Kulturbyggene i Bjørvika

Oslo kommune Kulturbyggene i Bjørvika Styringsdokument Styringsdokument for nye Deichmanske hovedbibliotek Gjennomføringsfasen Versjon 08.10.2013 1

Dokumentinformasjon Styrende dokumenter Nr Dokumentnavn Dok.id. Versjon av dato S1 Styringsdokument for skisse- og forprosjektfasene. Munch-museet og Deichmanske hovedbibliotek S2 S3 S4 KOUs bestilling. Kulturbyggene i Bjørvika Brev fra FIN til KIB: Ny, revidert kostnadsramme for skisseprosjektet KONs oppdragsbrev vedrørende gjennomføring av byggeprosjektet X 0.1 26.02.2010 X X 1.0 1.0 18.02.2010 22.02.2011 05.09.2013 Vedlegg Nr Dokumentnavn Dok.id. Versjon av dato V1 Kjøp- og salgsavtale mellom HAV Eiendom AS og Oslo kommune v/eby X 1 17.09.2009 V2 Reguleringsbestemmelser for Deichman-området i Bjørvika, Gnr.207 Bnr.399 og Gnr.250 Bnr.11 X 1 23.01.2012 V3 Reguleringskart for Deichman-området i Bjørvika X 1 23.01.2012 V4 Forprosjekt, Nye Deichmanske hovedbibliotek, Bok 1 X 01 20.04.2012 V5 Forprosjekt, Nye Deichmanske hovedbibliotek, Bok 2 X 01 20.04.2012 V6 Forprosjekt, Nye Deichmanske hovedbibliotek, Bok 3 X 01 20.04.2012 V7 Usikkerhetsanalyse KS2, Nye Deichmanske hovedbibliotek, HolteConsulting AS V8 Notat, Nye Deichmanske hovedbibliotek, LCC-kalkyle revidert mai 2012, Multiconsult AS V9 Løst inventar, IKT brukerutstyr og applikasjoner totalkalkyle, ÅF Advansia AS X 01 30.08.2012 X - 01.06.2012 X 02 11.06.2012 Endringshistorikk Dato Dokumentnavn Versjon - 2

Kvalitetssikringsdokumenter Dato Dokumentnavn Dok id Versjon 26.04.2012 Administrasjonshåndbok, Kulturbyggene i Bjørvika 25.05.2012 Kvalitetsplan for prosjektledelsen / ÅF Advansia AS X - X - Utarbeidet av Enhet / navn e-post Telefon Kulturbyggene i Bjørvika (KIB) / Gunnar A. Leganger Kulturbyggene i Bjørvika (KIB) / Mai Britt Søby Kulturbyggene i Bjørvika (KIB) / Haakon Berg Jensen Kulturbyggene i Bjørvika (KIB) / Solveig Dahl Grue Kulturetaten (KUL) / Knut Skansen ÅF Advansia AS / Pål Keyser Frølich ÅF Advansia AS / Nina Dillingøen ÅF Advansia AS / Bent Fjelddalen ÅF Advansia AS / Lars Olav Nordstoga gunnar.leganger@kib.oslo.kommune.no 915 11 269 maibritt.soby@kib.oslo.kommune.no 915 67 476 haakonberg.jensen@kib.oslo.kommune.no 974 08 707 solveig.grue@kib.oslo.kommune.no 993 54 782 knut.skansen@kul.oslo.kommune.no 953 31 728 pal.frolich@afconsult.com 995 85 800 nina.dillingoen@afconsult.com 474 54 398 bent.fjelddalen@afconsult.com 975 43 841 larsolav.nordstoga@afconsult.com 922 34 425 Godkjent av Signatur Byrådsavdeling for kultur og næring (KON) 3

Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 7 2 Sammendrag... 8 2.1 Bakgrunn rammebetingelser og krav 8 2.2 Mål... 8 2.3 Prosjektstyring og oppfølging... 9 2.4 Gjennomføringsplan og leveranse... 9 2.5 Rutiner og kvalitetsstyring... 9 2.6 Økonomi... 9 3 Bakgrunn, rammebetingelser og krav... 10 3.1 Rammebetingelser og forutsetninger... 10 3.2 Krav... 12 3.2.1 Krav: Overordnet... 12 3.2.2 Nærmere om miljøkrav... 13 3.3 Oversikt over prosjektet, historikk og status... 14 3.3.1 Prosjektet... 14 3.3.2 Historikk: Vedtak og fremdrift... 15 3.3.3 Organisering... 16 3.3.4 Regulering... 17 3.3.3 Uavklarte forhold ved utarbeidelsen av styringsdokumentet... 17 3.4 Avgrensninger og grensesnitt... 19 4 Mål... 23 4.1 Målstruktur for prosjektet... 23 4.1.1 Kommunemål:... 23 4.1.2 Effektmål... 23 4.1.3 Resultat- og prosessmål:... 23 4.2 Kritiske suksessfaktorer... 24 4.3 Suksesskriterier... 26 5 Prosjektstyring og oppfølging... 27 5.1 Kontraktsstrategi... 27 5.1.1 Forhold som er vesentlige for valg av kontraktsstrategi... 27 5.1.2 Entrepriseformer... 28 5.1.3 Valg av entrepriseform... 29 5.1.4 Kontraktstyper... 30 5.1.5 Anskaffelsesprosedyrer... 30 5.1.6 Valg av kontraktsstrategi Overordnet kontraktsinndeling... 32 4

5.2 Organisering, roller og ansvar... 34 5.2.1 Organisasjonskart... 34 5.2.2 Roller og ansvar i prosjektorganisasjonen... 34 5.2.3 Oslo kommunes organisering... 37 5.2.4 ÅF Advansias prosjektorganisasjon... 37 5.2.5 Ansvars- og myndighetsmatrise... 38 5.2.6 Økonomiske fullmakter... 40 6 Gjennomføringsplan og leveranser 41 6.1 Prosjektnedbrytningsstruktur (PNS)... 41 6.2 Gjennomføringsplan... 42 6.2.1 Oversikt over faser og hovedaktiviteter... 43 6.2.2 Interne avhengigheter i prosjektet... 43 6.3 Leveranseoversikt, milepæler og risikoanalyse... 44 6.3.1 Leveranse fra prosjektet... 44 6.3.2 Leveranser til prosjektet... 44 6.3.3 Sentrale milepæler i prosjektet... 44 6.3.4 Strategi for styring av risiko i prosjektet... 44 6.3.5 Risikoanalyse og tiltak... 45 7 Rutiner og kvalitetsstyring... 46 7.1 Rutiner for prosjektstyring og oppfølging... 46 7.1.1 Prosjektstyring i KIB... 46 7.1.2 Prosjektstyring i ÅF Advansia... 46 7.1.3 Rutiner for overvåkning av prosjektet... 47 7.1.4 Kvalitetsstyring... 47 7.1.5 Rutiner for kontraktsoppfølging... 48 7.1.6 Rutiner for utløsning av reserver /usikkerhetsavsetninger... 48 7.1.7 Rutiner for endringer... 49 7.1.8 Rutiner i forhold til operativ bestiller... 49 7.1.9 Rutiner for økonomistyring... 50 7.1.10 Rutiner for prosjektarkivet... 50 7.1.11 Rutiner for Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø og Ytre Miljø byggeperiode50 7.1.12 Rutiner for rapportering... 50 7.2 Kommunikasjonsplan... 51 7.3 Prosjektavslutning... 54 7.3.1 Overtagelser... 54 7.3.2 Forberedelse for drift... 54 8 Økonomi... 55 5

8.1 Grunnkalkyle - forprosjekt... 55 8.2 Usikkerhetsanalyse KS2... 55 8.2.1 Analyse av usikkerhetsbildet... 55 8.2.2 Oppfølging av tilrådinger i KS2... 56 8.2.3 Akkumulert sannsynlighetskurve byggeprosjektet... 57 8.3 Løst inventar og IKT inkludert applikasjoner... 58 8.4 Samlet budsjett: Prosjektkostnad for gjennomføring... 58 8.5 Investeringsrelaterte driftskostnader... 589 8.6 Kuttliste... 60 6

1 Innledning For organisering og gjennomføring av skisse- og forprosjektfasen for nye Deichmanske hovedbibliotek lå det til grunn ett styringsdokument og ett bestillingsdokument, begge utarbeidet i 2010. For gjennomføringsfasen er intensjonen at styringsdokumentet er så utfyllende og grundig at det fungerer som et kombinert styrings- og bestillingsdokument. Styringsdokumentet for nye Deichmanske hovedbibliotek skal gi en oversikt over alle sentrale forhold i prosjektet. Dokumentet skal være retningsgivende og avklarende for alle interne aktører, oppdragsgiver og relevante interessenter. Styringsdokumentet detaljerer prosjektets rammer i gjennomføringsfasen, blant annet overordnede rammebetingelser, mål, kontraktsstrategi og organisering, gjennomføringsplan, kvalitetsstyring samt økonomi. Deichmanske hovedbibliotek er i dag lokalisert på Hammersborg, i et utdatert og lite funksjonelt bygg. Det eksisterende bibliotekbygget er sterkt begrensende for institusjonens fremtidige utvikling ift til fleksibilitet, brukervennlighet, formidling og åpenhet/tilgjengelighet. Grunnlaget for bibliotekets virksomhet er i vesentlig endring, blant annet som følge av den sterke veksten i digitale tjenester av kultur- og kunnskapskilder. Dette vil i stadig sterkere grad endre bibliotekenes funksjon, og dermed også de fysiske rammer for et moderne bibliotek. Deichmanske hovedbibliotek skal i fremtiden være en åpen kultur- og kunnskapsarena. Det nye Deichmanske hovedbiblioteket i Bjørvika vil med nytt bygg og ny lokalisering gi et stort løft for institusjonen, samt bidra til å berike og styrke Oslo kommunes kulturtilbud. Nye Deichmanske hovedbibliotek er et avansert og egenartet bygg som utmerker seg særskilt innenfor tre forhold: Energieffektivisering, bruk av ny IKT- teknologi og utviklingen av en ny type biblioteksrom. Biblioteket skal tilfredsstille passivhusnivå og byggets totale klimagassutslipp knyttet materialbruk, energiforbruk og transport skal halveres. Videre skal biblioteket utstyres med et omfattende IKT- system, som skal legge til rette for utstrakt digital formidling og selvbetjening. Det nye bibliotekrommet vil være en viktig arkitektonisk ramme rundt utviklingen av det nye, innovative bibliotekskonseptet. 7

2 Sammendrag Styringsdokumentet for gjennomføringsfasen omfatter detaljprosjektering og bygging av nye Deichmanske hovedbibliotek med tilhørende utomhusanlegg, samt utvikling og innkjøp av inventar, brukerutstyr, IKT- utstyr og bygg-/utstyrspåvirkende applikasjoner. Prosjektet omfatter ikke: 1. Innholdsutvikling av bibliotekets tjenesteytelser, herunder prosjektutvikling og innkjøp av IKT- applikasjoner ut over det som er bygg-/utstyrspåvirkende 2. Innredning og inventar til bibliotekets serveringssteder 3. Ekstern varme-/kjølesentral 2.1 Bakgrunn, rammebetingelser og krav Bystyrevedtak, kjøp- og salgsavtalen, reguleringsbestemmelser, styringsdokument, bestillingsdokument, kostnadsrammer, lover/forskrifter og kravspesifikasjoner setter klare rammer for forprosjektleveransen. Ett av de mest utfordrende kravene er at bygget skal være ledende mht energiøkonomisering og reduserte CO 2 -/klimagassutslipp. Prosjektet grenser til en rekke interesser/aktører, og disse forhold er definert som organisatoriske, tekniske og kommersielle grensesnitt. Grensesnittene er grundig vurdert og ansees som godt håndterbare. 2.2 Mål Kommunemålene sier at det nye hovedbiblioteket skal: være ledende i utviklingen av det moderne folkebiblioteket være en viktig kilde til kunnskap og kultur for et bredt publikum være en litteraturformidler og læringsressurs som stimulerer til leseglede og litterær innsikt styrke Oslo som internasjonal og flerkulturell hovedstad Effektmål for det nye hovedbiblioteket: 2 millioner besøkende per år og 5 7.000 besøkende per døgn 1,2 millioner utlån av medier per år Femdobling av antall brukere av bibliotekets arbeids- og oppholdsplasser Tredobling av antall besøkende til arrangementer i biblioteket 1,5 times gjennomsnittlig oppholdstid i biblioteket per bruker 80 % av de besøkende bruker de selvbetjente bibliotekstjenestene Høy kvalitativ brukeropplevelse av bibliotekets fysiske og digitale innhold Femdobling av publikumsbesøkende per årsverk i publikumsarealene 8

Prioriterte resultatmål for gjennomføringen: 1. Kostnad Prosjektet skal leveres innenfor en samlet styringsramme på 2 486,6 mill. kroner (P50) 2. Kvalitet: 3. Tid: 1. Prosjektet skal leveres med de kvalitets-, ytelses-, funksjonalitetskrav som er definert i forprosjektet. 2. Bygget skal ha et netto energibehov som ikke overstiger 85 kwh/m2 beregnet etter NS3031. Beregnet klimagassutslipp uten fundamentering skal ikke overstige 20 kgco2/m2/år 3. Prosjektet skal leveres innenfor avtalt tid: Prosjektet skal være komplett ferdig og klar for driftsåpning 03.08.2016, gitt byggestart 02.12.2013 (32 måneders byggetid). For at prosjektet skal lykkes med å nå sine mål, er det en rekke kritiske suksessfaktorer som må oppfylles. Disse er identifisert i en egen matrise, og knyttet til konkrete tiltak, med tilhørende ansvarsfordeling. Flere av de kritiske suksessfaktorene er knyttet til organisatoriske forhold, som beslutningskraft hos overordnet bestiller og utfører, god samhandling mellom utbyggerorganisasjonen og bruker/bestiller, formalisert samarbeid for byggeprosjektet og applikasjonsprosjektet, og involvering av driftsansvarlig i gjennomføringsfasen. Et viktig suksesskriterium for prosjektet er at nye Deichmanske bibliotek blir et bibliotek som Oslos innbyggere er stolte av. 2.3 Prosjektstyring og oppfølging Basert på vurderingene av entrepriseform, kontraktstype og anskaffelsesprosedyre opp mot prosjekt og marked, legges det opp til en delt entreprisemodell med relativt få og store entrepriser. 2.4 Gjennomføringsplan og leveranse PNS en er etablert i samsvar med den overordnede prosjektorganisasjonen. Den tydeliggjør ansvarsområder for gjennomføringen av prosjektet. Det planlagte arbeidet brytes ned i mindre, kontrollerbare enheter som representerer en avgrenset del av prosjektets oppgave. Med basis i kontraktsstrategien og prosjektnedbrytningsstrukturen (PNS) etableres fremdriftsplaner i en hierarkisk nedbrytning i flere nivåer. 2.5 Rutiner og kvalitetsstyring Det er i prosjektet etablert gode rutiner som regulerer interne prosesser og styringslinjer. Det er etablert gode kvalitetssystemer, rutiner for endringer og utløsning av reserver, samt systemer for måling av inntjent verdi. 2.6 Økonomi Det er fastsatt en total kostnadsramme (P85) for hele prosjektet på 2597,6 MNOK. 9

3 Bakgrunn, rammebetingelser og krav 3.1 Rammebetingelser og forutsetninger Rammebetingelser er prosjektets eksterne betingelser og begrensninger, gitt av andre enn prosjekteier, og som prosjektet må forholde seg til. I det følgende er det utarbeidet en oversikt over alle sentrale rammebetingelser som har, eller vil få, en påvirkning på prosjektets gjennomføring. Bystyrevedtak: Bystyret vedtok 03.09.2008, sak 324: o Nye Deichmanske hovedbibliotek skal lokaliseres i Bjørvikaområdet, nær andre kulturinstitusjoner. o HAV Eiendom AS skal gjennomføre konseptkonkurranse som viser forslag til lokalisering og utbyggingsalternativer for Deichmanske hovedbibliotek. Bystyret vedtok 26.08.2009, sak 245: o Oslo kommune kjøper tomt A8 av HAV Eiendom AS for etablering av Deichmanske hovedbibliotek i Bjørvika. o Utbyggingskonseptet Diagonale legges til grunn for den videre utviklingen av et nytt bibliotek. o Byrådet bes utforme tydelige og etterprøvbare miljøkrav som gjør at de nye kulturbyggene blir ledende både når det gjelder energiøkonomisering og reduserte CO 2 -/klimagassutslipp. Bystyret vedtok 27.01.2010, sak 6: o Det skal stilles krav om at alle kommunale nybygg som hovedregel skal bygges etter og tilfredsstille krav til Passivhusstandard fra 2014, der dette er mulig og hensiktsmessig. Bystyret vedtok 14.12.2011, sak 424: o Med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-12 detaljregulering med konsekvensutredning og med reguleringsbestemmelser for felt A8, tverrgate mellom A8 og A9a, felt A9a, A9c og A9b i Munch Deichman-området i Bjørvika. Bystyret vedtok 06.03.2013, sak 72: Nye Deichmanske hovedbibliotek - Bygging og finansiering: o Nye Deichmanske hovedbibliotek i form av prosjekt Diagonale vedtas bygget o Byrådet gis fullmakt å inngå avtale med HAV Eiendom AS om organisering og gjennomføring av felles utbygging av kjeller, økonomitorg og nedkjøringsrampe for feltene A8 og A9. o Oslo kommune må ta initiativ til samarbeid med staten for å utvikle hovedbibliotekets funksjon og kvalitet på en best mulig måte. 10

Bystyret vedtok 10.04.2013, sak 87: o Med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-12 detaljregulering med konsekvensutredning og med reguleringsbestemmelser for Operaallmenningens søndre del, Bjørvika. o Saken sendes til Miljøverndepartementet for endelig avgjørelse. Kjøp- og salgsavtale: Kjøp- og salgsavtale 17.09.2009. Opsjonsavtale mellom HAV Eiendom AS og Oslo kommune v/eiendoms- og byfornyelsesetaten: o Avtalen regulerer HAV Eiendoms overdragelse av eiendom felt A8 i Bjørvika til Oslo kommune for etablering av nye Deichmanske hovedbibliotek o Oslo kommune plikter å bygge ut eiendom felt A8 til nye Deichmanske hovedbibliotek innen 7 år o HAV Eiendom AS plikter å stå som forslagsstiller og igangsette detaljregulering av planområdet o HAV Eiendom AS påtar seg det fulle og hele ansvar for de kostnader Oslo kommune evt. påføres pga forurensning ved bygging av nytt bibliotek, herunder enhver kostnad til opprenskning og deponering o HAV Eiendom AS påtar seg det fulle og hele ansvar for de kostnader Oslo kommune evt. påføres pga avdekking av fornminner eller andre arkeologiske forhold ved bygging av nytt bibliotek o Oslo kommune overtar forpliktelsen til å betale et infrastrukturbidrag pr. m 2 slik dette er fastsatt i avtalene om utbygging i Bjørvika Reguleringsbestemmelser: Iht Bjørvikaplanens OMOP (overordnet miljøoppfølgingsprogram) skal det for alle prosjekter i dette planområdet utarbeides et eget miljøoppfølgingsprogram (MOP) ved regulering, rammesøknad, igangsettingssøknad og overlevering/ferdigstillelse. MOP en skal initiere utvikling av miljøriktige løsninger, samt dokumentere og kontrollere at valgte løsninger og tiltak bidrar til å innfri fastsatte miljømål Oslo bystyre vedtok 14.12.2011, sak 424, med hjemmel i plan- og bygningslovens 12-12 detaljregulering med konsekvensutredning og med reguleringsbestemmelser for felt A8, tverrgate mellom A8 og A9a, felt A9a, A9c og A9b i Munch Deichmanområdet i Bjørvika: o Felt A8 er regulert til formål institusjon (bibliotek). Tilhørende område under tverrgate mellom A8 og A9a er regulert til samme formål. Det tillates innpasset forretninger, bevertning og annen kulturrelatert virksomhet tilknyttet biblioteket. o Felt A8 har en maksimal tillatt utnyttelse på 23.500 m 2 BRA, inkl. utkragningen over tverrgata o Gesimshøyder og utkragninger er angitt med maks kotehøyder og angitte bestemmelsesgrenser o For biblioteket er det regulert inn maks 12 stk parkeringsplasser og min. 230 stk sykkelparkeringsplasser o Det skal ved søknad om tillatelse for biblioteket vedlegges MOP (miljøoppfølgingsprogram). Videre stilles det krav om at det i MOP en synliggjøres hvordan retningslinjer i FutureBuilt er fulgt opp. o Rekkefølgebestemmelse #1: Operaallmenningens søndre del skal være ferdigstilt før biblioteket får midlertidig brukstillatelse. Fjordbasseng eller 11

vannspeil tillates etablert inntil 1 år etter bibliotekets bruk, dersom dette området anvendes til riggområde. o Rekkefølgebestemmelse #2: Før det gis midlertidig brukstillatelse for biblioteket, skal kjøreatkomst til kjeller være etablert for felt A9a o Rekkefølgebestemmelse #3: Før det gis midlertidig brukstillatelse for biblioteket, skal 132 stk sykkelparkeringsplasser for bibliotekets besøkende være etablert på felt A31 Kostnadsramme: Bystyrets vedtak 06.03.2013, sak 72/13: o Totalramme for prosjektet inkl. tomt, infrastruktur, plan og designkonkurranse, regulering, kommunens administrasjon, brukermedvirkning, inventar og utstyr, finanskostnader og prisstigning. 2 597,7 mill. kroner Særlige rammebetingelser: Riksantikvarens fredningsvedtak av Den norske Opera og Ballett 3.2 Krav Under følger en oversikt over de krav som stilles til løsning og gjennomføring av prosjektet. 3.2.1 Krav: Overordnet De funksjonelle og tekniske kravene er som følger: Kilde for krav Bystyrevedtak sak 324/08 sak 245/09 sak 6/10 Hovedkrav Utbyggingskonseptet Diagonale legges til grunn for den videre utvikling av nytt bibliotek Bygget skal være ledende mht. energiøkonomisering og reduserte CO 2 / klimagassutslipp Krav til passivhusnivå for kommunale bygg fom 2014 KOU/KON/KUL Bestillingsdokument v/kou 18.02.2010 Funksjonsareal 13.900 m2 Hovedbæresystem, fundamentering skal ha en teknisk levetid på 200 år Konstruksjoner under kote +2,6 må tåle oversvømming med sjøvann Minimum lavenergi og mulig passivhusstandard skal nås Det skal brukes materialer som er dokumentert lavemitterende Materialvalg skal ha lavest mulig utslipp av klimagasser pr. produsert enhet Treverk skal stamme fra bærekraftig hugst Krav til UU skal dokumenteres gjennomført. Det skal gjennomføres en uavhengig 3.partsverifikasjon av UU. FDV- dokumentasjon: Tverrfaglig merkesystem og LCC beregninger skal utarbeides Komplett inventarprosjekt skal inngå i byggprosjektet 12

FIN Brev til KIB, 03.12.2010 Reguleringskrav Reguleringsbestemmelser for Deichman-området i Bjørvika, BYU 23.01.2012 Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune KON Brev til KIB 05.09.2013 Nye Deichmanske hovedbibliotek i Bjørvika skal inngå i FutureBuilt - samarbeidet. Maks. tillatt utnyttelse av felt A8 på 23.500 m 2 BRA, inkl. utkragning Maks. tillatte gesimshøyder og utkragninger Maks. tillatt 12 stk parkeringsplasser på gateplan og i kjeller A8 + A9a Krav til etablering av min. 230 stk sykkelparkeringsplasser på gateplan og i kjeller A8 Krav til at MOP skal foreligge ved rammesøknad, igangsettingssøknad og overlevering/ferdigstillelse. Krav om dokumentasjon av oppfølging av FutureBuilts retningslinjer i MOP en Rekkefølgekrav mht midlertidig brukstillatelse av biblioteket er knyttet til ferdigstillelse av Operaallmenningen og ferdigstilling av kjørerampe /kjeller i felt A9. Felles kravspesifikasjon for Oslo kommune: FKOK Miljø og livssykluskostnader FKOK Merkesystemer FKOK FDV leveransekrav FKOK DAK-manual Utkastet til de felles kravspesifikasjonsdokumentene foreligger 3 år etter prosjektets oppstart. Av den grunn kan ikke FKOK ha status som styrende kravdokumenter for prosjektet, men rettledende dokumenter. Prosjektledelsen har i april 2013 gjennomført en avsjekk på prosjektets status ift utkastet. Konklusjonen er at alle funksjoner og krav i utkastet til kravspesifikasjon er ivaretatt i prosjektets eksisterende krav- og utførelsesdokumenter. Unntaket er i hovedsak levetider, men prosjektets tidligere vurderinger av levetider vil ivareta miljø og LCC på en riktig måte. KONs oppdragsbrev vedrørende gjennomføring av byggeprosjektet fastslår at det til enhver tid godkjente styringsdokumentet sammen med oppdragsbrevet utgjør rammer og basis for byggherrens ledelse og styring av byggeprosjektet 3.2.2 Nærmere om miljøkrav Krav til passivhusnivå Bystyret vedtok 26.08.2009, sak 245, at de nye kulturbyggene i Bjørvika skal være ledende både når det gjelder energiøkonomisering og reduserte CO 2 -/klimagassutslipp. Videre vedtok bystyret 27.01.2010, sak 6, at det skal stilles krav om at alle kommunale nybygg som hovedregel skal bygges etter og tilfredsstille krav til passivhusstandard fra 2014, der dette er mulig og hensiktsmessig. 13

Nye Deichmanske hovedbibliotek skal bygges med passivhusstandard etter kriteriene for yrkesbygg som angitt i SINTEF Byggforsk Prosjektrapport 42, 2009, Kriterier for passivhusog lavenergibygg Yrkesbygg. Prosjektrapporten tar utgangspunkt i kriteriene fastsatt i passivhusstandarden NS 3700 Kriterier for passivhus og lavenergihus Boligbygninger. Passivhusstandard innebærer kriterier som er langt strengere enn gjeldende energikrav gitt i gjeldende teknisk forskrift. For kulturbygg angir TEK 10 et teoretisk beregnet maksimumsforbruk på 165 kwh/m 2. FutureBuilt - samarbeidet Byrådsavdeling for Finans besluttet at nye Deichmanske hovedbibliotek skal inngå som forbildeprosjekt i FutureBuilt - programmet. FutureBuilt er et tiårig program med en visjon om å utvikle klimanøytrale byområder og arkitektur med høy kvalitet. På kort sikt skal det realiseres prosjekter med 50 % reduksjon av klimagassutslipp fra transport, stasjonær energibruk og materialbruk ift dagens praksis. Ambisjonsnivået heves i årene framover. Prosjektet v/kib inngikk en intensjonsavtale om forbildeprosjekt med FutureBuilt desember 2010. Foreliggende intensjonsavtale er gyldig frem til den blir erstattet av en utbyggeravtale ved avslutning av forprosjekt / søknad om rammetillatelse. 3.3 Oversikt over prosjektet, historikk og status 3.3.1 Prosjektet Lokalisering Nye Deichmanske hovedbibliotek er lokalisert på felt A8 i Bjørvika. Sammen med bebyggelsen på felt A9a og A9b danner biblioteket den fremtidige bebyggelsen nord for Operaen. Plasseringen eksponerer biblioteket mot det store offentlige plassrommet, Operaallmenningen. Innhold Grunnlaget for bibliotekets virksomhet er i vesentlig endring, blant annet som følge av den sterke veksten i digitale tjenester av kultur- og kunnskapskilder. Dette vil i stadig sterkere grad endre bibliotekenes funksjon, og dermed også de fysiske rammer for et moderne bibliotek. Det nye bygget skal struktureres med utgangspunkt i brukernes behov for tjenester, og utfordre de tradisjonelle oppfatningene av hvordan et bibliotek fungerer. Arkitektonisk beskrivelse Biblioteket innordner seg Bjørvikas nye kvartalsstruktur og åpner samtidig for siktlinjer til Operaen. Utkraginger over byggelinjen løser bibliotekets arealbehov og gir samtidig bygningen en karakteristisk form - utkragningene. Bygningsvolumet er organisert rundt tre gjennomgående diagonale lyssjakter og rundt tre vertikale kjerner for teknikk og installasjoner. Bibliotekets funksjoner fordeler seg over fem hovedplan og ett kjellerplan. Publikumsarealet består av et sammenhengende åpent rom over alle hovedplan. Etasjene har sjenerøs takhøyde, og med innskutte mesaninplan som omkranser kjernene. Byggets fasadeløsning er bibliotekets ansikt mot byen, og en viktig faktor for å få til et energivennlig bygg. Fasaden må være 50 % tett for å oppnå miljøambisjonene. 14

Løst inventar og brukerutstyr: Innhold og grensesnitt Til forprosjektet inngår løst inventar, IKT-utstyr og brukerutstyr som et eget budsjett. Det er i forprosjektet utarbeidet en IKT-plan som beskriver innhold og oppbygging av programvareløsningene for det nye biblioteket. Etter ferdigstilt forprosjekt er det avklart at IKT-applikasjonene med tilhørende budsjett skal legges til et eget applikasjonsprosjekt, ledet av KUL. Unntaket er bygg-/utstyrspåvirkende applikasjoner, som ligger inne i budsjettet for løst inventar, IKT-utstyr og brukerutstyr. Byggeprosjektet og applikasjonsprosjektet skal utarbeide en felles, koordinert fremdriftsplan med milepæler og innbyrdes leveransekrav. KUL skal til gjennomføringsfasen utarbeidet et eget styringsdokument for applikasjonsprosjektet. Arealstatus: Gjennom skisse- og forprosjektperioden 2010-2012 er prosjektet blitt videreutviklet og forbedret. Ved ferdigstilt forprosjekt april 2012 hadde bygget et netto funksjonsareal på 13.560 m 2 og et bruttoareal på 19.970 m 2. Bygget tilfredsstiller rom- og funksjonsprogrammet som ligger til grunn for prosjektet. Bruksarealet ligger på 21.640 m 2 BRA, hvilket er godt innenfor de tillatte regulerte rammene for felt A8. Miljømål: Bystyret har satt ambisiøse miljømål for prosjektet. Status ved ferdigstilt forprosjektet er at bygget vil oppnå passivhusnivå (energibehov 84,0 kwh/m 3 per år beregnet etter NS3031 og energibehov 70,8 kwh/m 3 per år beregnet etter SINTEF-PR 42) samt 50 % redusert klimagassutslipp ift dagens byggpraksis. 3.3.2 Historikk: Vedtak og fremdrift Nye Deichmanske hovedbibliotek ble besluttet lokalisert til Bjørvika av bystyret i møte 03.09.2008, sak 324/08. Utgangspunktet for bystyrevedtaket var opsjonsavtalen av 27.05.2008 mellom HAV Eiendom og Oslo kommune v/ Kulturetaten. Avtalens siktemål var lokalisering og prosjektkonsepter for nye Deichmanske hovedbibliotek og nytt bygg for samlokalisering av Munch-museet og Stenersenmuseets samlinger på HAV Eiendoms daværende eiendommer i Bjørvika. Med utgangspunkt i opsjonsavtalen avholdt HAV Eiendom i 2008-2009 en plan- og designkonkurranse for de to kulturbyggene og de tilstøtende byutviklingsarealene. I møte 26.08.2009, sak 245/09 vedtok Oslo bystyre at prosjektene Diagonale på felt A8 (Lund Hagem arkitekter og Atelier Oslo) og Lambda på felt B5 (Herreros Arquitectos) skulle legges til grunn for den videre utviklingen av kulturbyggene. I samme møte vedtok bystyret også kjøp av tomt til biblioteks- og museumsformål på henholdsvis felt A8 og B5. Detaljreguleringen av Munch Deichman-området ble gjennomført i perioden november 2009 april 2011. Detaljreguleringsplanen ble behandlet av bystyret 14.12.2011, hvor Deichmanplanen (felt A8, A9a og A9b) ble vedtatt, mens det resterende Munch-området ble sendt tilbake til byrådet. Skisseprosjektet for Deichman ble utarbeidet i perioden april 2010 mai 2011. HolteConsulting AS utførte en kvalitetssikring av skisseprosjektet i perioden mai oktober 2011. KIB oversendte komplett skisseprosjekt med HolteConsultings kvalitetssikring til overordnet utfører, FIN, 20.10.2011. 15

I møte 06.03.2013, sak 72/13 vedtok Oslo bygging av nye Deichmanske hovedbibliotek i form av prosjekt Diagonale. Følgende fremdrift er lagt til grunn for gjennomføringsfasen (status april 2013): Detaljprosjekteringsfasen mars 2013 november 2016 Kontraheringsfasen juni 2013 juni 2016 Byggefasen desember 2013-november 2016 (30 måneders byggefase + 5 mnd. igangkjøring, funksjonstesting, prøvedrift og integrasjonstesting, samt innflytting) 3.3.3 Organisering Til gjennomføringen av nye Deichmanske hovedbibliotek og nytt Munch-museum i Bjørvika ble det etablert en bestiller-/utfører-modell, med KOU (tidl. Byrådsavdeling for kultur og utdanning) som overordnet bestiller og FIN (Byrådsavdeling for finans) som overordnet utfører. Det ble til disse investeringsprosjektene utarbeidet et styringsdokument for skisse- og forprosjektfasen av FIN og KOU, samt et bestillingsdokument av KOU med tilhørende romog funksjonsprogram. Med ny byrådsavdelingsstruktur i oktober 2011 er overordnet bestiller og overordnet utfører lagt til KON (Byrådsavdeling for kultur og næring). Organisasjonskart for detaljprosjekterings - og byggefasen (mars 2013 november 2016) Bystyret Byrådet Koordineringsgruppe ledet av byrådsleder KON Overordnet bestiller Overordnet utfører KIB Byggherre / Operativ utfører KUL Operativ bestiller Rådgivende byggekomité Brukergruppe Prosjektledelse ÅF Advansia AS ARK, IARK, RI Byggeledelse Entreprenører og leverandører 16

3.3.4 Regulering Det opprinnelige Munch Deichman-området omfattes av reguleringsplanen for Bjørvika- Bispevika-Lohavn (stadfestet 15.06.2004). HAV Eiendom har stått som forslagsstiller for reguleringsplanen for Munch Deichmanområdet, i samarbeid med Oslo kommune v/kulturbyggene i Bjørvika (KIB). Planarbeidet ble påstartet i november 2009, og planforslag til politisk behandling (detaljregulering med konsekvensutredning) ble oversendt til Plan- og bygningsetaten 14.04.2011. Den 14.12.2011 vedtok bystyret at forslaget til bygging av Munch-museet på felt B5 skulle forkastes, og at saken, med unntak av felt A8, A9a og A9b skulle sendes tilbake til byrådet. Plan- og bygningsetaten har på oppdrag for Byrådsavdeling for byutvikling (BYU) utarbeidet revidert reguleringskart og bestemmelser for Deichman - området, slik at dette samsvarer med bystyrevedtaket av 14.12.2011. Vedtatt detaljregulering m/konsekvensutredning for Deichman - området i Bjørvika (felt A8, A9a-c) ble kunngjort 20.02.2012. Den 10.04.2013 vedtok bystyret detaljreguleringsplan for Operaallmenningens søndre del. Bystyret vedtok planalternativ 1C, med vannspeil på felt E21 på allmenningen.. Bjørvika Infrastruktur er forslagsstiller og ansvarlig for etableringen av plassrommet. Vannspeilet er i strid med Bjørvikaplanens innregulerte fjordbasseng, og Riksantikvaren har fremmet innsigelse mht vannregnskapet. Samtlige planalternativer til detaljreguleringen av Operaallmenningens søndre del ivaretar biblioteksprosjektets utbyggingskrav på vertikalnivå 1 under grunnen, mht lokal utvidelse av kjelleretasjen under Operaallmenningen. Grunnet Riksantikvarens innsigelse, skal saken sendes til Miljøverndepartementet for endelig avgjørelse. 3.3.5 Uavklarte forhold ved utarbeidelsen av styringsdokumentet 1. Varme/Kjøling Hafslund Fjernvarme har tidligere planlagt å etablere en varmepumpebasert energisentral i Kongshavn som skulle dekke hele det fremtidige kjøle- og varmebehovet til Bjørvikaområdet. Prosjektet viste seg vanskelig å gjennomføre pga. høye kostnader og tomtens kompliserte grunnforhold, og ble av den grunn skrinlagt. I forslaget til detaljregulering for Munch Deichman - området ble det i perioden 2010-2011 etablert et samarbeid med Hafslund Fjernvarme med sikte på å regulere inn et underjordisk fjernkjølingsanlegg på felt A10. Etter videre utredningsarbeid konstaterte Hafslund Fjernvarme at heller ikke dette prosjektet vil kunne være lønnsomt og stanset planleggsarbeidene. Hafslund iverksatte deretter utredningsarbeid med sikte på å etablere samarbeid med Vann-og avløpsetaten for å benytte varme fra renseanlegget på Bekkelaget til en energisentral for Bjørvika. Heller ikke dette prosjektet viste tilstrekkelig lønnsomhet og ble stanset. KIB ble orientert om dette i brev fra Bjørvika infrastruktur 15.06.2012. Ved forprosjektets avslutning var det svært usikkert om det ble etablert en felles løsning for kjøling og varme i Bjørvika. Deichman-prosjektets alternativ var da å etablere en egen, separat kjølesentral. Prosjektet estimerte at denne vil ha et arealbehov på ca. 100 m 2 i 1.etg. og 15 m 2 i U1. Kostnadene var i forprosjektrapporten stipulert til ca. 14 MNOK (inkl. mva). Ved oppstart av gjennomføringsfasen mars 2013, var status for en felles energiløsning i Bjørvika uendret. Hafslund Fjernvarme vil levere fjernvarme fra det ordinære nettet, men en 17

felles kjøleløsning for Bjørvika synes ikke å være realistisk. Det vurderes som uhensiktsmessig å etablere en kjøleløsning for bare Deichman. Det utredes i stedet en varme- og kjøleløsning sammen med nytt Munch-museum på felt B5 med utnyttelse av sjøvann som energireservoar. Det vil i så fall bli etablert felles pumpestasjon i Deichman hvor sjøvann utveksleenergi mot sirkulerende lukket krets. Fra kretsen kan hvert av byggene hente/levere energi til varme- og kjøleanleggene. Parallelt utredes en felles løsning med HAV Eiendom AS som også omfatter feltene A9,B1 og B4. En sjøvannbasert løsning er betinget av samtykke fra Kystdirektoratet og Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Ved utarbeidelsen av styringsdokumentet er endelig løsning ikke valgt. 2. Driftsorganisasjon Prosjektets samlede tekniske anlegg er svært omfattende og avansert, både ift passivhustiltak og IKT - anlegget. Utbyggingsorganisasjonen skal ferdigstille, kjøre inn og overlevere det tekniske anlegget til en kompetent og godt forberedt driftsorganisasjon. Det planlegges et tett samarbeid mellom driftsorganisasjonen og utbyggingsorganisasjonen i overgangsfasen fra utbygging til drift. Det vil bli utarbeidet en detaljert plan og et tilhørende styringsopplegg for denne perioden. Det er ikke endelig konkludert hvem som skal ha det fremtidige forvaltnings- og driftsansvaret for det nye Deichmanske hovedbibliotek. KON har imidlertid i brev datert 28.02.2013 besluttet å gi forvaltnings- og driftsansvaret til Omsorgsbygg, inntil annen beslutning eventuelt blir fattet. Omsorgsbygg har satt av ressurser i foretaket til deltagelse i prosjekteringsgruppen. 3. Naboforhold: Avtale med HAV Eiendom AS Det er innledet forhandlinger med HAV Eiendom AS med sikte på en avtale som regulerer kostnadsfordeling mellom felt A8 (Deichman) og A9 (HAV Eiendom AS) mht. kjørerampe, felles økonomitorg, samt felles utbygging av kjeller og fundamenter for de to feltene. Kjørerampe og økonomitorg er prosjektert og kostnadsberegnet. I mangel av en endelig avtale mellom KIB og HAV Eiendom AS er 50 % av kostnadene for dette fellesanlegget tatt med i forprosjektet for Deichman. Samtidig utgraving og etablering av kjeller i de to feltene vil være teknisk og økonomisk gunstig for begge parter. I forprosjektet er det lagt til grunn at det inngås avtale om slik felles utbygging. HAV Eiendom AS (nå Palekaia AS) har som følge av at bebyggelsen på A9 ikke er solgt/leid ut ikke villet forplikte seg til slik felles fremdrift. Dette innebærer en kostnadsusikkerhet for Deichman-prosjektet. Dersom det ikke oppnås avtale med Palekaia innen 31.12.2013, vil Deichman-prosjektet måtte planlegge en interimsløsning. 4. Fremdrift: Operaallmenningens søndre del Utfallet av megling og avgjørelse i Miljøverndepartementet dvs. fjordbasseng eller vannspeil på Operaallmenningen vil få konsekvenser for bibliotekets mulighet til å anvende og aktivisere plassrommet. Det planlegges at Operaallmennings søndre del skal anvendes som riggplass for felt A8 og A9 i første del av byggeperioden (brakkerigg er planlagt etablert på felt A10). Detaljreguleringen av Operaallmenningens søndre del har ingen direkte konsekvens for fremdriften for selve byggeprosjektet Deichman. Derimot er det i reguleringsbestemmelsene for Deichmanområdet knyttet rekkefølgekrav til midlertidig brukstillatelse for biblioteket og ferdigstilling av Operaallmenningens søndre del. Fjordbasseng eller vannspeil tillates derimot etablert inntil 1 år etter at biblioteket er tatt i bruk. 18

Operaallmenningens søndre del er et sentralt og viktig plassrom i den nye bydelen Bjørvika, og de tilgrensende veganleggene Dronning Eufemias gate og Operagaten forutsetter at den planlagte fremdriften for plassrommet fastholdes. 5. Funksjoner som må videreutvikles Funksjoner som må videreutvikles i detaljprosjektfasen er de indre driftsarealene og kompaktmagasinene i kjelleretasjen, samt rom/funksjoner rundt kjernene i publikums- og serveringsarealene. Videre må inventarprosjektet videreutvikles og spisses, men forutsatt løst innenfor gitt kostnadsramme. 3.4 Avgrensninger og grensesnitt Følgende avgrensninger gjelder for prosjektet: Avgrensning tomt: Prosjektet omfatter felt A8 i detaljreguleringsplanen for Deichman-området. Bibliotekets kjellerplan er utvidet med et underjordisk økonomitorg mot øst, under tverrgaten. Økonomitorget er, sammen med nedkjørselsrampen, et fellesanlegg for felt A8 og felt A9. Nedkjørselsrampen til økonomitorget ligger i bebyggelsen til felt A9a. Prosjektet disponerer et mindre utomhusareal innenfor felt A8, primært knyttet opp mot Operaallmenningens søndre del. Avgrensning innhold/teknisk: Prosjektet omfatter detaljprosjektering og bygging av nytt hovedbibliotek i Oslo 19

Prosjektet omfatter detaljprosjektering, utvikling og innkjøp av inventar, inkludert fast/ løst inventar, brukerutstyr, IKT-utstyr og bygg-/utstyrspåvirkende applikasjoner Prosjektet omfatter ikke innholdsutvikling av bibliotekets tjenesteytelser, herunder prosjektutvikling, anbudsbeskrivelse og kontrahering av biblioteksapplikasjoner Prosjektet omfatter ikke innredning og inventar til serveringsstedene Prosjektet forutsetter at teknisk infrastruktur frem til byggegrense planlegges og utføres av Bjørvika Infrastruktur AS. Prosjektet har identifisert følgende grensesnitt: Grensesnitt Organisatoriske Byrådsavdeling for kultur og næring (KON) Kulturetaten (Deichman) HAV Eiendom AS Bjørvika Infrastruktur AS Beskrivelse av innflytelse på prosjektet Overordnet utfører Overordnet bestiller Operativ bestiller, herunder brukermedvirkning Fremtidig bruker av ferdigstilt prosjekt Grunneier/tiltakshaver for felt A9a + A9b Ansvarlig for etablering av teknisk infrastruktur i Bjørvika Tiltakshaver for Operaallmenningen Evt. tiltak for å håndtere/ forankre Tydelig bestiller- /utførermodell Formalisert struktur for håndtering av endringer / avvik Tydelig bestiller- /utførermodell Grensesnitt og rolle er beskrevet i bestillingsdokument Kjøpekontrakt, Avtale om samarbeid og kostnadsfordeling Avtaler /Samarbeidsprosess Statens Vegvesen, Region øst Statsbygg / Operaen Tekniske Teknisk infrastruktur Mot lukket krets i felles energiløsning med nytt Munch-museum Tiltakshaver for Operagata Tiltakshaver for Dronning Eufemias gate Ansvar for opparbeidelse/bruk av felt A31 Avklare føringsveier for tilknytning Prosjektet er avhengig av tilførsel av klimavennlig varme og kjøling. Avtaler /samarbeidsprosess Avtaler / samarbeidsprosess Avtaler / samarbeidsprosess Avklaringer / samarbeidsprosess Eget kjøleanlegg er plassert og 20

Grensesnitt Mot Operaallmenningen Mot Operagata Mot Dronning Eufemias gate Mot A9 Sykkelparkering felt A31 Inventarprosjekt og applikasjoner Teknisk drift og forvaltning Innflyttingsprosess: Installering av brukers utstyr Kommersielle ÅF Advansia AS Arkitekter/rådgivere Beskrivelse av innflytelse på prosjektet Operaallmenningens utforming blir premissgivende for A8 s utomhusplan Behov for graving og evt. lokal flytting av gaten ved etablering av byggegrop Forgraving utført Risiko for forsinkelse/kostnadsøkning om HAV E ikke holder parallell fremdrift for kjeller i A9 Prosjektet må anlegge 132 stk sykkelparkeringsplasser på A31 Fremdrift for bygg/inventarprosjektet og applikasjonsprosjektet er gjensidig avhengig av hverandre ift fremdrift, koordinering og leveransefrister Den fremtidige driftsorganisasjonen skal skoleres i og overta byggets avanserte tekniske anlegg Implementering og testing av brukers eget utstyr før innflytting har konsekvens for fremdrift og åpningsdato av operativt bygg Prosjektledelse Kvalitet, økonomi og fremdrift Byggherrens representant på byggeplassen Prosjektering Kvalitet, økonomi og fremdrift Evt. tiltak for å håndtere/ forankre kostnadsberegnet i forprosjektet Avtaler / samarbeidsprosess Avtaler / samarbeidsprosess Avtale inngått Avtaler / samarbeidsprosess Avtaler / samarbeidsprosess KUL utarbeider et styringsdokument for applikasjonsprosjektet. KIB og KUL utarbeider en felles fremdrifts- og produksjonsplan bygg- /inventarprosjektet og applikasjonsprosjektet KON har besluttet at OBY skal ha fremtidig forvaltnings- og driftsansvar Bruker utarbeider en innflyttingsplan/-prosjekt Samkjøres med prosjektets fremdriftsplan Avtale, byggherremøter, månedsrapporter beslutningsnotater, faglige notater, budsjett Avtale, prosjekteringsmøter, rapportering 21

Grensesnitt Byggeledelse Entreprenører Beskrivelse av innflytelse på prosjektet Tilsyn og kontrollering av entreprenørenes ytelser Gjennomføring / bygging Kvalitet, økonomi og fremdrift Evt. tiltak for å håndtere/ forankre Inngåelse av kontrakt, avtale, møter og rapportering Entrepriseavtale / kontrakt, byggemøter/ rapportering 22

4 Mål 4.1 Målstruktur for prosjektet 4.1.1 Kommunemål: Deichmanske hovedbibliotek skal i fremtiden være en åpen kultur- og kunnskapsarena. Det nye bygget skal struktureres med utgangspunkt i brukernes behov for tjenester i stedet for i boksamlingen, og utfordre de tradisjonelle oppfatningene av hvordan et bibliotek fungerer. Byrådssak 137/09 Det nye hovedbiblioteket skal: være ledende i utviklingen av det moderne folkebiblioteket være en viktig kilde til kunnskap og kultur for et bredt publikum være en litteraturformidler og læringsressurs som stimulerer til leseglede og litterær innsikt styrke Oslo som internasjonal og flerkulturell hovedstad 4.1.2 Effektmål 2 millioner besøkende per år og 5 7.000 besøkende per døgn 1,2 millioner utlån av medier per år Femdobling av antall brukere av bibliotekets arbeids- og oppholdsplasser Tredobling av antall besøkende til arrangementer i biblioteket 1,5 times gjennomsnittlig oppholdstid i biblioteket per bruker 80 % av de besøkende bruker de selvbetjente bibliotekstjenestene Høy kvalitativ brukeropplevelse av bibliotekets fysiske og digitale innhold Femdobling av publikumsbesøkende per årsverk i publikumsarealene 4.1.3 Resultat- og prosessmål: Følgende prioriterte resultatmål er satt for gjennomføringen: 1.Kostnad: Prosjektets totale kostnadsramme (P85) er satt til 2597,6 mill. kroner KIBs styringsramme (P50) er satt til 2486,6 MNOK Løst inventar, brukerutstyr, dataprogram/applikasjonsutvikling som er bygg/inventarpåvirkende utgjør 348,6 MNOK (prisnivå jan 2012) av styringsrammen. Av dette skal 66,6 MNOK overføres til Kulturetatens applikasjonsprosjekt fra.01.01.2014 slik at KIBs inventarprosjekt får ramme: på 282,6 mill kroner (prisnivå januar 2012) 2. Kvalitet: Prosjektet skal leveres med de kvalitets-, ytelses-, funksjonalitetskrav som er definert i bestillingen Bygget skal ha et netto energibehov som ikke overstiger 85 kwh/m2 beregnet etter NS3031. Beregnet klimagassutslipp uten fundamentering skal ikke overstige 20 kgco2/m2/år 23

3. Tid: Prosjektet skal leveres innenfor avtalt tid: Prosjektet skal være komplett ferdig og klar for driftsåpning 01.08.2016, gitt byggestart 01.12.2013 (32 måneders byggetid). Følgende prosessmål er satt opp. Disse følger ikke prioritering. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø: Utbyggingsarbeidene skal planlegges og gjennomføres uten alvorlige ulykker, skader på person, materiell eller miljø. Som mål på dette skal det oppnås en H-verdi på mindre enn 5 (H=antall ulykker med fraværsskader lenger enn 1 dag per million arbeidede timer). Idriftsettelse: Full utnyttelse av byggets driftstekniske anlegg 6 mnd etter idriftsettelse 4.2 Kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer er overordnede forhold som prosjektet må lykkes med for å nå sine mål. Tiltakene er spesifikke, detaljerte og handlingsorienterte. Prosjektet har definert følgende kritiske suksessfaktorer: Resultat- / prosessmål Kritiske suksessfaktorer Tiltak Ansvar for tiltaket Kostnad Kvalitet *Robust kontraktsstrategi tilpasset markedet *Tidlig kontrahering av fasadeentreprenør *Samarbeid med HAV Eiendom AS om grunn og fundamenter for A8 og A9 *Beslutningskraft hos overordnet bestiller og utfører *God samhandling mellom utbyggingsorganisasjonen og bruker / bestiller * Utforme en fleksibel entreprisemodell som håndterer markedsendringer * God timing av kontraheringer *Presentere prosjektet for leverandørmarkedet for å skape interesse og øktkonkurranse *Utarbeide anbudsmaterialet innen 3. kvartal 2013 *Inngå avtale om gjennomføring, organisering og kostnadsfordeling *Byråden for KON gis myndighet til å disponere P85 *Effektiv dialog, koordinering og forankring i detaljprosjekt og byggefase ÅF Advansia KIB/ÅF Advansia ÅF Advansia KIB KON ÅF Advanisa /KIB/ KUL 24

Resultat- / prosessmål Tid SHA Idriftsettelse Kritiske suksessfaktorer Tiltak Ansvar for tiltaket *Videreføre integrert energidesign i detaljprosjektering og byggefase *Formalisert samarbeid for byggeprosjektet (KIB) og applikasjonsprojektet (KUL) *Avklare prosjekteksterne grensesnitt mot SVRØ og BI *Klargjøring av tomten ift arkeologi og grunnforurensning *Unngå alvorlige ulykker, skader på person, materiell eller miljø i byggefasen *God og sømløs overtagelse av teknisk anlegg *Oppfølging og oppdatering av MOP en *Tett dialog med markedet mht nye løsninger, produkter og teknologi for energi/miljø * Utarbeide en god kravspesifikasjon for passivhus- og klimagasstiltak *Utarbeide plan for opplæring, oppfølging og kvalitetssikring på byggeplass *Utarbeide plan for overtagelse og oppfølging i driftsfasen *Utarbeide felles produksjons- og fremdriftsplan for byggprosjektet og applikasjonsprosjektet *Samarbeid med SVRØ og BI, med presisering av ansvarsforhold og forpliktende tidsfrister/ milepæler *Gjennomføre nødvendige grunnundersøkelser av tomten i god tid før oppstart byggefase *Gode rutiner for oppfølging av SHA i detaljprosjektfasen og i byggefasen *ROS-vurderinger, sikker jobb - analyser, rapportering, statistikk og risikoregister * Involvere driftsansvarlig i gjennomføringsfasen *Alt.1 / Innkjøp av drift: Kontrahere ytelser til drift av teknisk anlegg for en gitt periode, som del av den tekniske entreprisen *Alt.2 / Kommunal drift: Kjøre opplæringsprogram for kommunal driftsoperatør før overtagelse av nytt bygg ÅF Advansia KIB / KUL ÅF Advansia ÅF Advansia ÅF Advansia ÅF Advansia /KIB 25

Resultat- / prosessmål Kritiske suksessfaktorer Tiltak Ansvar for tiltaket *Trygg og kontrollert oppstart av IKT- anlegget *Effektiv og sømløs innflytting i nytt bygg *Trinnvis idriftsettelse med gradvis økning av bruk og belastning *Implementering, testing og innflytting tilrettelegges og koordineres i en felles produksjonsog fremdriftsplan for byggeprosjektet og applikasjonsprosjektet *Utarbeide detaljert innflyttingsplan som sikrer mest mulig effektiv drift for institusjonen i innflyttingsfasen *Koordinere innflyttingsplanen med byggeprosjektets fremdriftsplan ÅF Advansia /KUL KUL KUL, KIB, ÅF Advansia 4.3 Suksesskriterier Suksesskriterier definerer hvorvidt prosjektet skal kunne karakteriseres som vellykket. Suksesskriterier brukes i etterkant til å etterprøve kvaliteten i prosjektet. Prosjektet har definert følgende suksesskriterier: Et bibliotek som Oslos innbyggere er stolte av Bystyret uttaler tilfredshet med prosjektgjennomføringen Ledende miljøbygg innenfor sin bygningskategori Besøkstall på 2 millioner etter 2 års drift Opplevelser, litteratur- og kunnskapsformidling gjennom digitale medier 26

5 Prosjektstyring og oppfølging 5.1 Kontraktsstrategi Kontraktsstrategien utgjør summen av valgt entrepriseform (rolle, ansvars- og risikofordeling), kontraktstype (betalingsform og incentiver) samt anskaffelsesprosedyre. Prosjektet har som målsetning å velge en kontraktsstrategi som på best måte innfrir prosjektets mål og krav, samtidig som risiko plasseres hos den som er best egnet til å håndtere denne. Dette gjøres ved å ta utgangspunkt både i prosjektets egenskaper, mål og risiko - og i situasjonen på entreprisemarkedet. 5.1.1 Forhold som er vesentlige for valg av kontraktsstrategi Prosjektets resultatmål Valg av kontraktsstrategi må vurderes opp mot prosjektets prioriterte resultatmål (kap. 3.1.4) Kostnad: o Vurdering av hvilken kontraktsstrategi som gir størst trygghet for gjennomføring innenfor prosjektets kostnadsramme Kvalitet: o Vurdering av hvilken kontraktsstrategi som på best måte leverer et tilfredsstillende resultat ift prosjektets særskilte utførelseskrav til funksjonalitet, energi/miljø, arkitektonisk kvalitet og IKT-løsninger Tid: o Vurdering av hvilken kontraktsstrategi som gir størst trygghet for at prosjektet følger planlagt fremdrift, og leveres innen avtalt tid. Prosjektets risikobilde Valg av kontraktsstrategi må vurderes opp mot prosjektets samlede risikobilde: Kompleksitet: o Komplekst, offentlig bygg i størrelsesorden ca 20.000 m 2 BTA o Inneholder et bredt spekter av ulike publikums- og driftsfunksjoner, med spesialiserte løsninger for funksjonalitet, teknologi og arkitektonisk utførelse. o Bærende konstruksjonssystem, fundamenteringsløsning og fasadeløsning er avanserte bygningsstrukturer med høye krav til utførelse o Høye ambisjoner på bruk av IKT-utstyr Kvalitets- og ytelseskrav: o Krav til passivhusnivå, krav til 50 % reduksjon i CO 2 -utslipp fra energi- og materialbruk, høye krav til levetid og standard for materialbruk og byggtekniske løsninger. o Høye krav til tilgjengelighet (universell utforming), til funksjonalitet/fleksibilitet, til kapasitet for besøkende /brukere og til IKT - baserte tjenester. Byggherrens ressurser og kompetanse: o Byggherreorganisasjon på 4,5 årsverk som ivaretar byggherrerollens kjernefunksjoner 27

o ÅF Advansia AS har prosjektledelsen uavhengig av valgt kontraktsstrategi o Byggherren kontraherer alle øvrige, nødvendige ytelser/funksjoner/kompetanse som etaten selv ikke innehar o Byggherren har utløst opsjonen på å utvide prosjekteringsoppdragene til detaljprosjekterings- og byggefase o Til gjennomføringsfasen skal byggherren kontrahere byggeledelse Brukernes ressurser og kompetanse 1. Detaljert rom- og funksjonsprogram samt et stort inventarprosjekt fordrer resurser og aktiv innsats fra brukersiden Oslo kommunes risikopolicy: o Kommunens risikopolicy for større prosjekter tilsier at kommunen som byggherre enten gir detaljerte regler for forsikringsdekning i NS 8405/8407 kontrakten eller gjennomfører et byggherrestyrt forsikringsprogram Markedet Bygge-/entreprenørmarkedets struktur og kompetanse: o Osloregionen består av et aktørmarked med stor bredde både ift entreprenørfirmaenes størrelse/kapasitet og ift kompetansenivå. Både de store, generelle og de små, mer spesialiserte aktørene er etablert i Osloregionen. o Det lokale entreprenør-/konkurransemarkedet i Osloregionen er lite begrensende for valg av kontraktsstrategi, i motsetning til situasjonen slik den er i øvrige byer. 5.1.2 Entrepriseformer Entrepriseformene for bygge- og anleggsarbeider er mange og forskjellige. De kombineres ofte, og grensene mellom dem kan være flytende. De vanligste modellene kan deles inn i tre hovedgrupper: a. Totalentreprise b. Samspillsentrepris c. Utførelsesentreprise Den største forskjellen mellom de tre hovedgruppene ligger i fordelingen av risiko mellom byggherren og entreprenør, byggherrekostnader og byggherrens mulighet for påvirkning og kontroll i gjennomføringsfasen. Totalentreprise I en totalentreprise inngår byggherren en kontrakt som omfatter både prosjektering og bygging, med én entreprenør. Totalentreprenøren tar en stor del av den totale risikoen i prosjektet, og vil prise leveransen deretter. Entreprenørens risikopåslag er av den grunn større ved totalentreprise enn ved andre entrepriseformer. Totalentreprisen egner seg særlig godt for bygging av standardiserte prosjekter. Det finnes hovedsakelig følgende varianter: Funksjonsbeskrevet Byggherreutviklet prosjekt Omvendt totalentreprise 28

Samspillsentreprise I samspillsentrepriser kontraheres en samspillsgruppe bestående av de viktigste prosjekterende og utførende tidlig i prosessen. Konkurransegrunnlaget inneholder særskilte kvalifikasjons- og tildelingskriterier for en slik entrepriseform. Samspillgruppen har i samarbeid ansvaret for prosjekteringen frem mot en omforent målpris. Deretter gjennomføres prosjektet oftest etter åpen bok prinsippet der partene deler avvik i forhold til fastlagt målpris. I mange tilfeller anvendes i stedet totalentreprise. Utførelsesentreprise I en utførelsesentreprise koordinerer byggherren prosjektering og utførelse. Arkitekter og rådgivere utvikler på vegne av byggherren prosjektet gjennom tegninger, beskrivelser og konkurranseregler. I utførelsesfasen har byggherren ansvaret for koordinering av alle entrepriser. Det finnes hovedsakelig følgende varianter: Delte entrepriser Hovedentreprise Generalentreprise 5.1.3 Valg av entrepriseform Med utgangspunkt i de sentrale forhold som er drøftet i dette kapittelet, er konklusjonen at den mest hensiktsmessige entreprisemodellen er delte entrepriser, men med et begrenset antall entrepriser. Denne entreprisemodellen tilrettelegger for at man kan utnytte potensialet i markedet, og hente inn den beste kompetansen totalt sett for prosjektets kvalitets- og utførelseskrav. Entreprisemodellen er fleksibel og takler godt eventuelle svingninger i markedet. Samtidig vil en oppdeling i få entrepriser redusere byggherrens risiko i forhold til den typiske delte entreprisemodellen med mange kontrakter. Delte entrepriser er krevende med mange grensesnitt, men gir bedre forutsetninger for byggherrens kontroll og påvirkning på prosjektet. For Deichman-prosjektet er byggherreorganisasjonen m/prosjektledelse bygget opp slik at den kan håndtere en delt entreprisemodell. Prosjektledelsen, ÅF Advansia AS, har solid erfaring med den delte entreprisemodellen. Organisasjonen skal suppleres med byggeledelse i gjennomføringsfasen. Modellen med delte entrepriser kan anvendes i ulike varianter mht. oppdeling i antall kontrakter/entrepriser. For Kilden teater og konserthus i Kristiansand ble det valgt en delt entreprisemodell oppdelt i 24 entrepriser (ferdigstilt 2011), mens for Stavanger konserthus ble det benyttet en modell oppdelt i over 60 entrepriser (ferdigstilt 2012). For Deichman-prosjektet vil den delte entreprisemodellen løst med relativt få og store entrepriser, i en kombinasjon av utførelsesentrepriser for Rigg, Spuntarbeider, bygningsmessige arbeider (Grunnarbeider/Råbygg med påfølgende Innredningsarbeider), tekniske anlegg og utomhus, samt totalentrepriser for Tett bygg/fasader og Sorteringsanlegg, Løst inventar, IKT Brukerutstyr og Applikasjoner. Det vil totalt bli ca. 15 kontrakter, samt evt. enkelte mindre leveranser. Inndelingen i kontrakter er vurdert ut fra nåværende markedsprognose. Det ser ut som vi går inn i et noe strammere marked sett fra Byggherresiden, og KIB har valgt å dele grunnarbeider og tekniske anlegg i flere kontrakter enn foreslått i forprosjektet. Det vil til dels fortsatt være mulig med ytterligere markedstilpasning av entreprisestørrelser og entrepriseform om nødvendig. 29

5.1.4 Kontraktstyper Innenfor den valgte entreprisemodellen er det planlagt å benytte Norsk Standard NS 8405 for utførelsesentrepriser og NS 8407 for totalentrepriser, begge tilpasset Oslo kommunes spesielle kontraktbestemmelser. Det vil i tillegg for alle entreprisene bli utarbeidet kontraktbestemmelser som definerer felles krav til viktige forhold som behandling av grensesnitt, planlegging og rapportering, sikring av SHA, risikostyring, endringshåndtering og teknisk og administrativ dokumentasjon. Prisformatene vil i hovedsak være basert på fastprisformater for totalentreprisene, og med angitte enhetspriser eller fastpriser for beregning av endringsarbeider. Totalentreprisene er basert på funksjonsbeskrivelser med leverandørprosjektering. Utførelsesentreprisene vil ha en kombinasjon av regulerbare mengder og rundsumposter, og hvor byggherren er ansvarlig for prosjekteringen. Det vil også bli vurdert bruk av incentivelementer for deler av kontraktene da entreprenøren vil få et motiv til å gjennomføre kontrakten så effektivt som mulig for å oppnå større gevinst enn stipulert. 5.1.5 Anskaffelsesprosedyrer Alle kontrakter skal inngås i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kontraheringstidspunkt De fleste kontraktene vil bli inngått fortløpende tilpasset oppstart på byggeplass. Dette gjøres for å gi nødvendig tid til prosjektering og for å redusere tiden fra kontrahering til byggestart. Kontrahering av Tett bygg/fasader, Boksorteringsanlegg og Heiser/Rulletrapper vil skje tidlig i prosessen da disse kontraktene gir føringer for endelig utforming av dekkeavslutninger, sjakter og utsparinger. Kontraheringsplanen er lagt opp med tanke på parallelle kontraheringsprosesser for de største tekniske entreprisene. Dette gir muligheter for sammenslåing av flere tekniske entrepriser i samme kontrakt før kontrahering dersom samme entreprenør deltar i konkurransen om flere oppdrag, slik at en kan nyttiggjøre seg pris- og koordineringsmessige synergier. Av hensyn til konkurransereglene for offentlige anskaffelser, vil dette kunngjøres på forhånd og inngå i konkurransegrunnlagene som sendes ut. Prosedyre For de mest komplekse entreprisene er det ønskelig å benytte konkurranse med forhandlinger. Reglene i Anskaffelsesforskriftens del III tillater som utgangspunkt ikke bruk av forhandlet prosedyre, men unntaksbestemmelsene i 14-3b åpner for anledning til å kunngjøre en forhandlet prosedyre: i særlige tilfeller hvor bygge- og anleggskontraktens art eller tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd. Unntaket er relevant der: Det er mulig for entreprenøren å gi en samlet pris, men ikke før partene har gjennomført forhandlinger. Disse entreprisene krever dialog mellom entreprenør, byggherre og de prosjekterende. Uten en slik dialog vil det være vanskelig for 30

entreprenøren å gi en samlet pris med realistiske risikopåslag Det er et særlig tilfelle hvor det er snakk om en spesiell kontrakt som det ikke finnes mange av I samråd med Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune (UKE) har vi kommet fram til at unntaket er relevant for følgende kontrakter: Tett bygg/fasader. Fasaden er meget spesiell og må betraktes som «særlig tilfelle» med høy grad av innovasjon. Det har ikke vært bygget en tilsvarende fasade i Norge bestående av glass og kompositt. I tillegg er dette det første kulturbygget i Norge hvor bygget skal tilfredsstille strenge krav til passivhusnivå. Kontrakten er planlagt gjennomført som en totalentreprise, hvor entreprenøren har ansvar for detaljprosjekteringen, ut fra strenge kriterier gitt av arkitekt og prosjektledelsen. Uten mulighet til forhandling kan det være vanskelig for tilbydere å gi en riktig pris hensyntatt stor risiko Boksorteringsanlegg. Dette er det første boksorteringsanlegget av en slik størrelse i Norge. Denne totalentreprisen er også meget spesiell, løsningene må avklares i samråd med prosjektledelsen, og heisene/sorteringsanlegget må kunne tilpasses byggets kjernekonstruksjoner og området rundt kjernene. I tillegg er det vanskelig å avklare de beste datatekniske løsningene uten forhandling da hver enkelt leverandør har sine egne løsninger I tillegg vurderes det fortløpende om de tekniske entreprisene (vvs og elektro) og IKT Brukerutstyr har så innovative løsninger at det blir vanskelig å gi riktig løsning og pris uten forhandling/avklaring i samråd med tilbydere. Eksempler på dette er innovative løsninger som TABS (spesiell kjøleløsning i tak), spesialbelysning (LED), nye IKTløsninger og oppnåelse av passivhusnivå For de øvrige entreprisene vil åpen anbudskonkurranse bli benyttet da vi ikke ser noen fordeler av begrenset anbudskonkurranse i dagens marked. Tett bygg/fasader og boksorteringsanlegg vil bli gjennomført med prekvalifisering av 3-5 tilbydere før selve tilbudskonkurransen. Dette gjøres for å sikre kvalifiserte leverandører, samt konkurranse fra utlandet for disse spesielle entreprisene. Flere utenlandske leverandører har vist interesse for å delta i konkurransen. Prekvalifisering vil skje etter en evaluering basert på avtalte utvelgelseskriterier. Kriteriene må tilpasses markedet og kan eksempelvis være (ikke i prioritert rekkefølge): erfaring fra gjennomføring av relevante oppdrag, kapasitet, kompetanse og bedriftens økonomi og soliditet. Tildelingskriterier i selve tilbudskonkurransen for de prekvalifiserte entreprenørene kan eksempelvis være (ikke i prioritert rekkefølge): pris, tid, oppgaveforståelse, gjennomføringssikkerhet og SHA/ytre miljø. For de øvrige entreprisene vil kvalifikasjonskrav (eksempelvis lovlig etablert foretak, tekniske og faglige kvalifikasjoner som kompetanse og erfaring, og økonomisk kapasitet) og tildelingskriterier (eksempelvis pris, oppgaveforståelse, tilgjengelige ressurser, gjennomføringsevne og SHA/ytre miljø) bli utarbeidet som en del av tilbudsgrunnlaget. KIB har valgt å etablere et byggherrestyrt forsikringsprogram 31

5.1.6 Valg av kontraktsstrategi Overordnet kontraktsinndeling Den valgte entreprisemodellen, med relativt få og store entrepriser, har følgende inndeling: D00 Rigg (kontor-, spise- og skiftebrakker), utførelsesentreprise (NS 8405) D01 Spuntarbeider, utførelsesentreprise D02 Grunnarbeider og Råbygg, utførelsesentreprise D03 Tett bygg/fasader, totalentreprise (NS 8407) D04 Innredningsarbeider, utførelsesentreprise D05 Røranlegg, utførelsesentreprise D06 Luftbehandlingsanlegg, utførelsesentreprise D07 Automasjon, utførelsesentreprise D08 Elektro/Tele, utførelsesentreprise D09 Heiser og Rulletrapper, utførelsesentreprise D10 Boksorteringsanlegg, totalentreprise D11 Utomhus, utførelsesentreprise D20 Løst inventar, totalentreprise D30 IKT Brukerutstyr, totalentreprise D40 Applikasjoner, totalentreprise Rigg Riggområdet er relativt lite og trangt, og det kan være fornuftig at byggherren stiller kontor-, spise- og skiftebrakker til disposisjon for alle entreprenørene. Dette vil bli spesifisert i den enkelte forespørsel hvor entreprenørene oppgir plassbehov. Spuntarbeider For å komme i gang så raskt som mulig, etter at tomta er frigitt til bygging, er det valgt å starte med en egen spuntentreprise. Dette gir bedre tid til detaljprosjektering og kontrahering av Grunn- og Råbyggsentreprisen. Grunnarbeider og Råbygg Siden det ikke har lykkes å gjennomføre arbeider opp til gatenivå som en kontrakt sammen med HAV Eiendom, gjennomføres hele råbygget som en utførelsesentreprise. Vi unngår da grensesnitt mellom to råbyggsentrepriser og entreprenøren har mulighet til å gli opp sjaktene i full høyde. Tett bygg/fasader Entreprisen for Tett bygg/fasader vil få et klart grensesnitt mot Råbyggsentreprisen og i hovedsak utføres etter at råbygget er ferdig. Entreprisen er derfor ikke planlagt tiltransportert Råbyggsentreprisen. Dette krever omfattende oppfølging fra prosjektledelsen, men sparer kostnader til tiltransport. Ved å utføre Tett bygg/fasader som totalentreprise, vil prosjektet utnytte de fordeler som ligger i at totalentreprenøren må ta ansvar og eierskap for gjenværende detaljprosjektering, funksjon og framdrift, og at entreprenøren vil få anledning til å optimalisere prosjektets økonomi, løsninger og funksjoner ved å påvirke og benytte egne løsninger, systemer og kompetanse. 32

Innredningsarbeider Disse arbeidene starter når Råbyggsentreprisen er ferdig. Bygningsmessige innredningsarbeider, som av fremdriftsmessige eller av andre årsaker kontraheres direkte av byggherren etter at kontrakt for innredningsarbeidene er inngått, er planlagt tiltransportert innredningsentreprisen. Tekniske anlegg Forespørslene for de tekniske entreprisene Røranlegg, Luftbehandlingsanlegg, Automasjon og Elektro/Tele (som også vil inneholde IKT Infrastruktur) vil bli sendt ut samtidig med mulighet for tilbyderne til å gi tilbud på en eller flere av entreprisene. Som følge av at det ikke åpnes for muligheten til å forhandle disse tekniske entreprisene, vil disse bli gjennomført som ordinære utførelsesentrepriser. Utførelsesentreprisene Heiser og Rulletrapper, som må kontraheres tidlig i detaljfasen, vurderes tiltransportert til Elektro/Tele-kontrakten. Boksorteringsanlegget, som også kontraheres tidlig i detaljfasen, vil bli gjennomført som en totalentreprise. Der det er hensiktsmessig, inngås opsjonsavtaler for etterfølgende driftsperiode (3-5 år) for tekniske anlegg. For sorteringsanlegget vil totalentreprisemodellen kunne være en fordel med hensyn til ansvarliggjøring av leverandøren i forhold til løsning, funksjon, totaløkonomi og igangkjøring/drift. Dette vil også i stor grad gjelde for utførelsesentreprisene selv om byggherren er ansvarlig for prosjekteringen av disse entreprisene. Løst inventar, IKT Brukerutstyr og Bygnings- og inventarpåvirkende applikasjoner Anskaffelse av løst inventar (møbler og bibliotekspesifikt utstyr), IKT Brukerutstyr og inventarpåvirkende applikasjoner er planlagt som egne totalleveranser som skal sikre god konkurranse og deltakelse fra leverandørmarkedet. Beskrivelser og anskaffelser skal i størst mulig grad baseres på standard produkter, og bare når det er strengt nødvendig baseres på skreddersøm med spesielle og egenutviklede løsninger. AV-anlegg vil inngå i IKT Brukerutstyr. Byggherren kan også inngå rammeavtaler på utstyr som leverandørene vil bli forpliktet til å benytte. Anskaffelseskatalog Utbyggingsorganisasjonen har ved oppstart detaljprosjekt utarbeidet en anskaffelseskatalog med beskrivelse av entreprisepakkene og de viktigste innholdselementene og hovedmengdene som vil inngå i hver av pakkene. Katalogen er sammen med en kontraheringsplan tilgjengeliggjort på Oslo kommune, KIBs hjemmeside, slik at entreprenørene og leverandørene i god tid før pakkene sendes ut som konkurransegrunnlag, kan orientere seg om hva som senere vil komme. Byggherren og utbyggingsorganisasjonen vil i tillegg arbeide aktivt ut mot markedet og avholde informasjonsmøte for å informere om prosjektet, og på den måten bidra til å skape størst mulig interesse for å delta i konkurransene. 33

5.2 Organisering, roller og ansvar 5.2.1 Organisasjonskart Prosjektets organisasjonskart for gjennomføringsfasen, med ansvars- og styringslinjer: 5.2.2 Roller og ansvar i prosjektorganisasjonen Beskrivelse av roller og ansvarsoppgaver i prosjektorganisasjonen: Aktør Rolle og ansvarsoppgaver Bystyret Rolle Prosjektets øverste styringsorgan i Oslo kommune Ansvar Behandler, godkjenner, beslutter de overordnede rammer for prosjektet Byrådet Rolle Prosjektets øverste gjennomføringsorgan i Oslo kommune Ansvar Organiserer gjennomføringsprosessen Fremmer forslag til bystyret Byrådsavdeling for kultur og næring KON Rolle Overordnet bestiller, ved Seksjon for kultur Ansvar Fastlegge bestillingens mål og rammer Beslutte evt. endringer av bestillingen 34

Følge opp operativ bestillers arbeid og ansvarsoppgaver KON Rolle Overordnet utfører, ved Seksjon for eierskap Ansvar Mottaker av bestillingen, og evt endringer av bestillingen Budsjettansvarlig Sørge for at byggherreetat og prosjektledelse gjennomfører prosjektet ihht styringsdokumentets rammer Forvalte prosjektets usikkerhetsavsetning Kulturetaten KUL Rolle Operativ bestiller Faglig brukermedvirkning i prosjektet Ansvar Følge opp prosjektet ift styringsdokumentets rammer Avklaring og detaljering av bestillingen Ivareta den faglige brukermedvirkningen i prosjektet Kulturbyggene i Bjørvika KIB Rolle Operativ utfører og byggherreetat Kontraktspart i forhold til alle leveranser Ansvar Sørge for at prosjektet gjennomføres ihht styringsdokumentets mål og rammer Sørge for at nødvendige byggherrebeslutninger blir fattet Månedlig rapportering av fremdrift, økonomi og risikobilde Godkjenne/avklare endringer utover prosjektdirektørs mandat Oppfølging av prosjektledelsen Overordnet kontakt med brukeren Påse at kravene til SHA og ytre miljø er tilfredsstilt Rådgivende byggekomité Rolle Ansvar Rådgivende organ for byggherreetaten Gi faglige råd innenfor det som er utførerorganisasjonens oppgaver og ansvarsområde Anskaffelseskomité Rolle Forestå byggherreetatens interne kvalitetssikring ved anskaffelser Ansvar Gi faglige råd ved kontrahering Prosjektdirektør (ÅF Advansia AS) PL Rolle Utbyggingsorganisasjon Prosjektledelse Byggherrens representant på byggeplassen 35

Ansvar Oppfølging og styring av tid, økonomi og kvalitet Løpende kontakt og samarbeid med bruker/kul på operativt nivå Styre prosjektet ihht gitt økonomisk ramme Etablere prosjektorganisasjon og tilstrekkelige ressurser Månedlig rapportering av fremdrift, økonomi og risikobilde Styre endringer og avvik Sikre kvaliteten på prosjektets leveranser - kvalitetssikringsplan Påse at gjeldende lover og forskrifter følges Kontrollere, kontere og attestere fakturaer for prosjektet Påse at entreprisene blir ferdigstilt til avtalt tid og etter kontraktenes forutsetninger Bidra til læring og erfaringsoverføring gjennom evaluering og sluttrapport Gjennomfører krav til SHA og ytre miljø Byggeledelse Rolle Byggeledelse og byggeplasskontroll Ansvar Føre tilsyn og kontroll med ytelsene fra entreprenørene i byggefasen Oppfølging av krav til SHA på byggeplass Lund Hagem arkitekter AS Atelier Oslo AS ARK Rolle Arkitekt Ansvarlig søker Ansvar Ansvarlig prosjekterende, arkitekturprosjektering Scenario AS IARK Rolle Interiørarkitekt Ansvar Ansvarlig prosjekterende, arkitekturprosjektering Multiconsult AS, COWI AS, Rambøll AS og Asplan Viak AS/ KanEnergi RI Rolle Rådgivende ingeniører Ansvar Ansvarlig prosjekterende, samtlige tekniske fag For detaljprosjekteringen skal det foreligge en ressursplan for bemanning av prosjektorganisasjonen med prosjektledelse, prosjekteringsledelse og rådgiver. Planen skal inkludere kompetansekrav. 36

5.2.3 Oslo kommunes organisering Prosjektets tidligere organisering vil i gjennomføringsfasen videreføres i stor grad slik det har fungert i skisse- og forprosjektfasen. I gjennomføringsfasen skal denne organisasjonen suppleres med byggeledelse. Byggeledelsen kontraheres av KIB og legges under ÅF Advansias prosjektstyring. Organisasjonsmodell: Bestiller- og utførermodell Bestiller- og utførermodellen, samt rapporteringslinjer og -rutiner opprettholdes som før. Byggherre: KIB KIB skal føre tilsyn med at prosjektet er organisert på en hensiktsmessig måte og at godkjente strategier, målsettinger, handlingsplaner, krav til SHA og ytre miljø er tilfredsstilt og at fullmakter, budsjetter, fremdriftsplaner m.m. følges opp og styres på en god måte. Til å bistå KIB er det opprettet en rådgivende byggekomité. Operativ bestiller: KUL Operativ bestillers brukermedvirkning forutsetter effektiv og dokumenterte samspillprosesser mellom brukere og prosjektledelsens representanter dvs arkitekt, interiørarkitekt, tekniske rådgivere og konsulenter. Brukerne skal gi råd til prosjektledelsen innen de mål, rammer og intensjoner som følger av rom- og funksjonsprogrammet, samt de rammer som er satt for inventarprosjektet med tilhørende bygg-/utstyrspåvirkende applikasjoner. Brukerne skal også gi råd i spørsmål som har vesentlige konsekvenser for organisering av virksomheten og/eller driftsøkonomi. Brukermedvirkningen innebærer ingen instruksjonsmulighet overfor prosjektledelsen eller prosjektets rådgivere. Eventuelle forslag fra brukermedvirkningen som krever endringer i bestillingen eller nye bestillinger skal kanaliseres i linjen hos operativ bestiller / KUL og derfra til overordnet bestiller / KON. Prosjektdirektør har det overordnede ansvar for brukermedvirkningen i prosjektledelsen. Dette innebærer løpende kontakt og samarbeid med brukergrupper på operativt nivå. Prosjekteringsleder har ansvar for at brukermedvirkningen blir implementert videre i gjennomføringsfasen - i programmering, prosjektering og drifts- og utstyrsplanlegging. I gjennomføringsfasen vil kostnadsstyring være sentralt i alt prosjektarbeid, herunder også brukermedvirkningen. Brukermedvirkning vil i hovedsak skje gjennom deltagelse i prosjekteringsmøter mv. 5.2.4 ÅF Advansias prosjektorganisasjon Organisering Utbyggingsorganisasjonens oppgave er å gjennomføre detaljprosjektering og utbygging i samsvar med godkjent forprosjekt, både hva gjelder program, fremdrift og økonomiske styringsmål. De operative områdene har ansvar for ledelse av prosjektering, bygg, teknikk og inventarog utstyr/ikt, samt at det leveres riktig kvalitet og funksjonalitet til rett tid og innenfor vedtatte budsjetter. Det skal defineres arbeidspakker/entreprisepakker som legges til hvert enkelt av områdene med tilhørende budsjetter. 37

Prosjektstøttefunksjonene yter assistanse til de operative områdene med innsats innenfor økonomi, planlegging, styring, SHA, miljøoppfølging, kvalitetssikring, uttesting mm. Disse ressursene gir god faglig bistand, samtidig som det sikrer god intern-kontroll og verdinøytral oversikt, avvikshåndtering og rapportering til prosjektdirektør. Teknisk integrator (TI) vil inngå som en naturlig del av prosjektstøtten. For å ivareta grensesnittene mellom de forskjellige systemene i bygget på en best mulig måte legges rollen som TI inn som en del av utbyggingsorganisasjonen. TI skal bidra til at alle delsystemer blir identifisert og at de tilhørende grensesnittene blir tildelt hoved- og delansvar i de respektive kontraktene. Samspillet mellom delsystemene skal til sammen bidra til at de definerte funksjonene i bygget løses. Dette samspillet er vist i pyramiden nedenfor der IKT/Infrastruktur representerer bindeleddet mellom delsystemene og funksjonen som skal utføres. Funksjon IKT Infrastruktur Delsystemer (teknikk, brann, sikkerhet etc) TI og de respektive kontraktsansvarlige i utbyggingsorganisasjonen følger opp grensesnittdokumentene og arbeidsutførelse. Det overordnede grensesnittregisteret utarbeides og vedlikeholdes av TI. Uttesting av systemene gjennomføres ved at de forskjellige entreprenørene gjennomfører sine deltester før det gjennomføres tverrfaglige tester i regi av TI. Byggeledelse vil inngå i utbyggingsorganisasjonen underlagt ÅF Advansia. Oppgavene til byggeledelsen vil være byggeledelse og byggeplasskontroll med ansvar for tilsyn og kontroll av ytelsene fra entreprenørene i byggefasen og oppfølging av krav til SHA på byggeplass. Som støtte for prosjektdirektørs og linjelederes håndtering av usikkerhet og risiko er det opprettet en stabsfunksjon som ivaretar en faglig støtte, oppfølging og controllervirksomhet for slike forhold. Disse funksjonene er vist på organisasjonskartet som område Prosjektstøtte (bistår med metoder, verktøy og kompetanse for oppfølging av plan og kost med blant annet løpende controllervirksomhet, økonomiske usikkerhetsanalyser, sluttprognoser, rapportering og budsjettrevisjoner) og SHA og ytre miljø (bistår med metoder, verktøy og kompetanse for oppfølging av, SHA og ytre miljø, herunder ROS-vurderinger, sikker jobb - analyser, rapportering, statistikk og et sentralt risikoregister). I prosjektledelsen vil det også inngå en egen miljøkoordinator som skal følge opp de strenge passivhuskravene og være bindeledd mot Futurebuilt og Enova. 5.2.5 Ansvars- og myndighetsmatrise Ansvars- og myndighetsmatrisen gir en oversiktlig og kortfattet oversikt /oppsummering av ansvar, myndighet og fullmakter. Aktiviteter og oppgaver defineres med utgangspunkt i 38

Byrådet KON KUL KIB Rådgivende byggekomité Anskaffelseskomité PL og byggeledelse ARK IARK RI Entreprenører Gantt-diagrammet og milepæler fra kap.6 Under vises prosjektets ansvarsmatrise: Ansvarsområder U: Utfører A: FremdriftsAnsvar B: Beslutter R: Må rådspørres I: Skal informeres 1 Grunnundersøkelser B I A U 2 Detaljprosjektering I R B R A U U U 3 Anbudsprosjektering og - beskrivelse B R A U U U 4 Søknad om rammetillatelse I B A U 5 Prekvalifisering av entreprenører B R R U+A 6 Kontrahering av entreprenører I I I B I R U+A 7 Igangsettingstillatelser B A U U 8 Prosjektering arbeidstegninger R B A U U U 9 Mobilisering og rigg B A U 10 Bygging råbygg til gatenivå I I B R A U 11 Bygging råbygg over gatenivå, fasader og innvendige arbeider I I B R A U 12 Heiser / rulletrapper B A U 13 Tekniske entrepriser (VVS og EL) B A U 14 IKT / Brukerutstyr / Løst inventar R B A U 15 Boksorteringsanlegg R B A U 16 Test/prøvedrift I B I A U 17 Driftsåpning I I I B I A U 18 Innkjøring og opplæring tekniske systemer I U B A U 19 Overlevering tekniske anlegg I I B A U 20 Søknad om brukstillatelse I I B A U U 21 Innflytting B U+ A R R I 22 Åpning B A U R I R I I I I 39

5.2.6 Økonomiske fullmakter Bystyret har vedtatt prosjektet innenfor en kostnadsramme for P85, bevilger et budsjett og gir byrådet fullmakt til å iverksette prosjektet. Byrådet har gitt byråden for KON gjennomføringsansvaret, som har videredelegert dette til KIB gjennom oppdragsbrev datert 05.09.2013. I brevet er KIB som byggherre fullmakt til å gjennomføre prosjektet, og til forplikte prosjektet økonomisk innenfor en kostnadsramme på P50. KIB gir ÅF Advansia v/ prosjektdirektør i oppdrag å gjennomføre prosjektet innenfor et nærmere fastsatt styringsmål.. Prosjektdirektørs reserve (inkludert kontraktsreserver på hver kontrakt) skal dekke normal prosjektusikkerhet som følge av gjenstående prosjektutvikling, feilbudsjettering, markedsrisiko, mengderisiko, uspesifiserte forhold og tilleggskrav i kontraktene som går utover antatte kontraktsreserver, og som kan skyldes uteglemmelse, plunder, heft og koordinerings- og grensesnittproblematikk mellom partene. KONs reserve skal dekke andre endringer som følge av nye krav, ønsker og behov som oppstår på grunn av forhold som er initiert fra KUL. KONs reserve vil også være første reserve i tilfelle prosjektdirektørs reserve er tømt. Endringer initiert fra KUL skal godkjennes av KON. Premissendringer som følge av endrede rammebetingelser fra myndigheter eller initiert fra overordnet nivå i KON skal i utgangspunkt dekkes av tilleggsbevilgninger, men kan dekkes av KONs reserve dersom utviklingen i prosjektet tilsier at dette er forsvarlig. KIB skal inngå alle kontrakter på vegne av Oslo kommune. Prosjektdirektør vil få fullmakter som gir god styring og beslutningsinnsats i gjennomføringen. Prosjektdirektør vil delegere deler av sin fullmakt videre til prosjektledere og byggeledere. Fullmaktsrammene vil bli nærmere spesifisert i et eget fullmaktsdokument. I prosjektdirektørs fravær har prosjektdirektørs stedfortreder prosjektdirektørs fullmakter. 40

6 Gjennomføringsplan og leveranser 6.1 Prosjektnedbrytningsstruktur (PNS) PNS en er etablert i samsvar med den overordnede prosjektorganisasjonen. Det planlagte arbeidet brytes ned i mindre kontrollerbare enheter som representerer en definert avgrenset del av prosjektets oppgave, kalt kontrakt (eller arbeidspakke). Prosjektnedbrytningsstrukturen er definert med følgende nivåer: Det totale prosjektet Ansvar ligger hos byggherreetaten og utbyggingsorganisasjonen Område Ansvar ligger hos den enkelte områdeansvarlige/prosjektleder Kontrakt/arbeidspakke Dette nivået definerer den enkelte kontrakt. Ansvar ligger hos dedikerte personer for hver kontrakt/pakke, kalt Oppdragsgivers Representant (OR) I det totale økonomistyringssystemet for prosjektet viser PNS en de høyeste aggregeringsnivåene. På lavere nivåer vil en kontrakt/pakke inneholde en eller flere budsjettposter. Videre vil en budsjettpost inneholde en eller flere bestillinger, og for hver bestilling vil det bli registrert en eller flere fakturaer. PNS ivaretar på denne måten behovet for å knytte alle kostnadselementer opp mot et ansvarsområde, i tillegg til at strukturen ivaretar behovet for en hierarkisk nedbrytning av prosjektet som sikrer konsistens og god oversikt over status på alle nivåer. PNS for gjennomføringsfasen bygger på den foreslåtte kontraktstrategien. I detaljprosjekteringsfasen vil kostnadsbudsjettet bli omgjort til entreprisebudsjetter ut fra den entreprisestrukturen som ligger i PNS en. PNS en vil bli revidert i tråd med den endelige entrepriseinndelingen. 41

Prosjektets nedbrytningsstruktur (PNS), inklusive KIB s byggherrefunksjon: 6.2 Gjennomføringsplan Med basis i kontraktsstrategien og prosjektnedbrytningsstrukturen (PNS) etableres fremdriftsplaner i en hierarkisk nedbrytning i flere nivåer. Planer skal på alle nivåer kunne vises både som stolpediagram med frontlinje og som S-kurve med planlagt og virkelig fremdrift. Følgende hovednivåer gjelder: Nivå 0 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Hovedfremdriftsplan. Utbyggingsorganisasjonens overordnede styringsplan for hele prosjektet. Inngår i rapporteringen til KIB. Entrepriseplan. Utbyggingsorganisasjonens plan som viser alle entrepriser/kontrakter med hovedmilepæler for kontrahering og gjennomføring. Styringsplan. Utbyggingsorganisasjonens styringsplan for koordinering mellom entrepriser. Skal ivareta de viktigste aktiviteter i forhold til prioritering av rekkefølge, varigheter, avhengigheter, slakk og kritisk vei. Skal kunne sorteres og aggregeres pr. ansvarsområde. Fungerer som rammeplan for entreprenørenes/leverandørenes utarbeidelse av detaljerte Produksjonsplaner for egne arbeider. Produksjonsplan. Entreprenørenes detaljerte plan for eget arbeid innenfor de rammer som er gitt av utbyggingsorganisasjonens styringsplan. Detaljplaner. Entreprenørens eller utbyggingsorganisasjonens planer på dette nivået er en ytterligere nedbryting av styringsplan eller produksjonsplan for særskilte arbeidsoperasjoner der dette er nødvendig for 42

styringen av arbeidet. På produksjonsplannivå etablerer entreprenøren timebudsjetter for aktivitetene. Aggregert i S- kurver på høyere nivå danner dette grunnlag for overordnet fremdriftsrapportering i prosjektet. 6.2.1 Oversikt over faser og hovedaktiviteter Med utgangspunkt i kontraktstrategien og prosjektnedbrytningsstrukturen kan prosjektet naturlig deles i følgende faser/hovedaktiviteter: Detaljprosjektering Søknad om Rammetillatelse Kontrahering Klargjøring og rigging Spunting, graving og råbygg Tett bygg og innredning Tekniske anlegg Løst inventar / IKT utstyr Test / prøvedrift Driftsåpning Innflytting Gjeldende Nivå 0 - Hovedfremdriftsplan som vist under viser ferdigstillelse og idriftssetting fra 1. juni 2016 under forutsetning av byggestart 1.desember 2013. Oversikt over faser og hovedaktiviteter: 6.2.2 Interne avhengigheter i prosjektet Alle avhengigheter, både eksterne og interne, vil bli bearbeidet i detaljprosjektfasen. På et overordnet nivå er det enkelte viktige avhengigheter som det er grunn til å ha fokus på: Før oppstart på byggeplass (02.12.2013) må rammetillatelse og nødvendige igangsettingstillatelser være gitt, og spuntentreprenør være kontrahert. For å få på plass spuntentreprenør til riktig tidspunkt er det nødvendig at byggeledelse er kontrahert og på plass til 01.11.2013 43

6.3 Leveranseoversikt, milepæler og risikoanalyse Byggeprosjektets neste hovedleveranse er driftsåpning 01.08.2016. IKT brukerutstyr og løst inventar er på plass til 01.09.2016. 6.3.1 Leveranse fra prosjektet Type leveranse Frist Ferdig bygg klar for driftsåpning 01.08.2016 Leveranse IKT brukerutstyr og løst inventar 01.09.2016 Overlevering tekniske anlegg 01.11.2016 6.3.2 Leveranser til prosjektet Følgende leveranser fra andre er identifisert: Leveranse Frist Fra Forgraving i Dr.Eufemias gate Leveranse av evt. Spisslast for varme Ferdigstillelse av deler av Operaalmenningen (ref. rekkefølgebestemmelsene) Utført Avtale ila. 2014 SVRØ Hafslund 01.06.2016 Bjørvika Infrastruktur Tett byggegrop mot øst 01.04.2014 HAV Eiendom Rampe ferdigstilt 01.08.2015 HAV Eiendom 6.3.3 Sentrale milepæler i prosjektet De viktigste milepælene for prosjektet er tatt inn i Hovedfremdriftsplanen, se kap. 6.2.1. I hver entreprisekontrakt vil det tas inn en milepælsplan med et nødvendig antall identifiserte og tidfestede milepæler som entreprenøren skal overholde. Disse utarbeides som en del av anbudsprosjekteringen og ved produksjon av anbudsmaterialet. 6.3.4 Strategi for styring av risiko i prosjektet Usikkerhetsstyring handler om å hindre eller forebygge at risiko gir seg utslag i uønskede hendelser. I prosjektets plan for håndtering av usikkerhet (KIB-0000-Z-PB-0003) gjøres det både organisatorisk og metodisk et skille mellom økonomisk risiko og andre typer risiko. For å motvirke utslag av alle typer risiko gjelder følgende overordnede prinsipper: I alle ledd og på alle nivå skal det arbeides kontinuerlig med å etablere personlige holdninger og kultur for å tenke sikkerhet og fremelske en risikoreduserende adferd Risikoreduserende tenkning og adferd må inngå som en naturlig del av det daglige arbeid for alle som arbeider i prosjektet, både linje og stab. 44

RAPPORTERING AV RISIKO Ansvar for sikkerhet og risikoreduserende adferd følger linjen Risikoreduserende adferd skal være støttet av prosjektstyringsverktøyene (systemer, prosedyrer og kontrakter). All risikohåndtering skal basere seg på anerkjente metoder og verktøy. Den vanligste metoden vil være bruk av ROS-analyser. Ved bruk av ROS - analysemetodikk følges veileder fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap datert januar 2010, i den grad det vurderes som hensiktsmessig. I tillegg er det i prosjektets plan for behandling av usikkerhet beskrevet en metode for hvordan alle aktører i prosjektet skal følge opp og rapportere både de identifiserte risikoelementene og tiltak for å redusere risikoen. 6.3.5 Risikoanalyse og tiltak Risikofaktorer skal identifiseres og håndteres på alle nivåer i prosjektet. Planen for håndtering av usikkerhet omfatter hvordan Prosjektledelsen skal håndtere risiko i prosjektet. På kontraktsnivå gjennomføres det egne risikovurderinger, der leverandørene rapporterer risikoelementer til Prosjektledelsen gjennom respektive kontraktsansvarlig. Nivåer og rapporteringsveier er illustrert i figuren nedenfor: KON KON/KIB BESTILLER BYGGHERRE NIVÅ 1 PROSJEKTDIREKTØR NIVÅ 2 OMRÅDE NIVÅ 3 KONTRAKTSANSVARLIG (OR) PROSJEKTLEDELSE KONTRAKTSNIVÅ ENTREPENØRER/LEVERANDØRER Rapporterings - og behandlingsnivå av risikoelementer For prosjektledelsen skal ulike grader av risiko håndteres konsistent med PNS og organisasjonsmodell. For de ulike nivå gjelder: Nivå 1: Prosjektdirektør Prosjektdirektør er ansvarlig for at det gjennomføres overordnede risikovurderinger i prosjektet. Han skal: Sammen med ledergruppen gjennomføre en overordnet risikovurdering. Fastsette tiltak for risiko Oppfølging av risiko/tiltak som fast agendapunkt i ledermøte. Rapportere viktigste risiko/tiltak i månedsrapport til byggherren 45

Nivå 2: Områdeansvar Områdeansvarlig skal gjennomføre en risikovurdering innenfor sitt område, foreslå tiltak og sørge for at registret over risiko er à jour innenfor sitt område. Risiko skal rapporteres til prosjektdirektør. Nivå 3: Kontraktsnivå (OR) Innenfor hver kontrakt skal det gjennomføres egne risikoanalyser. Risiki og tiltak skal rapporteres i månedsrapport til prosjektledelsen. 7 Rutiner og kvalitetsstyring Det er etablert rutiner som regulerer interne prosesser innen henholdsvis ÅF Advansia og KIB, samt rutiner for prosessene mellom KIB og overordnet utfører og mellom KIB og ÅF Advansia. Videre er det utarbeidet rutiner for prosessene mellom ÅF Advansia og leverandører som har kontrakt med KIB og som ÅF Advansia forvalter på vegne av KIB. 7.1 Rutiner for prosjektstyring og oppfølging 7.1.1 Prosjektstyring i KIB KIBs administrasjonshåndbok inneholder rutiner på følgende områder: Anskaffelser og fakturahåndtering Budsjett/regnskap Administrative rutiner (personal,lønn,it,telefon,post/arkiv) Kontraktsforvaltning Risikostyring og internkontroll Måneds- og tertialrapportering Lokal varslingsordning 7.1.2 Prosjektstyring i ÅF Advansia Det er utarbeidet følgende rutiner for prosjektstyring lagret i prosjektets ProArc-database: KIB-0000-Z-GE-0001 KIB-0000-Z-PB-0001 KIB-0000-Z-PB-0003 KIB-0000-Z-PB-0004 KIB-0000-Z-PB-0006 KIB-0000-Z-PB-0007 KIB-0000-Z-PB-0008 KIB-0000-Z-PB-0009 KIB-0000-Z-PB-0010 KIB-0000-Z-KS-0001 KIB-0000-Z-KS-0002 KIB-0000-Z-PB KIB-0000-Z-PB KIB-0000-Z-PB KIB-0000-Z-PB KIB-0000-Z-PB KIB-0000-Z-PB Arkivplan for Prosjektledelsen - Kulturbyggene i Bjørvika Rutine - Dokumenthåndteringsrutiner i KiB-prosjektet Plan for håndtering av risiko i Kulturbyggene i Bjørvika ProArc brukerhåndbok for KiB-prosjektet Prosjektnedbrytningsstruktur (PNS) og plannivåer Rutine - Kopiering av tegninger Fakturabehandling i KiB-prosjektet drofus manual Strategisk gjennomføringsplan Kvalitetsplan for Prosjektledelsen ÅF Advansia AS Organisasjonsplan med stillingsbeskrivelser Prosedyre for Økonomiske fullmakter Prosedyre for prosjektendringer (under arbeid) Prosedyre for håndtering av SHA/Ym-avvik Prosedyre for beredskap og krisehåndtering Prosedyre for sikkerhet på arbeidsplassen Prosedyre for interne kvalitetsrevisjoner 46

Det kan bli utarbeidet flere detaljerte rutiner for gjennomføringsfasen, dersom behov skulle oppstå. I tillegg vises det til de øvrige punktene i dette kapittel. 7.1.3 Rutiner for overvåkning av prosjektet Utbyggingsorganisasjonen har flere rutiner som omhandler hvordan prosjektet skal overvåkes med hensyn på resultatmålene kostnad og tid. De viktigste elementene er økonomistyringssystemet (herunder endringsstyring), planleggingssystemet og månedsrapporteringen som inkluderer avvikshåndtering og prognosesetting. Utbyggingsorganisasjonen vil bryte ned totalbudsjettet i et hierarkisk system i tråd med prosjektnedbrytningsstrukturen (PNS). Dette gir samsvar mellom budsjettansvar og organisasjonsplassering. I økonomistyringssystemet (ISY Prosjektøkonomi) legges dette budsjettet inn, og alle faktiske kostnader overføres elektronisk til ISY fra Oslo kommunes regnskapssystem (Agresso). Dette gir grunnlag for en månedlig økonomirapportering på alle nivåer i prosjektet. På samme måte etableres det fremdriftsplaner i den samme hierarkiske nedbrytning på flere nivåer. Dette legges inn i et eget plansystem (ISY Prosjektplan). På alle nivåer kan planer vises som stolpediagram med frontlinje og som S-kurve sammen med registrerte faktiske tall for fremdrift og direkte timer pr. måned. Det opereres med 5 plan- nivåer. Alle aktører skal også rapportere sin vurdering av risikofaktorer innenfor egen kontrakt, i henhold til beskrivelse i «Plan for håndtering av risiko i KiB». Risikofaktorene vurderes av Utbyggingsorganisasjonen, og de viktigste presenteres i månedsrapporten til KIB. 7.1.4 Kvalitetsstyring ÅF Advansias kvalitetssystem (KS-system) skal sørge for at helheten i gjennomføringen av prosjektet blir ivaretatt. ÅF Advansias kvalitetssystem er basert på kvalitetsstandarder tilsvarende NS EN-ISO 9000- serien der særlig kravene i 9001 står sentralt ÅF Advansias kvalitetssystem skal sørge for at alle relevante lover og forskrifter blir fulgt; her står Byggherreforskriften sentralt foruten avtalte krav fra prosjekteier. Prosjektets Sikkerhets-, helse og arbeidsmiljø- og Ytre miljø aktiviteter baseres på Arbeidsmiljøloven med underliggende, lover og forskrifter og Internkontrollforskriften. Hertil kommer spesielle prosjektkrav fra prosjekteier. ÅF Advansias SHA- og Ytre miljøsystem er ellers basert på miljøstandarder tilsvarende NS EN-ISO 14000- serien Kvalitetsplanen har følgende hovedkapitler: 1. Organisasjon 2. Prosjektnedbrytning (PNS) 3. Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø (SHA) samt Ytre miljø 4. Risikohåndtering 5. Prosedyrer 6. Støttesystemer IKT Kvalitetsplanen inkluderer også organisasjonsplan med stillingsbeskrivelser. Dokumentnummer til kvalitetsplanen er KIB-0000-Z-KS-0001. 47

7.1.5 Rutiner for kontraktsoppfølging ÅF Advansia forvalter kontraktene med arkitekter, rådgivere, entreprenører og andre leverandører på vegne av KIB. De administrative rutinene som gjelder for kontrakter fremgår på et generelt nivå av innholdsfortegnelsen nedenfor. Disse rutinene er med i tilbudsforespørslene og inngår som del av kontraktene. E-bilagene angir prosjektets prosedyrer og rutiner i kontraktsoppfølgingen. Oversikt over E-bilag (eksempel): E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 E10 E11 E12 E13 E14 E15 Krav til sikring av kvalitet Byggherrens plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan) Krav til sikring av Ytre miljø Krav til entreprenørens sikring av rent bygg Krav til tidplanlegging, kostnadsstyring og rapportering Rutiner for varsling, endringshåndtering og avviksbehandling Krav til opplæring Rutiner for behandling av administrative dokumenter Byggherrens fakturaformat Krav til BIM Krav til identifikasjons- og merkesystem Krav til FDVU og sluttdokumentasjon Benyttelse av «Felles IKT infrastruktur» Behandling av tegninger og annen teknisk dokumentasjon (inkl. DAK) Håndtering av tekniske grensesnitt KiB-0100-Z-KF- 0100 KiB-0100-Z-KF- 0101 KiB-0100-Z-KF- 0102 KiB-0100-Z-KF- 0103 KiB-0100-Z-KF- 0104 KiB-0100-Z-KF- 0105 KiB-0100-Z-KF- 0106 KiB-0100-Z-KF- 0107 KiB-0100-Z-KF- 0108 KiB-0100-Z-KF- 0109 KiB-0100-Z-KF- 0110 KiB-0100-Z-KF- 0111 KiB-0100-Z-KF- 0112 KiB-0100-Z-KF- 0113 KiB-0100-Z-KF- 0114 7.1.6 Rutiner for utløsning av reserver /usikkerhetsavsetninger Bruk av reserver i prosjektet vil bli sett på som en egen type endringer, som vil være gjenstand for en særskilt behandling, nedfelt i en egen prosedyre. Hovedinnholdet i disse rutinene er at alle forslag om å disponere noe av en reserve skal være gjenstand for en enhetlig behandling som skal registreres i et eget endringsregister. Endringsforslagene behandles og godkjennes iht. gjeldende fullmakter. 48

Det utarbeides et eget skjema som skal brukes for alle slike endringsforslag. Disse skal nummereres og registreres i et endringsregister. Dette administreres og følges opp av Prosjektstøtte i utbyggingsorganisasjonen. Prosjektstøtte har ansvar for å få med nødvendig dokumentasjon for forslaget og sjekke at saksbehandlingsregler og frister overholdes for raskest mulig beslutning. 7.1.7 Rutiner for endringer Definisjoner 1. Premissendringer (endringer i rammebetingelser og programmert funksjon) 2. Andre endringer (endring av løsning innenfor programmert funksjon) Gjennom hele prosjektgjennomføringen vil det skje en kontinuerlig prosjektutvikling i forbindelse med detaljprosjekteringen, enten dette skjer i regi av de prosjekterende rådgiverne eller totalentreprenørene. Dette er ikke å anse som endringer. Når det gjelder «Andre endringer» (endring av løsning innenfor programmert funksjon) må dette ses i sammenheng med hvilken løsning som er beskrevet i forprosjektet. I enkelte situasjoner vil det kunne oppstå tvilstilfelle (gråsoner) med hensyn til om en endring skal behandles som premissendring. Uklarheter eller uenighet om dette skal løftes til høyere beslutningsnivå for vurdering og avklaring. - Kostnadskonsekvens av Andre endringer skal ha dekning innenfor KIBs/Prosjektdirektørs ramme - Premissendringer skal primært dekkes av tilleggsbevilgninger, evnt. av KONs prosjektreserve Rutine for premissendringer fra bruker Evt. forslag om premissendringer fra brukerorganisasjonen i forhold til program og forprosjekt skal først meldes til Deichman/KUL ved Brukerkoordinator som ivaretar første linje behandling av endringsforslagene, herunder ivaretakelse av behovsvurderinger og avklaringer med berørte driftsmiljøer og i forhold til Deichman/KULs ledelse. Utbyggingsorganisasjonen kan bistå med tekniske, kostnadsmessige og fremdriftsmessige analyser for forslag som bedømmes til å ha et potensial for å kunne bli godkjent. Anbefalt premissendring oversendes KIB som tar endelig avgjørelse i mindre vesentlige saker. Vesentlige premissendringer oversendes KON til avgjørelse. 7.1.8 Rutiner i forhold til operativ bestiller Til gjennomføringsfasen skal prosjektledelsen, i samarbeid med operativ bestiller, utarbeide en detaljert og tilpasset plan for brukermedvirkningen. Planen skal inneholde fremdrifts- og milepælsplaner, oversikt over deloppgaver som krever brukermedvirkning, samt definere dokumentasjon / produksjon av brukerinnspill. All brukermedvirkning skal i hovedsak skje gjennom formelle brukermøter som innkalles, ledes og refereres av prosjektledelsen eller dens rådgivere. Kostnadsstyring vil være sentralt i gjennomføringsfasen, og involverer også brukerens medvirkning. Det er en forutsetning at brukerinitierte endringer kommer på et så tidlig tidspunkt som mulig i gjennomføringsfasen, og at disse må løses innenfor prosjektets budsjett. Alle nye bestillinger og/eller endringer skal være dokumentert og ha dekning innenfor gjeldende budsjetter i kontraktene. 49

7.1.9 Rutiner for økonomistyring Prosjektet er underordnet de rutiner som fremgår av Oslo kommunes økonomireglement. Budsjett i henhold til vedtatt kostnadsramme (P50) blir fordelt etter PNS-strukturen for gjennomføringsfasen. ÅF Advansia gir KIB forslag til budsjettrevisjon for sin del av totalbudsjettet en gang i året i en hovedrevisjon. Ved behov gjennomføres en mindre omfattende revisjon hvert halvår. I tillegg utføres løpende sluttprognosevurderinger ved hver månedsavslutning. Alle bestillinger skal være skriftlig og ha dekning innenfor gjeldende budsjett. Det gjennomføres streng endringskontroll i henhold til fastlagte rutiner i alle kontrakter. Det vises til KIBs Administrasjonshåndbok kap.14 Risikostyring og Internkontroll. Controller i byggherreetaten KIB utarbeider på grunnlag innspill fra ÅF Advansia totalbudsjett, regnskapsrapporter og gjennomfører kontrollaktiviteter innenfor økonomiområdet. Controller utarbeider på grunnlag av risikovurderinger halvårlige planer for arbeidet med internkontroll innen både byggherreorganisasjonen og innenfor prosjektorganisasjonen. 7.1.10 Rutiner for prosjektarkivet Det vises til KIBs Administrasjonshåndbok, kap. 10 Post-arkiv som redegjør for KIBs arkivrutiner, herunder journalføring, offentlighetsvurdering og arkivering. Videre henvises det til ÅF Advansias rutine lagret i ProArc: KIB-0000-Z-GE-0001-Arkivplan for Prosjektledelsen - Kulturbyggene i Bjørvika 7.1.11 Rutiner for Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø og Ytre Miljø i byggeperioden Prosjektdirektør for utbyggingsorganisasjonen er ansvarlig for kvalitet, sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø innenfor Deichman-prosjektet. Prosjektdirektøren har det overordnede ansvaret for prosjektets styrings- og ledelsessystem, samt for å påse at det etableres, implementeres og dokumenteres tilsvarende styrings- og ledelsessystem hos de prosjekterende og utførende. Prosjektdirektøren skal ha en egen funksjon med oppgave å utvikle, vedlikeholde og implementere systemet, samt føre internt tilsyn med at krav overholdes. Tilsvarende funksjoner skal også etableres hos de prosjekterende og utførende. Nevnte funksjon skal rapportere direkte til egen ansvarlig leder. Utbyggingsorganisasjonen skal etablere standardfunksjoner i henhold til Byggherreforskriften (BHF); Koordinator prosjektering og koordinator utbygging, i tillegg til BHFs virkeområde innen SHA. Prosjektdirektør for utbyggingsorganisasjonen rapporterer til KIB v/etatsdirektør for forhold som gjelder kvalitet, sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø. KIB skal påse at utbyggingsorganisasjonen ivaretar sitt ansvar i forhold til kvalitet, sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø innenfor prosjektets ansvarsområde. For øvrig er ansvar og rutiner for SHA og ytre miljø mer detaljert omhandlet i kap. 3.4 i Kvalitetsplanen. 7.1.12 Rutiner for rapportering Statusrapporteringen fra utbyggingsorganisasjonen til KIB skjer i form av månedsrapporter som skal bygge på månedsrapporter fra entreprenørene/leverandørene, supplert og korrigert med utbyggingsorganisasjonens egne vurderinger jf. KIBs Administrasjonshåndbok, kap. 11 Månedsrapportering, kap.12 Tertialrapportering. 50

Internt i prosjektet vil den enkelte områdeleder være ansvarlig for å rapportere økonomisk og fremdriftsmessig status på sine kontrakter. Prosjektstøtte er ansvarlig for at det rapporteres enhetlig og at månedsrapportene gir et mest mulig realistisk bilde av den økonomiske og fremdriftsmessige status. Følgende hovedprinsipper vektlegges ved den løpende kostnads- og fremdriftsrapporteringen: Kostnadsmessig: Hovedvekt på avvik i sluttprognosevurderinger sammenlignet med gjeldende budsjett (i tillegg til avvik i periodiseringsverdier) Fremdriftsmessig: Hovedvekt på avvik mellom virkelig og planlagt fremdrift i perioden og akkumulert (gir grunnlag for ressurs- og bemanningsanalyser i form av tjente timer mot planlagte timer) Avvik og tiltak for å korrigere avvik Statusrapportering fra byggherren (KIB) til overordnet utfører (KON) skjer i form av månedsrapporter som bygger på månedsrapporten til prosjektledelsen, tillagt og korrigert for byggherrens egne vurderinger og ansvarsområder. Prosjektledelsens månedsrapport skal alltid vedlegges. KIB avgir tertialrapporter og regnskap, på samme måte som øvrige etater i Oslo kommune 7.2 Kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplanen er utviklet på bakgrunn av: 1. Interessent- og aktøranalyse 2. Relasjonsanalyse Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonsstrategien skal bidra til å samordne og styrke kommunens informasjon om nytt hovedbibliotek for Deichman i Bjørvika, samt gjøre informasjonen lett tilgjengelig for publikum og de involverte i gjennomføringsfasen. Den skal bidra til å oppnå vedtatte kommunikasjonsmål for KIB, gjennomføre kommunens informasjonspolitikk og styrke kommunens omdømme. Differensiert kommunikasjon For å treffe målgruppene differensieres, målrettes og styres kommunikasjonstiltakene mot hver enkelt av de ulike interessent- og aktørgruppene med den presisjon og i det omfang som er naturlig i gjennomføringsfasen og i forhold til situasjon. Mål og tiltak Strategien har ett hovedmål og fem delmål (kommunikasjonsmål). Under hvert av delmålene er det beskrevet konkrete tiltak som virksomheten skal gjennomføre. Hovedmål KIB skal sikre omverden, innbyggerne og de involverte i gjennomføringsfasen tilgang til god informasjon om prosjektets status og miljøarbeid. Kommunikasjonen skal underbygge Oslo kommune sine fire sett av verdier; brukerorientering, redelighet, engasjement og respekt. Delmål Legge til rette for toveiskommunikasjon der det ellers er hensiktsmessig Informasjon skal tilpasses ulike brukergrupper Informasjonen skal tilrettelegges for ulike kommunikasjonsplattformer 51

Kommunikasjonen skal være visuelt gjenkjennelig (logobruk o.a.) Kommunikasjonen skal være proaktiv God kommunikasjon - Presis - Rask - Relevant Roller og retningslinjer i kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonsansvarlig KIB v/kommunikasjonssjef og direktør vil ha hovedansvar for ekstern kommunikasjon, inkludert mot media. Utbyggingsorganisasjonen bistår etter avtale og ved behov. Hvis andre skal uttale seg i pressen skal det avklares med kommunikasjonsansvarlige i forkant. Ved kriser mobiliseres krisehåndteringsteamet (se krisekommunikasjon). Aktiv dialog toveiskommunikasjon som ideal Internkommunikasjon Faste statusmøter og rapportering med overordnet bestiller og utfører. Faste statusmøter med prosjektledelse og byggeledelse. Faste statusmøter med rådgivende byggekomité og anskaffelseskomité Kommunikasjonskanaler - Pressekonferanser v/ ekstraordinære hendelser - Informasjonsmøter (naboer) - Markeringer ved spesielle milepæler - Byggeplassinformasjon - Nyhetsbrev (elektronisk og fysisk) - Nettside; Løpende informasjon og orientering om prosjektet, fremdriften og endringer i driften som vil påvirke trafikkområdene. - Sosiale medier; stadig viktigere plattform for å oppdatere de som er særlig interessert i prosjektet Krisekommunikasjon Prosjektet vil ved behov mobilisere krisehåndteringsteamet som består av: Ved behov - Gunnar A. Leganger: direktør i KIB - Haakon Berg Jensen: kommunikasjonssjef KIB - Jan Eklund: prosjektdirektør Advansia - Byggeleder - Prosjektleder Munch/Deichman - Aktuell teknisk rådgiver Handlingsplan Delmål 1: Legge til rette for toveiskommunikasjon Nr Tiltak Beskrivelse/ målgruppe Ansvarlig Frist 52

1.1/13 1.2/13 Web 2.0 Sosiale medier HBJ Løpende 1.3.2014 Delmål 2: Informasjon skal tilpasses ulike brukergrupper Nr Tiltak Beskrivelse/målg ruppe 2.1/13 UU Brukere med et spesielt behov 2.2/13 Kommunisere på arenaer der brukerne er. Ansvarlig HBJ Frist Løpende Dagens brukere HBJ Løpende Delmål 3: Informasjonen skal tilrettelegges for ulike kommunikasjonsplattformer Nr Tiltak Beskrivelse/målg ruppe Ansvarlig Frist 3.1/13 Web HBJ Løpende 3.2/13 Trykte medier HBJ Løpende 3.3/13 Sosiale medier HBJ Løpende Delmål 4: Kommunikasjonen skal være visuelt gjenkjennelig (logobruk o.a.) Nr Tiltak Beskrivelse/målg ruppe Ansvarlig Frist 4.1/13 OK designmanual HBJ Løpende Delmål 5: Søke proaktiv kommunikasjonen Nr Tiltak Beskrivelse/målg ruppe 5.1/13 Identifisere Målrette Formidle Offentlighet Presse/medier KON Prosjektledelse Bransje Ansvarlig HBJ Frist Løpende Budskapsplattform Oslo kommune (OK) ambisjon er å skape et nytt hovedbibliotek som i kraft av sin funksjonelle og arkitektoniske kvalitet, uttrykker den betydning biblioteket skal ha i hovedstaden. Biblioteket skal ha høy arkitektonisk kvalitet, og det skal være innovativt i anvendelsen av fremtidsrettede løsninger. Se for øvrig punkt 4.1.1 Kommunemål. Deichmanske hovedbibliotek er det første passivhuset i sin bygningskategori i Norge, og det første i Bjørvika. Bygget ivaretar behovet for en institusjon i sterk endring, og med de estimerte to millioner årlig besøkende og 50 % kutt i klimagassutslipp blir biblioteket en av Norges største og grønneste kulturinstitusjoner. 53

7.3 Prosjektavslutning 7.3.1 Overtagelser Med overtagelser menes overtagelse mellom entreprenør og byggherre. Bygningsmessige entrepriser overtas når arealene er ferdigstilt, sluttdokumentasjonen er levert og godkjent og status for feil og mangler er redusert til et minimum. For tekniske anlegg gjennomføres overtagelser mest mulig samlet etter at program for integrerte tekniske systemtester er gjennomført og anleggene kan verifiseres som fysisk og funksjonelt ferdigstilt. Det legges opp til at ferdigstillelse av tekniske anlegg kan skje ca 1 måned før ordinær idriftsettelse. Når det gjelder tekniske anlegg inkl. boksorteringsanlegg, automasjonsanlegg, IKTinfrastruktur og andre systemer med mye komplekst IKT-innhold legges det opp til at overtagelse for disse systemene kan skje ca 3 måneder etter ordinær idriftsettelse. Dette fordi en fullt ut realistisk og troverdig utprøving av disse systemene først kan skje etter at anleggene har vært fullt ut belastet sammenhengende over en litt lengre periode. 7.3.2 Forberedelse for drift Personell fra driftsorganisasjonen bør delta i siste fase av bygging av tekniske anlegg, være med ved factory acceptance test (FAT), site acceptance test (SAT), integrerte systemtester, tjenestetester mm. Dette slik at drift sterkest mulig tilegner seg et eierskap til tekniske anlegg og driften av disse. Det vil bli utarbeidet en detaljert plan og et tilhørende styringsopplegg for denne perioden. Utbyggingsorganisasjonen tilrettelegging for drift består primært i å sørge for at: Anleggene er godt merket og blir gradvis dokumentert i samsvar med behovene fra start utprøving (foreløpig dokumentasjon) til ordinær drift (komplett dokumentasjon) Driftsorganisasjon blir forberedt på og invitert til deltagelse i uttestingen når den funksjonelle utprøvingen starter Uttesting og idriftsettelse blir planlagt og gjennomført som en prosess. Gradvis større integrasjon og kompleksitet i samvirke mellom systemene. Trinnvis idriftsettelse av funksjons-/geografiske områder frem til at hele anlegget kommer i ordinær drift. Registrering og oppfølging av feil og mangler vil bli systematisert og håndtert i en felles database for alle kontrakter. Det samme gjelder testresultater fra utprøvingen der mangler ved driftsprosedyrer, opplæring og samvirke også skal registreres for oppfølging og aksjon. Leverandørene etablerer opplæringspakker for driftsorganisasjonen som er målrettede i forhold til ulike personellkategorier og mestringskrav Perioden med forberedelse til drift avsluttes med eierskifte mellom utbyggingsorganisasjonen og driftsorganisasjonen. Eierskifte er en intern milepæl som markerer at driftsorganisasjonen overtar forvaltnings-, vedlikeholds- og driftsansvaret for anlegget. Utbyggingsorganisasjonen vil også etter eierskifte ha ansvar for utbedring av feil og mangler som fortsatt gjenstår på mangellistene. 54

8 Økonomi 8.1 Grunnkalkyle - forprosjekt ÅF Advansia har utarbeidet en kostnadskalkyle for byggeprosjektet. Denne er gjort med kalkyleverktøyet Calcus og bygger på bygningsdelstabellen. Denne kalkylen viser en total prosjektkostnad for byggeprosjektet (sum kap. 1-9) på 1.299 MNOK. Det er laget en egen kalkyle for løst inventar og brukerutstyr med en tilsvarende prosjektkostnad på 315 MNOK. Følgende forutsetninger ligger til grunn for kalkylen: Prisnivå i kalkylen er januar 2012 Merverdiavgift (mva) er inkludert med 25 % på alle kostnadselementer. I kalkylen ligger hele mva-beløpet i kapittel 9, Spesielle kostnader Tomtekostnader, infrastruktur, plan- og designkonkurransen, regulering, administrasjon KIB, brukermedvirkning samt flyttekostnader er ikke medtatt Applikasjoner som ikke er bygningspåvirkende er ikke medtatt 8.2 Usikkerhetsanalyse KS2 8.2.1 Analyse av usikkerhetsbildet Tornadodiagrammet viser usikkerhetselementene i sortert rekkefølge iht. de enkelte elements sitt relative bidrag til totalusikkerheten. 0-linjen (vertikal linje) refererer til basiskostnaden høyre side angir trusler/nedside, venstre side angir muligheter/oppside. Definisjonen av de viktigste faktorene fremgår av tabellen under, med tilhørende tiltak for å redusere risikoen. Usikkerhetsfaktorer Prosjektorganisasjon Faktoren omfatter ÅF Advansia med engasjerte arkitekter og rådgivere sin påvirkning på kostnadsbildet, representert ved tilgjengelige ressurser, kontinuitet, kompetanse, ansvarsforhold og styringslinjer. Anbefalte tiltak KIB - God dialog med ÅF Advansia og i størst mulig grad sørge for at motivasjonen hos sentrale medarbeidere opprettholdes KIB må vektlegge at det forventes at sentrale medarbeidere hos ÅF Advansia, Lund Hagem og i rådgivergruppen følger prosjektet i nødvendig grad 55

Innovasjon og integrering Usikkerhetsfaktoren representerer mulig kostnadskonsekvens vedrørende tilpasninger mot brukere og grensesnitt mellom bygg- og brukerutstyr. Prosjektering og tekniske løsninger Representerer usikkerheten knyttet til detaljering av tekniske løsninger. Overordnet organisering/styring Påvirkning overordnet bestiller (KON v/seksjon for kultur), overordnet utfører (KON v/seksjon for eierskap) og operativ utfører (KIB) har på prosjektkostnad Markeds- og entreprisestrategi Faktor ivaretar den kostnadskonsekvens som følger av påvirkningene valgt kontraktstrategi har på prosjektet. Grunnforhold / Fundamentering Representerer kostnadskonsekvens for forholdene i grunnen og gjennomførbarhet av fundamenteringsløsningen har på prosjektet. Utarbeide beslutningsplan som grunnlag for styring av prosessen. I planen vises frister for innspill fra brukerne Gjennomføre usikkerhetsanalyse for inventarprosjekt. Kan fremkomme forhold som mås ta hensyn til. Gjennomføre 3-partsverifikasjon av løsninger som prosjekteres for fundamenter og fasade Sørge for kontinuitet for nøkkelpersonell i KIB og KON Sikre best mulig oversikt over belastning i entreprenørmarkedet fremover, for eksempel ved markedsundersøkelse, kontakt med bransjeorganisasjoner etc. Det bør gjøres en ny vurdering av spunt- og fundamenteringsmetode etter at grunnundersøkelser er gjennomført høsten 2012 8.2.2 Oppfølging av tilrådinger i KS2 1.Prosjektorganisasjonen. KIBs kommentar:i stedet for å stanse prosjekteringsarbeidene i påvente av KS2 og endelig bystyrevedtak ga KIB Advansia/rådgiverne et interimsbudsjett for å holde motivasjonen oppe og gjennomføre nødvendige tilleggsutredninger samt forberede gjennomføringsfasen. Alle sentrale medarbeidere fra forprosjektfasen følger prosjektet videre i gjennomføringsfasen 2.Innovasjon og integrering KIBs kommentar: Det er utarbeidet plan for brukermedvirkning i gjennomføringsfasen som angir rammene for brukermedvirkning, fremdrift og finansiering. Ettersom inventarprosjektet er kostnadsstyrt, ansees det ikke nødvendig med en egen usikkerhetsanalyse. Det vil i stedet bli gjennomført løpende kvalitetssikring av at alle bygningspåvirkende elementer i inventarprosjektet blir fanget opp og ivaretatt. 3.Prosjektering og tekniske løsninger KIBs kommentar: Tredjeparts- verifikasjon blir gjennomført via uavhengig kontroll som er innført som obligatorisk fra 01.01.2013. Det blir gjennomført uavhengig kontroll bl.a innen geoteknikk, konstruksjonssikkerhet og bygningsfysikk. Det vil og bli gjennomført særskilt tredjepartsverifikasjon på utvalgte fagområder. Den rådgivende byggekomiteen har også en 56

slik rolle. Fasadeentreprisen gjennomføres etter NS 8407, dvs leverandøren utfører detaljprosjekteringen selv. 4.Overordnet organisering og styring KIBs kommentar: Det har ikke vært utskiftinger av personell hos KIB. Hos KON har prosjektets hoved-saksbehandler blitt byttet ut. Omrokkeringer i ledelsen har gjort at kontinuiteten likevel er ivaretatt. 5.Markeds-og entreprisestrategi KIBs kommentar: Kontraktstrategien vurderes fortløpende etter utviklingen i markedet. KIB har hatt eget bransjemøte for å informere om prosjektet og har og etablert kontakt med EBA for løpende drøfting av markedssituasjonen. 6. Grunnforhold/fundamentering KIBs kommentar: Grunnforholdene for Deichman- tomten er utfordrende, spesielt med tanke på etablering av byggegrop. Opplysninger om grunnforholdene er basert på tidligere grunnundersøkelser i området, samt en mindre grunnundersøkelse utført i februar 2011 og ved nye grunnundersøkelser ved årsskiftet 2012/2013. Det foreligger også mye erfaringsunderlag fra naboaktørenes prosjekter (Statens Vegvesen/Dronning Eufemias gate og Statsbygg/Operaen) som prosjektet har dratt nytte av. Det er i størrelsesorden 50-65 m ned til fjell i vest og ca 30 m lengst øst. Løsmassene består av fyllmasser/sprengstein over leire. Kombinasjonen av steinmassene i topp med opp til 15 m tykkelse, underliggende bløt leire, direkte kommunikasjon med sjøen, mulighet for arkeologiske funn, eksisterende konstruksjoner i grunnen og i tillegg store dybder til fjell gjør at tradisjonelle metoder kjent fra andre utgravinger i nærheten ikke er egnet her. Det ble derfor våren 2013 gjennomført en forgraving med masseutskifting langs Dr. Eufemias gt. For å lette spuntarbeidende ved byggestart. I forprosjektet har man redusert grunn- og fundamentkostnadene ved å heve det nedre kjellernivået. Dette har redusert risikoen for at grunnforholdene skal gi kostnadsoverskridelser. På tomta ligger i dag mange installasjoner i grunnen. Omlegging av aktiv infrastruktur i grunnen bekostes av Bjørvika Infrastruktur, mens HAV Eiendom AS bærer risikoen for forurensning og fortidsminner ihht kjøpsavtalen mellom Oslo kommune og HAV Eiendom. 8.2.3 Akkumulert sannsynlighetskurve byggeprosjektet Det totale usikkerhetsspennet for prosjektkostnadene slik Holte Consulting vurderer det i KS2(både estimat og hendelsesusikkerhet) er vist i figuren under. Figuren viser kostnadene i form av en S-kurve, som angir akkumulert sannsynlighet i prosent (y-aksen) for at kostnadene er lik eller lavere enn en tilhørende verdi på x-aksen. 57