Forfall meldes til Ida Odsæter på telefon eller e-post

Transkript

1 Møteinnkalling Administrasjonsutvalg Dato: Sted: kl. 08:30 (MERK TIDSPUNKT!) Formannskapssalen, Sarpsborg rådhus Forfall meldes til Ida Odsæter på telefon eller e-post Saksdokumenter sendes også til varamedlemmer, men disse møter kun etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 4/18 18/ Bruk av vikarbyrå i Sarpsborg kommune /18 17/ Referatsaker Rammeavtale om vikartjenester fravikelse av krav om lønn mellom oppdrag 5 2/18 18/ Protokoll Administrasjonsutvalg Sarpsborg 13.mars 2018 Linda Engsmyr Leder Ida Odsæter Sekretær 1

2 Saker til behandling 4/18 Bruk av vikarbyrå i Sarpsborg kommune 2017 Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Julie Emilsen Bäckstrøm Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalg /18 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Rådmannens innstilling: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Vedlegg: Oversikt over vikarbyråer benyttet i 2017 Sammendrag: Utredning: I administrasjonsutvalgets møte orienterte tillitsvalgtes representant fra Fagforbundet om arbeidet som var påbegynt for å innhente anbud og skrive rammeavtale med et eller flere vikarbyråer for bruk innenfor kommuneområde velferd. Det ble vist til en kartlegging som var foretatt, og som viste relativt omfattende bruk av vikarbyråer i Sarpsborg kommune innenfor velferd så langt i Administrasjonsutvalget ønsket en mer detaljert redegjørelse om bruken av vikarbyråer, både innenfor velferd og ev. andre kommuneområder. Nedenstående redegjørelse er basert på tall for hele 2017 og i hele Sarpsborg kommune. Totalt er det kjøpt tjenester fra vikarbyrå for omtrent 7,1 millioner kroner i 2017 (se vedlegg for oversikt over hvilke firmaer som er brukt). Kommuneområde velferd: I løpet av 2017 er det innenfor Kommuneområde velferd kjøpt tjenester for til sammen kr ,-. Det er omsorgstjenestene som har sett seg nødt til å kjøpe tjenester fra ulike vikarbyråer for å kunne dekke opp tilbudet til pasientene på en forsvarlig måte. Enhetene som kjøpte vikartjenester har gitt følgende tilbakemelding: Enhet omsorgstjenester Valaskjold har kjøpt tjenester for kr ,- Årsaken til innkjøpet var mangel på kvalifisert arbeidskraft internt for å drifte et tiltak knyttet opp mot et lite barn innlagt i Råkilveien barne- og avlastningsbolig. Dette tiltaket er nå avsluttet. Etter den tid har enheten ikke hatt behov for å benytte seg av tjenester fra vikarbyrå. 2

3 Enhet omsorgstjenester Haugvoll har kjøpt tjenester for kr ,-. Enhetens hjemmetjenester har kjøpt sykepleiekompetanse og noe fagarbeiderkompetanse. Innkjøpet ble gjort for å sikre faglig forsvarlig hjelp til hjemmetjenestens brukere gjennom sommeren. Hjemmetjenestene i enheten har en stor økt pågang av brukere gjennom sommeren. Innbyggertallet i enhetens distrikt øker kraftig i sommerhalvåret ved at mange kommer midlertidig flyttende fra andre deler av landet og ut til hyttene sine langs kysten. Med bakgrunn i at faste medarbeidere avviklet sommerferie samtidig som aktivitetsnivået økte, så enheten seg nødt til å kjøpe tjenester for å sikre faglig forsvarlig drift. Enhet Helsehuset Sarpsborg har kjøpt tjenester for kr ,-. Enheten har primært hatt behov for å kjøpe sykepleiekompetanse på natt, samt noe på helg. Enheten har slitt med å rekruttere sykepleiere på natt, selv etter mange utlysninger. I tillegg har Helsehuset etablert oppstart av en ny avdeling med 14 plasser i august -17, og hadde derfor behov for flere sykepleieressurser. Helsehuset har nå klart å rekruttere sykepleiere til ledige stillinger, og håper dermed at behovet for å kjøpe sykepleieressurser fra vikarbyrå avtar. Enhet Kurland og Tingvoll sykehjem har kjøpt vikartjenester for kr ,-. Enheten har kjøpt sykepleieressurser for å sikre kravet om faglig forsvarlighet. Enheten sliter med å rekruttere sykepleiere til faste ledige stillinger og til ulike vikariater. Enheten har flere medarbeidere som er i barselpermisjon, og det er en utfordring å finne erstattere for faste sykepleiere i permisjon. Enhet Kurland og Tingvoll sykehjem er en svært stor enhet med mange medarbeidere og mange stillinger som krever sykepleiekompetanse. Enheten ønsker i utgangspunktet ikke å benytte tjenester fra vikarbyrå, men slik situasjonen er med tanke på tilgang på sykepleieressurser, ser enhetsleder at enheten fortsatt vil ha behov for å kjøpe tjenester. Kommuneområde oppvekst: Tre enheter i kommuneområde oppvekst har i 2017 benyttet tjenester fra vikarbyrå. Enhet Norsksenteret har kjøpt tjenester for kr i Har inngått avtale med vikarbyrå knyttet til språkhjelp til barnehagene. Dette er i hovedsak språkhjelp ved oppstart i barnehage til barn som mangler norskkompetanse. Ingen formelle krav om pedagogisk utdanning. Oppgaven er at de skal være språklige bindeledd mellom barn, barnehage og foresatte, hjelpe til med språkforståelse. De har ikke ansvar for opplæring. Dette fungerer bra, og tanken har vært å videreføre tilbudet. Enhet Alvimhaugen barneskole har kjøpt tjenester for kr i Enheten benyttet seg av vikarbyrå skoleåret 2016/2017 blant annet pga langtidsfravær for lærere. Det planlegges ikke for bruk av vikarbyrå, men erfaringene fra tidligere bruk av vikarbyrå gjør at det kan være aktuelt å benytte dersom skolen ikke greier å dekke et eventuelt vikarbehov på annen måte. Enhet Sandesundsveien barneskole har kjøpt tjenester for kr i Enheten har slitt med å finne kvalifiserte lærervikarer ved fravær. Vikarbyrå har vært benyttet med gode erfaringer. Det vurderes alltid kompetansebehov ved fravær av ansatte. Det vil alltid bli tatt en utsjekk på om det er andre ansatte på skolen som kan være vikar, evt om skolen har tilgang på tilkallingsvikarer med formell kompetanse. Deretter kan det være aktuelt å kontakte vikarbyrå. Enkelte andre enheter har vurdert å benytte vikarbyrå i 2017, men endt opp med andre løsninger. 3

4 Øvrige kommuneområder: Enhet økonomi, Team regnskap kjøpte vikartjenester for til sammen kr i Årsaken til at det ble valgt å ta inn et vikarbyrå fremfor å ansette en vikar, var at det var store utfordringer å ansette vikarer. Det ble først ansatt vikar som sluttet etter en kort periode (dette skjedde ved to tilfeller). I forkant av sommeren var det behov for å bruke vikarbyrå for å ha tilstrekkelig med ressurser på regnskap. Tiltak 2018: Kommuneområde velferd hadde i 2017 ingen rammeavtale ved kjøp av tjenester fra vikarbyrå. Bruk av vikarbyrå er kun ønskelig å benytte unntaksvis, og når det er nødvendig for å sikre faglig forsvarlige tjenester. Alle kjøp av vikartjenester har vært i tråd med Sarpsborg kommunes anskaffelsesprosedyre, som blant annet sikrer at lønns-og arbeidsvilkår er i tråd med lov-og avtaleverk for innleide vikarer. For å sikre at Sarpsborg kommune sitt innkjøpsreglement følges ble det høsten 2017 utlyst en rammeavtale for kjøp av vikarbyråtjenester. Da ingen av tilbyderne kunne tilfredsstille alle kommunens krav til leverandører, er det foreslått justeringer i kravspesifikasjonen, før ny runde vil bli utlyst våren (Egen sak til Administrasjonsutvalget og Formannskapet). Kommuneområde Velferd har i vinter jobbet med å skaffe tilveie hybler for sykepleiere som ønske å jobbe i Sarpsborg uten å bosette seg. Det vil si sykepleiere som er bosatt i andre deler av landet eller sykepleiere fra andre land, men som ønsker å være ansatt i Sarpsborg kommune, ha arbeidsintensive perioder og deretter perioder med fri slik at de kan reise hjem. En slik arbeidstidsordning lar seg løse via bruk av kalenderplan, og er innenfor lov og avtaleverk. Dersom Sarpsborg kommune kan tilby disse sykepleierne et botilbud i arbeidsperiodene, har vi tro på at det kan være et bra rekrutteringstiltak. Kommuneområdet velferd ser også på muligheten til å endre på måten de annonserer etter sykepleiere. Dette arbeidet gjøres i tett dialog både med Enhet kommunikasjon og Enhet HR. Knyttet til sommerferieperioden jobbes det også med egne lønnstiltak som kan sikre rekruttering av tilstrekkelig sykepleierkompetanse i sommermånedene, på lik linje med hva våre nabokommuner tilbyr. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Miljø: Folkehelse: 4

5 5/18 Rammeavtale om vikartjenester fravikelse av krav om lønn mellom oppdrag Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Oddveig Åsegg Saksgang Møtedato Saknr 1 Administrasjonsutvalg /18 2 Formannskapet /18 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Live Hovin, område stab Velferd Rådmannens innstilling: 1. Ved inngåelse av rammeavtaler om vikartjenester innen helse og omsorg fraviker Sarpsborg kommune kravet om at arbeidstakere som leies inn skal ha lønn mellom oppdrag for utleievirksomhetene. Jf. punkt nr 2 i vedlegg til punkt 7 i anskaffelsesreglementet, «Kontraktklausuler for motvirkning av sosial dumping og økt bruk av lærlinger». 2. Bemanningsforetaket skal benytte seg av arbeidsavtaler i henhold til NHO service sine anbefalinger i denne type kontrakter. Vedlegg: Sammendrag: Konkurranse på rammeavtale vikartjenester innen helse og omsorg ble publisert på den med tilbudsfrist bemanningsforetak meldte sin interesse i konkurransen, kun to leverte tilbud. I det ene av de to tilbudene, var det tatt forbehold mot kravet om at vikaren skal være fast ansatt i bemanningsforetaket og motta lønn mellom oppdrag. Da det ble vurdert som et vesentlig forbehold mot kontraktsvilkårene, ble tilbudet avvist. Gjenværende leverandør ble tildelt kontrakten. Etter tildeling, men før kontraktsignering, mottok Sarpsborg kommune melding om at aktuell leverandør ikke vil kunne oppfylle kontrakten på grunn av kravet om at vikarer skal være fast ansatt og motta lønn mellom oppdrag. Tilbudet ble avvist, tildeling er annullert og konkurransen er avlyst. Med bakgrunn i det som har oppstått i denne konkurransen, ansees det som lite sannsynlig at Sarpsborg kommune vil motta tilbud i ny konkurranse dersom ikke nevnte kontraktsvilkår endres. Det er viktig at kommunen har rammeavtaler på bestilling av sykepleiervikarer for å håndtere de utfordringene driftsenhetene har med å rekruttere nok sykepleiere. Det er særlig i forbindelse med ferier og sykdom. Kommunen har de siste årene vært nødt til å kjøpe tjenester av ulike bemanningsforetak, og da særlig vikarer med sykepleiekompetanse. Sarpsborg kommune har iverksatt flere tiltak for å rekruttere flere medarbeidere med sykepleiekompetanse uten bruk av bemanningsforetak, både vikarer og fast ansatte.. Likevel vil kommunen være avhengig av bistand fra bemanningsforetak for å sikre faglig forsvarlig drift med nok sykepleiekompetanse framover, og særlig gjennom sommeren

6 Rådmannen foreslår derfor at kommunen ved inngåelse av rammeavtaler om vikartjenester innen helse og omsorg fraviker kravet om at arbeidstakere som leies inn skal ha lønn mellom oppdrag for utleievirksomhetene. Utredning: Kommuneområde velferd kjøpte vikartjenester for 1,3 mill. kr. eks. MVA i I 2017 utgjorte kjøpet i velferd 6,5 mill. kr. eks. MVA. Kommuneområde velferd kjøpte i hovedsak sykepleiervikarer. Rådmannen igangsatte våren 2017 et arbeid med å få på plass en rammeavtale på kjøp av vikartjenester før sommeren En rammeavtale innebærer at kommunen velger en eller flere leverandører av en tjeneste og avtaler pris og andre kontraktsvilkår for tjenesten, samtidig som omfanget av tjenesten bestilles etter behov. Årsaken til at det har blitt jobbet med en rammeavtale var at flere enheter i kommuneområde velferd hadde utfordringer med å skaffe tilstrekkelig antall sykepleiervikarer sommeren Enkelte enheter så seg derfor nødt til å engasjere vikarbyråer for å få dekket behovet og sikre faglig forsvarlig bemanning. Bemanningsforetak som kunne tilby vikarer på kort varsel, ble derfor engasjert. Enhetene ser ikke at tilgangen til sommervikarer vil endres betydelig i år i forhold til i fjor. I forberedelsene til utlyste konkurranse var arbeidstakerorganisasjonene Norsk sykepleierforbund og Fagforbundet representert i arbeidsgruppen. Det er felles forståelse partene mellom at bruk av vikarbyrå er «siste utvei», dvs. kun skal benyttes når behovet for vikar ikke kan dekkes på andre måter. Dette ble synliggjort i konkurransegrunnlaget gjennom følgende formål: «Avtalens formål er å sikre oppdragsgiver kvalifiserte sykepleiervikarer ved kortvarig behov, når oppdragsgiver ikke kan dekke nye behov ved bruk av eget personale eller tilkallingsvikarer/egen vikarbase (heretter definert som egenregi). Med kortvarig behov menes timer, dager eller uker, inkludert eventuelle behov i sommerferieperioden.» I anskaffelsesreglementets punkt 7 slås det fast at kommunen har fokus på å motvirke sosial dumping og arbeidslivskriminalitet gjennom egne kontraktklausuler, som er vedlegg til reglementet.. Klausulene skal særlig benyttes i kontrakter om bygge- og anleggsarbeider, men også i andre relevante anskaffelser. Sykepleiervikarer som tilbys gjennom bemanningsforetak er i hovedsak utenlandske arbeidstakere som arbeider i Norge i kortere perioder. Rådmannen vurderte derfor det relevant å benytte klausulene mot sosial dumping på denne anskaffelsen. Konkurransen ble kunngjort 6. desember 2018 med tilbudsfrist 12. januar I tilbudsfasen kom det flere spørsmål knyttet til oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår. Det var særlig understreket tekst (se sitat nedenfor) i punkt 2 i kontraktklausulene kommunen fikk spørsmål om: «2. Eventuell bruk av innleid arbeidskraft skal være avtalt med byggherren. Innleie skal gjøres i samsvar med arbeidsmiljøloven, og det skal dokumenteres at innleid arbeidskraft har ordnede lønns- og arbeidsvilkår. Innleide skal være fast ansatt med lønn mellom oppdrag i utleiebedriften» 22 av 27 firmaer som meldte sin interesse til konkurransedokumentene var bemanningsforetak. Av disse 22 var det kun to firmaer som leverte tilbud. 6

7 I det ene tilbudet ble det tatt entydig forbehold mot at vikaren skal ha lønn mellom oppdrag. Tilbudet måtte avvises på grunn av dette forbeholdet. Resultatet av konkurransen ble at gjenværende tilbud ble tildelt kontrakten, men før kontraktsignering mottok kommunen en melding om at firmaet likevel ikke ønsket å inngå kontrakt. Dedicare AS skriver i sin begrunnelse blant annet: «I likhet med hele bransjen i NHO fellesskapet er våre ansatte fast ansatt. Kontraktene gir som hovedregel rett til å jobbe på et oppdrag, så langt kundeavtalen gir et grunnlag for oppdraget. Ansettelsesavtalene gir imidlertid ikke grunnlag for lønn mellom oppdrag. For eksempel for de som har jobbet på Sarpsborgkontrakten og i påvente av neste kunde som trenger samme arbeidskraft. Det er heller ikke praktisk mulig å skille ut ansatte som skal operere på Sarpsborgskontrakten fra ansatte som jobber for andre kunder - verken før eller underveis i oppdraget. Det skal tilføyes at ansatte fritt kan avstå fra oppdrag og at mange har ansettelsesforhold hos flere arbeidsgivere. Svært mange jobber også kun som vikar om sommeren, og kommer gjerne tilbake hver sommer. Disse tingene kompliserer ytterligere klausulen som Sarpsborg kommune bruker. De fleste vikarene som vi bruker kommer fra Sverige, Danmark og Finland. Svært mange av disse har også et ansettelsesforhold i hjemlandet sitt. Kontraktsklausulen i vår type virksomhet er ikke mulig å gjennomføre, samtidig som man skal ta hensyn til de sterke svingningene i etterspørsel (veldig mye høyrere etterspørsel på sommeren) og den enkelte ansattes ønske eller anledning til å jobbe i en periode. På samme tid etterspørres det betydelig kapasitet fra kommunen for å levere omgående om behovene skulle oppstå- hvilket betyr at det er snakk om at alle de ansatte må skifte kontraktsform. Dette er med andre ord noe mer enn et kontraktskrav som kan gjøres gjeldene utelukkende på Sarpsborgskontrakten, men mer et virksomhetskrav da virkningen av kontraktskravet er mye bredere enn betingelsene for oppdrag i Sarpsborgskontrakten. Den vil overstyre hele driftsformen og vi vil måtte ha en driftsform som ikke er egnet verken for våre kunder eller for våre ansatte.» Da et av tilbudene ble avvist på grunn av samme type forbehold, måtte følgelig dette tilbudet også avvises. Tildelingen ble annullert og konkurransen avlyst samme dag. Sarpsborg kommune jobber med flere tiltak for å redusere behovet for kjøp av vikartjenester. Blant annet vil kommunen fra 1. juni i år kunne tilby sykepleiere bolig. Flere andre tiltak er også under planlegging Kommunen vil framover også tilby sykepleiere en tilpasset turnus. Turnusen kan legges opp slik at sykepleiere som kommer langveis fra kan jobbe intensivt en periode, for så å ha lengre perioder med fri. For å få til en slik planlegging vil kommunen ta i bruk ny funksjonalitet innenfor arbeidstid og arbeidstidsplanlegging, såkalt årsturnus. Turnusen blir satt innenfor lov- og avtaleverk og i samhandling med den enkelte og dennes tillitsvalgte. Ved å tilby en slik arbeidstidsordning, håper rådmannen at det blir mulig i større grad å rekruttere sykepleiere til både faste stillinger og til vikariater uten å måtte benytte bemanningsforetak. Vurdering: Selv om kommunen jobber aktivt med å redusere behovet for å bruke bemanningsforetak, må det påregnes at dette vil ha et betydelig omfang også i årene framover. Det er da viktig for kommunen at denne type innleie av arbeidskraft skjer på en måte som sikrer best mulig økonomi for kommunen, at den innlede har tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår og at kommunen har god kontroll og oversikt over de kontrakter som inngås. Dette sikres best gjennom en rammeavtale. 7

8 Dersom det ikke inngås rammeavtaler er det større risiko for at kommunen, for å sikre forsvarlig bemanning, må inngå avtaler om innleie av sykepleievikarer uten tydelige kontraktsvilkår om oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår og tydelige tiltak mot sosial dumping. Rådmannen anser det som lite sannsynlig at en ny konkurranse gir annet resultat uten at bestemmelsen om at innleide arbeidskraft skal være fast ansatt med lønn mellom oppdrag i utleiebedriften fravikes. Rådmannen foreslår derfor at kommunen ved inngåelse av rammeavtaler om vikartjenester innen helse og omsorg fraviker kravet om at arbeidstakere som leies inn skal ha lønn mellom oppdrag for utleievirksomhetene. Videre foreslår rådmannen at det settes krav til at bemanningsforetaket skal benytte seg av NHO Service anbefalte mal, bemanningskontrakter. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Rammeavtaler sikrer at kommunen får best mulige vilkår når det oppstår behov for innleie av arbeidskraft, og forebygger situasjoner der kommunen må betale mer enn nødvendig for tjenesten. Miljø: Ingen vesentlige konsekvenser. Folkehelse: Kommunen må sikre tilstrekkelig og kompetent bemanning innen pleie og omsorg til enhver tid. Rammeavtale vil bidra til dette. 8

9 Saknr Arkivsak Tittel Dokumenter 2/18 18/ Protokoll Administrasjonsutvalg