Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2014/4603-6 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Budsjettkontroll 2. tertial Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 10.11.2014 Midtre Namdal samkommunestyre 14.11.2014 Administrasjonssjefens innstilling 1. Tertialrapport 2/14 tas til etterretning. 2. Samarbeidskommunene varsles om et forventet samlet merforbruk i MNS med unntak av tiltaksbudsjettene på kr 1 300 000. 3. Namsos kommune varsles om et forventet merforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet med 1 000 000 og mindreforbruk på tiltaksbudsjettene i Nav med 500 000 4. Overhalla kommune varsles om et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet med 100 000 og et merforbruk i tiltaksbudsjettet i Nav med 700 000. Hjemmel for vedtaket er:
Saksopplysninger / vurdering Regnskapstall og prognoser pr utgangen av 2.tertial (neg.tall = inntekt) Budsjettkontroll August 2014 Skjema 1B Pr. August 2014 Hele året 2014 2013 Regnskap Budsjett Avvik Rev.bud. Oppr. bud. Avvik Prognose Regnskap Politisk 895 583 312 875 875-100 775 573 Administrasjon 1 383 847 536 1 232 1 032 170 1 402 1 086 Sentralbord 0 0 0 850 850 0 850 678 Skatteoppkreveren 930 1 408-478 1 943 2 243-100 1 843 1 813 Informasjonsteknologi og kvalitet 3 413 3 027 386 3 496 3 296 550 4 046 2 976 IT fagsystemer 2 451 2 518-67 2 674 2 674 0 2 674 2 415 MNS Lønn/Regnskap 4 621 5 348-727 7 313 7 413 100 7 413 7 214 PPT 5 269 5 061 208 7 813 7 813 0 7 813 0 Barnevern 5 835 5 850-15 32 688 28 068 750 33 438 32 056 Legevakt 1 177 1 032 145 1 390 1 390 0 1 390 1 333 Kommuneoverlege 1 140 1 098 42 1 504 1 504 0 1 504 1 538 LINA 864 843 21 0 0 0 0 0 NAV 4 645 5 135-490 16 726 16 726 0 16 726 16 745 Utviklingsavdelingen 2 099 1 859 240 2 911 2 911 0 2 911 3 244 Regionalt Næringsfond -1 748-1 118-630 35 35 0 35 0 Miljø- og landbruksforvaltning 3 491 4 243-752 6 145 6 145-70 6 075 5 384 Kalk renter og avskrivning 390 317 73 916 916 0 916 694 Netto driftsutgifter, resultatenheter 36 855 38 051-1 196 88 511 83 891 1 300 89 811 77 749 Tiltaksregnskap pr august Avvik i forhold til budsjett Prognose 2014 Kommune Barnevern NAV Barnevern Nav Namsos -147 1 000-387 -500 Overhalla -1 016-100 435 700 Namdalseid 67 0-400 -425 Fosnes -119 0-130 -100 Sum -1 215-482 900-325 Det enkelte ansvarsområde kommenteres under: 1. Ansvar 9000 politikk Området ser ut til å gå med et mindreforbruk på 100 000 hovedsakelig knyttet til godtgjørelse til folkevalgte og bevertning. 2. Ansvar 9100 administrasjon. I forbindelse med at MNS overtok arbeidsgiveransvaret fra 01.01.14 ble kostnader knyttet til personalforsikringer avglemt i budsjettprosessen. Kommunene som hadde arbeidsgiveransvar før 01.01.14 får en tilsvarende reduksjon i sine utgifter til forsikring. Prognosen som ble gitt i 1.tertial (kr 200 000) viser seg å være for lav. Ny prognose er 290 000. Prosjektet «Samfunnssikkerhet og beredskap» er nå avsluttet. Prosjektet forutsatte at samarbeidskommunene skulle bidra til egenfinansiering gjennom kjøp av tjenester fra
prosjektet. Dette har ikke skjedd i den utstrekning som forutsatt. Prosjektet vil derfor bli gjort opp med et underskudd på 80 000 som må dekkes av kommunene via MNSregnskapet. For øvrig ser ansvar 9100 ut til å gå i balanse. 3. Ansvar 9110 skatteoppkrever Skatteoppkreveren rapporterer mindreforbruk anslått til 100 000. Mindreforbruket er knyttet til vakanser i stillinger. Dette kommer i tillegg til allerede justert ramme i forbindelse med 1.tertial med 300 000. 4. Ansvar 9120 IT IT rapporterer om at det har vært gjennomført en lisensrevisjon på Microsoft-produkter. Det ble konstatert et betydelig avvik som tertialrapport 1/2014 ble estimert til 400 000. Ansvarsområdet fikk tilført 200 000 mens 200 000 ble forutsatt dekket over eget budsjett. I realitet ble regningen fra Microsoft 750 000 i gebyr/ekstrakostnad for underlisensiering: I tillegg er eksisterende avtale blitt fornyet med det reelle (og nå kontrollerte) antallet lisenser samt prisstigning. Dette betyr en årlig ekstrakostnad med 400 000 som slår inn allerede fra 2014. Det betyr at det er ytterligere underdekning på 750 000 knyttet til denne revisjonen. Beregningen er gjennomgått av IT-leder og det er ikke mulige ankepunkter på verken revisjonen eller en ekstraregning som fulgte revisjonen. IT er utfordrer på å finne dekning innom eget budsjett med «snu alle steiner». Det er gjort og IT har funnet ytterligere 200 000 som kan dekkes innom eget ansvar. Det rapporteres dermed med et ytterligere budsjettavvik utover det som ble rapportert 1.tertial med 550 000. 5. 9130 fagsystemer: Prognosen for IT fagsystemer er at den vil gå i balanse. 6. Ansvar 9140 Sentralbord Ingen avvik 7. Ansvar 9200 Lønn og regnskap Her rapporteres et forventet merforbruk på kr 100 000 som referer seg til økte kostnader knyttet til statlig krav om innføring av A-melding knyttet til innkjøp av konverteringsverktøy og opplæring. A-melding er en samlet rapporteringssystem fra NAV, skattemyndighetene og SSB som skal iverksettes fra 01.01.15. Dette er en kostnad som nå MNS dekker og som kun er 1/3-del av kostnaden om kommunene skulle ha gjort dette hver for seg. Samtidig får nå kommunen adgang til å bruke Namsos kommunes integrasjoner mot Altin, et system som kreves for å kunne levere A-melding i Altin. Dette sparer de tre kommunene til sammen ca 90.000 på. 8. Ansvar 9250 PPT Leder rapporterer noe overforbruk på lønn, men forventingen er at året som helhet skal gå i balanse. Det er noe usikkerhet knyttet til husleien som har økt, men der fordelingsnøkkelen med Namsos kommune er uavklart. 9. Ansvar 9300 Barnevern På drift har det oppstått en usikkerhet mhht. husleie. Barnevernet har som følge av flere stillinger fått større lokaler. Det er kommet et krav fra utleier (Namsos kommune) som indikerer et merforbruk på 750 000 på driftsbudsjettet. Det gjenstår noe arbeid med å kvalitetssikre husleiefordelingen før endelig prognose kan fastsettes. Merknad [TBR1]: Regner med at vi har nærmere avklaring før saken skal sendes ut til samkommunestyret.
Vedr. tiltaksbudsjettene ble det rapportert ny justert prognose pr utgangen av juli til samkommunestyre i sak 51/14. Der ble prognosen for Namsos kommune justert ned fra 3,5 mill kroner (gitt i tertialrapport 1/14) til 2,5 mill kr. Rammen er samtidig økt med 1,5 mill kr. Prognose for overforbruk pr utgangen av august blir dermed et merforbruk på 1 mill kroner. Overhalla justerte sin ramme for tiltaksbudsjettet med 1,5 mill kroner i samme sak. Det kan se ut til at det vil bli et mindreforbruk i forhold til denne rammen, her forsiktig estimert til 100 000. For de øvrige kommunene er prognosen opprettholdt. Regnskapstallene pr utgangen av august supplert med informasjon om status i saker der omsorgsovertakelse er foretatt eller planlagt (betalingsforpliktelser som vi har eller kommer til å pådra oss), gir ikke grunnlag for ytterligere justering av prognosen. Det er fortsatt mange usikkerhetsmomenter knyttet til denne prognosen. 10. Ansvar 9310 legevakt, 9311 LINA og 9320 kommuneoverlegen Prognosene viser at ansvarene forventes å gå i balanse ved utgangen av året. 11. Ansvar 9350 NAV Driftsbudsjettet rapporteres å gå i balanse. Det vises til tabellen for nye og oppdaterte prognoser for tiltaksbudsjettene fra NAV. Det viser et en prognose med mindreforbruk for kommunene Namsos, Namdalseid og Fosnes hovedsakelig begrunnet med færre personer på kvalifiseringsprogrammet enn beregnet. For Overhalla meldes en prognose på et merforbruk på 700 000. Dette er både knyttet til økning av antallet i kvalifiseringsprogrammet og en økning av sosialhjelpen. Det meldes om flere brukere og flere brukere med store hjelpebehov. 12. Ansvar 9400 Utvikling Rapporterer om at ansvarsområdet vil gå i balanse ved årets slutt. 13. Ansvar 9410 Miljø og landbruk Rapporterer merinntekt på gebyr for jord- og konsesjonssaker som betyr at ansvaret har en prognose på at de vil gå med et mindreforbruk på 70 000 i 2014. Rådmannsgruppen har vært tydelig på at det først skal letes etter dekning innom MNS sitt budsjett dersom det oppstår endrede forutsetninger i løpet av året. Det som er meldt inn og akseptert som avvik kan oppsummeres på følgende måte: Ansvar Tjeneste/ Endring Kommentarer prosjekt 9000 10000-100 Innsparing godtgjørelse til folkevalgte samt bevertning. 9100 12010/4813 +80 Manglende internfinansiering 9100 18000 +90 Forsikringer ny revidert prognose. Kommunene vil få tilsvarende reduksjon i sine forsikringsutgifter. 9110 12020-100 Vakanse i stilling 9120 12030 +550 Lisensrevisjon. Økte kostnader i 2014 utover allerede rapportert: 750 000. Av dette forutsettes 200 000 dekket under eget ansvar. 9200 12050 +100 Innføring av A-melding. 9300 24400 +750 Husleieøkning 9410 32900-70 Økte gebyrinntekter Sum +1 300 Merknad [TBR2]: Usikkert anslag
Det er en utfordring for kommunene at tertialrapporten i MNS ikke behandles i samkommunestyre før i november. Rådmennene og økonomisjefene i kommunene har derfor fått tilgang på rapporten 01.10. for at ev. tiltak i sine tertialrapporter. Det er vanskelig å fastslå eksakt hvilken fordeling mellom kommunene oppsettet i tabellen vil få i og med at det er ulike fordelingsnøkler på de ulike ordningene. Dersom vi forenkler dette til å gjelde IT med en 50/50 fordeling og barnevern med 90/10 vil dette bety følgende fordeling på de økte utgiftene. Barnevern Sum Kommune IT (drift) Namsos 256 479 735 Overhalla 122 150 272 Namdalseid 93 79 172 Fosnes 78 42 120 SUM 550 750 1 299