I denne personvernerklæringen beskriver vi vår behandling av opplysninger om våre søkere og våre medarbeidere.

Transkript

1 Persnvernerklæring Søkere g medarbeidere hs Flügger Nrway AS Sm behandlingsansvarlig virksmhet er vi pptatt av å ivareta ditt persnvern. Vi verner m de persnpplysninger vi håndterer, g vi sikrer ss at vi lever pp til persnvernlvgivningen. Vi gir de persner vi behandler pplysninger m ( de registrerte ) infrmasjn m vår behandling av persnpplysninger g m de registrertes rettigheter. I denne persnvernerklæringen beskriver vi vår behandling av pplysninger m våre søkere g våre medarbeidere. Hvem vi er - g hvrdan du kan kntakte ss Den behandlingsansvarlige virksmhets identitet g kntaktpplysninger: Flügger Nrway AS Karline Kristiansensvei Osl Org.nr Tlf.: markedskntrno@flugger.cm eller gdpr@flugger.cm Web: Kntakt vedrørende persnvern: Hvis du har spørsmål m vår behandling av dine pplysninger, er du alltid velkmmen til å kntakte Legal. Legal kan kntaktes via adressen angitt venfr. Våre behandlinger av persnpplysninger Kategrier av persnpplysninger De pplysninger vi behandler m deg kan mfatte: Opplysninger m søkere Når du søker en stilling hs Flügger g under din eventuelle ansettelse hs Flügger, samler vi inn g behandler følgende typer av persnpplysninger m deg: Alminnelige persnpplysninger, herunder dine identitets- g kntaktpplysninger, herunder privat adresse, telefnnummer g e- pstadresse

2 utdannelse, tidligere ansettelser g andre pplysninger sm fremkmmer i CVen din alder, kjønn, ansettelsesland, avdeling, stillingsnivå/funksjn, lønnsramme, lønn pplysninger innhentet fra referanser pplysninger i frbindelse med persntester, hvis det er utført eksempelvis ved ansettelse av ledende medarbeidere g nen frskjellige team hvr det er behv fr å styrke særlige kmpetanser øvrige persnpplysninger sm fremkmmer i vår krrespndanse med deg Persnnummer Når du er en søknadskandidat kan vi behandle pplysninger m ditt persnnummer under frutsetning av at vi har et saklig frmål fr sikker identifisering g metden er nødvendig fr å ppnå slik identifisering, jf. persnpplysningslven 12 eksempelvis i frbindelse med ansettelsesprsessen. Opplysninger m medarbeidere g tidligere medarbeidere Hvis du er eller har vært ansatt i Flügger, samler vi inn g behandler, utver det venstående, følgende typer av persnpplysninger m deg: Alminnelige persnpplysninger, herunder lønn, bankknt, skattepplysninger g pensjnsfrhld pplysninger m persnlig resultater g pptreden pplysninger m ferie, sykdm g annet fravær pplysninger m IT-utstyr g telefn, sm Flügger stiller til din dispsisjn til bruk i arbeid pplysninger m dine pårørende pplysninger m din bruk av e-pst g Internett i henhld til gjeldende retningslinjer pplysninger m din bruk av firmatelefn/mbiltelefn i henhld til gjeldende retningslinjer eventuelle pplysninger mttatt sm ledd i Flügger AS knsernets whistleblwer-rdning pplysninger m pphør av ansettelse, herunder evt. avskjedigelse eller suspensjn Bilde til bruk på intranettet, My Flügger eller andre interne publiseringskanaler Persnnummer Når du er ansatt i Flügger behandler vi pplysninger m ditt persnnummer fr å kunne identifisere deg utvetydig når vi skal innhente pplysninger m din lønn mv. etter reglene i skattelvgivningen m rapprtering, jf. persnpplysningslven 12. Sensitive Persnpplysninger Medlemskap av fagfrening i frbindelse med eventuelle tvister Helsemessige frhld (arbeidsskader, sykefravær, herunder legeattester, egenmelding, sykt barn, ppfølgingsplaner g lignende pplysninger, pplysninger m barsel, msrgspermisjn, fri til pleie av syk familie, ansettelse på særlige vilkår, eksempelvis ved funksjnsnedsetting)

3 Opplysninger m straffbare frhld Eventuelle pplysninger m straffbare frhld mttatt sm ledd i Flügger knsernets whistleblwer-rdning Bilder eller film Til bruk i markedsføring eller pplæring Frmål g rettsgrunnlag Våre behandlinger av persnpplysninger har følgende frmål: Administrasjn av persnale, herunder saksbehandling i frbindelse med ansettelser. Administrasjnen skjer på grunnlag av gjeldende lvgivning g andre sentralt fastsatte regler, samt verenskmster g avtaler sm inngås mellm arbeidsmarkedets parter, samt lkalt g individuelt inngående avtaler m lønn- g ansettelsesvilkår. Statistiske frmål Rettsgrunnlaget fr vår behandling av persnpplysninger er: Rettsgrunnlaget fr behandling av fødselsnummer m søkere g ansatte er reglene i persnvernfrrdningen/gdpr artikkel 6 nr. 1 bkstav b m behandling sm nødvendig fr å inngå eller ppfylle arbeidsavtalen, eller bkstav c m behandling sm nødvendig fr å ppfylle en rettslig frpliktelse fr Flügger, g under frutsetning av at vi har et saklig frmål fr sikker identifisering g metden er nødvendig fr å ppnå slik identifisering, jf. persnpplysningslven 12. Helsepplysninger behandles med hjemmel i persnvernfrrdningens artikkel 6 nr.1 bkstav b m behandling sm er nødvendig fr å ppfylle arbeidsavtalen, eller bkstav c m behandlinger sm er nødvendig fr å ppfylle en rettslig frpliktelse fr Flügger, eller bkstav f m behandlinger sm er nødvendige fr en legitim interesse, sm ikke verstiges av hensynet til den/de registrerte. I tillegg vil behandlingen av slike pplysninger enten ha rettslig grunnlag i persnpplysningslven 6 m behandling sm er nødvendig fr å gjennmføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter eller i en av bestemmelsene i persnvernfrrdningen artikkel 9 nr. 2. Rettsgrunnlaget fr behandling av persnpplysninger sm fremkmmer i persnlighetstester g resultatet av testen, er ditt samtykke, jf. persnvernfrrdningen artikkel 6 nr. 1 bkstav a.

4 Når vi registrerer pplysninger, sm er påkrevd etter bkføringslven eller sm ledd i innberetningsplikten til skattemyndighetene, er rettsgrunnlaget persnvernfrrdningen artikkel 6 nr. 1 bkstav c. Rettsgrunnlaget fr vår innsamling g registrering av pplysninger m bruk av e-pst g internett er persnvernfrrdningens artikkel 6, nr. 1, bkstavbkstav f, m behandlinger sm er nødvendige fr en legitim interesse, sm ikke verstiges av hensynet til de registrerte. Eventuell undersøkelse av en medarbeiders internettanvendelse eller epstknt finner bare sted i den grad vilkårene fr slike undersøkelser er ppfylt iht. nrsk lv. Rettsgrunnlaget fr vår behandling av pplysninger m medarbeideres bruk av telefn, herunder mbiltelefner, er persnvernfrrdningens artikkel 6, nr. 1, bkstav b m behandling sm er nødvendig fr å ppfylle en avtale med den registrerte, eller bkstav c m behandling sm er nødvendig fr å verhlde en rettslig frpliktelse sm påhviler den behandlingsansvarlige, herunder eventuelle frpliktelser til å føre kntrll med at mbiltelefner ikke brukes til betaling av private frmål. Rettsgrunnlaget fr vår innsamling g registrering av de øvrige persnpplysninger er persnvernfrrdningens artikkel 6, nr. 1, bkstav b, m behandlinger sm er nødvendige fr å inngå g/eller ppfylle en ansettelseskntrakt. Utlevering av pplysninger m deg vil kun skje i samsvar med reglene i persnvernfrrdningen g nrsk lvgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfelle vurdere m utlevering krever ditt uttrykkelige samtykke eller m utlevering kan skje på annet rettsgrunnlag. Statistiske frmål: Opplysninger m lønn g fravær mv. brukes gså til å utfrme frskjellige statistikker, herunder sykefraværsstatistikk, hvr vi sammenligner pplysninger m frskjellige medarbeidere fr å danne et nødvendig verblikk. Rettsgrunnlaget er persnvernfrrdningens artikkel 6, nr. 1, bkstav f, m behandlinger sm er nødvendige fr en legitim interesse, sm ikke verstiges av hensynet til de registrerte. Kun pplysninger sm er nødvendige fr undersøkelsen skal brukes, g pplysningene brukes ikke til andre frmål enn ren statistikk. Det fretas ikke verføring av persnpplysninger m søkere eller ansatte til mttakere i andre tredjeland med mindre du har ditt uttrykkelige samtykke til dette. Kategrier av mttakere Vi videresender eller verlater persnpplysninger m våre ansatte til følgende kategrier av mttakere: Skattemyndigheter g andre myndigheter i frbindelse med lvpliktige innsendelser Bankfrbindelser i frbindelse med utbetaling av lønn Pensjnsselskaper i frbindelse med pensjn

5 Interesserganisasjner g fagfreninger i frbindelse med etterutdannelse g lønnsrefusjn Eksterne rådgivere, våre advkatfrbindelser mv. Kunder g samarbeidspartnere til Flügger, sm du medvirker til å betjene, mttar pplysninger sm navnet g stillingen din i frbindelse med saksbehandling mv. Våre databehandlere på grunnlag av databehandleravtaler. Sletting Vi sletter pplysningene m deg når de ikke lengre er nødvendige. Hvis du sm arbeidssøker ikke fikk jbb hs Flügger, behlder vi din søknad g de øvrige persnpplysninger så lenge det er nødvendig fr de frmål vi har beskrevet venfr. Data m søknaden slettes senest 6 måneder etter daten fr søknadsfristen. Flügger ppbevarer sm hvedregel alle relevante pplysninger knyttet til din ansettelse, i din persnalmappe, så lenge ansettelsesfrhldet varer g i en peride på inntil 3 år etter at arbeidsfrhldet pphører, med mindre du ønsker at pplysningene skal slettes på et tidligere tidspunkt. Fr visse typer pplysninger er Flügger lvpålagt å lagre pplysningene i en viss peride. Eksempelvis skal bkføringspliktige pplysninger lagres i minst 5 år. Dine rettigheter Du har etter lvgivningen en rekke rettigheter i frhld til vår behandling av pplysninger m deg. Du kan gjøre bruk av persnvernrettighetene dine ved at henvende deg til ss. Kntaktpplysningene våre finner du øverst i denne retningslinjen. Hvis du ønsker å få adgang til, rettet eller slettet pplysninger m deg eller fremme innsigelse mt vår databehandling, undersøker vi m det er mulig g gir deg svar på din henvendelse så raskt sm mulig g senest én måned etter at vi har mttatt din henvendelse. Dine rettigheter: Rett til å se pplysninger (innsynsrett): Du har rett til å få innsyn i de pplysninger vi behandler m deg, samt en rekke ytterligere pplysninger. Rett til krreksjn (rettelse): Hvis du mener at de persnpplysninger vi behandler m deg er unøyaktige, har du rett til å få dem rettet. Du skal henvende deg til ss g pplyse m hvilke unøyaktigheter sm freligger g hvrdan de kan rettes. Vi skal i alle tilfeller ta stilling til m vi mener din frespørsel er berettiget. Når du henvender deg med en frespørsel m at få rettet eller slettet dine persnpplysninger, undersøker vi m betingelsene er ppfylt g

6 gjennmfører i så fall endringer eller sletting så hurtig sm mulig. Rett til sletting: Vi sletter generelt persnpplysninger når de ikke lengre er nødvendige. I særlige tilfeller har du rett til å få spesifikke pplysninger m deg slettet før tidspunktet fr vår alminnelige generelle sletting. Dette gjelder fr eksempel dersm du trekker tilbake samtykket ditt g vi har ikke annet grunnlag fr å ppbevare pplysningene. Dersm du mener at dine pplysninger ikke lengre er nødvendige i frhld til det frmålet vi innhentet dem til, kan du be m å få dem slettet. Du kan gså kntakte ss dersm du mener at dine persnpplysninger blir behandlet i strid med lvgivningen eller andre rettslige frpliktelser. Rett til begrenset behandling: Hvis du bestrider pplysninger sm vi har registrert eller på annet vis behandler, kan du be ss m å begrense behandlingen av pplysningene inntil vi har hatt mulighet fr å fastslå m pplysningene er krrekte. Du kan gså be m begrensning i stedet fr sletting dersm du mener at vår behandling av pplysningene er ulvlig, eller hvis du mener vi ikke lengre har bruk fr pplysningene, eller hvis du mener dine legitime interesser går fran den behandlingsansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhld i at behandling vår skal begrenses må vi fremver kun behandle pplysningene med ditt samtykke eller med henblikk på at rettskrav kan fastlegges, gjøres gjeldende eller frsvares, eller fr å beskytte en persn eller viktige samfunnsinteresser. Rett til å få tilsendt pplysninger (dataprtabilitet): Du har rett til å mtta de pplysninger du har stilt til rådighet fr ss, samt de vi har innhentet m deg hs andre aktører på grunnlag av ditt samtykke. Hvis vi behandler pplysninger m deg sm ledd i en kntrakt hvr du er part, kan du gså få tilsendt pplysningene dine. Du har gså rett til at verføre disse persnpplysningene til en annen tjenestetilbyder. Du kan gså be ss m å få pplysningene sendt direkte fra den behandlingsansvarlige til en annen myndighet eller virksmhet. Hvis du ønsker å bruke din rett til dataprtabilitet, vil du mtta persnpplysningene dine fra ss i et alminnelig anvendbart g maskinlesbart frmat. Rett til innsigelse: Du har rett til å fremme innsigelse mt vår behandling av pplysninger m deg. Du kan gså fremme innsigelse mt vår videresendelse av dine pplysninger til markedsføringsfrmål. Du kan bruke kntaktpplysningene øverst til å sende en innsigelse. Hvis innsigelsen din er berettiget, sørger vi fr at behandlingen av pplysningene pphører. Rett til å få infrmasjn m nye frmål: Hvis vi ønsker å bruke pplysninger m deg til et annet frmål enn det/de tidligere nevnte frmål, fr eksempel de frmål sm er angitt i denne persnvernerklæringen, har du rett til å få infrmasjn m dette før vi behandler pplysningene ytterligere til et nytt frmål. Rett til å tilbakekalle samtykket ditt: Dersm vår behandling av dine pplysninger skjer på grunnlag av samtykket ditt, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Hvis du tilbakekaller samtykket, kan vi ikke lengre bruke pplysningene dine. Tilbakekallelse av samtykke påvirker ikke lvligheten av den behandling sm har skjedd frut fr tilbakekallelsen. Hvis vi har et

7 annet rettslig grunnlag enn samtykke fr bruken av de samme pplysningene, eksempelvis lagring av pplysninger fr verhldelse av reglene m bkføring e.l., vil vår behandling av persnpplysningene frtsatt kunne finne sted selv m du trekker ditt samtykke tilbake. Dersm du ikke er tilfreds med våresvar eller er utilfreds med den måten persnpplysningene dine er behandlet på, kan du klage til Datatilsynet. Datatilsynets kntaktpplysninger finner du på