Varslingsrutiner for tillitsvalgte Samfunnsviterne

Transkript

1 Frmål Varslingsrutiner fr tillitsvalgte Samfunnsviterne Vedtatt av hvedstyret i sak 64-18, 7. september 2018 Tillitsvalgte, medlemmer g ansatte i Samfunnsviterne sm mttar varsel m kritikkverdige frhld i Samfunnsviternes regi, må ta alle slike henvendelser alvrlig g må straks håndtere varslet i henhld til retningslinjene g varslingsrutinene fr Samfunnsviterne ved kritikkverdige frhld. Ingen sm pptrer i Samfunnsviternes regi må utsette nen fr trakassering eller annen utilbørlig pptreden. Alle sm representerer Samfunnsviterne har ansvar fr at dette blir fulgt. Tillitsvalgt i Samfunnsviterne Med tillitsvalgte i Samfunnsviterne menes alle sm er utpekt eller valgt til å representere Samfunnsviterne i alle rgan, råd g utvalg i Samfunnsviterne, samt i Akademikerne g øvrige samarbeidsrgan. Ved trakassering g annen utilbørlig pptreden skal tillitsvalgte sm er valgt eller utpekt sm Akademiker-tillitsvalgte følge Akademikernes retningslinjer fr varsling g varslingsrutiner fr tillitsvalgte, se eget vedlegg. Hva er varsling Å varsle er å si fra m kritikkverdige frhld. Dette kan være frhld sm er eller kan være i strid med lver g regler, retningslinjer eller alminnelig ppfatning av hva sm er frsvarlig eller etisk akseptabelt. Det kan varsles m saker i Samfunnsviterne sm blant annet gjelder: - Trakassering g utilbørlig pptreden - Diskriminering - Øknmiske misligheter - Fare fr liv g helse Særlig m trakassering g utilbørlig pptreden Trakassering g utilbørlig pptreden kan frekmme i ulike varianter. Med trakassering menes handlinger, unnlatelser eller ytringer sm har sm frmål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende. Nærmere beskrivelser av trakassering g mbbing finnes på Arbeidstilsynet g Likestillingsg diskrimineringsmbudets nettsider: g Fremgangsmåten ved varsling Lven sier at fremgangsmåten må være frsvarlig. Varsling i henhld til interne retningslinjer g rutiner vil alltid anses frsvarlig.

2 Den sm ønsker å varsle m kritikkverdige frhld på arrangementer/aktiviteter i Samfunnsviternes regi, bes rapprtere dette skriftlig på følgende måte: a) Tillitsvalgte på arbeidsplassen varsler til nærmeste verrdnede tillitsvalgte der dette er hensiktsmessig. Samfunnsviternes generalsekretær skal rienteres. b) Persner sm ikke er tillitsvalgte, sm er vitne til eller utsettes fr kritikkverdige frhld, varsler til Samfunnsviternes generalsekretær. c) Generalsekretæren skal i samråd med freningens leder frberede g sende varslingssaker ver til Advkatfirmaet Lippestad AS. d) Alle sm varsler m kritikkverdige frhld, har krav på knfidensialitet. e) Begge sider i en sak skal alltid bli hørt. f) Den sm varsler skal infrmeres m hvrdan saken håndteres. g) Når saken er ferdig behandlet g eventuell reaksjn er gitt, skal infrmasjn m dette gis til både den sm varsler g den det varsles m. Vern mt gjengjeldelse Gjengjeldelse mt en sm varsler eller en sm på andre måter gir til kjenne at han eller hun planlegger eller vurderer å varsle, er lvstridig. Den sm varsler må likevel tåle saklige mtargumenter eller mtbevis knyttet til de kritikkverdige frhldene du fremlegger. Det er gså viktig å være klar ver at gjengjeldelsesfrbudet kun gjelder ved en frsvarlig fremgangsmåte fr varslingen. Dette betyr ikke at en gjengjeldelse nødvendigvis vil være lvlig. Generelt gjelder at en reaksjn må stå i et rimelig frhld til bruddet på frsvarlighetskravet.

3 Vedlegg 1: Prsedyrer fr håndtering av varsler 1. Anvendelsesmråde Disse prsedyrereglene gjelder fr Samfunnsviternes håndtering av varslingssaker sm mhandler tillitsvalgte, medlemmer, g arbeidstakere der disse representerer rganisasjnen ute. Fr ansatte i sekretariatet gjelder egne regler. Prsedyrereglene skal anvendes ved mulige vertredelser av rganisasjnens vedtekter g/eller retningslinjer, samt ved mistanke m straffbare frhld. Prsedyrereglene er et supplement til Varslingsrutiner fr tillitsvalgte i Samfunnsviterne, vedtatt av hvedstyret den 6. september Frmål Prsedyrereglene skal bidra til å skape kultur fr åpenhet ved å legge til rette fr mttak av varsler m kritikkverdige frhld. Samfunnsviterne ønsker at alle invlverte får tillit til at det gjennmføres en gd g ryddig prsess. Prsedyrereglene har videre sm frmål å sikre frutsigbarhet rundt rganisasjnens håndtering av sakene, sikre likebehandling av saker, frhindre lvbrudd g brudd på rganisasjnens vedtekter g retningslinjer, sikre vern fr varslere g andre invlverte, g sikre ivaretagelse av grunnleggende rettssikkerhet fr den sm anklages fr eventuelle brudd. 3. Grunnleggende prinsipper fr behandlingen Ved behandling av mttatt varsel skal Samfunnsviterne særlig legge til grunn følgende styrende prinsipper fr behandlingen: a. Knfidensialitet Varslerens identitet vil være en frtrlig pplysning, med mindre Samfunnsviterne er avhengig av å ppgi varslerens identitet fr å freta tilstrekkelige undersøkelser. Varsler skal i så fall gjøres ppmerksm på dette på frhånd. Kun persner sm har saklig grunn til å kjenne saken eller sm er invlvert i behandlingen av saken, enten sm part eller saksbehandler, skal kunne få infrmasjn m sakens innhld. b. Persnvern Samfunnsviterne skal behandle persnpplysninger i tråd med den til enhver tid gjeldende persnvernlvgivning, g sakene ppbevares i freningens lukkende saksbehandlingssystemer.

4 c. Kntradiksjn Både den sm varsler g den det varsles på skal alltid gis anledning til å uttale seg m saken. d. Objektivitet Saken skal behandles uhildet g undersøkelser sm eventuelt fretas skal gjennmføres upartisk. 4. Ansvar fr håndtering av mttatte varsler 4.1 Generalsekretæren har det verrdnede ansvar fr håndtering av mttatte varsler. 4.2 I tråd med Samfunnsviternes retningslinjer varsler tillitsvalgte på arbeidsplassen til nærmeste verrdnede Samfunnsviter-tillitsvalgte på arbeidsplassen der det er hensiktsmessig. Generalsekretær skal i tilfelle rienteres. Øvrige persner varsler direkte til generalsekretær. Varsling kan gså skje til varslingsutvalget sm nevnt i punkt 5 nedenfr. 4.3 Tillitsvalgt sm mttar en henvendelse eller et varsel, skal uten unødig pphld frmidle henvendelsen til generalsekretær g ppfrdre den sm frmidler infrmasjnen til selv å ta kntakt med generalsekretær. 4.4 Hvis varslingen skjer til varslingsutvalget skal utvalget uten unødig pphld frmidle infrmasjnen til generalsekretær. 4.5 Generalsekretær skal i tråd med punkt 6 igangsette frundersøkelse. Avhengig av varselets innhld g hvem sm er invlvert gjør generalsekretær en vurdering av m hvrdan g på hvilket nivå hendelsen skal følges pp g håndteres, herunder hvrvidt varselet skal versendes varslingsutvalget fr behandling. 4.6 Alle saker skal, uavhengig av hvem det varsles til, registreres, undersøkes g følge de prsedyrer sm til enhver tid er gjeldende i Samfunnsviterne. 5. Varslingsutvalg Varslingssaker skal sm hvedregel behandles av Advkatfirmaet Lippestad. Når Advkatfirmaet Lippestad mttar et varsel, nedsettes snarest mulig g senest innen 3 dager etter mttak av varselet en gruppe på tre persner, hvrav en leder, sm varslingsutvalg. Varslingsutvalget må følge herværende prsedyreregler g sender ved sakens avslutning en avsluttende rapprt til generalsekretær i tråd med punkt 6.

5 6. Fremgangsmåte ved håndtering av varslingssaker 6.1. Registrere saken Dersm en tillitsvalgt anser en innkmmet sak sm en varslingssak skal den versendes umiddelbart via gjeldende krypteringsløsninger til generalsekretær fr registrering i Samfunnsviternes lukkede saksbehandlingssystem. Generalsekretær skal uten unødig pphld, g senest innen 3 dager, etter mttakelse av varsel pprette kntakt med den sm har kmmet med henvendelsen g bekrefte at varselet er mttatt, g nedtegne all relevant infrmasjn m saken. Dersm varselet gjelder trakassering, g det gis av andre enn den sm pplever seg trakassert, må den sm håndterer saken ta kntakt med den sm pplever seg trakassert fr å nedtegne infrmasjn m saken. Dersm det varsles annymt, vil håndteringen av varselet vanskeliggjøres. Disse varslene skal likevel alltid registreres, g undersøkes i den grad det lar seg gjøre Frundersøkelse Generalsekretær igangsetter umiddelbart en frundersøkelse. Dersm varselet i realiteten er en henvendelse eller m frhldet det varsles m kan avkreftes ved enkle undersøkelser, vil generalsekretær avslutte. Dersm frhldet det varsles m ikke kan avkreftes ved enkle undersøkelser, sendes varselet til varslingsutvalget til behandling. Dersm varselet skal behandles videre av varslingsutvalget, skal generalsekretær så snart sm mulig versende saken til Advkatfirmaet Lippestad. Generalsekretær er ansvarlig fr at infrmasjn m videre saksbehandling gis til invlverte parter i samsvar med punkt 6.3, med mindre annet uttrykkelig avtales med varslingsutvalget. Dersm det varsles m saker med str alvrlighetsgrad g/eller kmpleksitet, eller saken gjelder sentrale persner/ledere, eller ved mistanke m straffbare frhld, skal saken alltid sendes videre til varslingsutvalget i Advkatfirmaet Lippestad Infrmasjn m videre saksbehandling Varsler skal så snart sm mulig, g senest innen 7 dager, få infrmasjn m den videre behandling av saken g frventet saksbehandlingstid. De invlverte må rienteres løpende m hvrdan saken håndteres, herunder m eventuelle frsinkelser i arbeidet Undersøke saken Frmålet med undersøkelsen er å finne ut av m det freligger brudd på Samfunnsviternes vedtekter g/eller retningslinjer, eller m det freligger frhld sm Samfunnsviterne av andre årsaker bør undersøke nærmere. Omfanget av undersøkelsen vil avhenge av hvr mfattende saken er.

6 Det skal lages en tidsplan der det tas stilling til når saken skal være ferdig behandlet g hvilke undersøkelser sm skal fretas før dette tidspunktet. Prsessen bør ikke bli fr langvarig, men man må sikre en frsvarlig saksbehandling. Hvilke undersøkelser sm fretas avhenger av hvilken type varsel man har mttatt. Det skal likevel alltid avhldes intervju med både varsler g den påstanden(e) er rettet mt, fr at begge parter skal få kmme med sine synspunkter g fr at varslingsutvalget skal få kjennskap til annen infrmasjn/dkumentasjn sm kan belyse saken. Det må gså alltid vurderes m det skal hldes intervjuer med nærmeste leder g/eller andre tillitsvalgte lkalt. Fr å sikre at saken er tilstrekkelig pplyst kan infrmasjn fra vitner g andre kilder innhentes. Undersøkelsen må være mfattende nk til at varslingsutvalget har tilstrekkelig beslutningsgrunnlag til å knkludere i saken. Se nærmere punkt Suspensjn fra verv Under behandling av et varsel kan generalsekretær, eventuelt etter innstilling fra varslingsutvalget, i alvrlige tilfeller legge saken frem fr hvedstyret sm kan beslutte at den sm anklages skal fratre midlertidig fra sitt verv inntil saken er avsluttet etter punkt Knklusjn Dersm det freligger brudd på Samfunnsviternes vedtekter g/eller interne retningslinjer, har Samfunnsviterne plikt til å iverksette tiltak slik at regelbruddet pphører. Dersm det ikke freligger brudd på Samfunnsviternes vedtekter eller interne retningslinjer, vil det nrmalt ikke være aktuelt med tiltak g/eller reaksjner. Det kan likevel tenkes at undersøkelsen avdekker frhld sm Samfunnsviterne, av hensyn til rganisasjnskultur g det psykssiale miljøet i rganisasjnen, bør ta tak i. Dette kan være uenigheter, uklar ansvarsfrdeling, uhensiktsmessig utøvelse av verv i freningen eller lettere samarbeidsprblemer. I slike situasjner vil det fte kunne være nyttig at Samfunnsviterne iverksetter frebyggende aktiviteter. Varslingsutvalget kan i slike tilfeller kmme med frslag til egnede tiltak. Varslingsutvalget må, etter behandling av varselet, knkludere ved å utarbeide en avsluttende rapprt. Omfanget av rapprten vil avhenge av hvr mfattende saken er. Den avsluttende rapprten sendes til generalsekretær ved sakens avslutning.

7 Generalsekretær er ansvarlig fr å viderefrmidle den avsluttende rapprten til hvedstyret, dersm det er nødvendig fr å iverksette eventuelle tiltak g/eller reaksjner. 7. Tiltak g reaksjnsmuligheter Dersm det avdekkes brudd på Samfunnsviternes vedtekter g/eller retningslinjer skal varslingsutvalget samtidig sm undersøkelsen avsluttes, gi en innstilling hvr de anbefaler videre tiltak g/eller reaksjner. Innstillingen skal inngå sm en del av den avsluttende rapprten. Hvilke tiltak g/eller reaksjner sm kan g bør benyttes avhenger av sakens alvrlighetsgrad. Ved mulige lvbrudd må varslingsutvalget alltid vurdere m frhldet skal plitianmeldes. Denne vurderingen må i så fall fremgå av den avsluttende rapprten. Mulige reaksjner er: a. Skriftlig eller muntlig irettesettelse b. Skriftlig irettesettelse med vilkår fr frtsatt tillitsverv c. Eksklusjn fra tillitsverv i det rganisasjnsleddet vedkmmende er valgt i d. Eksklusjn fra alle tillitsverv med tidsbegrensning e. Eksklusjn fra alle tillitsverv uten tidsbegrensning f. Eksklusjn fra freningen i henhld til vedtektenes 2.3 g. Plitianmeldelse 8. Infrmasjn m sakens utfall Når generalsekretær har mttatt den avsluttende rapprten, g eventuelle tiltak g/eller reaksjner er bestemt av generalsekretær/hvedstyret, må partene g evt. rganer sm skal håndheve beslutningen rienteres m utfallet g eventuelle tiltak sm skal iverksettes. 9. Kmmunikasjn til rganisasjnen g mediehåndtering Generalsekretær er verrdnet ansvarlig fr eventuell kmmunikasjn rundt varslingssaken både innad i rganisasjnen g utad til media eller andre parter. Ingen andre skal uttale seg m saken, med mindre annen avtale inngås med generalsekretær. Eventuell kmmunikasjnsplan skal utarbeides i det enkelte tilfelle. 10. Saker der det freligger helt eller delvis arbeidsgiveransvar fr en av de invlverte parter I tilfeller der minst en av de berørte parter har et ansettelsesfrhld i rganisasjnen må arbeidsmiljølvens regler ivaretas.

8 11. Behandling g ppbevaring av dkumentasjn Behandling av sensitive pplysninger g dkumentasjn i frbindelse med behandling av varslingssaker skjer i henhld til den til enhver tid gjeldende persnpplysningslvgivning. 1. utgave, ktber 2018

9 Vedlegg 2 Retningslinjer g varslingsrutiner fr tillitsvalgte i Akademikerne ved trakassering g annen utilbørlig pptreden Vedtatt i styret 4. april 2018 Akademikernes hldning g ansvar I Akademikerne er det nulltleranse fr trakassering eller annen utilbørlig adferd. Akademikerne sm rganisasjn har et ansvar både fr å frebygge g hindre trakassering g annen utilbørlig pptreden, g gså fr å reagere dersm slik adferd allikevel finner sted. Frmålet med disse retningslinjene er å beskrive hvrdan tillitsvalgte g persner sm pptrer på vegne av Akademikerne skal pptre g hvilke varslingsrutiner sm gjelder dersm trakassering g annen utilbørlig pptreden finner sted. Retningslinjene gjelder gså fr arrangementer i Akademikernes regi. Tillitsvalgte i Akademikerne sm blir kntaktet m trakassering eller annen utilbørlig pptreden må ta alle slike henvendelser alvrlig g må straks gripe inn fr å stanse dette. Tillitsvalgte i Akademikerne må ikke utsette nen fr trakassering eller annen utilbørlig pptreden. Den enkelte tillitsvalgte har ansvar fr at dette blir fulgt. Akademikerne har ansvar fr å se til at disse retningslinjene gjøres kjent i alle deler av rganisasjnen, herunder i Akademikernes medlemsfreninger.

10 Tillitsvalgt Med tillitsvalgte i Akademikerne menes her styremedlemmer/varamedlemmer, bservatører i styret, medlemmer/varamedlemmer /bservatører i Akademikernes utvalg, lkale Akademiker-tillitsvalgte g andre sm er utpekt av Akademikerne. Hva er trakassering g utilbørlig pptreden? Trakassering g utilbørlig pptreden kan frekmme i ulike varianter. Med trakassering menes handlinger, unnlatelser eller ytringer sm har sm frmål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende. Se nærmere mtale hs Likestillings- g diskrimineringsmbudet: Se nærmere mtale av hva sm er mbbing på Arbeidstilsynets nettside: Med seksuell trakassering menes enhver frm fr uønsket seksuell ppmerksmhet sm har sm frmål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsm, jfr likestillings- g diskrimineringslvens 13. Det er pplevelsen av handlingen ikke intensjnen sm avgjør hvrvidt det er snakk m seksuell trakassering. Fremgangsmåte ved varsling m trakassering g utilbørlig pptreden Den sm utsettes fr eller er vitne til trakassering eller annen utilbørlig pptreden på arrangementer/aktiviteter i Akademikernes regi bes rapprtere dette. Tillitsvalgte varsler til nærmeste verrdnede tillitsvalgte. Alle saker kan gså varsles til Akademikernes leder/generalsekretær. Persner sm ikke er

11 tillitsvalgte, sm er vitne til eller utsettes fr trakassering varsler til Akademikernes leder eller generalsekretær. Dersm tillitsvalgte mttar gjentatt varsel m trakassering/utilbørlig pptreden skal Akademikernes leder eller generalsekretær varsles. Akademikernes leder/generalsekretær plikter å rientere ledelsen i medlemsfreningene dersm det blir varslet m en tillitsvalgt i Akademikerne sm gså er representant fr medlemsfreningen. Leder/generalsekretær vurderer i det enkelte tilfellet hvrvidt ledelsen i berørte medlemsfreninger skal invlveres ytterligere i den enkelte sak. Akademikerne ppfrdrer medlemsfreningenes ledelse til å rientere Akademikernes leder/generalsekretær dersm de blir varslet m frhld sm invlverer Akademikernes tillitsvalgte eller arrangementer. Den sm mttar varsel m trakassering eller annen utilbørlig pptreden er frpliktet til å gå inn i saken g vurdere aktuelle tiltak, eventuelt varsle videre til Akademikernes leder/generalsekretær. Dette skal skje umiddelbart etter at varsel er mttatt. Alle sm varsler m trakassering g annen utilbørlig pptreden skal ha krav på knfidensialitet. Begge sider i en sak skal alltid bli hørt. Den sm varsler skal infrmeres m hvrdan saken håndteres. Når saken er ferdig behandlet g eventuell reaksjn er gitt, skal infrmasjn m dette gis til både den sm varsler g den det varsles m. Dersm nen utsettes fr seksuelle vergrep skal disse sikres støttepersner i rganisasjnen. De bør gså mtiveres til å anmelde frhldet. Det er rettsvesenet sm har ansvaret fr å avgjøre m eventuelle saker m seksuelle vergrep er i strid med nrsk lv.