SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1847 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORT MED BUDSJETTENDRINGER OG SYKEFRAVÆRSRAPPORT PR 31.08.2014-2. TERTIAL I Saksdokumenter (vedlagt): 1. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 100 Sekretariat/info/arkiv 2. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 110 Rådmannens kontor 3. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 112 IKT 4. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 120 Personalkontor 5. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 130 Økonomiavdeling 6. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 170 Kultur 7. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 2 Undervisning og barnehage 8. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 300 Helse 9. Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 310 NAV 10 Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 316 Barnevern 11 Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 330 Pleie og omsorg 12 Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 340 Tjeneste for funksjonshemmede 13 Regnskapsrapport pr.31.08.13 for gruppeansvar 400 Bygg og eiendom 14 Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 410 Brann og beredskap 15 Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 420 Kommunalteknisk enhet 16 Regnskapsrapport pr.31.08.13 for gruppeansvar 460 Planavdeling 17 Regnskapsrapport pr.31.08.14 for gruppeansvar 470 Landbruk og miljø 18 Sykefraværsrapport samlet 2.tertial 2014 19 Søknad med vedlegg fra Alstahaug kirkelige fellesråd II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I henhold til våre rutiner og økonomireglement legges det opp til fire regnskapsrapporteringer i løpet av året: Pr.28 februar, 30.april, 31.august og 31.oktober.
Formannskapet behandler følgende rapporter: Regnskapsrapport pr. 28.02 og 31.10 Kommunestyret behandler følgende rapporter: Tertialrapport med budsjettendringer pr. 30.04 og 31.08 Ved behov for budsjettendringer utover tertialrapportering pr.30.04 og 31.08, legges også disse fram for kommunestyret. Administrasjonssjefen skal uavhenging av disse rutinene rapportere om vesentlige endringer i anslag fra forrige rapportering Saksutredning Rapportering skjer på gruppeansvarsnivå gjennom at ansvarlig etatsleder rapporterer til administrasjonssjefen. Fagsjef for undervisning og barnehage rapporterer for gruppeansvar 2 der kommentarer gis innen de ulike tjenestenivå. Hvert enkelte gruppeansvarområde rapporterer fra lik mal/skjema utarbeidet for regnskapsrapportering. Skjema inneholder en talldel og en kommentardel med konklusjon/tilråding. Det skal også rapporteres anslag avvik ved årets slutt i kroner. Administrasjonssjefen viser til vedlagte rapporter fra det enkelte gruppeansvarsområde, jfr. saksvedlegg. Vurdering Administrasjonssjefen viser til gitte konklusjoner/tilrådinger for den enkelte gruppeansvarsområde, og ut fra dette gir følgende kommentarer: DRIFT: Rammeområde 100 190 Sentrale styringsorganer Gruppeansvar 100 Sekretariat/info/arkiv, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 110 Rådmannens kontor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 112 IKT, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 120 Personal, Det er forventet et negativt avvik på kr. 300 000 ved årsslutt. Lønnsutgifter overforbruk, dette skyldes i hovedsak av følgende; Etter adm. vedtak, har en startet et prosjekt der hovedverneombudet skal utvides med 30 % frikjøp for bl.a ivareta kravene i Byggeforskriften, samt oppfølging av kjemikaliehåndtering. Dette vil gi en økning i lønnskostnadene. Etter tilsyn fra Fylkemannen vedr beredskap, er kommunen pålagt å lukke 3 store avvik. Dette er et omfattende arbeid, og vi har måttet kjøpe inn nytt dataverktøy samt at vi må ha ekstern bistand for å fullføre arbeidet. Dette vil gi større utgifter enn budsjettert. Administrasjonsjefen forslår å tilføre gruppeansvar 120 personal. Kr 300 000,-
. Gruppeansvar 130 Økonomiavdelingen, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 170 Kultur, Svikt i inntektene på kinoen grunnet driftsavbrudd tekniske problemer dekkes inn over eget budsjett. Ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Rammeområde 200 290 Undervisning og barnehage Ansvar 20 Undervisningsadministrasjon Ansvar 2002 er i balanse med budsjett med et forbruk på 36 %. Ansvar 23 PP-tjenesten PPT har et avvik i forhold til budsjett på grunn av at refusjon fra samarbeidskommunene ikke er regnskapsførte pr august. Det er behov for å budsjettjustere PPT etter nå etter 1 års erfaring som vertskommune og en avklart situasjon med hensyng til Fylkeskommunens rolle. Overskudd fra 2013 er av samarbeidskommunene ønsket inn i drift for 2014. Alternativt må overskuddet fordeles på samarbeidskommunene eller avsettes på fond. Ansvar 24 Barnehage Barnehage er i balanse med budsjett etter budsjettjustering i juni. Kommunale barnehager, inkludert støtteteamet, har totalt et positivt avvik på over 4 %. Tilskudd til ikke-kommunale barnehager er utbetalt for 3 kvartal. Det betyr at utgift for 9 mnd er regnskapsført pr august. Ansvar 25 Skolefritidsordning SFO har et positivt avvik i forhold til budsjett på 3 %. Ansvar 26 Grunnskole Grunnskole har et positivt avvik på 3 % i forhold til budsjett. Lønn, som er den store budsjettposten, er helt i balanse med budsjett. Ingen enheter har større avvik. Ansvar 28 Voksenopplæring Totalt viser regnskap et positivt avvik i forhold til budsjett. Ett overforbruk på gr.art 13 viser til kostnaden ved å leie inn personell for undervisning utenom skoleruta samt innleie på vakanse. Det er forventet et overskudd ved årsavslutning som følge av budsjett til nye lokaler ikke er blitt benyttet. Ansvar 29 Kulturskole Totalt viser regnskap et negativt avvik i forhold til budsjett. Dette skyldes at kontigenter, salg av tjenester, m.m. herunder Leirfjord kommunes andel, - ikke er regnskapsført pr august. Kjøp av tjenester er høy pga utgifter i forbindelse med musikalen Bør Børson. Kulturskolen forventes å være i balanse med budsjett ved årsslutt.
Rammeområde 300 390 Helse og velferd Gruppeansvar 300 Helsesektor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 310 NAV, Det anslås et mindreforbruk ved årets slutt på til sammen kr. 2 400 000,- Det forventes et mindreforbruk på kr. 300 000-400 000,- for posten økonomisk sosialhjelp. Det er forventet mer integreringstilskudd enn budsjettert. Det skyldes i hovedsak familiegjenforening som gir mye tilskudd dette året, men som kan gi økonomiske utfordringer på sikt. Forventer økte tilskudd på vel kr. 2 000 000. Noen etableringsutgifter må påregnes, men de vil ikke bli i nærheten av samme størrelsesorden. Det foreslås å redusere budsjetterte utgifter for økonomisk sosialhjelp med kr. 400 000,- og øke budsjetterte inntekter for integreringstilskudde med kr. 2 000 000,- Gruppeansvar 316 Barne- og ungdomsvern, Viser til vedlagte regnskapsrapport for barnevern Alstahaug fra Leirfjord kommune. Gruppeansvar 330 Pleie omsorg, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 340 Tjeneste for funksjonshemmede, Det anslås et negativt avvik ved årsslutt kr. 800 000 Ved inngang til høsten 2014 ble det nødvendig å styrke bemanning på flere brukere, blant annet som resultat at søknad om et ekstra opplæringsår ved SVGS ble avslått. Dette innebærer behov for tilrettelagt aktivitet på dagtid. Både bemanning og kjøp av tjenester ved HIAS må utøkes. Dette vil innebære en utøkning på ca 1 000 000 på sektoren. Noe vil imidlertid bli spart inn ved at stillinger ellers har blitt holdt vakant ved mulighet, slik at estimert underskudd anslås per i dag til å bli på ca kr 800 000. Det er ingen mulighet for å finne midler til å dekke dette opp innet eget budsjettområde. Det er etterslep på inntekter som følge av reglementet for refusjon av utgifter knyttet til ekstra kostnadskrevende brukere. Administrasjonssjefen foreslår å tilføre gruppeansvar 340 TFF kr. 800 000,- Rammeområde 400 490 Plan og utvikling Gruppeansvar 400 Bygg eiendom, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 410 Brann og beredskap, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende
Gruppeansvar 420 Kommunalteknisk enhet, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Det foretatt reperasjon av skulptur «Vindenes Hus» med en kostnad på 20 000,- Kr. 20 000 foreslås dekket inn av avsatte fondsmidler til skulpturen. Gruppeansvar 460 Plansektor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 470 Landbruk miljø, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Rammeområde 499 Tilskudd Henviser til vedlagte søknad og kostnadsoverslag fra Alstahaug kirkelige fellesråd der det søkes om tilleggsbevilgning til drenering av Sandnessjøen kirkegård. Administrassjonssjefen foreslår at Alstahaug kirkelige fellesråd får tilført kr. 118 000 som tilleggsbevigning til fullføring av prosjekt 128 drenering Sandnessjøen kirkegård. Rammeområde 500 Finansieringstransaksjoner Gruppeansvar 500 Finans. Frie inntekter. Budsjetterte frie inntekter er på kr. 369 775 000. Anslaget ble regulert ned med 4 millioner kroner ved budsjettreguleringen i juni. Nytt anslag for frie inntekter for 2014, vil foreligge ved framlegging av Statsbudsjettet 8. oktober. Renter/ avdrag. Grunnet et lavere rentenivå enn budsjettert og erfaringstall knyttet til renteinntekter, foreslås det å redusere budsjetterte renteutgifter med 1,3 millioner kr. fra kr. 18 349 000 til kr.17 049 000, samt å øke anslaget for renter av bankinnskudd fra kr. 2 100 000 til kr. 2 800 000. Netto renter reduseres således med 2 millioner kroner. Grunnet omlegging av rutiner i våre finansieringsinstitusjoner, må reduksjon i avdrag i forhold til avtalte betalingsplaner, nå avtales på forhånd (før budsjettåret), mens det tidligere har blitt avtalt fortløpende gjennom budsjettåret. Dette trådte i kraft i år. Dette resulterer i at avdragsutgiftene for 2014 må økes med 2 millioner kroner fra 22 736 000 til 24 736 000. Investeringer Bygg/eiendom 14530 Kulturbadet, 5 % over budsjett i forhold til framdrift. 14608 Div prosjekt bygg 50 % 14529 Andvågen, tilretteleging omsorgsbolig 1 % (regulering vedtatt k.styret sept 14) 14538 Ombygging Tjøtta eldresenter 0 % ikke startet 134554/350, Avlastningsbolig 10 % Under utførelse 13272 base Ungdomsskolen 1 % Igangsatt høst 14 Prosjekt 14530 følges spesielt opp,
Øvrige prosjekt har ingen avvik i forhold til framdrift Kommunalteknisk 14708 Veier infrastruktur, under utførelse Forbruk 8 % 14734 Miljøtiltak i sentrum, under prosjektering Forbruk 0 % 14726 Stamnes kunstgress - nytt dekke, under utførels Forbruk 88 % 14736 Innløsning veiskrape, avsluttet Forbruk 100 % 14737 Innløsning lastebil, under utførelse Forbruk 0 % 14740 Asfaltering, under utførelse Forbruk 65 % 13741 Fortau Botnveien - del 1, under prosjektering Forbruk 15 % 13610 Grunnerverv "Tårekanalen", under prosjektering Forbruk 0 % 13777 Rehab Snorres gate, under utførelse Forbruk 60 % 13716 Boligfelt Haugerud, under utførelse Forbruk 69 % 14711 Rehab vann/avløp 2014, under utførelse. Forbruk 90 % 14721 Rehab Torolvs gate, under utførelse, Forbruk 37 % 14778 Rehab Per Gnts gate - del 1, under prosjektering Forbruk 10 % Planavdelingen Prosjekt 14453 -Div. reguleringsplaner: pr. 30.06.14) Forbruk: 38,2 % (timefordeling Finansreglement Rapportering i.h.t. finansreglement. Det henvises til kommunestyrets vedtak den 02.03.11, i sak 5/11, reglement for finansforvaltning som inneholder regler for rapportering om gjeldsportefølje og ledig likviditet. Gjeld: 31.12.2013 31. 08. 2014 31.12.2014 I 1000 kr. % Dur. % Dur. % Dur. NOK NOK Lån med pt rente 435000 69 493 000 71 Lån med NIBOR basert rente Lån med fastrente 195000 31 194000 29 Rentebytteavtaler: Avtaler med mottatte renter Avtaler med avgitte renter Finansiell leasinh Samlet langsiktig gjeld (unntatt etableringslån) 630 000 687 000
Effektiv rentekostnad siden 31.12201x-1 Avkastning (kostnad) Bencmark (ST4X) Antall løpende enkeltlån Ved opptak av nye lån tas de opp med henblikk på å tilfredsstille finansreglementets krav om minimum 1/3 som fastrentelån. Likviditet Konsernkonto pr. 31.12.2013-169 472 506 Konsernkonto pr. 31.08.2014-209 443 249 Referanserenter er Nibor 1.mnd pr. 31.08.14 var 1,60 Budsjettendringer drift 2. tertial RAMMEOMRÅDE Opprinnelig Utg. opp Utg.ned Nytt Budsjett budsjett innt.ned innt.opp 2014 2014 1) 120 PERSONAL 4081 a) Lønn/ dataverktøy 300 4381 2) 310 NAV 6634 a) Økonomisk sosialhjelp 400 b) Økt integreringstilskudd 2000 4234 3) 340 TFF 29645 a) Lønn/kjøp av tjenester 800 30445 4) 420 KOMM. TEKNISK 6072 a) Rep. av "vindenes hus" 20 b) Bruk av bundne fond 20 6072 5) 499 TILSKUDD a) Tilsk. Kirkelig fellesråd 118
6) 500 FINANS a) Renteutgifter reduseres 18349 1 300 17049 b) Renteinntekter økes 2100 700 2800 c) Avdrag økes 22736 2000 24736 d) Red. i bruk av disp.fond 8654 1182 7472 Sum 4420 4420 Administrasjonssjefen foreslår: 1 a) En økning i rammeområde 120 Personal med kr. 300 000,- til dekning av 30 % utvidelse av stilling som hovedverneombud, samt innkjøp av dataverktøy i forbindelse med tilsynssak. 2 a-b) Det er forventet et positivt avvik på NAV stort kr. 2 400 000,-. Det foreslås å redusere budsjetterte utgifter for økonomisk sosialhjelp med kr. 400 000,- og øke budsjetterte inntekter for integreringstilskudde med kr. 2 000 000,- 3 a) Gruppeansvar 340 Tjeneste for funksjonshemmede tilføres kr. 800 000,- til styrking av bemanning, samt utøkning i kjøp av tjenester fra HIAS. 4 a) Det er foretatt reperasjon av skulptur «Vindenes Hus» med en kostnad på 20 000,- Kr. 20 000 foreslås dekket inn av avsatte fondsmidler til skulpturen. 5 a) Gruppeansvar 499 tilskudd. Alstahaug kirkelige fellesråd får tilført kr. 118 000 i tilskudd til fullføring av prosjekt 128 drenering Sandnessjøen kirkegård. 6 a-b) Det foreslås å redusere budsjetterte renteutgifter med 1,3 millioner kr. fra kr. 18 349 000 til kr.17 049 000, samt å øke anslaget for renter av bankinnskudd fra kr. 2 100 000 til kr. 2 800 000. Netto renter reduseres således med 2 millioner kroner. 6 c) Grunnet omlegging av rutiner i våre finansieringsinstitusjoner, må reduksjon i avdrag i forhold til avtalte betalingsplaner, nå avtales på forhånd (før budsjettåret), mens det tidligere har blitt avtalt fortløpende gjennom budsjettåret. Dette trådte i kraft i år. Dette resulterer i at avdragsutgiftene for 2014 må økes med 2 millioner kroner fra 22 736 000 til 24 736 000. 6 d) Reduksjon i bruk av fond med kr. 1 182 000 til avbalansering av budsjettet. Budsjettendring investering 2.tertial Nr. Utvidelse Sandnes kirkegård Oppr.budsjett Utg.opp/ Utg.ned/ Rev. budsjett Prosjekt 14509 innt.ned innt.opp 4 700 Overføringer til andre 670
Bruk av lån 670 5 370 Det er gjort en feil i skjema for låneopptak i 2012 som gjelder finansiering av utvidelsen Sandnes Kirkegård. Totale kostnader i 2012 var satt til kr. 3 350 00, mens låneopptaket er vedtatt med kr. 2 680 000,- Det foreslås et låneopptak på kr. 670 000 for manglende finansiering i 2012 av prosjekt Sandnes kirkegårdsutvidelse. SYKEFRAVÆRSRAPPORT 2. TERTIAL 2014 Som et av flere tiltak for å nå målet om redusert sykefravær, skal enhetene rapportere om sykefravær tertialvis. På noen enheter har langtidssykefraværet økt en del, dette skyldes ansatte med store helseplager og som er sykemeldt i 100 % over lang tid. Bruken av egenmelding går noe ned, og det totale sykefraværet i perioden har gått ned i forhold til 1. tertial. Sykefraværet for 1. tertial 2014 er 5 % legemeldt og 2,7 % egenmeldt. Samlet sykefravær er 7,7 %. Sykefraværet for 2. tertial er 4,6 % egenmeldt og 1,9 %. Samlet sykefravær er 6,5 %, en nedgang på 1,2 % fra forrige periode. Dette sees på som en god utvikling, og Alstahaug kommune vil fortsette sitt målretta arbeid for å redusere sykefraværet. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre tar foreliggende regnskapsrapport med budsjettendringer og sykefraværsrapport pr. 31.08.14 2. tertial til etterretning. Det tas opp et lån stort kr. 670 000,- til utbedring Sandnes kirkegård. Avdragstid 20 år. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å godkjenne øvrige lånevilkår. Sandnessjøen, den V Enhetsleders innstilling: Heidi Mathisen Økonomikonsulent Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den VI Administrasjonssjefens innstilling: Enhetsleder innstilling tiltres. Frank Pedersen Økonomisjef
Sandnessjøen den 1.10.14 Børge Toft Administrasjonssjef