REFERAT KVARTERSTYREMØTE 12-07 27.03.2007, kl 16:30 - Stillhet TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Jude Reczek Ingrid Solstrand Thomas Evensen Rikke Vestergaard Halvard Løvik REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand (forlot møtet 12-01) ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland (forlot møtet 12-01) IKKE TILSTEDE EKSTERNE PERSONER REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Dorger og Verftet Ansatte under utbyggingen Kvarteretgensere Skriv fra leder Skriv fra leder Skriv fra informasjonsansvarlig
VEDTAKSSAKER 12-01 Godkjenning av referat 12-02 Personalsak 12-03 Søknad fra Kraft 12-04 Utestengelse 12-05 Økning i kompensasjon 12-06 Oppsigelse av Kvartermestrene OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER Skjenkeansvarlig : - Produktgruppen er klar - Møte med Hansa - Møte med orgsek og supplering - Vært i Stavanger Prosjektansvarlig : - Gjort kraft-ting - Pro.kom ting Internansvarlig: - Gjort litt Ik-skjema ting på kvartfronten - NRF-fagseminar - Invitert kvarter til kvastkvartkosekveld - Hjelpet å ordne til personalgruppe infomøte - Skal går gjennom IK-skjema med Christian og Morten tirsdag - Informasjonsansvarlig : - Vært på møte med ASF og vakt i dag Leder: - Sett litt på kraft og sceneteppe saken - Ikke gjort vedtak på SKiBAS møtet om det å si opp kvartene - Vært på møte med UiB. Grunnen til at de ikke kan/vil støtte serveringsdrift er politisk. Men det ser ut til å ordne seg. - Kontorlokaler : vi kan få brakkene i midten av august. - SKiBAS har vedtatt NG2. - Sende 2 seperate pressemeldinger ang NG2 og Verftet
- Iselin sier at vi ikke har lov til å sende useriøse og usakelige ting på GLEM listen slik som KvaSt gjorde på fylla i Stavanger. - NRFseminar(+vært med folk n, inkl familie:)) - Ordnet ting i forhold til utdanning i Bergen sitt arr på onsdag - Jobbet med UiB og finansiering av Nyg2 - Jobbet med pressemelding - Skrevet ting til Kvartært - Vært på møte med Verftet og jobbet med ting i forbindelse med dette. - Vært på møte med kommune pers - Vært på møte med rektor ++ Eksternansvarlig: - NRF-fagseminar - Dorgemøte - Ekstra dorgemøte med flere representanter, ang. verftet - Ildsjelprisutdeling, og sosialisering etterpå. - Verftet med dorgene (seinere idag) - StudentImpuls-møte med Torje og Robin - Rombooking - Snakket med SV-revyen Økonomiansvarlig - NRF-fagseminar - Fulgt opp fakturaer og godkjenninger - Årsregnskap - Møte med Verftet. Administrativ leder : - Vært på møte med UiB sammen med Iselin - Vært på personalgruppe møte - Vært på møte med universitetsdirektøren : Snakket om finansiering av NG2 - Vært på møte med Hansa ang koordinering av avtaler - Hjulpet skjenkegruppene med handlingsplan til NG2 RS - Sendt skriv og masse mail - Hadde møte i går Spørsmål : Iselin : Hva gjør vi med folk som misbruker kvarteret / dorge kortene? Ta en prat med de som gjør dette, slik at det ikke gjentar seg. Halvard : Har fått cder, hva gjør vi med de? Gustav må logge seg inn på internettet, slik at man kan fikse. FASTAD GLEM/DORG Glem - Flytteprosessen. Folk må gjøre som Jan Fredrik sier. - Inventardatabasen Dorg
- Ingen Øyvind og Bjørn - Mange spørsmål ang kontorlokaler - Ekstra dorgemøter denne uken, vært på Verftet en tur. - Prøver å lage en intensjonsavtale ØKONOMIRAPPORT Foreløpig årsregnskap er ferdig, skal igjennom revisor. Årsresultatet ble minus 324 000,-. Forrige kvast skal ha skryt for at resultatet ble så lite som det er. Mye avvik på lønn til heltidsansatte, kan dette stemme? Ja, samme summen er oppført lengre nede på kontooppstillingen under en annen konto. Vi må gjøre det bedre på vinfronten da vi har ett avvik på ca 100 000. Folk må gå gjennom postene og se om de kan forklare avvikene på poster som er relevante for vervet man innehar. Se på side 4 i det sammenfattete årsregnskapet. DAK2 Erstatningslokaler : - Ett slitsomt møte med Verftet, men det ordnet seg - Virker som om de forstår hva vi vil frem til med vår økonomimodell. - Prosentfordeling med klausul - Blir sendt ut mail om hvordan det blir - Ting er mer eller mindre ordnet med Verftet - Bygge prosessen er under kontroll, og alt er på stell - Trenger en prosjektleder til DAKII ( Ingen fra KvaSt har tid, men kanskje Tommy eller Thomas ) - Hvem skal gjøre prosjekteringsarbeidet? Tom, Tommy, 1 fra pro.kom, 1 fra Hammar, 1 fra Stjerne pub GA, kontaktpersonen i KvaSt blir Halvard. Utvidet referansegruppe. - Kalle Pro.kom inn til møte før påske Halvard som ikke fungerer følger saken - Kulturaktivitet i NG2 - Ikke alle fra dorgene som er positive til at vi har NG2 i tillegg til Verftet - Lurt å få med seg alle dorgene pga kulturparagraf i Statuttene - Skjenkebevilling, sprit? - Få med seg SiB INNBOKSEN May Elin og smuss : ja, hun kan få betalt for 2 stk SV-revyen : Vil låne prosjektor fra tirsdag-onsdag, alt i orden. AD Dorger og Verftet : Saken påbegynt 18:41, saken avsluttet 19:20 Til grunn : Skriv fra leder Avtale til dorgene på Verftet :
- Ingen leie, utenom teknisk utstyr de skulle måtte trenge utover DAK og USF sitt utstyr. - Om man gjør det sånn må noen dekke fast leie, og dorgene må dra med seg tilnærmet all aktivitet til Verftet. - Fordelingsprosent på ølinntekter : Vi vil ha alt, for å ha mulighet for å dekke inn kostnader i perioden. - Få dorgene til å binde seg til å arrangere ting kontinuerlig, slik at man ikke mister inntekter. - Er avtalen bedre enn det de ville fått selv? Ingrid svarer ja, de slipper leie. Ingrid informerer om hva dorgene vil ha på Verftet : - Ingen leie - Øllinntekter - Billettinntekter - Scenebarrikader ( leies av Verftet per dags dato ) - Teknisk utstyr Det er uenighet om hvorvidt dette er en forhandlingssituasjon eller ikke. Konkluderes med at det er et samarbeid, ikke forhandling. Ansatte under utbyggingen : Saken påbegynt 19:20, saken avsluttet 20:02 Til grunn : Skriv fra leder Kjøkkensjef : Inghild positiv til å bli utplassert men vil helst bli med på NG2. Kontinuitet er viktig, derfor vil vi ha Inghild med oss. Logistikkansvarlig : Hva med UFO og det de tenker rundt dette. Vi sender alle innspill til dem. Vi trenger vel egentlig ikke en slik stilling i NG2. Regnskapsansvarlig : Det må vi ha. Ivar mailer John avtale vi har med Manpower. Kvarter : Hvor mange trenger vi? Ska vi justere ned jobbetiden? Høre med Kvartene hvordan de ønsker å gjøre det. Sivilarbeider som jobber administrativt overalt? Vi må først og fremst finne ut hvilke rutiner og ansvar vi skal følge i NG2. I tillegg må vi tenke på Verftet. Prøve ut hovmester og økt ansvar på vaktene. Kvarteretgensere : Til grunn : Skriv fra informasjonsansvarlig - Gratis genser til medarbeidere på sitt 2 semester - Profilering - John vil ha egen post på budsjettet til dette - Saken kommer opp igjen en annen gang da saken er en vedtakssak Alle er positive. Thomas og John følger VEDTAKSSAKER
12-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 06-07, 08-07 og 11-07. Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 11-07 For : 7 Mot : 0 Avholdene : 0 Jude, John og Halvard følger referatene de ennå ikke har levert. 12-02 PERSONALSAK Til grunn: Skriv deles ut på møtet Saken referatføres i eget referat 12-03 SØKNAD FRA KRAFT Til grunn: Skriv fra kraftetaten v/leder Mona Haraldsen Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innvilge inntil kroner 3000,- inkl mva. for transport av lysmikser forutsatt at lånekontrakt foreligger, og at bordet er forsikret under transport og opphold For : 7 Mot : 0 Avholdene : 0 John følger 12-04 UTESTENGELSE Til grunn: Skriv deles ut på møtet Saken referatføres i eget referat. 12-05 ØKNING I KOMPENSASJON Til grunn: Skriv fra tillitsvalgt kvartermester, Christian Hagerup Reinshol - Kompensasjonen følger KPI - Blir spurt om for høy økning - Skjønner at de sliter seg ut ved å jobbe mye, men ingen tvinger dem til å jobber mer enn 5 ganger i måneden. - Blitt tilbudt avlastning Kvarterstyret vedtar en økning i kompensasjonen til kvartermestere til kr 1 000,- per vakt For : Mot : 7 Avholdene : 0
Jude følger 12-06 OPPSIGELSE AV KVARTERMESTRE Til grunn : Muntlig orientering fra leder. Kvarterstyret vedtar å si opp alle kontrakter med kvartermesterene For : Mot : Avholdene : Saken trekt da dette er en SKiBAS sak