SAKSFRAMLEGG. Saksgang. Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg for helse og omsorg

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Hovedutvalg for helse og omsorg Arkivsaksnr: 2014/5681 Klassering: 416 Saksbehandler: Iren Hovstein Haugen VIKARRESSURSER I AVDELING FOR OMSORG Rådmannens forslag til vedtak: Hovedutvalg for helse og omsorg tar Avdeling for omsorgs utvikling av nye modeller for hensiktsmessig organisering av vikarressursene, til orientering. Torunn Austheim rådmann

2 Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 77/2013 Ny innstilling Steinkjer kommunes årsbudsjett 2014 / Økonomiplan og Økonomiutvalgets delinnstilling 2, Oktober2013: Det gjøres en vurdering av hva som er hensiktsmessig organisering av vikarressursene, og styringen av disse. Avdeling for omsorg har et tjenestetilbud som drives 24 timer i døgnet 365 dager i året, med 390 årsverk fordelt på 700 ansatte. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i avdelingen er 62,3 % stilling i Til sammen 1300 innbyggere i kommunen mottar tjenester i hjemmet eller i institusjon fra avdelingen. De 4 tjenesteenhetene: Hjemmetjenesten nord, Hjemmetjenesten sør, Boliger for funksjonshemmede og Sykehjem består av til sammen 14 seksjoner som ledes av egne seksjonsledere (fagledere) med ansvar for vikarinnleie på sin seksjon. De største seksjonene har noe merkantil ressurs som har fått fordelt deler av oppgavene i forbindelse med vikarinnleie. Avdeling for omsorg har et høyt sykefravær, og seksjonslederne bruker mye tid på de som står i fare for å bli sykmeldte, de som er sykmeldte og innleie av vikarer. Det er stort fokus på økt nærvær. Sykefraværsprosent korttids langtids total 2013 hele året 2,3 % 9,4 % 11,7 % 1. kvartal ,5 % (3,1 % i 2013) 10,5 % (9,0 i 2013) 13,0 % (12,1 i 2013) 2. kvartal ,1 % (1,9 % i 2013) 9,4 % (8,0 % i 2013) 11,5 % (9,9 % i 2013) Alle seksjoner har en minimal grunnbemanning, og det må leies inn vikar ved fravær. Dagens utfordring er å skaffe kvalifisert personale til innleie ved fravær, og dette gjelder særlig på helg. Målet ved endret organisering og styring av vikarressursen vil være: Effektivt å anskaffe og innkalle vikarer for å frigjøre ressurser til kommunens kjernetjenester. Redusere uønsket deltid og derigjennom å gjøre seg nytte av arbeidskraftreserven kommunen har. Avdeling for omsorg har siden 1. september 2009 i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene arbeidet med prosjektet "Muligheter og begrensinger redusert ufrivillig deltid". Gjennomsnittlig stillingsstørrelse har økt fra 57,7 % i 2009 til 62,3 % i Det viser at selv med stort fokus på arbeidet med å redusere ufrivillig deltid har avdelingen fremdeles mange i små stillingsbrøker. De er vesentlig helgastillinger/rekrutteringsstillinger. Disse stillingene er det ofte vanskelig å rekruttere til. De fleste ansatte i turnus arbeider hver 3. helg, og det gir kommunen utfordringer å få økt stillingene og samtidig få dekt opp alle helger med kvalifisert personale. Flere seksjoner har utprøving av nye arbeidstidsordninger med endret vaktlengder på helg, for å kunne øke stillingsandelen til de ansatte. Økonomi: Variabel lønn omsorg i Avdeling for omsorg: Regnskap 2013 Budsjett 2014 Prognose Lønn til vikarer Lønn sykevikarer korttids Lønn ferievikarer Andre vikarer u/ref lønn Lønn sykevikarer langtids/svanger.perm Kv/natt og lør/sønd.-till. vikarer Lønn til ekstrahjelp Pensjonsavgift KLP Arbeidsgiveravgift lønn Arbeidsgiveravgift pensjon Refusjon sykepenger Refusjon feriepenger av sykepenger Netto variabel lønn

3 Prognose pr mai 2014 KLP 15,5% Lev.nr Accurate Care , Accurate Care AS ,50 Sum Accurate Care ,00 Kostnader til vikarbyrå i 2013 må sees i sammenheng med lønn ferievikarer. Lønn sykevikar langtids/svangerskapspermisjon inngår også vikarinnleie for ansatte som har fritak for arbeidsgiverperioden. Lønn til ekstrahjelp er for det meste innleie i forbindelse med nye ressurskrevende brukere. Merinntekter for denne brukergruppen er ikke synliggjort i tabellen. Opplæring av nytilsatte og vikarer blir også regnskapsført under ekstra innleie. Regnskap 2013, budsjett 2014 og prognoser så langt i år viser at avdelingen bruker store ressurser på vikarer. Dessuten brukes det også mye administrativ tid på vikarinnleie. Spørsmålet er om avdelingen kan utnytte disse ressursene på en bedre måte. Er svaret mer samordnet organisering av vikarinnleien, eller flytting av ressurser fra vikarinnleie til å styrke grunnbemanningen. Vil større stillingsandeler til ansatte resultere i økt nærvær på arbeidsplassene, og redusert behov for innleie av vikarer. Flere kommuner og helseforetak har forsøkt ulike modeller i tilsvarende situasjon, men erfaringen er at det er vanskelig å finne den riktige fasiten. Arbeidsplassen er den viktigste arenaen for forebygging og oppfølging av sykefravær. Arbeidsgiver, arbeidstaker, sykmelder og NAV har roller i oppfølgingsarbeidet. Alle enheter/seksjoner arbeider aktivt med tilrettelegging og oppfølging av ansatte som står i fare for å bli sykmeldt, men for enkelte medarbeidere er helsetilstanden ikke forenlig med å være på arbeid. Avdeling for omsorg velger å utprøve ulike modeller ved de 4 tjenesteenhetene i forhold til endret organisering av vikarressursen: Hjemmetjenesten sør: Enheten vil utlyse faste stillingshjemler (øke grunnbemanningen) som vil gå inn i vikariater, da de har store utfordringer med å få rekruttert kvalifiserte helsearbeidere i vikariater. De har hatt 2,1 årsverk fast vikar, men 0,75 årsverk har gått inn i grunnbemanningen pga. økt mengde tjenesteoppdrag siste året. Det er særlig seksjon Sentrum 1 (hjemmesykepleien i sentrum) som har de største utfordringene for tiden. Og det vurderes å arbeide med en organisasjonstilpasning som medfører økt nærledelse i denne seksjonen, ved omfordeling av tilgjengelige ressurser i enheten. Hjemmetjenesten nord: Enheten vil øke ressursen til fast vikar, slik at de har større fleksibilitet i ordningen. De har 0,85 årsverk fast vikar i dag. Sykehjem: Enheten vil starte et pilot-prosjekt med egen vikarpool, for bedre samordning av innleie av vikarer. Den nye ordningen er tenkt å administreres innenfor dagens administrative ressurs i enheten. Boliger for funksjonshemmede: Enheten har i en 2-års periode jobbet aktivt med å forebygge fravær, og øke nærværet (De var kandidat til Årets IA-bedrift i 2013). Dette arbeidet vil de videreutvikle med enda større fokus på å forebygge fravær og begrense langtidsfravær. Enheten vil arbeide med en "pilot" for hele avdelingen med å utvikle et bedre og tettere samarbeid med sykmelder, og være enda tydeligere på forventninger og dialog med ansatte. Målet skal være mindre forbruk av vikarmidler.

4 Avdelingen hadde et samarbeidsmøte med organisasjonene og vernetjenesten med sak vikarressurser i Avdeling for omsorg. Hovedverneombudet støttet forslagene fra administrasjon med ulike tiltak i de 4 enhetene for å møte utfordringen. NSF var skeptisk til vikarpool, da erfaringen fra andre kommuner er blandet. Delta stiller seg positivt til å gå inn i en dialog med arbeidsgiver om opprettelse av vikarpool, men det bør være et tilbud til de med små stillinger (under 50 %-stilling). De ønsker ikke økt byråkratisering, og er usikker om en vil få full effekt i forhold til vikarbehovet på helg. Samtidig sier de at vikarpool ikke må være en motvekt til satsing på økt grunnbemanning. Den videre prosessen for de ulike tiltakene i enhetene vil foregå i samarbeid med organisasjonene og vernetjenesten lokalt med mål om gode løsninger som sikrer kvalifisert personell til enhver tid, mere fornøyde ansatte, større stillinger, økt kvalitet på tjenesten, mindre turnover og mere fleksibel arbeidskultur. Saksvurdering: Avdeling for omsorg har høyt sykefravær og det arbeides mye for å redusere fraværet. Det er en klar målsetting at nærværet skal økes og forbruket av vikarmidler reduseres. Avdelingen bruker store ressurser til vikarinnleie årlig, derfor er det nødvendig å arbeide kontinuerlig med å finne ordninger som sikrer at enhetene kan utnytte vikarressursen best mulig. Det handler bl.a. om hensiktsmessig organisering av vikarressursen og styring av disse, flytting av ressurser fra vikarinnleie til faste stillinger og utvikle mer robuste og fleksible arbeidsmiljø. Avdelingen har prøvd ut ulike løsninger og har erfaringer med bla økt grunnbemanning, langvakter og fast vikar som ønskes videreført. I tillegg ønskes utprøvd vikarpool. Når det gjelder vikarpool, finnes det flere rapporter på temaet: Rapport: Innovasjon i turnus. Vikarpool ikke optimalt, men bedre enn en 18 prosent stilling. Kari Ingstad, HINT. Vikarpool er en intern bemanningsenhet der arbeidstakeren er ansatt på heltid eller deltid (Moland 2013). Vikarpool innebærer at ansatte gis en fast stillingsbrøk i en vikar- eller ressursbank. Ansatte kan enten ha hele sin stilling i en vikarpool, eller de kan ha deler av sin stilling der, samtidig som de har stilling i fast turnus på ett arbeidssted. For eksempel kan man ha en 75 prosent stilling, hvorav 50 prosent av stillingen er fast på avdeling, og 25 prosent av stillingen er i vikarpool hvor man må regne med å arbeide på ulike avdelinger. Å ha deler av eller hele sin stilling i vikarpool innebærer at ansatte får en fast stillingsstørrelse, men må regne med å arbeide på ulike tjenestesteder avhengig av hvor det er behov den aktuelle dagen. Slik kan ansatte i vikarpool anses som et "brannkorps" som kan settes inn ved behov ved forskjellige tjenestesteder (Moland 2007/2012). Det er flere gode argumenter for å få flere ansatte i store og hele stillinger, framfor å tilby ansatte i små stillinger litt større stillinger. Med tanke på tjenestekvalitet er det bedre å ha ansatte i hele stillinger, framfor flere i små stillinger, fordi man da får større kontinuitet i arbeidet og mer dedikerte arbeidstakere. Små stillinger gir dårlig kontinuitet som forringer læringsmuligheten i arbeidet og kvaliteten på tjenestene (Amble 2012, Moland og Bråthen 2012, Ingstad 2011). Større stillinger og mer heltid vil være sentralt i både utviklingsarbeidet med vikarpool og evt. flytting av ressurser fra vikarinnleie til faste stillinger. Årsaken til at mange arbeider ufrivillig deltid er først og fremst at dagens organisering av arbeidstid, ikke er forenlig med bare store og hele stillinger. Så lenge størstedelen av de ansatte bare arbeider hver 3. helg, går ikke turnusene opp med store og hele stillinger. Samtidig er det slik at mange ansatte ikke ønsker å arbeide mer helg. Slik framstår deltidsutfordringen som et tveegget sverd. Hvis ansatte skal få større stillinger i en vikarpool, må de arbeide mer helg. Det er ulike erfaringer med bruk av vikarpool i kommunene: Halden kommune legger ned ressurs- og vikarpool innen helse og omsorg i september Ordføreren i Halden: "I en kommune med mye mindre fleksibilitet i avtaleverk enn i det private fungerer ikke dette på samme måte. Her skal avvik fra oppsatte arbeidsplaner varsles minimum 14 dagers varsel. Da man ikke har lyktes med å etablere den nødvendige fleksibiliteten i ordningen, har derfor rådmannen nå besluttet å legge den ned og overføre personalet til ubesatte stillinger i kommunen for å få ned vikarbruken". En studie viser blant kommunene som har innført vikarpool, - mener 40 % at vikarpoolordningene har bidratt til å øke utgiftene, mens en tredel rapporterer om ingen endring og 19 % oppga at vikarpool hadde redusert personalutgiftene (Moland og Bråthen 2012).

5 Erfaringer fra andre kommuner i forhold til innføring av vikarpool i hele omsorgstjenesten, - viser at det kreves en forholdsvis stor ressurs til administrasjon. Avdeling for omsorg velger derfor i første omgang å utprøve en ordning med vikarpool ved enhet sykehjem, og den skal administreres innenfor dagens ressurs. Flere seksjoner er allerede godt i gang med utprøving av nye arbeidstidsordninger med lengre vakter på helg som medfører økte stillingsandeler for medarbeiderne. Avdelingen vil høste erfaring av disse turnusene i forhold til å følge utviklingen i forhold til: Redusere ufrivillig deltid Øke nærværet Utvikle mer robuste og fleksible arbeidsmiljø Øke kontinuitet og bedre kvalitet på tjenestene Frigjøre tid til lederne i forhold til vikarinnleie Frigjøre ressurser til kjernetjenester Samtidig er det nødvendig å se på muligheten for flytting av ressurser fra vikarbudsjettet til opprettelse av nye faste stillinger (faste vikarer). I denne situasjon vil også fokuset og målsettingen være som beskrevet ovenfor. Hjemmetjenesten sør har allerede praktisert ordningen med fast vikar siden Det erfares at utviklingen av tjenesteoppdrag har økt særlig i hjemmesykepleien i sentrum det siste året, og de har ikke mulighet til å utnytte den faste vikaren som vikar lenger. Vedkommende blir regnet med i grunnturnusen for å få effektuert oppdragene. Avdelingen har totalt 2,2 årsverk fast vikar i dag. Avdelingen er kjent med det kan være en fare ved flytting av vikarressurser til fastlønn, men velger allikevel å se til de positive erfaringene fra enheter som har faste vikarer i dag. Mindre tid brukes til å administrere innleie ved fravær Bedre kontinuitet med kjente vikarer som også er positivt for arbeidsmiljøet Bedre kvalitet på tjenestene Mere kunnskapsoverføring mellom seksjonene Rådmannen tilrår at avdeling for omsorg utvikler ulike modeller for hensiktsmessig organisering av vikarressursene, og styringen av disse: Hjemmetjenesten sør: Enheten vil utlyse faste stillingshjemler (øke grunnbemanningen) som vil gå inn i vikariater. Og det vurderes å arbeide med en organisasjonstilpasning som medfører økt nærledelse i hjemmesykepleien i sentrum. Hjemmetjenesten nord: Enheten vil øke ressursen til fast vikar. Sykehjem: Enheten vil starte et pilot-prosjekt med egen vikarpool, for bedre samordning av innleie av vikarer i sykehjem. Boliger for funksjonshemmede: Enheten vil videreutvikle arbeidet med en "pilot", hvor det settes enda større fokus på å forebygge fravær og begrense langtidsfravær. Arbeidsplassen er den viktigste arenaen for forebygging og oppfølging av sykefravær. Alle enheter kommer til å starte en prosess høsten 2014 for innføring av de nye tiltakene, og det forventes å bli utført innenfor avdelingens tilgjengelige økonomiske ressurser. Dersom det vil være nødvendig med økte ressurser for å få gjennomført enkelte tiltak må det framlegges i forbindelse med Årsbudsjett 2015 og Økonomiplan