Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 10.12.2013 Møtested: Møteleder: Rådhuset, Møterom 3. etg. Svein Tore Uldal Forfall: Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Oppdragsrevisor Forvaltningsrevisor Leder hovedutvalg Leder hovedutvalg Leder hovedutvalg Økonomisjef Eiendomssjef Svein Tore Uldal Ivar Moen Torhild Wahlstrøm Edvard Garmo Inger Nilsen Øystein Bergh Jens Sandberg Gerd Smedsrud Mikelborg (sak 64/2013) Trond Ingebretsen (sak 60/2013) Janicke Andersen (sak 60/2013) Tone E. Berg Hansen (sak 60/2013) Hans J. Solheim (sak 62/2013) Terje Madsen (sak 63/2013) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 59 65/2013. Porsgrunn, 12.12.2013 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 59/13 13/654 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 05.11.2013 OG 12.11.2013 60/13 13/655 MØTE MED HOVEDUTVALGENE 10.12.2013 61/13 13/657 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2014 62/13 13/670 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2014 63/13 13/671 SALG AV TOMT - FJELLHØYVEGEN 11 64/13 13/672 FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAK 65/13 13/673 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 10.12.2013 Side 2 av 7
Sak nr. 59/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 05.11.2013 OG 12.11.2013 1. Møteprotokollen fra 05.11.2013 godkjennes. 2. Møteprotokollen fra 12.11.2013 godkjennes. Leder la fram protokollen fra møte 05.11.2013 og 12.11.2013. Vedtaket var enstemmig. 1. Møteprotokollen fra 05.11.2013 godkjennes. 2. Møteprotokollen fra 12.11.2013 godkjennes. Sak nr. 60/13 MØTE MED HOVEDUTVALGENE 10.12.2013 Kontrollutvalget takker utvalgslederne for møtet og vil følge opp synspunktene som kom fram under behandlingen. Leder orienterte om rapporter og saker som er tatt opp i kontrollutvalget det siste året. Selskapskontroll av Porsgrunn Eiendomsselskap AS Forvaltningsrevisjon av området Rus, psykiatri og bolig (2 rapporter) Forvaltningsrevisjon av Tjenestekontoret (påbegynt) Oppfølging av vedtak Følgende tema ble tatt opp: Forvaltningsrevisjon av området Byggesak vil være ønskelig. Det er et viktig område med ca 1000 saker i året. Det har stor betydning for mange innbyggerne og påvirker omdømmet til kommunen. Prosjektstyring ble diskutert. Diskusjon om hvor dypt/detaljert kontrollutvalget bør gå i valgte prosjekter. Evt holde dette på overordnet nivå og se på styringssystemer. Budsjettoverskridelser og rapportering viktig. Velger kontrollutvalget å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor Byggeprosjekter er det viktig med balansert bestilling å ta tak i dette med nysgjerrighet. Side 3 av 7
Prosjektene som kontrollutvalget har tatt opp er komplekse, for eksempel innenfor Rus. Forholdet gjelder naboer, brukerne og familiene til brukerne. Det er bra at kontrollutvalget spisser vedtak og er tydelige. Saker som kontrollutvalget tar opp og som det blir interesse for i media, her bør lederne i hovedutvalgene informeres. Det er viktig at de har kunnskap om saken når de får spørsmål fra media. Mange saker i bystyret og hovedutvalgene. Skulle ønske sakene ble lagt fram fortløpende når de var ferdige. Bystyret bør gjennomføre debatt om egen delegasjon og hvilke type saker som skal vedtas i Bystyret og hvilke type saker som kan delegeres til hovedutvalgene. Ønskelig at kontrollutvalget tar opp saken om debatt rundt Delegasjonsreglementet. God tilbakemelding på kontrollutvalgets Seminar om Samhandlingsreformen. Fint at Hovedutvalgslederne ble invitert. Nyttig kunnskap å få med seg for den videre prosessen. Kontrollutvalget må passe på sin egen frie posisjon. Uten innstilling. Sak nr. 61/13 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2014 Kontrollutvalget godkjenner møteplanen 2014. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2014: 14.01, 18.03, 08.04, 06.05, 17.06, 26.08, 23.09, 04.11, 18.11 (kl 1800 2100), 09.12. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. Leder la fram saken. Datoene er tidligere fastsatt. Kontrollutvalget diskuterte tema for det enkelte møte. Arbeidsplan for 2. halvår fastsettes senere. Kontrollutvalget godkjenner møteplanen 2014. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2014: 14.01, 18.03, 08.04, 06.05, 17.06, 26.08, 23.09, 04.11, 18.11 (kl 1800 2100), 09.12. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. Side 4 av 7
Sak nr. 62/13 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2014 Kontrollutvalget tar presentasjonen av kommunens handlingsprogram 2014 2017 og årsbudsjett 2014 til orientering. Leder la fram saken. Økonomisjefen orienterte om Budsjett 2014 og økonomien i kommunen. Foilene som ble brukt i presentasjonen er sendt medlemmene på epost. Kontrollutvalget tar presentasjonen av kommunens handlingsprogram 2014 2017 og årsbudsjett 2014 til orientering. Sak nr. 63/13 SALG AV TOMT - FJELLHØYVEGEN 11 Kontrollutvalget har fått orientering fra revisor og eiendomssjefen om salg av tomt, Fjellhøyveien 11. Kontrollutvalget ser at det er tatt enkelte kritikkverdige beslutninger i denne saken, og vi forutsetter at prosedyrer og retningslinjer blir oppdatert for fremtiden slik det ble lagt frem av eiendomssjefen på møtet. Så langt kontrollutvalget kan se, har det ikke foregått noe ulovlig. Vedtak sendes klager, ordfører og rådmann. Leder orienterte om bakgrunn for saken. Kontrollutvalget hadde saken oppe i siste møte. Oppdragsrevisor har undersøkt om hva som har skjedd i saken og orienterte om hendelsesforløpet. Eiendomssjefen orienterte om rutiner og praksis som brukes i kommunen for denne type saker. Eiendomssjefen orientert om hendelsesforløpet i denne konkrete saken. Foilene som ble brukt i orienteringen er sendt medlemmene på epost. Tomten ble annonsert på kommunens hjemmeside og på www.finn.no. Tomten lå ute for salg i ca et år før bud kom. Det var flere som hadde vist interesse for tomten men som ikke leverte inn bud. Side 5 av 7
Kommunen har mottatt en klage i saken. Klager var til stede i kontrollutvalgsmøte og svarte på spørsmål fra utvalget. Svein Tore Uldal satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget har fått orientering fra revisor og eiendomssjefen om salg av tomt, Fjellhøyveien 11. Kontrollutvalget ser at det er tatt enkelte kritikkverdige beslutninger i denne saken, og vi forutsetter at prosedyrer og retningslinjer blir oppdatert for fremtiden slik det ble lagt frem av eiendomssjefen på møtet. Så langt kontrollutvalget kan se, har det ikke foregått noe ulovlig. Uten innstilling. Sak nr. 64/13 FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAK Kontrollutvalget har fått orientering og innspill fra revisor på gjennomføring av forvaltningsrevisjon av byggeprosjekt i Porsgrunn kommune. Kontrollutvalget ber om å få ny presentasjon av prosjektmodellen i utvalget Forvaltningsrevisjon av Byggeprosjekt settes på vent. Forvaltningsrevisjons av Byggesaker vurderes i møtet i februar 2014. Tittelen på saken er uheldig. Saken omhandler byggeprosjekter i Porsgrunn kommune. Leder la fram saken. Dersom kontrollutvalget ønsker å gjennomføre en forvaltningsrevisjon innenfor området Byggeprosjekter har revisor anledning til å gjennom føre dette i 2014. Konsekvensene er at andre prosjekter forskyves ut i tid. Forvaltningsrevisor orientert om hvordan tilsvarende prosjekter hadde blitt håndtert. Det vanlige er at kontrollutvalget velger ut konkrete byggeprosjekter og revisjon følger de. Det var sterk fokus på økonomien i byggeprosjektene. Det ble spesielt tatt fram følgende: Kulturhuset Skolebygg Heistad Blåveiskroken boliger. For alle 3 prosjektene pågår de i en eller annen form. For Skolebygg Heistad er det tvist med entreprenør. Eiendomssjefen anbefaler kontrollutvalget å vente med forvaltningsrevisjon på disse 3 prosjektene inntil byggesaken er avsluttet. Side 6 av 7
Svein Tore Uldal satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget har fått orientering og innspill fra revisor på gjennomføring av forvaltningsrevisjon av byggeprosjekt i Porsgrunn kommune. Kontrollutvalget ber om å få ny presentasjon av prosjektmodellen i utvalget Forvaltningsrevisjon av Byggeprosjekt settes på vent. Forvaltningsrevisjons av Byggesaker vurderes i møtet i februar 2014. Uten innstilling. Sak nr. 65/13 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 10.12.2013 Kontrollutvalget har mottatt kopi av klage. Denne ble behandlet i møte 10.12.2013. Kontrollutvalget har gjennomført 2 prosjekter innenfor området Rus, psykiatri og bosted. Dette er prosjekter hvor det er lagt fram rapporter til Bystyret. Bystyret behandler nå saken. Kontrollutvalget har avsluttet saken fra sin side. Svarbrev sendes klager. Leder hadde mottatt henvendelse fra innbygger om naboklage og kommunens håndtering av saken. Henvendelsen inneholdt flere personnavn og kontrollutvalget lukket møte. Leder la fram saken. Svein Tore Uldal la fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget har mottatt kopi av klage. Din henvendelse ble behandlet i møte 10.12.2013. Kontrollutvalget har gjennomført 2 prosjekter innenfor området Rus, psykiatri og bosted. Dette er prosjekter hvor det er lagt fram rapporter til Bystyret. Bystyret har satt i gang arbeid i administrasjonen for å forbedre rutinene Kontrollutvalget har avsluttet saken fra sin side. Svarbrev fra kontrollutvalget sendes klager. Ingen andre saker ble tatt opp. Sakene tas til orientering. Side 7 av 7