KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 40-10 Orienteringer 1. LEDER BSTV Da det er noen tekniske påpekninger fra Kraft i forhold til BSTV avtalen foreslår jeg et møte med BSTV der en rep. fra Kraft er tilstede for å få ryddet opp i det som skulle være av uoverstemmelser. Inviterer også dorger med. Ser da ut til at utkastet vil bli revidert, forhåpentligvis kan vi behandle det i uke 46. Økonomisk rammeavtale Vi har signert avtale med dorgene, vedlegg 4 Økonomisk rammeavtale 3. november. Vedlegg 3 om interngoder, og de to andre vedleggene gjenstår signering. SKiBAS møte 08-10 I uke 45, tirsdag (09.11) kl. 16:00 er det SKiBAS møte. Kan orientere muntlig om dette i Kvastmøte. Budsjett VT 15. november Velferdstinget har møte 15. november, sak må sendes inn denne uken om nettsideløsning dersom vi ønsker å søke om midler fra SiB. Budsjett 2011 Bergen kommune Bergen kommune arrangerer talerør om budsjettprosessen. Kvarteret sender inn innspill og deltar 9. november 15:00. Orienteres om i møte. Vaktsaken Innkalt Vaktetaten til møte tirsdag 9. november for å inkludere dem bedre inn i prosessen med Vaktsaken. Jeg avventer svar fra NHHS, både på om intensjonsavtalen er i boks for deres del og om deres høringssvar (som var rett runt hjørnet for tre uker siden) snart er klar. Medarbeidersamtaler Tar sikte på å gjennomføre samtaler med Kvastmedlemmer gjennom uke 45 for evaluering av semesteret i forkant av GF. 2. ØKONOMIANSVARLIG Sommarkvarteret Det er tidlegare orientert om problem rundt utbetalingar av løn til tilsette og betaling av artistar under Sommarkvarteret. Eg har i det siste arbeidd med å skaffe til rette korrekt og nok informasjon for å få alt som skal betalast betalt. Med tanke på lønsutbetalingar har det mangla skattekort og/eller kontonummer på ein del av dei tilsette. Dette arbeidet er ikkje ferdigstilt endå, men det er utbetalt lønningar til dei som vi har nok og korrekt informasjon
frå. Når det gjeld DJ'ar som ikkje har vorte betalt er det eit problem. Nokre av desse har ikkje noko organisasjonsnummer, noko som er problem sidan dette er eit krav dersom vi skal betale ut noko som over kr. 1.000. Dersom dei ikkje har organisasjonsnummer må dette betalast ut som løn, noko som ikkje er ønskjeleg sidan vi då må betale AGA og at dei må betale skatt. I tillegg til det treng vi då skattekort o.l.. Dette er ikkje ferdigstilt, men eg arbeider vidare med det. Når det gjeld å få ferdigstilt rekneskapet for Sommarkvarteret seie det seg sjølv at dette er noko vanskeleg når det framleis ikkje er betalt ut alt. Har arbeidsmøte med KØR om SKrekneskapet på tysdag (9.11). Budsjett 2011 Her ventar eg på at dette skal bli godkjent av Generalforsamlinga 16. november. I mellomtida arbeider eg med ferdigstilling av kontoplan i samarbeid med KØR og å få budsjettet skrive inn i budsjettgrunnlagsmalen. Garderobelappar Dei er sendt til trykkeriet. Eg ventar i spenning med kryssa fingrar. KØR-ting Eg deltok på KØR-ting på måndag (8.11) der det er vald nytt og fulltallig styre (Leiar, økonomiansvarleg og Personal- og sosialiseringsansvarleg) SKiBAS Tar del på SKiBAS-møte tysdag (9.11). Velferdsmidlar til arbeidsgrupper, oppdatering 1. november var frista for å sende inn nye kontrakter for nye medlemer sidan førre oppdatering (som var sjølve velferdsmodellimplementeringa). Nye frigjorte midlar for arbeidsgruppene blir rekna ut og sendt ut i løpet av kort tid. 3. EKSTERNANSVARLIG Romsøknader vår 2011 Alle romsøknader er nå ferdig behandlet og alle godkjenninger er sendt ut til arrangør sammen med arrangørinformasjon. Besøk på Studentersamfundet i Trondhjem Var på et svært vellykket besøk på Studentersamfundet i Trondhjem lørdag 6.novembersøndag 7.november. Deltok på Samfundsmøte, omvisning med deres leder, møtte hele styret, var på konsert og fikk sosialisert ellers. Møte om samarbeid med Norges Kreative Fagskole Skal i møte med NKF tirsdag 9.november for å diskutere samarbeid. Her er også Info, PG og Gal.kom. invitert. Møte med PG om Vertskapskomiteen Skal tirsdag 9.november møte Silje fra PG for å snakke om mitt forslag til ny undergruppe hos PG som kan hjelpe til med rombooking, Vertskapskomiteen. Møte om nettløsning Skal tirsdag 9.november på møte om den nye nettløsninga.
4. INTERNANSVARLIG Deltok på RS-møte Torsdag. Kvarterstyret fikk skryt av Semestermelding og Handlingsplan. Det ble tatt opp på møtet at handlingsplanen kanskje kunne vært utarbeidet i bedre samarbeid med arbeidsgrupper og Dorger Anlegg Det er nå kommet opp anlegg i Halvtimen, Støy, Pub og Stjerne. Anleggene i Maos og Speilsalen kjøpes inn og settes opp i 2011, dersom budsjettet godkjennes slik det er satt opp, med budsjettmidler til disse anleggene. PG-ting Skal delta på PG-ting tirdag kl 17.00 Orienterer om dette muntlig. 5. PR-ANSVARLIG Møter i info Var på styremøte og allmøte i info på torsdag. Internavis kjem til å kome ut i neste veke, og grafisk og web jobbar med heimeside og design. Markedsansvarleg er godt i gang med å kontakte dei ulike lærestadane og ser på diverse moglegheiter for promotering. Har i tillegg vore i møte med på- og avtroppande leiar i info for finne ut av korleis me skal legge opp neste semester. Infoetaten treng litt meir struktur enn den har hatt dette semesteret. BSTV BSTV laga ei sak om vaktlova, og det var litt misforståingar i samband med det. Trur eg fekk løyst det på ein grei måte. Medarbeidarsamtale Hadde medarbeidarsamtale med Lars. Rot med plakatar Det gjekk litt fort i svingane når månadsplakat skulle ut, noko som har ført til ein plakat med ein del feil, og som har opprørt dorgane. Prosjektgruppe for nettprosess Skal i møte med desse kl 14 i dag. PR-forum Som vanleg på onsdag. Skal bli spanande med tanke på dei siste dagane... E-ting Var på ting med E-tjenesten. Dei valde å halde fram med dei same styreverva, og me prata litt meir om samanslåinga med fribyte. 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt
7. SKJENKEANSVARLIG Hansa Hatt årsmøte med vår representant fra Hansa. Vi gikk igjennom salgstall og soritiment. Innkjøpsansvarlig i skjenkestyret deltok. Vi ble enige om blant annet å kjøre Heineken i fotballpuben. Det vil bli solgt bøtter med 5.stk Heineken, hvor vi får sponset 2 Heineken pr.bøtte av Hansa. Vi vil også få en del "stasj" med på kjøpet. Håper på at dette kan være noe som øker salget så vel som å gi det "lille ekstra" for å få interne så vel som eksterne til å velge Kvarteret på fotball lørdag og søndag. Det blir vinsmaking i desember for produktgruppen for å finne et vinsortement man føler seg komfortabel med å selge, da vi får en del klagerpr.dags dato. Medarbeidersamtale Samtale med Lars. Følte dette var produktivt og tar med meg det som ble fremmet i denne samtalen. Vaktsaken: Deltar tirsdag klokken 18.00 sammen med Lars og andre grupper på huset for å samtale om vaktsaken. Produktgruppemøte: Torsdag blir muligens semesterets siste produkgruppemøte. Planer for å bli enige om produkter da særlig vinsortementet for våren 2011. Vi må blant annet bli enige om fremming av tobakk og mat. Det er tenkt vinsmaking i desember for å bli einge om hvilke viner som skal inn og hvilke som skal ut. Bardisk Stjerne: Bestilles idag tirsdag 09.11.2010. Planlagt satt opp i stengeperioden og være ferdig til åpning. Diverse mail: Vedrørende riderbestillinger, oppdatere våre samarbeidspartnere. Sendt mail til de nye styrene på huset for å få en oversikt over status på gruppene. Skjenkekontoret: Hatt samtale med skjenkekontoret idag tirsdag. Orienterer mer på møtet. 8. ADMINISTRASJONEN Har utført fakturahåndtering da vi er i mellom to praktikanter. Det er gjort arbeid med nye IK-skjemaer for Kvartene og Orgsek. Noen av skjemaene er ikke ennå ferdige, men vil bli det i løpet av uken. Det vil også lages skriv om standardoppsett i Tivoli samt andre relevante rutiner for Kvarter og orgsek. Følger opp lang liste fra Hocking ang. avvik. Mye er sendt videre til drift. Noe kan vi ta selv. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke
INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 08.11.2010 AD: Kvarterets årshjul Kvast bidrag Jeg tok opp på forrige Kvarterstyremøte at Kvarteret kan trenge et årsshjul. Her bør flere organer bidra, spesielt RS i forhold til de to generalforsamlingene som avholdes i løpet av et år. Årsshjulet bør ha en intern og ekstern utgave. Den interne utgaven for vårt eget bruk kan lages langt mer detaljert. Jeg presenterer dette som en åpen sak til utfylling i møte, og har kun lagt med noen kortfattede punkter på hva jeg mener må med. Dette bør komme med: Bookingfrister Konstituering av styret Budsjett og revidert budsjett Sommerkvarteret (inkl. planleggningsfasen) Frister i forhold til GF Fastsette frister for åpning og stenging over jul og sommeren Fastsette frist for å ta stilling til om julekvarteret og påskekvarteret skal avholdes eller ikke Januar: Februar: Mars: April: Mai: Juni: Juli: August: September: Oktober: November: Desember:
INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 08.11.2010 AD: Bytte av navn på vervet Skjenkeansvarlig I mail sendt til Kvarterstyret på søndag (07.11), vurderte jeg om det kan være hensiktsmessig å omdefinere vervet skjenkeansvarlig og gi vervet et nytt navn. Bakgrunnen for dette er at Skjenkeansvarlig i dag lett forveksles med leder av Skjenkegruppen, og at personen som har vervet lett kan prioritere Skjenkegruppen over Vaktetaten og eventuelt Kraftetaten p.g.a. navnelikheten mellom arbeidsgruppen og vervet. Dynamikken mellom vervene i Kvarterstyret tilsier at Skjenkeansvarlig er en slags driftsansvarlig, med det primære ansvaret for de driftskritiske aktiviteter ved huset. Jeg mener det virker hensiktsmessig at Kraftetaten også inngår i Skjenkeansvarlig sitt domene for å samle de tre driftskritiske gruppene sammen. Prosjektansvarlig, som p.g.a. vervets tidl. navn, teknisk ansvarlig, har vært fadder for Kraft kan da konsentrere seg om å bygge det potensial som ligger i Romvesenet, og ellers benytte seg av andre arbeidsgrupper sin ekspertise når et pågående prosjekt tilsier det. Arbeidsfordelingen i Kvarterstyret mener jeg ikke vil endre seg nevneverdig fra dagens realitet, eller i alle fall det som er dagens tiltenkte arbeidsfordeling. Det vil derimot gjøre denne arbeidsfordelingen klarere. Når det gjelder navnebytte er det første som kommer til mitt hode driftsansvarlig. Dette navnet medgir jeg ikke nødvendigvis er det beste, og håper at idémyldring i møte kan komme frem til et tilfredstillende resultat. Til diskusjon: - er vi enig i overnevnte refleksjon rundt innholdet i vervet Skjenkeansvarlig? - ønskes det å innlemme Kraft under Skjenkeansvarlig? - hva vil være et mer dekkende navn for Skjenkeansvarlig?
INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 08.11.2010 Vedtak: Plan for Sommerkvarteret 2011 1. Datoplan 03. november 2010 første møte der Sommerkvarteret blir tatt opp Diskusjon rundt hva vi vil med Sommerkvarteret. Formålet er å sette en målsetning for hva Sommerkvarteret 2011 skal være. Innen 15. november Utforming av utlysningsnotat. Utarbeide en profil over de ulike styrevervene for utlysning. Send sak til Rettsvesenet og KØR for å få en vurdering på hvilken struktur som er den beste for Sommerkvarteret. 16. november Utlysning og kortfattet informasjon om Sommerkvarteret I forbindelse med Generalforsamlingen vil vi reklamere for Sommerkvarteret 2011, utlyse vervene til styret og invitere til et infomøte for interesserte. 17. november gjennomgå avtaleutkast og retningslinjer for intervjukomité Sommeravtalen 2010 gjennomgås og det foreslås eventuelt endringer. Disse endringene sendes til neste SKiBAS møte for godkjenning. Vi utarbeider også retningslinjer for intervjukomiteen, og velger en intervjukomité 7. desember SKiBAS møte Sommeravtalen 2011 sendes til SKiBAS for behandling. 12. januar reklame i StudVest 17. januar 18:00 Infomøte På dette møte vil vi dele ut et kortfattet skriv om Sommerkvarteret (flyer) og dele våre erfaringer. Det bør delta folk fra styret i Sommerkvarteret 2010, samt medarbeidere og Kvarterstyremedlemmer.
20. januar 18:00 Infomøte 1. februar Søknadsfrist for styret 2. februar -13. februar intervjukomiteens arbeid Intervjukomiteen avtaler intervjuer med alle interesserte. 14. februar intervjukomiteen sender innstilling til Kvast 16. februar Kvast behandler innstilling 16.-20. februar Daglig leder Kvast behandler Sommeravtalen 2011 med det innstilte styret. 21. februar Daglig leder sender avtale til behandling i Kvast 23. februar Kvast innstiler SKiBAS om Sommeravtalen 2011 med det innstilte styret 1. mars SKiBAS vedtar Sommeravtalen 2011 med det innstilte styret 9. mars Reklame i StudVest for medarbeidere Det reklameres for medarbeidere til Sommerkvarteret internt og eksternt 1. april Frist for medarbeidere å søke Sommerkvarteret 1. april 17. april Intervjuprosess av medarbeidere 18. april Utvalgte medarbeidere blir tilbudt jobb 18. april-25. april Ansettelseskontrakt med medarbeidere undertegnes Innen 25. april Det innstilte Sommerkvarterstyre presenterer en plan for implementering av Sommerkvarteret 2011, med strategi og handlingsplan. Fastsetter også en dag for planlegningsmøte med alle på Sommerkvarteret. 25. april Sommeravtalen 2011 innstilt styre og medarbeidere sendes til Kvast 27. april Sommerkvarteret 2011 endelig vedtak av Kvast
3. mai Sommerkvarteret 2011 endelig vedtak SKiBAS
INTERNNOTAT Fra Pål Andreas Sætre Leder, Studentersamfunnet i Bergen 08.10.2010 Maria Dyrhol Sandvik Nestleder, Studentersamfunnet i Bergen Kristian Aamodt PR- ansvarlig. Studentersamfunnet i Bergen Til KvaSt v/pr-ansvarlig AD/Vedtak: Overskrift Studentersamfunnet anser månedsplakatene fra Kvarteret å være i så dålig fomat at vi ikke ønsker å profileres gjennom disse. Kvaliteten på disse plakatene har vært dårlig i høst, men denne måneden har det gått skikkelig galt. Noen momenter: Alle våre møter blir omtalt som Filmklubben sine arrangementer. Dette er ikke godt nok i det hele tatt, og vi skjønner ikke hvordan en slik misforståelse kunne oppstå. Ingen fra dorgene har fårr anledning til å lese korrektur på denne plakaten, noe vi gjennom PR- forum har avtalt at vi skal få. Vi får inderlig håpe at ingen av våre gjester ser denne plakaten, det ville vært pinlig. Slike feil får oss til å virke svært uproffesjonelle ASF har skal visst ha en konsert med et band ingen i ASF har hørt om, i stedet for det bandet de har booket. I tillegg står det "13.11: Husk Ståoppjazz". Og noen arrangementer er rett og slett ikke med på plakaten. Forrige månedes folder hadde nesten ikke med noen av Samfunnet sine møter og var ellers full av feil. Og hvorfor er det folder den ene måneden og plakat den andre? I tillegg reagerer vi på hvordan Bergen filmklubb er omtalt på forrige måneds plakat, der det står at "de desverre ikke har oppdatert programmet sitt på http://www.bergenfilmklubb.no/." Slike ting er vel unødvendig å ha med på plakaten. Dessuten manglet det forrige måned en konsert og et helhus på plakaten. PR- ansvarlig i Kvast har hatt vervet lenge nok nå til å skjønne hva som må gjøres for å sikre at alt blir riktig. Vi forelsår en sjekk på samfunnet.uib.no, asf.uib.no, rf.uib.no, bergenfilmklubb.no, immaturus.uib.no. Så lenge kvarteret.no ikke fungerer optimalt er nok å sjekke de respektive hjemmesidene den sikreste taktikken. Men viktigst er det at dorgene ALLTID får lese korrektur. Slike feil stiller oss i et såpass dårlig lys at vi i Samfunnet ser oss nødt til å vurdere hvor vidt vi ønsker at Kvarteret skal promotere oss i det hele tatt.
VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar Kvarteret promoterer alle samfunnetmøter ved å invitere alle sine facebookvenner til eventene våre, samt linker til eventene på facebooksiden. Distribusjonen av plakatene opphører og Kvarteret tar ansvar for å ta ned plakater som alt er hengt opp.