Eierskapsmelding Vedtatt av Skien Bystyre 14.02.2013
Innhld 1 Innledning... 3 2 Hensikt med eierskapsmeldinga... 4 3 Mtiver fr eierskap... 4 3.1 Hvedprinsipp m mtiver fr eierskap... 5 4 Valg av rganisasjnsfrm... 5 4.1 Hvedprinsipp ved valg av rganisasjnsfrm... 7 5 Rller... 8 5.1 Eier... 8 5.1.1 Bystyret... 9 5.1.2 Eierrganer frmelle eiermøter... 10 5.1.3 Eiermøter... 11 5.1.4. Hvedprinsipper fr styring fra eier... 11 5.2 Styret... 11 5.2.1 Styrets ansvar... 11 5.2.2 Styresammensetning... 12 5.2.3 Habilitet... 15 5.2.4 Gdtgjørelse... 16 5.2.5 Hvedprinsipp vedrørende styret... 16 5.3 Daglig leder... 17 5.3.1 Hvedprinsipp vedrørende daglig leder... 17 5.4 Kmmunens administrasjn... 17 5.4.1 Hvedprinsipp vedrørende administrasjnen... 18 5.5 Kntrllutvalget... 19 5.5.1 Hvedprinsipp vedrørende kntrllutvalget... 19 5.6 Oppsummering av rller g styringsmuligheter... 20 6 Eierstrategi fr den enkelte fristilte virksmhet... 21 7 Fristilte virksmheter... 22 7.1 Oversikt ver Skien kmmunes eierskap i fristilte enheter... 22 Vedlegg 1... 22 Ulike selskaps- g samarbeidsfrmer... 23 Vedlegg 2... 25 Mal fr rapprtering til Bystyret... 25 Vedlegg 3... 26 Maler fr styrets egenevalueringer... 26 Vedlegg 4... 28 2
Årsplan fr styrebehandlinger g styresaker... 28 Vedlegg 5... 29 Styreinstruks... 29 Styreinstruks AS (kan gså verføres med tilpasning til IKS g KF) jf. aksjelvens 6-23... 29 Vedlegg 6... 31 Aktuelle lver/linker... 31 Vedlegg 7 Definisjner... 32 Vedlegg 8 Vertskmmunesamarbeid... 33 1 Innledning I Skien kmmunes eierskapsmelding fremgår det at meldinga skal revideres årlig. Frmannskapet har nedsatt en gruppe bestående av Siv Brgen Dalen, leder, Erik Gudbrandsen, Terje Rasmussen, Signy Gjærum g Nils Olav Skilbred. Rlf Erling Andersen har fungert sm sekretær. Etter Terje Rasmussens brtgang har Heidi Hamadi tiltrådt gruppen. Frmålet med revideringa er å følge pp kmmunens eierskap g frbedre til enhver tid i tråd med endringer i samfunnet fr øvrig. Revideringa skal gså sørge fr at Skien kmmune pptrer aktivt g frutsigbart sm eier, g fører en bevisst g åpen eierskapsplitikk. Hvedvekta er lagt på styringsmulighetene ved anvendelse av ulike rganisasjnsfrmer fr å løse samfunnsppgaver knyttet til egne kjerneppgaver, styringslinjer g rlleavklaringer. Skien kmmune har str frihet til å rganisere sin virksmhet slik kmmunen finner det hensiktsmessig. Utenm den tradisjnelle rganisasjnen sm ledes gjennm rådmannen (kmmunelven kap. 4 22-23) kan kmmunen ved plitiske beslutninger etablere selvstendige rettssubjekt g fretak. Skien kmmune har flere heleide selskaper eller fretak, g en rekke eierpster i interkmmunale selskaper g aksjeselskaper, hvrav de største verdiene er knyttet til eierskapet i Skagerak Energi AS. Når Skien kmmune benytter utskilling av virksmhet i selvstendige rettssubjekter g fretak, innebærer det at den plitiske styringslinja endrer karakter. Den tradisjnelle frvaltningsstyringen erstattes av eierstyring. Eierstyring av fretak/selskaper utøves gjennm fretakenes/selskapenes eierrganer. Avhengig av fretaks- g selskapsfrm, vil eierrgan være generalfrsamling, representantskap eller Bystyret. Bystyret vil nrmalt være øverste myndighet (generalfrsamling/årsmøte) når det gjelder selskaper sm kmmunen eier alene. I selskaper hvr kmmunen ikke er eneeier vil det være selskapets vedtekter sm fastsetter øverste eierrgan. Bystyret er gså i slike selskaper øverste myndighet fr de andeler/aksjer kmmunen eier. Bystyret skal ivareta eierskapet på en måte sm gagner eier g selskap/fretak. 3
Bystyrets viktigste virkemidler sm eier er utnevning av styre, fastsetting av vedtekter, øknmiske- g andre rammebetingelser. Dette skal være rutiner sm gir mulighet fr aktiv g ryddig ppfølging av resultater, samt sikre at det er etablert gd dialg mellm eier/bystyre g selskap. 2 Hensikt med eierskapsmeldinga Gjennm eierskapsmeldinga bestemmer bystyret i Skien verrdnede plitiske føringer fr eierskapsutøvelse av all virksmhet kmmunen eier helt eller delvis g sm er rganisert utenfr den rdinære frvaltningen sm selvstendige rettssubjekter, f.eks. AS g IKS, eller kmmunale fretak (KF) sm er ansvarlig selskap underlagt Bystyret. Eierskapsmeldinga skal klargjøre fr alle flkevalgte kmmunens verrdnende styringssignaler til selskapsstyrene, m plitiske målsettinger. Dette kan være knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, vilkår fr de ansatte, etikk sv. Det er et mål å gjøre eierskapsmeldinga så krtfattet sm mulig, samtidig sm den skal være pplysende, g gi mest mulig kunnskap m kmmunens eierskap g eierskapsutøvelse. Rllefrståelse g ansvar mellm bystyret, administrasjn g de enkelte styrer g styremedlemmer skal være tydeliggjrt. Eierskapsmeldinga skal hvert år rulleres gjennm egen sak til Bystyret. Eierskapsmeldinga gir styringssignaler til selskapene g tydeliggjør styrerepresentanter g lkalplitikernes ansvar. Den skal bidra til å skaffe til veie en versikt ver kmmunens samlede virksmhet, g gi de flkevalgte kmpetanse på de juridiske, plitiske g øknmiske styringsmulighetene sm ligger i de ulike selskapsfrmene. Den skal bidra til mer åpenhet verfr mverdenen i frhld til den samlede kmmunale virksmhet. Skien Kmmunes årsmelding skal pplyse m alle frhld sm vedrører drift g eierskap. Årsmeldinga innehlder en del nøkkelpplysninger m eierskap, frmål, kapital, øknmiske verføringer g navn på styremedlemmer fr alle selskaper kmmunen eier eller er deleier i. Generalfrsamlingsdkumenter til hvert selskap vil være fullstendige, g disse skal behandles av Bystyret før generalfrsamlingene. Eierskapsmeldinga sammen med Skien Kmmunes årsmelding g generalfrsamlingsdkumentene skal gi et gdt grunnlag fr bystyret til å utøve et aktivt g gdt eierskap. 3 Mtiver fr eierskap Eierskap er et verktøy fr g nå mål g realisere strategier. En vurdering av kmmunens eierskap må derfr frankres i sentrale mål fr kmmunen. Målene er, ved siden av lvverket, retningsgivende fr hvilke ppgaver kmmunen påtar seg g hvilke rller kmmunen utøver på de ulike mrådene. Sm underlag fr vurdering av eierskap er det hensiktsmessig å skille mellm tre typer rller: Tjenesteleverandør 4
Utviklingsaktør Myndighet Utgangspunktet fr kmmunen når den velger å etablere et fretak eller selskap, eller gå inn sm medeier eller deltaker sammen med andre i et selskap, kan være ulike. Det kan være muligheter fr å gi bedre tjenestetilbud, mer frretningsmessig drift, utfrdrende knkurransefrhld, ønske m mer kstnadseffektiv tjenesteprduksjn g ppgaveløsning, endringer i rammebetingelser g/eller lvverk, g reginalplitiske hensyn. Ofte er begrunnelsene flere, men det handler m å ville ppnå ne. Mtivene fr eierskap kan gi rammer fr arbeidet med å utvikle eierstrategi fr det enkelte selskap g vil kunne påvirke de hensyn sm man tar ved sammensetning av styrene. Det er imidlertid ikke alltid like lett å freta denne inndelingen frdi de fleste selskaper har sammensatte mål. 3.1 Hvedprinsipp m mtiver fr eierskap Skien kmmune har sm utgangspunkt at kmmunens primærppgaver i hvedsak skal rganiseres inn i den rdinære kmmunale administrasjn. Skien kmmune kan i tillegg ha eierskap i virksmheter sm er i samsvar med kmmunens rlle sm tjenesteleverandør g utviklingsaktør. 4 Valg av rganisasjnsfrm I praksis finnes følgende aktuelle rganisasjnsfrmer fr fristilte enheter: Prsjekt Interkmmunalt samarbeid (IS) Kmmunalt fretak (KF) Interkmmunalt selskap (IKS) Aksjeselskap (AS) Stiftelse I tillegg kan det i unntakstilfeller være aktuelt å rganisere virksmheter etter særlver eller sm sameier. Disse rganisasjnsfrmene mtales ikke nærmere her. (Nærmere m de enkelte rganisasjnsfrmer i vedlegg 1.) Valg av rganisasjnsfrm fr fristilte enheter avhenger i første rekke av: Varighet Hvrvidt det ønskes å åpne fr andre eiere Hvr tett plitikere g administrasjn ønsker å styre enheten I hvilken grad enheten knkurrerer med private aktører Kstnadseffektivitet Knsekvenser fr ansatte Risik 5
Kriteriene er beskrevet i tabell 4.1 hvr de enkelte kriterienes betydning fr valg av rganisasjnsfrm ppsummert. Varighet Andre eiere Styring Knkurr. Kstn. eff. Risik Ansatte Prsjekt Avgr. Ingen eller andre, gså priv. eller stat Indirekte / direkte Avhengig av innretning / frm KF Uavgr. Ingen Direkte Liten Str enhet Høye lånekstn. IKS Uavgr. Andre f.k. eller kmm AS Uavgr. Ingen eller andre, gså priv. eller stat Indirekte Liten Str enhet Høye lånekstn. Indirekte Str Str enhet Lave lånekstn. Stiftelse Uavgr. Ingen Ingen Liten eller str Liten enhet Lav Kmm. lønns- g arb.vilkår Str enhet Lave lånekstn. Lav Lav Høy Høy kmm. lønns- g arb.vilkår Egne lønns- g arb.vilkår Egne lønns- g arb.vilkår Egne lønns- g arb.vilkår Tabell 4.2 Hensiktsmessighet av ulike frmer fr fristilt rganisering 6
Tabellen illustrerer fr eksempel at KF er en egnet rganisasjnsfrm fr virksmheter uten definert tidsavgrensning, uten andre eiere, med et visst behv fr direkte plitisk styring, liten knkurranse g lav øknmisk risik. Tilsvarende er AS egnet dersm det er aktuelt å trekke inn andre eiere, lite behv fr direkte styring, str knkurranse i markedet, høy risik g/eller ønske m lønns- g arbeidsvilkår utenfr kmmunens regulativer. AS frmen kan gså benyttes der det er et utstrakt ønske m å skille ut virksmhet g unngå «kryss subsidiering» med den rdinære kmmunale driften. Arbeidsmarkedsbedriftene er et gdt eksempel på slike behv. Stiftelser bør kun velges sm rganisasjnsfrm fr virksmheter der kmmunen ikke ønsker å styre eller ha ansvar, frdi stiftelser gir ingen mulighet fr eierstyring utver ppnevnelse av styremedlem(mer). Skien kmmune er eiere i svært få stiftelser. Fr virksmheter der stiftelse frtsatt betraktes sm en egnet rganisasjnsfrm, vurderes hvrvidt kmmunen frtsatt bør ppnevne representant(er) til styret. Også denne typen endringer må besluttes av stiftelsens styre. 4.1 Hvedprinsipp ved valg av rganisasjnsfrm Fr tidsavgrensede aktiviteter velges prsjekt, fr mer permanente aktiviteter velges en av de andre Fr aktiviteter uten samarbeidspartnere/medeiere g med behv fr direkte plitisk g administrativ styring, velges KF Dersm bare kmmuner eller andre kmmuner g fylkeskmmuner er aktuelle medeiere, velges IKS eller AS. 7
Fr aktiviteter der andre aktører ønskes sm deltakere/eiere, velges AS eller prsjekt. Fr aktiviteter med høy øknmisk risik g/eller strt innslag av knkurranse, velges AS Der det er ønske m å skille ut virksmhet g unngå kryssubsidiering velges AS Fr enheter med høye lånekstnader, velges KF eller IKS Ønske m å sikre kmmunale lønns- g arbeidsvilkår tilsier KF, frihet til å fastsette egne vilkår AS Organisasjnsfrmen stiftelser bør i størst mulig grad unngås. Tmmelfingerreglene viser hvrdan de enkelte kriteriene slår ut på valg av rganisasjnsfrm. I praksis kan ulike kriterier islert sett tilsi ulike rganisasjnsfrmer. I det enkelte tilfellet må det gjennmføres en samlet vurdering basert på alle kriteriene. 5 Rller Innenfr en rdinær kmmunal rganisering ivaretas de ulike elementene i styringa i sin helhet av Bystyret g øvrige plitiske rganer. Ved en rganisering utenfr administrasjnen invlveres flere aktører: Eierrganer (Bystyre, generalfrsamling, representantskap, årsmøte, fretaksmøte) Styret Daglig leder Administrasjnen Kntrllutvalget Hver av disse har rller å fylle i frhld til styringa av virksmheten. En frutsetning fr en vellykket styring er at rllefrdelingen mellm de ulike aktørene er tydelig g kjent. Fr hvert rgan må ansvar, myndighet g frhld til andre rganer defineres klart. Den definerte rllefrdelinga bør nedfelles skriftlig g kmmuniseres til de ulike aktørene. 5.1 Eier Kmmunens eierrlle utøves gjennm Bystyret g eierrganene (generalfrsamling i AS g representantskap i IKS). Eierens ansvar er å sørge fr at frmålet med virksmheten ivaretas, g at verdiene sm dispneres av virksmheten frvaltes i tråd med intensjnene. Eierrllen utøves gjennm en kmbinasjn av styrende dkumenter g vedtak i eierrganene. Klare styrende dkumenter reduserer behvet fr eierstyring via eierrganene, g gjør det lettere å hlde nødvendig distanse til den løpende styringen av selskapet. De viktigste styrende dkumentene er: Vedtekter med klare frmålsangivelser (selskapsavtale fr IKS) Aksjnæravtale (eventuelt) Eierstrategi/frretningsplan Stiftelsesdkument 8
Fr de fristilte enhetene der det er relevant anbefales det derfr at det utarbeides eierstrategier, med frmål, krav g rammer fr virksmheten. Eier innstiller på styremedlemmer fr virksmheten; KF, IKS, AS g stiftelser. Styret velges i eierrganene (generalfrsamling eller representantskap). Eier har gså ansvar fr fastsettelse av styrehnrar g fr ppfølging av kntrll av styret. 5.1.1 Bystyret Eierbeslutninger kan bare gjøres i et frmelt eiermøte i Bystyret (el. frmannskap etter delegasjn). Fr kmmunale fretak (KF) er Bystyret øverste rgan. Bystyret vedtar pprettelse av fretaket, fastsetter dets vedtekter g velger styre. Styret i et KF er direkte underlagt Bystyret. Sm ledd i behandlingen av kmmunens budsjett g øknmiplan vedtar Bystyret fretakets budsjett g øknmiplan. Bystyret har gså rett til når sm helst å instruere fretaket i hvilken sm helst sak. Intensjnene med utskilling av en enhet i et eget fretak tilsier imidlertid at Bystyret ikke bør fatte beslutninger sm griper inn i fretakets ledelse g drift. Overfr aksjeselskaper, interkmmunale selskaper g stiftelser har Bystyret ingen frmell rlle sm eierrgan. Bystyrets (evt. frmannskapets) hvedppgave verfr slike selskaper er å utpeke kmmunens representant(er) til eierrganene (generalfrsamling eller representantskap). Bystyret kan gså utstyre eierrepresentanten(e) med bundet mandat, fr å sikre at de stemmer i tråd med bystyrets flertall. Innkalling til generalfrsamling/representantskap skal settes pp sm sak til Bystyret i regi av rdføreren, før generalfrsamling/representantskap avhldes. Frmålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør evalueres med jevne mellmrm fr å se m driften er tilpasset eller m det er behv fr endringer. I slike saker vil debatten m kmmunens standpunkt fregå i Bystyret, mens kmmunens representant(er) vil tale med en stemme i eierrganet dersm ikke annet fremgår av egne avtaler (jf. aksjnæravtalen mellm Grenlandskmmunene vedrørende Skagerak Energi AS). Interkmmunale selskaper (IKS) er ansvarlige selskaper på linje med Kmmunale fretak (KF.) Det er kmmunen sm står ansvarlig verfr tredje persn dersm fretaket eller selskapet mislighlder sine frpliktelser. I mtsetning til AS, kan verken IKS, KF eller IS gå knkurs. Skien kmmune skal sm en del av flkevalgt pplæringen gjennmføre bligatriske kurs g/eller eierskapsseminar knyttet til eierstyring. 9
5.1.2 Eierrganer frmelle eiermøter Den frmelle utøvelsen av kmmunens eierskap fregår i eierrganet (generalfrsamling eller representantskap). Rutinemessig fatter hver rdinære generalfrsamling vedtak m: Valg av styre Hnrar til styrets medlemmer Valg av revisr ved valg av ny revisr Hnrar til revisr Årsregnskap Utbytte Når dette er aktuelt vedtar eierrganet: Eierstrategi Vedtektsendringer Kapitalendring Oppløsning/avvikling Når rammene er fastlagt gjennm eierstrategi g vedtekter, er eierrganets viktigste ppgaver å velge et styre g fastsette et utbyttenivå sm underbygger selskapets frmål g verrdnede strategi. Eierrganet bør være varsm med å fatte vedtak ut ver dette, selv m generalfrsamlingen g representantskapet frmelt sett har rett til å fatte vedtak i hvilken sm helst sak. Representantskapet i et IKS er tillagt flere ppgaver enn generalfrsamlingen i et AS. I første rekke gjelder dette budsjett, øknmiplan, salg/pantsetting av fast eiendm g større kapitalinvesteringer. Dette har sammenheng med deltakernes ubegrensede øknmiske ansvar. Ut ver dette bør representantskapet i et IKS sm hvedregel følge samme kjøreregler sm generalfrsamlingen i et AS. Lvverket åpner fr at Bystyret eller frmannskapet sm helhet utgjør generalfrsamlingen i et heleid AS. Dersm en slik løsning velges, må Bystyret/frmannskapet pptre sm eierrgan g følge aksjelvens spilleregler. Det anbefales at kmmunen stiller med en representant sm stemmer på vegne av Bystyrets/frmannskapets flertall. Sm tidligere nevnt innebærer dette at eventuelle debatter m kmmunens standpunkt fregår i Bystyret/ frmannskapet. Nrmalt vil rdfører representere flertallet i Bystyre. Sm hvedregel anbefales derfr at kmmunen er representert ved rdfører i generalfrsamling eller representantskap. Ordfører kan gjøre unntak i tilfeller der dette er praktisk g hensiktsmessig g det er trygghet fr at representanten stemmer i tråd med flertallet i Bystyret/frmannskapet. En slik fullmakt fra rdfører til å møte på vegne av kmmunen i eierrganet kan bare gis til et bystyremedlem g kun dersm vedkmmende har vært til stede under behandling av saken i bystyret/ frmannskapet. Dersm representanten stiller med bundet mandat fra Bystyret/frmannskap, har det fr øvrig liten praktisk betydning. 10
5.1.3 Eiermøter Eierne har nen ganger behv fr mer ufrmelle diskusjner m enhetens strategi, tjenestetilbud.l., uten å fatte frmelle vedtak. Slike diskusjner kan gjennmføres i frm av et eiermøte. Ved gjennmføring av slike møter bør det klargjøres at de bare er en arena fr å diskutere strategiske valg, uten frpliktelser g uten å gi signaler til styret. Eventuelle signaler til styret bør gis gjennm eierstrategien, vedtektene eller vedtak i eierrganet. 5.1.4. Hvedprinsipper fr styring fra eier Det skal gjennmføres bligatriske kurs g/eller eierskapsseminar fr flkevalgte. Fr de virksmheter der det er relevant utarbeides eierstrategier, med frmål, krav g rammer fr virksmheten Vedtekter (fr KF g AS) g selskapsavtaler (fr IKS) gjennmgås g søkes eventuelt revidert i tråd med eierstrategien, med særlig fkus på frmålsangivelsen Signaler til styret gis så langt sm mulig bare gjennm eierstrategi, vedtekter, vedtak i eierrganer g (der det er relevant) gjennm bestillerfunksjnen Ordfører møter sm hvedregel i eierrganet. Eierutøvelsen skal speile Bystyrets flertallsbeslutning. Ordfører eller annen utpekt fra Bystyret kan møter i ufrmelle møter. Det arrangeres regelmessige eiermøter med ufrmell diskusjn m bl.a. enhetens verrdnede strategi. Frekvens g innhld tilpasses den enkelte enhet. Det bør utarbeides en samlet versikt ver styrehnrar Utbytteplitikken tilpasses den enkelte virksmhets frmål, kapitalbehv g lønnsmhet. Vektlegging av ikke-øknmiske mål må mtsvares i lavere krav til utbytte Alt eierskap sm er selvstendige rettssubjekt med egne ansatte, bør være medlem av en arbeidsgiverrganisasjn g ha rutiner fr å ta imt lærlinger Hvedprinsipp er at bystyret skal ha behandlet generalfrsamlingsdkumenter før generalfrsamlinger avhldes. I spesielle situasjner kan rdfører innkalle til ekstrardinær generalfrsamling etter behandling i frmannskap. 5.2 Styret 5.2.1 Styrets ansvar Styret har samlet ansvar fr frvaltning av selskapet, inkludert: Strategiutvikling, planer g budsjetter Organisering, ledelse g drift Øknmisk styring g kntrll Ansettelse g ppfølging av daglig leder Oppsigelse av daglig leder Representasjn av selskapet utad Vurdere styrefrsikring fr styrets medlemmer 11
Styret er underlagt eierrganet (Bystyret i et KF, representantskapet i et IKS g generalfrsamlingen i et AS). Styrets myndighet begrenses av de rammer eierrganet har satt gjennm eierstrategi, vedtekter g enkeltvedtak i eierrganet. Dersm styret savner styringssignaler fra eierne, bør de etterspørre dette. Strategiske beslutninger bør frankres i eierrganet. Igjen er stiftelser et unntak. Styret har ansvar fr virksmheten sm helhet, g representerer alle eierne. Dette gjelder gså det enkelte styremedlem. Et styremedlem skal derfr utøve sin styrerlle ut fra hensynet til selskapets beste, g ikke spesielt ivareta interessene til den eieren, det partiet, den interessegruppen eller andre sm har utpekt det. De enkelte styremedlemmene har persnlig ansvar. Ansvaret gjelder handlinger eller unnlatelse av handlinger, g frutsetter frsett eller uaktsmhet. Det persnlige ansvaret gjelder styremedlemmer utpekt av kmmunen på lik linje med andre styremedlemmer. Styreleder har samme frmelle ansvar sm de øvrige styremedlemmene. I det praktiske styrearbeidet har imidlertid styreleder en mer aktiv rlle enn andre styremedlemmer. Styreleder har ansvaret fr gjennmføring av styremøtene, løpende dialg med g praktisk arbeidsgiverfunksjn verfr daglig leder g eventuell representasjn av virksmheten i media. De viktigste dkumentene fr utøvelse av styrets ansvar er: Frretningsplan Strategi Budsjett Årsregnskap Perideregnskap/budsjettppfølging Ut ver dette er styrets viktigste verktøy vedtak i enkeltsaker i styremøtene. Vanligvis krever utøvelsen av styrerllen kntakt mellm styremøtene. Særlig gjelder dette kntakt mellm styreleder g daglig leder. I nen situasjner vil det gså være hensiktsmessig med samtaler mellm styremedlemmer. En frutsetning fr at slik kntakt utenm styremøtene ikke skal undergrave styrets rlle sm kllegium, er at det ikke fattes beslutninger eller gis viktige styringssignaler. Viktige vedtak g signaler til daglig leder bør frankres i styremøtet. Samtidig er det avgjørende at dialg utenm styremøtene er preget av åpenhet g fregår i frståelse med de andre styremedlemmene. 5.2.2 Styresammensetning Styret bør bestå av persner sm samlet sett bidrar til å fremme frmålet med selskapet. Knkret kan følgende kriterier legges til grunn: Kmpetanse Persnlig egnethet Kapasitet Mangfld Uavhengighet 12
Styret har ansvar fr alle sider ved virksmheten, g skal være støttespiller fr daglig leder. Styremedlemmenes kmpetanse bør reflektere dette. De viktigste kmpetansemrådene sm bør være representert / tilgjengelig i de fleste styrer der kmmunen deltar er: Øknmi Jus Sektr-/bransjekmpetanse Plitiske prsesser Bystyret har ansvar fr at styret sammensettes g gis de nødvendige styringsrammene fr å utøve sitt virke sm et velfungerende g kmpetent styre. Et gdt styre sm kllegium skal består av persner med egnede persnlige egenskaper sm utfyller hverandre kmpetansemessig i frhld til de ppgaver selskapet er gitt. Styreansvaret er hjemlet i aksjelven g lv m interkmmunale selskaper. Et styre skal ha generalist- g fagspesifikk kmpetanse. Frmålet fr kmmunens selskaper er ulikt, fra f.eks finansielt, plitisk eller mer samfunnsnyttig mtivert eierskap. Det innebærer at kmpetanse må sees i lys av selskapets frmål. Et gd sammensatt styre har kmpetanse sm er nødvendig fr å ppfylle eiers frventninger. Styret er gså et kllegialt rgan g kmpetanse skal gså sees i lys av hver enkelt medlems persnlige bidrag i frm av spesifikke egenskaper. Krav til kmpetanse bør vurderes i lys av: Kunnskap m aksjelven, kmmunelven med IKS g KF g andre relevante lver, frskrifter g avtaler sm har betydning fr selskapets drift Kunnskap m selskapets frmål, vedtekter, rganisasjn g histrie Kmpetanse m private g kmmunale regnskapsprinsipper, evne til å lese øknmiske utviklingstrekk g freta nødvendige grep når det anses nødvendig Kmpetanse på ffentlig frvaltning g de plitiske g samfunnsmessige utfrdringene til enhver tid Spesialistkmpetanse g erfaring på et eller flere mråder sm fr eks. juss, øknmi, markedsføring, frvaltning, kmmunalkunnskap, teknikk, HMS, ledelse, rganisasjn, media, Kunnskap m trender g utviklingstrekk innenfr bransjen Ha kunnskap m knkurrerende/andre virksmheter innen samme segment Egenskaper til styremedlemmer: Glede av, g vilje til å jbbe fr, å ppnå gde resultater Ha glede av å få tilført kntinuerlig kmpetanse Ha mt til å stille kritiske spørsmål til daglig leder g andre i styret Ha evne til å finne fram til løsninger sm styret samlet kan gå fr 13
Ha evne til å stille spørsmål uten å ha svaret Ha evne g vilje til å priritere tid til arbeidet i styret Høy integritet, herunder evnen til å tie m frretningsmessige transaksjner g strategiske beslutninger Ha evne til å akseptere at en ikke alltid tilhører flertallet g dersm ne går galt, frafalle behvet fr å påpeke Hva var det jeg sa Ha evne til å gi selskapet et gdt mdømme. Ha evne til å tilegne seg spesiell kmpetanse m selskapet Akseptere at styreleder er styrets talsmann utad Utøvelse av styrefunksjnen krever engasjement g innsats. Styremedlemmene må derfr ha kapasitet til å sette av tilstrekkelig med tid g krefter til styrevervet. Omfanget av andre stillinger g verv vil derfr være et mment ved vurdering av aktuelle kandidater. Dette gjelder alle styremedlemmer, men i særlig grad styreleder. Kapasitetshensynet bør ikke ivaretas gjennm stre styrer. Styrer med mange medlemmer fungerer sjelden gdt sm diskusjns- g beslutningskllegier. Nrmalt vil 3-5 medlemmer være tilstrekkelig. Styret har ansvar fr brede saksmråder sm bør belyses fra ulike synsvinkler. Dette gjøres best av et styre sammensatt av medlemmer med en mangfldig erfaringsbakgrunn. I tillegg til kmpetanse vil det, avhengig av type virksmhet, være psitivt at styret ttalt sett er balansert sammensatt med hensyn til kjønn, gegrafi g alder. Uavhengighet mellm utøverne av ulike rller henger tett sammen med behvet fr å unngå habilitetsknflikter. Et Bystyremedlem sm er styremedlem i en virksmhet vil havne i habilitetsknflikt mellm rllen sm eier g rllen sm styremedlem. Ved representasjn g valg til styrer g råd skal utvelgelsen avgjøres på en slik måte at kl. 36 m frhldsvalg etterleves. De enkelte partier/grupperinger avgjør selv sine valg av representanter, dg slik at den største grupperingen avgjør kjønnssammensettingen etter lven, siden denne grupperingen vil få første representant. Fr å følge pp punkt 5.2.2 m kmpetanse, bør rdfører sammenkalle gruppelederne fr å vurdere den samlede kmpetanse til de styremedlemmer sm ønskes valgt inn i de enkelte styrer. Dette kan anses sm en frberedende valgkmité. Valg av styremedlemmer fregår i de enkelte partigrupperinger. Det står fritt til enhver sm har rett til å utpeke styremedlemmer å velge persner sm ikke er flkevalgt. Det bør vurderes særskilt fr hvert enkelt styre m representasjn gså skal hentes utenfr det plitiske eierskap. Valg til rganer sm skal etableres sammen med andre kmmuner/eiere bør fregå på en slik måte at eierne/rdførerne, der ikke annet er bestemt i vedtekter, i frkant drøfter Krav til kmpetanse. 14
Sm hvedregel bør derfr styremedlemmene være uavhengige av Knkurrenter Leverandører Bestiller av selskapets tjenester Daglig leder Eierrganer Kntrllrganer 5.2.3 Habilitet Uavhengighet mellm utøverne av ulike rller henger tett sammen med behvet fr å unngå habilitetsknflikter. En Bystyrerepresentant sm er styremedlem i en virksmhet (IKS g AS) vil havne i habilitetsknflikt mellm rllen sm eier g rllen sm styremedlem når selskapet er «part» i saken, jf. frvaltningslven 6 første ledd. Dette gjelder ikke styremedlemmer i vertskmmunesamarbeid (kl. 28), interkmmunalt samarbeid (IS -kl. 27) eller kmmunale fretak (FK kl. kap. 11) frdi disse virksmhetene anses sm en del av kmmunen. Inhabilitet vil ikke inntre ved behandling av verrdnede saker sm årsbudsjett, øknmiplan, kmmuneplan g fylkesplan frdi ingen er ansett fr å være «part». I slike verrdnede saker vil det sm utgangspunkt ikke være den enkelte virksmhet/selskap sm er adressat. I tillegg til direkte inhabilitet kan det ppstå avledet inhabilitet etter frvl. 6 annet ledd når det er andre særegne frhld sm er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. Dersm det er en klar, håndfast g ikke uvesentlig partslignende interesse psitiv eller negativ i saksutfallet utver det sm regnes sm alminnelig distrikts-, yrkes- eller næringsinteresse, kan dette lede til inhabilitet. Her kreves en knkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Bystyremedlemmet bør avklare habilitetsspørsmålet i frkant ved hjelp av en juridisk vurdering fra administrasjnen. Ved inhabilitet vil ikke representanten kunne fylle sin rlle i et eierrgan verrdnet styret. Dette kan løses ved at representanten fratrer Bystyret eller i eierrganet i saker sm vedrører virksmheten. Utstrakt bruk av slik fratreden bidrar imidlertid til å svekke Bystyrets rlle i saker sm vedrører selskapet. Særlig gjelder dette Ordfører g Varardfører. Bystyrerepresentanter kan fte kmme i en slik situasjn, g bystyret skal derfr vurdere hvem de innstiller til styremedlemmer på bakgrunn av selskapenes frmål g medlemmenes kmpetanse, g hva sm tjener Bystyrets autritet g eierskap. Bystyrerepresentanten bør ha et bevisst frhld til når inhabilitet kan ppstå i frhld til ulike styrerller. Rådmannen g andre ansatte i administrasjnen bør ikke sitte i styret fr virksmheter sm er hel- eller deleiet av kmmunen. Rådmannen har ansvar fr å bistå rdfører i saksfrberedelse fr eierrganer, g vil møte samme typen rlleknflikter sm Bystyrerepresentantene. 15
Nærmere redegjørelse m habilitet fremgår av veileder fra Kmmunal- g reginaldepartementet. Se link: http://www.regjeringen.n/uplad/krd/vedlegg/komm/veiledere/habilitet_i_kmmuner_g_fylkeskmmu ner.pdf 5.2.4 Gdtgjørelse I alle selskaper der kmmunen har flertall skal Bystyret, i frbindelse med behandling av generalfrsamlingsdkumenter gså gdkjenne gdtgjøringer g hnrarer. Gdtgjørelsen skal reflektere styrets ansvar, kmpetanse, tidsbruk g virksmhetens kmpleksitet. Dette innebærer at selskaper sm pererer i et marked g hvr det er betydelig risik, bør reflektere ansvaret. Generelt skal styreleder gdtgjøres særskilt i frhld til styremedlemmene. Etter hvert sm generalfrsamlinger, årsmøter g representantskapsmøter gjennmføres skal det føres versikt ver styregdtgjørelsene sm legges inn sm vedlegg til eierskapsmeldinga. På alle nivåer skal lønn g gdtgjøringer i ansvarlige selskaper (KF, IKS) frhlde seg til andre sammenlignbare stillinger i kmmunen. Lønn g gdgjøringer i selskaper med begrenset ansvar (AS) skal frhldes til sammenlignbare selskaper, ffentlige g private. Alle sm påtar seg styreverv fr kmmunale selskaper skal registrere vervene på www.styrevervregister.n. På samme måte skal alle sm er valgt til plitiske verv i kmmunen, g sm har styreverv i andre fretak, private eller ffentlige, registrere seg i registeret. 5.2.5 Hvedprinsipp vedrørende styret Styrene søkes sammensatt ut fra behv fr kmpetanse, kapasitet, mangfld g uavhengighet Kjønnskvteringsregelen skal følges Styret skal sørge fr jevnlig ekstern styrepplæring m styrets ansvar g ppgaver Styret skal freta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kmpetanse g arbeid internt i styret (vedlegg: eks. på evalueringsskjema) Styret sammensettes slik at risiken fr rlleknflikter minimaliseres. Rådmannen g saksbehandlere fr eierrganene skal ikke sitte i styrer fr virksmheter der kmmunen er hel- eller deleier Styrets pririteringer nedfelles sm hvedregel i frretningsplaner g/eller strategiske planer, sm frankres i eierrganene(vedlegg: eks på styringshjul) Styret skal gi en samlet redegjørelse fr selskapets styring g ledelse i årsrapprten Det utarbeides instrukser fr styret g daglig leder (vedlegg: eks på styreinstruks) 16
5.3 Daglig leder Daglig leders ansvar er hjemlet i både kmmunelven 71, lv m interkmmunale selskaper 14 g aksjelven 6-2, med nkså likelydende rdlyd. Daglig leder har ansvar fr den daglige ledelse g skal følge retningslinjer g pålegg fra styret. Sm daglig ledelse regnes ikke saker sm etter selskapets frhld er av uvanlig art eller av str betydning. Slike saker kan den daglige leder bare avgjøre når styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe fr selskapets virksmhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes m saken. Daglig leder ansettes av g er underlagt styret. I styringssammenheng frhlder daglig leder seg til styret g ikke direkte til eier. På alle nivåer skal lønn g gdtgjøringer i ansvarlige selskaper (KF, IKS) frhlde seg til andre sammenlignbare stillinger i kmmunen. Lønn g gdgjøringer i selskaper med begrenset ansvar (AS) skal frhldes til sammenlignbare selskaper, ffentlige g private. 5.3.1 Hvedprinsipp vedrørende daglig leder Daglig leder mttar kun styringssignaler fra styret. Eventuelle signaler direkte fra plitikere eller administrasjn skal kanaliseres via styret. Det utarbeides instruks fr daglig leder i alle virksmheter utenfr administrasjnen Lønnsnivået fastsettes i samsvar med tilsvarende stillinger 5.4 Kmmunens administrasjn Administrasjnen har ingen direkte styringsfunksjn i frhld til virksmheter utenfr administrasjnen. Daglig leder i den fristilte enheten er bare underlagt styret, g styret er underlagt eierrganet (generalfrsamlingen, representantskapet eller Bystyret). Administrasjnen har følgelig ingen muligheter fr å instruere daglig leder eller styret i en virksmhet utenfr administrasjnen. I samspillet med fristilte enheter kan rdfører bruke administrasjnen til å frberede g gi underlagsinfrmasjn fr bystyrets g eierrganenes utøvelse av eierrllen. Dette gjelder fr alle variantene av virksmheter utenfr administrasjnen, gså kmmunale fretak (KF). Overfr KF har imidlertid rådmannen adgang til å instruere fretakets leder m å utsette iverksettelsen av et tiltak til det er behandlet i Bystyret. I saker sm angår KF g sm skal behandles i Bystyret har rådmannen (eller dens stedfrtreder) rett til å møte g uttale seg i styremøte før vedtak fattes av styret. Styret i fretaket har imidlertid ingen frmell plikt til å vektlegge rådmannens uttalelse. Ordfører kan bruke rådmannen sm rådgiver g kntrller fr rdfører i selskaper med begrenset ansvar (AS) før saker legges fram fr Bystyret. 17
Også i det løpende arbeidet skal rådmannen g hans administrasjn stå til rådighet fr rdfører der det ansees nødvendig. Særlig når kmmunens øknmiske bidrag eller frventninger må endres utenm de årlige budsjettbehandlingene skal rådmannen være med å kvalitetssikre de øknmiske frhld. I kmmunens daglige drift har rådmannen ansvar fr å tilrettelegge fr plitiske beslutninger g iverksette g følge pp det sm er vedtatt, inkludert betjene g infrmere de flkevalgte på best mulig faglig grunnlag. Dette generelle ansvaret reiser imidlertid nen særskilte utfrdringer knyttet til eierskapshåndtering, i g med at de selskapene kmmunen helt eller delvis eier er underlagt selskapslvgivningen sm setter grenser fr eiers direkte styring, g f.eks. gså tilgang til selskapsinterne dkumenter. Kmmunelven 23 angir de rammer rådmannen (adm.sjefen) skal arbeide etter: 23. Administrasjnssjefens ppgaver g myndighet 1. Administrasjnssjefen er den øverste leder fr den samlede kmmunale eller fylkeskmmunale administrasjn, med de unntak sm følger av lv, g innenfr de rammer kmmunestyret eller fylkestinget fastsetter. 2. Administrasjnssjefen skal påse at de saker sm legges fram fr flkevalgte rganer, er frsvarlig utredet, g at vedtak blir iverksatt. Administrasjnssjefen skal sørge fr at administrasjnen drives i samsvar med lver, frskrifter g verrdnede instrukser, g at den er gjenstand fr betryggende kntrll. 3. Administrasjnssjefen har møte- g talerett, persnlig eller ved en av sine underrdnede, i alle kmmunale eller fylkeskmmunale flkevalgte rganer med unntak av kntrllutvalget. 4. Kmmunalt g fylkeskmmunalt flkevalgt rgan kan gi administrasjnssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker sm ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kmmunestyret eller fylkestinget har bestemt ne annet. Endret ved lv 12 des 2003 nr. 113 (ikr. 1 juli 2004 iflg. res. 18 juni 2004 nr. 915). På samme vis vil frvaltningslvens intensjner g retningslinjer være førende, ikke minst fvl 17 m frvaltningsrganets utrednings- g infrmasjnsplikt. Overfr enheter sm selger tjenester til kmmunen, har administrasjnen en bestillerrlle verfr den fristilte virksmhet. I slike situasjner er det viktig at arbeidet med saksfrberedelser til Bystyret sm eier er rganisatrisk klar atskilt fra administrasjnens bestillerfunksjn. Administrasjnen utfører gså i nen tilfeller tjenester, fr eksempel i frm av saksfrberedelser g administrativ bistand, til fristilte virksmheter. Også dette arbeidet bør skilles rganisatrisk fra arbeidet med saksfrberedelser fr eier. 5.4.1 Hvedprinsipp vedrørende administrasjnen Administrasjnen kanaliserer signaler til styret gjennm eierrganene Før rdfører legger saker fra fristilte virksmheter frem fr bystyret kan administrasjnen brukes av rdfører sm kntrller g rådgiver til å : Sikre et hldbart kunnskapsgrunnlag g utrede aktuelle saksfrhld på en frsvarlig måte Rådgi g tilrettelegge fr beslutninger knyttet til valg av selskapsfrm g mdell ved pprettelse av nye selskaper Sørge fr rettidig behandling av saker sm de respektive styrer har fremmet til behandling i eierrganene (generalfrsamling eller representantskap) 18
Bidra til aktivt eierskap ved å fange pp g presentere fr flkevalgt behandling saker vedrørende eierskapet sm kmmunen bør fremme selv, uavhengig av initiativ fra selskapets rganer (endringer i eierstruktur, kjøp/salg av selskaper eller deler av disse, vedtektsendringer, frslag til eierstrategi, frslag til aksjnæravtale etc.) Tilrettelegge fr behandling av kmmunens direkte frpliktelser gjennm eierskapet (berører IKS g KF) Dersm kmmunen kjøper tjenester fra eller er myndighetsrgan fr virksmheten, etableres et rganisatrisk skille mellm rllen sm kjøper/myndighet g rllen sm saksfrbereder fr eierrganer Kjøp g salg av tjenester til g fra fristilte virksmheter frankres i leveranseavtaler 5.5 Kntrllutvalget Kntrllutvalget skal påse at kmmunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kntrllutvalget skal videre påse at det føres kntrll med at den øknmiske frvaltning fregår i samsvar med gjeldende bestemmelser g vedtak, g at det blir gjennmført systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra Bystyrets vedtak g frutsetninger (frvaltningsrevisjn). Dette gjelder autmatisk gså KF, sm juridisk er en del av kmmunen. Gjennm bestemmelsene m selskapskntrll i kmmunelven 80 har kntrllutvalget gså, i IKS eller AS der kmmunen alene eller sammen med andre kmmuner eller fylkeskmmuner eier alle aksjer (inkl. deres datterselskaper), rett til å kreve de pplysninger sm finnes påkrevd fr deres kntrll. Kntrllutvalget g kmmunens revisr kan etter egen vurdering selv freta undersøkelser i selskapet. Bystyret kan fastsette regler m kntrllutvalgets g revisrs kntrll med frvaltningen av kmmunens interesser i selskapet g herunder fastsette hvilke dkumenter mv. sm skal sendes kmmunens eller fylkeskmmunens kntrllutvalg g revisr. Det anbefaler at slike regler utarbeides. I tillegg anbefales det en gang hvert annet år utarbeidet en plan fr gjennmføring av selskapskntrll. Planen gdkjennes i Bystyret. Kntrllutvalget g kmmunens revisr skal varsles g har rett til å være tilstede på generalfrsamling i heleide AS eller representantskap i et IKS. I tillegg til tradisjnelle kntrllppgaver skal kntrllutvalget påse at det føres kntrll med frvaltningen av kmmunens eierinteresser. I dette ligger en vurdering m hvrvidt eierinteressene utøves i samsvar med Bystyrets vedtak g frutsetninger. Denne frvaltningskntrllen bør utnyttes til å sikre at kmmunens eierinteresse er langsiktig g helhetlig i henhld til kmmunens ttale tjenesteprduksjn. Kntrllutvalget har ingen rlle i frhld til stiftelser. Kntrllen med stiftelser utøves av stiftelsestilsynet. Nærmere regler m kntrllutvalgets arbeid fremgår av kmmunelven 77 jf. frskrift m kntrllutvalg i kmmune g fylkeskmmune (F15.06.2004 nr 905). 5.5.1 Hvedprinsipp vedrørende kntrllutvalget Det utarbeides retningslinjer fr kntrllutvalgets g revisrs kntrll med selskaper der kmmunen har eierinteresser Hvert annet år utarbeides en plan fr selskapskntrll. Planen gdkjennes i Bystyret 19
5.6 Oppsummering av rller g styringsmuligheter Ansvar, arenaer g styringsverktøy fr de ulike rllene ved styring av fristilte virksmheter er ppsummert i tabell 5.6.1. Rlle Ansvar Arenaer Styringsverktøy Eier Frvaltning av frmål g verdier Signaler til styret Velge styre Generalfrsamling (AS) Representantskap (IKS) Eiermøte Eierstrategi Vedtekter Selskapsavtale Aksjnæravtale Stiftelsesmøter Vedtak i generalfrsamling Valg av styremedlemmer Bundet mandat til Styret Daglig leder Administrasjn. Kntrllutvalget Frvaltning av selskapet Følge pp signaler fra eierrganer Strategi Øknmisk styring g kntrll Ansette daglig leder Daglig ledelse Følge pp signaler g vedtak fra styret Saksfrberedelse Gjennmføring Infrmasjn Representasjn Underlag fr innspill til eierrganer Evt. kjøp av tjenester fra enheten Påse revisjn av regnskaper Påse at det føres kntrll med øknmisk frvaltning g at målppnåelse, virkninger m.v. vurderes Styremøte Styreseminar Generalfrsamling Interne møter Eksterne møter Bystyret representant i eierrgan Frretningsplan Strategi Budsjett Regnskap Ansettelse g ppfølging av daglig leder Vedtak i styremøtene Frankring i eierrgan Strategi Budsjett Regnskap Ansettelse g ppfølging av ansatte Vedtak i interne møter Frankring i styremøter Saksdkumenter til Bystyret Leveranseavtaler Revisjn Frvaltningsrevisjn Selskapskntrll 20