MØTEINNKALLING. Valgstyret SAKSLISTE 1/19 18/1361 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Valgstyret Sted Rakkestad kulturhus, formannskapssalen Dato Tid 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/19 18/1361 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN /19 19/29 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET VALG AV STEMMESTYRER 3/19 19/30 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET FRISTER FOR BEHANDLING AV LISTEFORSLAG TIL KOMMUNESTYREVALGET 4/19 19/31 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET DELEGERING AV MYNDIGHET OG FULLMAKTER 5/19 19/32 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET VALGLOKALER OG ÅPNINGSTIDER Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad 30. januar 2019 Ellen Solbrække (s) Valgstyrets leder

2 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN Saksbehandler Jorun Cesilie Dybvik Arkiv 033 Arkivsaksnr. 18/1361 Saksnr. Utvalg Møtedato 1/19 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Valgstyret den Side 2 av 11

3 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET VALG AV STEMMESTYRER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/29 Saksnr. Utvalg Møtedato 2/19 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret oppnevner for Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 følgende stemmestyrer: Sentrum krets Medlemmer: Varamedlemmer: 1. (leder) (nestleder) Kirkeng krets Medlemmer: Varamedlemmer: 1. (leder) (nestleder) Stemmestyrets leder innkaller varamedlemmer og permitterer stemmestyremedlemmer og valgfunksjonærer etter behov på det enkelte stemmested. 3. Valgfunksjonærer i administrativ valgorganisasjon utpekes av rådmannen. Valgstyret og stemmestyrene gis melding om navnene. Vedlegg Ingen. Bakgrunn I forbindelse med gjennomføringen av høstens kommunestyre- og fylkestingsvalg, skal det velges et stemmestyre for hvert stemmested, og blant disse leder og nestleder. Stemmestyret skal lede gjennomføringen av valget på valgdagen. Et stemmestyre er et fast utvalg i kommunelovens forstand, jf. kommunelovens 10. Et stemmestyre skal bestå av Side 3 av 11

4 Sak 2/19 minst 3 medlemmer og det er kommunelovens regler om valg av faste utvalg som gjelder for stemmestyrene. Rakkestad kommunestyre vedtok den i sak 26/18 at det ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 skal være 2 valgkretser i Rakkestad kommune Sentrum krets og Kirkeng krets. Det skal velges stemmestyrer for Sentrum krets og Kirkeng krets. Hjemmel Kommunelovens 10 Faste utvalg. Komiteer. Valglovens 4-2 omhandler valg av stemmestyrene som følger: Foregår stemmegivningen på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre med minst tre medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted. Kommunestyret kan delegere oppnevningen av stemmstyrer til valgstyret. Kommunestyret delegerte den i sak 60/15 til valgstyret å oppnevne stemmestyrer. Videre regulerer valglovens 9-3 (4) organisering ved valgtinget som følger: Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke oppnevnes til stemmemottaker eller valgfunksjonær i valglokalene i kommunene i vedkommende fylke. Andre faktaopplysninger Stemmestyrene kan sammensettes av kommunalt ansatte og/eller politikere. Dersom det velges politikere, bør det sørges for en sammensetning med representanter fra flere partier. En kan også velge personer som ikke er politikere, så sant de er folkeregisterført som bosatt i kommunen, jf. kommunelovens 14. Det er ikke krav om at valg av stemmestyrer skal skje blant personer som bor i vedkommende stemmekrets. Det er etter valgloven begrensninger i hvilke oppgaver listekandidater kan ha ved gjennomføringen av valg. Listekandidater er ikke valgbare til stemmestyrer, og de kan heller ikke tjenestegjøre som stemmemottakere eller valgfunksjonærer. Dette er begrunnet med at det er prinsipielt uheldig at kandidater som selv stiller til valg har direkte kontakt med velgeren i stemmesituasjonen. Økonomi Det utbetales godtgjørelse i henhold til «Reglement for godtgjørelse til folkevalgte». Administrasjonens vurdering Stemmestyret besto ved forrige valg (Stortingsvalget 2017) av 6 medlemmer og 4 varamedlemmer i Sentrum krets og 4 medlemmer og 3 varamedlemmer i Kirkeng krets. I Side 4 av 11

5 Sak 2/19 tillegg opprettet rådmannen en administrativ valgorganisasjon som bistår stemmestyrene på valglokalene. Det foreslås tilsvarende antall medlemmer og varamedlemmer for kommunestyre- og fylkestingsvalget i I tillegg foreslås det fra ca 10 administrative valgfunksjonærer i Sentrum krets og ca 3 i Kirkeng krets. Til sammen antas det å være behov for ca. 25 administrative valgfunksjonærer med ulike roller inkl administrativ ledelse og forhåndsstemmemottakere. Det foreslås at rådmann gis fullmakt til å sette administrativ valgorganisasjon og at det gis tilbakemelding til valgstyret når denne er klar. Arbeidsoppgavene til stemmestyrene består i å rigge valglokalet, å gjennomføre stemmegivning i lokalet etter lov, forskrift og lokale retningslinjer, samt skrive stemmestyrets møtebok. Rakkestad kommune gjennomførte vellykket elektronisk avkryssing i manntallet ved Stortingsvalget i 2017, og vil planlegge tilsvarende for årets valg. Rakkestad kommune skal også telle elektronisk ved å skanne stemmesedlene, men det ligger an til endring i valgloven om at foreløpig tellig skal gjennomføres manuelt. Dette blir beskrevet nærmere i egen melding. Arbeidsoppgavene kan bli endret dersom forskrift eller valgdirektoratets valghåndbok krever det. Reglene for kjønnskvotering i kommunale utvalg gjelder tilsvarende for valg av stemmestyrer. Stemmestyrer og valgfunksjonærer får opplæring i valggjennomføringen i forkant av valget. Side 5 av 11

6 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET FRISTER FOR BEHANDLING AV LISTEFORSLAG TIL KOMMUNESTYREVALGET Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/30 Saksnr. Utvalg Møtedato 3/19 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Frist for kandidater til å kreve seg fritatt fra å stå på valgliste, settes til onsdag 24. April Møte i valgstyret for behandling av eventuelle søknader om fritak settes til onsdag 8. mai Møte i valgstyret for godkjennelse av endelige valglister settes til onsdag 29. mai De offisielle valglistene legges ut til gjennomsyn på Servicekontoret og biblioteket i Rakkestad Rådhus. 5. Valgstyrets leder avgjør hvilken dokumentasjon som anses nødvendig etter hvert som listeforslagene kommer inn. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Valglovens kapittel 6 om listeforslag. Hjemmel Valgloven. Andre faktaopplysninger Saksgang for behandling av listeforslag: 1. Frist for innlevering av listeforslag er 31. mars, kl jf valglovens 6-1 (1). I 2019 faller 31. mars på en søndag. I henhold til valglovens 15-5, skal frister som faller på en lørdag eller helligdag utsettes til påfølgende hverdag. Det innebærer at signert listeforslag må være innlevert til kommunen innen mandag 1. april 2019 kl Fristen er absolutt og listen må ha kommet fram til valgstyret til denne Side 6 av 11

7 Sak 3/19 fristen. Det er ikke nok at brevet med listeforslaget er poststemplet innen fristen. Konsekvensene av for sent innkommet listeforslag, er at forslaget må forkastes. 2. Kommunen undersøker deretter om de innkomne listeforslagene med lovbestemte vedlegg fyller lovens krav, herunder om valgbarhetskravene for kandidatene er oppfylt, samt at forslagsstillerne oppfyller kravene i valgloven. Det er ulike krav til forslagsstillere/underskrifter for partier som er registrert i Partiregisteret og som fikk en viss oppslutning ved forrige Stortingsvalg og andre partier/grupper. Eventuelle avklaringer gjøres med den tillitsvalgte for vedkommende liste. Forslagsstillere må legge fram den dokumentasjon som er nødvendig for å vise at vilkårene er oppfylt, når valgstyret krever det. 3. Listeforslagene legges ut til ettersyn etter hvert som de kommer inn jf. Valglovens 6-6 (1). 4. Kandidatene på valglistene underrettes om at de er satt opp på et listeforslag, og rett til å kreve seg fritatt fra valg jf. valglovens 3-4 (1). Rett til å kreve seg fritatt fra valg til fylkesting og kommunestyre har den som avgir skriftlig erklæring om at vedkommende ikke ønsker å stille til valg på denne aktuelle valglisten. 5. Eventuelle søknader om fritak må fremmes innen frist som fastsettes av valgstyret. 6. Valgstyret behandler eventuelle søknader om fritak. Dialog med listens tillitsvalgte vedr. fritakssøknadene, gjennomføres fortløpende som eventuelle fritakssøknader mottas. 7. Valgstyret skal behandle de endelige valglistene senest innen 1. juni De godkjente listeforslagene (de offisielle valglistene) legges ut til gjennomsyn senest 1. juni 2019 jf. valglovens 6-7. Overskriften på listen kunngjøres, samtidig som det informeres om hvor listene er lagt ut, slik at publikum kan gjøre seg kjent med dem. Det sendes kopi av det godkjente listeforslaget til den tillitsvalgte for listen. Administrasjonens vurdering Med bakgrunn i ovenstående foreslås at valgstyret fastsetter frister m.v. i henhold til rådmannens forslag til vedtak. Side 7 av 11

8 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET DELEGERING AV MYNDIGHET OG FULLMAKTER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/31 Saksnr. Utvalg Møtedato 4/19 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Valgstyret i Rakkestad kommune delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art til valgstyrets leder. 2. Valgstyret i Rakkestad kommune delegerer de praktiske oppgavene med manntallet til rådmannen. 3. Manntallet legges ut på følgende steder: Servicekontoret, Rakkestad Rådhus. Biblioteket, Rakkestad Rådhus. Coop Marked, Degernes. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Det er kommunelovens regler om saksbehandling i faste utvalg som gjelder for valgstyret. Således skal avgjørelser treffes i møte. Valgstyret kan delegere sin myndighet som omfatter enkeltsaker eller type saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommunelovnes 10 nr. 4 og 23 nr. 4. Hjemmel Valglovens 4-1. Kommunelovens 10 nr. 4, 23 nr. 4. Valgforskriftens 35. Departementets valghåndbok kap. 3, Valgorganene og delegering. Valglovens 2-3 Ansvar for å opprette og oppdatere manntal. Valglovens 2-6 Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn. Valgforskriftens 4 Utleggingsmanntallet Departementets valghåndbok kap. 4, Stemmerett, manntall og valgkort. Andre faktaopplysninger Departementet uttaler i valghåndboken at delegeringsvedtaket må leses med den Side 8 av 11

9 Sak 4/19 begrensning at den som har fått myndighet har plikt til å gå tilbake til valgstyret hvis en enkeltsak innenfor en generell fullmakt må anses å ha prinsipiell betydning. Videre står det at det ikke er mulig å gi eksakt svar på hva som ansees for å være av prinsipiell betydning, slik at myndigheten ikke kan delegeres. Som en veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Dette kan være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater og lignende. Prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger er ikke av prinsipiell betydning, og kan også delegeres, men det følger av valgforskriftens 35 at valgstyret ikke kan overlate til lederen å utføre denne oppgaven alene. Lederen må gjøre det sammen med valgstyrets sekretær eller annen valgmedarbeider. Det er departementet som er ansvarlig for at manntallet opprettes og oppdateres på grunnlag av opplysninger fra folkeregistermyndigheten. Dette skjer gjennom det valgadministrative systemet EVA som alle kommuner og fylkeskommuner har tilgang til. Valgstyrene skal sørge for at stemmeberettigede som har vært bosatt utenfor landet i mer enn 10 år føres inn i manntallet i den kommunen vedkommende sist var registrert. Disse velgerne må søke valgstyret om innføring. Dette kan gjøres samtidig som at stemme avgis. Det er folkeregisteret den 30. juni i valgåret som legges til grunn for manntallet. Så snart det lar seg gjøre etter denne dato skal valgstyret legge manntallet ut til offentlig ettersyn, jf. valglovens 2-6 første ledd. Manntallet kan ikke legges ut på internett, jf. Folkeregisterlovens 13. Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for utlegging og opplyse om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet, jf. valglovens 2-6. Administrasjonens vurdering Det foreslås at valgstyret delegerer enkeltsaker av kurant karakter og praktisk art til valgstyrets leder. Det er vanlig å delegere oppgaver knyttet til manntallet til administrasjonen. De fleste oppgavene utføres i valgadministrasjonssystemet (EVA). Det foreslås at valgstyrets oppgaver med manntallet delegeres til rådmannen. Eventuelle klager blir lagt frem for behandling av valgstyret. Side 9 av 11

10 Sak 5/19 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET VALGLOKALER OG ÅPNINGSTIDER Saksbehandler May-Britt Lunde Nordli Arkiv 011 Arkivsaksnr. 19/32 Saksnr. Utvalg Møtedato 5/19 Valgstyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Ved Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 holdes valgting i følgende lokaler: Rakkestad Kulturhus for Sentrum krets. Degerneshallen for Kirkeng krets. 2. Åpningstiden søndag fastsettes til kl Åpningstiden mandag fastsettes til kl Vedlegg Ingen. Bakgrunn Det er valgstyret som bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsette tiden for stemmegivningen. Stemmegivningen skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale. Valgstyret skal videre kunngjøre tid og sted for stemmegivningen. Kommunestyret vedtok i sak 26/18 den at det i sammenheng med kommunestyre- og fylkestingsvalget mandag 9. september 2019 også skal holdes valgting søndag 8. september. Samtidig ble det vedtatt at det skal være 2 valgkretser i Rakkestad kommune Sentrum krets og Kirkeng krets. Andre faktaopplysninger Bestemmelsen om åpningstid/stemmetid står i valglovens 9-3 (2): Valgstyret bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Stemmegivning skal foregå i egnet og tilgjengelig lokale5. Velgerne skal kunne ta seg inn i valglokalene uten hjelp. Andre lokaler skal ikke benyttes med mindre særlige grunner foreligger. Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta å holde valglokalene åpne lenger enn det valgstyret har vedtatt. Slikt vedtak må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes. Stemmegivningen mandag må ikke foregå senere enn kl. 21. Side 10 av 11

11 Sak 5/19 For øvrig inneholder ikke valgloven bestemmelser som regulerer stemmetiden, hverken søndag eller mandag. Når valgstyret skal fastsette tid for stemmegivning, må det legges avgjørende vekt på hensynet til velgerne. Departementet forutsetter at velgerne får rimelig tid til å avgi stemme. I den vedtatte åpningstiden skal valglokalet være åpent hele tiden. Det er ikke anledning til å stenge valglokalene midlertidig, for eksempel for å ha spisepause. Det er viktig at stemmestyret er nøye med at dørene til valglokalet åpnes og stenges på nøyaktig de tidspunkter som valgstyret har fastsatt. Når den tid som er fastsatt for stemmegivningen er ute (både søndag og mandag), skal alle som har møtt frem ved valglokalet før stengetid, gis anledning til å stemme, jf. valglovens 9-7. Økonomi Det utbetales godtgjørelse til stemmestyrene i henhold til Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og lønn til administrativ valgorganisasjon i tråd med gjeldende lover og regler. Administrasjonens vurdering Det foreslås at åpningstiden i valglokalene settes til kl på søndag og kl på mandag. Side 11 av 11