Kragerø kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 15.06.2015 Møtested: Møteleder: Rådhuset, formannskapssalen Gotfred Nilsen Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Gotfred Nilsen Unni Wærstad Unn Kristin Nygaard Olav Steinar Bråtane Arne Kristiansen Øystein Bergh Marianne Rogn Rådmann Bjørn Hagen Økonomisjef Åge Aashamar (sak 20/2015) Rådgiver Anders Støren Sandaas (sak 19/2015) Innkallinga ble godkjent. Saklista ble godkjent. Sakene blei behandla slik: 18 23/2015 Kragerø 18.06.2015 Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 18/15 15/607 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 20.04.2015 19/15 13/620 ORIENTERING OM VARSLINGSSAKER OG QM+ 20/15 15/642 TERTIALRAPPORT 01/2015 21/15 15/574 KRAGERØ KUNSTSKOLE - PROSESSER VED DRIFT 22/15 15/608 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 15.06.2015 23/15 15/641 ØKONOMISTYRING - OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON Side 2 av 6
Sak nr. 18/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 20.04.2015 Møteprotokollen fra 20.04.2015 godkjennes. Leder la fram protokollen fra siste møte. Vedtaket var enstemmig. Møteprotokollen fra 20.04.2015 godkjennes. Sak nr. 19/15 ORIENTERING OM VARSLINGSSAKER OG QM+ Kontrollutvalget tar informasjon om Varslingssaker og bruken av kvalitetssystemet Qm+ til orientering. Rådgiver presenterte kvalitetssystemet og utviklingen siden sist. Kontrollutvalget diskuterte implementeringen i organisasjonen og bruken av systemet i de forskjellig sektorene. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar informasjon om Varslingssaker og bruken av kvalitetssystemet Qm+ til orientering. Sak nr. 20/15 TERTIALRAPPORT 01/2015 Side 3 av 6
Kontrollutvalget takker økonomisjefen og rådmannen for en grundig orientering. I forhold til overskridelser på Støttekontakttjenesten vil kontrollutvalget gjøre kommunestyret oppmerksom på at noen tjenesteområder har innbyggerne lovhjemlet rettigheter som ikke avgrenses av vedtatte budsjetter. Vedtaket sendes kommunestyret. Rådmannen og økonomisjefen presenterte tertialrapporten. Hovedtrekkene ble gjennomgått. Unni Wærstad satte fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget takker økonomisjefen og rådmannen for en grundig orientering. I forhold til overskridelser på Støttekontakttjenesten vil kontrollutvalget gjøre kommunestyret oppmerksom på at noen tjenesteområder har innbyggerne lovhjemlet rettigheter som ikke avgrenses av vedtatte budsjetter. Vedtaket sendes kommunestyret. Kontrollutvalget tar økonomirapporten fra 1. tertial 2015 til orientering. Sak nr. 21/15 KRAGERØ KUNSTSKOLE - PROSESSER VED DRIFT Kontrollutvalget ber ordfører og styreleder komme i møte og orientere om eierskapsmelding og redegjøre for driften ved Kragerø Kunstskole AS. Kontrollutvalget diskuterte Kragerø Kunstskole AS. Kontrollutvalget ønsker å få betre kunnskap om skolen og driften. Kontrollutvalget ber ordfører og styreleder komme i møte og orientere om eierskapsmelding og driften ved skolen. Gotfred Nilsen satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget ber ordfører og styreleder komme i møte og orientere om eierskapsmelding og redegjøre for driften ved Kragerø Kunstskole AS. Side 4 av 6
Saken legges fram uten innstilling. Sak nr. 22/15 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 15.06.2015 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Følgende saker ble tatt opp: Trygdekassebygget - Kontrollutvalget ber om en skriftlig orientering, om reguleringsformålet til offentlig formål er oppfylt. Sekretæren redegjorde for overgang til nytt saksbehandlersystem. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 23/15 ØKONOMISTYRING - OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten, Økonomistyring - Oppfølging av forvaltningsrevisjon, til orientering. Kontrollutvalget vil peke på at revisjon anbefaler å utarbeide økonomireglement. Kontrollutvalget foreslår at kommunestyret vedtar at et slikt reglement blir utarbeidet. Kommunestyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine konklusjoner og anbefalinger og gi kommunestyret tilbakemelding innen 6 måneder. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten og gikk gjennom de enkelte problemstillingene og de funn revisjon hadde. Side 5 av 6
Foilene som ble brukt ved presentasjonen er sendt kontrollutvalget i egen epost. Gotfred Nilsen satte fram følgende tilleggsforslag: Kontrollutvalget vil peke på at revisjon anbefaler å utarbeide økonomireglement. Kontrollutvalget foreslår at kommunestyret vedtar at et slikt reglement blir utarbeidet. Vedtaket med forslag og tilleggsforslag var enstemmig. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten, Økonomistyring - Oppfølging av forvaltningsrevisjon, til orientering. Kommunestyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine konklusjoner og anbefalinger og gi kommunestyret tilbakemelding innen 6 måneder. Side 6 av 6