Overordnet beredskapsplan. Søgne kommune

Transkript

1 Overrdnet beredskapsplan Søgne kmmune Vedtatt i kmmunestyret K-29/13, Revidert utgave gdkjent administrativt

2 2 Hurtigprsedyre ved krise 1. Iverksett strakstiltak Dersm en krise truer eller er ppstått: Iverksett strakstiltak fr å hindre skade Skaff hjelp:110 - Brann, Pliti, Helse Meld snarest fra til enhetsleder, kmmunalsjef eller direkte til kriseledelsen. Kmmunale vakttelefner: Andre aktuelle vaktelefner: Legevakt KBR: Overbefal på vakt Ingeniørvesenets vakttelefn Plitivakta i Kristiansand Eiendmsavdelingens vakttelefn Vakttelefn, Den nrske kirke Barnevernsvakta Sivilfrsvaret Hjemmetjenesten sne øst Transprtsentralen Hjemmetjenesten sne vest TlkSør 2. Varsle kmmunens øverste ledelse Fr å varsle kmmunens øverste ledelse: Ring en av følgende persner (i priritert rekkefølge): 1. Rådmannen eller hans stedfrtreder 2. Beredskapskrdinatr 3. Kmmunalsjefene 4. Ordfører eller varardfører Fr telefnnumre, se varslingsliste. Får du ikke varslet nen av verstående, varsle til legevakten på telefn Innkalle kriseledelsen Den sm blir varslet, skal fungere sm leder av kriseledelsen inntil rådmannen eller hans stedfrtreder har vertatt. Vedkmmende har ansvaret fr å iverksette innkalling av: - Kriseledelsen - Beredskapssekretariat Varsling gjøres med telefn eller i DSB-CIM. 4. Klargjør lkaler Beredskapssekretariatet klargjør kriseledelsens lkaler. Se tiltakskrt T Kartlegg situasjnen Sjekk status fr situasjnen hs aktuelle tjenester g virksmheter (Feks Fylkesmannen, pliti, ingeniørvesen, legevakt, brann mv). Etabler eventuelt liaisnfunksjner. Gjennmfør første møte, bruk rapprteringsmal i DSB-CIM. Ved svikt i IKT, bruk skjema S Iverksett nødvendig innsats Beredskapskrdinatr iverksetter g krdinerer innsats. Se relevante tiltakskrt. Etabler drift av kriseledelsen i henhld til tiltakskrt T Start lggføring i CIM Beredskapssekretariatet ppretter hendelsen i DSB-CIM, g starter lggføring. Se tiltakskrt T02. Ved svikt i IKT-systemer, bruk skjema S01.

3 Innhldsfrtegnelse 1 Frrd Redningstjenesten i Nrge Kmmunens ansvar g ppgaver Mål fr beredskapsplanleggingen Overrdnet beredskapsplan Risik g sårbarhetsanalyse Den sivile kriseledelsen Ajurhld av planverk Infrmasjn m planverket til ansatte Plan fr kriseledelse Ansvar g ppgaver i kmmunens kriserganisasjn Kmmunens kriseledelse Beredskapssekretariat Sektrene Øknmi Skjematisk fremstilling av kmmunens kriserganisasjn Plan fr krisekmmunikasjn Strategisk krisekmmunikasjn Krisekmmunikasjn g betydningen av gd krisekmmunikasjn Anbefalt kmmunikasjn under en krise Når krisen rammer Målgrupper Ledelse g rganisering Lkaler Ansvar g ppgaver Plan fr varsling Varsling av kmmunens kriserganisasjn Varsling av kriseledelsen Varsling eksternt Varsling internt Administrative bestemmelser Planbestemmelser Planens hensikt Gyldighetsmråde Utvikling av planen Arbeidsutvalg fr beredskapsarbeidet Beredskapsråd

4 5.3 Krisehåndtering Målsettinger Uønskede hendelser Eksempler på aktuelle ppgaver i en krisesituasjn Ansvar g ppgaver Planverk Tiltakskrt... Feil! Bkmerke er ikke definert. 7 Skjema... Feil! Bkmerke er ikke definert. 8 Varslingsliste... Feil! Bkmerke er ikke definert. 8.1 Kriseledelsen... Feil! Bkmerke er ikke definert. 8.2 Beredskapssekretariat... Feil! Bkmerke er ikke definert. 8.3 Evakuerte g pårørende senter... Feil! Bkmerke er ikke definert. 8.4 Presse- g infrmasjnssenter... Feil! Bkmerke er ikke definert. 8.5 Publikumstjenesten... Feil! Bkmerke er ikke definert. 8.6 Redningsressurser... Feil! Bkmerke er ikke definert. 4

5 1 Frrd Beredskapsplanen skal sikre at Søgne kmmune på en best mulig måte håndterer alvrlige hendelser. 1.1 Redningstjenesten i Nrge Ved større ulykker er det viktig at alle krefter blir satt inn i en samrdnet innsats fr å avgrense skadevirkningene. Nrmalt er det den sivile redningstjenesten, ledet av plitiet eller det kmmunale brannvesen, sm rykker ut g takler branner, uhell g ulykker. Den sivile redningstjenesten i Nrge er et samvirke mellm en rekke ffentlige etater, frivillige rganisasjner g private selskaper med ressurser innen redningstjeneste. Fr å utnytte de samlede redningsressurser vil det ved en større ulykke bli etablert en lkal redningssentral (LRS) i det aktuelle plitidistrikt under ledelse av plitimesteren. Hvedredningssentral en (HRS) fr Sør- Nrge på Sla Lkal redningssentral (LRS) Ledes av lkal plitimester Innsatsleder fra plitiet Ved ulykker til havs eller ulykker med betydelig mfang, vil redningsinnsatsen bli ledet av en av landets t hvedredningssentraler, frkrtet HRS. På skadestedet er det innsatsleder sm krdinerer g leder redningsinnsatsen. Innsatsleder kan være lensmannen eller en annen plitimann. Kmmunene er pliktige til vederlagsfritt å stille ressurser til dispsisjn fr redningstjenesten ved anmdning. Dette er hjemlet i Direktiv fr plitiets redningstjeneste, pkt. 1.2 g 1.7. Ressursene kan være brannvernmateriell g persnell, teknisk materiell g utstyr, helse- g msrgsressurser, ljevern- g havnemateriell, bygninger, lkaliteter, kjøretøyer sv. 1.2 Kmmunens ansvar g ppgaver Kmmunens ansvar i en krisesituasjn er å delta i arbeidet med skadebegrensende tiltak fr å sikre mennesker, miljø g øknmiske verdier. Det kan gså være situasjner hvr kmmunen selv er ansvarlig fr å håndtere hendelser. Fr eksempel ved smitteutbrudd e.l. Eksempler på ppgaver sm kmmunene kan få ansvaret fr å håndtere i en krisesituasjn: ta hånd m skadde persner msrg fr persner sm har vært utsatt fr stre påkjenninger bistand ved evakuering av persner fra et utsatt mråde innkvartering av skadede eller redningsmannskaper infrmere m situasjnen i kmmunen g gi frhldsregler frpleining eller annen frsyningsstøtte sikre helsemessig trygge næringsmidler g drikkevann gjennmføre regulerings-/rasjneringstiltak rette pp skader på kmmunikasjner g andre anlegg pprydding, pprensking, avfallsdepnering g annen innsats fr miljøet vern m kulturelle verdier 5

6 1.3 Mål fr beredskapsplanleggingen Søgne kmmune har gd beredskap mt alle aktuelle kriser g uønskede hendelser. 1.4 Overrdnet beredskapsplan Kmmunale myndigheter har ansvaret fr at det fretas beredskapsfrberedelser innen de ulike kmmunale virksmhetsmråder, samt et generelt ansvar fr beflkningens ve g vel i en krisesituasjn. En verrdnet beredskapsplan i kmmunen er et nødvendig hjelpemiddel fr raskt å kunne reagere rasjnelt g effektivt i kritiske situasjner. Revidering av planene skal skje en gang pr. år av ansvarlig fr planen g gdkjennes av rådmannen. Overrdnet Beredskapsplan Fagberedskapsplaner, sm fr eks. innen brannvern, helse, ppvekst flyktninger, gassutslipp, kjemikalier, sv Risik g sårbarhetsanalyse I ROS-analysen sm ligger til grunn fr kmmunens verrdnede beredskapsplan, har en lagt til grunn risik- g sårbarhetsanalyse fr Aust-Agder g Vest-Agder (ROS-Agder). En har støttet seg på knsekvensanalyser g sannsynlighetsvurdering gjrt i ROS-Agder fr større aktuelle hendelser. I kmmunens ROS-analyse (ROS 2014) har en frsøkt å danne seg et «kmmunalt» risikbilde av uønskede hendelser, hvr ROS-Agder har et fylkesperspektiv. 1.5 Den sivile kriseledelsen Ved stre ulykker eller katastrfer vil det parallelt med den sivile redningstjeneste bli etablert et kriseledelseshierarki på sivil side, dvs. under det utpekte lederdepartement via aktuelt fagdirektrat, fylkesmennene g kmmunene. Hs Fylkesmannen vil det ved stre ulykker eller katastrfer bli etablert en Krisestab direkte under fylkesmannens ledelse sm skal perere på døgnbasis. Fylkesmannens krisestab har ingen perative ppgaver innen den sivile redningstjenesten, men skal kunne ta imt, effektuere eller viderefrmidle anmdninger m eventuell støtte. Krisestaben skal snarest mulig etter at den er etablert ta kntakt med kmmunene i fylket g etablere frbindelse. 6

7 Kmmunen skal straks rientere fylkesmannen m situasjnen, utviklingen g ellers m det er tiltak kmmunen ønsker iverksatt fra fylkesmannens side. Skissen under viser hvrdan kriseledelsen på sivil side er rganisert i Nrge. Lederdepartementet vil fr eksempel kunne være Justisdepartementet g fagdirektrat Direktratet fr samfunnssikkerhet g beredskap (DSB). Men det kan gså være andre departementer g direktrater ut fra katastrfen eller hendelsens art. Utpekt lederdepartement Sentral krisestøtteenhet (KSE) Aktuelt fagdirektrat Krisestab i aktuelt fagdirektrat Fylkesmannen i Vest-Agder Fylkesmannens kriseg samrdningsstab Kmmunen Kmmunens kriseledelse g sekretariat 1.6 Ajurhld av planverk Beredskapskrdinatr skal i samarbeid med rådmannen g infrmasjnsleder følge pp at beredskapsplanene i kmmunen blir ajurført. Overrdnet ROS-analyse skal revideres minst en gang i kmmunestyreperiden eller når det skjer endringer i risikbildet. ROS-analysen g verrdnet beredskapsplan skal behandles i kmmunestyret minimum hvert fjerde år. Revidering av beredskapsplanene skal skje innen 31.desember hvert år, g ppdatert planverk skal gdkjennes av rådmannen g deretter sendes til Fylkesmannen i februar hvert år. Beredskapssekretariatet har ansvar fr å krdinere rulleringen, g skal i samarbeid med arbeidsutvalget arbeide med vedlikehld av beredskapsplanen. Arbeidsutvalget består av beredskapssekretariatet samt representanter fra enhetene. Alle kmmunale virksmheter har plikt til å bidra med infrmasjn eller vurderinger innenfr sitt felt eller sin sektr. 7

8 1.7 Infrmasjn m planverket til ansatte Alle ledere i Søgne kmmune, fra rådmann til g med avdelingsledere g innehavere av tilsvarende stillinger, har plikt til å gjøre seg kjent med innhldet i beredskapsplanen g ha den tilgjengelig til enhver tid. Ved nyansettelser skal nærmeste leder infrmere g gjennmgå aktuelle deler av beredskapsplanen g aktuell sektrplan med den nyansatte. Alle ledere med persnalansvar har ansvar fr å ta pp beredskapsplanen i avdelingsg/eller persnalmøter minimum en gang i året. Administrasjnsavdelingen har ansvar fr at beredskapsplanen er tilgjengelig på intranett. 8

9 2 Plan fr kriseledelse 2.1 Ansvar g ppgaver i kmmunens kriserganisasjn Etablering av kmmunens kriserganisasjn er beskrevet i egne tiltakskrt i denne planen. Kmmunens sektrer skal når det er mulig, løse uønskede hendelser innad i egen sektr. Sektrenes interne rganisering ved mindre hendelser berøres ikke av denne planen Kmmunens kriseledelse Kmmunens kriseledelse består av rådmannens ledergruppe, g ledes av rådmannen. Rådmannen kan dimittere kmmunalsjefene etter behv. I tillegg møter: Ordfører eller varardfører, sm nrmalt er kriseledelsens talspersn Beredskapskrdinatr eller dennes stedfrtreder Andre fagpersner g samarbeidspartnere etter behv Dersm nen i kriseledelsen er frhindret fra å møte skal det være utpekt en stedfrtreder. Nrmalt vil det være den rdinære stedfrtreder til vedkmmende sin stilling. Aktuelle ppgaver fr kriseledelsen: Lede kmmunens ttale innsats, g utnytte alle tilgjengelige ressurser. Samrdne perative tiltak, herunder tiltak fr å hindre skader på persn/miljø/materiell. Gi nødvendige strategiske føringer fr situasjner sm krever sektrvergripende vurderinger, eller er av vesentlig betydning fr kmmunens g næringslivets interesser. Være bindeleddet mellm kmmune g Fylkesmannen, plitiet g andre myndigheter. Innhente pplysninger m situasjnen i kmmunen Priritere ressurser, både persnell g materiell Infrmasjnshåndtering internt g eksternt til egne ansatte, beflkning g media Sikre infrmasjnsflyt g infrmasjnskntrll Infrmere ansatte, beflkning g media m situasjnen. Iverksette aktuelle fag- g sektrberedskapsplaner. Overvåke alle beredskapstiltak. Priritere kmmunens tjenester til publikum. Frberede nrmalsituasjnen. Ordfører vurderer frtløpende m flkevalgte rgan skal innkalles g ta del i krisehåndteringen Beredskapssekretariat Beredskapssekretariatet er ansvarlig fr at beredskapsplanen til enhver tid er i tråd med gjeldende krav g retningslinjer, samt at planen er i kntinuerlig utvikling. Beredskapssekretariatet består av: Leder: Beredskapskrdinatr, eller den rådmannen utpeker Beredskapssekretær Infrmasjnsleder Ved behv: Persnell fra administrasjnsavdelingen g fra enhetene Ved uønskede hendelser g kriser må alle medlemmer av beredskapssekretariatet stille seg til dispsisjn fr å bistå krisehåndteringen. Turnustjeneste med etablering av døgndrift, iverksettes ved behv. 9

10 Aktuelle ppgaver fr sekretariatet: Hvedansvarlig fr føring av kriselgg i DSB-CIM, g fr jurnalføring i sak/arkivsystemet. Mtta inngående pst g meldinger til kriseledelsen, registrere g frdele etter kriseledelsens anvisning. Behandle utgående meldinger etter gitte pririteringer. Bistå kriseledelsen med aktuelt stabsarbeid. Være sekretariat fr kriseledelsen g skaffe best mulig versikt ver situasjnen. Føre kart g versikter sm gjør at situasjnen lett g raskt kan leses. Etablere kntakt med Fylkesmannen, utarbeide g frmidle statusrapprter til Fylkesmannen. Etablere kntakt med andre instanser g nabkmmuner, infrmere m situasjnen, g frespør m ressurser dersm det er aktuelt. Vurdere behvet fr å rekvirere nødvendig utstyr/ materiell. Sørge fr mat, frsyninger g materiell til kriseledelsen. Avgjøre/avklare m det er behv fr persnalressurser fra frivillige rganisasjner. Sikre nødvendig varsling/krdinering til ffentlige etater, næringsliv, nabkmmuner På vegne av kriseledelsen, krdinere etablering g drift av: Evakuerte- g pårørendesenter (EPS) Sentralbrdtjenester Presse- g infrmasjnssenter Sekretariatsppgaver Bistå linjeledelsen etter behv dersm hendelsen håndteres i en sektr Sektrene Kmmunalsjefene er i en krise ansvarlig fr å ppretthlde rdinær drift i tjenestene, g fr iverksetting av beredskapstiltak i egen sektr. Aktuelle ppgaver til sektrene: Oppretthlde rdinære tjenester i sektrene med mindre andre føringer er gitt. Iverksette g gjennmføre tiltak i egen sektr sm er besluttet av kriseledelsen. Håndtere krisen innad g i egen sektr. Samarbeide med andre sektrer g eksterne aktører. Gi beredskapssekretariatet infrmasjn frtløpende m all utadrettet virksmhet/samhandling utenfr egen sektr. Infrmere kriseledelsen frtløpende m situasjnen i den enkelte sektr. Rapprtere til kriseledelsen på frespørsel Øknmi Kmmunestyret har gitt rådmannen fullmakt til å dispnere kr til dekning g frskuttering av kstnader i frbindelse med krisesituasjner Skjematisk fremstilling av kmmunens kriserganisasjn Rådmannen har det verrdnede ansvaret fr alt beredskapsarbeidet i Søgne kmmune. Kmmunens kriserganisasjn kan illustreres slik: 10

11 Kmmunens plitiske g administrative ledelse Kmmunens beredskapsledelse Beredskaps sekretariat Kmmunens samlede administrasjn g enheter 11

12 3 Plan fr krisekmmunikasjn 3.1 Strategisk krisekmmunikasjn Krisekmmunikasjn g betydningen av gd krisekmmunikasjn En krise er en situasjn sm truer eller kan true kmmunens evne til å gi beflkningen nødvendige tjenester, kmmunens virksmhet eller dens mdømme g/eller trverdighet. I en krise ppstår det fte gså en kmmunikasjnskrise g vi vil bli bedømt ut fra hvrdan vi kmmuniserer i en krisesituasjn. En kmmunikasjnskrise ppstår når infrmasjnen ikke strekker til eller ikke ppfattes sm trverdig g dette kan ha alvrlige følger fr mdømmet. Nen årsaker til kmmunikasjnskriser; Situasjnens alvr undervurderes, krisehåndteringen ppfattes sm dårlig g infrmasjnen tar ikke hensyn til det, infrmasjnen kmmer fr sent eller kapasiteten er fr liten, infrmasjnen kmmer fra samme avsender men det er ulike budskap. Pågangen fra media vil i nen tilfeller være enrm. I tillegg til å være interessert i selve krisen, er de gså interessert i hvrdan virksmheten håndterer den Anbefalt kmmunikasjn under en krise 1. Begrensning. Begrens prblemet øyeblikkelig fysisk g følelsesmessig. 2. Åpenhet. Vær åpen, ærlig g saklig. Tilby rask all tilgjengelig infrmasjn til alle interessenter, internt g eksternt. 3. Ansvar: Er det virksmhetens feil, innrøm dette. Ikke trivialiser, skyld på andre eller unnvik prblemet. 4. Medfølelse: Vis ekte bekymring g medfølelse fr menneskene sm er invlvert i krisesituasjnen. 5. Handling: Reager på krisen med en klar handlingsplan. Deretter må man infrmere internt g eksternt m hva rganisasjnen akter å gjøre. Glem mtargumentene Krisen må håndteres selv m det finnes argumenter mt at den faktisk eksisterer. Organisasjnen er best tjent med å akseptere situasjnen, g håndtere den ut fra hvrdan mgivelsene ppfatter den. Den pplevde krisen er den virkelige krisen. Aldri si «ingen kmmentar». Vær åpen, fleksibel g vis vilje til å akseptere ansvar Innrøm at virksmheten kan gjøre feil. Initier dialg med alle grupper av interessenter. Dette gir virksmheten trverdighet i en kritisk situasjn. Det er mgivelsene g medienes ppfatning av situasjnen sm vil avgjøre utfallet fr virksmheten. Frtell alltid sannheten Ved å frtelle hele sannheten unngår man å bli drevet fra skanse til skanse g at krisen trekker ut i tid. Når du deler infrmasjn har du mulighet til å påvirke hvrdan denne ppfattes Når krisen rammer Den første timen Den første timen har vi anledning til å legge en strategi sm gjør at vi kan styre infrmasjnen i krisen mest mulig selv. Vurder å prdusere sak til alle tilgjengelige kanaler (kmmunens hjemmeside, intranett g facebk) umiddelbart med infrmasjn til media/pårørende m hvr de kan henvende seg, g et krt frhåndsprdusert g handlingsrettet budskap. 12

13 Pårørende senter/telefn bør få et budskap raskt (innen minutter). Det bør kmme et budskap til media innen 30 minutter. Første presseknferanse innen 60 minutter. Oppdatering av budskap etter hvert møte i kriseledelsen. Gi krisen førstepriritet avsett nk ressurser. Planlegg fr «wrst-case». Budskapsutfrming. Finn kjernebudskap. Repeter kjernebudskapet i alle intervjusvar. Kmmuniser at ne blir gjrt. Vær åpen, la mediene får tilgang til bakgrunnsinfrmasjn. Vær tilgjengelig. Bruk medievant/medietrent talsmann. Lggfør alle henvendelser, primært ved bruk av DSB-CIM. Overvåk reaksjner på krisen. Det kan kmme rettslige etterspill. Infrmer alle viktige målgrupper direkte. Se fremver, frsøk å frutsi neste vending, g vær praktiv. Samarbeid med medier g myndigheter Målgrupper Internt: Søgne kmmune medarbeidere Hvedkanal: Intranett Eksternt: Innbyggere Samarbeidspartnere. Kan variere fra sak til sak. Gjeldene sektr må bidra til å definere hvilke sm er relevante i en gitt situasjn. Statlige myndigheter. Blant annet fylkesmann, direktrater g departementer, pliti, NAV, Frsvaret, Sivilfrsvaret med flere. Hvedkanal: Kmmunikasjn ved kriser g ulykker: Bidra til at skademfang på mennesker, miljø g materiell begrenses eller frhindres. Gi kmmunens ansatte gd infrmasjn g slik gså å sette dem i stand til å gi publikum krrekt g relevant infrmasjn. Sette kmmunens ansatte i stand til å gi publikum krrekt g relevant infrmasjn. Varsle beflkningen m frhld sm er av betydning fr liv g helse, g å gi dem mulighet til å verne seg selv, sine nærmeste g sin eiendm. Bidra til å unngå rykter, redusere usikkerhet/frykt blant innbyggerne, berørte g ansatte. Bidra til at kmmunen fremstår sm handlekraftig g bevarer tillit g trverdighet. 3.2 Ledelse g rganisering Organisasjnssjefen er presse- g infrmasjnsansvarlig i en krisesituasjn, g kan innhente persnell fra administrasjnsavdelingen g sektrene ved behv. Infrmasjnsleder rapprterer til rådmannen. 13

14 3.3 Lkaler Administrasjnsavdelingens lkaler benyttes inntil kriseledelsen etableres et annet sted. Presseknferanser hldes i servicetrget på Søgne rådhus. Ved behv fr eget presse- g infrmasjnssenter, etableres det vanligvis i rådhuset. 3.4 Ansvar g ppgaver Presse- g infrmasjnsleder har under en krise ansvar fr blant annet å: Frmidle infrmasjn til berørte, påførende g til øvrig publikum. Frmidle infrmasjn til egne ansatte. Klargjøre g vedlikehlde publikumsinfrmasjn til sentralbrdet. Overvåke mediebildet g ssiale medier. Ta imt henvendelser fra medier g krdinere/sørge fr at de blir besvart. Utarbeide pressemeldinger g publisere/distribuere gdkjent g frigitt infrmasjn. Arrangere presseknferanser. Nærmere instrukser gis i tiltakskrt. 14

15 4 Plan fr varsling 4.1 Varsling av kmmunens kriserganisasjn Ansatte sm bserverer situasjner sm er blitt til en krise, eller sm kan føre til en krise, skal: Iverksette nødvendige strakstiltak fr å frhindre eller begrense skader. Så raskt situasjnen tillater det, skal den ansatte melde fra til sin enhetsleder. Dersm ikke enhetsleder kan nås, skal sektrens kmmunalsjef varsles. Dette gjelder gså utenfr arbeidstid. Om ikke kmmunalsjef kan nås, skal kriseledelsen varsles direkte Varsling av kriseledelsen Fr å varsle kriseledelsen, skal en av følgende persner (i rekkefølge) varsles: 1. Rådmannen eller stedfrtreder 2. Beredskapskrdinatr 3. Kmmunalsjefene 4. Ordfører eller varardfører Varslingslistene skal alltid være ppdatert på intranett. Den sm blir varslet, skal fungere sm leder av kriseledelsen inntil rådmannen eller hans stedfrtreder har vertatt. Vedkmmende har ansvaret fr å iverksette innkalling av kriseledelsen g beredskapssekretariatet, dersm det er nødvendig. Beredskapsleder, dennes stedfrtreder eller den rådmannen utpeker, er ansvarlig fr å: Innkalle beredskapssekretariatet Varsle infrmasjnsleder, IT- avdelingen, arkiv g servicetrget Varsle eksterne samarbeidspartnere (pliti, fylkesmann, sykehus, andre) Varsling eksternt Ved større hendelser g ulykker kan det i nen tilfeller være nødvendig å få ut infrmasjn til publikum raskt. Mulighetene er mange, men det kan være svært vanskelig å nå ut til alle berørte parter i beflkningen på krt tid. Hvilke varslingsmetder sm velges avhenger av type situasjn g hvr kritisk hendelsen er. Aktuelle varslingsrutiner skisseres i tiltakskrt T18. Målgruppe: Kmmunens innbyggere g samarbeidspartnere Hvedkanal: Kmmunens hjemmeside, Andre kanaler: Media Infrmasjnsleder har kntaktliste Tale- eller SMS meldinger til publikum (fasttelefn g mbiltelefn) Dør-til-døraksjn g annen direkte kntakt. Infrmasjn langs vei g steder der publikum ferdes Varsling internt Målgruppe: Ansatte i kmmunen Hvedkanal: Intranett 15

16 Ledere Alle ledere i kmmunen skal ha ppdatert kntaktlister i egen avdeling fr å kunne kntakte egne ansatte fr varsling g å gi infrmasjn. 5 Administrative bestemmelser 5.1 Planbestemmelser Planens hensikt Denne planen er styrende fr all beredskapsplanlegging g håndtering av uønskede hendelser g kriser i Søgne kmmune Gyldighetsmråde Planen gjelder fr hele Søgne kmmunes rganisasjn g fr samtlige tjenester. Planen gjelder gså fr hendelser i kmmunale fretak. 5.2 Utvikling av planen Beredskapsplanen skal være ppdatert til enhver tid, g skal vurderes revidert årlig Arbeidsutvalg fr beredskapsarbeidet Arbeidsutvalget skal arbeide med vedlikehld av beredskapsplanen, g består av: Organisasjnssjef Beredskapskrdinatr Beredskapssekretær Representanter fra helse-, ppvekst- g teknisk sektr Beredskapsråd Rådmannen gdkjenner revisjner av planen. Beredskapskrdinatr gdkjenner mindre ppdateringer g tiltakskrt sm er tilknyttet planen. Beredskapsrådet skal være et rgan fr samarbeid g utveksling av infrmasjnen mellm kmmunen, statlig virksmheter g frivillige rganisasjner. Beredskapsrådet møtes en gang årlig i frbindelse med rullering av planverket, g består av: Rådmann Ordfører Beredskapskrdinatr Beredskapssekretær Representanter fra: Lensmannen Kirken Sivilfrsvaret Heimevernet Røde Krs 5.3 Krisehåndtering En krise er en situasjn sm truer eller kan true kmmunens evne til å gi beflkningen nødvendige tjenester, kmmunens virksmhet eller kmmunens mdømme g/eller trverdighet. 16

17 Krisehåndtering er summen av tiltak sm gjøres fr å begrense skader, g få slutt på krisen. Ved håndtering av kriser legges følgende prinsipper til grunn: Ansvarsprinsippet: Den sm har det daglige ansvaret, har ansvaret gså i en krise. Likhetsprinsippet: Organisering i krise skal være mest mulig lik den daglige rganiseringen. Nærhetsprinsippet: En krise skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet: Kmmunen skal sikre best mulig samvirke med relevante aktører Målsettinger Hvedmålsetting fr beredskap er beskrevet i Kmmuneplan : «Søgne kmmune skal til enhver tid være rustet til å ta hånd m situasjner sm krever ressurser ut ver det sm kmmunens rdinære apparat kan stille til rådighet». Når en krise truer eller er ppstått, skal kmmunen lede, krdinere g iverksette nødvendige tiltak i kmmunen fr å unngå krisen, eller gjøre knsekvensene av den minst mulig. Kmmunen skal i en krise kunne samarbeide g samrdne innsatsen både på tvers av sektrer g faggrupper, g gså med eksterne aktører. 5.4 Uønskede hendelser Kmmunen skal ha en verrdnet risikvurdering g sårbarhetsanalyse (ROS). Den skal peke på aktuelle hendelser sm i ytterste knsekvens kan føre til en krise. Beredskapsplaner g tiltakskrt skal baseres på ROS-analysene. I Søgne kmmune skilles det på t frskjellige nivåer av krisehåndtering: Håndtering i sektrene: Når kmmunen har tilstrekkelig kapasitet innad i egne sektrer til å håndtere en uønsket hendelse eller en krisesituasjn. Håndtering på verrdnet nivå: Kmmunen må krdinere, øke, mpriritere eller endre sine tjenester i sektrene fr å håndtere en uønsket hendelse eller en krisesituasjn. Ved slike hendelser kan det være stre krav til samarbeid g samrdning både internt g med eksterne aktører. På dette nivå kan det være aktuelt å etablere kriseledelsen med stabsfunksjner. 5.5 Eksempler på aktuelle ppgaver i en krisesituasjn Infrmere publikum m situasjnen i kmmunen g gi frhldsregler. Gi msrg fr persner sm har vært utsatt fr stre påkjenninger. Bistå plitiet med evakuering eller innkvartering av evakuerte. Frlegning g frpleining av mannskaper eller annen frsyningsstøtte. Oppretthlde nødvendige tjenester til publikum på trss av krisesituasjnen. Iverksette regulerings-/rasjneringstiltak, utbedring av infrastruktur, pprydding mv. Opprensking g annen innsats fr å beskytte miljøet. Samarbeide med sykehus, redningsetater mv, g krdinere innsats til frivillig sektr. 17

18 5.6 Ansvar g ppgaver Rådmannen: Rådmannen har det verrdnede ansvaret fr all krisehåndtering i kmmunen. Rådmannen kan beslutte å etablere kmmunenes kriserganisasjn med kriseledelse. Beredskapskrdinatr: Beredskapsleder er delegert myndighet av rådmannen i alle beredskapsspørsmål, herunder ansvaret sm kmmunens sikkerhetsleder. Kriseledelsen: Kriseledelsens hvedansvar er å sørge fr at relevante skadebegrensende g skadefrebyggende tiltak iverksettes i en krisesituasjn, eller når en krise truer. Kmmunalsjefer g enhetsledere: Kmmunalsjefer g enhetsledere har ansvar fr å håndtere uønskede hendelser g kriser innenfr sin sektr/enhet. De skal gså bistå andre sektrer g enheter ved behv. Kmmunalsjefene har ansvaret fr det daglige beredskapsarbeidet i egen sektr, herunder utarbeidelse av ROS-analyser g beredskapsplaner i sektren, g gjennmføring av øvelser. Beredskapssekretariatet: Beredskapssekretariatet har ansvar fr å bistå rådmannen i det daglige verrdnede beredskapsarbeidet, blant annet ved å: Krdinere arbeidet med å utarbeide verrdnede risik- g sårbarhetsanalyser (ROS). Utvikle g vedlikehlde verrdnede kriseplaner, samt planlegge/gjennmføre øvelser. Bistå sektrene med å følge pp ROS-analyser med nødvendige tiltak. Sørge fr at kmmunens øverste ledelse har nødvendig kmpetanse inne beredskap g samfunnssikkerhet. Mtivere ledere g ansatte i hele rganisasjnen til kmpetanseheving g bevisstgjøring rundt krisehåndtering. Kmmunestyret g frmannskapet: Kmmunestyret trekker pp hvedlinjene fr arbeid med beredskapsppgaver sm kmmunen har ansvar fr. Frmannskapet skal føre tilsyn med g samrdne kmmunens beredskapsarbeid. Beredskapssamarbeid med eksterne aktører: Kmmunen kan kalle inn til beredskapsråd. Beredskapsrådet bør bestå av relevante samarbeidsparter sm kan være et samarbeidsrgan i beredskapsspørsmål. Beredskapsrådet kan være en arena fr å Inngå avtaler m samarbeid Gi råd til kmmunen før vedtak Gi gjensidig infrmasjn Ta initiativ til beredskapsfrberedelser Beredskapsrådets sammensetning avhenger av situasjnen, g skal i tillegg til representanter fra kmmunen bestå av pliti, frsvaret, sivilfrsvaret, sykehus, brannvesen, fylkesmannen g frivillige rganisasjner. Berørte næringslivsaktører kan inviteres når det er hensiktsmessig. Øvrig samarbeid med eksterne aktører i beredskapsspørsmål ivaretas av sektrene. 18

19 5.7 Planverk Beredskapsplaner på sektr g fagnivå skal baseres på verrdnet planverk g gjeldende tiltakskrt. Sektrene kan gså ha egne tiltakskrt på bakgrunn av utarbeidede ROSanalyser. Planene skal være ppdatert g publisert på kmmunens intranett, samt ppbevares på papir. Ved mfattende brann i institusjnen må alle bebere evakueres. Bebere innkvarteres på Langenes Bkllektiv sm ligger på nabtmten. Dersm dette ikke er frsvarlig må bebere innkvarteres på Søgne msrgssenter. Viser til tiltakskrt fr evakuering, T07. 19