Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 09:00. Formannskapssalen, Rådhuset

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 09:00 Administrasjonsutvalget Formannskapssalen, Rådhuset Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær -1-

2 Saksliste Innhold Saker til behandling PS 1/16 Medarbeiderundersøkelsen /2858 Øvrig agenda: Orientering om omstillingsprosess Utvalgssaksnr Arkivsaksnr -2-

3 Sakertilbehandling -3-

4 Sakertilbehandling -4-

5 Arkiv: 400 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Elin Buholm Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 1/ Medarbeiderundersøkelsen 2015 Saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Medarbeiderundersøkelsen 2015 ble gjennomført Spørreskjema ble sendt ut via programmet «Questback» til ansattes e-postadresser, og med purring to dager før fristen gikk ut. Det ble informert i forkant om undersøkelsen via intranettet, og alle ledere ble varslet to uker før via e-post. Undersøkelsen sendes ut annethvert år, og dette er den tredje siden Tema og spørsmål er likelydende, slik at resultatene fra hvert av årene kan sammenlignes med: Utvikling i jobben Faglig og personlig utvikling Samarbeid Sosialt samspill Organisasjonsstruktur Overordnet ledelse Lønns- og arbeidstidsordninger Malvik kommunes verdier Svarprosent 525 personer (av 1020 spurte) deltok, og dette gir en svarprosent på 51,5 %. I 2013 var den på 60 %, og i %. Den samlede svarprosenten har gått ned til samme nivå som Likevel har mange virksomheter gode svarprosenter, mens noen har så lav deltakelse at resultatet ikke kan brukes (< 45 %). Det er spesielt lav deltakelse hos virksomheter der ansatte jobber turnus. -5-

6 For virksomheter eller avdelinger der det er under 8 personer som har svart, kan det ikke tas ut egne rapporter. Dette er for å sikre anonymiteten til ansatte. Resultatet fra disse inngår i rapporten for kommunen totalt. Skala I rapporten vises svarfordelingen i gjennomsnitt på hvert enkelt spørsmål. Det er brukt en skala fra 1 til 6, der 1 er «svært liten grad» og 6 er «svært stor grad». Svaralternativet «vet ikke» tas ikke med i gjennomsnittsberegningen. Det er vanlig å bruke 1 6 skala i spørreundersøkelser, og ingen kan svare nøytralt ved å legge seg på midten av skalaen. Differensiering av spørsmål Spørsmål om ledernivåene er differensiert. Virksomhetslederne blir spurt om Rådmannens lederteam og sin kommunalsjef. Alle ansatte blir spurt om sin virksomhetsleder og nærmeste leder med personalansvar. Sammenligning mellom årene Årets undersøkelse sammenlignes med resultatene fra 2013 og Dette gjøres for å se hvordan ansatte vurderer arbeidssituasjonen over tid og om det er endringer i positiv eller negativ retning. Virksomhetene får sine resultater, og kan sammenligne med de tidligere årene. Undersøkelsen brukes i arbeidet med tema som arbeidsmiljø (HMS), kompetanse- og lederutvikling. Vurdering Svarprosent Medarbeiderundersøkelsen har en samlet svarprosent på 51,5 %. Det er en nedgang fra 2013 da den var på 60 %, men på samme nivå som Det er ønskelig med en svarprosent på %. Det kan være flere årsaker til at svarprosenten er lav: Undersøkelsen og purring blir sendt ut via e-post. Det er dermed avhengig av at ansatte leser og svarer på posten sin. Flere virksomheter innen helse- og velferdsområdet har vært i en hektisk omorganiseringsprosess i 2015, og det har sannsynligvis ført til dårligere svarprosent. Det har kommet henvendelser fra enkelte ansatte som ikke ønsker å svare fordi de er for få på arbeidsplassen ut fra bakgrunnsvariabler (kjønn, utdanningsnivå, stillingsprosent og stillingsnivå). Dette til tross for forsikringer om at minst 8 må svare før rapport kjøres ut. Motivasjon for å svare avhenger av hvordan undersøkelsen følges opp i den enkelte virksomhet. Sammenligning over tid Resultatene er oppgitt i gjennomsnitt og det er ikke store variasjoner mellom årene. For å sammenligne de tre undersøkelsene, trekker vi fram tema der det er henholdsvis høyere score i 2015 enn tidligere, lavere score i 2015 enn tidligere, og der resultatet for 2015 ligger mellom 2013 og Tema der 2015-score er høyere enn tidligere undersøkelser: Bruker kompetansen til kolleger i egen avdeling Måten vi er organisert på er til hinder for samarbeid (negativt) Lønnsbetingelser -6-

7 Rådmannens lederteam (utvikling av kommunen, administrativ ledelse) Tema der 2015-score er lavere enn tidligere undersøkelser: Nærmeste leder (anerkjennelse, tilrettelegger, empati osv) Møtearenaer Stolthet av arbeidsplassen/malvik kommune Samarbeid på tvers av avdelinger og virksomheter Tema der 2015-score er lavere enn 2013, men høyere enn 2011: Virksomhetsleder og kommunalsjef (utvikling av virksomheten, administrativ ledelse) Malvik kommunes verdier Vurdering av hva innbyggerne mener om oss når det gjelder verdiene Tar vi utgangspunkt i de tema som har lavere score i 2015, så er det behov for å jobbe videre med samarbeid på tvers av virksomheter, møtearenaer, lederutvikling og omdømme. Rådmannens innstilling Medarbeiderundersøkelsen 2015 tas til orientering. -7-

8 Medarbeiderundersøkelsen i Malvik kommune 2015 Innhold INNLEDNING...2 SAMMENLIGNING MELLOM UNDERSØKELSENE I 2015, 2013 OG BAKGRUNNSVARIABLER...3 UTVIKLING I JOBBEN...6 FAGLIG OG PERSONLIG UTVIKLING...7 SAMARBEID...9 SOSIALT SAMSPILL...11 ORGANISASJONSSTRUKTUR...14 NÆRMESTE LEDER MED PERSONALANSVAR...16 VIRKSOMHETSLEDEREN...20 RÅDMANNENS STRATEGISKE LEDERTEAM...22 KOMMUNALSJEFEN...24 LØNNS- OG ARBEIDSTIDSORDNINGER...26 MALVIK KOMMUNES VERDIER ER: ÅPEN NYSKAPENDE SAMHANDLENDE...28 INNBYGGERNES OPPFATNING AV KOMMUNEN: ÅPEN - NYSKAPENDE - SAMHANDLENDE

9 INNLEDNING Undersøkelsen ble foretatt i perioden Det ble informert om undersøkelsen via kommunens intranett, og til alle lederne via e-post to uker før den ble sendt ut. Spørreskjema ble sendt ut via programmet Questback til de ansattes e-postadresser, og en purring ble sendt ut to dager før fristen. E-postlistene er sjekket med virksomhetsledere og avdelingsledere fordi de kan inneholde en del feil. Svarprosent 525 personer (av 1020 spurte) har deltatt, og dette gir en svarprosent på 51,5 %. Dette er en dårligere svarprosent enn 2013 da den var 60 %, og på nivå med 2011 da den var 53 %. Skala I rapporten vises svarfordelingen på hvert enkelt spørsmål. Det er brukt en skala fra 1 til 6, der 1 er svært liten grad og 6 svært stor grad (svaralternativet «vet ikke» tas ikke med i gjennomsnittsberegningen). Det er vanlig å bruke 1 6 skala i spørreundersøkelser, og fordelen er at ingen kan svare nøytralt ved å legge seg på midten av skalaen. Eksempelvis vil verdiene opp til 3 være på negativ side, og fra 4 og oppover på positiv side. Det er verd å merke seg at den høyeste verdien 6 kan oppfattes som perfekt, og dermed kan det være få som krysser av for denne verdien. Spørsmål Undersøkelsen er delt inn i åtte tema/overskrifter og bakgrunnsvariabler. Det er kun spørsmålet «arbeidssted» som er obligatorisk å svare på i undersøkelsen. Det kan gi utslag i at ikke alle svarer på alle spørsmål for å gå videre i undersøkelsen. Spørsmål om overordnet ledelse; Kommunalsjef og Rådmannens lederteam, er kun gitt til virksomhetsledere i 2015 og SAMMENLIGNING MELLOM UNDERSØKELSENE I 2015, 2013 OG 2011 Årets undersøkelse (blå graf), sammenlignes med resultatene fra 2013 (grønn graf) og 2011 (grå graf). Dette gjøres for å se hvordan ansatte vurderer arbeidssituasjonen over tid, og for å se om det er større endringer i positiv eller negativ retning. Utvikling i jobben Resultatene er på samme nivå i alle tre undersøkelsene. Faglig og personlig utvikling Mulighet for å tilegne seg nødvendig kompetanse har en nedgang i 2015 mot 2013 og De øvrige resultatene er på samme nivå. Samarbeid Det er noe høyere score i 2015 for bruk av kompetanse til kolleger internt i virksomhetene enn 2013 og Sosialt samspill Det er noe lavere score i 2015 på spørsmålene om møtearenaer og stolthet av å jobbe på arbeidsplassen enn i 2013 og Organisasjonsstruktur Måten vi er organisert på får lavere score i 2015 enn i 2013, og er på samme nivå som Samarbeid mellom avdelinger og virksomheter har lavere score i 2015 enn de forrige undersøkelsene. Ledernivåene Ledernivåene nærmeste leder med personalansvar, virksomhetsledere og kommunalsjefer får gjennomgående noe lavere score i 2015 enn 2013 og på nivå med 2011, mens rådmannens lederteam får høyere score i 2015 enn i Lønns- og arbeidstidsordninger Det er høyere score i 2015 ang. lønnsbetingelser enn i 2013 og

10 Verdiene Åpen får gjennomgående lavere score i 2015 enn 2013, men noe høyere enn 2011 Nyskapende får lavere score i 2015 enn 2013, men bedre enn Resultatet for kommunen er imidlertid lavest i Samhandlende får lavere score i 2015 enn 2013, men noe høyere enn Vurdering av hva ansatte tror innbyggerne mener om verdiene våre, er lavere i 2015 enn i 2013 og BAKGRUNNSVARIABLER Utdanningsnivå 100% 90% 80% Prosent 70% 60% 50% 40% 30% 29.0% 33.6% 30.1% 63.6% 59.9% 60.4% Utdanningsnivå Medarbeiderundersøkelse Malvik 2013 Medarbeiderundersøkelse Malvik % 10% 7.4% 6.4% 9.5% 0% Folkeskole/grunnskole Videregående skole/fagbrev Høgskole eller universitetsutdanning Kjønn 100% 90% 80% 76.1% 76.1% 77.0% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 23.9% 23.9% 23.0% KJØNN Medarbeiderundersøkelse Malvik 2013 Medarbeiderundersøkelse Malvik % 0% Kvinne Mann 3-10-

11 Fast, vikariat eller midlertidig stilling 100% 90% 91.3% 94.7% 90.5% 80% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 6.4% 4.4% 6.9% 2.3% 0.9% 2.6% Fast Vikariat Midlertidig ansatt (f. eks. prosjektstilling, ikke vikariat) Empty Medarbeiderundersøkelse Malvik 2013 Medarbeiderundersøkelse Malvik 2011 Hvor stor stillingsprosent har du? 100% 90% 80% Prosent 70% 60% 50% 40% 30% 28.7% 33.2% 31.7% 66.9% 62.8% 64.0% Hvor stor stillingsprosent har du? Medarbeiderundersøkelse Malvik 2013 Medarbeiderundersøkelse Malvik % 10% 0% 4.4% 4.0% 4.3% 0-49% 50-99% 100% 4-11-

12 Stillingsnivå 100% 90% 88.1% 87.3% 85.1% 80% 70% Prosent 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Arbeidstaker 8.6% 9.2% 11.3% Avdelingsleder/styre r i barnehage/inspektø r i skole 2.9% 2.6% 2.8% 0.4% 0.9% 0.7% Virksomhetsleder Rådmannens strategiske lederteam Empty Medarbeiderundersøkelse Malvik 2013 Medarbeiderundersøkelse Malvik

13 UTVIKLING I JOBBEN (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad synes du at: - det igangsettes prosesser der du er med og bidrar til utviklingsarbeid det igangsettes prosesser der du er med og bidrar til utviklingsarbeid - det er rom for å komme med nye idéer i din avdeling det er rom for å komme med nye idéer i din avdeling 5-13-

14 - nye idéer blir satt ut i livet nye idéer blir satt ut i livet FAGLIG OG PERSONLIG UTVIKLING (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) Kompetanse betyr kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som skal til for å gjøre en god jobb (etter de målsettinger og krav som stilles i jobben) I hvilken grad synes du at - det er mulighet for å tilegne seg nødvendig kompetanse for å utføre oppgaver i din jobb det er mulighet for å tilegne seg nødvendig kompetanse for å utføre oppgaver i din jobb 6-14-

15 - du tilegner deg ny kompetanse som er relevant for jobben du tilegner deg ny kompetanse som er relevant for jobben - du tilegner deg ny kompetanse for å utvikle deg videre i faget du tilegner deg ny kompetanse for å utvikle deg videre i faget 7-15-

16 SAMARBEID (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) - du har god oversikt over hvilken kompetanse som finnes i egen avdeling du har god oversikt over hvilken kompetanse som finnes i egen avdeling - du bruker kompetansen til dine kolleger i egen avdeling du bruker kompetansen til dine kolleger i egen avdeling 8-16-

17 - du har god oversikt over andre kollegers kompetanse på tvers av avdelinger og/eller virksomheter du har god oversikt over andre kollegers kompetanse på tvers av avdelinger og/eller virksomheter - du bruker andre kollegers kompetanse på tvers av avdelinger og/eller virksomheter du bruker andre kollegers kompetanse på tvers av avdelinger og/eller virksomheter 9-17-

18 SOSIALT SAMSPILL (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad synes du at - vi deler vår kompetansen internt i avdelingen, formelt og uformelt vi deler vår kompetansen internt i avdelingen, formelt og uformelt - vi har gode møteplasser/arenaer for å samarbeide om oppgavene vi har gode møteplasser/arenaer for å samarbeide om oppgavene

19 - vi deler gode opplevelser med kolleger vi deler gode opplevelser med kolleger - du er stolt av å jobbe på din arbeidsplass du er stolt av å jobbe på din arbeidsplass

20 - du prater positivt om Malvik kommune som arbeidsplass du prater positivt om Malvik kommune som arbeidsplass

21 ORGANISASJONSSTRUKTUR (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad synes du at måten vi er organisert på: - fremmer samarbeid mellom kolleger i avdelingen/virksomheten fremmer samarbeid mellom kolleger i avdelingen/virksomheten - fremmer samarbeid på tvers av avdelinger og virksomheter fremmer samarbeid på tvers av avdelinger og virksomheter

22 - er til hinder for samarbeid mellom kolleger i avdelingen/virksomheten er til hinder for samarbeid mellom kolleger i avdelingen/virksomheten - er til hinder for samarbeid mellom avdelinger og virksomheter er til hinder for samarbeid mellom avdelinger og virksomheter

23 NÆRMESTE LEDER MED PERSONALANSVAR (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad synes du at din nærmeste leder (med personalansvar): - skaper prosesser der medarbeiderne får et felles eierforhold og forståelse i forhold til endringer skaper prosesser der medarbeiderne får et felles eierforhold og forståelse i forhold til endringer - bryr seg om deg bryr seg om deg

24 - oppmuntrer deg til videreutvikling oppmuntrer deg til videreutvikling - gir deg anerkjennelse for den jobben du gjør gir deg anerkjennelse for den jobben du gjør

25 - gir klart utrykk for hva som forventes av deg i jobben gir klart utrykk for hva som forventes av deg i jobben - er engasjert og tydelig er engasjert og tydelig

26 - tar deg med på råd ved viktige beslutninger innenfor ditt jobbområde tar deg med på råd ved viktige beslutninger innenfor ditt jobbområde - tilrettelegger for at du har nødvendig utstyr og "verktøy" for å gjøre jobben riktig tilrettelegger for at du har nødvendig utstyr og "verktøy" for å gjøre jobben riktig

27 VIRKSOMHETSLEDEREN (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad synes du VIRKSOMHETSLEDEREN - bidrar til å utvikle virksomheten i en positiv retning? bidrar til å utvikle virksomheten i en positiv retning? - bidrar til å skape et positivt bilde av virksomheten? bidrar til å skape et positivt bilde av virksomheten?

28 - utøver god administrativ ledelse av virksomheten? utøver god administrativ ledelse av virksomheten? - Alt i alt, hvor fornøyd er du med virksomhetslederen din? Alt i alt, hvor fornøyd er du med virksomhetslederen din?

29 RÅDMANNENS STRATEGISKE LEDERTEAM RÅDMANNENS STRATEGISKE LEDERTEAM består av rådmann, 2 kommunalsjefer, organisasjonssjef og økonomisjef NB: Spørsmålet er kun besvart av virksomhetslederne (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad synes du RÅDMANNENS STRATEGISKE LEDERTEAM - bidrar til å utvikle kommunen i en positiv retning? bidrar til å utvikle kommunen i en positiv retning? - bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen? bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen?

30 - utøver god administrativ ledelse av kommunen? utøver god administrativ ledelse av kommunen? - Alt i alt, hvor fornøyd er du med Rådmannens strategiske lederteam? Alt i alt, hvor fornøyd er du med Rådmannens strategiske lederteam?

31 KOMMUNALSJEFEN NB: Spørsmålet er besvart av virksomhetsledere og avdelingsledere, styrere, inspektører i 2011, mens i 2013 og 2015 er det kun virksomhetslederne som har svart. (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad synes du KOMMUNALSJEFEN din: - bidrar til å utvikle kommunen i en positiv retning? bidrar til å utvikle kommunen i en positiv retning? - bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen? bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen?

32 - utøver god administrativ ledelse av kommunen? utøver god administrativ ledelse av kommunen? - Alt i alt, hvor fornøyd er du med kommunalsjefen din? Alt i alt, hvor fornøyd er du med kommunalsjefen din?

33 LØNNS- OG ARBEIDSTIDSORDNINGER (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) Hvor fornøyd er du med - lønnsvilkårene for den jobben du utfører? lønnsvillkårene for den jobben du utfører? - arbeidstidsordning i jobben? arbeidstidsordning i jobben?

34 - muligheten for å få en stillingsstørrelse som er tilpasset dine behov? muligheten for å få en stillingsstørrelse som er tilpasset dine behov? - Alt i alt, hvor fornøyd er du med lønns- og arbeidstidsordninger i jobben din? Alt i alt, hvor fornøyd er du med lønns- og arbeidstidsordninger i jobben din?

35 MALVIK KOMMUNES VERDIER ER: ÅPEN NYSKAPENDE SAMHANDLENDE HVORDAN OPPLEVER ANSATTE DISSE VERDIENE? ÅPEN (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad opplever du at verdien "ÅPEN" beskriver - deg selv deg selv - dine kolleger dine kolleger

36 - din nærmeste leder din nærmeste leder - din virksomhet/avdeling din virksomhet/avdeling

37 - Malvik kommune Malvik kommune NYSKAPENDE (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad opplever du at verdien "NYSKAPENDE" beskriver - deg selv deg selv

38 - dine kolleger dine kolleger - din nærmeste leder din nærmeste leder

39 - din virksomhet/avdeling din virksomhet/avdeling - Malvik kommune Malvik kommune

40 SAMHANDLENDE (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad opplever du at verdien "SAMHANDLENDE" beskriver - deg selv deg selv - dine kolleger dine kolleger

41 - din nærmeste leder din nærmeste leder - din virksomhet/avdeling din virksomhet/avdeling

42 - Malvik kommune Malvik kommune INNBYGGERNES OPPFATNING AV KOMMUNEN: ÅPEN - NYSKAPENDE - SAMHANDLENDE (skala 1= Svært liten grad, 6=Svært stor grad) I hvilken grad tror du innbyggere i Malvik oppfatter kommunen som - Åpen Åpen

43 :35 - Nyskapende Nyskapende - Samhandlende Samhandlende