KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Anbudskonkurranse med forhandling Network Operation Center (NOC) tjenester til norske kinoer

2 2/9 DEL I: GENERELL INFORMASJON 1 GENERELT OM ANSKAFFELSEN 1.1 Kort om anskaffelsen Film & Kino er gjennom St. meld. nr. 22 ( ) Veiviseren, For det norske filmløftet gitt oppgaven med å organisere og koordinere digitaliseringen av norske kinoer. Et hovedformål med digitaliseringsprosjektet er at digitaliseringen skal omfatte alle kinoer i Norge, uansett deres størrelse og beliggenhet. Anbud om kjøp av utstyr og NOC-tjenester ble gjennomført 2009/2010. På grunn av rammeavtalens utgang april 2014 må Film & Kino lyse ut nytt anbud for NOC-tjenestene. Digitaliseringen av norske kinoer ble finansiert gjennom et samarbeid mellom Film & Kino, den enkelte kino og filmdistributørene. Distributørene skal betale om lag 40% av kostnadene gjennom en såkalt Virtual Print Fee (VPF). De resterende 60% av kostnadene skal dekkes av Film & Kino og kinoene selv. Film & Kinos andel av finansieringen er basert på og begrenset av avgiftsmidlene i Norsk kino- og filmfond, og utgjør NOK 100 mill. Den samme tredelingen av kostnader gjelder også ved det nye NOC-anbudet. Anskaffelsen i regi av Film & Kino gjelder innkjøp av NOC-tjenester i forbindelse med den allerede gjennomførte digitaliseringen av norske kinoer. 1) Network Operation Service (NOC-tjenester). NOC står for Network Operation Service og innebærer overvåkning og feilretting over nett/telefon. Alle kinovisninger i Norge overvåkes av et NOC-senter og mange problemer kan løses uten at teknikere vil måtte rykke ut. NOC-leverandøren må imidlertid ha teknisk kyndig personale på NOC som kinoene kan nå på telefon. Finansieringen fra distributørene og Film & Kino vil således kun dekke NOC-tjenester ved dette anbudet. Film & Kino skal inngå avtaler med systemintegratorer for leveranse av løpende NOC-tjenester til kinoene. Kinoene vil for anskaffelsens formål bli delt inn i kinogrupper (systematisert etter størrelse, beliggenhet og/eller eierskap, sannsynligvis 6-8 grupper). Kinogruppene vil bli fastsatt i konkurransegrunnlaget. Det vil bli gjennomført én konkurranse per rammeavtale, og én systemintegrator skal velges for hver avtale. Systemintegratorene skal tilby NOC-tjenester på utstyret til den enkelte kino i kinogruppen etter bestilling fra kinoen selv, i henhold til rammeavtale mellom systemintegratoren og Film & Kino og standard avropsavtale med den enkelte kino.

3 Rammeavtalens varighet vil være fire år. Samarbeidsavtalen om digitaliseringen av norske kinoer er imidlertid utformet slik at den utløper for hver enkelt kino en bestemt tid etter digitaliseringen av kinoene. Samarbeidsavtalen vil gradvis utløpe for de ulike kinoene i løpet av rammeavtalens varighet. Det kan da tenkes at noen kinoer ikke lenger ønsker å benytte denne rammeavtalen. Nærmere informasjon om dette vil bli gitt i konkurransegrunnlaget. Rammeavtalen omfatter de 420 salene som eksisterer i Norge i dag som er digitalisert. Dersom en kino blir nedlagt vil den falle ut av rammeavtalen. Dersom det bygges nye saler eller kinoer kan disse knyttes til rammeavtalen. 3/9 1.2 Oppdragsgivere Film & Kino Film & Kino er hovedoppdragsgiver og koordinator for denne konkurransen. Film & Kino er en medlemsorganisasjon for norske kommuner og fungerer også som en bransjeorganisasjon for kino- og videobransjen. Organisasjonen forvalter Norsk kino- og filmfond (NKFF) og driver i tillegg Bygdekinoen. Film & Kino har som mål å få den gode filmen ut til publikum i alle deler av landet. Organisasjonen skal bidra til å gjøre norske kinoer til konkurransedyktige kulturbedrifter med rot i lokalsamfunnet og styrke det faglige og kulturelle nivå i videobransjen. For mer informasjon om Film & Kino, se Film & Kino vil organisere og gjennomføre anskaffelsen, herunder stå for evalueringen av leverandørenes tilbud og beslutningen om hvilken leverandør som skal tildeles rammeavtale. Forholdet mellom Film & Kino og de kinoer som er digitalisert er regulert i en egen avtale. Avtalen gir Film & Kino fullmakt til på vegne av kinoene å utlyse og inngå rammeavtaler med systemintegratorene for NOC-tjenester, som beskrevet i dette kvalifikasjonsgrunnlaget Norske kinoer I tillegg til Film & Kino er de norske kinoene som skal ha NOC-tjenester og som tilhører kinogruppen avtaleparter og oppdragsgivere for herværende konkurranse. 1.3 Rammeavtalen og standardkontrakter ( avrop ) under rammeavtalen Film & Kino vil inngå rammeavtale med én systemintegrator for kinogruppen omfattet av herværende konkurranse. Leveransene av tjenester til samtlige kinoer i kinogruppen skal således forestås av én og samme leverandør.

4 Inngåelsen av rammeavtalen for kinogruppen innebærer ikke at leverandøren har krav på noe bestemt volum i avtaleperioden. Det gis således ingen garanti for at samtlige kinoer i gruppen vil inngå individuelle avtaler med den valgte leverandør. Den enkelte kino vil imidlertid ikke få støtte fra digitaliseringsordningen administrert av Film & Kino dersom kinoen ikke velger å bestille utstyr og NOC-tjenester i henhold til rammeavtalen som skal inngås her. 1.4 Kontraktsperiode Rammeavtalen vil gjelde for perioden 1. april april Kvalifikasjon Konkurransen blir kunngjort i TED-databasen. 1.6 Kontaktperson og spørsmål vedrørende anskaffelsen Kontaktperson for denne anskaffelsen er Jørgen Stensland. Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsen skal rettes til Film & Kino via e-post på adressen [post@kino.no]. Alle henvendelser skal merkes: [ANBUD NOC]. Det aksepteres ikke at det foregår annen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med personer som deltar i beslutningsprosessen. Film&Kino forbeholder seg retten til å avvise en tilbyder eller avlyse konkurransen dersom noen opptrer i strid med denne bestemmelsen. 4/9 1.7 Fremdriftsplan Film & Kino har lagt opp til følgende fremdriftsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Veiledende kunngjøring Kunngjøring av konkurransen Kvalifikasjonsgrunnlag gjøres tilgjengelig. Frist for å levere søknad om kvalifikasjon Konkurransegrunnlaget sendes ut til kvalifiserte tilbydere Tilbudsåpning Forhandling med leverandører Valg av leverandør og meddelelse til leverandører om tildelingsbeslutning Klagefrist Kontraktsinngåelse

5 5/9 Det gjøres oppmerksom på at fremdriftsplanen er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i planen. 1.8 Hel- eller deltilbud Det er anledning til å gi deltilbud. 1.9 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesforskriften ) av 7. april 2006 nr. 402 del I (alminnelige bestemmelser) og del III (anskaffelser over EØS-terskelverdiene). 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen foretas etter anskaffelsesprosedyren konkurranse med forhandlinger. 3 KVALIFIKASJONSSØKNADENS UTFORMING 3.1 Signering Søknaden (søknadsbrevet) skal være signert av person som kan forplikte tilbyder. 3.2 Nummerering og format Kvalifikasjonssøknaden skal besvares i henhold til format og rekkefølge i utsendte dokumenter. Dette er viktig for at tilbyderne skal kunne likebehandles. 3.3 Språk i søknaden Søknaden skal være skrevet på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Dokumentasjon skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Skulle det være uklarheter mellom de språklige versjonene, vil den norske versjonen være bestemmende.

6 6/9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV KVALIFIKASJONSSØKNADENE 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget i henhold til FoA, Endringer/tilføyelser vil bli sendt samtidig til samtlige som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. 4.2 Avvisning Dersom vilkårene i FoA (1) er oppfylt vil tilbyder bli avvist. Dersom vilkårene i FoA (2) er oppfylt kan tilbyder bli avvist. 4.3 Frist for å levere kvalifikasjonsgrunnlag Fristen for å levere kvalifikasjonsgrunnlag er: kl Søknader som kommer inn etter fristens utløp vil bli avvist. 4.4 Åpning av søknader om kvalifisering Det vil bli foretatt åpning umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig. 4.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av søknad om kvalifisering, tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert. 4.6 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova kan anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud unntas fra offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid uansett gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen bes tilbyder om å legge ved en versjon av kvalifikasjonsgrunnlaget hvor de opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg: Sladdet versjon av tilbudet. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt de sladdete opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.

7 Dersom Tilbyder ikke legger ved sladdet versjon av kvalifikasjonsgrunnlaget, vurderes dette dit hen at Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt. 7/9 5 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som stilles til leverandøren for å sikre at denne har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor delta i konkurransen. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene skal/kan bli avvist i henhold til anskaffelsesforskriftens avvisningsregler og vil da ikke få sine tilbud vurdert. 5.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til innbetaling av skatt og trygdeavgifter. Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til innbetaling av merverdiavgift. Attest på betalt skatt og avgift fra kemnerkontoret (skjema RF-1244 bør brukes). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Utenlandske selskaper må sende inn tilsvarende dokumentasjon fra landet der de er registrert. Merverdiavgiftsattest fra skattefogdkontoret (skjema RF-1244 bør brukes). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanser må dette begrunnes. et er kun obligatorisk for norske leverandører, men utenlandske leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. Utenlandske selskaper må sende inn tilsvarende dokumentasjon fra landet der de er registrert. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). HMS-egenerklæring, jf. Bilag 4 til konkurransegrunnlaget. Merk: Attest for betalt skatt og trygdeavgift og attest for betalt merverdiavgift må fremskaffes fra to instanser.

8 8/9 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal oppfylle lovpålagte lønnsog arbeidsvilkår Leverandøren må ikke selv være en filmdistributør, kontrollere, være kontrollert av eller være under felles kontroll med en distributør av filmer. Med kontroll menes i denne sammenheng evnen, herunder som følge av eierskap, økonomiske interesser, avtale eller andre forhold, til direkte eller indirekte å bestemme leverandørens handlinger og strategier (hva enten dette skyldes rett til å velge, utnevne eller godkjenne leverandørens styremedlemmer eller ledelse, eller på annen måte utøve slik innflytelse). Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse for at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor det er etablert. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, jf. Bilag 6 til kvalifikasjonsgrunnlaget. Egenerklæring om eierforhold 5.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Leverandøren skal ha god soliditet. Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Vurderingen må ikke være eldre enn 1 år og basert på siste kjente regnskapstall.

9 9/9 Årsregnskap for siste tre år inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Merk at kvalifikasjonskriteriene i pkt også må være oppfylt for eventuelle underleverandører, jf. pkt Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Oversikt over leverandørens viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres tidspunkt og mottaker (navn). Oversikt over leverandørens totale bemanning og organisasjon. Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings- /styringssystem