7/19 19/ Valg av Formannskap for perioden /19 19/ Valg av kontrollutvalg for perioden

Transkript

1 Møteinnkalling Valgkomitéen Dato: kl. 13:00 Sted: Formannskapssalen SAKSKART Side Saker til behandling 7/19 19/ Valg av Formannskap for perioden /19 19/ Valg av ordfører og varaordfører for perioden /19 19/ Valg av kontrollutvalg for perioden /19 19/ /19 19/ Valg av faste utvalg og Administrasjonsutvalg for perioden Valg av representanter til KS-Viken for perioden /19 19/ Oppnevning av Valgutvalg for perioden Formannskapskontoret Sindre Martinsen-Evje Ordfører Hilde Øisang Formannskapssekretær 1

2 Saker til behandling 7/19 Valg av Formannskap for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Hilde Øisang Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgkomitéen /19 2 Valgkomitéen /19 3 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: Som medlemmer og varamedlemmer til formannskapet for perioden velges: Vedlegg: - Rundskriv H-4/19 fra kommunal- og moderniseringsdepartementet om konstituerande møte i kommunestyre og fylkesting rettleiing om val til folkevalde organ med meir - Delegeringsreglement for Sarpsborg kommune med regler for politiske organer (vedtatt i bystyret ) Sammendrag: Bystyret skal i konstituerende møte velge formannskap. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. Formannskapet i Sarpsborg kommune skal i henhold til delegeringsreglementet bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer. Utredning: Formannskapet skal iht. 7-1, 3. ledd velges i kommunestyrets konstituerende møte, som første sak etter at bystyret har kjent kommunevalget gyldig. Formannskapet er kommunens overordnede planutvalg med utvidet økonomiansvar. Utvalget innstiller til bystyret i alle saker hvor ikke annet er bestemt. Utvalget er opprettet som et fast utvalg iht. kommuneloven 5-7. Medlemmer og varamedlemmer til formannskapet velges for fire år, av og blant medlemmene av kommunestyret jfr. kommuneloven 5-6, 2. ledd. Sarpsborg kommunes delegeringsreglement gir utfyllende bestemmelser om formannskapets myndighet. 2

3 Formannskapet består iht. delegeringsreglementet av 11 medlemmer med varamedlemmer, som velges av bystyret blant medlemmene av bystyret. Formannskapet utgjør også: - Valgstyre iht. valgloven 4 nr. 1 - Klagenemnd iht. forvaltningsloven 28 Det vises til kommuneloven 7-4 der det framgår at medlemmer til folkevalgte organer skal velges ved forholdsvalg hvis minst ett medlem krever det. I andre tilfeller skal medlemmene velges ved avtalevalg. Leder og nestleder skal velges ved flertallsvalg. Forholdstallsvalg foregår iht. kommunelovens 7-5 på grunnlag av lister med forslag til kandidater. Listene skal være innlevert på forhånd. Partier eller grupper som er representert i det velgende organet, kan bare levere ett listeforslag hver. Antall navn på listen kan være dobbelt så høyt som antall medlemmer som skal velges. Kandidater fra et parti eller en gruppe kan bare føres opp på partiets eller gruppens listeforslag eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupper. Det vises videre til kommuneloven 7-7, 2. ledd der følgende fremgår vedr. avtalevalg: Valget gjennomføres på grunnlag av innstilling med forslag til medlemmer og varamedlemmer. Innstillingen skal inneholde like mange navn som det skal velges medlemmer, og det skal angi hvilket parti eller hvilken gruppe medlemmene representerer. Innstillingen kan også inneholde navn på varamedlemmer for hvert parti eller hver gruppe. Antall varamedlemmer kan være inntil to flere enn de faste medlemmene fra partiet eller gruppen. Innstillingen vedtas enstemmig av kommunestyret. I 7-7, 3 ledd gis bestemmelser om kjønnsrepresentasjon. Hvert kjønn skal være representert med minst 40 prosent. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig. Tilsvarende gjelder ved valg av varamedlemmer. Ved avtalevalg gjelder kravet om representasjon av begge kjønn gjelder for hele organet og ikke for den enkelte liste. Ved forholdsvalg gjelder krav om representasjon for hvert listeforslag. Valgbare og pliktige til å ta imot valg er alle som oppfyller vilkårene iht. 7-2, 3. ledd. I kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H-4/19 er det gitt utfyllende bestemmelser om valg av formannskap. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ikke vurdert Miljø: Ikke vurdert Folkehelse: Ikke vurdert Behandling i Valgkomitéen : Behandlingen av saken utsettes til møte

4 8/19 Valg av ordfører og varaordfører for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Hilde Øisang Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgkomitéen /19 2 Valgkomitéen /19 3 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: Som ordfører og varaordfører for perioden velges: Vedlegg: - Rundskriv H-4/19 fra kommunal- og moderniseringsdepartementet om konstituerande møte i kommunestyre og fylkesting rettleiing om val til folkevalde organ med meir - Delegeringsreglement for Sarpsborg kommune med regler for politiske organer (vedtatt i bystyret ) Sammendrag: Bystyret skal i konstituerende møte velge ordfører og varaordfører. Disse skal velges blant formannskapets medlemmer. Valget gjelder for hele valgperioden. Utredning: Ordføreren er kommunens fremste offisielle representant, samt kommunens øverste rettslige representant. Ordføreren leder møtene i bystyret og formannskapet, og beslutter dagsorden for disse møtene. Sarpsborg kommunes delegeringsreglement gir utfyllende bestemmelser om ordførerens myndighet. Valg av ordfører og varaordfører skal foretas av kommunestyret i konstituerende møte, jfr. kommuneloven 7-1, 3. ledd. Ordfører og varaordfører velges blant formannskapets faste medlemmer og for hele kommunevalgperioden, jfr. 6-2, 1. og 2. ledd. Valget skal foretas som flertallsvalg, jfr. kommuneloven 7-8. I kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H-4/19 er det gitt utfyllende bestemmelser om gjennomføringen av valg av ordfører og varaordfører. 4

5 Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ikke vurdert Miljø: Ikke vurdert Folkehelse: Ikke vurdert Behandling i Valgkomitéen : Ordfører og varaordfører velges som flertallsvalg direkte i Bystyret

6 9/19 Valg av kontrollutvalg for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Hilde Øisang Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgkomitéen /19 2 Valgkomitéen /19 3 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: Som medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget for perioden velges: Vedlegg: - Rundskriv H-4/19 fra kommunal- og moderniseringsdepartementet om konstituerande møte i kommunestyre og fylkesting rettleiing om val til folkevalde organ med meir - Delegeringsreglement for Sarpsborg kommune med regler for politiske organer (vedtatt i bystyret ) - Forskrift om kontrollutvalg av Sammendrag: Bystyret skal i konstituerende møte velge kontrollutvalg. Det skal oppnevnes medlemmer og varamedlemmer til utvalget og blant medlemmene skal leder og nestleder oppnevnes. I henhold til kommunens delegeringsreglement med regler for politiske organer skal kontrollutvalget bestå av 5 medlemmer. Dette er i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven Utredning: Kontrollutvalget oppnevnes i henhold til kommuneloven 7-1, 1. ledd jfr. 23. Utvalget skal velges i det konstituerende møtet, etter valg av formannskap og ordfører. Utvalget skal ha minst 5 medlemmer samt varamedlemmer. Kommunestyret skal i henhold til 23-1, 2. ledd også velge leder og nestleder av kontrollutvalget. Lederen kan ikke være medlem av samme parti eller tilhøre samme gruppe som ordføreren. Minst ett medlem skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Kontrollutvalget er et folkevalgt organ som har det løpende ansvaret for tilsyn og kontroll med den kommunale virksomhet som sitt primære ansvarsområde. Kontrollutvalget utfører sine funksjoner på kommunestyrets vegne og er underlagt dettes økonomiske- og administrative styrings- og instruksjonsmyndighet. 6

7 I henhold til kommunens delegeringsreglement skal kontrollutvalget bestå av 5 medlemmer. Av medlemmene skal 3 komme fra opposisjonen og 2 fra posisjonen. 1 medlem velges blant kommunestyrets medlemmer. Leder skal velges fra opposisjonen. I henhold til kommuneloven 23-1, 3. ledd er følgende personer utelukket fra valg til kontrollutvalget: a) ordfører og varaordfører b) medlem og varamedlem av formannskap c) medlem og varamedlem av folkevalgt organ med beslutningsmyndighet (medlem og varamedlem av kommunestyret er likevel valgbare) d) medlem av kommuneråd e) medlemmer og varamedlem av kommunestyrekomité f) ansatte i kommunen g) personer som har en ledende stilling eller som er medlem eller varamedlem av styret eller bedriftsforsamlingen i et selskap som kommunen har eierinteresser i h) personer som har en ledende stilling eller som er medlem eller varamedlem av styret i et interkommunalt politisk råd eller et kommunalt oppgavefellesskap Det vises til kommuneloven 7-4 der det framgår at medlemmer til folkevalgte organer skal velges ved forholdsvalg hvis minst ett medlem krever det. I andre tilfeller skal medlemmene velges ved avtalevalg. Leder og nestleder skal velges ved flertallsvalg. Forholdsvalg foregår iht. kommunelovens 7-5 på grunnlag av lister med forslag til kandidater. Listene skal være innlevert på forhånd. Partier eller grupper som er representert i det velgende organet, kan bare levere ett listeforslag hver. Antall navn på listen kan være dobbelt så høyt som antall medlemmer som skal velges. Kandidater fra et parti eller en gruppe kan bare føres opp på partiets eller gruppens listeforslag eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupper. Det vises videre til kommuneloven 7-7, 2. ledd der følgende fremgår vedr. avtalevalg: Valget gjennomføres på grunnlag av innstilling med forslag til medlemmer og varamedlemmer. Innstillingen skal inneholde like mange navn som det skal velges medlemmer, og det skal angi hvilket parti eller hvilken gruppe medlemmene representerer. Innstillingen kan også inneholde navn på varamedlemmer for hvert parti eller hver gruppe. Antall varamedlemmer kan være inntil to flere enn de faste medlemmene fra partiet eller gruppen. Innstillingen vedtas enstemmig av kommunestyret. I 7-7, 3 ledd gis bestemmelser om kjønnsrepresentasjon. Hvert kjønn skal være representert med minst 40 prosent. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig. Tilsvarende gjelder ved valg av varamedlemmer. Ved avtalevalg gjelder kravet om representasjon av begge kjønn gjelder for hele organet og ikke for den enkelte liste. Ved forholdsvalg gjelder krav om representasjon for hvert listeforslag. I kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H-4/19 er det gitt utfyllende bestemmelser. 7

8 Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ikke vurdert Miljø: Ikke vurdert Folkehelse: Ikke vurdert Behandling i Valgkomitéen : Behandlingen av saken utsettes til møte

9 10/19 Valg av faste utvalg og Administrasjonsutvalg for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Hilde Øisang Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgkomitéen /19 2 Valgkomitéen /19 3 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: Som medlemmer og varamedlemmer til Utvalg for plansaker for perioden velges: Som medlemmer og varamedlemmer til Utvalg for miljø og teknikk for perioden velges: Som medlemmer og varamedlemmer til Utvalg for velferd og folkehelse for perioden velges: Som medlemmer og varamedlemmer til Utvalg for kultur og oppvekst for perioden velges: Som medlemmer og varamedlemmer til Administrasjonsutvalget for perioden velges: Vedlegg: - Rundskriv H-4/19 fra kommunal- og moderniseringsdepartementet om konstituerande møte i kommunestyre og fylkesting rettleiing om val til folkevalde organ med meir - Delegeringsreglement for Sarpsborg kommune med regler for politiske organer (vedtatt i bystyret ) Sammendrag: Følgende faste utvalg velges i konstituerende bystyremøte: - Utvalg for plansaker - Utvalg for miljø og teknikk - Utvalg for velferd og folkehelse - Utvalg for kultur og oppvekst - Administrasjonsutvalg (arbeidsgiverrepresentantene) Kommunens delegeringsreglement gir utfyllende bestemmelser om utvalgenes myndighet. Valg av en rekke andre styrer, råd og utvalg vil bli behandlet som egen sak i bystyremøtet i november

10 Utredning: Reglene om opprettelse og valg av faste utvalg framgår av bestemmelsene i kommuneloven 7-1. Valgene følger kommunevalgperioden. Det framgår av bestemmelsen at kommunestyret selv kan opprette utvalg for kommunale formål. Utvalgene er opprettet som faste utvalg iht. kommuneloven 5-1, 5-7. Administrasjonsutvalget er opprettet iht (partssammensatt utvalg). I henhold til Sarpsborg kommunes delegeringsreglement med regler for politiske organer, skal de ovennevnte utvalgene ha 11 medlemmer med varamedlemmer. De faste medlemmene skal velges blant bystyrets medlemmer eller varamedlemmer. Bystyret velger leder og nestleder. Administrasjonsutvalget er opprettet i medhold av kommuneloven 5-11 og består av 11 medlemmer. Bystyret velger 7 medlemmer med varamedlemmer blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer, 4 medlemmer med varamedlemmer utpekes etter forholdstallsprinsippet av arbeidstakerorganisasjonene for to år av gangen. Bystyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. Ansatte i Sarpsborg kommune kan ikke være politisk valgte i utvalget. I kommunens delegeringsreglement framgår det at det skal oppnevnes følgende faste utvalg (hovedutvalg) samt Administrasjonsutvalg: - Formannskapet Jfr. egen sak. - Utvalg for plansaker (11 medlemmer med varamedlemmer) Utvalget skal medvirke til at kommunen best mulig ivaretar rollen som forvaltningsmyndighet for detaljreguleringsplaner, byggesaker og saker om landbrukseiendom, samt beslektede områder. - Utvalg for miljø og teknikk (11 medlemmer med varamedlemmer) Utvalget skal medvirke til at kommunen best mulig fyller rollen som forvalter, tjenesteprodusent og samfunnsutvikler innenfor utvalgets arbeids- og ansvarsområde. - Utvalg for velferd og folkehelse (11 medlemmer med varamedlemmer) Utvalget skal medvirke til at kommunen best mulig fyller rollen som forvalter, tjenesteprodusent og samfunnsutvikler innenfor utvalgets arbeids- og ansvarsområde. - Utvalg for kultur og oppvekst (11 medlemmer med varamedlemmer) Utvalget skal medvirke til at kommunen best mulig fyller rollen som forvalter, tjenesteprodusent og samfunnsutvikler innenfor utvalgets arbeids- og ansvarsområde. - Administrasjonsutvalg (partssammensatt utvalg) Administrasjonsutvalget skal påse at kommunens arbeidsgivervirksomhet ivaretas og utvikles på en måte som er til beste for kommunens innbyggere og ansatte, og den totale drift av kommunens virksomhet. Kommunens delegeringsreglement gir utfyllende bestemmelser om utvalgenes myndighet. Det vises til kommuneloven 7-4 der det framgår at medlemmer til folkevalgte organer skal velges ved forholdsvalg hvis minst ett medlem krever det. I andre tilfeller skal medlemmene velges ved avtalevalg. Leder og nestleder skal velges ved flertallsvalg. 10

11 Forholdsvalg foregår iht. kommunelovens 7-5 på grunnlag av lister med forslag til kandidater. Listene skal være innlevert på forhånd. Partier eller grupper som er representert i det velgende organet, kan bare levere ett listeforslag hver. Antall navn på listen kan være dobbelt så høyt som antall medlemmer som skal velges. Kandidater fra et parti eller en gruppe kan bare føres opp på partiets eller gruppens listeforslag eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupper. Det vises videre til kommuneloven 7-7, 2. ledd der følgende fremgår vedr. avtalevalg: Valget gjennomføres på grunnlag av innstilling med forslag til medlemmer og varamedlemmer. Innstillingen skal inneholde like mange navn som det skal velges medlemmer, og det skal angi hvilket parti eller hvilken gruppe medlemmene representerer. Innstillingen kan også inneholde navn på varamedlemmer for hvert parti eller hver gruppe. Antall varamedlemmer kan være inntil to flere enn de faste medlemmene fra partiet eller gruppen. Innstillingen vedtas enstemmig av kommunestyret eller fylkestinget. I 7-7, 3 ledd gis bestemmelser om kjønnsrepresentasjon. Hvert kjønn skal være representert med minst 40 prosent. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig. Tilsvarende gjelder ved valg av varamedlemmer. Ved avtalevalg gjelder kravet om representasjon av begge kjønn for hele organet og ikke for den enkelte liste. Ved forholdsvalg gjelder krav om representasjon for hvert listeforslag. Valgbare og pliktige til å ta imot valg er alle som oppfyller vilkårene iht. 7-2, 3. ledd. I kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H-4/19 er det gitt utfyllende bestemmelser. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ikke vurdert Miljø: Ikke vurdert Folkehelse: Ikke vurdert Behandling i Valgkomitéen : Behandlingen av saken utsettes til møte

12 11/19 Valg av representanter til KS-Viken for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Hilde Øisang Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgkomitéen /19 2 Valgkomitéen /19 3 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: Som representanter og vararepresentanter til KS-Viken for perioden velges: Vedlegg: - Brev fra KS av vedr. valg til KS - Vedtekter for KS (revidert etter ekstraordinært landsting ) Sammendrag: Bystyret skal velge 7 representanter samt vararepresentanter til KS sitt fylkesmøte. Utredning: KS har i brev av informert om endring av vedtektene om representasjon til Landsting og Fylkesmøter på høring. Endringene er foretatt som følge av endringer i kommune- og fylkeskommunestrukturen, for å oppnå en representasjon som står i forhold til kommunenes og fylkeskommunenes størrelse. I henhold til Vedtekter i KS skal kommunestyret i konstituerende møte velge representanter til KS sitt fylkesmøte. Valget gjelder for kommunevalgperioden. Konstituerende fylkesmøte i KS Viken vil bli avholdt Ifølge brev fra KS skal hver kommune velge representanter med vararepresentanter på bakgrunn av folketallet pr. 1. januar det året valg til kommunestyret avholdes. I henhold til den angitte skalaen skal det for Sarpsborg kommune velges 7 representanter. Ordføreren bør være blant disse. Det skal også velges et antall vararepresentanter som tilsvarer hvert partis eller grupperings antall representanter, med tillegg av 2. Ifølge vedtekter for KS 3.4 kan valg til KS sine organer kreves fremmet som forholdsvalg. Hvis ikke vil det bli gjennomført som avtalevalg. Videre skal det ved alle valg til KS sine organer, lokalt og sentralt, tilstrebes at hvert kjønn er representert med minst 40 % av medlemmene. 12

13 Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ikke vurdert Miljø: Ikke vurdert Folkehelse: Ikke vurdert Behandling i Valgkomitéen : Behandlingen av saken utsettes til møte

14 12/19 Oppnevning av Valgutvalg for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Hilde Øisang Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgkomitéen /19 2 Valgkomitéen /19 3 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kommunedirektørens innstilling: Som medlemmer til valgutvalget velges: Vedlegg: Ingen vedlegg Sammendrag: Valg til utvalg, styrer og råd forberedes av et valgutvalg. Når nytt bystyre er konstituert, må nytt valgutvalg oppnevnes. Tidligere benevnelse «Valgkomité» er erstattet med «Valgutvalg» i tråd ny kommunelov. Utredning: Valg av utvalg i konstituerende bystyre samt valg av styrer, råd og utvalg som oppnevnes senere blir forberedt av valgutvalget. Utvalget har bestått av 5 medlemmer og ledes av ordføreren. Det er ingen bestemte regler for hvordan valgutvalget skal settes sammen, men utvalget bør gjenspeile sammensetningen i bystyret. Det anses også hensiktsmessig at valgutvalget velges blant medlemmene av formannskapet. Det er det sittende valgutvalget som har forberedt valgene til konstituerende bystyremøte. Når nytt bystyre er konstituert, skal nytt valgutvalg oppnevnes. Det blir det nye valgutvalget som forbereder valgene av øvrige styrer, råd og utvalg som skal behandles av bystyret i november. 14

15 Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ikke vurdert Miljø: Ikke vurdert Folkehelse: Ikke vurdert Behandling i Valgkomitéen : Behandlingen av saken utsettes til møte