Administrasjonsutvalget består av formannskapets medlemmer og representanter for de tillitsvalgte.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Dato: kl. 8:00 Sted: Gran rådhus, møterom Granavollen Arkivsak: 12/00115 Administrasjonsutvalget består av formannskapets medlemmer og representanter for de tillitsvalgte. Eventuelt forfall skal godkjennes av ordfører Knut Lehre, og meldes via epost eller tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE 3/12 12/ Reiseregulativet SGS , reglement 4/12 11/ Sluttrapport for Frisk og Glad et prosjekt for økt nærvær i Gran kommune Ordfører og rådmannssekretariatet, ren, 22. august 2012 for ordfører Eli Stigen Ordfører og rådmannssekretariatet 1

2 3/12 Reiseregulativet SGS , reglement Arkivsak dok. 12/ Arkivkode. 541 Saksbehandler Anita Øverland Saksgang Møtedato Saknr Administrasjonsutvalget /12 Rådmannens innstilling: De vedlagte retningslinjer for tilleggsytelse for bruk av en bil i tjeneste, SGS godkjennes. Ved inngåelse av individuell avtale benyttes vedlagte avtaleskjema. Utgiftene dekkes innenfor virksomhetens budsjettramme for Virkningstidspunkt for iverksettelse av tilleggskompensasjon er 1. aug Saksdokumenter SGS 1001 Kommunens reiseregulativ Forslag på retningslinjer for tilleggsytelse for bruk av bil, SGS Utkast til avtaleskjema Vedlagt Nei Saksopplysninger: Utgangspunktet for saken er SGS 1001 kommunens reiseregulativ 4 Kompensasjon for bruk av egen bil i tjenesten, som lyder: «Der det er nødvendig å benytte bil for å få utført kommunens tjenester, stiller som hovedregel arbeidsgiver bil til disposisjon. I motsatt fall bør arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker inngå avtale om kompensasjon for jevnlig bruk av egen bil i tjenesten. Slik kompensasjon godtgjøres med inntil kr , pr. år. Størrelsen på beløpet vurderes ut i fra lokale forhold. Arbeidstakeren forplikter seg, om nødvendig, til å tegne forsikring slik at leiebil kan disponeres når egen bil ikke er disponibel. Arbeidsgiver dekker eventuelt dokumentert tilleggspremie.» I 2002 kom det inn en noe vagere ordlyd i 4 i forhold til kompensasjon ved bruk av egen bil. Da ble det gjort et vedtak i Administrasjonsutvalget om at det ikke skulle utarbeides egne retningslinjer for anvendelsen av 4. Praksisen i dag er slik at det blir utbetalt kilometergodtgjøring etter statens satser uten tilleggskompensasjon. I kommunen blir det utbetalt kilometergodtgjørelse tilsvarende ca kjørte kilometer. I pleie og omsorg er det flere biler som er leaset, noe som som koster ca. kr , pr. år pr. bil. Gran kommune har også noen kommunale biler, f.eks. til feierne. Nå er 4 blitt tydeligere og det er behov for å utarbeide retningslinjer. Det har også kommet krav om drøftinger fra arbeidstakerorganisasjonene i forhold til kompensasjon. Vurdering: Med bakgrunn i ovenstående kommer en ikke utenom å foreta en vurdering i egen organisasjon. I h.h.t. særavtalens 4 skal det inngås individuelle avtaler med hver enkelt ansatt i forhold til tilleggskompensasjonen. Dette krever at det blir klare rutiner hvor en definerer hva jevnlig bruk skal være. Rådmannen har valgt å ta utgangspunkt i en tilleggskompensasjon og utarbeidet et forslag på retningslinjer for den. Retningslinjene som er utarbeidet og drøftet med de tillittsvalgte følger vedlagt. 2

3 I drøftingsmøte ble det enighet om retningslinjene, men ikke satsene. Arbeidstakerorganisasjonene foreslo følgende satser pr. år: km kr 3000, km kr 6000, 6000 oppover kr , Arbeidsgivers forslag er å bruke statens satser inntil kjørte 2000 km km kr 5.000, 6001 oppover kr 8.000, Det er foretatt en beregning av forskjellen på arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonenes forslag på satser. Tallmaterialet er basert på kjørte km i 2011 og fra de avdelingene hvor det utbetales mest i kilometergodtgjørelse (eiendom, PP tjenesten, barnevern, IKT, teknisk, helse og omsorg) Arbeidsgiver sin sats utgjør , og arbeidstakerorganisasjonene sin sats utgjør ,., dvs. en merkostnad på , ved valg av arbeidstakerorganisasjonenes forslag. Et alternativ som også har vært nevnt er kr 1, ekstra pr. kjørte km. Kostnaden vil da være ca. kr ,. Det er få kommuner i Hedmark og Oppland som har gått inn på en ordning med ekstra kompensasjon. Det kan skyldes at leasing eller egne kommunale biler er valgt. Det er ikke foretatt en vurdering av hvor mange biler som må leases for å dekke Gran kommune sitt behov. Rådmannen anbefaler at de vedlagte retningslinjer og avtaleskjema vedtas med arbeidsgivers forslag til satser. Dette er en kostnad som må dekkes innenfor virksomhetens budsjettrammer for Virkningstidpunktet fastsetter til 1. aug Vedlegg til sak bruk av egen bil i tjeneste.doc skjema bruk av egen bil i tjeneste.doc 3

4 4/12 Sluttrapport for Frisk og Glad et prosjekt for økt nærvær i Gran kommune Arkivsak dok. 11/ Arkivkode. 400 Saksbehandler Anita Øverland Saksgang Møtedato Saknr Administrasjonsutvalget /12 Rådmannens innstilling: Rapporten tas til orientering og prosjektet følges opp ved at: Virksomhetene må i enda større grad jobbe med fokus på økt nærvær. Økende fokus på bruk av egenmeldinger innenfor de første 8 dagene, jfr. Rutinebeskrivelse oppfølging sykemeldte. Videreføre trivselsgruppa for å forankre trivsel blant ansatte ute i virksomhetene, Vi følelse! Opprettholde det gode samarbeid med IA rådgiver med utgangspunkt i IA avtalen. De ansatte i Gran kommune skal føle at de er en del av et inkluderende arbeidsliv. Gravid og i arbeid videreføres Gran kommune skal ha fokus på arbeidsgiverplattformen Vi i Gran Gran kommune skal gjennomføre medarbeiderundersøkelser 2. hvert år Prioritere iverksatte aktiviteter via trivselsgruppa som koret KO KO, Viggaløpet og Ansattes dag. Saksdokumenter Sluttrapporten Vedlagt Saksopplysninger: Bakgrunnen for at rådmannen initierte prosjektet, var at nærværet i Gran kommune var lavt, 91,4% ved utgangen av I 2005 var nær på 93,4% til sammenligning. Prosjektplan ble godkjent i jan og prosjektperioden varte ut Styringsgruppa for prosjekt behandlet sluttrapporten i juni Prosjektet har fått kr , i prosjektstøtte fra KLP og kr , fra Kulturdepartementet. I tillegg hadde prosjektet bistand fra KLP i form av veileder og NAV v/ia kontakten for Gran kommune. Prosjektet ble organisert med styringsgruppe, prosjektgruppe og prosjektleder. Prosjektplanen ble fulgt og de fleste målene ble nådd, jfr. Sluttrapporten. Nærværet økte i prosjektperioden, men ved avslutning av prosjektperioden utgjorde nærværet 91,2%. Vurdering: Rapporten er tydelig på målene og resultatet av målene. Det er lagt ned mye arbeid i organisasjonen i prosjektperioden, men å jobbe med økt nærvær er en langsiktig jobb som 4

5 det kan ta tid å se resultatene av. Rådmannen har ikke ytterligere kommentarer til sluttrapporten, men det er viktig å ha fokus på veien videre. Rådmannen mener i likhet med styringsgruppa at målet for nærværet var veldig abisiøst, men rådmannen forventer at virksomhetene fortsatt jobbe med fokus på nærvær. Rådmannen vil innstille på oppfølging i tråd med oppsummeringen i sluttrapporten. Vedlegg til sak Sluttrapport Frisk og glad.doc 5