REFERAT KVARTERSTYREMØTE 26-07 28.08.2007, kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Internansvarlig Eksternansvarlig Informasjonsansvarlig Skjenkeansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Fjellseth Rikke Vestergaard Ingrid Solstrand Robin Sandborg Stephanie Farstad Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Stephanie farstad REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Evaluering, åpningsuken Skriv fra KvaSt-medlemmer
Arkitekttegninger Leieavtale NG2 Økonomiinnføring Status NG2 Kjøregodtgjørelse for bilbruk Festspillene og studentimpulser 2008 Brannansvar høsten 2007 KvaSt innad i styret Org.sem 1 program NRF jubileum tur Kontortider for kvast Nye Kvarteretkort Phonoutstilling Skriv fra Pr-ansvarlig Orientering fra leder og adm.leder Skriv fra Økonomiansvarlig Skriv fra leder Skriv fra adm.leder Skriv fra adm.leder Skriv fra internansvarlig Skriv fra leder Skriv fra internansvarlig og leder Skriv fra økonomiansvarlig Orientering fra leder Skriv fra pr-ansvarlig Mail fra Pål Andreas VEDTAKSSAKER 26-01 Godkjennelse av referat 26-02 Espressomaskin 26-03 Godkjenning av retningslinjer 26-04 Forandring av arbeidstider 26-05 Innstilling til SKiBAS 26-06 Oppheving av tidligere vedtak 26-07 Kompensasjon for arbeid OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent ting Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - En del kontakt med skjenkestyret om diverse ting - OrgSem1 program - RSmøte - Evaluering av åpninguken, m/dorger(svært kontruktivt, besluttet å opprette kulturkomite, på intiativ fra dorgene;)) - Vært på RF sin GF - Koordineringsmøte med universitetsledelsen - Møte med Gustav - RekKom infofest - UiB møte, studentsenteret er igjen forsinket - Kvarteretutbyggingen skal står ferdig 26.05.08
- Kjølemonter blitt dobbel så dyrt som først antatt SKJENKEANSVARLIG - Vaktstyremøte - Skole - jobb - Kaffekvernen i NG2 funker fint - Samtale med leder av skjenkegruppen - Skjenkestyremøte INTERNANSVARLIG - Møte med Loomis - Møte med Skjenkestyret - Møte med dorgene - Møte med vaktstyret - Møte med Iselin ang org.sem 1 - Holder på å revidere rutinebeskrivelsen - Ser på kontantrutinen for resten av semesteret - Ringt ned av gud og hver mann 24 timer i døgnet - Lekt, og leker fortsatt, org.sek - Planlagt faste koordineringsmøter med Gustav EKSTERNANSVARLIG - Møte med Phono og dorg - Møte med Dorg - evaluering - Infomøte - Møte med kulturkommite - Rom-booking - Jo bbet med NG2 Club - Div forberedende arbeid rundt praktisk gjennomføring på usf ØKONOMIANSVARLIG - Møte med ASF og RF - Kontoplankoordineringsmøte med Morten - Koordinering ved semesterstart Møte på rektors kontor UiB - Fakturagodkjennesle / sortering PR-ANSVARLIG - Åpningsukemøte - Skrevet skriv om annonsering - Avtalt første PR-forum - Tatt opp igjen arbeid med nettsider - Utarbeidet forslag til nye kvarterkort - Snakket med phono om bannere - Vært i kontakt med UiB angående innkjøp av programvare - Hjulpet Info/Expo med å få ny printer og ny maskin til å snakke sammen - Vært på Kulturkomitémøte - Begynt på skole
PROSJEKTANSVARLIG - Ser på mulige løsninger for at andre grupper ved DAK kan tilknytte seg TB - Arbeidet med å få på plass rigg i NG2. Usikkert (per i dag) hvorfor dette ikke er på plass. Det ble arbeidet med dette på søndag. - Fått i gang fotballpuben i helga som var, dog med begrenset kapasitet grunnet at prosjektoren var hjemme hos Bjørn Hagerup. - Bedt om møter med ET (Kristian) for å se på hva man kan gjøre for å løse KRISEN som ET har, samt å få en klarhet i hva som gjør at listene våre ikke virker. Ikke fått respons på noen av disse henvendelsene. - Fått på plass buss (1) til OrgSem. Nye tider er 16:00, både for avreise og retur. Disse tidene er sendt ut, men i likhet med min originale orientering har denne tedeligvis ikke kommet gjennom det beinharde filteret Kvarteret har ift mail. ADM. LEDER -Jobbet med kontantkontroll i NG2 i samarbeid med leverandører - Jobbet med adgangskontroll og alarm i samarbeid med huseier, leverandører og UiB, befaringer pg møter - Hatt befaring med renholdsbyråer og regner med å ha avtale og renhold på plass 03.09 - Vært på koordineringsmøte med UiB, jobber med oppfølging av dette - Jobber med overlapping av regnskapsfører og regnskapsbyret åvassdal & Eriksen o Endrer på økonomirutiner for å tilpasse ny situasjon - Fulgt opp ny orgsek som begynner på torsdag kl 9 - Hatt møte med Hansa ang. NG2 - Jobber med å rydde opp i avsluttede driftsavtaler, bl.a. Yara - Har blitt innkalt til, og vært i, møte med FIB ang. studentimpulser 2008. Dette blir en egen sak på - Vært med på oppvaskmøte med dorger om åpningsuken RS V/AU - Prøvde å ha møte i går - Folk slutter uten å gi beskjed (!) - Møte utsatt til neste mandag, tror man skal klare å holde møte på mandag - Usikker på hvem som drar på orgsem - Økonomikomiteen ser ut til å ordne seg - Filmklubben er med dette semesteret, blir bra Ingrid : Glem eller dorg neste uke? Vi sjekker på listen, Rikke husker ikke. Iselin : Har folk ringt til gruppelederne sine? Magnus har ringt delvis, Rikke og Robin har har ikke gjort jobben sin. Er det feil at man vil få folk til å gå på alle dugnadene som vi vil ha når det er midt i skoletiden til folk? Vi må jo bli ferdige også.. Org.sem 2 : Koordinere RS og PG. FASTAD GLEM/DORG Glem - Glem i morgen - Ng1b, kontortilgang og rydding
- NG2 - Goder - Åpningsuken - T-skjorter - Interne forbi køen i NG2 Dorg - Gidder ikke ha dorgemøte når kun 1 dorgerepresentant har mulighet. - Blir ikke møte i morgen - Snakke med de om goder ØKONOMIRAPPORT Ingen rapport foreligger DAKII Alt går etter planen. Gustav vil snakke om arkitekttegninger, det vil ikke vi, før sakspairer til ADsak blir levert inn i forkant av møte. INNBOKSEN Prosjektor : En på Verftet og en i NG2, Kraft vil ikke ta ansvaret for å rigge opp til på Verftet. Kraft har mer enn nok å gjøre, og det tar tid å sette opp ting. Kan høre med Kraft på sikt om man kan få det under lysgruppen. Kan de ta ansvaret på midlertid basis? Magnus sier nei. Iselin vil at Magnus dobbelsjekker med Kraft. Attest : En fra stjernesalen 2001 vil ha attest... Stephanie må fikse. Ølpriser : Hva gjør vi med internprisene som skal være 3 dager i uken? Vi må regulerer ned prisene hver dag nå... ingen som har kapasitet til det, kvartene kan evt registrere internøl på kveldstid som er solgt andre dager enn internøl dager? Orgsek kommer på torsdag, han kan ta det. Kvarteretgensere : John følger saken og snakker med Kyrre. Leo : Kaffeannonse i BT. Vi sier ja til det. Leo : Interne foran i køen i NG2? Tar det på Glem. Blir infomøte i NG2 neste onsdag... Romvesenetmøte i morgen : Magnus går BRAK jubileum : 15 september. KvaSt og Gustav blir med. Samfunnet åpning i morgen : Iselin, John og Ingrid går. Robin må få alle til å bruke de samme fontene, evt hjelpe Iselin som har en mac som nekter å bruke riktige fonter. AD Evaluering, åpningsuken
Til grunn : rapporter fra Kvast-medlemmer Iselin : har ingenting å tilføye på sin rapport Ingrid : Litt dorge ting, ingen som har noe å utsette. Er kommunikasjonen blitt bedre mellom verftet og våre frivillige? Ingrid har vært på møte med Solveig. Marte setter opp sine folk utifra Verftet sin liste. Det ser ut til å gå greit. Magnus : Ingenting å tilføye. Rikke : Kort oppsummert, ingen klarer å samarbeid og det er ikke rart at folk er oppgitt, lei, frustrert, bitter etc i ukene etter åpningsuken. Altfor store ambisjoner. John : Ingenting å tilføye NG2 : Vi burde koordinert åpningen bedre, har fått mye kritikk på dette punktet fra blant annet skjenkestyret. Var ett problem med ansvarsfølelse ihht det å ferdigstille stedet. Vært en diffus ansvarsfordelig i hele sommer ang dette prosjektet. En del ting hadde klare retningslinjer, men disse tingene ble endret fra dag til dag. Det som er blitt endret, er gjort av 1 person ene og alene. Manglet folk som kunne satt foten ned i løpet av prosjektet. Mye har forsinket prosjektet, og det ser ikke ut til at man blir ferdig denne uken heller. Iselin gjør sitt beste for å arrangere dugnader og diverse. Tiltaksplan gås gjennom. Mange ting ble oppstarte for seint, men ting tar som kjent tid. Koordinator : Under Phono, Biff og Internasjonaledager. På spesielle arrangementer. Tiltaksplan : Gustav sender ut tiltaksplan slik at alle kan gjøre seg opp en mening ang evalueringen. Leieavtale, NG2 : Til grunn : Orientering fra leder og adm.leder Var eneste alternativ vi hadde, hvis ikke måtte vi ha tatt alt ut på verftet. Huseier vil ikke betale noe av det han strengt tatt burde betale, vi fikk dog redusert husleien. Ville at vi skulle binde oss fo 5-10 år. Fremleie må godkjennes av huseier. Ble gjort veldig tydelig at det var andre folk som var interresert i å ta over lokalet. Rettsvesenet og SKiBAS ble brukt aktivt i leieavtale forhandlinger. Tok lang tid pga finansieringsforhandlinger med UiB. Har opsjon på ny leieavtale etter ett år, men det er ingen forutsetning at man får den samme avtalen som man har nå, økonomisk sett. I bunn og grunn : Avtalen burde vært mye bedre avtale, men en var i en presset situasjon, noe advokat var klar over og brukte til sin fordel. Økonomiinnføring : Til grunn : Innføring fra økonomiansvarlig - Vedtas på høst-gf - Bør inneholde detaljerte beregninger for alle kontoer - Skal speile nesteårs planer - Er retningsgivende for all aktivitet - Det som ikke er tallfestet i budsjettet skal i teorien ikke skje, m/ unntak der søknad sendes til Skibas - Alle aktiviteter som er beregnet i budsjettet, behøver ikke vedtas i Kvast - Aktiviteter i tillegg til fastlagte må vedtas av Kvast / Skibas
- Budsjettet er også retningsgivende for inntekter o Prissetting / prispolitikk o Rabatter o Avtaler o Sponsorer o.l - Et godt budsjett sikrer god planlegging i god tid o Stabilitet o Argumenter / dekke for å si nei o Legitimitet fordi budsjettet vedtas av GF Status NG2 : Til grunn : Skriv fra leder - Dugnad førskommende onsdag o Ring gruppeledere o Glemmail sendt ut o Mål: Få ryddet ut av kjeller, satt opp lysrigg og kanskje starte nedvask? o Trenger: Bil med tilhnger, lys å henge opp, møbler fra OK49(noen med tilgang til OK49?). o May Elin skal sjekke om container i gaten(ng), er ugla sin, og om det er noe plass til overs - ProKom o Mange feil i forhold til baren, skjenke skal snakke med ProKom om dette på onsdag, og håper de klarer å ordne seg imellom. o Får tilbakemelding etter møte på onsdag om ProKom skal sette opp egne hyller til vin bak baren, om ikke kjøpes det på Ikea. - Badet?!!? o Frivillige? o Trenger frivillige for å bli ferdig til fredag - Listing og beslag o Når skal en gjør dette? Må en virkelig stenge hele lokalet for å få det gjort? - Kompensert arbeidskraft o Jens og Thomas jobbet til og med 18. Aug kompensert, nå jobber de frivillig. o Jens har ikke bestilt inn kjøledisk enda, er vanskeligheter i forhold til leverandør - Diverse o Hvem skal lage dører til mosaikk-toalett(espen snakket om Jens?) - Handliste(Ikea?) o Persienner til kvartkontor o Er hyller til tørrlager bestilt o Hyller til kvartkontor o Lys til kjeller, om ikke ProKom skal lage dem - Mer o Flytte arbeidsbenk bak bar ut.
o Er hyller til tørrlager bestilt? o Hyller til kvartkontor? o Lys til kjeller, om ikke ProKom skal lage dem.. o????? Kjøregodtgjørelse for bilbruk : Til grunn : Skriv fra adm.leder Ble brukt en del bil i kvarteret sammenheng i åpningsuken, og til diverse andre småting i kvarterethverdagen. Hvor mye forskjell vil det være mellom å ha en firmabil og denne ordningen? Burde sjekkes opp i forhold til Verftet og jobbing...magnus sjekker opp i firmabil. Festspillene og Studentimpulser 2008 Til grunn : Skriv fra Adm.leder Vi har lenge samarbeidet med festspillene, og har hatt festspill-nachspiel i Stjernesalen de to siste årene. De vil fortsette å være på Logen, og ikke på Verftet. Skal produksjonsapparatet til Kvarteret bli med på dette neste år også? Vil bli satt opp en programgruppe først, og så div grupper etter det. Mye å tjene på å være med videre, men en må få en bedre avtale denne gangen i forhold til forrige gang. Gustav sender oss informasjon, slik at vi kan se på saken. Brannansvar høsten 2008 : Til grunn : Skriv fra internansvarlig Magnus har hovedansvar...rikke, Robin, Stephanie og Gustav er behjelpelig. KvaSt innad i styret : Til grunn : Orientering fra leder Hvor mye skal vi være tilgjengelig : Rikke : Vil ikke være tilgjengelig 7 dager i uken, 24 timer i døgnet. Ingrid : Folk må respektere at man har grenser Robin : Stort sett på skole hele dagen, kan ringe tilbake til folk når man har tid. Send en mld om det haster. Gustav : Forventer at alle får en telefonsvarer, ligger i systemet så er bare å ta den i bruk. Og at man tar kontakt mellom 10-17 om det ligger beskjeder inne. Kan ringe Gustav stort sett hele tiden, kan fint ignorere lyden av en tlf. John : Oppfordrer folk til å skru av tlf om man ikke vil være tilgjengelig. Iselin : Er ikke alltid tilgjengelig før kl 12, bruk jobbtelefonene og ikke privattelefonene. Vi er tilgjengelige mandag fredag kl 12-20. Folk kan sende meldinger om det er viktig. Om det sendes meldinger om ikke fullt så viktige ting(utenfor tidsrommet 12-20), er det ok, men en kan ikke forvente svar før dagen etter(evt senere på dagen). Ansvarsfordeling og styreverv : Folk må se utover sitt eget verv. Man har ett verv, men også styrearbeid. Må prøve å fordele slike oppgaver likt. Om det er oppgaver som ikke tilfaller noen, må leder delegere oppgavene videre selv om dette ikke alltid er like lett. Vi må respektere at Iselin har hovedansvaret for å delegere oppgaver videre, og så må man ta de oppgavene man får.
Maildiskusjoner : Alle må engasjerer seg i mail som angår iallefall priser, personalpolitikk, og slike ting. Man trenger ikke svare på alt, men fint om folk gir en tilbakemelding på ting som angår de fleste på Kvarteret. Man diskuterer ikke mot hverandre når det er alkohol inne i bildet, det er meget uprofft. Org.sem 1 program : Til grunn : Skriv fra intern og leder John : Kommer mest sannsynlig opp lørdag Magnus : Blir med bussen Robin : Kommer opp lørdag Ingrid : Kommer opp lørdag, og drar ned igjen lørdags kveld Rikke : Blir med opp på fredagen Iselin : Blir med bussen Gustav : Drar opp lørdagen Stephanie : Får kjøkken Har vært planlagt lenge, folk burde tenkt på dette. Fredag er fortsatt alkoholfri. Programmet er satt, Iselin og Rikke fikser. NRF jubileum tur : Til grunn : Skriv fra økonomiansvarlig Dropper turen, drar på hyttetur istedenfor. 28 oktoberϑ Kontortider for KvaSt : Til grunn : Muntlig orientering fra leder John : Onsdag 14-16 Magnus : Tirsdag 14 16, 16-18 Robin : Onsdag 16-18 Ingrid : Torsdag 16-18 Rikke : Tirsdag 14-16 Iselin : Mandag 14-16 Stephanie : Fredag Nye Kvarteretkort : Til grunn : Skriv fra pr-ansvarlig Koster ca 2000,- eks mva. Blir laminerte kort. Utsetter saken inntil vi har ett endelig prisoverslag. Phonoutstilling : Til grunn : Skriv fra Pål Andreas
Phono vil ha tre utstillinger i NG2 under phonouka. Utstillingen må festes med skruer i veggen. Skal de få lov? Det bør ikke skrues i veggene, siden det er gipsvegger. Ingrid sender mail om at det ikke er hensiktsmessig å skru i veggen. Borrelås teip kan funke. VEDTAKSSAKER 26-01 GODKJENNELSE AV REFERAT Til grunn : referat 24-07 og 25-07 Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 24-07 og 25-07 med endringer For 6 Avholdende 0 Rikke følger 26-02 ESPRESSOMASKIN Til grunn : skriv fra leder Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om å kjøpe inn espressomaskin til kr 61 250,- inkl mva For 5 Avholdende 1 26-03 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER Til grunn : Skriv fra pr-ansvarlig Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjer for annonsering i Kvarteret sine lokaler For 6 Avholdende 0 26-04 FORANDRING AV ARBEIDSTIDER Til grunn : Skriv fra internansvarlig Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å endre skifttidene for driftslederne slik at de blir som følgende : Mandag : 18.00 03.00 Tirsdag: 18.00 03.00
Onsdag: 18.00 03.00 Torsdag: Skift 1: 15.00 22.00 Skift 2: 21.30 05.30 Fredag: Skift 1: 15.00 22.00 Skift 2: 21.30 05.30 Lørdag: Skift 1: 15.00 22.00 Skift 2: 21.30 05.30 Søndag: 17.00 01.00 For 6 Avholdende 0 Rikke følger 26-05 INNSTILLING TIL SKIBAS Til grunn : Skriv fra leder av infoetaten, Leonard Kongshavn Vedtaksforslag 1 : Kvarterstyret vedtar å godkjenne innstille SKiBAS om å frigjøre midler til 2xmac mini og 1xmac mini til ett totalt beløp på kr 22 376,75 Vedtaksforslag 2 : Kvarterstyret vedtar å godkjenne innstille SKiBAS om å frigjøre midler til 2xmac mini og 1xmac mini til ett totalt beløp på kr 26 470 For 0 Avholdende 0 Utsatt til neste gang grunnet mangel på papirer Robin følger 26-06 OPPHEVING AV TIDLIGERE VEDTAK Til grunn : referat 23-07 Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å oppheve vedtak 23-06 For 6 Avholdende 0 26-07 KOMPENSASJON FOR ARBEID Til grunn : Skriv fra leder Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om å kompensere Jens Tandstad, Espen Lehn Nilsen, Thomas
Hocking og Tommy Holen Helland for prosjektarbeid i NG2 iløpet av sommeren. Forutsatt at de leverer inn søknad, og at formaliteter mht Tommy Holen Helland går fint: For 5 Avholdende 1 OPPSUMMERING Frukt til neste gang : iselin ϑ Alle ser på tiltaksplanen og går igjennom denne for å gjøre seg opp en mening ang evalueringen som skal tas på møte 27-07. Hva gikk bra, hva gikk dårlig. AD sak til neste gang : Forlengelse av leieavtalen i NG2 AD sak til neste gang : Evaluering av org.sem 1 AD til om to uker : Goder Alle tar økonomidelen videre til sine grupper. Til Stephanie : Få folk til å bruke espressomaskinen, hvis ikke må den fjernes fra baren.