Forfall meldes til Ida Odsæter på telefon eller e-post

Transkript

1 Møteinnkalling Administrasjonsutvalg Dato: kl. 11:00 Sted: Formannskapssalen, Sarpsborg rådhus Forfall meldes til Ida Odsæter på telefon eller e-post Saksdokumenter sendes også til varamedlemmer, men disse møter kun etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 8/18 18/ Erkjentlighetsgaver og oppmerksomheter 2 Referatsaker 4/18 18/ Protokoll Administrasjonsutvalg Orientering: Kommunesjef organisasjon Reidar Handelsby orienterer om status for bruk av vikarbyrå. Sarpsborg 29. mai 2018 Linda Engsmyr Leder Ida Odsæter Sekretær 1

2 Saker til behandling 8/18 Erkjentlighetsgaver og oppmerksomheter Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Anita Grøseth Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget /18 2 Administrasjonsutvalg /18 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Trond Tukkensæter Rådmannens innstilling: For tjenestetid 25 år gis jubilanten gullklokke eller armbånd. Som alternativ tilbys gavekort til en verdi av kr Gavekortet skal være av en type som skal kunne benyttes i flest mulig av byens butikker. For tjenestetid 40 og 50 år gis jubilanten et gavekort til en verdi av kr Gavekortet skal være av en type som skal kunne benyttes i flest mulig av byens butikker. Ordningen med oppmerksomhet ifbm medarbeiders 50 og 60 års dager, samt når yrkesaktiv tilsatt dør videreføres. Ordningen med overrekkelse av blomst og minnegave med kommunevåpen til medarbeidere som etter minst 10 års tjenestetid går av med alders- eller uførepensjon videreføres. Vedlegg: Regler for erkjentlighetsgaver og oppmerksomheter vedtatt i Administrasjonsutvalget Sammendrag: Saken fremmes til politisk behandling på bakgrunn av vedtak i Administrasjonsutvalget i sak 5/14 der utvalget ber om at reglementet for erkjentlighetsgaver og oppmerksomheter legges fram til ny vurdering etter en 4 års periode. Reglene for erkjentlighetsgaver har vært benyttet siden Sarpsborg ble en storkommune i 1992 med justering på utregningen av «tjenestetid» i 1996 og en justering på valg av gave og beløpsstørrelse i Finansdepartementet har fastsatt retningslinjer for skattefrie gaver. Visse gaver fra arbeidsgiver er skattefrie etter rammer og beløpsgrenser fastsatt av Finansdepartementet. Kommunen gir en oppmerksomhet i form av en blomst i forbindelse med medarbeideres 50 og 60 års dager. Når yrkesaktiv tilsatt dør sender kommunen krans. Sarpsborg kommunes 25 års jubilanter kan velge mellom gullur, gullklokke eller gavekort til en verdi av kr Medarbeidere med 40 og 50 års tjenestetid får et gavekort på kr Medarbeidere som 2

3 etter minst 10 års tjenestetid går av med alders- eller uførepensjon overrekkes blomst og minnegave med kommunevåpen. Utredning: Administrasjonsutvalget behandlet i sak 5/14: Justering av reglement for erkjentlighetsgaver og oppmerksomheter. Utvalget gjorde følgende vedtak: For tjenestetid 40 og 50 år gis jubilanten et gavekort fra et av kommunens storsentre til en verdi av kr For tjenestetid 25 år kan det som alternativ til gullklokke og armbånd tilbys gavekort til en verdi av kr fra samme forretning. Kronebeløpene fryses på hhv kr og kr Reglementet tas opp til ny vurdering etter en 4 års periode. På bakgrunn av vedtakets punkt om å ta opp reglementet til vurdering etter en 4 års periode legges nå saken fram til ny behandling. Reglene for erkjentlighetsgaver har vært benyttet siden Sarpsborg ble en storkommune i 1992, med justering fra administrasjonsutvalget på utregning av tjenestetid i Endringen medførte at all sammenhengende tjenestetid fra kommunene Sarpsborg, Tune, Varteig og Skjeberg blir lagt til grunn for beregningen av den totale tjenestetiden. Det er nå mer enn 25 år siden kommunesammenslåingen, noe som innebærer at det i dag kun er 40 og 50 års jubilanter som berøres av vedtaket. Finansdepartementet har fastsatt retningslinjer for skattefrie gaver. Visse gaver fra arbeidsgiver er skattefrie etter rammer og beløpsgrenser fastsatt av Finansdepartementet jf. FSFIN Skattefriheten er betinget av at gaven gis etter en generell ordning i bedriften. Gaven må i utgangspunktet bestå av en naturalytelse. Gavekort som ikke kan løses inn i kontanter, likestilles med gaver i form av naturalytelser. Det samme gjelder gaver som i utgangspunktet består i penger, men hvor den ansatte leverer kvittering til arbeidsgiver for kjøpet av gaven. Skattefritak gjelder gave i anledning mottakerens 25, 40, 50 eller 60 års tjenestetid i bedriften. Fritaket gelder bare for verdier inntil kr Når gaven består i gullklokke med inskripsjon, regnes verdi inntil kr som skattefri. Likedan kan arbeidstaker når vedkommende går av med pensjon eller av en annen grunn slutter etter minimum 10 år i bedriften, motta gaver på inntil kr 3000 uten at det skattelegges. Sarpsborg kommune har siden 1992 hatt en avtale med byens gullsmeder og urmakere mht levering av disse gavene. I henhold til kommunens innkjøpsregler handler dette om mindre engangskjøp. Sarpsborg kommune sendte av den grunn en enkel forespørsel til byens gullsmeder om kjøp av gullarmbånd og til byens urmakere om kjøp av gullklokker. Byens gullsmeder og urmakere har i praksis etablert en rullering av avtale om levering av jubilantgaver. Prisen på klokkene og armbåndene ligger i dag på mellom kr og kr Oversikten nedenfor viser fordelingen mellom gullur, gullarmbånd og gavekort blant 25 års jubilantene siden justeringen av retningslinjene ble gjort i

4 År årsjubilanter Gullklokke Gullarmbånd Gavekort års jubilanter Gavekort Oversikten viser at gavekort er det mest attraktive tilbudet. Rådmannen foreslår derfor at muligheten til å velge gavekort videreføres som en fast ordning. I dag kan det for 25 års jubilantene kun velges gavekort enten hos urmaker eller gullsmed og for 40 års jubilantene velges gavekort i et av byen storsentre. Rådmannen foreslår at dette endres til gavekort som kan brukes i flest mulig av byens butikker. Fram til i dag har det vært en tradisjon at jubilantene inviteres til en festmiddag i forbindelse med tildeling av erkjentlighetsgavene. Foruten jubilantene inviteres ordfører, kommuneledelsen, leder av administrasjonsutvalget og utvalgslederne. Rådmannen foreslår at dette videreføres. Medarbeidere som fyller 50 eller 60 år overrekkes en blomsterhilsen. Kommunen sender krans ved dødsfall av yrkesaktiv tilsatt. Medarbeidere i Sarpsborg kommune som går av med alders- eller uførepensjon etter minimum 10 års ansettelse, får en krystallvase med inngravert kommunevåpen til en verdi av om lag 1500 kr. Rådmannen foreslår at kommunen viderefører disse ordningene. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Forslag til regler for erkjentlighetsgaver og oppmerksomheter medfører ikke økte kostnader. Utgiftene dekkes innenfor budsjettet til enhet HR. Miljø: Folkehelse: 4

5 Saknr Arkivsak Tittel Dokumenter 4/18 18/ Protokoll Administrasjonsutvalg