Prosjektrapport Kombinasjonsstillinger

Transkript

1 TRONDHEIM KOMMUNE Prosjektrapport Kombinasjonsstillinger Prosjekt uønsket deltid Ved gjennomføring av prosjektet Kombinasjonsstillinger tydeliggjøres behovet for et formelt samarbeid mellom arbeidsgiverne for å ivareta arbeidsgiveransvaret. Ansatte i kombinasjonsstillinger har behov for at arbeidstid organiseres for at lov og avtaleverk skal ivaretas. I dette prosjektet er de ansatte fra samme fagmiljø, men det er grunn til å anta at om de kommer fra ulike fagmiljø er det behov for å legge til rette for at de ansatte føler tilhørighet til begge enhetene. De ansatte uttrykker ønske om faglig utvikling på begge enhetene som en viktig del av det å ha en tilhørighet. Det er behov for system for å ha oversikt over at ansatte jobber på enheter med ulik uketimetall.

2 Forord Uønsket deltid og overgang til en heltidskultur innen turnusbaserte enheter har vært et prioritert område i de senere år. Det viser seg at endringer tar tid, og at det er nødvendig med ulike insentiver. Store stillinger gir en høyere kvalitet på tjenestene og bedre tilsettingsvilkår for ansatte. Det er viktig å fortsette å jobbe mot at 100 % stilling er en hovedregel, og deltidsstilling er unntaket. Innen turnusbaserte tjenester er det utstrakt bruk av deltid. For mange ansatte er denne deltiden uønsket og vi har en uutnyttet arbeidskraft. I framtiden vil vi ha en utfordring med å rekruttere tilstrekkelig arbeidskraft innenfor disse tjenestene. Samtidig er kompetansebehovet på alle tider av døgnet økt og kommunalsektor blir overført nye oppgaver som skal løses med tilstrekkelig kompetanse. Disse utfordringene samt en erkjennelse av at ansatte med store stillingsandeler opplever et større tilknytningsforhold til sin arbeidsplass og gjennom det kan ta seg mer ansvar, får letter tilgang på informasjon og lignende gjør at det er viktig å finne ulike virkemidler for å øke antall ansatte med store stillingsandeler i kommunen. Gjennom prosjektet kombinasjonsstillinger er det viktig å teste ut hvilke behov for tilrettelegging som er nødvendig for at to enheter kan samarbeid for å ivareta den ansatte. Ansattes innspill er viktig å samle, samt erfaringer gjennom en periode. Prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet, samt kommunens satsning på ufrivillig deltid gjennom budsjettprosessen i 2011,2012 og 2013 Trondheim kommune Elin Rognes Solbu Kommunaldirektør Sigrid Fritzvold Prosjektleder 2

3 Innhold Forord... 2 Bakgrunn for prosjektet... 4 Mål med prosjektet... 5 Målgruppe for prosjektet... 6 Opplysninger om deltakerne i prosjektet... 6 Organisering av prosjektet... 7 Forankring av prosjektet i virksomheten... 7 Samarbeid og medvirkning... 8 Beskrivelse av tiltaket/ene... 8 Ressursbruk... 8 Oppfølging av prosjektet... 9 Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden... 9 Planer for videreføring

4 Bakgrunn for prosjektet Trondheim kommune har innenfor turnusbaserte tjenester en stor andel deltidsansatte. For å imøtekomme ansatte sine ønsker om høyere stilling og enhetens behov for at ansatte øker sin stilling med å jobbe på tider enheten har behov for deres kompetanse, trenger vi ulike virkemidler. Kommunene står ovenfor store utfordringer i forhold til de tradisjonelle måtene vi utarbeider arbeidsplaner på, og utnyttelse av de ressurser som er tilgjengelig. Dette knytter seg spesielt til at bemanningen må være nesten konstant gjennom hele uken og året. Kompetansebehovet er like stort kveld og helg som en vanlig hverdag. Tjenestebehovet gir ikke muligheter for store personalreduksjoner på kveld og helg. Trondheim kommune ønsket å gjennomføre et prosjekt der de ansatte kan arbeide på to enheter for å få eller opprettholde 100 % stilling. Vi har ansatte som i perioder jobber ved flere enheter, der de ansatte selv må ivareta at arbeidstid og fritid blir rett ivaretatt. Prosjektets hovedmål er å kartlegge hva som skal til for at ansatte skal bli ivaretatt som arbeidstaker der arbeidsgiveransvaret er delt mellom to enheter. Prosjektet skal gi kunnskap om hva som skal til for tilrettelegging når en ansatt skal ha to enheter å forholde seg til. Det vil være to ledere med ansvar for hver sin del av stillingen, men med et overordnet krav om å samarbeide slik at stillingsdelene sees under et. Vil det være behov for å utarbeide retningslinjer for samarbeid mellom enhetene, og i tilfelle hvilke faktorer styrer en tilrettelegging av arbeidstiden? Kombinasjonsstillingene kan være på en skole eller barnehage( dagtid) og et sykehjem eller hjemmetjeneste( turnus). Det er også mulig å organisere kombinasjonsstillinger rundt enkelte brukere som har tilbud på ulike arenaer. Ansatte som jobber deltid i turnus vil ofte være utestengt fra å søke enkelte ledige stillinger med bakgrunn i at arbeidstidens organisering eller AML krav legger begrensinger for å kombinere ulike stillinger. Kommunens ønske om å ha flere ulike muligheter til å øke stillingsandelen til ansatte gjør det nødvendig å undersøke hvordan en kan tilrettelegge for at det å jobbe ved flere enheter kan bli attraktivt, samt at tilretteleggingsbehovet veies opp mot gevinsten ved å ha ansatte som kommer med ulike erfaringer inn på enheten. Dagtidsenhetene må organisere arbeidstiden i 4

5 kombinasjonsstillingen slik at det er mulig å kombinere med en turnusstilling uten at det av den grunn blir for belastende. Fri før og etter arbeidshelg samt reduksjon av uketimetallet til 35,5 timer må ivaretas. Ekstra fokus for å øke tilhørigheten til begge enhetene vil også være nødvendig. Kombinasjonsstillinger gir ansatte 100 % stillinger og bør gi mulighet til å delta på opplæring, samarbeid og utvikling på begge arbeidsstedene. Kombinasjonsstillingene er ofte på en dagtidsenhet og en turnusenhet med arbeid hver 3 helg, samt høytid etter turnusplan. Arbeidsplanen må tilpasses slik at fridager før og etter arbeidshelg ivaretas. Ansatte som jobber i deltidsstillinger på flere enheter har et behov for at stillingen tilrettelegges slik at det er mulig å delta på møter, samarbeid, og opplæring på begge enhetene. Dette for å legge til rette for tilhørighet og deltagelse på begge enhetene. Kombinasjonsstillingen gir den enkelte ansatte dobbelt opp av brukere og kollegaer. For å motvirke opplevelsen av å jobbe deltid på to plasser må arbeidsplanene også ivareta dette. Kunnskap om dette vil kunne overføres til mange ulike kombinasjoner av deltidsstillinger. Mål med prosjektet Ansatte som jobber ved flere enheter skal ha turnuser som er tilrettelagt AML krav, den ansatte sitt behov for deltagelse, samarbeid og tilhørighet. Etablere samarbeid mellom flere enheter slik at ansatte kan få 100% stilling til sammen i kommunen ved å jobbe på to enheter. Etablere et formelt samarbeid mellom lederne ved de ulike enhetene som ivaretar tilrettelegging av arbeidstiden for den ansatte. Ansvaret for å tilrettelegge stillingene ligger til lederne. Skaffe erfaring på hvilke krav til tilrettelegging som er nødvendig i årets ulike faser. Helg, høytid og ferie. Skaffe erfaring med hvilke krav til tilrettelegging som er nødvendig i årets ulike faser. Hvordan vil det påvirke arbeidstiden på de ulike enhetene når det er behov for tilrettelegging for helg og høytid, samt ferie. Vil den ansatte som jobber deltid, med mindre uketimetall enn de andre ha samme tilhørighet til begge arbeidsplassene? 5

6 Skaffe erfaring på hva som skal til for å legge til rette for stabilitet og tilhørighet. Hva skal til for at den ansatte opplever seg som ansatt i 100% stilling i kommunen framfor å oppleve at den er ansatt i to deltidsstillinger. Det vil også være viktig å se på hvilke type stillinger det er mulig å kombinere. Er all kompetanse mulig å nyttegjøre seg på alle enhetene? Skaffe erfaring på behovet for tilrettelegging for å oppnå stabilitet og tilhørighet Målgruppe for prosjektet Målgruppen er ansatte som jobber eller ønsker å jobbe ved to enheter. Opplysninger om deltakerne i prosjektet Barnevernsvakta er en enhet i Trondheim kommune som har liten aktivitet på dagtid, gjennom uka og i helg. De har en arbeidsplan som er bygd opp med få dagvakter, kveld og beredskapsvakter( hjemmevakt) om natta i uka og helgearbeid. Det er med bakgrunn i arbeidets art behov for treårig høyskolekompetanse på alle vakter. Enhetene de kan kombinere stillinger med er dagtidsenheter innen forvaltning og tiltak barnevern. Første prosjektåret var det 6 ansatte med i prosjektet. Disse jobbet på forvaltning eller tiltak på dagtid og hadde 80% stilling ved dagenheten og 20 % ved turnusenheten. Siste året har det vært 5 ansatte som har jobbet i kombinasjonsstillinger ved disse enhetene. Det er i perioden blitt en ansatt med kombinasjon 20 % på dagenheten og 80 % på turnusenheten, en ansatt med 50 % på begge enhetene. 6

7 Organisering av prosjektet Trondheim kommune har organisert arbeidet rundt heltid deltid i en overordnet styringsgruppe med delprosjekt og arbeidsgrupper under samme paraply Prosjektet kombinasjonsstillinger er organisert med en overordnet prosjektgruppe som består av rådgivere fra rådmannens fagstab og systemadministrator i Gat, samt hovedtillitsvalgte og hovedverneombud innenfor helse og velferd. På enhetene har prosjektgruppa vært lederne ved de ulike enhetene. Forankring av prosjektet i virksomheten Bystyret har i de senere år vært opptatt av temaet uønsket deltid, og behandlet flere saker om heltid og økt kvalitet på tjenestene. Bystyret har behandlet kommunedelplanen for eldre 0095/11( eldreplanen), der 15 mnd vedtaket ble vedtatt og videre Heltid/deltidssaken innen helse og velferd - oppfølging av eldreplanen 0023/12 I budsjettprosessen har også heltid deltid vært et prioritert område i de senere år. 7

8 Formannskapet har behandlet Heltid/deltidssaken innen helse og velferd - oppfølging av eldreplanen, Orientering til Formannskapet 0202/12 og Statusrapport om prosjekter og tiltak for å øke heltidskulturen innenfor helse og velferd ble behandlet i administrasjonsutvalget 0012/13og i formannskapet 0278/13 I tillegg rapporteres det til administrasjonsutvalget hvert kvartal på utvikling av den gjennomsnittlige stillingsprosenten i kommunen, samt andelen av hele stillinger innenfor områdene. Den gjennomsnittlige stillingsandelen øker langsomt innenfor de turnusbaserte tjenestene. Det er helse og velferd og de turnusbaserte tjenestene som har lavest andel av hele stillinger, og gjennom dette også lavest gjennomsnittlig stillingsprosent. I disse rapporteringene blir aktuelle prosjekt også beskrevet. Kommunaldirektør for organisasjon følger prosjektet gjennom styringsgruppa Samarbeid og medvirkning Prosjektet har vært en del av arbeidet i prosjektgruppa for heltid deltid. I prosjektets første år deltok prosjektgruppa på flere møter med lederne for de ulike enhetene for å danne kjøreregler for prosjektet. Beskrivelse av tiltaket/ene Hovedtiltaket er å ivareta arbeidsgiveransvaret i forhold til kombinasjonsstillingene. For å ivareta lov og avtaleverk iforhold til arbeidstid ble det etablert et formelt samarbeid om kombinasjonsstillingen. Det ble satt fokus på at de ansatte skulle ha tilrettelagt arbeidstiden slik at de kunne delta på møter og opplæring/ utvikling ved begge enhetene. Lønn og arbeidstid ble gjennomgått og endret. Ansatte ble ivaretatt i forhold til møter og deltagelse på faglig utvikling. Ressursbruk I første prosjekt år ble det arrangert møter med de ansatte og lederne for å etablere gode samarbeidsformer. Daglig ansvarlig på barnevernsvakta hadde et utvidet ansvar for å tilrettelegge for lønn og arbeidsplan som ivaretok arbeidsmiljøloven. Deltagelse på møter og faglig utvikling for kombinasjonsstillingene og reduserte ukentlig arbeidstiden ble kompensert med midler fra prosjektet første år. Med bakgrunn i at deltagelsen i prosjektet er lavere enn planlagt er ikke alle prosjektmidlene brukt. 8

9 Oppfølging av prosjektet Første prosjekt år deltok den sentrale prosjektgruppa på flere møter ved enheten. Dette for å etablere en del rutiner for samarbeid. Enhetslederne på de ulike enhetene følger opp den enkelte ansatte ved sin enhet. Det har vært to fellesmøter med de ansatte. I disse møtene ønsket vi å få informasjon om hva de mente måtte tilrettelegges for at de skulle få tilhørighet til begge enhetene, samt informasjon om krav til arbeidstidens organisering. Ved avslutning i andre periode besvarte enhetslederne et spørreskjema. Spørreskjema ble utarbeidet av den sentrale prosjektgruppa for å samle kunnskap om prosjekterfaringene. Det har vært forsøk på å utvide prosjektet med flere enheter. Avlastningstjenesten for barn og unge ønsket å samarbeide om kombinasjonsstillinger med skoler som hadde deres brukere på dagtid. Dette med utgangspunkt i brukernes/ elevens behov og muligheten til å øke ansatte sin stillingsstørrelse. Det har vært avholdt flere samarbeidsmøter med de aktuelle enhetene. Av fem skoler ble det til slutt en skole som var interessert å samarbeide videre for å få til en kombinasjonsstilling. Beklageligvis strandet dette i at de aktuelle ansatte på det tidspunktet ikke ønsket en slik stilling. Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden Ansatte som jobber ved flere enheter skal ha turnuser som er tilrettelagt AML krav, den ansatte sitt behov for deltagelse, samarbeid og tilhørighet. Etablere et formelt samarbeid mellom lederne ved de ulike enhetene som ivaretar tilrettelegging av arbeidstiden for den ansatte. Ansvaret for å tilrettelegge stillingene ligger til lederne. Skaffe erfaring på hvilke krav til tilrettelegging som er nødvendig i årets ulike faser. Helg, høytid og ferie. Vil den ansatte som jobber deltid, med mindre uketimetall enn de andre ha samme tilhørighet til begge arbeidsplassene? Skaffe erfaring på hva som skal til for å legge til rette for stabilitet og tilhørighet Det vil også være viktig å se på hvilke type stillinger det er mulig å kombinere. Er all kompetanse mulig å nyttegjøre seg på alle enhetene? 9

10 Erfaringene er kommet fram i møte med enhetene, de ansatte og ved spørreundersøkelse ved prosjektets slutt. I dette prosjektet er det ansatte som ønsket å kombinere sine dagtidsstillinger med 20 % stilling på helg ved barnevernsvakta. Ved oppstart av prosjektet ble det avdekt at de hadde ulik lønn og ulik uketimetall på stillingene sine. Dette ble etter en diskusjon med lederne rettet opp i. Dette med bakgrunn i at de ansatte brukte sin fagkompetanse i begge stillingene. Det ble gjennom deltagelse i prosjektet en større bevissthet rundt behovet for å legge til rette arbeidstiden for ansatte slik at fri før og etter arbeidshelg, ferie avvikling og lignende ikke var et personlig anliggende. Der de ansatte jobber innenfor samme tjenesteområdet er det ofte etablert samarbeid mellom enhetene. Der ansatte jobber på enheter innenfor ulike tjenesteområder må det etableres samarbeid mellom lederne. Gjennom prosjektet gav de fleste ansatte tilbakemelding på at de ikke opplevde det som utfordrende å jobbe på to enheter. Kombinasjonen gav en positiv utfordring. Kombinasjonsstillingene bidro også til å spre kunnskap mellom ulike arbeidskulturer. Dette ble bekreftet av lederne. Enkelt ansatte har sluttet i sine kombinasjonsstillinger enten fordi de har sluttet i kommunen, eller at de har endret oppgaver. To ansatte har sluttet i kombinasjonsstillingene for å tiltre 100% stillinger ved barnevernsvakta De fleste ansatte opplevde ikke et stort behov for tilrettelegging av ferier og høytider. Dette ordnet seg i all hovedsak for de som hadde 20 % turnusstillinger. Deres arbeidstid var kun helg på turnusenheten. I andre prosjektperiode begynte en ansatt i en kombinasjonsstilling med 50 % stilling på både dag og turnusenheten. Denne stillingskombinasjonen krevde mer planlegging enn 80/20 kombinasjonene. Dette med bakgrunn i at det på begge enhetene var faste aktiviteter den ansatte skulle delta på. I prosjektperioden ble det lagt til rette for deltagelse på møter på begge enhetene. Dette beskrives som verdifullt for de ansatte og fra ledelsen. Dobbelt møte aktivitet oppleves ikke som negativt. For å legge til rette for tilhørighet på begge enhetene ble dette vektlagt. Barnevernsvakta opplevde ekstra administrasjon ved å ha mange i deltidsstilinger, mens dagtidsenhetene i all hovedsak hadde en og til rette legge for. Ved etablering av nye kombinasjonsstillinger er det sannsynlig at man oppnår best effekt hvis stillingen lyses ut i forhold til disse betingelsene. Enheter som omgjør dagtidsstillinger til kombinasjonsstillinger melder tilbake at de opplever det som en utfordring av ansatte går over i redusert uketimetall. 10

11 Kombinasjonsstillingene i dette prosjektet hadde begge stillingene sine fra samme fagområde, og fagmiljøet blant barnevernsfaglige ansatte er ikke stort. Dette medvirket nok til at de ansatte ikke opplevde tilhørigheten som en utfordring. Det er grunn til å tro at dette kunne vært en større utfordring hvis de ansatte kom fra ulike områder. Planer for videreføring Trondheim kommune vil alltid ha ansatte som jobber på flere enheter. Det er nødvendig å ivareta arbeidsgiveransvaret slik at stillingene sees i en sammenheng. Utfordringen ved å holde oversikten over ansatte som jobber på enheter med ulik ukentlig arbeidstid ivaretas når nytt lønns og personalsystem innføres vår Det vil fra høst 2014 gå et varsel elektronisk fra lønnssystemet til enhetsleder når den ansatte får en stilling med ulikt uketimetall, og skal ha tilrettelegging av arbeidstiden. Ledere med ansatte på flere enheter plikter å sørge for at de ansatte har arbeidstid innen for lov og avtaleverk. Enhetene må tilrettelegge arbeidstiden der de ansatte skal ha redusert ukentlig arbeidstid. I forbindelse med innføringen av nytt lønns og personalsystem etableres det rutiner for dette. 11