KONKURRANSEGRUNNLAG SKOLEFRUKT 13. april 2016

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG SKOLEFRUKT 13. april GENERELT OM ANSKAFFELSEN 1.1 Konkurransedokumenter Konkurransedokumentene består av: Bilagsnummer Dokumentnavn Konkurransegrunnlag Skolefrukt Bilag 1 Forskrift av 1. april 2004 nr. 623 om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Helsedirektoratets retningslinjer for abonnementsordningen Skolefrukt (retningslinjer for kvalitet, utvalg og leverandørkriterier) pr. 9. mars 2010 Rammeavtale HMS egenerklæring 1.2 Oppdragsgivere Opplysningskontoret for frukt og grønt Opplysningskontoret for frukt og grønt (heretter «OFG») er en privat stiftelse som arbeider for å øke forbruket av frisk frukt, bær, grønnsaker og poteter i Norge. OFG er av Helsedirektoratet gitt oppgaven med å administrere Skolefruktordningen, jf. forskrift av 1. april 2004 nr. 623 om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen Grunnskoler og kommunene i Norge Samtlige grunnskoler (skoler med tinn innenfor 1.-10) og kommuner i Norge (eventuelt gjennom skolene i kommunen) vil kunne gjøre avrop på rammeavtalene som OFG inngår gjennom denne anskaffelsen. 1.3 Om Skolefruktordningen Formål Skolefruktordningen er omtalt i Statsbudsjettet, og forankret i forskrift av 1. april 2004 nr. 623 om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen (vedlagt som bilag 1). Formålet med ordningen er å stimulere til økt inntak av frukt og grønnsaker blant elevene i grunnskolen. Skolefrukt er også et verktøy for å oppfylle deler av myndighetenes Nasjonal faglig retningslinje for mat og måltider i skolen, og skal bidra til gode matvaner, trivsel i skolehverdagen og bedre helse blant barn og unge. Skolefruktordningen administreres av OFG på oppdrag av Helsedirektoratet. OFG inngår i medhold av dette rammeavtaler med leverandører om levering av Skolefrukt til elever i grunnskolen. 1

2 1.3.2 Tilskudd I henhold til forskrift av 1. april 2004 nr. 623 om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen gis det et offentlig pristilskudd per enhet frukt/grønt til leverandører av Skolefrukt. Tilskuddssatsen fastsettes for hvert kalenderår av Helsedirektoratet etter endelig budsjettvedtak av Stortinget, og kan således endres i løpet av avtaleperioden. Fra august 2016 er tilskuddet på NOK 1,50 per enhet frukt/grønt. Se rammeavtalens punkt 5.3 om prismessig kompensasjon ved eventuell reduksjon i tilskuddssatsen. I tillegg til pristilskuddet gis det et frakttilskudd på NOK 1,00 per kilo vare til skolene i Nordland og NOK 1,50 per kilo vare til skolene i Troms og Finnmark. Omregningsfaktor per stk. Skolefrukt = 140 gram per enhet. Leverandører som leverer Skolefrukt til elever/skoler eller kommuner basert på rammeavtale med OFG får utbetalt pristilskuddet (og frakttilskuddet hvis det er aktuelt) i tillegg til stykkprisen per frukt/grønt. Tilskuddet utbetales fra OFG i slutten av hvert semester. 1.4 Rammeavtaler mellom OFG og leverandører OFG tar sikte på å inngå til sammen mellom rammeavtaler med leverandører til Skolefrukt for perioden 1. juli juni For anskaffelsens formål er landet delt inn i geografiske områder tilsvarende de enkelte fylker, slik at det vil inngås egne rammeavtaler for hvert fylke. Leverandørene kan inngi tilbud på ett eller flere områder (fylker), se punkt 5.6 nedenfor. Fordelingen av rammeavtalene på fylkene vil være som følger: Fylke (geografisk område) Antall rammeavtaler Oslo 5 7 Akershus 5 7 Østfold 2 4 Vestfold 2 4 Buskerud 2 4 Hedmark 2 4 Oppland 2 4 Telemark 2 4 Aust-Agder 2 4 Vest-Agder 2 4 Rogaland 2 4 Hordaland 2 4 Sogn og Fjordane 2 4 Møre og Romsdal 2 4 Sør-Trøndelag 2 4 Nord-Trøndelag 2 4

3 Nordland 2 4 Troms 2 4 Finnmark 2 4 OFGs beslutning om hvilke leverandører som vil tildeles rammeavtaler for det enkelte fylke, vil treffes basert på tildelingskriteriene i punkt 7.1. Rammeavtalene vil være likelydende i alle fylker og er vedlagt som Bilag 3. For perioden høst 2016 vår 2018 vil rammeavtalene omfatte leveranser til abonnementsordningen for alle skoler innenfor trinn (rene barneskoler, kombinerte skoler og rene ungdomsskoler), samt leveranser til kommuner som eventuelt ønsker å finansiere gratis frukt/grønt for grunnskoleelever i kommunen (samme skoletrinn som i abonnementsordningen). Se nærmere om dette nedenfor i punkt og Avrop på rammeavtalene Oversikt Avrop på den enkelte rammeavtale (bestilling av oppdrag om levering av frukt/grønt) vil enten foretas av grunnskolene i kommunene i det/de områder (fylker) rammeavtalen gjelder, eller av den enkelte kommune selv. I kommuner som ikke finansierer gratis Skolefrukt til elever, vil den enkelte skole avgjøre om det skal gjøres avrop på rammeavtalen i form av bruk av abonnementsordningen. Hvem som er bestiller under rammeavtalen, vil således kunne variere innad i det enkelte avtaleområde (fylke). Den enkelte skole eller kommune vil velge om bestillingen av Skolefrukt skal gjelde for ett semester eller et helt skoleår av gangen (bestillingsperioden).. Skolene velger dager elevene skal ha frukt på skolen, for eksempel 3 eller 5 dager per uke. Avhengig av om det er skolene eller kommunen som sådan som skal være bestiller, vil betingelsene og mekanismene for tildeling av oppdrag være noe forskjellige: Den enkelte skole er bestiller Abonnementsordningen Der den enkelte skole er bestiller (gjør avrop) under rammeavtalen, vil bestilling skje i henhold til den såkalte abonnementsordningen for frukt/grønt i grunnskolen. Abonnementsordningen dekker for det første ordninger der den enkelte grunnskoleelev abonnerer på Skolefrukt for et semester eller et helt skoleår av gangen, og foresatte betaler for frukten/grønnsakene. For det andre dekkes ordninger der skolen tilbyr gratis frukt/grønt til sine grunnskoleelever, over skolebudsjettet (multiabonnement for skolen). Det kan også være andre muligheter som for eksempel at en klasse betaler frukt til sine elever over en klassekasse eller at penger blir samlet inn til formålet. En løpende oppdatert oversikt over hvilke skoler som benytter abonnementsordningen, finnes på Leverandører som ikke er brukere av skolefruktsys.no kan få tilgang til oversikten via (klikk på sjekk om skolen din er med her). Under abonnementsordningen har OFG fastsatt en fast pris per enhet frukt/grønt, som er den prisen foreldrene/skolen skal betale. Fastprisen inkluderer mva og frakt til skolene, og er gjeldende for hele avtaleperioden. For de tre kategoriene Kun konvensjonell frukt/grønt, Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt og Kun økologisk frukt/grønt (se en nærmere beskrivelse av kategoriene i punkt nedenfor), er prisene som følger i avtaleperioden 1. juli juni 2018:

4 Kategori Fast pris per enhet frukt/grønt, inkl. mva og frakt Kun konvensjonell frukt/grønt NOK 3,- Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt NOK 3,- Kun økologisk frukt/grønt NOK 4,- Leverandøren vil ikke være forpliktet til å levere frukt/grønt til skoler som har færre enn 10 abonnenter på Skolefrukt. Leverandøren er forpliktet til å levere til skoler i området hvor det er avtale med Skolefrukt Valg mellom flere leverandører med rammeavtale kriterier for minikonkurranse I områder (fylker) der det er flere leverandører som har rammeavtale, vil den enkelte skole under abonnementsordningen gjennomføre en minikonkurranse for å avgjøre hvilken av disse leverandørene som skal tildeles oppdraget med å levere Skolefrukt til skolen (hvilken leverandør det skal gjøres avrop fra). Evalueringen vil utelukkende baseres på de aktuelle leverandørenes tilbud på rammeavtalen (tilbudet til OFG), og skolene skal således ikke innhente ytterligere tilbud eller opplysninger fra leverandørene. Minikonkurransen vil avgjøres ut fra følgende kriterier, der kriterienes innbyrdes vekt vil bli avgjort av den enkelte skole: Kriterium Kvalitet 1) Kvalitet på standardsortiment ut over minimumskrav 2) Kvalitet på spesialprodukter ut over minimumskrav Variasjon i utvalget av frukt og grønnsaker Beskrivelse Under dette kriteriet vil skolen evaluere kvaliteten på det standardsortiment og de spesialprodukter leverandøren tilbyr, ut over minimumskravene som følger av relevant Norsk Standard (kvalitetsklasse 1), jf. Helsedirektoratets retningslinjer. Evalueringen vil baseres på opplysningene i de aktuelle leverandørenes leveranseplan, slik denne er fremlagt i tilbudet på rammeavtalen (tilbudet til OFG). Under dette kriteriet vil skolen evaluere variasjonen i leverandørens utvalg av spesialprodukter. Evalueringen vil baseres på opplysningene i de aktuelle leverandørenes leveranseplan, slik denne er fremlagt i tilbudet på rammeavtalen (tilbudet til OFG) Kommunen er bestiller Ordningen I stedet for at elevenes foresatte eller skolene betaler for Skolefrukt (jf. over om abonnementsordningen), kan den enkelte kommune i et avtaleområde (fylke) beslutte å finansiere gratis frukt/grønt til grunnskoleelever i

5 kommunen, over kommunebudsjettet. Kommunens finansiering kan gjelde for samtlige grunnskoleelever (samtlige grunnskoletrinn), eller for elevene på enkelte trinn (for eksempel ungdomstrinnet). Hvis gratis Skolefrukt gjelder bare for noen trinn, kan skolene i kommunen benytte abonnementsordningen for de øvrige trinn. Det er mulig å tegne abonnement for mindre enn full skoleuke, som 3-5 dager/skoleuke. De fastpriser per stykk frukt/grønt som OFG har fastsatt under abonnementsordningen, jf. tabellen i punkt over, vil i tilfeller der kommunen er bestiller i stedet fungere som makspriser. Leverandøren skal således tilby kommunen en pris per stykk frukt/grønt innen den/de aktuelle kategori(er) som ikke overstiger prisene i tabellen over, inkludert mva og frakt til skolene (se også nedenfor om kriteriene for minikonkurranse). Prisene som tilbys skal være eksklusive tilskudd Valg mellom flere leverandører med rammeavtale kriterier for minikonkurranse I områder (fylker) der det er flere leverandører som har rammeavtale, vil hver kommune som selv skal være bestiller av Skolefrukt, gjennomføre en minikonkurranse for å avgjøre hvilken av disse leverandørene som skal tildeles oppdraget med å levere Skolefrukt til elevene på samtlige eller enkelte grunntrinn i kommunen. Kommunen skal henvende seg til de aktuelle leverandørene og be om tilbud på en pris per stykk frukt/grønt innenfor en eller flere av kategoriene i tabellen i punkt over. Tilbudte priser kan ikke overstige OFGs makspriser for den/de aktuelle kategori(er), jf. over. Prisene leverandørene tilbyr, vil ligge til grunn for kommunens evaluering av kriteriet Pris under OFGs makspriser i minikonkurransen (se kriteriene i tabellen nedenfor). Evalueringen av de øvrige kriteriene (Kvalitet og Variasjon) vil baseres på leverandørenes tilbud på rammeavtalen (tilbudet til OFG). Kommunen kan således ikke be om en ny/endret leveringsplan fra leverandørene, og kan heller ikke ta hensyn til eventuelle endringer i leveringsplanen som leverandørene måtte tilby i forbindelse med pristilbudet. Minikonkurransen vil avgjøres ut fra følgende kriterier, der kriterienes innbyrdes vekt vil bli avgjort av den enkelte kommune: Kriterium Beskrivelse Pris under OFGs makspriser Evalueringen vil baseres på det pristilbud leverandøren har gitt kommunen. Kun priser under OFGs makspriser vil gi uttelling i evalueringen. Kvalitet 1) Kvalitet på standardsortiment ut over minimumskrav 2) Kvalitet på spesialprodukter ut over minimumskrav Under dette kriteriet vil kommunen evaluere kvaliteten på det standardsortiment og de spesialprodukter leverandøren tilbyr, ut over minimumskravene som følger av relevant Norsk Standard (kvalitetsklasse 1), jf. Helsedirektoratets retningslinjer. Evalueringen vil baseres på opplysningene i de aktuelle leverandørenes leveranseplan, slik denne er fremlagt i tilbudet på rammeavtalen (tilbudet til OFG). Variasjon i utvalget av frukt og grønnsaker Under dette kriteriet vil kommunen evaluere variasjonen i leverandørens utvalg av spesialprodukter. Evalueringen vil baseres på opplysningene i de

6 aktuelle leverandørenes leveranseplan, slik denne er fremlagt i tilbudet på rammeavtalen (tilbudet til OFG). 1.6 Avtaleperiode Rammeavtalene vil gjelde for perioden 1. juli juni Kunngjøring Anskaffelsen ble kunngjort i TED-databasen 13. april Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål og henvendelser vedrørende konkurransen skal stilles per e-post til OFGs kontaktperson for anskaffelsen: Navn Tore Angelsen E-post / Telefon tore.angelsen@frukt.no Siste frist for å stille spørsmål til anskaffelsen er 18. mai Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige leverandører som har registrert sin interesse i Doffin/TED. 1.9 Rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har OFG rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer og endringer vil umiddelbart bli gjort tilgjengelig for alle leverandører som har registrert sin interesse i Doffin/TED. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for anskaffelsen Anskaffelsen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I (alminnelige bestemmelser) og del III (anskaffelser over EØSterskelverdiene). 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Det gjøres oppmerksom på at det i en åpen anbudskonkurranse gjelder et forhandlingsforbud, jf. anskaffelsesforskriften Dette betyr at det ikke er anledning til å endre eller forsøke å endre tilbudene etter at de er innlevert til OFG.

7 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som stilles til leverandøren for å sikre at foretaket har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og dermed delta i konkurransen. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli avvist i medhold av anskaffelsesforskriften (1) bokstav a og/eller b, og vil ikke få sine tilbud vurdert. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Norske foretak: Attest for betalt merverdiavgift og attest for betalt skatt, jf. anskaffelsesforskriften Attestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. Formålet med attestene er å få bekreftet at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Utenlandske foretak: Attester utstedt av relevante skatte- og avgiftsmyndigheter i leverandørens hjemstat. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. HMS egenerklæring, jf. anskaffelsesforskriften Egenerklæringen skal som minimum ha det innhold som følger av anskaffelsesforskriftens vedlegg 2, vedlagt som Bilag Organisatorisk og juridisk stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske foretak: Gyldig firmaattest Utenlandske foretak: Bekreftelse på at foretaket er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Leverandøren skal ha god soliditet. Dokumentasjonskrav Årsregnskap for de siste tre år.

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for levering av frukt og grønnsaker. 1) Beskrivelse av den organisasjon som leverandøren disponerer over til gjennomføring av avtalen. 2) Liste over de viktigste leveranser de siste tre år, med opplysninger om verdi, tidspunkt og navnet på den offentlige eller private oppdragsgiver. Det skal oppgis navn på kontaktperson/referanseperson hos oppdragsgiver med navn og kontaktdetaljer (telefon og e-postadresse). Referanser vil kunne bli kontaktet. Det gjøres oppmerksom på at OFG i tillegg til de referanser leverandøren har oppgitt, også vil kunne kontakte skoler som har erfaring med leverandøren fra tidligere leveranser av Skolefrukt. I tillegg vil OFG kunne se hen til gjennomførte tilfredshetsundersøkelser, jf. punkt nedenfor. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem (IK-mat/HAACP-rutiner eller tilsvarende). Herunder skal det beskrives hvilke krav kvalitetssikringssystemet stiller til håndtering og oppbevaring av produktene frem til de leveres hos mottakerne (skolene), samt kvalitetssikringssystemer for håndtering av ferdig oppskåret frukt. 4 NÆRMERE OM LEVERANDØRENS YTELSE 4.1 Utvalg av frukt/grønt og kvalitet på produktene Utvalg og kvalitet leveranseplan Leverandørene skal levere spiseklare, førsteklasses frukt og grønnsaker til skolene i det/de området/-ene (fylket/-ene) rammeavtalen gjelder, jf. forskrift om tilskudd til prisnedskriving av frukt og grønnsaker i grunnskolen 3. Med «førsteklasses» frukt og grønnsaker menes frukt og grønt som oppfyller kravene til kvalitetsklasse 1 i henhold til Norsk Standard for de aktuelle typer frukt/grønnsak, jf. også Helsedirektoratets retningslinjer for kvalitet, utvalg og leverandørkriterier vedlagt som Bilag 2. Det er et absolutt krav at både frukten/grønnsakene i leverandørens standardsortiment og leverandørens spesialprodukter, jf. nedenfor, tilfredsstiller kravene til kvalitetsklasse 1.

9 Leverandørene skal kunne levere det standardsortimentet av frukt/grønt som er spesifisert i Bilag 2 (appelsin, bananer, epler, gulrot og pærer). I tillegg er det ønskelig at det leveres andre typer frukt/grøntprodukter i løpet av en uke (heretter omtalt som «spesialprodukter»). Dette skal sikre variasjon, som er en viktig forutsetning for at skole/elever skal bli fornøyde. Erfaringene de siste årene tilsier at Skolefrukt oppfattes mer positivt med nye produkter som for eksempel blåbær, druer og oppskåret frukt/grønt i pose/beger. Leverandørene skal i tilbudet spesifisere en leveranseplan for det enkelte område (fylke) det inngis tilbud på. Leveranseplanene kan være ulike fra ett fylke til et annet (dersom leverandøren gir tilbud på mer enn ett fylke), men må være like innad i fylket. Leveranseplanen skal inneholde en beskrivelse av hvilke frukt og grønnsaker som tilbys (angivelse av type frukt/grønt). Planen skal inneholde alle produkter som vil bli levert, både frukt/grønt i standardsortimentet angitt i Bilag 2 og spesialprodukter. For frukt/grønt som er omfattet av en Norsk Standard og/eller omtalt i Bilag 2, skal det klart fremgå om produktene har en høyere kvalitet enn kvalitetsklasse 1. For produkter som ikke er omfattet av en Norsk Standard eller spesielt nevnt i Bilag 2, skal det gis en beskrivelse av kvalitet, størrelse og opprinnelsesland. Leveranseplanen skal videre opplyse om antall ganger per uke/semester det enkelte produktet vil bli levert til skolene i det/de aktuelle fylke(r). Eksempel på hvordan produkter kan spesifiseres i en leveranseplan: Epler, omtrent én gang pr. uke hele skoleåret: Sorter: Royal Gala, Granny Smith, Golden Delicious. Rød Aroma, Discovery og Gravensten. Sorten tilpasses sesong. Pink Lady to ganger pr. semester. Klementiner, omtrent én gang pr. uke i november februar Ananas i beger, to ganger pr. semester Konvensjonelle og økologiske produkter Leverandørene må i tilbudet for det enkelte fylke spesifisere hvilken eller hvilke av følgende tre kategorier frukt/grønt som tilbys (det må tilbys minst én av kategoriene): Kun konvensjonell frukt/grønt Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt Kun økologisk frukt/grønt Dersom leverandøren tilbyr mer enn én av kategoriene, må det utformes en egen leveranseplan for hver kategori i samsvar med punkt over (for eksempel: hvis leverandøren tilbyr både «Kun konvensjonell frukt/grønt» og «Kun økologisk frukt/grønt», må det spesifiseres en egen leveranseplan for hver av disse kategoriene). Hvis leverandøren (også) tilbyr kategorien Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt som innebærer at det vil leveres økologisk frukt/grønt av og til må det i leveranseplanen legges inn hvor ofte økologisk frukt/grønt vil bli levert i løpet av en uke/semester. Hvis en leverandør som får rammeavtale(r) tilbyr to eller samtlige tre av kategoriene, vil den enkelte skole og/eller kommune (jf. punkt 1.5 over) i det/de aktuelle avtaleområde(r) ved sitt avrop på rammeavtalen fritt kunne velge hvilken av kategoriene som skal bestilles. En skole må imidlertid velge samme kategori for samtlige elever (abonnenter), og en kommune må velge samme kategori for samtlige skoler/trinn som skal få gratis Skolefrukt finansiert av kommunen.

10 4.1.3 Kontroll med levert kvalitet OFG vil holde oversikt over og kontrollere om kvalitet på og variasjon av levert frukt/grønt til skolene er i samsvar med leverandørenes tilbudte leveringsplaner. Herunder vil OFG gjennomføre tilfredshetsundersøkelser blant skoler og foresatte, hvor tilfredshet generelt og oppfattelse av om levert kvalitet og variasjon er i samsvar med det tilbudte, vil bli undersøkt for den enkelte leverandør. Leverandører som inngår rammeavtaler med OFG må være forberedt på, og akseptere, at resultatene av slike undersøkelser kan offentliggjøres. 4.2 Distribusjon Krav til distribusjonen til og med levering Leverandørene skal under distribusjon og frem til og med levering opprettholde ubrutt kjølekjede. Ved levering på den enkelte skole skal produktene settes inn i svalskap/kjøleskap eller oppbevares på angitt sted etter avtale med skolen. I skolefruktsys.no, jf. punkt 4.3 nedenfor, skal leverandørene legge inn typer frukt og grønnsaker ved hjelp av etiketter. Etikettene skal registreres/leveres i systemet samtidig med at frukten/grønnsakene leveres på skolen, og inneholde anbefalinger om når de ulike produktene skal spises Svalskap/øvrig materiell OFG dekker kostnader for kjøl- eller svalskap og annet materiell til Skolefruktordningen. Leverandørene skal vederlagsfritt distribuere svalskap/kjøleskap fra sentralt sted på Østlandet og ut til den enkelte skole. Dette gjelder både til nye skoler (skoler som ikke tidligere har deltatt i Skolefruktordningen) og til skoler som må ha flere skap/skifte ut gamle skap. 4.3 Administrasjonssystem skolefruktsys.no OFG har utviklet et eget administrasjonssystem skolefruktsys.no til driften av skolefruktordningene. Skoler som skal ha leveranser av Skolefrukt, plikter å registrere seg i skolefruktsys.no. Formålet med systemet er å sikre kvaliteten i alle ledd. Systemet har blant annet følgende funksjoner: Kontaktinformasjon, kalender med hvilke dager skolene skal ha frukt, bestillinger av antall, ruteplanlegger og plukklister. Det er også egne ark (etiketter) hvor leverandørene legger inn oversikt med forslag til når levert frukt skal spises på skolen. Leverandørene skal benytte skolefruktsys.no i sin drift og kommunikasjon med skolene og OFG, og ha en egen/egne skolefruktansvarlig(e) som kan bruke systemet. Leverandørene skal også sørge for opplæring i systemet av eventuelle nye personer som skal jobbe med Skolefrukt. Plikten til å benytte skolefruktsys.no som beskrevet, gjelder uavhengig av om den enkelte skole gjør bestillinger (avrop) under abonnementsordningen, eller om en kommune bestiller frukt/grønt til elevene på samtlige eller enkelte grunntrinn. 4.4 Oppfølging av skoler/kommuner som bestiller Skolefrukt Den enkelte leverandør skal underveis i semesteret/skoleåret følge opp skoler og/eller kommuner som bestiller Skolefrukt fra leverandøren under rammeavtalen. Oppfølgingen skal ha til formål at den/de aktuelle skolen(e)/kommunen(e) fortsetter å benytte Skolefruktordningen. Det er blant annet ønskelig at leverandøren identifiserer hvilke fordeler og ulemper Skolefruktordningen oppfattes å ha på kunde-/brukerplan, og på bakgrunn av dette foreslår tiltak som kan øke ordningens attraktivitet. Leverandørenes tilbud skal inneholde en plan for oppfølging av skolene/kommunene, der det blant annet beskrives hvordan oppfølgingen vil skje og hvordan leverandøren gjennom dette vil bidra til å oppnå formålet om fortsatt bruk av Skolefruktordningen.

11 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være OFG i hende senest 30. mai 2016 klokken For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har risikoen for at tilbudet er levert innen fristen. 5.2 Tilbudsbrev Tilbudet skal inneholde et datert tilbudsbrev som er signert av person(er) med fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde følgende opplysninger: Kontaktinformasjon for leverandøren (navn på kontaktperson(er) med telefon og e-postadresse) Hvilket/hvilke område(r) (fylker) leverandøren inngir tilbud på, jf. punkt 1.4 over og 5.7 nedenfor. Dersom leverandøren gir tilbud på flere områder, er det tilstrekkelig at det utformes ett tilbudsbrev som gjelder for samtlige områder. Bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet (for samtlige områder det er gitt tilbud på) frem til vedståelsesfristens utløp, jf. punkt Tilbud som omfatter flere grossister mv. Leverandører som har flere avdelinger på landsbasis, skal i leveranseplanen oppgi hvilken avdeling som vil stå for leveransen av Skolefrukt i det eller de området/-ene det gis tilbud på. 5.4 Språk Alle tilbudsdokumenter skal være på norsk. Det er likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk der norsk dokumentasjon ikke finnes. 5.5 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet/-ene skal leveres i 2 to eksemplarer og organiseres/disponeres i samsvar med tabellen nedenfor. Der det gis tilbud på flere områder (fylker), legges tilbudsbrevet (som gjelder for samtlige områder, jf. punkt 5.2) først. Deretter følger tilbudene for hvert område, med dokumentasjonen omtalt under skillearkene 2 og 3 i tabellen. Foran tilbudet for det enkelte område skal det være et ark som klart angir hvilket område det gjelder. Skilleark Dokument(er) Beskrivelse 1 Tilbudsbrev Datert tilbudsbrev, jf. punkt Dokumentasjon på at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene 1) Skatt/merverdiavgift og HMS, jf. punkt 3.1: a. Attester for betalt merverdiavgift og skatt b. HMS egenerklæring 2) Organisatorisk og juridisk stilling, jf. punkt 3.2: a. Firmaattest (eller tilsvarende bekreftelse for utenlandske foretak) 3) Økonomisk og finansiell kapasitet, jf. punkt 3.3: a. Årsregnskap for de siste tre år 4) Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.4:

12 a. Beskrivelse av organisasjonen b. Liste over de viktigste leveranser de siste tre år c. Redegjørelse for kvalitetssikringssystem 3 Besvarelse av tildelingskriteriene (jf. punkt 7.1 nedenfor) 1) Leveranseplan, jf. punkt og ) Plan for oppfølging av skoler/kommuner som benytter Skolefruktordningen, jf. punkt Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres i lukket, nøytral forsendelse og være merket Tilbud Rammeavtale, Skolefruktordningen. Tilbudet leveres direkte eller sendes med post til: Navn Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker Besøksadresse Økern Torg 1 Postadresse Postboks 187 Økern, 0510 Oslo Tilbudet kan ikke leveres på e-post eller telefaks. 5.7 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 5.8 Tilbud på deler av oppdraget Leverandørene kan inngi tilbud på ett eller flere geografiske områder (fylker), jf. punkt over. Leverandører som vil gi tilbud på flere områder, må levere ett separat tilbud for hvert område. Ut over dette er det ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5.9 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering av tilbudet vil ikke refunderes av OFG Retur av tilbud OFG vil ikke returnere mottatte tilbud Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl. 24:00 26.juni AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE OFG kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. Det tas forbehold om eventuelle endringer i de politiske rammebetingelsene for Skolefruktordningen.

13 7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 7.1 Tildelingskriterier OFG vil foreta en separat tildelingsevaluering for hvert geografiske område (fylke). Rammeavtalene i det enkelte område vil tildeles de leverandørene som har levert de økonomisk mest fordelaktige tilbudene for området, i henhold til følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Beskrivelse Vekt Kvalitet 1) Kvalitet på standardsortiment ut over minimumskrav 2) Kvalitet på spesialprodukter ut over minimumskrav Variasjon i utvalget av frukt og grønnsaker Oppfølging av skoler/kommuner som benytter Skolefruktordningen Under dette tildelingskriteriet vil OFG evaluere: 1) Kvalitet på standardsortiment ut over minimumskravet til kvalitetsklasse 1 i Norsk Standard for de aktuelle typene frukt/grønt, jf. Helsedirektoratets retningslinjer i Bilag 2 2) Kvaliteten på de spesialprodukter leverandøren tilbyr ut over minimumskravet til kvalitetsklasse 1 i Norsk Standard for de aktuelle typene frukt/grønt, jf. Helsedirektoratets retningslinjer i Bilag 2 (i den grad produktene er omfattet av en Norsk Standard og/eller Helsedirektoratets retningslinjer) Evalueringen vil baseres på opplysningene i leverandørens leveranseplan. Under dette tildelingskriteriet vil OFG evaluere variasjonen i leverandørens tilbudte utvalg av spesialprodukter. Herunder vil blant annet følgende bli vektlagt: Hvor mange ulike spesialprodukter som tilbys, herunder om det tilbys nye produkter som oppskåret frukt/grønt i pose/beger mv. Om det tilbys både konvensjonell og økologisk frukt/grønt, dvs. om leverandøren tilbyr to eller samtlige tre av kategoriene «Kun konvensjonell frukt/grønt», «Fortrinnsvis konvensjonell frukt/grønt» og «Kun økologisk frukt/grønt». Evalueringen vil baseres på opplysningene i leverandørens leveranseplan. Under dette tildelingskriteriet vil OFG evaluere leverandørens plan for oppfølging av skoler og kommuner som bestiller Skolefrukt, med sikte på å oppnå fortsatt bruk av Skolefruktordningen. 40 % 40 % 20 %

14 7.2 Meddelelse om tildelingsbeslutningen OFGs beslutning om hvilke leverandører som skal tildeles rammeavtale for det enkelte område (fylke) vil bli meddelt skriftlig til samtlige leverandører. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, og opplyse om karensperioden før signering av avtaler. Karensperioden vil være minst 10 dager regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt per e-post.