Det vises til innkalling til møte i Formannskapet sendt 5.februar der det ble varslet om ettersendelse av saker til Valgstyret.

Transkript

1 Møteinnkalling Valgstyret Dato: kl. 13:00 Sted: Formannskapssalen Det vises til innkalling til møte i Formannskapet sendt 5.februar der det ble varslet om ettersendelse av saker til Valgstyret. SAKSKART Side Saker til behandling 1/19 18/ Stemmelokaler og åpningstider for valgting /19 18/ Referatsaker Fullmakt til behandling av listeforslag - Kommunestyre- og fylkestingsvalg /19 16/ Protokoll Valgstyret Sarpsborg 6.februar 2019 Sindre Martinsen-Evje Leder Ida Odsæter Sekretær 1

2 Saker til behandling 1/19 Stemmelokaler og åpningstider for valgting 2019 Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Ida Marie Odsæter Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgstyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: 1. Stemmetider ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 på alle stemmesteder skal være: - søndag 8. september kl mandag 9. september kl Stemmestedene/-lokalene i de enkelte kretsene vedtas i henhold til vedlagte oversikt. Vedlegg: Oversikt over stemmelokaler ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 Lov om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgloven) Forskrift om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgforskriften) Sammendrag: Valgstyret skal fastsette tid og sted for stemmegivningen ved valgting. Kommunedirektøren foreslår samme stemmesteder og åpningstider som ved stortingsvalget i Utredning: I henhold til valglovens 9-3 (2) skal valgstyret fastsette tid og sted for stemmegivning: Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta å holde valglokalene åpne lenger enn det valgstyret har vedtatt. Slikt vedtak må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl. 21. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for stemmegivningen (jf. valglovens 9-3 (3)). Kunngjøring blir gjort i lokalavisene og på Bystyret har i møte vedtatt at det også skal holdes valg søndag 8. september i tillegg til mandag 9. september 2019 (sak 84/18). 2

3 Stemmetider Etter lovendring i 2009 vedtok valgstyret at åpningstiden skulle utvides fra kl til Intensjonen med å utvide var å øke tilgjengeligheten for få flere til å stemme. Før valget i 2013 ble det vedtatt å forsøke åpningstid søndag fra kl til 18.00, istedenfor å ha åpent sen ettermiddag og kveld. Det kom ingen reaksjoner på endret åpningstid søndag, og opplevelsen var at det ble positivt mottatt. Ordningen ble derfor videreført som en permanent ordning. Ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015, og stortingsvalget i 2017 ble det vedtatt følgende åpningstider: - Søndag kl Mandag kl Kommunedirektøren ser ingen grunn til å endre, og foreslår de samme åpningstidene også for kommunestyre- og fylkestingsvalget Stemmelokaler Sarpsborg har 14 valgkretser. Det har vært gjennomført befaring på samtlige stemmesteder. For Sandbakken foreslår kommunedirektøren å benytte den nye flerbrukshallen framfor skolens gymsal. Den nye flerbrukshallen er mer tilgjengelig og bedre tilrettelagt for å kunne gjennomføre valg. Ellers foreslås ingen endringer av stemmelokalene for kommunestyre- og fylkestingsvalget. Det er kirkevalg i år, og lokaler til dette har vært vurdert sammen med kirkevergen samtidig med befaringen. Det blir noen endringer av lokaler fra forrige kirkevalg, blant annet for å oppfylle kirkens ønske om mer synlighet. Ved innredning/merking og opplæring vil det bli lagt vekt på at kirkevalget og kommunestyre- og fylkestingsvalget er separate valg. Tilgjengelighet og tilrettelegging Krav om tilgjengelighet til valglokalene er hjemlet i valglovens 9-3 (2): Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Krav om tilrettelegging i selve valglokalet er hjemlet i Valgforskriftens 30 (jf. 26): Ved tilrettelegging for stemmegivning i valglokalene, skal det legges vekt på god tilgjengelighet for alle velgere. Blinde og svaksynte velgere skal kunne avgi stemme uten å måtte be om hjelp. Alle valglokalene har god tilgjengelighet utenfra og inn, enten ved hjelp av terreng, rampe eller ekstra terskler. Det det er høye terskler inne, benyttes overganger. Alle stemmesteder vil ha valgavlukker tilpasset rullestolbrukere og svaksynte. Disse blir også benyttet ved forhåndsstemmegivningen i rådhuset og ved bibliotekene. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Utgifter dekkes av avsatte budsjettmidler. Det er ingen vesentlige endringer fra forrige valg. Miljø: Ingen vesentlige konsekvenser. Folkehelse: Universell utforming er ivaretatt og det er generelt lagt til rette for at alle skal kunne stemme. 3

4 2/19 Fullmakt til behandling av listeforslag - Kommunestyre- og fylkestingsvalg 2019 Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Ida Marie Odsæter Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgstyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: 1. Valgstyrets leder gis fullmakt til å fastsette frist for å søke fritak i henhold til valgloven 3-4 (2), samt behandle søknader om fritak etter 3-4 (1). 2. Valgstyrets leder gis fullmakt til å bringe listeforslagene i orden i henhold til valglovens kapittel 6 og valgforskriftens kapittel Godkjenning av valglister og eventuelle forkastelser legges frem for Valgstyret til behandling. Vedlegg: Lenke: Lov om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgloven) Lenke: Forskrift om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgforskriften) Sammendrag: For at kommunen skal kunne jobbe effektivt med listeforslagene fra partiene er det nødvendig at valgstyret gir valgstyrets leder fullmakt til å fastsette frist for kandidater til å søke fritak og til å få listeforslagene i samsvar med valgloven. Dette har vært gjort også ved foregående valg. Listeforslagene vil bli lagt frem til endelig godkjenning i valgstyret. Utredning: Valglovens 3-4 omtaler retten til å kreve fritak fra kommunestyrevalg eller fylkestingsvalg. (1) Rett til å kreve seg fritatt fra valg til fylkesting og kommunestyre har den som avgir skriftlig erklæring om at vedkommende ikke ønsker å stille til valg på den aktuelle valglisten. (2) Erklæring som nevnt i nr. 1 må settes frem innen den frist fylkesvalgstyret eller valgstyret setter, ellers tapes retten til å strykes fra listeforslaget. (3) Den som unnlater å kreve seg fritatt fra å stå på liste, kan ikke nekte å motta valg. Det er vanskelig å anslå hvor lang tid det tar å registrere kandidater, bringe listeforslagene i orden, og deretter underrette kandidatene om at de står på et listeforslag. Derfor er det også vanskelig å fastsette en frist for å søke fritak nå. Kommunedirektøren anbefaler derfor at valgstyrets leder gis fullmakt til å fastsette tidsfrist for å søke fritak fra listeforslag. 4

5 Ved tidligere valg har det vært gitt fra 7 dager til 14 dagers frist, avhengig av hvor lang tid kommunen bruker på å bringe listeforslagene i orden,. Det er ønskelig at det gis mulighet for en frist opp mot 14 dager. Endelig godkjenning av listeforslaget skal gjøres av valgstyret innen 1. juni Kommunedirektøren foreslår i tillegg at valgstyrets leder får fullmakt til å bringe listeforslagene i orden. Dette arbeidet består i å: - Behandle søknader om fritak etter valglovens Samarbeide med listeforslagets tillitsvalgte for å bringe listeforslagene i samsvar med lovens krav, jf. valglovens 6-6 og til valgforskriftens 15 - Kunngjøring og utlegging av listeforslag Forannevnte arbeider har ved tidligere valg vært utført på fullmakt til valgstyrets leder og valgsekretariat. Kommunedirektøren foreslår at valgstyrets leder får fullmakt til å gjøre det praktiske arbeidet fram til sak om godkjenning av valglister kan forelegges valgstyret, med bistand av valgsekretariatet. Endelig forslag til valglister og eventuelle forkastelser vil bli forelagt valgstyret for behandling i møte 23. mai Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ingen Miljø: Ingen Folkehelse: Ingen 5

6 Saknr Arkivsak Tittel Dokumenter 1/19 16/ Protokoll Valgstyret