Ettervern og oppfølgingsrutiner nå r student er involvert i ulykke/hendelse eller ved dødsfåll:

Transkript

1 Ettervern g ppfølgingsrutiner nå r student er invlvert i ulykke/hendelse eller ved dødsfåll: Ulykker/hendelser/dødsfall hvr BI student er invlvert må umiddelbart meldes fra m til studenteier Dersm dødsfall g den avdøde både var student g ansatt, håndterer HR registreringen i Agress (verføres til Banner). Fr øvrig følges de frskjellige ppfølgingsrutinene fr student g ansatt Nederst er gså nen rutiner fr ppfølging hvis en students pårørende dør. Studenteier Studenteier er leder fr den enhet eller avdeling studenten hører inn under (nivå 3 leder), g er øverste ansvarlig fr at nødvendige aksjner blir iverksatt når en student er invlvert: Verifisere pplysninger m dødsfallet eller hendelsen Vurdere hvilke, g kntakte, ressurspersner i rganisasjnen sm bør invlveres fr å ivareta ppgavene sm skal gjøres i frbindelse med ettervern (se varslingslister fr telefnnr). Leder studentpartner rådgiver i ettervernsarbeidet, (eventuelt bindeledd til SKT) Leder Internasjnalt Kntr, rådgiver dersm studenten er i utlandet. Studentprest ivaretakelse av studenter, pårørende g ansatte Infrmasjnsrådgiver - kmmunikasjnsplan HR (HMS) ppfølging av berørte ansatte Studentsamskipnad Rådgivningen Støtteapparat, kriseteam fr grupper eller enkeltstudenter Andre Sørge fr at linjeleder ivaretar ansatte sm har nær relasjn til den/de invlverte i samarbeid med HR, studentprest g/eller Psyklgbistand Hlde kntakt med leder fr Studentfrening fr å rientere m hendelsen g planer fr tiltak. Studenteier vurderer m undervisning eller studiepplegg skal frandres i de nærmeste dagene. Det er viktig at hverdagens rutiner i studiet frtsetter, samtidig sm det gis rm fr å være i det sm har skjedd. Husk at ikke alle medstudenter reagerer likt. Studenteier må sørge fr infrmasjn til studentene evt i samarbeid med kmmunikasjnsavdelingen (se pkt nedenfr) Tiltak ved dødsfall: Melde dødsfall til IT@bi.n. Infrmasjn sm skal med: Fullt navn g studentnummer, dat fr dødsfall. IT sørger fr at alle digitale registre mm blir ppdatert. Hvis student gså er ansatt, kntakt HR. Infrmere øknmiavdelingen fr tiden ved Ragnhild Sylte m at studenten er død, slik at alle øknmiske frpliktelser blir avsluttet.

2 Finne ut av når bisettelsen er g sørge fr at en representant fra BI stiller. Sende blmster til bisettelsen Studenteier, medstudenter, ansatte kan ta initiativ til en minnestund (se mer infrmasjn m minnestund i eget pkt nedenfr). Studenteier eller studentprest kntakter pårørende fr å kndlere, g fr å infrmere m hva BI ønsker å gjøre i frbindelse med dødsfallet, frtelle m minnestund, etc. Pårørende skal ikke kntaktes før dødsfallet er bekreftet av prest eller pliti. Persnvern: I utgangspunktet skal pårørende ikke ha tilgang til epstene til den avdøde. Dette av hensyn til tredjepersn, sm kan være mtalt eller ha persndata liggende i frbindelse med epstene. I spesielle tilfeller kan det vurderes m pårørende kan få tilgang til spesifikke epster, men dette skal i hvert tilfelle gdkjennes av persnvernmbudet. Det er gså persnvernmbudet sm i disse tilfellene håndterer selve åpningen. Dersm studenten hadde bkskap skal bkskap sjekkes av en BI-ansatt fr mulige gjenstander eller persnpplysninger sm kan kmprmittere tredje persn, før utlevering kan skje. Persnpplysninger skal i utgangspunktet ikke utleveres til pårørende. I helt spesielle tilfeller hvr pårørende ber m dette skal Studieavdelingens leder (fr tiden Marianne Schei) vurdere henvendelsen g beslutte m pplysninger kan utleveres. Hvis dødsfallet skjer i utlandet Studenteier kntakter Sjømannskirken, sm vil iverksette videre beredskap alt avhengig av situasjnen. Dersm studenten er del av en større nrsk gruppe vil sjømannspresten mest sannsynlig reise til stedet g samle de resterende nrske studentene. Dersm studenten er på exchange ved et partneruniversitet, vil de sette i gang sin beredskap i frhld til resten av gruppen g øvrige studenter. Sjømannskirken vil inngå i et samarbeid. De samme rutinene fr ppdatering av systemer, kndlanseprtkll g minnestund på BI vil gjelde. En student på utveksling tilhører allikevel en studentgruppe/klasse. Dette vil måtte vurderes i det enkelte tilfelle. BI sender ut mange studenter med utenlandsk pprinnelse. I tilfelle dødsfall vil BI måtte iverksette tiltak i samarbeid med det aktuelle lands ambassade g partneruniversitet. Hvert enkelt tilfelle må vurderes Frmelle ppgaver sm hjemsendelse, frsikringer a, vil håndteres av myndigheter g pårørende. Infrmasjn til studentene Studenteiers ansvar i samarbeid med studentprest, kmmunikasjn g evt. HR. Det er de pårørende sm bestemmer hvrdan hendelsen eller dødsfallet skal mtales verfr medstudenter g ansatte. Sørge fr at riktig infrmasjn blir gitt til invlverte studenter g berørte ansatte, gjennm studenteier, studentprest eller linjeleder, så raskt sm mulig etter at infrmasjnen er ffentliggjrt av plitiet.

3 Før det gis infrmasjn skal et tilbud m ettervern av studenter sm er berørt være etablert, g man skal ha kntaktinfrmasjn klart. Aktuelle tilbud kan være kriseteam, gruppesamtaler, en-til-en-samtaler mv. Hvilke tilbud g varigheten av tilbudene må vurderes i hvert enkelt tilfelle. I perider der man ikke har undervisning (ferie, eksamen med mer) kan man vurdere å sende ut melding m at det har skjedd ne alvrlig, g kalle inn til allmøte Ved dødsfall: Studenter g invlverte ansatte skal få infrmasjn m når bisettelsen finner sted. BI skal tilstrebe å gi infrmasjn muntlig g persnlig. Dersm det er tungtveiende grunner fr det, kan det vurderes å legge ut infrmasjn på ppslagstavlen fr klassen. Dette vurderes kritisk av Studenteier. Om studenten br på BSN eller SiO, kan det vurderes m man skal infrmere BI-studenter sm br i samme bygg/gang. Spesielt dersm et dødsfall skjer i ferier, g studentene kmmer tilbake til et tmt rm. Kmmunikasjn Kmmunikasjnsavdelingen skal uansett varsles m hendelsen eller dødsfallet. Dersm det blir nødvendig med en ffentlig uttalelse skal kmmunikasjnsavdelingen håndtere det. Studenteier/Studentprest hlder frtsatt i kntakten med pårørende g frmidler infrmasjn videre til kmmunikasjnsavdelingen. Det er sm regel ikke hensiktsmessig at kmmunikasjnsavdelingen tar direkte kntakt med pårørende dersm denne kntakten allerede er pprettet. Håndtere alle henvendelser fra pressen Oppgi aldri den invlvertes identitet ved ekstern henvendelse. Husk at en ikke er frpliktet til å svare på spørsmål der g da, selv m jurnalisten øver press. Ved dramatiske dødsfall kan det ppstå uønsket medieppmerksmhet. Vær frberedt på å sette grenser fr pågående jurnalister/ ftgrafer i slike situasjner. Frbered gså m nødvendig de berørte m medieppmerksmhet. Studenter/berørte skal så langt det lar seg gjøre skjermes fr media g kntakt skal ikke viderefrmidles mellm jurnalister g invlverte. Henvis media til eventuelt å ta kntakt med plitiet IT Når infrmasjn m dødsfall mttas vil IT be den sm har meldt saken melder verifisere dødsfallet g få bekreftet dødsdaten. Åpne SPAIDEN. Sett kryss i Deceased-bksen. Fyll inn dat i Deceased date. Dette gjør studenten inaktiv. Slett telefnnumre g privat epst g slett eller inaktivér adresser (studentepst blir inaktivert eller slettet av Merete Henriksen) Deaktivere g fjerne saker fra mailserver g webserver Slette persn i BIStud Fjerne persn i nettverket Gi beskjed til Alumni m å ppdatere sitt arkiv Gi beskjed til øknmi.

4 Øknmiavdelingen Kjører kntrllert avgiftsgenerering på studenten. Setter tilbake deceased g dat når dette er gjrt. Gjør ingenting med evt eksamenspåmeldinger e.l Dersm studenten har betalt semesteravgiften sin den aktuelle terminen så utbetales pengene til nærmeste pårørende. Studentpartner Studentpartner skal være rådgiver til studenteier i frhld til ettervern når en student dør. Studentpartner har nettverk sm kan benyttes ved ivaretagelse av berørte studenter, pårørende,.a. (f.eks. SIO, Psyklgbistand, studentprest, sv). Studentprest Studentprest har ansvar fr gjennmføring av minnestund (hvis det tas initiativ til minnestund) Studentprest kan ha dialgen med pårørende (hvis studenteier ber m det) Studentprest kan være samtalepartner fr studenter g berørte i srg Minnestund Studenteier, medstudenter, ansatte kan ta initiativ til en minnestund. Studenteier er ansvarlig fr gjennmføring av minnestund, med bistand fra Studentprest Pårørende bør knsulteres før man beslutter å gjennmføre en minnestund. Tidspunktet fr minnestunden må avstemmes med tidspunkt fr begravelsen. En minnestund i en eller annen frm kan hldes i frbindelse med dødsfallet. En minnestund er en mulighet fr studenter g ansatte å være sammen i det sm har skjedd, uttrykke medfølelse g dele minner. Minnestunden skal være en samling sm gir rm fr reaksjner g behv i den tidlige fasen. Minnestunden gjennmføres av studentprest i samarbeid med avdelingen. Studenteier eller studentprest inviterer familie g pårørende til minnestund. De pårørende bør gis mulighet fr å si ne eller bidra med ne under minnestunden. Eksempel på minnestund. Fran i rmmet kan det stå et brd med duk, blmster, lys g et bilde av den døde. På brdet legges en kndlanseprtkll, sm de frammøtte kan skrive sitt navn eller en liten hilsen i etterpå. En kan gså vurdere et sted fr lystenning, sm medstudenter g tilsatte kan benytte etter minnestunden. (Ev musikk) Ord m hendelsen ved fr eksempel Linjeleder Studentpresten eller en annen innleder til 1 minutts stillhet Stillhet Musikk

5 Minnerd ved fr eksempel medstudenter eller nen andre Ev. rd fra familien Ev. rd fra faglig ansvarlig Ev. Studentpresten lyser fred ver minnet Ord til medstudenter, m reaksjner, m det å frtsette sammen, ved fr eksempel studentprest Ev diktlesning g/eller musikk Sluttrd, med infrmasjn m at det er mulig å være igjen i rmmet, skrive hilsen i prtkllen. Infrmasjn m muligheter fr å ta kntakt med studieleder, lærere, psyklg, studentprest. Mulighet fr å bli igjen i rmmet Rmmet bør låses under minnestunden g mbiltelefner bør slås av. Dødsfall blant pårørende til student Følg studenten hjem dersm melding m dødsfall må verbringes eller er mttatt på campus Vis msrg, vær støttende, lytt g vær tilstede når det trengs Tilby samtale med studentprest eller Psyklgbistand Dersm studenten ikke er i stand til å gjennmføre eksamen, ppfrdres studenten til å levere sykemelding fr eksamensfrsøket. Dersm studenten har bligatrisk undervisning, kan studenten innvilges permisjn via studieadministrasjnen. Sist ppdatert: