Gjerstad kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: møterom i 1. etasje, Kommunehuset Dato: Tid: 19:00 Evt. lovlige forfall meldes til utvalgssekretær, Kai Høgbråt, tlf.: , eller som e-post; kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kjell Trygve Grunnsvoll Leder SP Inger Haldis Løite Nestleder AP Samuel Arnt Larsen Medlem AP Ragnhild Løvdal Medlem H Tone Vestøl Bråten Medlem SP -1-

2 Saksliste Saksnr PS 15/1 PS 15/2 PS 15/3 PS 15/4 PS 15/5 PS 15/6 PS 15/7 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Oppnevning av arbeidsutvalg delegering av myndighet Utlegging av manntall Forhåndsstemmegivning fastsettelse av stemmested og oppnevning av stemmemottakere Valgtinget fastsettelse av stemmetider Ambulerende stemmemottak - søknadsfrist -2-

3 PS15/1Godkjenningavprotokollfraforrigemøte -3-

4 PS15/2Referatsaker -4-

5 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: /202-1 / 014 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/3 Valgstyret Oppnevning av arbeidsutvalg - delegering av myndighet Rådmannens innstilling: Valgstyret oppnevner et arbeidsutvalg, bestående av valgstyrets leder og sekretær, som får fullmakt til å treffe vedtak i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Vedlegg: Ingen. Saksdokumenter: Kommunelov Valglov Delegeringsreglement Saksopplysninger: Valgstyret har av kommunestyret fått delegert myndighet til å administrere valg og oppnevne stemmestyrer. Det er kommunelovas bestemmelser om delegering av myndighet som kommer til anvendelse. Delegeringsadgangen omfatter enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller administrasjonssjefen kan gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Det er imidlertid begrensninger med hensyn til omfang og sakstype. Konkrete enkeltsaker kan delegeres. I tillegg gis det adgang til delegering i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. I dette siste ligger en skranke både for hva valgstyret kan delegere, og for hvordan delegeringsfullmakten kan benyttes. Det er ikke adgang til å delegere generell avgjørelsesmyndighet i saker som etter sin art må anses for å være av prinsipiell betydning. Delegeringsvedtaket må leses med den begrensning at den som har fått delegert myndighet, har plikt til å gå tilbake til valgstyret hvis en enkeltsak innenfor en generell fullmakt må anses å ha prinsipiell -5-

6 betydning. Hva som er av prinsipiell betydning, må fastsettes ut fra vedtakets karakter og konsekvenser. Bestemmelsen gir dermed valgstyret et vidt rom for å vurdere hva som i det enkelte tilfelle er forsvarlig og hensiktsmessig. Det er ikke mulig å gi eksakte svar på hva som anses for å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette vil typisk være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler, og lignende. Arbeidsutvalget bør også kunne treffe vedtak om fritak/supplering av stemmestyrene i de tilfeller enkelte av de oppnevnte medlemmer ber om fritak. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres. Valgstyret kan imidlertid ikke overlate til lederen å utføre denne oppgaven alene. Lederen må gjøre det sammen med valgstyrets sekretær eller en annen valgmedarbeider. Dette følger av regelen i valgforskriften 35 som sier at det skal være to personer til stede ved åpning av stemmegivninger. Videre at dersom åpning av omslags- og stemmeseddelkonvolutter foregår samtidig, må dette ikke gjøres av de samme personene. Denne begrensningen er begrunnet i prinsippet om hemmelig valg. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning, og som dermed ikke kan delegeres, er eksempelvis å treffe avgjørelser om listeforslag og tilbakekalling av listeforslag skal godkjennes, og forkastelse av stemmegivninger. Rådmannens vurdering/merknader: Melding om vedtak sendes til: -6-

7 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: /202-4 / 014 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/4 Valgstyret Utlegging av manntall Rådmannens innstilling: Manntallet ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 skal legges ut til offentlig gjennomsyn i fellestjenesten på kommunehuset så snart kommunen har mottatt dette og fram til og med valgdagen den 14. september Vedlegg: Saksdokumenter: Valglova Saksopplysninger: Ihht. Valglovens 2-6 heter det følgende i pkt. 1: Valgstyret skal legge manntallet ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Videre i punkt 2 Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser også om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet. Alle som er registrert som bosatt i Gjerstad kommune 30. juni 2015 skal manntallsføres i Gjerstad kommune. Krav om retting av feil skal være skriftlig og begrunnet og valgstyret kan oppdatere manntallet så lenge dette er praktisk mulig. Manntall har i de senere år blitt lagt ut i fellestjenesten og det har ikke kommet reaksjoner eller klager på dette. Velgerne vil bli informert om at de har anledning til å ringe fellestjenesten og/eller valgstyrets sekretær for å undersøke om de står innført i manntallet. -7-

8 Valgstyret skal også sørge for at det blir sendt ut valgkort til alle stemmeberettigede innført i manntallet i kommunen og som har bostedsadresse innenriks (unntatt Svalbard og Jan Mayen). Valgkortet skal inneholde opplysninger om stemmested og stemmetid. Valgkort blir sendt ut sentralt fra ca. midten av juli, altså i god tid før den ordinære forhåndsstemmegivningen begynner. Dersom noen velgere ikke skulle få valgkort, er det grunn til å sjekke om eller hvor man er manntallsført. Det er, som nevnt, skjæringsdatoen 30. juni som er avgjørende, og velgeren må stemme i den kommunen der vedkommende er manntallsført. Med utsendelse av valgkort og den muligheten velgerne har til å ringe kommunen for manntallskontroll er det etter mitt syn tilstrekkelig med utleggelse av manntallet i fellestjenesten. Rådmannens vurdering/merknader: Melding om vedtak sendes til: -8-

9 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: /202-3 / 014 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/5 Valgstyret Forhåndsstemmegivning - fastsettelse av stemmested og oppnevning av stemmemottakere Rådmannens innstilling: Valgstyret bestemmer at forhåndsstemmegivning ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 skal skje i fellestjenesten. Ordinær forhåndsstemmegivning skal foregå hver mandag - fredag i tidsrommet fra og med 10. august 2015 til og med 11. september 2015 i tidsrommet kl Torsdagene 3. og 10. september fram til kl 19:00. I tillegg vil det være mulig for de som henvender seg å benytte seg av tidligstemmegivning i perioden fra I tillegg skal forhåndsstemmegivning skje ved Gjerstad omsorgssenter. Tid og sted avtales nærmere med ledelsen ved institusjonen. Som stemmemottakere oppnevnes, Torill Neset, Lasse Fosse, Astrid Haukenes Bråten, Anne Solfrid Malmanger, Cecilie Løvdal, Kristin Nygaard Presthagen, Gunn Kristin Røed, Inger Marie Nielsen og Kai Høgbråt. Vedlegg: Saksdokumenter: Valglova Saksopplysninger: I valglovas 8-1 heter det: (1) Velgere som ønsker det, kan avgi forhåndsstemme fra 10. august i valgåret innenriks og fra 1. juli i valgåret utenriks og på Svalbard og Jan Mayen. -9-

10 (2) Forhåndsstemmegivningen må ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen innenriks, herunder på Svalbard og Jan Mayen, og nest siste fredag før valgdagen utenriks. For å sikre at forhåndsstemmegivningene kommer frem i tide, kan sysselmannen fastsette at forhåndsstemmegivningen på Svalbard skal avsluttes på et tidligere tidspunkt. Tidligere har det vært forsøk både med å holde åpent siste lørdag før valget og en langdag på en torsdag. Det har vært lite interesse for disse tilbuda. En foreslår likevel å holde langåpent de to siste torsdagene fram til kl 19:00. I 8-1 pkt 4 heter det: (4) Velgere som oppholder seg innenriks, unntatt på Svalbard og Jan Mayen, og som ikke kan avgi stemme i perioden for forhåndsstemmegivning eller på valgtinget, kan henvende seg til kommunen og avgi stemme fra 1. juli og frem til forhåndsstemmegivningen starter 10. august i valgåret. Rådmannens vurdering/merknader: Melding om vedtak sendes til: Oppnevnte forhåndsstemmemottakere -10-

11 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: /202-2 / 014 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/6 Valgstyret Valgtinget - fastsettelse av stemmetider Rådmannens innstilling: Valgstyret vedtar følgende åpningstider ved kommunestyre- og fylkesvalget 2015: Fiane stemmekrets mandag 14. september 2015 fra kl til kl Sunde stemmekrets mandag 14. september 2015 fra kl til kl Gjerstad stemmekrets mandag 14. september 2015 fra kl til kl Vedlegg: Ingen. Saksdokumenter: Kommunestyresak 14/64 Kommunelov Valglov Saksopplysninger: I Valglovens 9-3 heter det følgende om tid og sted for stemmegivningen og organisering: (1) Kommunestyret, eller valgstyret etter delegering, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Folkeregistermyndigheten skal orienteres om endringer i stemmekretsinndelingen innen 31. mars i valgåret. (2) Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta å holde valglokalene åpne lenger enn det valgstyret har vedtatt. Slikt vedtak må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl

12 (3) Valgstyret kunngjør tid og sted for stemmegivningen. (4) Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Nåværende stemmekrets inndeling med 3 stemmekretser har vært slik i mange år, og dette fungerer tilfredsstillende. Valglokalene er også vurdert som tilfredsstillende. Kommunestyret vedtok i sak 14/64 følgende: I Gjerstad kommune skal kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 avvikles bare på den sentralt fastsatte valgdagen mandag 14. september Det er valgstyret som har kompetanse på fastsettelse av åpningstider i stemmekretsene, men som det går fram av valglovens 9-3 pkt. 2 kunne kommunestyret overprøve valgstyrets vedtak, men det måtte i såfall skjedd på et tidligere tidspunkt. Rådmannens vurdering/merknader: Åpningstidene på valgdagen har vært den samme i mange år. Det er ikke registrert ønske eller krav om utvidelse av dette. Stemmetidene sammen med adgangen til å forhåndsstemme er etter mitt syn tilstrekkelig for å ivareta hensynet til velgerne og gi disse gode muligheter for å avgi stemme. Opptellingen kan starte umiddelbart etter at stemmegivningen er avsluttet i Gjerstad krets fordi de to andre stemmekretsene da antas å ha innlevert sitt materiale og fått dette godkjent. Melding om vedtak sendes til: -12-

13 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: /202-5 / 014 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 15/7 Valgstyret Ambulerende stemmemottak - søknadsfrist Rådmannens innstilling: Valgstyret bestemmer at søknadsfristen for ambulerende stemmegivning settes til onsdag 9. september 2015 kl 15:00. Vedlegg: Saksdokumenter: Valglova Saksopplysninger: Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3 sjette ledd. Valgstyret fastsetter svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Valgstyret må kunngjøre ordningen med ambulerende stemmegivning i god tid før fristen. Loven inneholder ingen formelle krav til innholdet i søknaden. Det er f.eks. ikke noe krav om at søknaden må være skriftlig. Det må imidlertid fremgå av søknaden at velgeren er syk eller ufør og derfor ikke er i stand til å forhåndsstemme et annet sted. Ved de siste valga har det ikke vært noen som har benyttet seg av ordningen. Rådmannens vurdering/merknader: Melding om vedtak sendes til: -13-