngått med mer enn en leverandør i hvert område. 1.4 Kontraktsperiode Rammeavtalene vil gjelde for perioden 1. juli juni Det tas forbehold for eventuelle endringer i de politiske rammebetingelsene for Skolefrukt. 1.5 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesloven ) og Forskrift om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesforskriften ) del I (alminnelige bestemmelser) og del III (anskaffelser over EØSterskelverdiene). Anskaffelsen foretas i henhold til anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse. Det gjøres oppmerksom på at det i en åpen anbudskonkurranse gjelder et forhandlingsforbud, jf. anskaffelsesforskriften Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de øvrige tilbudene skal avvises, jf. anskaffelsesforskriften første ledd bokstav f.

5 2 TILBUDET 2.1 Tilbudsfrist Anskaffelsen ble kunngjort i TED-databasen xx. februar Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest xx. april 2014 klokken For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.2 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl. 24:00 14 dager etter tilbudsfristen, eventuelt etter siste korrigerte tilbudsfrist. 2.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjonen i punkt 2.4. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse og være merket: Tilbud leverandør av skolefrukt. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 2.4 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal organiseres/disponeres som følger: 1. Navn på søker med adresse og kontaktinformasjon. 2. Referanser. 3. Beskrivelse av oppfyllelsen av kravene i punkt 1.2, med tilhørende dokumentasjon: a. Områdeangivelse b. Beskrivelse av vareutvalg, kvalitet mv., samt eventuelt tilbud av økologiske varer c. Beskrivelse av system for kvalitetskontroll/håndtering/oppbevaring d. Beskrivelse av distribusjonssystem e. Tilbudt pris f. Aktivitetsplan for markedsføring/oppfølging av skolene g. Annet. 4. Vedlegg a. Skatteattest og MVA-attest b. HMS Egenerklæring c. Firmaattest d. Årsregnskap for de siste 3 år. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud må oppfylle følgende minstekrav for å bli vurdert: Leverandøren må benytte OFGs administrasjonssystem skolefrukt.sys., jf. ovenfor i punkt 1.2.

6 Tilbudt frukt og grønnsaker må oppfylle minstekravene til kvalitet, jf. ovenfor i punkt 1.2 og bilag 2. Maksimumsprisen per frukt/grønnsak må ikke overstiges, jf. ovenfor i punkt Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 2.8 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres direkte eller sendes med post til: Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker Økern torg 1 Postboks 187 Økern 0510 Oslo Tilbudet kan ikke leveres per e-post eller telefaks. 2.9 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke refunderes av oppdragsgiver Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til leverandøren for å sikre at han har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor kunne delta i konkurransen. Leverandører som ikke fyller kvalifikasjonskravene vil ikke få sine tilbud vurdert. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest og MVA-attest Tilbyder skal vedlegge skatteattest for merverdiavgift og skattettest for skatt, jf. anskaffelsesforskriften Attestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. Formålet med attestene er å få bekreftet at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift.

7 Dersom det fremgår skatte- og/eller avgiftsrestanser av attestene, praktiseres det at leverandøren blir avvist fra konkurransen. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfeller hvor leverandøren er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. HMS egenerklæring Tilbyder skal vedlegge HMS egenerklæring med tilbudet, jf. anskaffelsesforskriften Egenerklæringen skal som minimum ha det innhold som følger av anskaffelsesforskriftens vedlegg 2, som følger vedlagt som bilag Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Til dokumentasjon av kravet skal leverandøren fremlegge gyldig firmaattest. 3.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren har god soliditet. Til dokumentasjon av kravet skal leverandøren fremlegge årsregnskap for de siste tre år. 4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 4.2 Tildeling av kontrakt Rammeavtalene tildeles de økonomisk mest fordelaktige tilbud, i henhold til følgende kriterier: Kvalitet, ut over minimumskravene oppstilt av OFG vekt 40 prosent Variasjon i utvalget frukt og grønnsaker, ut over minimumskravene oppstilt av OFG vekt 20 prosent Markedsføring/bearbeiding av skolene - vekt 10 prosent Leveringssikkerhet vekt 30 prosent. Kriteriet leveringssikkerhet dokumenteres ved en beskrivelse av leverandørens organisasjon, herunder håndteringen av sykdomsfravær, permisjoner mv.