Vår ref. 15/383-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 27.03.2015 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: tirsdag 07.04.2015 Tid: kl 0900-1500 Sted: Rådhuset, møterom 3 etg Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 14/15-21/15 Kl 0900: FOND OG BRUK AV FOND, v/økonomisjef Hans J. Solheim Kl 1200: ORIENTERING FRA KULTURHUSET ÆLVESPEILET, v/leder av Ælvespeilet, Knut Inge Solbu Porsgrunn, 27.03.2015 (sign.) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 14/15 15/376 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 17.03.2015 15/15 15/380 FOND OG BRUK AV FOND 16/15 14/218 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 17/15 14/219 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 18/15 15/378 ORIENTERING FRA KULTURHUSET ÆLVESPEILET 19/15 15/309 «HØRING» OM MOBBING 20/15 15/308 ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET 21/15 15/377 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 07.04.2015
Sak nr. 14/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 17.03.2015 Arkivsaksnr.: 15/376 Arkivkode: 033 14/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll 17.03.2015 godkjennes. Møteprotokollen fra 17.03.2015 legges fram for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll 17.03.2015 Sak 14/15 Side 3 av 15
Sak nr. 15/15 FOND OG BRUK AV FOND Arkivsaksnr.: 15/380 Arkivkode: 033 15/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar informasjon om fond og bruk av i Porsgrunn kommune til orientering. ønsker å sette søkelyset på fond og bruk av fond i Porsgrunn kommune. Etter avtale kommer økonomisjef Hans Jakob Solheim og orienterer. Temamøte fond og bruk av fond Gi en redegjørelse for regler om fond og bruk av fond Regler for oppbygging av fond Regler for bruk av fond Blir fond brukt som driftsmidler Overforbruk/merforbruk ved byggeprosjekter Opptak av lån og bruk av lån Mange fond. Store fond. Hvorfor splitte opp. Evt Det må settes av tid til spørsmål. Vedlegg: Sak 15/15 Side 4 av 15
Sak nr. 16/15 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Arkivsaksnr.: 14/218 Arkivkode: 216 22/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 25/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 43/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 16/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken legges fram uten innstilling. Saken legges fram for gjennomgang av plan. Hvilke prosjekter er gjennomført? Oppfølging av gjennomførte prosjekter Er det prosjekter som står igjen? Planen legges fram i møtet. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 23.09.2014 sak nr. 43/14: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 1. bestiller forvaltningsprosjektet; Tilsynskontoret byggesaker i Grenland. ber revisjon legge fram prosjektplan i møte, tirsdag 04.11.2014. 2. i Porsgrunn kommune bestiller Overordnet analyse til møtet i august 2015. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder gikk gjennom planlagte prosjekter og foreslo følgende prosjekt med prioritet 1: Forvaltningsprosjekt; Tilsynskontoret byggesaker i Grenland. «Overordna analyse viser at det kan være en generell risiko for at kommunens tilsynsansvar etter plan- og bygningsloven ikke blir ivaretatt på en god nok måte. Dette er et prosjekt som bør gjennomføres som et samarbeidsprosjekt med de andre deltakerkommunene. Dette vil da være et prosjekt med en mindre ramme enn et normalprosjekt.» Sak 16/15 Side 5 av 15
bestiller prosjektet og ber revisjon: komme i neste møte og legge fram prosjektplan. kontakte kontrollutvalgene i eierkommunene og invitere de med diskuterte Overordnet analyse for neste valgperiode. bestiller Overordnet analyse for neste valgperiode. Denne bes lagt fram i august 2015. Vedtaket var enstemmig. Sak 16/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 06.05.2014 sak nr. 22/14: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sakene tas til orientering. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder gikk gjennom de opprinnelige vedtatte prosjektene og status. Utvalget vil senere vurdere prioriteringene. Svein Tore Uldal satte fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Sakene tas til orientering. Saken legges fram uten innstilling. Leder av kontrollutvalget ba om å få oversikt over vedtatte forvaltningsrevisjoner, hva som er gjennomført og hva står til rest i denne valgperioden. Bakgrunnen for planen er Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon. Denne ble behandlet i kontrollutvalget 13.12.2011. Følgende prosjekter ble satt opp: NR PROSJEKT STATUS MERKNAD 1 Fremtidens byer 2 Saksbehandling 3 Styrket barnehagetilbud, tilpasset opplæring og spesialundervisning 4 Rusomsorg og psykiske helsetjenester 5 Ledelse og støttetjenester 6 Samhandlingsreformen 7 Boligbistand 8 Salg av tjenester 9 Plansaker 10 Offentlige anskaffelser 11 Tilsynskontoret byggesaker i Grenland Side 6 av 15
Sak 16/15 Vedlagt følger også det opprinnelige saksframlegget og samla saksframstilling etter behandling. Vedlegg: Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Saksframlegg Samla saksframstilling Side 7 av 15
Sak nr. 17/15 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Arkivsaksnr.: 14/219 Arkivkode: 216 23/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 26/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 44/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 17/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Saken legges fram uten innstilling. Saken legges fram for gjennomgang av plan. Hvilke prosjekter er gjennomført? Oppfølging av gjennomførte prosjekter Er det prosjekter som står igjen? Planen legges fram i møtet. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 23.09.2014 sak nr. 44/14: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i Porsgrunn kommune bestiller Selskapskontroll av Grenland Havn IKS. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder gikk gjennom planlagte prosjekter og foreslo følgende prosjekt med prioritet 1: bestiller; Selskapskontroll av Grenland Havn IKS og ber om pris på oppdraget. Saken har vært behandlet i ledergruppa for KU Grenland og prosjektplan bes fremlagt i ledergruppa, mandag 03.11.2014 i Bamble. Selskapskontrollen skal hensyn ta ny eierskapsstrategi for selskapet. ber revisjon invitere kontrollutvalgene til de andre eierkommunen å delta i kontrollen. Vedtaket var enstemmig. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 06.05.2014 sak nr. 23/14: Sak 17/15 Side 8 av 15
Sak 17/15 Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sakene tas til orientering. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder gikk gjennom de opprinnelige vedtatte prosjektene og status. Utvalget vil senere vurdere prioriteringene. Svein Tore Uldal satte fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Sakene tas til orientering. Uten innstilling. Leder av kontrollutvalget ba om å få oversikt over vedtatte selskapskontroller, hva som er gjennomført og hva som er igjen i denne valgperioden. behandlet Plan for selskapskontroll, sak 03/2012, 24.01.2012. I vedtaket satte kontrollutvalget opp følgende: setter opp følgende prioritering som utgangspunkt: 1. Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS (datterselskap) 2. Visit Grenland (kontorkommune Skien) 3. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) 4. Telemark kommunerevisjon IKS (kontorkommune Skien) 5. GEO parken IKS (forutsetter deltakelse fra de andre eierne) 6. Grenland Havn IKS Vedlegg: Samla saksframstilling. Plan for selskapskontroll 2012-2015 Side 9 av 15
Sak nr. 18/15 ORIENTERING FRA KULTURHUSET ÆLVESPEILET Arkivsaksnr.: 15/378 Arkivkode: 033 18/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Kulturhuset Ælvespeilet til orientering. ønsker å bli kjent med virksomhetene ute og har gjort avtale om å få orientering om Kulturhuset Ælvespeilet. Leder av kulturhuset vil orientere. Som en del av kontrollutvalget sitt tilsyn med forvaltningen, ønsker kontrollutvalget en orientering fra utvalgte deler av organisasjonen. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalget gjerne vil ha orientering og en dialog om den administrative styringen i kommunen. Utvalget er også opptatt av å få bedre innsikt i kommunens ulike arbeidsoppgaver. Hvordan kommunen fungerer og er organisert for å løse de oppgavene som er pålagt ved lov eller vedtatt av kommunens politiske organer. ønsker en kort oversikt/orientering med utgangspunkt i følgende veiledende punkter. Det må settes av tid til spørsmål fra kontrollutvalget. Totalt settes det av en time til orientering og spørsmål. 1. Kort innledning om Kulturhuset Ælvespeilet 2. Organisering 3. Program, booking og arrangementer 4. Driften 5. Utleie 6. Økonomi og budsjett 7. Evt Sak 18/15 Side 10 av 15
Ælvespeilet har egen hjemmeside (www.elvespeilet.no ) Sak 18/15 På hjemmesiden står oversikt over arrangementer som vises og billett-bestilling. Det er lagt ut info om selve kulturhuset. OM ÆLVESPEILET Kulturhuset Ælvespeilet er et vesentlig bidrag i arbeidet med å opprettholde og videreutvikle et sterkt lokalt kulturliv, såvel som en vital og spennende byutvikling i Porsgrunn Kommune. I det daglige er vår visjon å stadig utvikle opplevelser som etterlater seg MINNER FOR LIVET. VEKST I KULTURLIVET Vår profil er preget av tung lokal forankring, kombinasjon av det profesjonelle og amatører, bredt kultursyn, stor genrevariasjon, stor aldersspredning, lav terskel, høy aktivitet. Vi vil m.a.o. at alle skal kunne kjenne seg hjemme i Kulturhuset Ælvespeilet. VEKST I NÆRINGSLIVET Ælvespeilet har salerkonfigurasjoner og teknisk bestykning for håndtering av komplekse kurs og konferansebehov. Høy kompetanse som dekker avvikling av store arrangement. Vi opptrer også som et bindeledd mellom næring og kultur. Vil tilbyr billettpakker med rabatterte priser i tillegg til skreddersydde kulturevents for næringskunde. For våre nære samarbeidspartnere tilbyr vi en kombinert pakke av tilbud, tjenester og eksponering som dekker bedriftens behov for presentasjoner mot kunde, interne arrangementer, kulturtilbud til ansatte, omdømmeutvikling, samt profilering i programblad, på nettsider osv. Side 11 av 15
Sak nr. 19/15 «HØRING» OM MOBBING Arkivsaksnr.: 15/309 Arkivkode: 217 11/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 19/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Uten innstilling. har vedtatt å gjennomføre «høring» om mobbing. Dato er fastsatt til 12.05.2015. Opplegget vil bli gjennomgått. Opplegget vil bli presentert i møte. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 17.03.2015 sak nr. 11/15: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 1. gjennomfører «høring» på tema MOBBING med utgangspunkt i fylkesmannens revisjon av skolene i Porsgrunn. 2. Følgende inviteres: Rådmann, ordfører, sektorsjef, en rektor, en lærer, 2 foreldrerepresentanter, 2 elevrepresentanter, en helsesøster. ( 10 representanter) Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Bakgrunn for saken er fylkesmannens tilsynsbesøk av skolene i Porsgrunn. Rapporten danner rammene for «Høringen». Ivar Moen, kontrollutvalget, hadde utarbeidet opplegg for gjennomføring av «Høring». «Høringen» gjennomføres i en noe friere form enn normalt. De inviterte får opplyst bakgrunnen, hensikten og tema. s medlemmer kan stille avklarende spørsmål under den enkeltes redegjørelse. Etter «Høringen» gjennomfører kontrollutvalget selv debatt om veien videre. «Høringen» gjennomføres på dagtid kl 0900-1100, primært 27 30.04.2015. Vedtaket var enstemmig. Sak 19/15 Side 12 av 15
Sak 19/15 Uten innstilling. ønsker å sette fokus på mobbing blant barn og unge og spesielt knyttet til skole. Det er diskutert forskjellige innfallsvinkler på tema, fra forvaltningsrevisjonsprosjekt til Høring. Fylkesmannen har gjennomført tilsyn innenfor skole med tema; Skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø og kommunens system for vurdering og oppfølging på det samme området. Rapporten er vedlagt. Saken legges fram til debatt. må selv diskutere hva som er aktuelt. Ved å gjennomføre Høring anbefales å følge opplegget til FKTs Veileder for høringer. Veilederen er vedlagt. Høringen bør omhandle en konkret kontroll- eller tilsynssak, dvs. det er kontroll- og tilsynsmessige kriterier ved saken som skal vurderes. Ofte er det tale om å avdekke hva som konkret har skjedd ev. innholdet i vurderinger som er gjort, og se dette mot gitte forutsetninger for saksforholdet. må derfor på forhånd ha gjort seg opp en oppfatning om hvilke kontroll- og tilsynsmessige kriterier som gjelder for det konkrete saksforholdet, dvs. lov og regelverk, vedtak o.a. forutsetninger. Disse kriteriene skal ligge til grunn for de spørsmålene som stilles og avklaringer det bes om. I tidligere diskusjoner var følgende stikkord tatt opp. Disse legges ved som informasjon: Porsgrunn kommunes planer mot mobbing i skolen. Synspunkter fra Pedagogisk psykologiske tjenester. Synspunkter fra Helsesøster. Synspunkter fra Representanter for elevrådet. Leder av BUK inviteres. Mobbing og konsekvensene av mobbingen Vedlegg: Tilsynsrapport 2014 fra fylkesmannen FKTs Veileder for høringer Side 13 av 15
Sak nr. 20/15 ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET Arkivsaksnr.: 15/308 Arkivkode: 004 12/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 20/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret godkjenner Årsmelding 2014 fra kontrollutvalget i Porsgrunn kommune. Årsmelding 2014 er under utarbeidelse. Utkast av årsmeldingen er sendt i egen ekspedisjon til utvalget. Denne gjennomgås i møte. Vedlegg: Ingen vedlegg. Sak 20/15 Side 14 av 15
Sak nr. 21/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 07.04.2015 Arkivsaksnr.: 15/377 Arkivkode: 033 21/15 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Her kan kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet ta opp saker det er behov for å drøfte/ gi informasjon om. Aktuelle saker i møtet: Evt Vedlegg: Sak 21/15 Side 15 av 15