RUTINER FOR TILSETTINGER Revidert (benyttede forkortelser: AML - Arbeidsmiljøloven, HTA - Hovedtariffavtalen, HA Hovedavtalen)

Transkript

1 RUTINER FOR TILSETTINGER Revidert (benyttede frkrtelser: AML - Arbeidsmiljølven, HTA - Hvedtariffavtalen, HA Hvedavtalen) 1. OMFANG Rutinene gjelder ved tilsetting i alle faste g midlertidige stillinger i Vestfld fylkeskmmune, dersm ikke annet er bestemt i lv eller avtaleverk. 2. STILLINGSVURDERING M.V. Når en stilling blir ledig, skal det vurderes m stillingen bør ppretthldes, mgjøres eller inndras. Det skal nrmalt utarbeides en stillingsanalyse mht. stillingens ppgaver g innhld, m.v., samt en kravspesifikasjn mht. hvilke kvalifikasjnskrav sm knyttes til stillingen. Det skal sm hvedregel tilsettes i full stilling, jfr HTA kap Ved ledighet skal det derfr fretas en gjennmgang av arbeidsplaner, ppgavefrdeling, m.v. fr å vurdere evt. sammenslåing av deltidsstillinger, jfr. fylkeskmmunens rutiner vedr. deltidsstillinger. Arbeidstaker skal tilsettes fast, jfr. AML Midlertidige tilsettinger kan likevel benyttes i de tilfellene AML 14-9, pkt. a) e) beskriver. Fr undervisningspersnalet gjelder dessuten Opplæringslvens 10-6 m midlertidig tilsetting. Arbeidsgiver skal, så tidlig sm mulig, infrmere, drøfte g ta de berørte tillitsvalgte med på råd m ledige g nypprettede stillinger, jfr. HA 3-1, pkt. d). Arbeidsgiver g tillitsvalgte lkalt avklarer hvilke tillitsvalgte/rganisasjner dette gjelder. Ved ledighet skal det avklares m det er aktuelt å tilby stillingen til andre ansatte i fylkeskmmunen ift.: mplassering pga helsemessige frhld, jfr. AML 4 6 nr. 2 mplassering ved vertallighet jfr. AML 15 7 nr. 2 frtrinnsrett etter ppsigelse jfr. AML 14 2 frtrinnsrett fr deltidsansatte til å utvide stilling jfr. AML 14 3 g HTA kap. 1, pkt Før evt. utlysning skal derfr alle stillinger legges ut på Stillingstrget på fylkeskmmunens intranett så snart man vet at stillingen blir ledig, g sm hvedregel senest 7 kalenderdager før utlysing finner sted, jfr. fylkeskmmunens rutiner fr bruk av Stillingstrget, samt AML Dersm det etter dette ikke viser seg aktuelt å tilby stillingen til andre ansatte ifm mplassering eller frtrinnsrett, kan stillingen lyses ut. 3. UTLYSNING AV LEDIG STILLING Ledige stillinger skal sm hvedregel lyses ut ffentlig. Unntaksvis, g når sterke grunner taler fr det, herunder når tilsettingen er ledd i en bevisst videreutvikling av allerede ansatte, kan: en stilling bare lyses ut internt fr fylkeskmmunens tilsatte, eller grupper av tilsatte. en stilling besettes uten utlysning.

2 Før det gjøres unntak fra ffentlig utlysning iht franstående, skal det først innhentes uttalelse fra tillitsvalgte, jfr. franstående pkt. 2, 5. ledd, 2. setning. Utlysning kan fr øvrig unnlates fr stillinger sm er ledige fr et krtere tidsrm enn 6 mnd. Undervisnings- g rektrstillinger skal lyses ut ffentlig, likevel med de unntak sm framgår av bestemmelsene i Opplæringslvens Ved utlysning bør søknadsfristen nrmalt være 3 uker. Tilsettingsmyndigheten har likevel anledning til å ta inn i tilsettingsprsessen de evt. søknader sm kmmer inn etter søknadsfristen. Utlysningen skal gi pplysninger m stillingens arbeidsmråde/-ppgaver, kvalifikasjnskrav, samt lønns- g arbeidsvilkår. Det må ikke stilles større krav til kvalifikasjner enn det stillingens ppgaver g funksjn tilsier. Ved utlysning av stillinger skal utlysningen innehlde følgende: "Vestfld fylkeskmmune er pptatt av at arbeidsstyrken i størst mulig grad skal gjenspeile mangfldet i beflkningen, g vi ppfrdrer derfr alle sm er kvalifisert til å søke, uansett alder, kjønn, evt. funksjnshemming, nasjnal eller etnisk bakgrunn". Av utlysningen skal ellers fremgå at arbeidstakeren tilsettes i Vestfld fylkeskmmune, på de vilkår sm til enhver tid fremgår av lver, tariffavtaler g reglement. Det skal i utlysningen gjøres ppmerksm på at pplysninger m søkeren vil kunne bli ffentliggjrt selv m søkeren har bedt m ikke å bli ført pp på søkerlisten, jfr. Offentleglva 25. Se fr øvrig pkt. 4. nedenfr. Det kan fastsettes prøvetid på inntil 6 måneder, jfr. AML I så fall bør dette fremgå av utlysningen. Dersm det er stillinger hvr det stilles spesielle krav til helse, jfr. AML 9 3, skal det før tilsetting fremlegges tilfredsstillende legeattest. Dette skal i så fall fremgå av utlysningstekst. Ved tilsetting i videregående skle må det fremlegges plitiattest, jfr. Opplæringslva Dette skal fremgå av utlysningstekst. Ved tilsetting i tannhelsetjenesten må det fremlegges plitiattest, jfr. Lv m tannhelsetjenesten 3-1/Helsepersnellven 20 a. Dette skal fremgå av utlysningstekst. Ifm. utlysning g tilsetting vises fr øvrig til: Likestillingslven - m frbud mt direkte eller indirekte frskjellsbehandling av kvinner g menn - særlig 4 g 5 AML kap m frbud mt direkte eller indirekte diskriminering pga plitisk syn, medlemskap i arbeidstakerrganisasjner, seksuell rientering, eller alder - særlig Diskrimineringslven - m frbud mt diskriminering pga etnisitet, nasjnal pprinnelse, avstamning, hudfarge, språk, religin g livssyn - særlig 3 a g 7. Dersm det etter at utlysning har funnet sted dukker pp tilfeller hvr det er aktuelt med mplassering eller bruk av frtrinnsrett, jfr. pkt. 2 venfr, skal den rdinære

3 tilsettingsprsessen stppes inntil det er avklart hvrvidt den aktuelle stilling skal benyttes til dette. I så fall skal søkerne underrettes. Dersm innstillende eller tilsettende myndighet finner grunn til det, kan den bestemme at stillingen likevel ikke skal besettes, evt. skal lyses ut på nytt. De sm i slike tilfeller har søkt stillingen må da underrettes. Stillinger lyses ut eksternt i aktuelle medier gjennm bestilling i Annnsebanken på fylkeskmmunens intranett, samt på Vestfld fylkeskmmunes hjemmeside, under Ledige stillinger, jfr. Rutiner fr bestilling av annnser i Vestfld fylkeskmmune. Fr øvrig vises til fylkeskmmunens brukerveiledning ift rekrutteringsmdulen i Visma Enterprise HRM vedr. utlysning g tilsetting i stillinger. 4. SØKERLISTER Så snart en søknad er registrert, sendes melding til søker m at søknaden er mttatt, g m antatt behandlingstid. Umiddelbart etter at søknadsfristen er gått ut, skal det settes pp en søkerliste med pplysninger m søkernes navn, alder, bsteds- eller arbeidskmmune g nåværende stilling eller yrkestittel. Disse pplysningene er ffentlige, jfr Offentleglva 25. Opplysninger m en søker kan imidlertid unntas fra ffentlighet dersm søkeren selv anmder m det. Ved vurderingen av m anmdningen skal tas til følge, skal det legges vekt på m det knytter seg særlig ffentlig interesse til stillingen, jfr Offentleglva 25. Søkeren skal varsles dersm anmdningen ikke blir tatt til følge. Dersm det er søkere sm unntas fra den ffentlige søkerlisten, skal det likcvel fremgå av søkerlisten hvr mange søkere det har vært til stillingen g hvilket kjønn disse har, jfr Offentleglva 25. Søkerlisten skal sm fast rdning sendes tillitsvalgte, jfr HA 3 1, pkt. e), jfr. franstående pkt. 2, 5. ledd, 2. setning. I tillegg skal det utarbeides en utvidet søkerliste sm innehlder pplysninger gså m søkernes utdanning g praksis, jfr. kap 5, 15 i Frskrift til frvaltningslven (jfr. vedlegg 1). Denne utvidede søkerlisten skal sendes til de instanser sm har uttalerett i tilsettingssaken, jfr. pkt. 6. nedenfr vedr. tillitsvalgte, g skal gså følge saken til tilsettingsmyndigheten. Den utvidede søkerlisten er ikke ffentlig etter Offentlighetslven, kun partsffentlig, jfr nevnte kap 5, 15 i Frskrift til frvaltningslven. I nevnte frskrift, 14-19, er fr øvrig regulert hva søkere har rett til å gjøre seg kjent med av pplysninger, g hva de ikke har krav på. Fr de sm får tilgang til utvidet søkerliste, herunder søkerne, må det presiseres at pplysninger m andre søkere er undergitt taushetsplikt. 5. INTERVJU REFERANSEINNHENTING Det skal gjennmføres intervju med de av søkerne sm, ut fra sine kvalifikasjner, anses mest aktuelle til stillingen, jfr. HTA kap. 1, 2.2. Innen rammen av dette skal det ved utvelgelse av søkere særskilt vurderes m det er søkere sm kan bidra til å ivareta mangfldet i arbeidsstyrken, jfr. pkt. 3, 8. ledd, venfr. Så langt sm mulig bør begge kjønn være representert i intervjugruppen. Når tilsettingsutvalg/direktør/virksmhetsleder er tilsettingsmyndighet, jfr. pkt. 7 nedenfr, skal tillitsvalgt delta i intervjugruppen.

4 I de tilfeller hvr tillitsvalgte deltar ved intervju g tilsetting, skal det på frhånd drøftes med vedkmmende hvilke søkere sm innkalles til intervju, før endelig utvelgelse fretas. Før innstilling utarbeides skal det innhentes nødvendige referanser på de aktuelle søkerne. Søker skal infrmeres før referanser innhentes. 6. INNSTILLING OG TILSETTING Direktør/Virksmhetsleder skal utarbeide saksfrelegg med innstilling på grunnlag av de freliggende pplysninger m søkerne. Ved vurderingen legges i første rekke til grunn søkernes kvalifikasjner, dvs. teretisk utdanning g praksis, samt skikkethet fr stillingen, jfr. HTA kap. 1, 2.2. Skjønnet må bygge på en saklig vurdering av søknader, vitnemål, attester, intervjuer g innhentede referanser. Det skal gis en krtfattet begrunnelse fr innstillingen. Dersm det innstilles flere i rekkefølge skal det gså gis en krtfattet begrunnelse fr den innbyrdes rangering. Saksframstillingen skal sm et minimum innehlde: Hva slags stilling det gjelder (still.benevnelse, still.størrelse) Fast eller midlertidig stilling. Dersm tilsettingen er midlertidig skal fremgå begrunnelsen fr dette, samt fr hvilket tidsrm. Antall søkere Hvem av søkerne sm har vært til intervju, evt. gså til ppfølgingsintervjuer Hvem sm har deltatt i intervjugruppen Selve innstillingen g begrunnelsen fr den Utlysningstekst g søkerliste skal følge saken sm vedlegg. Det samme gjelder evt. uttalelser til innstillingen fra tillitsvalgte (se nedenfr). Det er sm hvedregel ikke anledning til å tilsette medlemmer av en arbeidstakers nærmeste familie (freldre, ektefelle, sambende, barn, søsken, svger, svigerinne) i direkte administrativ linje i vedkmmende virksmhet/avdeling, når stillingens arbeidsppgaver knytter seg til frvaltning av øknmiske midler. Med direkte administrativ linje menes tilfeller hvr instruksjnsmyndighet vil bli utøvet direkte mellm den sm er tilsatt g den sm skal tilsettes. Unntak fra denne bestemmelse kan bare gjøres hvr hensynet til tjenesten tilsier det. Slike saker skal frelegges fylkesrådmannen fr avgjørelse før innstilling i tilsettingssaken avgis. Fylkesrådmannen treffer avgjørelse etter samråd med tillitsvalgte. Tillitsvalgte har rett til å avgi uttalelse til innstillingen, jfr. HA del B 3-2 g), jfr. franstående pkt. 2, 5. ledd, 2. setning. Tilsettingsvedtak skal være skriftlig. Når tilsettingsvedtak er gjrt, skal tilsettingen meddeles skriftlig til den tilsatte, jfr. AML Det skal av tilsettingsbrev/arbeidsavtale fremgå at arbeidstakeren tilsettes i Vestfld fylkeskmmune på de vilkår sm til enhver tid fremgår av lver, tariffavtaler g reglement. Det skal gså fremgå øvrige vilkår fr stillingen, herunder nøyaktig stillingsbetegnelse, stillingskde, stillingsstørrelse, m den er fast eller midlertidig, samt lønnsvilkår, jfr. Arbeidsmiljølvens Tilsettingsbrev/arbeidsavtale ligger i rekrutteringsmdulen i Visma Enterprise, jfr pkt. 3 venfr. Fylkeskmmunens arbeidsreglement vedlegges tilsettingsbrevet/arbeidsavtalen. Når den tilsatte har skriftlig bekreftet at vedkmmende tar imt stillingen, skal det gis melding til de øvrige søkerne m at tilsetting er fretatt. Det bør gså pplyses m hvem sm er tilsatt i stillingen. Arbeidsgiver skal gså snarest mulig rientere de tillitsvalgte m nyansettelser g gi nyansatte beskjed m hvem sm er tillitsvalgt, jfr. HA 3-1, pkt. g), jfr. franstående pkt. 2, 5. ledd, 2. setning.

5 7. TILSETTINGSMYNDIGHET Etter Kmmunelven 22 nr. 2 tilsetter Fylkestinget fylkesrådmann. Fr de øvrige stillinger er tilsettingsmyndigheten delegert til fylkesrådmannen, sm igjen har delegert myndigheten videre. Tilsettingsmyndigheten er sm følger: Sektr/stilling: Fylkesadministrasjnen: Fylkesrådmann Øvrige stillinger Avgjørelsesmyndighet: Fylkestinget Tilsettingsutvalget i Fylkesadministrasjnen (utvalget kan delegere sin myndighet) Virksmhetene: Virksmhetsleder Øvrige stillinger Tilsettingsutvalget i Fylkesadministrasjnen Virksmhetens tilsettingsutvalg (utvalget kan delegere sin myndighet) Fr tilsettingsutvalgene er det utarbeidet egne regler, jfr. vedlegg 2. I de tilfeller hvr tilsettingsutvalg har delegert sin myndighet, skal likevel tillitsvalgte invlveres på vanlig måte. Dersm tilsetting skjer etter slik delegert myndighet, g en eller flere av de aktuelle tillitsvalgte, ifm uttaleretten, gir uttrykk fr at de er uenige i innstillingen, kan de samtidig evt. gså kreve at tilsettingen blir behandlet av respektive tilsettingsutvalg. Tilsetting i midlertidige stillinger med varighet inntil 6 måneder, kan fretas av direktør/virksmhetsleder. Tillitsvalgte skal likevel invlveres på vanlig måte. Frlenget tilsetting ut ver dette skal behandles etter de rdinære tilsettingsrutinene. Dersm det allerede på tilsettingstidspunktet er på det rene at tilsettingen vil vare lenger enn 6 måneder, skal saken, behandles etter de rdinære tilsettingsrutinene.

6 VEDLEGG 1 Frskrift til frvaltningslven (utdrag) Kapittel 5 Partsinnsyn i saker m tilsetting i den ffentlige frvaltning 14 Generelt unntak fr saker m tilsetting Saker m tilsetting i den ffentlige frvaltning er unntatt fra reglene m dkumentinnsyn i frvaltningslven 18. En part har med de begrensninger sm følger av frvaltningslven 19 rett til å gjøre seg kjent med dkumenter i saker m tilsetting etter 15 til 19 i frskriften her. Dersm pplysninger sm en part har krav på etter frskriften her er tatt inn i et annet dkument sm parten har adgang til, kan frvaltningen vise til dette. Faktiske pplysninger betyr i 15 til 19 i frskriften her gså sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum. Retten til å gjøre seg kjent med sakens dkumenter gjelder gså etter at det er truffet vedtak m tilsetting i saken. 15 Utvidet søkerliste En part i en sak m tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn g alder g fullstendige pplysninger m deres utdanning g praksis i ffentlig g privat virksmhet. Slike pplysninger kan frvaltningsrganet sammenfatte i en egen liste (utvidet søkerliste). 16 Partens rett til pplysninger m seg selv En part i en sak m tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med de deler av et dkument sm innehlder pplysninger (faktiske pplysninger g vurderinger) m parten selv. Dette gjelder likevel ikke vurderinger sm er gjrt eller gitt av: a) tilsettingsrganet eller innstillingsmyndigheten eller nen sm frbereder saken fr disse eller uttaler seg i egenskap av særlig rådgiver eller sakkyndig fr dem, b) partens nåværende eller tidligere arbeidsgiver eller verrdnet eller nen sm har handlet på vegne av disse, c) partens nåværende eller tidligere ppdragsgiver eller i særlige tilfeller persn sm parten har hatt nær yrkesmessig kntakt med. 17 Partens rett til å gjøre seg kjent med pplysninger sm gjelder andre søkere En part i en sak m tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra søkere sm er innstilt til eller tilsatt i stillingen, g vedlegg til disse søknadene. En part har gså rett til å gjøre seg kjent med deler av dkumenter sm innehlder faktiske pplysninger m søkere sm er blitt innstilt, g m den søker sm er tilsatt i stillingen. Slike pplysninger kan likevel hldes tilbake dersm de er uten betydning fr avgjørelsen. 18 Intervjuer e.l. En part i en sak m tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med skriftlig referat sm gjengir hva parten selv har sagt i intervju eller annen samtale med tjenestemann sm deltar i frberedelsen av tilsettingssaken, dersm slikt referat er ført. Dersm skriftlig referat sm gjengir hva en søker sm er innstilt til eller tilsatt i stillingen har sagt i intervju eller annen samtale, innehlder nye pplysninger eller anførsler av betydning fr saken, har parten gså rett til å gjøre seg kjent med disse.

7 En part har ikke krav på å gjøre seg kjent med de vurderinger sm er kmmet fram i frbindelse med intervjuet eller samtalen. 19 Innstillingen En part i en sak m tilsetting har rett til å gjøre seg kjent med hvem sm er innstilt til stillingen g den rekkefølgen de er innstilt i. Dette gjelder innstillinger sm skal gis i medhld av lv, reglement eller avtale med tjenestemannsrganisasjner. En part har gså rett til å gjøre seg kjent med m det freligger dissens blant medlemmene av vedkmmende innstillingsmyndighet, g i tilfelle hvr mange stemmer hver av de innstilte søkerne har fått. En part har ikke krav på å få gjøre seg kjent med dkument sm innehlder den begrunnelse sm innstillingsmyndigheten har gitt fr innstillingen. Dette gjelder likevel ikke deler sm innehlder nye faktiske pplysninger eller anførsler av betydning fr saken.

8 VEDLEGG 2 Regler fr tilsettingsutvalg A. Sammensetning - virksmhetsleder (sm leder utvalget), samt èn representant til fr arbeidsgiver - èn arbeidstakerrepresentant (utpekt av arbeidstakerrganisasjnene) Ved større virksmheter kan utvalget utvides med ytterligere 1 representant fr hver av partene. B. Myndighetsmråde Tilsettingsutvalget tilsetter arbeidstakere i samsvar med freliggende tilsettingsprsedyrer. C. Behandlingsrutiner/arbeidsfrm Utvalgets leder samrdner tilsettingsutvalgets virksmhet. Tilsettingsutvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede, hvrav 1 er tillitsvalgt. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet avgjøres tilsettingen av utvalgets leder. Det føres prtkll fra møtene i tilsettingsutvalget. Utskrift av prtkllen sendes utvalgets medlemmer. Utvalgets møter er lukkede, g medlemmene har alminnelig taushetsplikt.