MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget SAKSLISTE. Dato: kl 0800 Sted: Gran rådhus, møterom Granavollen Arkivsak: 13/00012 Arkivkode: 033

Transkript

1 MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Dato: kl 0800 Sted: Gran rådhus, møterom Granavollen Arkivsak: 13/00012 Arkivkode: 033 Eventuelt forfall skal godkjennes av ordfører Knut Lehre, og meldes via epost eller tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Habilitetsspørsmål sendes også til ordføreren i forkant av møtet. SAKSLISTE Godkjenning av møtebok fra møtet /13 13/ Ufrivillig deltid og vikarpool i helse og omsorgstjenesten Ordfører og rådmannssekretariatet, Jaren, 26. september 2013 for ordfører Eli Stigen Ordfører og rådmannssekretariatet 1

2 3/13 Ufrivillig deltid og vikarpool i helse og omsorgstjenesten Arkivsak dok. 13/ Arkivkode. 406 Saksbehandler Gitte Christine Korvann Saksgang Møtedato Saknr Administrasjonsutvalget /13 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Det iverksettes prøveordninger for ulike turnuser i flere avdelinger 2. Det opprettes vikarpool i den enkelte avdeling/ eventuelt for flere avdelinger der det er hensiktsmessig, for å gi fagutdannede mulighet til høyere stillingsstørrelse. 3. Arbeidet etableres som delprosjekter hvor prosjektene rapporterer tilbake til en styringsgruppe bestående av ledere og tillitsvalgte for å ivareta gjennomføring og evaluering av prøveordningen. 4. Delprosjektene melder fremdrift til styringsgruppen som ved prosjektslutt i 2015 utarbeider en prosjektrapport som legges frem for kommunestyret til orientering. Vedlegg «Opptur Handlingsplan for fremtidens omsorgstjenester» Kompetanseplan i helse og omsorg Likestillingsplanen Vedlagt Oppsummering Helse og omsorg har gjennom handlingsplanen i «Opptur», som mål i økonomiplanen, samt i arbeidet med Nærværsprosjektet «Frisk og glad» arbeidet med å minske den ufrivillige deltiden i virksomheten. Undersøkelser viser at ved høyere faglig kompetanse på avdelingen, gir dette bedre trygghet for de ansatte til å utføre arbeidet sitt og dermed gir det et høyere nærvær. Helse og omsorg har i dag ca. 650 medarbeidere fordelt på 380 årsverk. I likestillingsplanen som ble vedtatt av Kommunestyret i sak 42/12 den 12.april, ble det vedtatt at det skulle igangsettes ulike prøveordninger med 100 % stillinger i to ulike avdelinger. Det er allerede igangsatt ulike prøveordninger for turnus, men virksomheten har ikke igangsatt og kommer ikke til å igangsette prøveordninger med kun 100 % stillinger, da dette er for kostnadskrevende. Prosjektene skal beskrive nåsituasjon før igangsettelse av ny turnus og/eller vikarpool og gi en beskrivelse av virkningen etter prosjektperioden. En prøveperiode for den enkelte prøveturnus settes til et år. 2

3 Saksutredning Bakgrunn for saken Saken var til behandling første gang i kommunestyret i sak 27/13 hvor det ble en utsettelse av saken «Saken utsettes og fagorganisasjonene deltar i utarbeidelsen av tiltakene». Det er gjennomført arbeidsmøte med de tillitsvalgte hvor det ble etablert en styringsgruppe bestående av tillitsvalgte og seksjonsledere som skal følge opp de ulike prosjektene som nå etableres i virksomhetene. De tillitsvalgte bifaller det videre arbeidet. Virksomheten benytter til daglig mange vikarer for å kunne yte de tjenestene som den enkelte bruker har vedtak på. Det å skaffe riktig kompetanse og nok vikarer er meget tids og arbeidskrevende for lederne. Det i sammenheng med at flere av våre ansatte ønsker seg en høyere stilling, gjør at vi nå ser på dette til en felles sak. Det er blitt gjennomført flere spørreundersøkelsen om ufrivillig deltid. Den siste som ble utført høsten 2012 viser ulike ønsker og behov fra de ansatte. Mange ønsker å jobbe deltid, flere ønsker en større deltidsstilling og en del ønsker full stilling. Noen få ønsker å jobbe flere helger. Siden bemanningsbehovet ved de ulike avdelingene fordrer at noen må jobbe deltid og helger har virksomheten store muligheter til å kunne tilrettelegge enda bedre for den enkelte medarbeider. For eksempel kan den enkelte arbeidstaker i en 12 ukers turnus, kunne gå 2. hver, 3. hver eller 4. hver helg som gir stor fleksibilitet og mulighet for tilrettelegging på en annen måte. Dette betyr imidlertid at det kan medføre bytte av arbeidssted, arbeid på flere avdelinger og flere helger. I tillegg vil opprettelse av vikarpool, ved den enkelte avdeling/ eventuelt for flere avdelinger, være med på å dekke en del av behovene. Konsekvenser Lover og forskrifter Arbeidstidsbestemmelser og avlønning reguleres etter Arbeidsmiljøloven, Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen. I tillegg er det nødvendig med lokale avtaler med fagforeningene. Eksisterende planer Handlingsplan i Opptur Kompetanseplan i helse og omsorg Likestillingsplanen Gjeldende vedtak K sak 64/09, 93/11 og 106/13 K sak 42/12 K sak 26/13 K sak 27/13 Økonomi Ved å overføre ressurser fra vikarbudsjettet til ordinære stillinger er det ikke behov for økte bevilgninger for å øke målet om høyere stillingsandeler. Det igangsettes ikke ordninger med avdelinger hvor alle har 100 % da dette er for kostnadskrevende. Bemanning Saken i sin helhet dreier seg om bemanning og behovet for økt kompetanse i grunnbemanningen. 3

4 Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ Vurdering/alternative løsninger Det er nødvendig når man ser på ufrivillig deltid at man også ser på hva som er behovet etter bemanningsplanen. Gran kommune har i dag en mye lavere dekning av fagutdannet personell, særlig når det gjelder høyskoleutdannet personell, enn sammenlignbare kommuner (KOSTRA). Gran kommune kan søke kompetansemidler fra «Kompetanseløftet 2015» gjennom Fylkesmannen i Oppland. Det har virksomheten gjort de siste 5 årene uten at fagkompetansen har økt tilfredsstillende. Det er viktig å skille mellom hva som er ønsket deltid og hva som er uønsket deltid. Til orientering vil alle sykepleiere og vernepleiere som ønsker 100 % stilling, vil få ansettelse i dette. Bakgrunnen for dette er at det til enhver tid er vakante stillinger, vikariater eller sykefravær som gir mulighet for inndekningen av de økte lønnskostnadene. Det er imidlertid mange som ønsker reduserte stillinger innen helse og omsorgstjenesten. Det er tøft å skulle jobbe i 100 % stilling i turnus og samtidig ivareta familie. Mange vil derfor søke å få godkjent reduksjon av stillingen i en periode (jfr. Arbeidsmiljøloven). I tillegg blir det gjort individuelle tilpasninger. Det har de siste årene vært gjennomført ulike spørreundersøkelser blant de deltidsansatte i helse og omsorg. Disse har blitt sendt ut til alle deltidsansatte også ufaglærte. Det er helt nødvendig at helseog omsorgstjenesten øker andelen av heltidsansatte, men dette må gjelde de fagutdannede. Helseog omsorgstjenesten gjennomførte derfor en spørreundersøkelse høsten 2012 der kun faglærte med deltidsstillinger ble spurt. Virksomheten har gjennom de siste årene prøvd å lage en egen vikarpool med fagutdannede for å øke fagkunnskapen i tjenesten men også som en mulighet for å øke stillingene. Dette har vi ikke lykkes med da det kun er et fåtall av ansatte som ønsker å arbeide på mer enn én avdeling. Kartlegging av uønsket deltid Kartlegging av uønsket deltid ble foretatt i aug. sept Spørreskjema ble sendt ut til deltidsansatte med en helsefaglig utdanning ved helse og omsorgssentrene og tilrettelagte tjenester. Seksjon Antall innleverte skjema Antall som ønsker større stilling Antall som ønsker 100 % stilling Ønskene utgjør totalt Marka Ca. 6,5 årsverk Skjervum Ca. 4 årsverk Tilrettelagte tjenester Ca. 8,5 årsverk Totalt Ca. 19 årsverk Spørreundersøkelsen viser at ca. halvparten av de som arbeider deltid i dag ønsker større stilling. Av 164 spurte ønsker 29 stk. full stilling. 52 ønsker større stilling, alt mellom %. Den mest ønskede stillingsprosenten er 80 %. Prosentvis er det flere fra tilrettelagte tjenester som ønsker større stilling. Etter at undersøkelsen ble avsluttet har seks ansatte ved Marka fått utvidet stillingsprosenten sin etter eget ønske. Dette utgjør ca. 0,7 årsverk. 4

5 Det ble spurt om de ansatte var villig til å jobbe på flere avdelinger eller arbeide flere helger for å oppnå ønsket stillingsprosent. Er du villig til å jobbe på flere avdelinger/arbeidsplasser for å oppnå ønsket stillingsprosent? Er du villig til å jobbe flere helger for å oppnå ønsket stillingsprosent? Ja ansatte er villig til å arbeide på flere avdelinger/ arbeidsplasser for å oppnå høyere stillingsprosent, men bare ti ønsker flere helger. Forsøksvis er det nå utarbeidet ulike turnusordninger. Ved å ha 12 ukers turnus er det gitt mulighet for å velge om man jobber 2. hver helg, hver 3. helg eller hver 4. helg. Det gir mulighet for å øke stillingsprosenten. I flere avdelinger er det gitt mulighet til å jobbe doble vakter slik at en jobber kun hver 4. eller hver 6. uke. Slike turnuser må imidlertid godkjennes av Arbeidstilsynet etter søknad og det er kun der hvor det er brukernes behov som er utslagsgivende som vil bli godkjent og da kun for en periode av gangen. Gran kommune ønsker at flest mulig skal eie en 100 % stilling, men samsvaret mellom behovet og dette ønsket er utfordrende pga. turnusarbeid. Eksempelet under viser hvordan dette slår ut i antall årsverk dersom alle skal ha en 100 % stilling. Behovet er i utgangspunktet 6 på dag og 4 på kveld i helgen. Dersom vi lager en ordinær turnus tilsvarer dette 14 årsverk. I eksempelet under er det tiltenkt arbeid hver 3. helg. Hvis alle som arbeider helg skal ha 100 % stillinger vil det si at antall mer enn fordobles til 30 årsverk. Det vil si at det vil gå på hver eneste dag og kveldsvakt. (Oddetall illustrerer dagvakt og partall er kveldsvakt 7 dagers uke dag og kveld gir 14 vakter). Man vil da ha mange flere på jobb, både dag og kveld, enn det man i realiteten har behov for, og utgiftene ville dobles Turnus alle ansatte i 100% stilling

6 Økt faglighet i helgene En av utfordringene innen helse og omsorg er å få god nok faglighet i helgene. Sykdom og ferieavvikling skaper mye ekstraarbeid for den enkelte avdeling, mye ressurser blir brukt for å dekke inn ledige vakter. De færreste ansatte ønsker å arbeide flere helger fast, men realiteten er at mange likevel tar på seg ekstra helger i løpet av året. Dersom en arbeider hver 2. helg vil det være mulig å lage en turnus med større stillinger. Men som undersøkelsen blant de som jobber deltid viser, er det kun 10 av 164 som kan tenke seg å arbeide mer enn hver 3. helg. Det er imidlertid mulig for de som ønsker å arbeide annenhver helg å gjøre dette i en ordinær 6. ukers turnus. Ved en 12 ukers turnus kan det tilpasses arbeid hver 6. hver 4. hver 3. og hver 2. helg. En avdelingsleders utfordring er imidlertid at de fleste kun er villig til å arbeide hver 3. helg, så når bemanningsplanen og deretter turnusen legges vil det resultere i flere små stillinger for å dekke opp helgene. Det må være bemanningsplanen og kompetansen som skal være avgjørende for stillingene på en avdeling. Siden andre avdelinger vil ha samme utfordring er det ikke enkelt å jobbe ved flere avdelinger, da dette medfører at man må ta vakter fra andre som allerede arbeider deltid. Én løsning er å jobbe flere helger. Kun 10 av de spurte ønsker dette. Hovedtariffavtalen hjemler imidlertid lovligheten med arbeid hver 2. helg. Arbeid hver annen helg i stedet for hver tredje helg øker en stilling med 2 vakter i en 6 ukers turnus og utgjør 6,5 % i stillingsutvidelse. Dette synliggjør hvor utfordrende turnusarbeid er i forhold til ufrivillig deltid. Videre er god faglighet i helgene en av virksomhetens største utfordringer. Svært få med en helsefaglig utdanning vil godta og kun arbeide i en helgestilling. Ofte blir derfor disse stillingene besatt av ufaglærte. Vikarpool For å løse problemet med ufrivillig deltid, kan vikarpool i helse og omsorg være en løsning. En vikarpool er en ressursbank hvor ansatte som ønsker større stilling tilknyttes. Det vil si at en ansatt i 50 % stilling, som ønsker utvidelse til 80 %, kan tilknyttes ressursbanken i 30 %. Denne brukes der det er behov til en hver tid, noe som vil bety arbeid i flere avdelinger og på tvers av seksjoner. Behovet for vikarer vil variere gjennom året, og det vil også være behov for ulik kompetanse ved de ulike avdelingene. Ressursbanken vil bli en egen «avdeling» som vil ha behov for en organisator/leder. Denne personen må ha oversikt over hvilke avdelinger som har behov for vikarer til en hver tid, om det er hjelpepleier/helsefagarbeider eller sykepleier/vernepleier det er behov for. Nøtterøy kommune: I desember 2011 var representanter fra helse og omsorg på besøk i Nøtterøy kommune for å se på deres erfaringer med vikarpool. Dette er deres erfaringer: Nøtterøy Kommunen iverksatte Ressurssenteret på bakgrunn av følgende tre punkter: Ufrivillig deltid Redusert sykefravær Frigjort ledertid Det ble opprettet 10 nye årsverk + leder. De skulle «serve» to sykehjem med til sammen 150 pasienter. Stillingene ble utlyst både eksternt og intern med tilbud til ansatte om å få økt sin stillingsprosent. For at det skulle bli litt attraktivt å søke kunne de tilby ønsketurnus, samt faste kronetillegg på kveld og helg, som var noe høyere enn det de som var fast ansatt på en avdeling hadde. Det ble gjort store investeringer på IT siden, for å få til eget meldesystem når det skulle «bestilles» vikarer. Det var svært få fagpersoner som søkte, ingen sykepleiere, kun noen få hjelpepleiere/fagarbeidere. På besøkstidspunktet var 14 personer tilknyttet Ressurssenteret, to hadde fagutdanning, resten var 6

7 ufaglærte. Det ble betalt kroner ekstra i året til de som var villige til å arbeide annen hver helg. Det var det kun én fagperson, en hjelpepleier som benyttet seg av avtalen. I starten skulle Ressurssenteret dekke alle typer fravær, dvs. korttidsfravær, permisjoner, ferier, langtidsfravær osv. Dette viste seg vanskelig å administrere, derfor ble kun korttidsfravær inntil 16 dager dekket via vikarpoolen. Planlagt fravær måtte avdelingen selv sørge for å dekke i tillegg til sommervikarer. Ordningen ble finansiert ved at hver enkelt avdeling avsto deler av vikarbudsjettet sitt. Effekten hittil var at avdelingslederne hadde fått frigitt noe tid i forhold til innleie og sykefraværet hadde gått ned ca. 1 %. For øvrig var sykefraværet i vikarpoolen det samme som i de andre avdelingene. Undersøkelser gjort i andre kommuner viser ulike utfordringer i forhold til daglig drift av en vikarpool. Det meldes om ansatte som føler utrygghet ved å måtte arbeide ved flere avdelinger og at vikarpoolene har hatt høyt sykefravær. Avdelingene er i dag avhengige av gode ansatte som er villige til å ta på seg ekstravakter. Ved å bruke egne ansatte som vikarer er man sikret å få riktig kompetanse og vikarer som kjenner pasientene og avdelingen godt. Disse brukes også ved lengre sykefravær og ferieavvikling. Det anbefales derfor at man ser på muligheten for å lage egne «vikarpooler» ved hver avdeling. Den ansatte som ønsker høyere stilling må forplikte seg på å jobbe «løse» vakter i en viss prosent. Eks.: En ansatt øker stillingen sin fra 60 til 80 %. Vedkommende jobber fortsatt i turnus i 60 %, men forplikter seg til å jobbe 20 % vikarvakter. Dette forutsetter selvfølgelig kartlegging av de mange avdelingens behov. Sykefraværet varier mye fra avdeling til avdeling, men tar man utgangspunkt i et sykefravær på 10 % vil det i eksempelet bety et fravær på nesten 17 dager totalt i løpet av en 6 ukers turnus. Dette tilsvarer en stillingsprosent på ca. 55 %. Disse prosentene kan fordeles på de som ønsker høyere stillingsprosent. Fordelen er at den ansatte får et mer forutsigbart arbeidsforhold og at avdelingsleder vet hvem som kan jobbe. De ansatte kan i stor grad styre ekstravaktene selv, ved å sette seg opp når man kan jobbe eller ikke. Rådmannens vurdering Av hensyn til de økonomiske rammebetingelsene ved å gi alle 100 % stillinger på en avdeling, legges det ikke opp til å utprøve dette. Det igangsettes ulike turnusordninger og etableres vikarpooler i enkelte avdelinger, eventuelt med flere avdelinger. Delprosjektene melder fremdrift til styringsgruppen som ved prosjektslutt i 2015 utarbeider en prosjektrapport som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunikasjons og informasjonstiltak Informasjon vil gå ut til samtlige ansatte gjennom avdelingsmøter og gjennom de tillitsvalgte. Dato:19 September 2013 Godkjent av rådmannen 7