Styringsdkument frprsjekt bygg - Alta nærsykehus Styrking av spesialisthelsetjenesten i Alta/Vest-Finnmark 2015
Dkumentkntrll Revisjn Revisjnen gjelder Gdkjent Dat 09.01.15 Første ppdatering etter møte i styringsgruppen 8. 08.01.15 januar 2015 Prsjekt- Nummer: 140038 Arkiv: 2014/2929 Saksbehandler: Aina Irene Olsen Kntrll: Dat: Dkumenttittel: Styringsdkument frprsjekt bygg, Alta nærsykehus 09.01.15 Side 2
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning... 5 2 Alta helsesenter utbygging i tre etapper... 6 3 Frmål med styringsdkumentet... 7 4 Mandat fr frprsjektfasen... 7 4.1 Hvrfr g hvem har bestilt frprsjektet... 7 4.2 Organisering, ansvar, prsjekt g prsjekteier... 8 4.3 Bestilling... 8 4.4 Avgrensing... 9 4.5 Frist fr levering av frprsjektrapprt... 10 5 Overrdnede rammer... 10 5.1 Hensikten med frprsjektet... 10 5.2 Krav g hvedknsept... 10 5.3 Prsjektmål... 11 5.3.1 Hvedmål fr Finnmarkssykehuset HF... 11 5.3.2 Samfunnsperspektiv(samfunnsmål)... 12 5.3.3 Fretaksperspektiv/effektmål... 12 5.3.4 Resultatmål... 12 5.4 Suksesskriterier... 12 5.5 Kritiske suksesskriterier... 13 5.6 Rammebetingelser... 14 5.7 Driftsøknmi g investeringer... 14 5.8 Grensesnitt... 15 6 Prsjektets innhld sluttdkument... 16 6.1 Hvedleveranser per fase... 16 6.2 Overrdnet fremdriftsplan... 16 6.3 Knkretisering ut fra veileder fr tidligfaseplanlegging i sykehusprsjekter... 17 6.4 Hvedaktiviteter i frprsjektfasen... 18 6.5 Innhldet i frprsjektrapprten - sluttrapprt... 19 7 Prsjektstrategi... 20 7.1 Oppgaver... 20 7.2 Strategi fr styring av usikkerhet/risik... 20 7.3 Gjennmføringsstrategi... 20 7.4 Organisering g ansvarliggjøring... 20 09.01.15 Side 3
7.4.1 Frmål med prsjektrganiseringen... 20 7.4.2 Mdell fr rganisering... 21 7.4.3 Adm. direktør ved Finnmarkssykehuset er prsjekteier g byggherre... 22 7.4.4 Styringsgruppe... 22 7.4.5 Daglig prsjektledelse g prsjektleder i FIN... 23 7.4.6 Brukerkrdinatr... 23 7.4.7 Drifts- g eiendmssjefens rlle i prsjektet... 23 7.4.8 Medvirkningsgrupper... 23 7.4.9 Prsjekteringsgruppe... 25 7.5 Fullmakter... 25 7.6 Øknmiske analyser... 26 7.7 Usikkerhetsanalyser... 27 7.8 Øknmisk bæreevne... 27 7.9 Valg av entreprisemdell... 27 7.10 Organisasjnsutvikling knyttet til frprsjektfasen... 28 7.11 Bedre samhandling med kmmunehelsetjenesten g sikre helhetlige pasientfrløp... 28 8 Infrmasjn, kmmunikasjn g interessentanalyse... 28 9 Prsjektbasisfrprsjekt... 29 9.1 Styrende dkumenter g arbeidsmfang... 29 9.2 Prissipper fr prsjekt g risikstyring... 29 9.3 Styringsverktøy... 30 9.4 Prsjektnedbrytningsstruktur... 30 9.5 Prsjektkstnader... 30 9.6 Fremdriftsplan... 31 9.7 Kvalitetssikring... 31 9.7 Dkumenthåndtering/arkiv... 32 9.8 Rapprtering kvalitet, tid g kstnad... 32 9.9 Fakturering... 32 10 Vedlegg rdliste... 33 09.01.15 Side 4
1 Innledning Helsetjenesten er i stadig utvikling g kravene til helsetjenesten endres raskt. Medisinskfaglig g teknlgiske utvikling, demgrafiske endringer, endringer i pasientrllen, samt en rekke andre faktrer påvirker behvet fr videre utvikling i helsesektren generelt, gså fr Finnmark g Alta. Oppstart av arbeidet med prsjektet Styrking av spesialisthelsetjenesten i Alta/Vest-Finnmark ble vedtatt av styret i Helse Nrd RHF i desember 2012. Etter et mfattende g kmplisert faglig utredningsarbeid sm i hvedsak ble gjrt i 2013, ble det i juni 2014 ble det vedtatt å starte med frprsjektet knyttet fremtidige investeringer i Alta. Prsjektet Styrking av spesialisthelsetjenestetilbudet i Alta/Vest-Finnmark vil til daglig benevnes sm Prsjekt Alta nærsykehus. Begrepet nærsykehus er ikke definert, men er bl.a. ment å være en arena fr samhandling med kmmunene, det skal behandle pasienter med krniske sykdmmer, drive spesialistpliklinikker, gi akutt-tilbud i indremedisin g ha kmmunale akutte døgnplasser. Finnmarkssykehuset planlegger i samarbeid med Alta kmmune g Helse Nrd en større utbygging av spesialisthelsetilbudene fr Vest- Finnmark i Alta. Dette stemmer gdt med de plitiske tankene m nærsykehuset at prsjektet har fått navnet «Alta nærsykehus». Helseminister Bent Høie sitt g regjeringens mål er å skape pasientens helsetjeneste. Han sa i sin sykehustale 7. januar 2014 at vi vil utfrme et helsevesen sm setter pasienten i sentrum. Prsjekt Alta nærsykehus understøtter helseminister Høies målsetting. Pågående arbeid med Finnmarkssykehusets strategiske utviklingsplan, sm skal gi et bilde av fremtidens virksmhetsmessige g bygningsmessige utvikling, sm vil gi føringer fr pågående arbeid med prsjekt Alta nærsykehus. Planen skal ivareta samrdning g helheten i 4 stre delprsjekter i regi av FIN, herunder Nye Kirkenes sykehus, videreutvikling av Alta mdellen (Alta nærsykehus), nytt/renvert sykehus i Hammerfest g videreutvikling av rganisering av psykisk helsevern, rusbehandling g samisk helsepark. Planen frventes vedtatt i styret i Finnmarkssykehuset innen utgangen av mars 2015. Det pågår t stre nasjnale arbeid sm gså kan gi føringer g føre til knsekvenser fr utvikling av tjenestene ved Finnmarkssykehuset g Alta nærsykehus. Utredningen bør gså ses på i en helhetlig sammenheng. Den ene er arbeidet med Nasjnal helse- g sykehusplan, sm er ment å være et redskap fr å ruste pp helsetjenesten g møte fremtidens behv fr helsetjenester. Målet er at planen skal behandles i Strtinget på slutten 2015. Det andre arbeidet er et frslag til endring av Legers spesialitetsstruktur g rganisering av akuttmttak. Arbeidets verrdnede mål er å bedre kvaliteten i diagnstisering, behandling g ppfølging av pasientene, med gd samhandling mellm nivåene g vekt på pasientsikkerhet. Høringsfrslaget kan få stre knsekvenser fr Helse Nrds sykehusstruktur, tjenestetilbud, øknmi, rekruttering g stabilisering av legespesialister. Frslaget har lagt til grunn samhandlingsrefrmens hvedretning, der kmmunene har et tilbud til 90-95 % av pasientene. Den nye legespesialitetsstrukturen skal gjenspeile beflkningens fremtidige helsebehv. Det frventes flere krnikere g flere persner med sammensatte lidelser, samt et økt behv fr tilbud innen psykisk helsevern g rusmiddelavhengighet. Arbeidets verrdnede mål er å bedre kvaliteten i diagnstisering, behandling g ppfølging av pasientene, med gd samhandling mellm nivåene g vekt på 09.01.15 Side 5
pasientsikkerhet. Helsedirektratet skal på bakgrunn av rapprtene g høringssvarene gi en endelig tilråding på faglig grunnlag til Helse- g msrgsdepartementet i nvember 2014. 2 Alta helsesenter utbygging i tre etapper Den gamle sykestua eller Kngleveien 35 ble bygget i 1950 ble brukt til Alta helsesenter st ferdig i 1976/77. Alta helsesenter ble bygd i 1976, med fasader i rød teglstein g funksjnene plassert i fløyer. Helsesenteret betjener samer, kvener g nrdmenn (Byggekunst 3/1979). Alta helsesenter ble frmelt åpnet i februar 1977. Bygget ble bygget sm et direkte resultat av avdøde dktr Jan-Ivar Kvammes ideer g gjennmføringsevne. Grunntanken var en sentermdell der ulike tjenester g faggrupper ble samlet fysisk. En samling av kmpetanse på et sted ble sett på sm trygt g en svært viktig verdi fr pasientene. Kvamme var lege i Finnmark i 20 år g ble meget sentral i ppbyggingen av primærhelsetjenesten fra 1968. Drivkreftene bak utviklingen har blant annet vært engasjerte kmmuneleger, plitikere g kmmuneadministrasjn samt lkale ildsjeler. Alta helsesenter st ferdig i 1977 med en ttal kstnad på 31 mill fr m lag 6000 kvadratmeter. Den fylkeskmmunale Kvammes tenkning g prinsipper fr samhandling ble etter hvert videreført av bl.a. Daniel Haga, sm grunnlag fr Alta mdellen. tannhelsetjenesten km i tillegg med en kstnad på 2,3 mill. Tidlig på 80-tallet km ambulerende spesialisthelsetjenester inn sm et pliklinisk tilbud. Det var spesialister fra RiTø sm ble pinerene, senere startet spesialister fra Hammerfest sykehus med ambulering til Alta. Utvikling g nytenkning ble sentralt i ppbygging av det ffentlige tilbudet på Alta helsesenter. Det sm skjedde i Alta ble etter hvert kjent sm Alta mdellen. Etter en betydelig utbygging, st Alta nye helsesenter med i alt 13 000 m2 ferdig i 2001. Med tilbud g vikling av spesialisthelsetilbud med en egen spesialistpliklinikk (smatikk) g røntgen. Etablering av distriktspsykiatrisk senter fr Vest Finnmark, med VPP g BUP. Det ble under denne utbyggingen lagt til rette fr muligheter fr utvidelser av tjenestetilbudet fra Helse Finnmark HF. I 2008 var byggingen gjennmført, med en døgnenhet med 10 senger, fellesarealer g dagavdeling i 3. etg. I tillegg ble det gjrt mbygginger i 2. etg, til pliklinikker g administrasjnen. Utbyggingen sm ble gjrt i 2008 med en nett utbygging på 1248 m2 inkl 55 m2 til teknisk rm. Utbyggingen ble gjennmført innefr en kstnadsramme på 26,1mill krner g ble finansiert ver pptrappingsplanen fr psykisk helsevern. I dag rmmer Alta helsesenter følgende tilbud, med m lag 400 ansatte: Alta kmmune tilbyr tjenester innen kmmunal pleie g msrg fysiterapi, ergterapi, sykehjem, diabetesteam, hjemmetjenester, smatisk-, psykiatrisk- g flyktningehelsetjeneste, sykestueplasser, fødestue, dialyse, cellegift, legevaktsentral g helseadministrasjn. FIN, Klinikk Hammerfest tilbyr ambulerende spesialister til spesialpliklinikken, røntgen, lysbehandling, ambulerende spesialister, indremedisiner, legespesialister g dagkirurgi. FIN, Klinikk Psykisk helsevern døgnenhet innen psykisk helsevern fr vksne med 10 døgnplasser, en barne- g ungdmspsykiatrisk (BUP)- g en vksenpsykiatrisk pliklinikk (VPP) g et rusteam. Helse Nrd RHF 3 har etablert avtalespesialister i Alta. En ØNH g en fr øyesykdmmer sm har sine tilbud utenfr Alta helsesenter. Avtalespesialisten innenfr gyneklgi har kntr i Alta helsesenter. 09.01.15 Side 6
Helse Nrd RHF har avtale m rehabilitering med Opptreningssenteret i Finnmark. Fastlegepraksis fr 6 leger Finnmark Fylkeskmmune tilbyr tannhelsetjenester I tillegg til det sm er nevnt ver, har Finnmarkssykehuset, Klinikk Prehspitale tjenester 3 ambulansebiler g 2 ambulansefly med tilhørende persnell i Alta. Dagens bygningsmasse består av 8 bygg, g utgjør til sammen 12 020 m2 bruttareal, g er gjennmsnittlig 25 år. Ut i fra kartleggingen av bygningsmassen sm ble gjennmføret i august 2014 ser vi at bygningsmassen er ne bedre enn gjennmsnittet fr landets sykehusbygg. Bygningene har likevel en generelt dårlig tilpasningsdyktighet, sm betyr at det er begrenset mulighet fr endringer i planløsning, arealmengde eller funksjn. 3 Frmål med styringsdkumentet Styringsdkumentet skal gi versikt ver g være styrende fr alle sentrale frhld i prsjektet. Dkumentet skal være retningsgivende g avklarende fr interne aktører, ppdragsgiver g relevante eksterne aktører. Frprsjektfasen skal gi nødvendig grunnlag fr å kunne gjennmføre neste fase av prsjektet, sm vil være bygging g idriftssetting. Freliggende styringsdkument fastlegger rammevilkår g skal være retningsgivende frem til frprsjekt er avsluttet. Denne versjnen av styringsdkumentets tidsplan har dessuten særlig fkus på periden før ppstart frprsjekt prsjektering. Frprsjektfasen er den siste delfase i planprsessen i tidligfasen g hvedfrmålet med styringsdkumentet er å gi et grunnlag fr å beslutte valgte alternativ. I frprsjektfasen skal grunnlaget fr beregninger av prsjektkstnad g beslutning m byggestart kvalitetssikres. Dkumentet gdkjennes av prsjektets styringsgruppe g frprsjektrapprten legges fram fr styret i Helse Nrd RHF, Finnmarkssykehuset HF g Alta kmmune. Det skal legges til rette fr at styret i Helse Nrd RHF g styret i Finnmarkssykehuset HF kan treffe de verrdnede beslutningene m prinsipper g struktur fr mrgendagens spesialisthelsetjeneste i Alta/Vest-Finnmark. 4 Mandat fr frprsjektfasen 4.1 Hvrfr g hvem har bestilt frprsjektet Frprsjektet er bestilt av Helse Nrd RHF, sm er initiativtaker g har igangsatt prsjektet Styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark - prsjektet Alta Nærsykehus. Igangsetting av et frprsjekt ble gjrt i styresak 72-2014 Tiltak fr styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest- Finnmark, sm ble behandlet i styret i Helse Nrd RHF den 18. juni 2014. Bakgrunn fr denne styresaken 147/2012 av 14. desember 2012 å iverksette prsjektet «Utredning av spesialisthelsetjenestetilbudet i Alta/Vest-Finnmark». Arbeidet km i gang etter at Helse Nrd i løpet av 2012 var i dialg med både Alta kmmune g Finnmarkssykehuset HF (tidligere Helse Finnmark HF) m videreutvikling av spesialisthelsetilbudet fr beflkningen i Alta. Utfrdringsbildet fr beflkningen i Alta knytter seg til det faktum at ingen kmmuner av denne størrelsesrden (ca. 20 000 innbyggere) har større avstand til sykehus. Mens avstanden i tid langs vei 09.01.15 Side 7
er ca. t timer fr beflkningen i Alta, er den 35 minutter fr neste kmmune med samme beflkningsstørrelse. Utredning av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark ble gjennmført fr å bidra til å knslidere g videreutvikle det distriktsmedisinske senteret i Alta sm et samarbeid mellm Helse Nrd RHF, Finnmarkssykehuset HF g Alta kmmune. Ptensialet fr ytterligere desentralisering av spesialisthelsetjenester til Alta er vurdert g fulgt pp med knkrete frslag. De frslag sm presenteres i denne rapprten er dermed gså knsistent med den visjnen sm ligger til grunn fr Helse Nrds verrdnede strategi Helse i nrd der vi br! De tilbud sm freslås styrket i utviklingsplanen, må sees sm et svar på utfrdringene. 4.2 Organisering, ansvar, prsjekt g prsjekteier I styrevedtak i sak 72/2014 heter det at det vurderes sm hensiktsmessig at Helse Nrd RHF leder ppstarten av arbeidet med g deltar i frprsjektet sm frutsettes gjennmført innen smmeren 2015. Finnmarkssykehuset HF (FIN) tar da ansvaret fr gjennmføringen av frprsjektet, byggeprsjektet g iverksetting av de freslåtte faglige tiltak. Prsjekteier g byggherre fr Prsjekt Alta nærsykehus er Finnmarkssykehuset HF ved adm. direktør. Helse Nrd RHF g Finnmarkssykehuset HF har i etterkant av styrets vedtak gjrt en presisering knyttet til ppgaven sm byggherre g eier av prsjektet. Adm. dir. i Finnmarkssykehuset er byggherre g prsjekteier f..m. signering av kntrakt med leverandør, jf. avtale m knsulentbistand frprsjekt. Det er pprettet en egen styringsgruppe fr prsjektet, sm ledes av Finn Henry Hansen fra Helse Nrd RHF. Prsjektleder i FIN er administrerende direktør sin frlengede arm inn i prsjektet g har ansvar frplanlegging g gjennmføring av prsjektet. Prsjekteringsgruppen utfører prsjektering av frprsjektet med tilhørende utredningsarbeid. Arbeidet ivaretas av en gruppe av Rati arkitekter as, Hspitalitet, Cwi as g Byggeanalyse as. Gruppen tilbyr et kntaktpunkt inn mt prsjektleder Fr nærmere beskrivelse av rlle g ansvar, vises det til kap. 7.4. 4.3 Bestilling Bestillingen er i hvedsak samtlige punkter vedtaket i vennevnte styresak 72-2014 Tiltak fr styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark 1. Å styrke tilbudene på følgende mråder g med følgende vlumvekst: a) Å øke den plikliniske aktiviteten i Alta med ca 80 % innen andre milepæl i tentativ gjennmføringsplan (jf. vedlegg 1) rundt 2020, men slik at halvparten av veksten realiseres innen første milepæl i vennevnte plan (rundt 2018), g med start på pptrappingen allerede fra g med høsten 2015. b) Å øke den dagkirurgiske aktiviteten i Alta med ca 115 % innen andre milepæl i tentativ gjennmføringsplan (rundt 2020), men slik at halvparten av veksten realiseres innen første milepæl i denne planen (rundt 2018), g med start på pptrappingen allerede fra g med høsten 2015. c) Å legge til rette fr at ca 200 flere plikliniske knsultasjner fr gravide kan skje lkalt i Alta innen første milepæl i tentativ gjennmføringsplan. Ut fra estimert beflkningsvekst kan flere fødsler skje ved fødestuen i Alta. 09.01.15 Side 8
d) Å styrke det billeddiagnstiske tilbudet i Alta gjennm installering av MR- maskin g utvidet antall ultralydundersøkelser utført i Alta i tilknytning til ferdigstillelse av nybygg, g med gradvis innfasing av aktivitet slik at måltall fr aktivitet er ppnådd innen andre milepæl i tentativ gjennmføringsplan (rundt 2020). e) Å etablere 20 sykestuesenger i nybygg, hvrav seks senger fr kmmunale tjenester g 14 senger dedikert fr spesialisthelsetjenester. Ti av de 14 sengene frutsettes satt i drift innen første milepæl i tentativ gjennmføringsplan (rundt 2018), mens de resterende fire senger skal være i drift innen andre milepæl i denne planen (rundt 2020). Det faglige tilbudet i 20 sykestuesenger skal utredes g tydeliggjøre grenseppgangen i frhld til seks kmmunale senger, herunder faglige, juridisk g øknmiske avklaringer. Det skal utarbeides en tentativ plan fr gjennmføring. 2. Vurdere eventuell installering av CT-maskin i Alta innen utløpet av første tertial 2016, bl.a. på grunnlag av erfaringer med det CT-tilbudet sm ble etablert på Finnsnes i mars 2014. Eventuell beslutning treffes av styret i Helse Nrd RHF innen smmeren 2016. 3. Det legges pp til å styrke legebemanningen ved sykestua med allmennlege g indremedisiner, samt å styrke den billeddiagnstiske enheten med radilgstilling g radigrafstillinger. Eventuell innfasing av CT- maskin frutsetter ytterligere styrking av radilg- g radigrafkapasiteten. 4. Det frutsettes at det innen rammen av legerekrutteringsprsjektet i Finnmark pririteres spesialistutdanningstilbud fr indremedisiner g radilg i Alta fra g med 2015. 5. Det etableres et nybygg på ca 4 000 m 2 fr funksjner innen smatikk (sykestuesenger, fødestue, perasjnsstuer g billediagnstikk), psykisk helse g rus, g det gjøres bygningsmessige ppgraderinger av arealer (inntil 1 000 m 2 ) fr pliklinikk/dagbehandling i eksisterende bygningsmasse. 6. Det vises til intensjnsavtale mellm Alta kmmune, Finnmarkssykehuset HF g Helse Nrd RHF, der det er enighet m at Alta kmmune vederlagsfritt verdrar eierskap til nærmere definerte arealer (pliklinikk g kntrlkaler) i eksisterende bygningsmasse ved Alta Helsesenter til Finnmarkssykehuset HF, mt av sistnevnte ivaretar alle investeringskstnader i tilknytning til nybygg, inkludert felles vestibyle g auditrium. Det skal utarbeides g inngå en endelig g bindende avtale mellm Alta kmmune g Finnmarkssykehuset m frdeling av investeringskstnader, driftkstnader, øknmiske kstnader knyttet til Alta kmmunes 6 kmmunale sykestuesenger g fr andre mråder sm mfattes av felles bygningsmasse. 7. Sm følge av vlumvekst i Alta, skal knsekvensene fr en samlet Klinikk Hammerfest utredes nærmere g det skal i et videre utviklingsarbeid å søke løsninger g iverksette tiltak sm bidrar til å minimere knsekvensene. Ved å søke psitive løsninger på disse utfrdringer bidrar man gså til å redusere en risik sm allerede er til stede (g med ptensial fr å øke), nemlig at pasientstrømmene fra Alta til tilbud utenfr fylket vil kunne øke. 8. Samtlige ffentlige spesialisthelsetilbud sm etableres i Alta skal rganiseres g driftes i fretaksregi. Sm følge av at føde- g sykestuen skal verføres til Klinikk Hammerfest, skal det gjennmføres en gd g ivaretaende prsess fr virkesmhetsverdragelse av ansatte. 9. Sikre en gd g inkluderende prsess verfr andre kmmuner i Vest-Finnmark sm skal benytte tilbudet sm skal gis i Alta nærsykehus. 10. Utrede muligheten fr å etablere et fåtall deltidshjemler fr private avtalespesialister. 4.4 Avgrensing Det sm ikke mfattes av freliggende frprsjekt er: - Ambulansetjenesten i Finnmarkssykehuset HF - Arealer til private spesialister sm har avtale med Helse Nrd RHF 09.01.15 Side 9
- Kantine, labratrietilbudet, legevakt g andre definerte arealer til Alta kmmune - Tannhelsetjenesten, Finnmark fylkeskmmune - Definerte spesialisthelsetjenester ved klinikk Kirkenes - Definerte spesialisthelsetjenester ved klinikk Hammerfest - Definerte spesialisthelsetjenester ved spesialistpliklinikken Karasjk - Definerte spesialisthelsetjenester ved UNN 4.5 Frist fr levering av frprsjektrapprt I arbeidet med frprsjektrapprten legges det pp til en str grad av medvirkning fra bruker g ppdragsgiver i de vurderinger g løsninger sm prsjekteres. Frprsjektfasen vil resultere i frprsjektrapprt, sm skal behandles i styrene i hhv Finnmarkssykehuset HF g Helse Nrd RHF. Frprsjektrapprten frventes ferdig innen utgangen av august måned 2015, g vil legges frem fr styret i Helse Nrd RHF i ktber 2015. 5 Overrdnede rammer Frprsjektet skal hlde seg innenfr gitte øknmisk g de rammer sm er gitt i freliggende dkument. 5.1 Hensikten med frprsjektet Gjennmføre g iverksette vedtak g tiltak sm tatt pp i styresak 72-2014 Tiltak fr styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark. Hensikten med å bygge nytt g gjennmføre en bygningsmessig ppgradering er fr beflkningen i Alta/Vest-Finnmark g et styrket behandlingstilbud i tidsmessige g egnede lkaler. Samtidig sm vi skal gi medarbeiderne lkaler sm tilfredsstiller dagen krav til helse, miljø g sikkerhet. Utbyggingstiltaket ved Finnmarkssykehuset HF, Klinikk Hammerfest, Alta nærsykehus skal møte kravene til kvalitet, kapasitet g effektivisering av pasientbehandlingen. Samtidig skal det gjennmføres rganisasjnsmessige endringer slik at tiltaket kan realiseres. Et ferdigstilt prsjekt skal gi beflkningen i Alta g Vest-Finnmark med krniske sykdmmer behandling, det skal gis tilbud i spesialistpliklinikk, det skal gis akutt-tilbud i indremedisin g ha kmmunale akutte døgnplasser. Pasienter med psykiske lidelser g sm trenger behandling fr sin rusavhengighet skal gis et tilbud i Alta. I tillegg til pasientbehandling, skal det stimuleres til frskning, utdanning, pplæring av pasienter g pårørende skal vektlegges. Nærsykehuset skal gså være en arena fr samhandling med kmmunene i pptaksmrådet. 5.2 Krav g hvedknsept Spesialisthelsetjenestetilbudet sm gis ved Alta helsesenter har utviklet seg ver tid g er rganisert inn under t klinikker i Finnmarkssykehuset, klinikk Hammerfest g klinikk psykisk helsevern g rus. Ambulansetjenesten hlder til i et eget bygg ved siden av Alta helsesenter, g er rganisert inn under klinikk prehspitale tjenester. Klinikk Hammerfest ved spesialistpliklinikken gir tilbud m røntgen, lysbehandling, dagkirurgi g et mfattende tilbud fra ambulerende spesialister, indremedisiner g andre legespesialister. Klinikk Psykisk helsevern døgnenhet innen psykisk helsevern fr vksne med 10 døgnplasser, en barne- g ungdmspsykiatrisk (BUP)- g en vksenpsykiatrisk pliklinikk (VPP) g et rusteam. 09.01.15 Side 10
Alta helsesenter eies g drives av ulike partnere i felleskap. Finnmark fylkeskmmune eier tannklinikken, Finnmarkssykehuset eier lkalene til psykisk helsevern g leier arealer av Alta kmmune til spesialistpliklinikken. Alta kmmune vil verdra arealer fr smatisk spesialisthelsetjeneste g administrasjnslkaler til FIN på til sammen 1 674 kvadratmeter. Samarbeidet mellm de ulike aktørene har i alle år fungert meget bra. 5.3 Prsjektmål Figur 1. Målstruktur 5.3.1 Hvedmål fr Finnmarkssykehuset HF Finnmarkssykehuset HF har sm hvedmål å yte gde g likeverdige spesialisthelsetjenester til alle sm trenger det når de trenger det, uavhengig av alder, kjønn, bsted, øknmi g etnisk bakgrunn, samt å legge til rette fr frskning g undervisning. Dette gjelder fr alle sm br g pphlder seg i Finnmark. De verrdede rammer fr spesialisthelsetjenestetilbudet i FIN, Alta/Vest-Finnmark er fastlagt gjennm lv g styrende dkumenter fr både departement g Helse Nrd RHF. Utgangspunktet er at det gir et tilbud i henhld til sørge fr ansvaret i spesialisthelsetjenestelven. Prsjektet skal bidra til å ppfylle spesialisthelsetjenestelvens frmål, sm særlig er: Å fremme flkehelsen g å mtvirke sykdm, skade, lidelse g funksjnshemning, Å bidra til å sikre tjenestetilbudets kvalitet, Å bidra til et likeverdig tjenestetilbud, Å bidra til at ressursene utnyttes best mulig, Å bidra til at tjenestetilbudet blir tilpasset pasientenes behv, g Å bidra til at tjenestetilbudet blir tilgjengelig fr pasientene Målsettingen er å utfrme et spesialisthelsetilbud til beflkningen i Alta/Vest-Finnmark, sm setter pasientens pplevelse g erfaringer i sentrum, kmbinert med økt ppmerksmhet på kvalitet g faglighet. 09.01.15 Side 11
5.3.2 Samfunnsperspektiv(samfunnsmål) Et realisert prsjekt Alta nærsykehus skal sikre et nært, helsemessig g gdt spesialisthelsetjenestetilbud til beflkningen i Alta/Vest-Finnmark. Tilbudet i Alta skal være tilpasset de føringer sm gis i styringsdkumenter, sm lver, frskrifter g rundskriv sm regulerer spesialisthelsetjenesten, vedtekter, ppdragsdkument g prtkll fra fretaksmøter. De ttale løsningene skal sikre at dimensjnering, driftsknsept samt ppgave- g funksjnsfrdelinger blir ivaretatt i dette fremtidige helseperspektivet. 5.3.3 Fretaksperspektiv/effektmål Både nybygg g den ppgraderte bygningsmassen skal bidra til å sikre et gdt tilgjengelig tilbud med gd kapasitet, gd kvalitet, med en faglig høy standard, effektiv drift g sikre et gdt g fullverdig tilbud fr beflkningen. Effektmålene vil realiseres når bygget står ferdig. Prsjektet skal sikre at bygget blir bærekraftig med elementer fr et fremtidig g kvalitetsmessig gdt tilbud innen spesialisthelsetjenesten med vekt på følgende bærende ideer: Rask diagnstikk g utredning Pasienten skal få et tilbud så nært der de br g på lavest mulig nivå. Gd service sammenheng mellm infrmasjn utredning, g behandling, hvr det tas utgangspunkt i den enkelte pasient sine behv Grunnlag fr et gdt samarbeid med primær-/kmmunehelsetjeneste - samhandling Skille mellm kmmunal øyeblikkelig hjelp g planlagt virksmhet i Finnmarkssykehuset HF Størst mulig grad av planlagt virksmhet Integrering av psykisk helse, rusbehandling g smatikk. I prsjektet skal det utarbeides en rganisasjnsplan fr Alta Nærsykehus med utgangspunkt i utviklingsplanen fr Finnmarkssykehuset g samarbeidsavtalen med Alta Kmmune. 5.3.4 Resultatmål Prsjektet skal ppfylle sine leveransemål slik disse er definert i frprsjektrapprten, sm skal gi grunnlag fr en beslutning i styrene i Helse Nrd RHF g Finnmarkssykehuset m igangsetting av bygging. Prsjektet skal føre til en ønsket sluttilstand fr bjektet (nybygget g mbygde arealer) sm ivaretar følgende frhld: Et bærekraftig bygg. Mderne lkaler mht størrelse, driftsøknmi, service, lager g sanitære frhld. Optimal lgistikk g rasjnell drift. Mderne bygningsmessig fleksibilitet, elastisitet g generalitet (lettere å tilpasse arealene til nye funksjner g ny metdikk). Mulighet til fleksible driftsfrmer g bedre utnyttelse av lkaler g utstyr. Mulighet fr mderne g brukertilpasset pasientbehandling. Mulighet fr undervisning g pplæring av pasienter, pårørende g ansatte. Mulighet fr gde medisinsk faglig funksjner kan videreutvikles. Gde løsninger med tanke på ytre miljø, energisparende tiltak g tilfredsstille gjeldende krav fr passivhus. Gdt inneklima. Gdt arbeidsmiljø. Gd tilgjengelighet fr alle brukere g tilfredsstille kravene m universell utfrming. 5.4 Suksesskriterier Vi er frnøyde med frprsjektrapprten, når: 09.01.15 Side 12
Innhldet gir kvalitativ g riktig infrmasjn sm beslutningsgrunnlag fr styrebehandling g m igangsetting av bygging i Helse Nrd RHF. Den gir svar på hvrdan målene skal ppnås. Prsessene ppleves sm gde g at dette har bidratt til gde resultater. Svarer på g er tilpasset gjeldende rammebetingelser, gjeldende krav g synliggjør knsekvenser fr FIN med hensyn til øknmisk bæreevne, funksjnsdeling g fremtidig kapasitet. Svarer ut kravene til HMS ved prsjektering av bygg g utstyr er ivaretatt i henhld til lv g frskrifter g kvalitetssikret mt brukermiljø g vernetjeneste er ivaretatt. At prsjektet er i henhld til Byggherrefrskriften. Videre skal frutsetningene fr HMS i ferdig bygg ivaretas gjennm planleggingen. Krav til universell utfrming, klima g miljømål ivaretas. At planleggingen ivaretar fretakskrav, Helse Nrd sine krav g nasjnale krav g gjeldende frskrifter, når det gjelder klima g miljøstandard. Innhldet g de frslag sm fremkmmer i rapprten viser en ptimal g fleksibel areal- g ressursbruk, samt ptimale driftsløsninger g sikrer et fremtidig bærekraftig bygg. Kstnadsrammen fr frprsjektfasen er hldt g budsjettet ikke verskredet. Tidsplanen er hldt g frprsjektrapprten er levert i henhld til avtalt plan. At innbyggerne i Alta g nærliggende kmmuner i større grad kan få dekket sine behv fr spesialisthelsetjenester lkalt i Alta nærsykehus. At bygget har en teknisk infrastruktur sm er fremtidsrettet, fleksibelt g med gd tilgjengelighet, basert på helhetstenkning g med lavest mulige FDV-kstnader. Byggeprsjektet har bidratt til realisering av rganisasjnsendringer/tilpasninger. Bygget bidrar til psitiv prfilering av FIN, både hs publikum, ansatte g fagmiljøene. 5.5 Kritiske suksesskriterier Kritiske suksessfaktrer sm har innvirkning på målppnåelsen i prsjektets frprsjektfase er: Rammebetingelsene fr frprsjektet er avklarte g entydige Gd planleggings- g beslutningsprsess Klare g rettidige beslutninger, samt tydelig rllefrdeling (mellm eier, prsjektet, brukerne). Organisering, rett kmpetanse på rett plass til rett tid, klare ansvarsrller g tydelige mandater Åpen g transparent planprsess Tilstrekkelige øknmiske rammer g gd kstnadsstyring Avsette tilstrekkelig tid g ressurser til nøkkelpersner fr å arbeide med prsjektet Slid frankring av prsjektet i rganisasjnen Avklaring av interessentbildet, ppfølging av kritiske aktører g miljøer, bl.a. samhandling med kmmunene m funksjner g funksjnsfrdeling Gd kmmunikasjn, internt i prsjektrganisasjnen g eksternt mt interessenter. Unngå mkamper. Ljalitet i frhld til de styrende dkumentene Samarbeid med Alta kmmune, sm aktuell grunneier av tmt g ansvar fr regulering. Gd brukermedvirkning fra pasientrganisasjner, tillitsvalgte g vernetjenesten Prsjektdeltagerne har felles målfrståelse. 09.01.15 Side 13
5.6 Rammebetingelser Frprsjektet gjennmføres innenfr fastlagte rammer: Tiltak/ppgaver Frprsjektfase Oppstart des. 2014 Avsluttes ktber 2015 Kstnad ferdig bygg 267 mill. krner (krneverdi = 2014). Beløpet er inkludert brukerutstyr. Utbygging g mbygging vil kste m lag 206 mill krner, smatikk. PHV g TSB anslås til å kste 61 mill krner. 1 Investering utstyr 20 mill krner er frutsatt anvendt til kjøp av MRmaskin g mderne ultralydutstyr. Restbeløpet kan eventuelt dispneres til CT- maskin, dersm det blir vedtatt etablert i Alta. Ferdig bjekt 2017/18 Ombygde arealer, Ca 1 000 m2 ppgradering Planlagt areal nybygg, smatikk (sykestue, fødestue, billeddiagnstikk, g perasjnslkaler) g PHV g TSB Ferdig rapprt, styrebehandles Byggestart Ca. 5 200 m2, hvrav 1 350 m2 er dedikert PHV/TSB g ca.1 100 til fellesareal, vestibyle, vrimleareal g auditrium Styrebehandles ktber 2015 i HN, FIN g Alta kmmune Bygget skal stå ferdig i 2017/ 2018 5.7 Driftsøknmi g investeringer Sm følge av Helse Nrd RHF sitt vedtak i styresak 72/2014 vil den smatiske aktivitet lkalt i Alta endres, g det er beregnet et behv fr bygningsmessige endringer. Basert på en gjennmgang av statusen fr dagens bygningsmasse er det anslått at utbygging g mbygging av helsesenteret vil kste m lag 206 milliner krner. Investeringer i bygg fr rus g psykisk helse anslås å beløpe seg til 61 milliner krner, slik at det samlede investeringsbeløp blir på ca 267 milliner krner. Det er anslått at utbyggingen g mbyggingen av Alta helsesenter vil gi en vesentlig økning i avskrivningskstnader g rentekstnader fr Finnmarkssykehuset g Alta kmmune sammenlignet med dagens kstnadsnivå. Fr en nærmere beskrivelse av frutsetningene knyttet til avskrivninger g finanskstnader henvises det til kapittel 6.5 i sluttrapprten. Når det gjelder beregning av investeringskstnaden er det i tabell 4: Areal- g kstnadsversikt i rapprten, er det arealberegningene fr psykisk helsevern g rus prsjektet vist i versikten, men det er ikke gjrt beregninger i frhld til de øknmiske knsekvensene fr investeringskstnader g avskrivninger. I styresak fra Helse Nrd RHF 72/2014 heter det at Helse Nrd RHF legger pp til en årlig kapitalkmpensasjn på 6 mill krner g en driftsstøtte på 10 mill krner. De årlige merkstnadene fr investering g drift er av prsjektgruppen estimert til mellm 16,7 g 33,7 mill krner. Sm følge av 1 Det er ikke lagt inn byggelånsrente. 09.01.15 Side 14
økte kapitalkstnader ved kjøp av eksisterende lkaler fr pliklinikk samt kntrlkaler ved Alta helsesenter, vil disse kstnadene øke med ca. 1 mill krner til henhldsvis 17,7 g 34,7 mill krner. Fremtidig utvidet drift må tilpasses øknmisk bærekraft i FIN. I Helse Nrd RHF styresak 72/2013 Plan 2014-2017, inkl. rullering av investeringsplan, vedtakets punkt 10 ble det satt av 20 mill krner, sm er frutsatt anvendt til kjøp av MR- maskin g mderne ultralydutstyr. Restbeløpet kan eventuelt dispneres til CT- maskin, dersm det blir vedtatt å etableres i Alta. Styret i FIN vedtk i styremøtet under sak 98/2014 Budsjett 2015-2018, inkludert investeringsbudsjett 2015 2022. 5.8 Grensesnitt Følgende mråder utgjør viktige grensesnitt sm vil være gjenstand fr frtløpende bservasjn fr å sikre nødvendige avklaringer: Frdeling av ansvar g ppgaver mellm prsjekteier, g leder av styringsgruppen g prsjektrganisasjn. Frdeling av ansvar g ppgaver mellm rganisasjnsprsjekt g byggeprsjekt. Frdeling av ansvar g ppgaver mellm driftsrganisasjn g byggeprsjekt gjennm brukermedvirkning, særlig når det gjelder hvilke ppgaver sm byggeprsjekt har ansvar fr g sm driftsrganisasjnen må medvirke i både ved planlegging, bygging g idriftsettelse. Særlig gjelder dette ansvar g ppgaver fr eiendms-, bygnings- g installasjnstekniske frhld. Frdeling av ansvar g ppgaver mellm de ulike deltakere i prsjektet, herunder mellm prgrammering g prsjektering g mellm byggutstyr g brukerutstyr. Frdeling av ansvar g ppgaver mellm de ulike deler av prsjektet i frhldet mellm Alta kmmune g Finnmarkssykehuset HF. 09.01.15 Side 15
6 Prsjektets innhld sluttdkument 6.1 Hvedleveranser per fase Det vises til tilbudet fra Rati arkitekter as, tidsplan g innhld i leveransen, med følgende sentrale leveranser er definert per fase i prsjektet: Faser Leveranser Frist Kmmentar FASE 1 Oppstart/prsjektstøtte FASE 2 Kvalitetssikring g gjennmgang av freliggende materiale/delleveranser FASE 3 Prgrammering g øknmiske beregninger FASE 4 Prsjektering skisse/frprsjekt Utarbeide et kmplett styringsdkument med beskrivelse av aktiviteter, rganisering, ansvar, milepæler, varighet, tidsfrister g beslutningspunkter. Utarbeide en detaljert prsjektplan Innhenting av nødvendig infrmasjn fr å sluttføre arbeidet. Kvalitetssikre g ppdatere beregninger g grunnlag fra tidligere fase. Utarbeide frenklet hvedfunksjnsprgram (HFP)/delfunksjnsprgram (DFP) Etablere brukergrupper Klargjøre rmprgram (frenkelet DFP) Etablere rmdatabase Rmprgramfunksjnsprgram (RFP) Prgrammering utstyr (brutt g nett) Utføre øknmiske beregninger Utvikle funksjnelle planløsninger Beskrive tekniske løsninger 29. desember 2014 Prsjektleder FIN i samarbeid med Hspitalitet Hspitalitet Hspitalitet/Rati/ COWI Hspitalitet Finnmarkssykehuset Hspitalitet Hspitalitet Hspitalitet Hspitalitet Hspitalitet/ Finnmarkssykehuset Rati Cwi FASE 5 Frprsjektrapprt, detaljplan fr neste fase av prsjektet. Utarbeide frprsjektrapprt Gjennmføre reguleringsplan Oktber 2015 Hspitalitet/ Finnmarkssykehuset 6.2 Overrdnet fremdriftsplan Den 17. nvember 2014 startet samarbeidet mellm valgt leverandør, Rati arkitekter as g prsjektleder i Finnmarkssykehuset, sm er i underkant av t måneder etter planlagt ppstart. Det tas likevel sikte på å kunne levere frprsjektrapprt fr behandling i styret i Helse Nrd RHF i løpet av september 2015. 09.01.15 Side 16
Frprsjekt Styrebehandlet frprsjekt Utlyse entrepriseknkurranse Valg av leverandør Prsjektptimalisering bygging 2014 2015 2016 2017 2018 6.3 Knkretisering ut fra veileder fr tidligfaseplanlegging i sykehusprsjekter Planprsessen er sekvensielt ppbygget g resultatet fra én fase gir grunnlaget fr den neste. I hver fase gjennmføres delutredninger. Hvedelementene i de ulike planfasene g sammenhenger mellm dem er vist i figuren under 2. Figur 1. Hvedelementer i et samlet prsjektfrløp, eksempel fra tidligfaseveilederen Frkrtelsene g begrepene er nærmere definert i kapittel 9 Ordliste. Figur 4 viser en prinsippskisse fr gjennmføring av frprsjektfasen 2 Figurene i dette kapittelet er hentet fra Tidligfaseplanlegging i sykehusprsjekter IS-1369 Veileder. 09.01.15 Side 17
Figur 2. Prinsippskisse fr gjennmføring av frprsjektfasen. 6.4 Hvedaktiviteter i frprsjektfasen Frprsjektfasen er den siste delfase i planprsessen fr tidligfasen g gir grunnlaget å beslutte gjennmføring av det valgte alternativet. Frprsjektfasen bygger på freliggende rapprt fra 2014 med underliggende delutredninger samt eventuelle tillegg g endringer. Frprsjektrapprten skal gi en ppdatert prsjektkstnad g ellers vise knsekvenser av nødvendige revisjner av plangrunnlaget. Videre skal vi i denne fasen gi en spesifikasjn av en fysisk byggløsning fr et investeringsprsjekt. Ved ppstart av frprsjektfasen øker ressursbruken i prsjektet g det er viktig at mulige endringer er identifisert g avklart før ppstart. Frprsjektfasen vil innehlde følgende: 1. Oppstart. gjennmgang g eventuelt ppdatering av grunnlaget fra knseptfasen 2. Utarbeide styringsdkumenter 3. Kvalitetssikring g gjennmgang av freliggende materiale 4. Prgrammering g øknmiske beregninger 5. Prsjekteringsfrprsjekt 6. Frprsjektrapprt, detaljplan fr neste punkt i prsessen. Frprsjektfasen vil mfatte: Gjennmgang g ppdatering av grunnlaget fra knseptfasen. Følgende plandkumenter/tema bør gjennmgås g eventuelt ppdateres; DFP g frprgram utstyr. Det må gjennmføres analyser av transprt, vareflyt g sikre gde pasientfrløp. Dette i tillegg til driftsøknmiske knsekvensberegninger. Rmfunksjnsprgram (RFP) Tegninger på rmnivå med lkalisering Brutt (BUP) g nett utstyrsprgram (NUP) Detaljering av bygningsmessige g tekniske løsninger Detaljering av prsjektkstnader g driftskstnader fr bygget (årskstnader) Kstnadsramme g finansieringsplaner Usikkerhetsanalyse Valg av entreprisemdell, gjennmføringsmdell. Plan fr gjennmføring frem til ferdigstilling, verlevering g idriftsetting Rs Analyser, risik g sårbarhetsanalyser Organisasjnsutvikling, herunder virksmhetsverdragelse, kulturbygging med mer. Prinsipper fr samhandling 09.01.15 Side 18
6.5 Innhldet i frprsjektrapprten - sluttrapprt Det er ikke utarbeidet en egen knseptrapprt med funksjnelt innhld, kapasitetsbehv, detaljert funksjnsprgram, rmprgram g driftsmdell. Det er i utviklingsrapprten/sluttrapprten dkumentasjn av fremtidig aktivitet, et skisseprsjekt g det er gjrt øknmiske analyser. I henhld til tidligfaseveilederen skal frprsjektfasen bygge på knseptfaserapprten sm bl.a. skal innehlde delfunksjnsprgram (DFP). Dette freligger ikke et HFP i sluttrapprten. Det anses at det i frprsjektfasen er tilstrekkelig å utarbeide et frenklet HFP g frenklet DFP. DFP beskriver funksjnaliteten g behvene knyttet til det enkelte rm. Det skal gjennmføres en kvalitetssikring g ppdatere beregningene på grunnlag av tilgengelig dkumentasjn g prsess i 2013/2014. Til dette arbeidet vil det benyttes grunnlag fr tidligere beregninger, kmbinert med utnyttelsesgrader g arealstandarder fra FIN. I denne delen av prsjektet skal det gså utarbeides et frenklet hvedfunksjnsprgram (HFP), basert på aktivitetstall fra frrige fase. Frprsjektfasen er siste delfase i planprsessen fr tidligfasen g gir grunnlaget å beslutte gjennmføring av det valgte alternativet. Frprsjektfasen bygger på sluttrapprten fr Alta med underliggende delutredninger samt eventuelle tillegg g endringer. Frprsjektrapprten skal gi en ppdatert prsjektkstnad g ellers vise knsekvenser av nødvendige revisjner av plangrunnlaget. Et frprsjekt er en spesifikasjn av en fysisk byggløsning fr et investeringsprsjekt. Ved ppstart av frprsjektfasen øker ressursbruken i prsjektet g det er viktig at mulige endringer er identifisert g avklart før ppstart. Frprsjektrapprten vil innehlde følgende deler: 1. Hvedknklusjner 2. Sammendrag 3. Prsjektets bakgrunn g frmål, mål g rammer 4. Metde g arbeidsprsess (bl.a. bruk av BIM) 5. Verifisering av behv i frhld til aktiviteter g kapasiteter, herunder i frhld til Samhandlingsrefrmen g evt. andre mråder. 6. Prgramunderlag, kravspesifikasjner: Delfunksjnsprgram, rmfunksjnsprgram, utstyrsprgram, prgram tekniske rm, lgistikk g frsyning. 7. Prsjektbeskrivelse etter bygningsdelstabellen. Detaljering av funksjnelle g tekniske løsninger. Bygning VVS Elkraft Tele g autmasjn Andre installasjner Utmhus Miljøhensyn g knsekvenser. 8. ROS- analyser 9. Kalkyle fr investering, dvs. prsjektkstnad iht NS 3451, beregning byggelånsrenter. driftsøknmiske knsekvenser. Finansieringsplan. 10. Organisasjnsutvikling g plan fr gevinstrealisering (jf. videreføring fra knseptfasen). 11. Plan fr videre arbeid med vekt på neste fase g kntraheringsstrategi. 09.01.15 Side 19
7 Prsjektstrategi 7.1 Oppgaver Etablering av prsjekt med et mfrent styringsdkument mbilisering g frberedelse Gjennmføring av prgrammering, spesialutredninger, prsjektering g øknmiske analyser. Skriving av rapprt. 7.2 Strategi fr styring av usikkerhet/risik Det benyttes i frprsjektfase flere virkemidler til å styre usikkerhet: Plan fr kvalitet, tid g ansvar fr alle aktiviteter Månedlig rapprtering mt plan ROS-analyser både på enkeltmråder g fr den samlede frprsjektrapprten Usikkerhetsanalyse knyttet til kalkyle Tredjepartskntrll knyttet til enkeltmråder 7.3 Gjennmføringsstrategi Gjennmføring av frprsjekt skjer i hvedsak ved bruk av eksterne leverandører. Dette gjelder både ved prsjektledelse prsjektering, prsjektering g spesialutredninger. Kntrahering er gjennmført. Entreprisefrm fr byggeprsjektet vurderes g besluttes i løpet av frprsjektfasen. 7.4 Organisering g ansvarliggjøring 7.4.1 Frmål med prsjektrganiseringen Prsjektrganisasjn har tre frmål: 1. Sikre tilstrekkelig kntinuitet fra tidligere faser 2. Sikre riktig dimensjnering av prsjektets ressurser, kmpetanse g struktur fr gjennmføring av frprsjektfasen. 3. Legge grunnlaget fr videreføring beslutning g realisering av prsjektet. 09.01.15 Side 20
7.4.2 Mdell fr rganisering Prsjekteier g byggherre Trbjørn Aas, Adm. dir. Finnmarkssykehuset Styringsgruppe: - Finn Henry Hansen, direktør, Helse Nrd RHF, leder av SG - Tr-Arne Haug, frretningsdirektør, Helse Nrd RHF - Øyvin Grngstad Drifts- g eiendmssjef, Finnmarkssykehuset HF - Evy Adamsen, Fretakstillitsvalgt NSF, Finnmarkssykehuset HF - Vivi Bech Klinikksjef Klinikk Hammerfest, Finnmarkssykehuset HF - Bjørn-Atle Hansen, rådmann, Alta kmmune - Kenneth Jhansen, prsjektleder, Alta kmmune - Grete Thmassen, Hvedtillitsvalgt Fagfrbundet, Alta kmmune - Sara-Kristine Ls, Enhetsleder fr helse g msrg i Kautkein kmmune. - Stein Wigg Olsen, ansatt med brukererfaring, Finnmarkssykehuset Medvirkningsgrupper: - Fretaksledergruppen - Overrdnet medvirkningsgruppe - Brukerkrdinatr - Klinikkledere, PHV/TSB, H.fest g prehspital Prsjektleder i FIN Prsjektsekretariat Faglige medvirkningsgrupper: Vestibyle, auditrium fellesareal med AK g FIN Pliklinikk, dagbehandling, dagkirurgi g radilgi Andre medvirkningsgrupper: Drift - g eiendmssjef Sengepster g fellesmråder (føde- g sykestue) Psykisk helse g TSB, døgn Faglig prsjektkrdinering RATIO, Svendsen Fagansvarlig ARK Fagansvarlig RIV Fagansvarlig RIE Prgrammering /prsjektering Rådgiver Byggeøknmi Byggeanalyse, Graarud Prgrammering g prgramkrdinering Hspitalitet, Fagerli Prgrammering HFP/DFP Prgrammering RFP/Utstyr Endre rganisatrisk tilknytning g virksmhetsverdragelse fra AK til FIN fr føde g sykestua. Videreutvikling g mstillingsarbeid. Samarbeid, felles rg. kultur med mer. Rekruttere/ utdanne radilg - stilling g indre - medisiner samt allmennleger ved sykestua IKT g medisinsk teknikk. Telemedisin/ bruk av vide --knferanse Utarbeide en avtale mellm FIN g Alta kmmune RIBR Brann, COWI, Fuglem RAIku Akustikk, COWI, Fiskvik RIEn Energi g Miljø COWI, Stene RIBfy Bygningsfysikk COWI, Gaare KS Kvalitetssikring IDK Rati, Lauridsen Figur 3. Organisasjnskart Krdinatr DAK rutiner Rati, Olsen RiB bygg COWI, Overrein 09.01.15 Side 21 COWI, Overrein
7.4.3 Adm. direktør ved Finnmarkssykehuset er prsjekteier g byggherre Prsjekteiers ansvar er: Overrdnet ansvarlig fr prsjektet g dets resultater. Gdkjenner freliggende styringsdkument. Ansvarlig fr å etablere prsjektet, sørge fr at frutsetninger er tilstede, verrdnet vervåke framgangen gjennm styringsgruppa, iverksette tiltak m nødvendig. Sikrer at prsjektets strategi g FINs strategi ikke er mtstridende. Sikrer at prsjektets mål er i henhld til FINs behv. 7.4.4 Styringsgruppe Styringsgruppens medlemmer er ppnevnt av adm. dir. i Helse Nrd RHF. Styringsgruppen skal bidra til at prsjektet får administrativ avklaring g frankring av prsjektet på riktig administrativt nivå i Finnmarkssykehuset g i Helse Nrd RHF. Styringsgruppen skal ha jevnlige møter gjennm hele frprsjektperiden. Oppdragsgivers representant, er prsjektleder i Finnmarkssykehuset. Styringsgruppen skal frelegges alle spørsmål av vesentlig betydning fr prsjektets løsning, herunder rganisering g gjennmføring av frprsjektperiden, brukermedvirkningen g frhld til ffentlige myndigheter g allmennheten. Styringsgruppens leder er ansvarlig fr at: Prsjekteier er tilstrekkelig infrmert. Styringsgruppen g prsjektleder har nødvendig kmpetanse. Prsjektleders rapprtering g ppfølging gjennmføres på en tilfredsstillende måte. Legge til rette fr gevinstsrealisering. Styringsgruppa behandler styringsdkumentet, at mål g milepælplan følges pp, endringer i dkumentet å legge anbefaling fram fr prsjekteier. Styringsgruppa behandler risikvurdering jevnlig. Følgende saker skal legges frem fr behandling i styringsgruppen: Styringsgruppens leder setter pp dagsrden sammen med byggeier, frbereder møtene g skal sikre at det føres prtkll fra møtene. Status i frhld til verrdnet styringsdkument fr frprsjektfasen. Rutinemessige rapprter vedrørende prsjektets status med prgnser fr ttale kstnader g fremdrift legges frem sm rienteringssaker med mindre avvik krever drøfting g beslutning i styringsgruppen. Mål g rammer fr frprsjektfasen, herunder: Innhld g mfang. Kstnadsrammer. Fremdriftsplan. Gjennmføringsstrategi. Overrdnet ppfølging av prsjektets kstnader, kvalitet g fremdrift. Tiltak fr krrigering av avvik. Risikreduserende tiltak. Nye krav eller endrede frutsetninger fr prsjektet. Andre saker av vesentlig betydning fr prsjektet g sm en eller flere av styringsgruppens medlemmer ønsker behandlet. Referatsaker. 09.01.15 Side 22
Det skal fremgå av saksdkumentene m en sak fremlegges til rientering, til drøfting eller til beslutning. 7.4.5 Daglig prsjektledelse g prsjektleder i FIN Prsjektleder skal: Lede g mtivere de sm arbeidet med prsjektet mt prsjektets mål Se til at prsjektets leveranser har riktig kvalitet, leveres til rett tid g i henhld til vedtatt budsjett Fatte beslutninger innenfr rammer gitt av styringsgruppa, herunder endringer sm ikke påvirker prsjektets resultat Følge pp avvik Rapprtere til styringsgruppen 7.4.6 Brukerkrdinatr Brukerkrdinatr rapprterer g samarbeider med prsjektleder FIN. Brukerkrdinatrs ppgaver er i denne sammenheng å krdinere arbeidsprsessene i medvirkningsgruppene, herunder: Å være bindeledd mellm de ulike brukergrupper g brukerrepresentanter fr øvrig, g å være bindeledd mellm brukerrganisasjnen g prsjektets ledelse. Å være bindeledd mellm de ulike brukergrupper g brukerrepresentanter fr øvrig g de eksterne leverandører sm arbeider med planlegging i prsjektet (prgrammering, prsjektering g utstyrsplanlegging). Dette gjøres i nært samarbeid med prsjektleder. Å være bindeledd mellm brukerrganisasjnen g linjerganisasjnen der slik frbindelse ikke følger naturlig av brukerrganiseringen. Å følge pp brukergruppenes arbeid g bistå med g krdinere i arbeidet slik at prblemstillinger sm blir reist kmmer til drøfting g avklaring. Å være bindeledd mellm brukerrganisasjnen g fag- g ansvarsmråder sm ikke er direkte representert i brukerrganisasjnen. Brukerkrdinatr skal videre bistå prsjektleder FIN prsjektleder prsjektering ved behandling av prsjektfrslag g i den frbindelse påse at brukerønsker g krav er dkumentert g tatt stilling til i prsjektdkumentene. Dette gjelder hvedsaklig funksjnelle frhld i den kliniske virksmhet g i mindre grad frhld sm har med eiendmsdrift å gjøre. Brukerkrdinatr deltar nrmalt i alle brukermøter. 7.4.7 Drifts- g eiendmssjefens rlle i prsjektet Drifts- g eiendmssjefen i FIN skal gi råd g bistå prsjektleder gjennm frprsjektfasen. 7.4.8 Medvirkningsgrupper De faglige medvirkningsgruppene (FMG) må etableres raskt i løpet av januar 2015, slik at arbeidet med prgrammeringen kan starte. FMG skal i hvedsak beskrive funksjnaliteten, nærhetsbehv g bidra i arbeidet med å definere rmbehv fr å dekke delfunksjnens aktivitet. Andre medvirkningsgrupper g etablering av disse kan gjøres i et litt lengre tidsperspektiv, men likevel ikke senere enn mai 2015. Felles fr faglige g andre medvirkningsgrupper Styringsgruppen ppnevner medvirkningsgruppene, både leder g øvrige medlemmer gjennm vedtak. Frslag til leder g medlemmer fra slike grupper fremmes til prsjektleder sm på vegne av adm. dir. i Finnmarkssykehuset samrdner frslagene g fremmer dem fr styringsgruppen. 09.01.15 Side 23
Det skal være medlemmer fra Alta kmmune i alle medvirkningsgrupper. Medvirkningsgruppene vil være rådgivende i frhld til byggherre g styringsgruppe. Arbeidet skal frankres i FIN/ledelsen i klinikkene g i Alta kmmune. Hvedfrmålet med brukermedvirkning i frprsjektet er: Å sikre at vedtaket i styresak 72-2014 fra Helse Nrd RHF blir gjennmført. Å gi råd m g funksjnskrav g utfrming av løsninger fr å tilfredsstille funksjnskravene. Å kvalitetssikre prsjektets funksjnalitet g andre bruksrelaterte kvaliteter. Å sikre relevant infrmasjnsflyt fra driftsrganisasjn til prsjekt Å skape kunnskap m, mtivasjn fr g eierskap til prsjektet, g dermed sikre et knstruktivt engasjement i fagmiljøene til frdel fr prsjektet. Medvirkning frstås her sm brukere (ansatte g representant fra brukerutvalget i FIN) av bygninger, utstyr g rganisatriske ressurser. I prsjektet er dette ledere, ansatte, g en brukerrepresentant fra Finnmarkssykehuset HF. Medvirkningen er rådgivende. De ansatte gir råd på vegne av de fag, funksjnsmråder g rganisasjnsenheter de representerer. Medvirkningsgruppene MVG er sammensatt av representanter fra de ulike funksjnene sm skal ivaretas i prsjekt Alta nærsykehus fr å sikre at riktig kmpetanse invlveres i frhld til de funksjner sm skal beskrives g ppgaver sm skal løses. Dette innebærer at de invlverte har detaljkunnskap m arbeidsprsessene, g hvilke rm g utstyr disse krever. Videre må de invlverte ha myndighet til å ta avgjørelser i møtene, på vegne av den enheten eller funksjnen de representerer. Hver MVG ledes av en gruppeleder sm krdinerer g fungerer sm kntaktpersn fr prgrammerings- g prsjekteringsgruppen, g sm et bindeledd mellm gruppens medlemmer g prsjektrganisasjnen mellm møtene. Medvirkningen (fag, ansatt g bruker/pasientrganisasjner) kan videreføres fra utviklingsfasen. Overrdnet medvirkningsgruppe ppretthldes fr å ivareta samlet krdinering av innspill fra medvirkningsgruppene. Overrdnet medvirkningsgruppe settes sammen av lederne i hver av medvirkningsgrupper samt tillitsvalgte g representant fr pasientrganisasjnene. Det skal etableres følgende faglige medvirkningsgrupper fr arbeidet i frprsjektet, sm i hvedsak skal utarbeide følgende: 1. Psykisk helse g rusbehandling, døgnbehandling. 2. Pliklinikk, dagbehandling, dagkirurgi. 3. Sengepster g fellesmråder (føde- g sykestue) 4. Felles vestibyle fr Alta kmmune g FIN Det vil i tillegg skal det ppnevnes følgende medvikningsgrupper: 1. Rekruttere/ utdanne radilgstilling g indremedisiner, samt allmennleger. 2. Videreutvikling g mstillingsarbeid, herunder endring rganisatrisk tilknytning g virksmhetsverdragelse fra AK til FIN fr ansatte ved føde- g sykestua. Samarbeid, felles rganisasjnskultur med mer er ne av det sm skal utredet nærmere. Endrede pasientfrløp, ambulering, lgistikk, aktivitet med mer i Alta vil ikke bare gi endringer fr Alta nærsykehus, men gså fr klinikk Hammerfest. Det er derfr viktig at det etableres en engen gruppe sm skal arbeide med rganisasjnsutvikling. 3. IKT g medisinsk teknikk. Telemedisin/ bruk av videknferanse. 4. Utarbeide en avtale mellm FIN g Alta kmmune 5. Driftsmessige løsinger 6. Samhandling 09.01.15 Side 24
Det vil bli utarbeidet mandat fr samtlige medvirkningsgrupper. Medvirkning ved ansatt - g brukermedvirkningen er prinsipielt rådgivende. De ansatte gir råd på vegne av de fag, funksjnsmråder g rganisasjnsenheter de representerer. 7.4.9 Prsjekteringsgruppe Prsjekteringsgruppen utfører prsjektering av frprsjektet med tilhørende utredningsarbeid. Arbeidet ivaretas av en gruppe av Rati arkitekter as, Hspitalitet, Cwi as g Byggeanalyse as. Gruppen tilbyr et kntaktpunkt inn mt prsjektleder. Hspitalitet ved Trude Fagerli har ansvaret fr krdinering av prsjektgruppen mt prsjekteringsgruppen. Det vies til kap. 6.1 sm viser hvedppgaver frdelt på 5 faser. 7.5 Fullmakter Fullmaktene er knyttet til budsjett g kntrakter. Innen prsjektets kstnadsramme er det utarbeidet budsjett fr prsjektet inndelt etter prsjekt- g kntraktsstruktur. Kstnadsramme g budsjett på ulike nivåer frdeles slik: Styret fastlegger prsjektets kstnadsramme, herunder eventuell justering av kstnadsrammen mht. prisutvikling. Administrerende direktør fastlegger prsjektets styringsmål samt margin innenfr kstnadsrammen etter innstilling fra styringsgruppen. Styringsgruppen etter innstilling fra prsjektleder fastlegger byggebudsjett, herunder avsetning fr reserver g uspesifisert innenfr rammen av prsjektets styringsmål. Styringsgruppen fastlegger entreprisebudsjett fr den enkelte entreprise/kntrakt. Myndighet til å fastlegge kstnadsramme g budsjett på ulike nivåer frdeles slik: Styringsgruppen fastlegger prsjektets kstnadsramme g avsetning fr usikkerhet. Prsjektleder fastlegger budsjett fr den enkelte leveranse i frprsjektfasen. Prsjektleder dispnerer budsjett innen prsjektets styringsmål. Bilagshåndtering skal skje iht. Finnmarkssykehusets HF sine prsedyrer fr regnskapsføring, g ansvaret frdeles slik: Prsjektleder attesterer alle bilag fr utgifter sm psteres knyttet til de kntrakter sm er inngått fr å gjennmføre frprsjektet. xxxxxx attesterer fr utbetaling alle fakturaer fr utgifter sm psteres i prsjektet. Myndighet til å bruke av prsjektets reserver g marginer fastlegges slik: Styringsgruppa dispnerer marginen mellm prsjektets styringsmål g kstnadsrammen. Prsjektleder dispnerer reserver sm blir definert innenfr prsjektets styringsmål. Status fr bruk av reserve g margin skal inngå i den regelmessige rapprtering på alle nivåer i prsjektet. 09.01.15 Side 25
7.6 Øknmiske analyser Øknmiske analyser i frprsjektet vil bestå av blant annet detaljering av prsjektkstnader g driftskstnader fr bygget (årskstnader). I tillegg vil det utarbeides en ttal kstnadsramme fr prsjektet, samt finansieringsplaner. Det vil bli utarbeidet en usikkerhetsanalyse i frprsjektet. De øknmiske beregningene vil sammen med beskrivelse av funksjnalitet g dkumentasjn av behv vil danne grunnlag fr neste fase, sm er igangsetting av byggingen. Det er Finnmarksykehuset/ byggherre sm leder arbeidet med usikkerhetsanalysen. Ekstern knsulent bidrar i arbeidet. Det er tenkt g arrangerer en heldags wrkshp (antar heldags) g knsulent bidrar med metdikk g ppsummering. Det er planlagt å gjennmføres i slutten av mai i hht den reviderte planen. Hvedpstene i frprsjektarbeidet er vist i følgende tabell: 09.01.15 Side 26
7.7 Usikkerhetsanalyser En usikkerhetsanalyse er svært lik en risikanalyse, men tar gså med psitive hendelser sm kan ppstå i et prsjekt. Det skal gjennmføres en usikkerhetsanalyse fr å vurdere kalkylens presisjnsnivå g fr å identifisere de elementene sm bidrar mest til den øknmiske risiken. Det skal angis en frventet prsjektkstnad basert på p50 g krav til margin ved et frhøyet sannsynlighetsnivå (p85). Styringsmålet fr prsjektet kan settes lavere, f.eks. p30. Hvrdan marginen skal håndteres i budsjettet g eventuelt utløses i prsjektet styres av FIN/RHF. Det vil bli identifiseres mulige risik- g kstnadsreduserende tiltak, med en tidsplan fr når i planleggings- eller utbyggingsfasen disse senest må iverksettes. Begrepene p50 g p 85 skal benyttes i planleggingen av byggeprsjektet. Beregning av byggekstnader gjøres fte med str usikkerhet. p50 betyr at det er 50 prsent sannsynlig at kstnaden vil hlde seg innenfr beregnet beløp, mens det er 50 prsent sannsynlig at kstnaden kan bli høyere eller lavere. p85 betyr at det er 85 prsent sannsynlig at kstnaden vil hlde seg innenfr beregnet beløp, mens det er 15 prsent sannsynlig at kstnaden kan bli høyere eller lavere. Det er vanlig at det i frkant av gdkjenningen av frprsjektet er gjennmført usikkerhetsanalyse av prsjektets kstnader ekskl utstyr, renter g prisstigning i byggeperiden. Den vedtatte rammen på 267 mill krner vil ut fra denne analysen med m lag 50 % sikkerhet fr realisering innenfr rammen. Dvs 50 % sannsynlighet fr at rammen skal hlde, g 50 % sannsynlighet fr at den blir verskredet. Denne 50/50 vurderingen var avvikende fra sikkerhetsmargin på 85/15 sm på samme tid ble lagt til grunn ved ppføring av andre statlige bygg. 7.8 Øknmisk bæreevne Beregninger av øknmisk bæreevne blir vanligvis gjrt i knseptfasen, men ikke ble gjrt. Den øknmiske bærekraft skal i frprsjektfasen gjennmføres, på grunnlag av eventuelle nye frutsetninger fr kstnader g fremdrift. Nye analyser gjøres bare hvis det har ppstått endringer sm påvirker driftsøknmien, avskrivinger eller rentefrhld. 7.9 Valg av entreprisemdell Entreprisemdeller kan i deles i t hvedkategrier: Byggherre er ansvarlig fr prsjektering Entreprenør(er) er ansvarlig fr prsjektering I begge disse hvedalternativene, kan man se fr seg en eller flere entreprenører. I tilfelle med flere entreprenører er det mulig å både dele inn i frhld til mråder (f.eks. teknisk g bygningsmessig) eller i frhld til tidsfaser i prsjektet (f.eks. riving, grunnarbeider, byggefase 1, byggefase 2). 09.01.15 Side 27