SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Audun Eriksen Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 16/3904 Saksnr. Utvalg Møtedato ØKONOMIRAPPORT TUN MODUMHEIMEN AUGUST 2016 Rådmannens innstilling Økonomirapport Tun Modumheimen januar-august 2016, tas til orientering. Vedlegg Kortversjon (skriv innenfor rammen) Statusrapport for tun Modumheimen til og med august 2016. Resultatet viser et merforbruk på 868 703kroner. Sykefravær for Tun Modumheimen er på 7,02 %. Dette er hele 3 prosentpoeng lavere enn 2. kvartal 2015. Saksopplysninger Kommunestyret behandlet i møte 21.09.2015 sak 70/15 hvor det blant annet ble fattet følgende vedtak: «Kommunestyret ber om økonomirapportering fra Modumheimen hver annen måned, første gang i november 2015. Det rapporteres avdelingsvis og det anføres hvilke grep som er gjort på hver avdeling for å nå budsjettmål. Kommunestyret ber om en redegjørelse om hva som gjøres av personaltiltak på Modumheimen med sikte på å få ned sykefraværet. Videre rapportering må inneholde vurderinger om tiltakene gir ønsket effekt i forhold til redusert sykefravær. Tun Modumheimen januar - august 2016 Ansvar Regnskap Budsjett inkl. endring Avvik i NOK ALLE 38 695 693 37 826 990-868 703
361000 Modumheimen -5 158 484-5 654 072-495 587 361100 Avdeling 1 6 947 878 7 030 830 82 952 361200 Avdeling 2 6 523 449 6 253 912-269 537 361300 Avdeling 3 6 785 301 6 494 077-291 224 361400 Avdeling 4 4 489 745 4 391 874-97 872 361401 Nattsykepleier 1 198 094 1 199 513 1 419 361402 Demensomsorg 371 735 367 156-4 579 361500 Avdeling 5 7 580 113 7 606 693 26 580 361600 Husøkonom 2 065 076 2 124 661 59 585 361800 Dagsenter 548 711 536 583-12 128 361900 Furulund bofellesskap 5 495 234 5 654 430 159 196 362000 Leder botilbud MH 1 848 841 1 821 333-27 507 Tun Modumheimen: Regnskapstallene for perioden januar august 2016 viser et samlet merforbruk for hele Tun Modumheimen på kr 868 703 i forhold til budsjett. Budsjettrammen for Tun Modumheimen ble i 2016 økt med 1,2 mill kr i forhold til vedtatt budsjett for 2015. Tun Modumheimen har i perioden januar-august i år brukt kr 692 496 mindre på vikarer, ekstrahjelp og overtid, sammenlignet med samme periode i 2015. Tallene er korrigert for sykelønnsrefusjoner slik at dette er en virkelig nedgang i forbruk av variabel lønn. Den samlede besparelsen er større i og med at pensjon og arbeidsgiveravgift ikke er medregnet. Til tross for dette er det i perioden januar august et samlet merforbruk på ca 870 000 kr. i forhold til budsjett. Hovedårsaken i dette merforbruket er knyttet til merforbruk av vikarer, ekstrahjelp og overtid i forhold til budsjett. Fastlønn ligger ca 200 000 kr under budsjett Det er fortsatt stort fokus på å begrense bruk av vikarer der det er mulig. Samtidig opplever eksempelvis både avd 2 og 3 en stor pleietyngde for tiden. På avd 2 sitter 11 av 18 beboere i rullestol og 7 beboere må mates. Sykefravær: Også i 2. kvartal i år fortsatte den gode utviklingen med et samlet fravær for Tun Modumheimen på 7,02 %. Dette er hele 3 prosentpoeng lavere enn 2. kvartal 2015. I fjerde kvartal 2015 hadde virksomheten et samlet fravær under 7 %. Den gode trenden fortsatte også i 1. kvartal 2016, med et samlet sykefravær for hele Tun Modumheimen (97 årsverk) på 7,15 %. Til sammenligning hadde Tun Modumheimen 11,3 % sykefravær 1. kvartal 2015. 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal 2015 11,31 % 10,13 % 8,47 % 6,59 % 2016 7,15 % 7,02 %
Det er fortsatt avdelingsvise forskjeller, men både avdelingene 1, 2, 3 og 5 hadde under 7 % fravær i 2. kvartal. For de som er langtidssykemeldte har avdelingslederne fulgt disse opp gjennom løpende kontakt og gjennom dialogmøter. Virksomheten bruker funksjonsvurdering for å avklare den enkeltes arbeidsevne under sykemeldingsperioden. For å forebygge sykemeldinger og for å få sykemeldte raskest mulig tilbake i jobb søkes det om tilretteleggingstilskudd fra NAV. Det avholdes også regelmessige møter med NAV ang sykefraværsoppfølging. Som en ekstra ressurs på en del områder benyttes praktikanter fra NAV. Dette er personer som av ulike grunner har behov for praksis fra arbeidslivet. Sammen med lærlinger og studenter kan dette være viktige bidrag for å holde vikarkostnadene nede. Avdeling felles - 361000: Merforbruk januar august 2016 : - kr 495 587 Lønn og sosiale kostnader merforbruk ca 100 000 kr. Skyldes bokføring av trivselsassistenter som vil bli tilbakeført fra gavemidler. Mindreinntekt brukerbetaling ca 100 000 kr Kjøp av varer og tjenester ca kr 100 000 høyere enn budsjett. Det er særlig forbruk av medisinske forbruksartikler som er vesentlig høyere enn budsjett. Følges løpende opp for å redusere overforbruk på denne posten. Avdeling 1-361100: Mindreforbruk januar august 2016 : kr 82 952 Mindreforbruk tom august på ca 82 000 kroner. Lønn og sosiale kostnader mere forbruk på ca 98 0000 kroner. Sykelønnsrefusjon ca 140 000 mere enn budsjettert. Er restriktiv med å sette inn vikar på kveld når de er 5. Setter inn kortere vakter på dagtid. Sykefravær 2. kvartal: 6,95 % som er en vesentlig bedring fra foregående kvartal Avdeling 2 361200: Merforbruk januar august 2016 : - kr 269 537 Over forbruket er vikarer i opplæring og ferie. Det er flere av de ansatte med små stillinger som også tar ut ferie i hovedferien. Oppdekking av vakante stillinger som hovedsakelig er på helg, gjør at det er nødvendig med innleie. Korter innleievaktene så langt det er forsvarlig. Avspasering balanserer med mindreforbruket av helligdagstillegget som ikke blir utbetalt. Lavt sykefravær over 16 dager, lite refusjoner enn budsjettert. Vanskeligheter med å dekke opp vaktene har utløst flere overtidsutbetalinger ved korttidsfravær. Har stort utlegg på vikarer, en ansatt er fast ansatt i 30 % på timebank for å dekke fraværet, men er kontert på 102000. Lønnes fast hver måned. Har i ca 1 1/2 års tid forsøkt å balansere sykepleierdekningen slik at det ikke skal forskyve sykepleier fra dag til kveld. Ved full oppdekning av sykepleiere er dette en gevinst, men det siste halve året har sykepleiedekningen vært halvert pga sykdom
og oppsigelse/ferie. Dette har ført til flere kveldsvakter der det leies inn vikarer på to avdelinger for at den gjenværende sykepleier skal gå i mellom 2 avdelinger. Medio september er sykepleierdekningen nesten optimal igjen, men tiltaket vil bli ved fravær av en av sykepleierne er å kun leie der fraværet er reelt og sykepleier på motsatt avdeling er kun bakvakt. Forutsatt at det er hjelpepleier med medisindelegering. Arbeidsbelastningen på avdeling 2 er i dag stor, Av 18 beboere er det 11 som sitter i rullestol og er avhengig av forflytningsheis, tilsammen er det 6-8 matinger (3 ansatte på kvelden skal ivareta matsituasjonen), samt det er 5 beboere på avdelingen trenger ekstra tilsyn og oppfølging. Det er vanskelig å spare inn på antall personer da arbeidsmengden er så kompleks og stor. Avdeling 3-361300: Merforbruk januar august 2016 : - kr 291 224 Overforbruket er vikarer i opplæring og ferie. Flere sykemeldinger i helgene gjør at det blir dyre løsninger. Oppdekking av vakante stillinger som hovedsakelig er på helg, gjør at det er nødvendig med innleie. Korter innleievaktene så langt det er forsvarlig. Avspassering balanserer noe med mindreforbruket av helligdagstillegget som ikke blir utebetalt, men ansatte har over tid samlet timer langt ut over kalenderåret. Målet er at de skal ha en timebank på under 10 t ved årsskiftet. Lavt sykefravær over 16 dager, lite refusjoner enn budsjettert. Noen i små stillinger er i svangerskapspermisjon, der vi får refusjoner. Vanskeligheter med å dekke opp vaktene har utløst flere overtidsutbetalinger ved korttidsfravær. Har stort utlegg på vikarer, en ansatt er fast ansatt i 30 % på timebank for å dekke fraværet, men er kontert på 102000. Lønnes fast hver måned. Har i ca 1 1/2 års tid å balansere sykepleiedekningen slik at det ikke skal forskyve sykepleier fra dag til kveld. Ved full oppdekning av sykepleiere er dette en gevinst, men det siste halve året har sykepleiedekningen vært halvert pga sykdom og oppsigelse/ferie. Dette har ført til flere kveldsvakter der det leies inn vikarer på to avdelinger for at den gjenværende sykepleier skal gå i mellom 2 avdelinger. Medio september er sykepleiedekningen nesten optimal igjen. Tiltaket vil bli ved fravær av en av sykepleierne er å kun leie der fraværet er reelt og sykepleier på motsatt avdeling er kun bakvakt. Forutsatt at det er hjelpepleier med medisindelegering. Arbeidsbelastningen på avdeling 3 er i dag stor, Av 18 beboere er det 16 som sitter i rullestol og er avhengig av forflytningsheis, tilsammen er det 8-10 matinger ( 3 ansatte på kvelden skal ivareta matsituasjonen), samt det er 4 beboere på avdelingen trenger ekstra tilsyn og oppfølging. Det er vanskelig å spare inn på antalle personer da arbeidsmengden er så kompleks og stor. Tiltak 2: fortsetter med ingen innleie på dagtid, ved korttidsfravær. Avdeling 4-361400: Merforbruk januar august 2016 : kr 97 872 Merforbruk de første 8 månedene på 97 872 kroner. Lønn og sosiale utgifter 291 990 kroner i merforbruk. Sykefravær 2. kvartal: 13,33 %
Sykelønnsrefusjon ca. 100 000 kroner høyere enn budsjett. Restriktiv med å sette inn vikar ved fravær på kveld, og setter inn korte vakter på dagtid. Gjør turnus endringer fra 24. oktober med reduksjon til stort sett færre på kveldsvakt. En ansatt har fått økt stillingsstørrelsen sin med ca 32 % blir ført på fastlønn, gjør en endring og legger det på 102000 (vikar). Fra februar har avdelingen periodevis hatt 9 beboere. Budsjettert 8 beboere. Medført noe ekstra kostnader på enkelte ettermiddagsvakter. Nattsykepleier - 361401: Mindreforbruk januar august 2016 : kr 1 419 Har brukt 6107,- mer på fastlønn grunnet en ansatt som på slutten av året med videreutdanning som det ikke er tatt hensyn til i budsjett for i år. Lønn og sosiale utgifter; 38 086,- mindre enn budsjett. Overtidsbetaling brukt 24 541,- mer enn budsjett. Dette grunnet fravær av sykepleier med kort varsel. Det har vært noe korttidsfravær i juni og starten av juli som har utløst utbetalt overtidslønn. Ingen langtidssykemeldte gir kr 36 667,- i negativt resultat på sykelønnsrefusjon. Demensomsorg - 361402: Merforbruk januar august 2016 : kr 4 579 Samlet merforbruk til og med august på ca 4500. Lønn og sosiale utgifter mere forbruk på ca 14 000 kroner. Blir bare satt inn vikar ved sykefravær på dagsenter, ikke på demensteam. Sykelønn som budsjettert. Avdeling 5-361500: Mindreforbruk januar august 2016 : kr 26 580 Lite langtidssykemeldte. Lønn ved sykefravær over 16 dager brukt mindre enn budsjett. Noe økt sykemeldt fravær under 16 dager og egenmeldt fravær i mai, juni og starten av juli måned, som har ført til et merforbruk på 46 991,- lønn sykevikar under 16 dager. Har et merforbruk på 51 287,- til lønn vikar ved avspasering. Det er mange av de faste ansatte som bruker timer fra helligdagsturnus til avspasering og ikke utbetaling. Overtidsbetaling; brukt mer enn budsjett, grunnet fravær med kort varsel av sykepleiere. Har fått 26 705,- mindre i sykelønnsrefusjon enn budsjett. Fått 74 400,- i tilretteleggingstilskudd fra staten. Prosjekt endringskompetanse ble gjennomført 2015. Husøkonom - 361600: Mindreforbruk januar august 2016 : kr 59 585 Lønn og sosial kostnader ca kr 52 000 lavere enn budsjett. Skyldes vakant stilling. Kjøp av varer som budsjett. Renholds kostnader som budsjettert.
Salgsinntekter ca kr. 25 000 høyere enn budsjett. Dagsenter - 361800: Merforbruk januar august 2016 : kr 12 128 Merforbruk som vesentlig skyldes transport av brukere. Bussen har vært på verksted flere ganger. Furulund bofellesskap - 361900: Mindreforbruk januar august 2016 : kr 159 196 Fastlønn drift kr.399 900 mindre enn budsjett. Totalt på fastlønn kr.26 000 mindre enn budsjett. Lønn og sosiale utgifter merforbruk på kr.131 000. Refusjoner kr.270 500 mer enn budsjett, av det 265 000 i sykelønnsrefusjon. Har i perioden hatt tre langtidssykemeldte og en svangerskapspermisjon. Lite korttidsfravær. Lønn til vikarer totalt kr: 266 000 i merforbruk. Bruker lite på ekstrahjelp, to på pensjonistlønn tar mange vikarvakter, besparelse. Salgsinntekter kr.109 000 mer enn budsjett. Det er utfordrende å spare inn på vakter siden det bare er to på jobb, bla. må en være igjen hvis den andre må ut på leiting. I neste periode vil det være 6 vakante stillinger i varierende str. Bla. en 64% helsefagarbeiderstilling som en sykepleier nå går i. Modumheimen bo-del: Merforbruk januar august 2016 : - kr 27 507 Merforbruket skyldes periodisering av kostnadene. Konklusjon: Det har vært en positiv utvikling når det gjelder sykefraværet. Dette er av stor betydning for å holde budsjettet.