Namsos kommune Økonomisjefen Saksmappe: 2008/9418-1 Saksbehandler: Kjellrun Gjeset Moan Saksframlegg Budsjettkontroll 3. kvartal 2008 Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret tar budsjettkontrollen til orientering. 2. Det forutsettes at fagområdene arbeider for nøktern og tilpasset drift i forhold til gitte og framtidige budsjettrammer. 3. Kommunestyret vedtar følgende budsjettjustering: Art Ansvar Tjeneste Prosjekt Beløp Egenkapitalinnskudd KLP Bruk av ubundet investeringsfond 05291 8900 18000 9056 1.449.846 09480 8900 18000 9056-1.449.846
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 27.10.2008 Budsjettkontroll 3. kvartal 2008 Saksopplysninger Kommunens prognose for 2008 viser et underskudd 11,1 mill. kr. Årsaken til underskuddet er i hovedsak økte kostnader innenfor helse og sosial, tilpasning til egenfinansieringskravet for barnehager, utfordringer i forhold til å oppnå vedtatte effektiviseringskrav samt et dyrere lønnsoppgjør enn antatt. I tillegg forventes det en betydelig svikt i de kalkulatoriske inntektene som følge av finanskrisen. Pr. 1. halvår i år ble det meldt et forventet avvik for hele året på 9,1 mill kroner. Den økonomiske situasjon har forverret seg for 3. kvartal og framskriver man drifta ut året viser prognosen et avvik på 11,1 mill. kr. Det økte avviket på 2 mill kr. skyldes i all hovedsak økte kostnader innenfor helse og sosial. Negative tall = Inntekt Pr. september 2008 Hele året Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsj. Prognose Avvik Skatt, rammetilskudd, eiend.skatt -292 562-291 466-1 096-391 175-391 175 Konsesjonsavgift -471-365 -106-700 -700 Tilskudd ressurskrevende tjenester Investeringskompensasjon -3 900-3 900-5 200-5 500-300 Momskomp. investeringer -5 391-3 000-2 391-4 000-6 400-2 400 Kalkulatoriske inntekter -48 571-50 225 1 654-50 225-48 571 1 654 Netto driftsinntekter -350 895-348 955-1 939-451 300-452 346-1 046 Fellestjenester og administrasjon 36 334 37 294-960 46 528 44 863-1 665 NAV 7 191 6 645 546 9 645 10 131 486 Fagområde Oppvekst 91 460 91 092 368 126 161 129 581 3 420 Fagområde Helse og sosial 111 106 105 035 6 071 150 653 157 713 7 060 Fagområde Kultur 7 498 6 482 1 016 7 947 8 347 400 Fagområde Teknisk 47 884 46 335 1 549 40 820 42 010 1 190 Felles rammeområder 0 0 6 231 7 531 1 300 Sum rammeområder 301 473 292 883 8 590 387 985 400 176 12 191 Netto finans 66 024 66 159-135 67 290 67 290 Netto driftsresultat 16 602 10 087 6 516 3 975 15 120 11 145 Bruk av dispfond -4 004-4 004 Resultat 16 602 10 087 6 516-29 11 116 11 145 Netto driftsinntekter - Kommentar til avvik: Skatt, rammetilskudd, eiendomsskatt og konsesjonskraftinntekter. Inntektsprognosene viste samlet positive avvik ved 1. halvår. Dette ble budsjettjustert mot økte kostnader i forbindelse med lønnsoppgjøret. Det forventes ingen store avvik mot slutten av året.
Investeringskompensasjon (-0,3 mill. kr): Investeringskompensasjonen for skole og omsorgsboliger øker som følge av økt rentenivå. Økningen er foreløpig estimert til 0,3 mill. kr. Momskompensasjon investeringer (-2,4 mill kr): Dette positive avviket kan sees i sammenheng med fjorårets negative avvik. Momskompensasjon på investeringer avhenger av byggeaktivitet på investeringsprosjektene, og utbyggingen av Namsos barneskole kom senere i gang enn planlagt. Det er usikkert hvilken effekt vi får av Bangsund skole for regnskapsåret 2008, alt avhenger av hvor fort byggearbeidene kommer i gang. Rådmannen tar derfor forbehold om at det kan komme en positiv oppside i forhold ytterligere økte kompensasjonsmidler. Kalkulatoriske inntekter (rente) (1,7 mill. kr): Kalkulatoriske renteinntekter er en intern avregning av rentekostnader mot selvkostområder, primært vann- og avløpsområdet. Ved internavregning skal det benyttes en 3-årig statsobligasjonsrente. Pengemarkedsrenten har hatt en betydelig økning utover høsten i år, mens statsobligasjonsrenten har hatt store svingninger i motsatt retning. Dette påvirker våre kalkulatoriske renteinntekter som viser seg å bli betydelig lavere enn antatt. Sum rammeområder - Kommentar til avvik: Flere av fagområdene har allerede satt i verk rådmannens tiltak som skal redusere avvikene. Noen av prognosene inneholder derfor forutsetninger om gjennomføring av disse tiltakene. Fellestjenester og administrasjon (-1,7 mill. kr): Politisk virksomhet har et avvik på 0,4 mill kr., noe som skyldes ikke budsjettert tilskudd til interkommunal oppdrettskonsulent, økt politisk aktivitet og økt godtgjørelse til folkevalgte. Flyktningetjenesten melder om et positivt avvik på - 0,5 mill kr., noe som skyldes økte satser på integreringstilskudd. Det har vært færre bosatte flyktninger enn forventet. Personal har et positivt avvik på - 1,3 mill kroner som skyldes dobbelbudsjettering AFP. NAV (0,5 mill. kr): Utgifter til sosialhjelp forventes å bli 0,5 mill. kr. høyere enn budsjettert. Årsaken til avviket skyldes flere brukere, prisøkning og generelt vanskelig å få personer ut i ordinært arbeid. Fagområde Oppvekst (3,4 mill. kr): Fagområdet melder om økte utgifter til skoleskyss på 0,2 mill kroner. I forbindelse med opprustning av Høknes Barneskole påløper det økte skyss og flytteutgifter fordi elevene er fordelt på flere skoler. I tillegg øker vikarutgiftene grunnet høyt sykefravær samt behov for ekstra ressurser til oppfølging av elever med spesielle behov. Dette vil utløse et merforbruk på 0,640 mill kr.
Det vises til sakene 25/08 og 40/08 i kommunestyret angående fordeling av skjønnsmidler til barnehagene. I henhold til departementets syn skal kommunen opprettholde samme egenfinansiering av barnehagene som i 2003 (nominelt). Budsjettet for 2008 er 3 mill. kr. lavere enn egenfinansieringskravet. Budsjettet for barnehagene bør derfor justeres opp med 3 mill. kr. Opplæringssenteret rapporterer med et positivt avvik på - 0,4 mill kroner. Det er knyttet en del usikkerhet til periodisering av utgifter i løpet av året noe som også skyldes det økte behovet etter tjenester i forhold til at Namsos får flere asylsøkere. Fagområde Helse og sosial (7 mill. kr): Felles helse rapporterer med budsjettavvik på 1,2 mill. kr. Dette skyldes feilbudsjettering av vakant stilling av 0,5 mill kr. I tillegg melder barnevern om økte kostnader på 0,7 mill kr som skyldes barnevernstiltak i Namsos. Helsedistrikt sør melder om et avvik på 2,5 mill kr som skyldes økt tjenestebehov som har medført behov for økt bemanning. Det er satt i verk tiltak for å redusere avviket ned til 2 mill kr., gjennom omdisponering av kompetansemidler og vakante stillinger. Distrikt vest melder om et avvik på 2,3 mill kroner som skyldes økt sykefravær, omplasseringer, ekstravaktinnleie og manglende kompensasjon lønnsoppgjør for vikarinnleie. Distriktet har satt i verk tiltak i forhold til å beholde stillinger lengre vakant innenfor rus og psykiatritjenesten, samt å redusere forbruket ved avlastningsbolig. Disse tiltakene vil føre til et anslått avvik ved årets slutt på 0,3 mill kr. Namsos sykeheim melder om avvik på til sammen 4,3 mill kr. Dette skyldes 2 forhold: 1. Avviket på 3,8 mill kr. skyldes feil/manglende budsjettering 2008 på ressurskrevende tjenester og økte egenandeler. Det vises til halvårsrapporten for nærmere forklaring av avviket innenfor ressurskrevende tjenester. 2. Det resterende avviket på 0,5 mill kr. skyldes økt tjenestebehov, samt manglende kompensasjon lønnsoppgjør for vikarinnleie. Fagområde Kultur (0,4 mill. kr): Ny avtale med fylkeskommunen medfører lavere inntekter på kulturhuset på 0,1 mill kroner. Namsos kino har et effektiviseringskrav på 0,4 mill. kr som var planlagt i forhold til en nedleggelse av kinoen. I kommunestyrets budsjettvedtak ble driften forlenget, men effektiviseringskravet opprettholdt. I henhold til sak 13/08 har kommunestyret nedsatt en prosjektgruppe som arbeider med tiltak. Ut i fra driften så langt i år viser prognosen en svikt i billettinntektene på 0,2 mill kr. for hele året, noe som medfører at effektiviseringskravet ikke blir oppfylt. Oasen har hatt mindre besøk i september enn antatt, dette gir en svikt i budsjettet på 0,1 mill kr. Fagområde Teknisk (1,2 mill. kr): Namsos Bydrift melder om brutto avvik på 1,8 mill kr. Avviket skyldes: Drift Oasen 1,1 mill kr., økte kostnader drift/vedlikehold vei 0,2 mill kr. og omstillings og effektiviseringskrav under Namsos Bydrift administrasjon på 0,3mill kr. For å begrense avviket er det satt i verk omstillings og effektiviseringstiltak både i Hestmarka og på VAR området som får effekt i
driftsregnskapet, slik at nettoavviket under Namsos Bydrift forventes å bli ved årets slutt 1,2 mil kr. Eiendomsavdelingen melder om et brutto avvik på 1,8 mill kr. som skyldes utskifting av elanlegg Namsos ungdomsskole og utbedring av ventilasjonsanlegg på Otterøy skole, i tillegg til økte kostnader til henting av avfall. Tiltak for å redusere avviket er å utsette fornying av gesims ved Namsos Barneskole. Deler av elanlegg Namsos ungdomsskole er å betrakte som nyanskaffelse og dermed en investering. Det fremmes egen sak om dette i høst. Totalt positivt nettoavvik på eiendom ved årets slutt er forventet - 0,6 mill kr. Byggesak, kart og oppmåling melder om et forventet avvik på 0,6 mill kr ved årets slutt. Avviket skyldes flere forhold, men i all hovedsak skyldes økt bemanning som følge av økte saker og overgangen til Matrikkel, samtidig som det er satt et for høyt inntjeningskrav i forhold til byggesak. Eiendomsskatteprosjektet ble forlenget fra 01.08 til 31.12, som følge av en betydelig høyere andel henvendelser og klager enn forventet. Dette har medført at prosjektet vil få en forventet overskridelse på mellom 0,3 0,5 mill kroner på årsbasis. Felles (1,3 mill. kr): Økte kostnader i forbindelse med lønnsoppgjør. Det er budsjettert med 5 % lønnsøkning, mens lønnsoppgjøret viser en økning på 6-6,5 % lønnsøkning. Ved 1. halvår ble det justert for økte kostnader lønnsoppgjør, men allikevel dekket ikke denne justeringen hele oppgjøret. Gjenstående avvik er 1,3 mill kr. Så langt viser beregningene av KLP kostnadene at de vil balansere opp i mot det budsjetterte beløpet. Årets egenkapitalinnskudd til KLP er på 1,5 mill kr. Dette tilskuddet er Namsos kommune forpliktet til å innbetale til KLP. Rådmannen foreslår at tilskuddet finansieres med bruk av kapitalfond.
Utviklingen i sykefraværet: FRAVÆR TOTALT I KOMMUNEN PR. 30. SEPTEMBER: 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 9,5 % 10,6 % 9,9 % 8,0 % 9,2 % 8,5 % 10,1 % Utviklingen viser pr. 30. september en betydelig økning i sykefravær, i forhold til samme periode i 2007. Den største økningen i fraværet har vært innenfor fagområdene skole og barnehage Sykefravær pr. fagområde pr. 30.09 sammenlignet med 2007. Pr. 30.09.2007 Pr. 30.09.2008 Skolene 7 % 9 % Barnehagene 9,9 % 14.2 % Kultur 5,5 % 13,7 % * Teknisk 6,6 % 8,0 % Helse- og sosial 11,8 % 12,6 % * Når det gjelder kultur er det en liten enhet, og det gir store utslag når en eller to blir helt sykemeldt. Det egenmeldte fraværet har vært stabilt og er i overkant av 1 %. Økningen skyldes langtidsfravær, ut over arbeidsgiverperioden. Netto finans: Renter og avdrag på lån forventes som budsjettert. Renteinntektene forventes noe høyere noe som skyldes at prosjekter blir igangsatt senere enn antatt. Det er likevel stor usikkerhet i forhold til renter som påløper i siste kvartal ut ifra at pengemarkedsrenten har hatt store svingninger den senere tiden. Det vil være en naturlig oppside i forhold til renteinntektene, mens det vil være en naturlig nedside knyttet til renteutgiftene. Rådmannen velger derfor å ikke legge inn noen nettoendring i renter og avdrag. Saksvurdering: Hovedutfordringene for Namsos kommune i 2008 er følgende: o Det er ingen fondsreserver som kan dekke opp engangsforhold i driften. Pr. 27.oktober 2008 var det kun 1,7 mill. kr i ledige midler på disposisjonsfond (ikke disponert hovedkonto). Det eksisterer ikke midler som kan bidra til å styrke aktivitetsnivå. o Høyt gjeldsnivå trekker rentekostnadene opp som tar en økende andel av de frie inntektene o Høyere lønnsoppgjør enn budsjettert o En betydelig økning i sykefraværet o Økt behov for tjenester, spesielt innenfor helse og sosial. Kortsiktige tiltak: o Rådmannen har pålagt fagområdene om å iverksette følgende tiltak som begrenser budsjettavvikene: Innkjøpsstopp fra utgangen av oktober gjelder varer og tjenester som ikke er nødvendige for folks liv og helse
Tilsettingsstopp på alle faste stillinger og vikariat over 6mndr. Evt. unntak skal godkjennes av rådmannen. Ingen videreføring av vikariat og engasjement uten godkjenning av fagsjef. Eksterne kurs og reiser må reduseres til et minimum. Godkjenning av fagsjef. Interne kurs må vurderes nøye i forhold til behov for innleie av vikar. Etter 1. halvår ble følgende tiltak innarbeidet: o Alle ledige stillinger er under løpende vurdering i forhold til om de kan stå vakante før de lyses ut for tilsetting. Langsiktige tiltak: o I den vedtatte ståstedsrapporten har kommunestyret bedt om at administrasjon vurderer ulike tiltak ut i fra en prioritert liste. Administrasjon har fremmet tiltaksliste til politisk behandling. o Det er en kontinuerlig prosess å utrede og gjennomføre tiltak som kan effektivisere og redusere driftskostnadene innenfor alle fagområdene. Rådmannen vil derfor prioritere at dette arbeidet fortsatt har en kontinuerlig fokus gjennom hele året, ved at det rapporteres på status pr. tiltak. o Det innføres et bedre styringsverktøy som til enhver tid skal gi oss bedre oversikt over status drift og økonomi. Faste oppfølginger gjennomføres i dialogsamtaler med resultatenhetslederne. Dette skal også danne grunnlaget for den interne budsjettprosessen. o Igangsetting av sykefraværsprosjektet fra 1. november i år, noe som rådmannen forventer vil gi både arbeidsmiljømessige og økonomiske effekter i den kommende planperioden. o Spesielt fokus på nærvær gjennom å skolere og følge opp ledere med personalansvar. Miljømessige vurderinger: Ingen kjente.