Utvalgsleder ba om at dette rettes i saksframlegget før det behandles i formannskapet.

Transkript

1 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 17646/2016 Arkiv: 416 Vår saksbehandler: Jon Arne Bye Vikarpool i Trysil Sykehjem Saksnr Utvalg Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 16/20 Hovedutvalg for helse og omsorg /66 Formannskapet /21 Arbeidsmiljøutvalget /91 Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Øvrige saksdokumenter: Rådmannens innstilling: 1. Trysil sykehjem tilføres 8,9 årsverk for å etablere en vikarpool. Disse etableres i hovedsak som hele stillingshjemler. 2. Det tilbys et kronebeløp på kr ,- pr. hel hjemmel for ansatte i vikarpool. 3. Årsverkene finansieres av vikarbudsjett, sykelønnsrefusjon og besparelser gjennom planlagte forsvarlige rutiner for redusert innleie av arbeidskraft for driftsåret (vakante lønnsmidler). 4. Vikarpool etableres våren Behandling i Hovedutvalg for helse og omsorg : Tallene på side 8 i innkallingen til møtet var dessverre ikke oppdatert. Riktige tall skal være: Utgifter: Lønnsutgifter 8,9 årsverk inkl. sosiale utgifter kr (et årsverk fagarbeider er ca ,-) Lønnstillegg for ansatte i vikarpool (13 hjemler) a kr ,-/år kr SUM kr Utvalgsleder ba om at dette rettes i saksframlegget før det behandles i formannskapet. Endringsforslag fra A v/randi Sætre: Votering: As forslag ble satt opp mot rådmannens innstilling. As forslag enstemmig vedtatt. Innstilling i Hovedutvalg for helse og omsorg :

2 Behandling i Formannskapet : Votering: Hovedutvalg for helse og omsorgs innstilling enstemmig vedtatt. Innstilling i Formannskapet : Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Forslag fra rådmannen til uttalelse: Før det tilsettes i vikarpoolen må ansattes rettigheter etter arbeidsmiljøloven 14-9 (6) ivaretas. Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Uttalelse i Arbeidsmiljøutvalget : Før det tilsettes i vikarpoolen må ansattes rettigheter etter arbeidsmiljøloven 14-9 (6) ivaretas. Behandling i Kommunestyret : Rådmannen orienterte om uttalelsen fra arbeidsmiljøutvalget som ble sendt kommunestyrets medlemmer på e-post like før kommunestyremøtet startet. Den lyder: Før det tilsettes i vikarpoolen, må ansattes rettigheter etter arbeidsmiljøloven 14-9 (6) ivaretas. Votering: Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret : Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)

3 Bakgrunn Saken gjelder videre organisering av arbeidskraft ved Trysil sykehjem. Historikk: Trysil Sykehjem fikk i 2014 tilført 7,2 årsverk som rammeøkning i langtidsavdelingene. To årsverk ble tilført 3. avdeling, to årsverk ble tilført 4. avdeling og 3,2 årsverk ble tilført Borgtun. Intensjonen var å styrke grunnbemanningen på avdelingene og å etablere større stillinger for å skape robusthet ved fravær. For å finansiere utvidelsen ble det i 2014 budsjettert med refusjoner på sykefravær. I 2015 ble det budsjettert med en inntekt på sykefravær på ,-. Deler av denne bemanningsøkningen i 2014 ble organisert som vikarpool ved Trysil Sykehjem. Vikarpoolen har 7 stillingshjemler som til sammen utgjør 3,85 årsverk i fast tilsetting. Fra sommeren 2015 ble vikarpool midlertidig oppløst med bakgrunn i at den var for liten til å dekke det totale vikarbehovet i sykehjemmet. Administrasjon av en vikarpool ble vurdert som tungvint og urasjonelt. Ansatte ble midlertidig fordelt på de respektive avdelingene. Arbeid i vikarpool innebærer fast arbeidstid, dag- og kveldsvakter i en periode på 6 uker. Stillingene har arbeid annenhver helg. Vikarpool dekker både korttidsfravær og langtidsfravær. Det ble i 2014 innført nye retningslinjer for innleie av vikarer. Dette for å ta høyde for å kunne planlegge med mindre bemanning enn grunnturnusene i de respektive avdelingene. Dette handler i hovedsak om at i situasjoner hvor det er et fravær i et vaktskifte så dekkes dette ikke med vikar. Hvis det er flere fravær i samme vaktskifte så dekkes videre vakter med vikar. Disse rutinene tar også høyde for at et kontinuerlig fravær over tid må dekkes opp, slik at avdelingene f.eks. ikke er underbemannet alle tidligvakter en hel uke igjennom. Denne ordningen med retningslinjer for innleie av arbeidskraft er også ment å innebære besparelser på fastlønnsbudsjett som skal finansiere bemanningsøkningen. Tabellen under viser stikkprøver gjort i Januar og April ved samtlige avdelinger. Sparte årsverk angir her summen av vakter hvor det ikke er innleid arbeidskraft jf. de rutinene for innleie. Tabellen viser også et annet forhold, nemlig at sykehjemmet ikke har tilgang til tilstrekkelig arbeidskraft. Dette er synlig for 3. og 4 avdeling hvor de omfattende besparelsene ikke skyldes retningslinjene for innleie alene,men også det faktum at sykehjemmet ikke har tilgang til tilstrekkelig arbeidskraft. Planlagte årsverk i turnus (ideell) Faktiske antall årsverk (reell) Sparte årsverk (differanse) 2. avd. 3. avd 4. avd. 5. avd. Januar April Januar April Januar April Januar April 19,6 19,9 16,6 16,07 16,6 16,07 30,99 30,59 18,38 17,61 13,85 10,84 10,95 12,1 29,45 29,11 1,21 1,58 2,74 5,22 5,65 3,96 1,53 1,47 Underskuddet på arbeidskraft som vist i tabellen har hatt store konsekvenser for sykehjemmet. Det brukes mye administrativ tid til rekruttering og innleie av arbeidskraft, som går på bekostning av fagadministrative oppgaver. Det medfører også redusert kvalitet på det pleiefaglige arbeidet i avdelingen. En ser også at sykefraværet har økt i tilsvarende periode. Vurdering Vikarpool dekker ikke sykehjemmets nåværende vikarbehov. Vikar behovet i 2015 var ca. 14 årsverk og etablert vikarpool har en bemanning på 3,85 årsverk. Trenden i 2016 er at vikarbehovet øker ytterligere. Dette er i stor grad knyttet til rekrutteringsproblemer til stillinger. Fravær grunnet sykdom har vært noe avtagende de siste månedene i For å etablere en hensiktsmessig turnus og klare å dekke reelle vikarutfordringer bør vikarpoolen totalt være bemannet med minst 12,75 årsverk. Dette innebærer fortsatt omfattende bruk av tilkallingsvikarer som fremmer opparbeidelse av rettigheter etter AML 14-9, hvilket innebærer ukontrollert opparbeidelse av deltidsstillinger med varierende

4 kompetanse. I januar i 2016 er det ca. 9 årsverk som ha arbeidet sammenhengende i mer enn to år. Disse nærmer seg et rettighetstidspunkt. Stillingsprosent Antall personer Opparbeidede rettigheter i årsverk Uten fast tilsetting 13 4, % stilling 4 0, % stilling 14 2, % stilling, natt 5 0, % stilling 3 0, %/85 % stilling 2 0,189 Sum (volum): 41 9,0033 Tabellen viser hvilke stillingsbrøker som er tilgengelige som vikarer og som nærmer seg retten til å kreve fast tilsetting jf AML 14-9, 6 ledd. Arbeidsbelastningen i vikarpool er større enn i ordinære stillinger. Noen opplever det belastende å ha flere arbeidsplasser/avdelinger å forholde seg til, mens andre betrakter dette som en spennende utfordring. Det er viktig at rekrutteringen til en vikarpool gjøres blant de som har et genuint ønske om å jobbe på denne måte. Den største belastning ansatte opplevde i forhold til vikarpool var helgefrekvens med arbeid annenhver helg. Denne helgefrekvensen oppleves svært belastende i en somatisk pleieavdeling. Samtidig arbeider ansatte i vikarpoolen på helger hvor det oftest er underskudd på bemanning. Faste ansatte i vikarpool må dekke opp alle typer fravær i avdelingen. Dette innebærer også lengere fravær i avdelingene primært. Dette gjør at sykehjemmet administrativt kan optimalisere ressurser i forbindelse med rekruttering og innleie. Sykehjemmet har gjort et omfattende arbeid for å redusere antall deltidsstillinger, men har fortsatt et arbeid igjen. Spesielt har sykehjemmet mange ansatte i stillingsbrøk 50% hvor det i dag oppleves å være en arbeidskraftreserve ut over fast stillingsbrøk. Ansatte i disse stillingene er i stor grad tilgengelige som vikarer. Denne arbeidskraften må sikres sykehjemmet og Trysil kommune gjennom bedre tilsettingsforhold. Volumet av deltidsstillinger er en rekrutteringsutfordring i seg selv. Det er ikke tilstrekkelig med søkere til disse stillingene og det er høy turn-over på deltidsstillingene. Tabellen viser at hele 35% av den faste bemanningen i sykehjemmet ønsker større fast tilsetting. Data er hentet fra en kartlegging i februar 2016 i Trysil sykehjem. Erfaring fra hjemmetjenesten: Hjemmetjenesten har lignende utfordringer som sykehjemmet vedørende tilgang av bemanning. Hjemmetjenesten har foretatt flere grep, men av en noe annen karakter enn hvordan sykehjemmet har arbeidet med problematikken. Alle tiltak er foretatt innenfor den økonomiske rammen til hjemmetjenesten. Hjemmetjenesten startet 2015 med en kartlegging av hvilke tidspunkter det er behov for arbeidskraft og definert en ny turnus ut fra dette. Samtidig er det foretatt en individuell kartlegging av ønsket stillingsstørrelse blant alle fast ansatte. Disse ansatte er tilbudt stilling i henhold til sine ønsker og turnus

5 er lagt i henhold til arbeidsgivers behov for arbeidskraft jf. vikarbehov. Alle ansatte har beholdt sin helgefrekvens som forut for stillings - økningen. Dette gjør at noen arbeider annenhver helg, mens andre jobber hver tredje helg. Dette hadde umiddelbar positiv effekt på drift av hjemmetjenesten, ved at det ble større kontinuitet i arbeidsstokken. Det oppstod samtidig en utfordring ved at det nå ble lite vikarer tilgengelig på helg. Ansatte i større stillinger som fortsatt arbeidet hver tredje helg ønsket i mindre grad merarbeid på helg med bakgrunn i at de var tilfreds med den faste stillingsbrøken. For å sikre kompetanse på helg ble det i 2016 etablert flere student/elevstillinger. Hjemmetjenesten opplever at de tiltakene som er iverksatt har vært nødvendige for å sikre tilgang til kompetent arbeidskraft, men ser fortsatt noen utfordringer i den nyetablerte praksisen. Det er belastende å arbeide annenhver helg og folk søker seg hyppigere bort fra disse stillingene enn stillinger med mer sjeldent helgearbeid. Dette fører til økt intern rekruttering i hjemmetjenesten eller til at ansatte søker arbeid utenfor hjemmetjenesten. Det oppleves også krevende å ha flere typer turnus i samme avdeling med ulik helgearbeid. Hjemmetjenesten mener helgebelastningen og rekrutteringsforutsetningene videre må vurderes. Etter hvert ser sykehjemmet og hjemmetjenesten det som ideelt å etablere en felles vikarpool. Det anses fornuftig at ordningen prøves i sykehjemmet i første omgang for å skaffe erfaringer forut for en eventuell utvidelse. Vikarpool Skal det arbeides videre mot en heltidskultur i sykehjemmet vil etablering av en robust vikarpool være det beste og kan hende det eneste virkemidlet for å etablere heltidsarbeidsplasser. Arbeidet med en heltidskultur må i tillegg til vikarpool også handle om sykehjemmet kan organisere arbeidskraft fleksibelt mellom avdelinger og at dagens kriterier for innleiepraksis videreføres. Stillingshjemlene i vikarpool økes fra 3,85 årsverk til 12,75 årsverk. Dette er en økning på 8,9 årsverk. Alle stillinger i Vikarpool etableres som 75 % til 100% faste tilsettingsforhold. Vaktbelastningen i vikarpool etableres med arbeid hver tredje helg. Det er nødvendig at noen av stillingene har fast arbeid i spesifikke avdelinger for å kunne redusere antall deltidsstillinger. Alle stillinger i vikarpool skal ha primæroppgaver tilknyttet en avdeling for på denne måten å sikre størst mulig kontinuitet Tilsetting av tilkallingsvikarer for avdelingene skjer via vikarpool. Dette for å sikre bruk av færrest ansatte og samtidig komprimere ledelse/administrasjonsressursene i forhold til rekruttering/opplæring/personalforvaltning mm. Ansvaret for vikarpool tillegges avdelingsleder for tredje avdeling på sykehjemmet. En av de nye årsverkene etableres tillegges en faglederfunksjon som skal bistå med administrering av vikarpool. Denne bør bekles av fagarbeiderkompetanse. En vikarpool må markedsføres som en positiv arbeidsplass og organiseres slik at den fremmer kompetansedeling og faglig utvikling. Møter på avdelingen må f.eks. organiseres hyppigere enn sykehjemmet for øvrig og det må organiseres tid for veiledning av ansatte. Det er flere muligheter å organisere en Vikarpool og det er flere måter å organisere de forskjellige stillingene på i en vikarpool. Det er behov for kontinuerlig å gjøre endringer i en vikarpool på bakgrunn av de erfaringer som skapes undervegs. Det må også vurderes hvilke turnus som skal gjelde i en vikarpool. Sykehjemmet arbeider for å lage en opplæringsplan og her må ansvarsfordelingen mellom vikarpool og ordinær avdeling nøye defineres. Kommuner som opplever å lykkes med etablering av vikarpool beskriver effekten slik:

6 - Flere heltidsarbeidsplasser - Mer robust arbeidskraft, rent faglig - Administrasjonen får mer tid til fagutvikling og kvalitetsarbeid Økonomi: Finansieringsområder: Anslått sykelønnsrefusjon (fremskrevet for 2016): kr ,- Vikarbudsjett 2016 (sykevikar uten refusjon) kr ,- Besparelser effekt av nye innleiekriterier kr ,- Budsjettert sykelønnsrefusjon kr ,- SUM kr ,- Utgifter: Lønnsutgifter 8,9 årsverk inkl. sosiale utgifter kr ,- (et årsverk fagarbeider er ca ,-) Lønnstillegg for ansatte i vikarpool (13 hjemler) a kr ,-/år kr ,- SUM kr ,- Fremskrives regnskapstallene for 2016 ser en at fastlønnskontoene får et mindreforbruk på kr ,- ved en flat framskriving basert på regnskap pr september 2016 Tilsvarende vil det være et merforbruk på overtid, forskjøvet arbeidstid og tillegg på kr ,-. En ser også et merforbruk på konsulenttjenester på ca. kr ,-. Innen rammen burde det derfor være mulig å omdisponere ca. kr ,- Tiltakene innebærer en snuoperasjon både i forhold til budsjett 2017 og i forhold til drift, da alle vikarbehov i sykehjemmet løses innen den faste bemanningen. I tillegg til vikarpool må eksisterende tiltak i sykehjemmet med på arbeide på tvers av avdelinger utvikles ytterligere. Utfordringen kan selvsagt være at lønnsmidlene ikke fullt ut dekkes i årsbudsjettet. Dette har for så vidt også vært situasjonen de foregående år i sykehjemmet gjennom dagens praktisering av innleid arbeidskraft. Kommunens totalregnskap har likevel alltid måttet finne dekning for disse avvikene. Å snu dette bilde bidrar til større forutsigbarhet. Konklusjon I samme prosess som det etableres en vikarpool må det foretas en gjennomgang av alle stillingshjemler. Gjennom Kompetanseplanarbeidet i 2014 ble de minste stillingsbrøkene i sykehjemmet kraftig redusert. Det gjenstår derimot svært mange stillingshjemler i 50%. Det må videre være et mål å redusere antallet på disse deltidsstillingene. For å øke motivasjonen til ansatte mht. arbeid i vikarpool tilbys et kronebeløp for disse stillingene. Det skal forventes at en organisering av bemanningen gjennom vikarpool gir en økonomisk fortjeneste ved driften av sykehjemmet. 1. Trysil sykehjem tilføres 8,9 årsverk for å etablere en vikarpool. Disse etableres i hovedsak som hele stillingshjemler. 2. Det tilbys et kronebeløp på kr ,- pr. hel hjemmel for ansatte i vikarpool 3. Årsverkene finansiers av vikarbudsjett, sykelønnsrefusjon og besparelser gjennom planlagte forsvarlige rutiner for redusert innleie av arbeidskraft for driftsåret (vakante lønnsmidler). 4. Vikarpool etableres våren 2017