Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 11:00. Formannskapssalen, Rådhuset

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 11:00 Administrasjonsutvalget Formannskapssalen, Rådhuset Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær -1-

2 Saksliste Innhold Unn. Off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side Saker til behandling PS 2/16 Orientering omstillingsprosess 2016/977 5 PS 3/16 Status heltid/deltid 2015/ PS 4/16 Sykefravær t.o.m. 4. kvartal 2015 og januar / Tema: Det er satt ned ei gruppe som arbeider med arbeidsgiverpolitikk og strategi. Det er ønskelig med en debatt i administrasjonsutvalget omkring begrepet ledelse og politisk arbeidsgiverstrategi. -2-

3 Sakertilbehandling -3-

4 Sakertilbehandling -4-

5 Arkiv: 475 Arkivsaksnr: 2016/977-1 Saksbehandler: Christine Elveland Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 2/ Orientering omstillingsprosess Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering Saksdokumenter (ikke vedlagt): Retningslinjer for omstilling Saksopplysninger: I Administrasjonsutvalgets møte 16. februar i år, ble det gitt muntlig orientering om omstillingsprosessen. I denne saken orienteres det om arbeidet som er gjort så langt, og som berører ansatte. På bakgrunn av bemanningsplaner, er det avdekket mulige overtallige. Disse er gitt foreløpig underretning, slik kommunens retningslinjer for omstilling pkt. 19 pålegger oss. Det er jobbet med å finne annet passende arbeid til overtallige, og dette har vi i stor grad lyktes med. I tillegg er det noen få blant disse som går av med pensjon. Det er også gjennomført samtaler med ansatte som må skifte tjenestested. I samtalene er det som hovedregel blitt enighet om at den ansatte flytter til ny avdeling, eller at det med enkle justeringer kan gjøres mulig at vedkommende fortsetter på samme arbeidsplass. Innenfor Helse og Velferd er det for tiden mange midlertidig ansatte, dette i påvente av omstilling. De fleste kontraktene utløper 30. april. Malvik kommune vil i løpet av uke 11 utlyse ledige faste stillinger internt, og vi håper at mange av de midlertidige ansatte er søkere på de faste stillingene. Innenfor Oppvekst og kultur er ikke behovet for bemanning klart før medio april. Det er likevel gjennomført samtaler med ansatte som mulig blir berørt fra neste skoleår/barnehageår. Videre er -5-

6 det gitt oppsigelser til ansatte der det er helt klart at det ikke vil være behov for dem fra neste skoleår, bl.a. fordi elever slutter ved skolen. Ansatte vil ha fortrinnsrett til ny stilling i ett år etter at oppsigelsen er trådt i kraft. Enkelte ansatte har fått tilbud om fast stilling hos annen arbeidsgiver. Disse er gitt permisjon med begrunnelse at dette kan bidra til å hindre overtallighet, se omstillingsretningslinjene pkt. 21. Rådmannen vil berømme tillitsvalgte som bidrar godt inn i prosessen, både på strategisk og individuelt nivå. Tillitsvalgte har ivaretatt sine medlemmers interesser på en god måte, og gitt rådmannen tydelig beskjed dersom noe ikke har vært håndtert i tråd med lov og avtaleverk. -6-

7 Arkiv: 403 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Christine Elveland Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 3/ Status heltid/deltid Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering Vedlegg: Vedlegg: Statistikk heltid deltid Særutskrift Ufrivillig deltid Saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Det vises til administrasjonsutvalgets sak 4/15 og kommunestyrets sak 44/15. Kommunestyret gjorde slikt vedtak: Det er nødvendig å ha kontinuerlig fokus på økt heltidsstillinger i Malvik kommune. Malvik kommune ønsker å fremstå som en ettertraktet og solid arbeidsgiver som tilbyr hele stillinger og som fokuserer på kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen. Rådmannen rapporterer tertialvis hva gjelder utviklingen av heltidsstillinger og økte stillingsandeler i kommunen, og halvårige hvilke tiltak det arbeides med for å redusere ufrivillig deltid. Saksframlegget er vedlagt, og det vises til dette i sin helhet. -7-

8 Heltid i prosent av faste ansatte pr. ramme pr : Ramme % % % Rådmann og støtte 79,5 78,6 78,6 Eiendomsservice 69,4 69,4 72,9 Oppvekst og kultur 59,0 60,5 60,3 Helse og velferd 32,3 34,4 37,1 Teknisk 93,2 90,7 91,3 Malvik kommune totalt 54,8 55,8 56,5 Oversikten er pr. rammeområde og for Malvik kommune totalt. Ved neste rapport vil rådmannen splitte rammeområde Oppvekst og kultur i hhv. Barnehager, Skoler og Kultur, da en ser at det er store forskjeller innen disse. Omstillingsprosessen medfører at enkelte ansatte må redusere stillingen sin. Dette er beklagelig. På den andre side gir det rådmannen mulighet til å øke stillingsstørrelse bl.a. ved bytte av tjenestested og ved ny turnus. Ved utlysning av ledige stillinger internt, vil alle søknader holdes opp mot Stillingsbanken. Ansatte som har meldt inn ufrivillig deltid, vil ha fortrinnsrett til å få økt opp sin stilling. På grunn av omstillingsprosessen, har ansatte som har satt fram krav om økt stilling iht. arbeidsmiljøloven 14-4a fått avslag dersom kravet er satt fram etter kommunestyrets budsjettvedtak. Vurdering: Arbeidet med heltidskultur krever både langsiktighet, gode system og en kultur som sikrer at vi fortsetter arbeidet med å få økt andelen store stillingsstørrelser og slik bidra til at ansatte unngår å arbeide i ufrivillig deltid. -8-

9 Utvikling i deltids og heltids stilingsprosent faste ansatte Malvik kommune fra juli % 25-49% 50-74% Stilingsprosent** 75-99% 100 % Antall ansatte* Antall % Antall % Antall % Antall % Antall % P E R Per ,8 % 4,6 % 79713,8 % 38 4,8 % 19,9 37 % 4,6 % ,8 % ,8 % 19,9 % ,8 % Per ,7 % 43 5,4 % ,8 % ,3 % ,8 % Per ,4 % 43 5,4 % ,9 % ,5 % ,8 % P E R ,7 % 5,4 % 13,8 % 20,3 % 55,8 % Per ,7 % 44 5,4 % ,2 % ,5 % ,2 % Per ,9 % 42 5,2 % ,6 % ,3 % ,1 % P E R Per ,4 % 5,4 % ,9 % 50 6,1 % 19,5 45 % 5,5 % ,8 % ,8 21,5 % % ,1 % Per ,0 % 42 5,1 % ,3 % ,7 % ,6 % Per ,0 % 40 4,8 % ,5 % ,5 % ,2 % P E R Per ,7 % 5,4 % ,2 % 42 5,3 % 4120,5 % 5,2 % ,4 % ,2 22,9 %% ,2 % Per ,5 % 35 4,6 % ,9 % ,1 % ,8 % P E R P E R P E R P E R P E R ,9 % 5,2 % 0-24% 14,6 % 25-49% 50-74% 75-99% 21,3 % 100 % Per ,5 % 4,6 % 17,9 % 23,1 % 48,8 % Per ,1 % 5,5 % 5,3 % 14,8 5,2 % 15,4 % 22,9 % 21,5 % 51,2 % Per ,0 % 4,8 % 14,5 % 23,5 % 52,2 % Per ,0 % 5,1 % 15,3 % 21,7 % 51,6 % Per ,0 % 5,1 % 6,1 % 15,3 5,5 %% 14,8 % 21,5 % 21,7 % 52,1 % Per ,9 % 5,2 % 14,6 % 21,3 % 53,1 % Per ,7 % 5,4 % 15,2 % 20,5 % 53,2 % 5,0 % 4,8 % 14,5 % 23,5 % Per ,4 % 5,4 % 14,9 % 19,5 % 54,8 % Per ,7 % 5,4 % 13,8 % 20,3 % 55,8 % Per ,3 % 5,2 % 4,8 % 15,44,6 % % 13,8 % 19,9 % 22,9 % 56,8 % 53,1 % 52,1 % 51,6 % 52,2 % 51,2 % P E R ,5 % 4,6 % 17,9 % 23,1 % 48,8 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % -9-

10 Utvikling i deltids og heltids stilingsprosent ramme Rådmann og støtte fra juli 2012 P E R P E R P E R P E R % 25-49% 50-74% 75-99% 100 % Per ,0 % 0 0,0 % 4 9,5 % 5 11,9 % 33 78,6 % Per ,0 % 0 0,0 % 4 9,5 % 5 11,9 % 33 78,6 % Per ,0 % 9,5 % 4411,9 % 0 0,0 % 0 0,0 % 4 9,1 % 78,6 % 5 11,4 % 35 79,5 % Per ,0 % 0 0,0 % 4 9,1 % 5 11,4 % 35 79,5 % Per ,0 % 0 0,0 % 4 9,1 % 5 11,4 % 35 79,5 % 0,0 % 9,5 % 11,9 % 78,6 % Per ,0 % 0 0,0 % 3 7,0 % 4 9,3 % 36 83,7 % Per ,0 % 0 0,0 % 3 7,1 % 5 11,9 % 34 81,0 % Per ,0 % 9,1 % 44 11,4 % 0 0,0 % 1 2,3 % 3 6,8 79,5 % % 5 11,4 % 35 79,5 % Per ,0 % 1 2,2 % 3 6,5 % 6 13,0 % 36 78,3 % Per ,0 % 1 2,3 % 5 11,4 % 1 2,3 % 37 84,1 % 0,0 % 9,1 % 11,4 % 79,5 % P E R ,0 % 9,1 % 0-24% 11, % % 50-74% 75-99% 100 % Per ,0 % 2,3 % 11,4 % 2,3 % 84,1 % Per ,0 % 2,2 % 6,5 % 13,0 % 78,3 % P E R Per ,0 % 7,0 % 9,3 0,0 % 2,3 % 6,8 % 11,4 % 79,5 % Per ,0 % 0,0 % 7,1 % 11,9 % 81,0 % Per ,0 % 0,0 % 7,0 % 9,3 % 83,7 % P E R ,0 % 7,1 % 11,9 % Per ,0 % 0,0 % 9,1 % 11,4 % 79,5 % Per ,0 % 0,0 % 9,1 % 11,4 % 79,5 % P E R Per ,02,3 %% 6,8 % 0,0 % 11,4 % 0,0 % 9,1 % 11,4 % 79,5 % Per ,0 % 0,0 % 9,5 % 11,9 % 78,6 % Per ,0 % 0,0 % 9,5 % 11,9 % 78,6 % P E R ,02,2 %% 6,5 % 13,0 % 79,5 % 83,7 % 81,0 % 79,5 % 78,3 % P E R ,02,3 %% 11,4 % 2,3 % 84,1 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % -10-

11 P E R P E R P E R Utvikling i deltids og heltids stilingsprosent ramme Eiendomsservice fra juli 2012 Per ,2 % 0-24% % 2,1 % 50-74% % 4,2100 %% 8 16,7 % 35 72,9 % Per ,1 % 2 4,1 % 2 4,1 % 9 18,4 % 34 69,4 % Per ,1 % 2 4,1 % 2 4,1 % 9 18,4 % 34 69,4 % 4,2 % 2,1 % 4,2 % 16,7 % 72,9 % Per ,8 % 2 3,8 % 2 3,8 % 9 17,3 % 37 71,2 % Per ,9 % 2 3,9 % 2 3,9 % 10 19,6 % 35 68,6 % Per ,1 % 4,1 % 4,1 % 50 18,4 2 % 4,0 % 2 4,0 % 2 4,0 % 69,4 % 9 18,0 % 35 70,0 % Per ,8 % 2 3,8 % 3 5,8 % 9 17,3 % 36 69,2 % Per ,7 % 3 5,6 % 3 5,6 % 9 16,7 % 37 68,5 % Per ,1 % 4,1 % 4,1 % 55 18,4 4 % 7,3 % 3 5,5 % 3 5,5 % 69,4 % 9 16,4 % 36 65,5 % Per ,9 % 3 5,6 % 5 9,3 % 10 18,5 % 35 64,8 % P E R ,8 % 3,8 % 3,8 % 17,3 % 71,2 % P E R ,9 % 3,9 % 0-24% 3,9 % 25-49% 19,650-74% % 75-99% 100 % Per ,9 % 5,6 % 9,3 % 18,5 % 64,8 % Per ,3 % 5,5 % 5,5 % 16,4 % 65,5 % P E R Per ,0 % 4,0 % 4,0 3,7 % % 5,6 18,0 % % 5,6 % 16,7 % 68,5 % Per ,8 % 3,8 % 5,8 % 17,3 % 69,2 % Per ,0 % 4,0 % 4,0 % 18,0 % 70,0 % P E R ,8 % 3,8 % 5,8 % 17,3 % Per ,9 % 3,9 % 3,9 % 19,6 % 68,6 % Per ,8 % 3,8 % 3,8 % 17,3 % 71,2 % P E R Per ,7 % 5,6 % 4,1 5,6 % 4,1 % 16,7 % 4,1 % 18,4 % 69,4 % Per ,1 % 4,1 % 4,1 % 18,4 % 69,4 % Per ,2 % 2,1 % 4,2 % 16,7 % 72,9 % P E R ,3 % 5,5 % 5,5 % 16,4 % 68,6 % 70,0 % 69,2 % 68,5 % 65,5 % P E R ,9 % 5,6 % 9,3 % 18,5 % 64,8 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % -11-

12 P E R P E R P E R Utvikling i deltids og heltids stilingsprosent ramme Oppvekst fra juli 2012 Per ,6 % 0-24% % 2,4 % 50-74% % 13,3 100 % 90 21,4 % ,3 % Per ,6 % 10 2,3 % 58 13,6 % 90 21,0 % ,5 % Per ,5 % 10 2,3 % 64 15,0 % 86 20,1 % ,0 % Per ,6 % 2,4 % 13,3 % ,4 21,4 % % 15 3,5 % 65 15,3 % 8960,3 % 20,9 % ,9 % Per ,3 % 16 3,8 % 62 14,6 % 89 20,9 % ,5 % Per ,9 % 15 3,6 % 62 14,9 % 91 21,9 % ,6 % 2,6 % 2,3 % Per ,6 % ,0 % 2,6 % 15 3,6 % 61 14,5 % 60,5 % 94 22,4 % ,9 % Per ,4 % 14 3,3 % 59 13,9 % ,8 % ,7 % Per ,5 % 14 3,5 % 61 15,4 % 96 24,2 % ,3 % 3,5 % 2,3 % 15,0 % 20,1 % 59,0 % Per ,7 % 12 3,2 % 66 17,7 % 92 24,7 % ,7 % P E R P E R P E R P E R P E R ,4 % 3,5 % 15,3 % 20,9 % 0-24% 25-49% 50-74% 75-99% 100 % Per ,7 % 3,2 % 17,7 % 24,7 % 51,7 % Per 2, % 3,8 % 14,6 2,5 % 3,5 % 15,4 % 20,9 % 24,2 % 54,3 % Per ,4 % 3,3 % 13,9 % 23,8 % 56,7 % Per ,6 % 3,6 % 14,5 % 22,4 % 56,9 % Per ,9 % 3,6 % 14,9 2,9 % 3,6 % 14,9 % 21,9 21,9 % % 56,6 % Per ,3 % 3,8 % 14,6 % 20,9 % 58,5 % Per ,4 % 3,5 % 15,3 % 20,9 % 57,9 % 2,6 % 3,6 % 14,5 % 22,4 % Per ,5 % 2,3 % 15,0 % 20,1 % 59,0 % Per ,6 % 2,3 % 13,6 % 21,0 % 60,5 % Per ,4 % 3,3 % 2,6 % 13,9 % 2,4 % 13,3 % 21,4 % 23,8 % 60,3 % 57,9 % 58,5 % 56,6 % 56,9 % 56,7 % P E R ,5 % 3,5 % 15,4 % 24,2 % 54,3 % P E R ,7 % 3,2 % 17,7 % 24,7 % 51,7 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % -12-

13 P E R P E R P E R Utvikling i deltids og heltids stilingsprosent ramme Helse og velferd fra juli 2012 Per ,4 % 0-24% % 10,8 % 50-74% % 18,3 100 % 56 23,3 % 89 37,1 % Per ,4 % 31 12,9 % 43 17,8 % 59 24,5 % 83 34,4 % Per ,1 % 31 13,2 % 46 19,6 % 56 23,8 % 76 32,3 % Per ,4 % ,8 % 34 13,9 % 18,3 % 27 11,0 % 23,3 49 % 20,0 % 63 25,7 % 37,1 % 72 29,4 % Per ,4 % 24 9,6 % 48 19,2 % 68 27,2 % 74 29,6 % Per ,6 % 28 10,6 % 52 19,7 % 71 26,9 % 77 29,2 % 10,4 % 12,9 % 17,8 % 24,5 % 34,4 % Per ,7 % 25 9,2 % 57 21,0 % 73 26,9 % 79 29,2 % Per ,2 % 22 8,5 % 53 20,5 % 77 29,8 % 77 29,8 % Per ,1 % 24913,2 % 28 11,2 % 19,623 % 9,2 % 52 23,820,9 % % 69 27,7 % 32,3 77 % 30,9 % Per ,7 % 19 7,8 % 56 22,9 % 70 28,6 % 69 28,2 % P E R ,9 % 11,0 % 20,0 % 25,7 % 29,4 % 0-24% 25-49% 50-74% 75-99% 100 % P E R Per ,4 % 12,7 % 9,67,8 % % 22,9 % 19,2 28,6 % 28,2 % Per ,2 % 9,2 % 20,9 % 27,7 % 30,9 % Per ,2 % 8,5 % 20,5 % 29,8 % 29,8 % P E R ,6 % Per ,7 % 10,6 % 9,2 % 21,0 % 19,7 % 26,9 29,2 % Per ,6 % 10,6 % 19,7 % 26,9 % 29,2 % P E R Per ,7 % 14,4 % 9,2 % 9,6 % 19,2 % 21,0 27,2 %% 29,6 % Per ,9 % 11,0 % 20,0 % 25,7 % 29,4 % Per ,1 % 13,2 % 19,6 % 23,8 % 32,3 % P E R Per ,2 % 10,48,5 % % 12,9 % 17,8 % 20,5 % 24,5 % 34,4 % Per ,4 % 10,8 % 18,3 % 23,3 % 37,1 % 27,2 % 26,9 % 26,9 % 29,8 % 29,6 % 29,2 % 29,2 % 29,8 % P E R ,2 % 9,2 % 20,9 % 27,7 % 30,9 % P E R ,7 % 7,8 % 22,9 % 28,6 % 28,2 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % -13-

14 P E R P E R P E R Utvikling i deltids og heltids stilingsprosent ramme Teknisk fra juli 2012 Per ,0 % 0 0,0 % 4 8,7 % 0 0,0 % 42 91,3 % 0-24% 25-49% 50-74% 75-99% 100 % Per ,0 % 0 0,0 % 4 9,3 0 0,0 % 39 90,7 % Per ,0 % 0 0,0 % 3 6,8 % 0 0,0 % 41 93,2 % Per ,0 % 8,7 % 0,0 % ,0 % 0 0,0 % 3 91,3 % 6,8 % 0 0,0 % 41 93,2 % Per ,0 % 0 0,0 % 3 7,0 % 1 2,3 % 39 90,7 % Per ,0 % 0 0,0 % 2 4,3 % 1 2,2 % 43 93,5 % 0,0 % 9,3 % 0,0 % 90,7 % Per ,0 % 0 0,0 % 3 6,7 % 1 2,2 % 41 91,1 % Per ,0 % 0 0,0 % 3 6,5 % 1 2,2 % 42 91,3 % Per ,0 % 6,8 % 0,0 % ,0 % 0 0,0 % 393,2 % 6,7 % 1 2,2 % 41 91,1 % Per ,0 % 0 0,0 % 4 9,5 % 2 4,8 % 36 85,7 % P E R ,0 % 6,8 % 0,0 % 93,2 % P E R P E R P E R P E R P E R ,0 % 7,0 % 2,3 % 0-24% 25-49% 50-74% 75-99% 100 % Per ,0 % 0,0 % 9,5 % 4,8 % 85,7 % Per ,0 % 4,3 % 2,2 % 0,0 % 0,0 % 6,7 % 2,2 % 91,1 % Per ,0 % 0,0 % 6,5 % 2,2 % 91,3 % Per ,0 % 6,7 % 2,2 % 0,0 % 0,0 % 6,7 % 2,2 % 91,1 % Per ,0 % 0,0 % 4,3 % 2,2 % 93,5 % Per ,0 % 0,0 % 7,0 % 2,3 % 90,7 % 0,0 % 6,5 % 2,2 % Per ,0 % 0,0 % 6,8 % 0,0 % 93,2 % Per ,0 % 0,0 % 6,8 % 0,0 % 93,2 % Per ,0 % 6,7 % 2,2 % 0,0 % 0,0 % 9,3 % 0,0 % 90,7 % Per ,0 % 0,0 % 8,7 % 0,0 % 91,3 % 90,7 % 93,5 % 91,1 % 91,3 % 91,1 % P E R ,0 % 9,5 % 4,8 % 85,7 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % -14-

15 Arkiv: Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Randi Rasmussen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 4/ Kommunestyret 44/ Ufrivillig deltid Vedlegg: Utdrag av arbeidsmiljøloven Saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksdokumenter ikke vedlagt: Kvalitetssystemet: Prosedyrer for rekruttering Retningslinjer for omstilling i Malvik kommune Saksopplysninger Det vises til k-sak 2014/3470 hvor følgende ble vedtatt: Malvik kommune v/rådmann skal innen ha kartlagt og kunne fremlegge omfanget av ufrivillig deltid i Malvik kommune. Videre skal det fremlegges en skisse for hvordan denne utfordringen tenkes løst samt tidsperspektiv og utfordringer i arbeidet. Saken fremstilles for Kommunestyret. Gjennom flere år har det vært fokus på å øke andelen heltidsstillinger i kommunen. Det er spesielt innenfor områdene helse, kultur og barnehage at vi har den største utfordringen. Både lov- og avtaleverk samt interne mål og føringer har understreket behovet for at kommunen som arbeidsgiver må kunne tilby hele stillinger og at heltid er normen, men med mulighet for deltidsstilling. Tabellen under viser prosentvis andelen heltidsansatte i Malvik kommune på de aktuelle tidspunktene. Heltid i prosent av totalt faste ansatte Funksjoner % % Rådmann og støtte 83,7 79,5 Eiendomsservice 70,0 69,4 Barnehager 45,7 49,2 Skoler 68,4 70,2 Kultur 22,2 20,5 Helse og velferd 29,2 32,2-15-

16 Teknisk 93,5 93,2 Malvik kommune totalt 52,1 54,8 Totalt faste ansatte Tallene viser ved siste måling en økning på 2,7 prosentpoeng hva gjelder faste ansatte i hele stillinger. Det har vært økt fokus på å redusere ufrivillig deltid i Malvik kommune spesielt gjennom det siste året. Gjennom kvalitetssystemets beskrivelse av rekrutteringsprosessen er det utarbeidet prosedyrer som skal benyttes ved en hver ansettelse i kommunen. Disse skal sikre rettighetene for deltidsansatte som ønsker større stilling da under forutsetning at man fyller kvalifikasjonskravene. I tillegg ble det vedtatt retningslinjer for omstilling i Malvik kommune i Det følger av disse retningslinjene for omstilling at det skal opprettes en stillingsbank. Personalavdelingen har opprettet stillingsbank for å holde oversikt over ansatte som har rettigheter til annen type stilling, eller større stillingsandel. Arbeidsgiver skal ha oversikt over: 1) ansatte som blir overtallige eller må redusere stilling pga. kommunens økonomi eller omorganiseringer 2) ansatte som pga. helse har behov for omplassering utenfor egen virksomhet 3) deltidsansatte som ønsker større stilling Det har tatt noe tid å innarbeide de nye rutinene og å få oversikt fra alle virksomhetene, men nå ser vi at alle ledige stillinger og vikariater meldes inn til personalavdelingen. Dette gir oss en total oversikt over alle ledige stillinger slik at det på en effektiv måte søkes i stillingsbanken før ekstern utlysing skjer. Som det fremgår av det ovenfor nevnte er stillingsbanken tredelt, men i denne saken er det satt fokus på uønsket deltid. Med innføring av Stilingsbanken er det blitt økt fokus på ønsket og uttalt heltidspolitikk både fra ledelsen, stab og støtte og tillitsvalgtes side. Det ble sendt ut skjemaer til alle virksomhetslederne som fikk ansvar for å få de deltidsansatte som var interessert i større stilling til å fylle ut skjema med ønsket stillingsprosent. Resultatet ble følgende: 93 deltidsansatte har meldt inn ønske om større stillingsprosent. Av disse ønsket 49 personer 100% stilling 39 personer ønsker mer enn 50%, men mindre enn 100% 5 personer ønsker 50% stilling eller mindre. Personene fordeler seg som følger på sektor: 79 fra Helse og Velferd 13 fra oppvekst og kultur 1 fra organisasjonsavdelingen Vi har allerede fått flere eksempler som viser at dette gir resultater. De aller fleste har kommet i mai og har da ikke blitt registrert i statistikken over økt stillingsprosent. -16-

17 Bruk av Stillingsbanken må også ses i sammenheng med Merarbeidsregelen AML 14-4a: Som følge av denne bestemmelsen, er det 10 personer som har satt fram krav om økt stillingsprosent på bakgrunn av faktisk omfang på arbeidet. Pr d.d er ikke disse sakene helt ferdigbehandlet. Alle 10 har imidlertid krav på større stilling fra det tidspunktet de satte fram kravet. Det gjøres oppmerksom på at disse også er registrert i stillingsbanken. Som nevnt tidligere har det vært økt fokus på heltid og økte stillingsandeler over tid. Helse og Velferd har jobbet med dette som eget tema i forbindelse med omorganiseringen og flytting til nye bygg. Det har vært fokus på turnus- og på turnus med langvakter. Målene har vært tydelige og kommunen har ønsket å oppnå følgende: - Å bedre tjenestekvaliteten - Å bli mer effektiv - Å bedre arbeidsmiljøet og få flere ansatte med større stillinger Alle lederne innen Helse og Velferd, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud har gjennomført kurs i turnusplanlegging. Kursets del 1 omhandlet lov- og avtaleverk og del 2 omhandlet metodikk og bemanningsplaner. Det ble også avholdt to møter for ansatte hvor det var innleid ekstern innleder. Der ble det redegjort for mulighetene som finnes innen lov og avtaleverk og hvilke turnuser som gir gevinst hva gjelder større stillinger og heltid. Det har også vært drøftelser med tillitsvalgte om turnus med langvakter. Det ble foreslått et prøveprosjekt v/ Vikhammer helsetun med turnus med langvakter hver 4. helg. Både ledelsen og tillitsvalgte hadde, i arbeidet med nye bemanningsplaner, et ønske om å iverksette prøveprosjektet. På grunn krav om dispensasjoner, stort tidspress og kostnadskutt ved budsjettbehandlingen ble prosjektet avlyst denne gang. Vurdering Gjennom egen erfaring og erfaring fra andre kommuner er dette et arbeid som krever langsiktig og helhetlig arbeid, gode systemer og omforent kultur som sikrer at Malvik kommune sammen med tillitsvalgte fortsetter å arbeide etter målene om at heltid er viktig og nødvendig, men at deltid skal være en mulighet. Etter rådmannens vurdering vil også de nye rekrutteringsprosedyrene være til god hjelp i arbeidet slik at vi til en hver tid kvalitetssikrer arbeidet og sørger for nødvendig fokus på stillingsbanken. Disse prosedyrene sikrer lik behandling uavhengig av hvor i Malvik kommune du arbeider. Registreringene i stillingsbanken sammen med rekrutteringsprosedyrene har gitt både ledelse og tillitsvalgte bedre oversikt. Det er imidlertid nødvendig å nevne at ledelsen er avhengig av at ansatte sender inn sine skjema med ønskene om økt stillingsandel. I tillegg må også virksomhetslederne ta opp temaet med jevne mellomrom i sine respektive virksomheter. Rådmannen ser også at merarbeidsregelen vil slå inn og bidra til økt fokus på økte stillingsandeler. Merarbeidsregelen beskriver at ansatte som jevnlig arbeider mertid gjennom året, vil få rett til en stillingsstørrelse tilsvarende det merarbeidet vedkommende har arbeidet i løpet av de siste 12 måneder med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeid ikke lenger foreligger. Dette gjelder ikke vikariater eller prosjekt. -17-

18 Når det gjelder Helse og Velferd og arbeidet med turnus og langvakter er det et ønske både fra ledelsen og de tillitsvalgte at man i samarbeid ser på muligheten for å kunne igangsette et prøveprosjekt som nevnt tidligere på et senere tidspunkt. Rådmannens innstilling Det er nødvendig å ha kontinuerlig fokus på økt heltidsstillinger i Malvik kommune. Malvik kommune ønsker å fremstå som en ettertraktet og solid arbeidsgiver som tilbyr hele stillinger og som fokuserer på kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen. Rådmannen rapporterer tertialvis hva gjelder utviklingen av heltidsstillinger og økte stillingsandeler i kommunen. Behandling i Administrasjonsutvalget Innstillingen enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret fra Administrasjonsutvalget Det er nødvendig å ha kontinuerlig fokus på økt heltidsstillinger i Malvik kommune. Malvik kommune ønsker å fremstå som en ettertraktet og solid arbeidsgiver som tilbyr hele stillinger og som fokuserer på kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen. Rådmannen rapporterer tertialvis hva gjelder utviklingen av heltidsstillinger og økte stillingsandeler i kommunen. Behandling i Kommunestyret Randi Hansen, (AP) fremmet følgende tilleggsforslag: «.og halvårige hvilke tiltak det arbeides med for å redusere ufrivillig deltid.» Votering: Tilleggsforslaget fra Hansen, enstemmig vedtatt Innstillingen med tilleggsforslaget, enstemmig vedtatt Vedtak i Kommunestyret Det er nødvendig å ha kontinuerlig fokus på økt heltidsstillinger i Malvik kommune. Malvik kommune ønsker å fremstå som en ettertraktet og solid arbeidsgiver som tilbyr hele stillinger og som fokuserer på kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen. -18-

19 Rådmannen rapporterer tertialvis hva gjelder utviklingen av heltidsstillinger og økte stillingsandeler i kommunen, og halvårige hvilke tiltak det arbeides med for å redusere ufrivillig deltid. -19-

20 Arkiv: 261 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Wenche Koa Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 4/ Sykefravær t.o.m. 4. kvartal 2015 og januar 2016 Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk t.o.m. 4. kvartal 2015 tas til orientering. Sykefraværsstatistikk januar 2016 tas til orientering Vedlegg: Sykefravær t.o.m. 4. kvartal 2015 Sykefravær januar 2016 Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sykefraværsstatistikk pr virksomhet t.o.m. 4. kvartal.2015 Sykefraværsstatistikk pr virksomhet januar 2016 Sammendrag: Sykefravær 4. kvartal 2015: Sykefraværet for Malvik kommune 4. kvartal var på 10,0 %. Dette er 0,2 prosentpoeng lavere enn ved samme kvartal Sykefravær totalt i 2015: Det gjennomsnittlige sykefraværet for Malvik kommune i 2015 var på 8,9. Dette er 0,2 prosentpoeng lavere enn i Det høyeste sykefraværet i 2015 hadde Rådmann og støtte (inkl. Skatteoppkreveren, Arbeidsgiverkontrollen og lærlinger) på 11,2 %, Helse og velferd hadde 11,3 % og Eiendomsservice 8,4 %. Korttidsfraværet var i 2015 var på 2,2 % og langtidsfraværet på 6,7 %, i 2014 var dette på 2,3 % og 6,8%. Korttidsfraværet var i 2015 for Rådmann og støtte, oppvekst og Teknisk likt 2014, mens Eiendomsservice og Helse og velferd hadde en nedgang. -20-

21 Sykefravær januar 2016 I januar var sykefraværet på 9,8 % som er en nedgang på 0,4 prosentpoeng fra januar Det høyeste sykefraværet denne måneden hadde Helse og velferd på 12,3 %, Oppvekst 9,6 % og Eiendomsservice 8,8. Korttidsfraværet viser seg å være lavere sammenlignet med januar 2015 og nedgangen ligger i det egenmeldte fraværet på 1-8 dager. Saksopplysninger Malvik kommune`s delmål 1 i IA-avtalen for perioden er: Malvik kommune skal jobbe forebyggende og følge opp for å få et lavest mulig sykefravær. Gjennomsnittlig sykefravær i 2018 skal ikke overstig 8,0 %. Resultatmål innen : <8,5 %. Samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv, IA-avtalen innebærer at arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte samarbeider målrettet for å oppnå mer inkluderende arbeidsplasser. Virksomhetene har egne lokale IA-mål og handlingsplaner tilknyttet disse. HMS-rapportering til rådmannen gjøres i februar hvert år, rapportene legges i etterkant frem for administrasjonsutvalget til orientering. Alle virksomheter har HMS-grupper som består av leder, verneombud og tillitsvalgte. Det arrangeres hvert år HMS-dager med ulike tema innen området, her inviteres HMS-gruppene til å delta. I 2015 ble det arrangert en HMS-dag hvor et av temaene var psykisk helse. Det var NAV arbeidslivssenter som presenterte dette. HMS-dagene brukes også til erfaringsutvekslinger og Vikhammer skole som har jobbet med prosjektet «Frisk nok.?» delte sin erfaring denne dagen. Det har også i 2015 blitt arrangert HMS-marsj som etter hvert har blitt en tradisjon. Her inviteres ansatte til å gå samlet fra sine arbeidsplasser for så å møtes på Midtsandtangen hvor det er felles grilling og aktiviteter. Vurdering Det er viktig med fortsatt fokus på det forebyggende arbeidet og god oppfølging av sykmeldte. God dialog mellom arbeidstaker og leder er viktig i dette arbeidet. Der hvor sykmelding tross alt blir nødvendig skal det så langt det er mulig legges til rette for at arbeidstaker så snart som mulig kan komme tilbake i jobb helt eller delvis. -21-

22 Sykefraværstatistikk i 2015 (prosent) Malvik kommune Per måned 12,0 % 10,0 % Januar 8,0 % 9,2 % 9,3 % 10,9 % Januar 10,8 % 10,9 % 8,1 % 11,7 % 4,2 % Februar 10,9 % 9,8 % 10,3 % Februar 12,9 % 11,8 % 10,5 % 11,7 % 5,0 % 6,0 % Mars 9,5 % 10,6 % 9,3 % Mars 10,2 % 9,5 % 8,6 % 12,9 % 1,6 % April 7,3 % 9,1 % 9,3 % April 8,5 % 6,6 % 5,8 % 11,7 % 0,5 % 4,0 % Mai 9,6 % 8,5 % 7,6 % Mai 14,5 % 7,2 % 9,4 % 10,6 % 2,4 % Juni 2,0 % 8,2 % 7,3 % 7,7 % Juni 9,6 % 10,9 % 7,2 % 10,6 % 2,4 % Juli 6,2 % 5,4 % 4,9 % Juli 6,9 % 5,3 % 5,0 % 9,6 % 1,2 % August 0,0 % 8,6 % 7,1 % 5,8 % August 12,8 % 7,4 % 7,0 % 12,6 % 1,9 % September 7,7 Januar % 9,3 Februar % 8,0 % Mars September April 10,1 % Mai 8,7 % 7,2 Juni % 8,9 Juli % 2,0 % August September Oktober November Desember Malvik Oktober kommune ,0 9,2 % 10,210,9 % % 8,3 % 9,5 Oktober % 7,311,7 % % 9,69,2 % % 8,7 8,2 % 9,8 6,2 % 4,0 % 8,6 % 7,7 % 9,0 % 10,0 % 10,3 % Malvik November kommune ,0 9,3 % 10,6 % 9,8 % 9,7 % 10,6 November % 9,113,1 % % 8,57,3 % % 9,3 7,3 % 11,9 5,4 % 6,6 % 7,1 % 9,3 % 10,2 % 10,6 % 9,7 % Malvik Desember kommune i ,3 10,9 %% 9,710,3 % % 10,0 % 9,3 Desember % 9,311,5 % % 7,6,1 % % 9,6 7,7 % 13,3 4,9 % 4,4 % 5,8 % 8,0 % 8,3 % 9,7 % 10,0 % Per ramme for ,0 % 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Rådmann og støtte* 10,8 % 12,9 % 10,2 % 8,5 % 14,5 % 9,6 % 6,9 % 12,8 % 10,1 % 11,7 % 13,1 % 11,5 % Eiendomsservice 10,9 % 11,8 % 9,5 % 6,6 % 7,2 % 10,9 % 5,3 % 7,4 % 8,7 % 9,2 % 7,3 % 6,1 % Oppvekst*** 8,1 % 10,5 % 8,6 % 5,8 % 9,4 % 7,2 % 5,0 % 7,0 % 7,2 % 8,7 % 9,3 % 9,6 % Helse og velferd 11,7 % 11,7 % 12,9 % 11,7 % 10,6 % 10,6 % 9,6 % 12,6 % 8,9 % 9,8 % 11,9 % 13,3 % Teknisk 4,2 % 5,0 % 1,6 % 0,5 % 2,4 % 2,4 % 1,2 % 1,9 % 2,0 % 4,0 % 6,6 % 4,4 % * Inkl. Arbeidsgiverkontrollen, Skatteoppkr. i Værnesregion og lærlinger. ***Oppvekst inkliderer barnehager, skoler, kultur og barne-og familietjenesten Sykefravær for 12 mnd ,0 % Til info: Antall ansatte per 31.12: faste, vikarer, engas.,reh. Antall ansatte Rådmann og støtte Eiendomss ervice Oppvekst Helse og velferd Teknisk Antall årsverk 765,8 55,7 47,4 419,6 199,3 43,7 Snitt syke, dager for 12 mnd ,0 % 10,0 % 12,0 % Korttids og langtids fravær for: 12 mnd ,0 % 8,0 % ,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % 1-16 dager 2,2 % 2,3 % 1,8 % 2,2 % 2,5 % 1,4 % 8,0 % ,0 % 9,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % >17 dager 6,7 % 8,9 % 6,6 % 5,8 % 8,9 % 1,7 % 12 mnd ,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % 12 mnd ,0 % 8,9 % 11,2 % 8,4 % 8,0 % 11,3 % 3,1 % 6,0 % 2,0 % 0,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservic e Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk ,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % ,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % 12 mnd ,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % 12 mnd ,9 % 11,2 % 8,4 % 8,0 % 11,3 % 3,1 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomss ervice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk >17 dager 6,7 % 8,9 % 6,6 % 5,8 % 8,9 % 1,7 % 1-16 dager 2,2 % 2,3 % 1,8 % 2,2 % 2,5 % 1,4 % Korttids fravær for: 12 mnd 2015 sammenlignet med: 12 mnd 2014 Malvik kommune Rådmann og stotte Eindomsservice Egen meld. 1-8 dager 12 mnd Sykemeld mnd dager Egen meld dager mnd Sykemeld mnd dager 12 mnd mnd 2015 Egen meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 dager 2,5 % Egen meld. 1-8 dager 1,1 % 1,2 % Egen meld. 1-8 dager 1,0 % 1,3 % Egen meld. 1-80,8 dager % 0,9 % 2,5 % 2,5 % Sykemeld 1-16 dager 1,2 % 1,0 % Sykemeld 1-16 dager 1,3 % 1,0 % Sykemeld 1-161,2 dager % 0,9 % 2,0 % 1,5 % 1,2 % 1,0 % 2,0 % 1,5 % 1,3 % 1,0 % 2,0 % 1,5 % 1,2 % 0,9 % 1,0 % 1,0 % 1,0 % 0,5 % 1,1 % 1,2 % 0,5 % 1,0 % 1,3 % 0,5 % 0,8 % 0,9 % 0,0 % 12 mnd mnd ,0 % 12 mnd mnd ,0 % 12 mnd mnd

23 12 mnd mnd mnd mnd mnd mnd 2015 Oppvekst Helse og velferd Teknisk 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Egen meld. 1-8 dager 12 mnd 2014 Sykemeld 12 mnd dager Egen meld mnd dager mnd Sykemeld dager Egen meld mnd dager mnd Sykemeld dager Egen meld. 1-8 dager 1,1 % 1,2 % 3,0 % Egen meld. 1-8 dager 1,3 % 1,2 % 1,6 % Egen meld. 1-80,8 dager % 0,9 % Sykemeld 1-16 dager 1,1 % 1,0 % Sykemeld 1-16 dager 1,4 % 1,3 % Sykemeld 1-160,6 dager % 0,5 % 2,5 % 1,4 % 1,2 % 0,5 % 1,1 % 1,0 % 2,0 % 1,4 % 0,6 % 1,3 % 1,0 % 1,5 % 0,8 % 1,0 % 0,6 % 1,1 % 1,2 % 0,5 % 1,3 % 1,2 % 0,4 % 0,8 % 0,9 % 0,2 % 0,0 % 0,0 % 12 mnd mnd mnd mnd mnd mnd 2015 Historisk sykefraværsstatistikk i Malvik kommune per kvartal 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 14,0 % ,0 % 10,4 % 6,8 % 8,8 % ,1 % 9,7 % 9,0 % 7,4 % 8,9 % 12,0 % ,5 % 8,0 % 7,6 % 9,5 % 10,4 % ,1 9,3 % 6,5 % 9,8 % 10,1 % 10,2 % 10,1 % 9,3 % 8,6 % 9,3 % 9,7 % 10,0 % 10,0 % ,8 % 7,7 8,6 % 6,3 % 9,3 % 8,6 % 8,5 % 8,3 % 7,7 % 7,7 % 8,0 % ,4 % 8,6 % 6,3 % 9,7 7,1 % 6,5 % ,1 % 8,5 % 7,7 % 10,2 % 6,3 % 6,3 % 6,0 % ,1 % 8,3 % 7,1 % 10,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % For 2015 har Malvik kommune et sykefravær på 8,9 %. Dette er 0,2 % lavere enn for Det høyste sykefraværet har Helse og velferd på 11,3 % og Rådmann og støtte (inkl. Skatteoppkreveren, Arbeidsgiverkontrollen og lærlinger) på 11,2 %. Korttidsfravær på egen melding er 0,1% høyre, men sykmeld fravær 1-16 dager 0,2 % lavere enn året før. -23-

24 Sykefraværstatistikk for 2016 Malvik kommune Sykefravær for jan.16 Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservic e Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk ,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % ,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % ,9 % 11,2 % 8,4 % 8,0 % 11,3 % 3,1 % Januar ,2 % 11,6 % 10,7 % 9,7 % 12,0 % 4,6 % Januar 20169,8 % 8,2 % 8,8 % 9,6 % 12,3 % 2,8 % Korttids og langtids fravær for: jan.16 Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservic e Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk > -24-

25 Korttids fravær for: jan.16 sammenlignet med: jan.15 Malvik kommune Rådmann og stotte Eindomsservice Oppvekst Helse og velferd Teknisk Historisk sykefraværsstatistikk i Malvik kommune per kvartal For januar 2016 har Malvik kommune et sykefravær på 9,8 %. Dette er 0,4 % lavere enn for januar Det høyste sykefraværet har Helse og velferd på 12,3 % og Oppvekst på 9,6 %. Korttidsfravær på egen melding er 0,8 % lavere enn året før. -25-