SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Stig Atle Kjellevold, STAB Arkiv: 034 F00 &24 Arkivsaksnr.: 08/

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Stig Atle Kjellevold, STAB Arkiv: 034 F00 &24 Arkivsaksnr.: 08/ RETNINGSLINJER FOR REDUSERT BRUK AV UØNSKET DELTID I KRAGERØ KOMMUNE Rådmannens forslag til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Retningslinjer for utvidelse av stillinger i forbindelse med uønsket deltid i Kragerø kommune. Følgende forutsetninger ligger til grunn for retningslinjene: Det er opprettet en sentral database med oversikt over ansatte som ønsker større stilling. Alle ansatte som har deltidsstilling, skal til enhver tid melde fra om de ønsker større stilling og om hvilket arbeidssted de ønsker. Ved nytilsetting i deltidsstilling er dette innarbeidet som en rutine. Stillingsbehov og fortrinnsrett er vurdert i henhold til kommunens gjeldende tilsettingsreglement. Hvis det konkluderes med at stillingen skal besettes og ingen har fortrinnsrett (arbeidsmiljøloven 4-6, 14-9, 4-2, 14-3,15-7, hovedtariffavtalen 2.3.1) skal følgende gjøres før stillingen eventuelt lyses ut internt eller eksternt: 1. Sentral base med oversikt over ønsker om større stillinger gjennomgås. 2. Alle som har kommet med ønske om større stilling ved gjeldende arbeidssted vurderes. Følgende vurderinger gjøres i den forbindelse: a. Arbeidstakers faglige kvalifikasjoner. b. Kommunal ansiennitet. 3. Hvis arbeidstakere står likt, er det kommunal ansiennitet som avgjør. 4. Myndighet til å utvide deltidsstillinger etter hovedtariffavtelen legges til enhetsleder i samarbeid med tillitsvalg eller den enhetsleder bemyndiger. Tilsettingen behandles og protokolleres i tilsettingsrådet. 2. Ordningen starter fra og med ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under hjelpeoverskriftene nedenfor denne linja Kragerø, den Ole Magnus Stensrud Rådmann

2 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: Enhetsledere i Kragerø kommune Fagforeningene i Kragerø kommune Som trykte vedlegg følger: Spørreskjema med følgebrev Høringsbrev i forbindelse med forslag til retningslinjer Følgende dokumenter finnes i saksmappen: Rapport med tiltaksforslag fra partsammensatte utvalg Bakgrunnen for saken Kragerø kommunestyre fattet i møte (K.sak 52/09) følgende vedtak: A) Et tilbakevendende problem i Kragerø synes å være mangelen på oversikt over hvem som ønsker hva med hensyn til utvidelse av stilling. Dette til tross for gjentatte kartlegginger og spørreundersøkelser. Dette fører igjen til noe manglende kontinuitet i arbeidet med deltidsproblematikken. En av forklaring er manglende administrativ kapasitet både innad i Enhet for omsorg og i stab/støttefunksjonen Lønns- og personalavdelingen. Utvalget anbefaler derfor at det etableres et system for kartlegging og vedlikehold av ansattes ønsker etter samme modell som i Bamble. Opprettelse og vedlikehold av databasen legges til lønns- og personalavdelingen. Det utarbeides forenklede rutiner for utvidelse av deltidsstillinger samt spørre- og søknadsskjemaer. Systemet utarbeides i fellesskap mellom tillitsvalgte fra aktuelle hovedorganisasjoner, enhet for omsorg og lønns- og personalavdelingen. C) Nærmere vurderinger av mulighetene for omgjøring av vikar- og ekstrahjelpmidler til faste eller utvidelse av stillinger gjøres høsten 2009 i et samarbeid mellom tillitsvalgte, lønns- og personalavdelingen og enhet for omsorg. D) Det anbefales at følgende prinsipper gjøres gjeldende for kommunens arbeidsgiverpolitikk: (hentet fra Arendal) * Myndiggjorte medarbeidere som har medansvar for, og innflytelse på egen arbeidstid og stillingsprosent. * Tilretteleggende ledere som tilstreber fleksibilitet, våger å tenke nytt * Brukerorientering brukernes behov for færre antall personer å forholde seg til Saken legges frem uten innstilling. Det henvises til rapportens side 12 hvor utvalgets anbefalinger/konklusjoner er beskrevet Dette vedtaket ble fattet på grunnlag av en rapport laget av et partssammensatt utvalg.

3 Videre kom utvalget i sin rapport med følgende anbefaling om hovedmål og delmål: MÅL Hovedmålet er å sørge for at uønsket deltid elimineres, og at alle tilbys en stilling hvor de både opparbeider pensjonspoeng, og har en stilling de kan leve av. DELMÅL Redusere stillinger under 40 % samt oppnå flest mulig stillinger mellom 80 % % i omsorgsektoren. Det skal som hovedprinsipp ikke opprettes nye stillinger under 40 % Ledige hjemler skal som hovedregel tillegges småstillinger/deltidsstillinger for å bygge opp disse Sykefravær skal reduseres Arbeidsmiljøet skal bedres Brukerkvaliteten skal bedres Utvalget opplever at Kragerø kommune har dyktige ledere, mellomledere, medarbeidere og fagforeninger som i stor grad tar ansvar for arbeidet. For å kunne oppnå gode resultater med å få gjort noe med uønsket deltid, kreves det samarbeid og fleksibilitet for alle parter. Videre må det understrekes at arbeidsgiver har styringsrett og ledere må få støtte for å foreta og gjennomføre beslutninger. Saksbeskrivelse Det er i samarbeid med de tillitsvalgte laget et kartleggings / søknadsskjema som ble sendt ut til samtlige ansatte innen enhet for omsorg. Alle som ikke har 100 prosent jobb ble bedt om å svare, og det ble understreket at det å svare på skjemaet ble sett på som en søknad om eventuell framtidig utvidelse av vedkommendes stilling i Kragerø kommune. Svarfrist ble satt til Selve registreringsarbeidet kom ikke i gang før i begynnelsen av november. Under dette arbeidet ble man klar over at noen av spørsmålene i registreringsskjemaet kunne misforstås. Etter at alle svarene var registret, sendte man derfor de registrerte svarene ut til avdelingene til en kvalitetskontroll. I den forbindelse ble det foretatt en del presiseringer. Frist for tilbakemelding ble satt til Se for øvrig vedlagt spørreskjema og følgebrev. Innen enhet for omsorg er det 252,64 faste årsverk fordelt på 389 ansatte, 5 stillinger er vakante. Hvis tilsynslegene ikke regnes med, så er det 281 som har faste deltidsstillinger innen enheten. Det er kommet inn 149 svar, dette tilsvarer en svarprosent på 53 prosent når en tar utgangspunkt i antall deltidsansatte. De innkomne svarene viser i hovedsak følgende: 109 (ca.73 prosent) svarer at de ønsker å få økt sin stilling bare under forutsetning at det skjer på vedkommendes nåværende arbeidssted. 35 (ca.23,5 prosent) sier at de kan tenke seg andre arbeidssteder for å få økt sin stilling. 5 har ikke svart på spørsmålet om ønsket arbeidssted. 75 (ca.50 prosent) sier at de ønsker inntil 100 prosent stilling. 25 (ca.16,7 prosent) ønsket rundt 80 prosent stilling. De resterende er fordelt fra 40 prosent stilling til 95 prosent stilling.

4 Når det gjelder på spørsmål om begrensninger vedr. arbeidstid, så svarer rundt 1/3 at det finnes slike begrensinger. Mange gir ikke noen begrunnelse. Der det er gitt begrunnelse, så er det først og fremst i forbindelse med nattevakter og helgevakter. Her varierer svarene. Noen sier at de allerede har slike vakter og ikke ønsker flere. Andre sier de ikke kan ha nattevakter av hensyn til familiesituasjonen. Saken var oppe til behandling i Hovedutvalg for Administrasjon i møte som fattet følgende vedtak: Saken trekkes til alle formaliteter er avklart. Årsaken var at det formelt sett ikke hadde vært avholdt drøftingsmøte med de tillitsvalgte. Dette ble gjort i kontaktmøtet Her ble man enig om dette: Saken gjennomgås på nytt og sendes ut på høring til samtlige fagforeninger før den fremmes på nytt for Administrasjonsutvalget. Det må også gjennomføres en ny drøfting. Kulepunkt to i forutsetninger som skal ligge til grunn for retningslinjene endres fra kan til enhver tid til skal til enhver tid... Punkt 4 i retningslinjene rettes slik at det går klart fram at tillitsvalgt skal delta i prosessen og at tilsettingen til slutt skal behandles i tilsettingsrådet. Retningslinjene skal fra første stund gjelde alle deltidsansatte i Kragerø kommune, ikke i første omgang bare ansatte innen enhet for omsorg. Retningslinjene må gjøres godt kjent for samtlige ansatte. Dette er et lederansvar, men også de tillitsvalgte har et medansvar for at deres medlemmer er informerte og bør f.eks. være tema på o personalmøter o i medarbeidersamtaler. På bakgrunn av dette er forslag til retningslinjer gjennomgått på nytt og rettet opp på de punkter hvor det var enighet om at det skulle gjøres. Retningslinjene vil da etter at endringen er foretatt få følgende ordlyd: Retningslinjer for utvidelse av stillinger i forbindelse med uønsket deltid i Kragerø kommune. Følgende forutsetninger ligger til grunn for retningslinjene: Det er opprettet en sentral database med oversikt over ansatte som ønsker større stilling. Alle ansatte som har deltidsstilling, skal til enhver tid melde fra om de ønsker større stilling og om hvilket arbeidssted de ønsker. Ved nytilsetting i deltidsstilling er dette innarbeidet som en rutine. Stillingsbehov og fortrinnsrett er vurdert i henhold til kommunens gjeldende tilsettingsreglement. Hvis det konkluderes med at stillingen skal besettes og ingen har fortrinnsrett (arbeidsmiljøloven 4-6, 15-7, 14-2, 14-3, hovedtariffavtalen 2.3.1) skal følgende gjøres før stillingen eventuelt lyses ut internt eller eksternt: 5. Sentral base med oversikt over ønsker om større stillinger gjennomgås. 6. Alle som har kommet med ønske om større stilling ved gjeldende arbeidssted vurderes. Følgende vurderinger gjøres i den forbindelse:

5 a. Arbeidstakers faglige kvalifikasjoner. b. Kommunal ansiennitet. 7. Hvis arbeidstakere står likt, er det kommunal ansiennitet som avgjør. 8. Myndighet til å utvide deltidsstillinger etter hovedtariffavtalen legges til enhetsleder i samarbeid med tillitsvalg eller den enhetsleder bemyndiger. Tilsettingen behandles og protokolleres i tilsettingsrådet. I tillegg til retningslinjer er det laget en sjekkliste for å sikre at det ikke er tvil om hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal gjøres: Hva gjøres når en stilling blir ledig Analyse av stillingsbehov (se Tilsettingsreglementet) Melding til personalavdeling om NN s siste arbeidsdag Vurdere om noen har fortrinnsrett etter AML 4-6, 14-2 og 14-3 Leder* gjennomgår listen/databasen over ansatte som ønsker utvidet stilling Hvem har ansvar Leder (nærmeste overordnet) Leder Personal- og lønnsavd. Leder Når Umiddelbart etter at oppsigelsen er mottatt Umiddelbart Dersom det ikke er noen som ønsker utvidet stilling ifht det som er ledig følger man de vanlige prosedyrene ved ledig stilling. Leder lager innstilling Leder Umiddelbart Innstillingen behandles i Tilsettingsrådet Personal- og lønnsavd. Umiddelbart Sende tilsettingsbrev og utarbeide arbeidsavtale Introduksjon av nytilsatt Personal - og lønnsavd. Nærmeste overordnet gjennomgår introduksjonsmappa *Leder: Enhetsleder eller den han/hun bemyndiger Umiddelbart etter at avgjørelsen er fattet Arbeidet startes de nærmeste dagene før den nytilsatte begynner SAKSVURDERING Spørreundersøkelsen som ble gjennomført i enhet for omsorg høsten 2009, bekrefter langt på vei resultater av tidligere gjennomførte undersøkelser. Mange kan tenke seg større stilling (ca. 73 % av de innkomne svarene), men det må være på nåværende arbeidsplass og helst ikke inkludere flere helgevakter. Mobiliteten blant ansatte som ønsker større stilling er derfor forholdsvis begrenset selv om 23,5 % av svarende tyder på at vilje til å bytte arbeidsplass for å oppnå større stilling er til stede.

6 Ordningen ønskes gjennomført fra første stund for samtlige ansatte. Det medfører at det må foretas en lignende spørreundersøkelse blant samtlige deltidsansatte i Kragerø kommune, og ikke som nå, bare innen enhet for omsorg. Dette vil bli et omfattende arbeid, og en må regne med at hele høsten 2010 vil gå med. Det vil derfor ikke være realistisk å få iverksatt ordningen før fra og med Dessuten må ordningen gjøres godt kjent blant de ansatte. Dette vil være et lederansvar, men også de tillitsvalgte vil ha et medansvar. Ordningen bør være et fast innslag både på personalmøter og i medarbeidersamtaler. Gjennom etablering av en sentral database hvor ønsker og behov registreres, vil det forenkle prosessen med å tilby interne deltidsansatte større eller utvidet stilling. Databasen forutsetter at ansatte er mer proaktive i forhold til større stilling. Basen vil bli vedlikeholdt av personal og lønn og de tillitsvalgte vil få tilgang til den. Det er i den forbindelse viktig å understreke, at alle deltidsansatte til enhver tid kan melde sin interesse for å få en større stilling. Her er det med andre ord ikke tale om noen søknadsfrist. En må imidlertid kunne gå ut fra at når ordningen settes i gang , så er det ingen som i etterhånd kan påberope seg at de ikke var kjent med ordningen. Databasen vil ikke løse alle utfordringene med uønsket deltid, men bidra på sin måte. Av andre løsninger som bør vurderes er økt grunnbemanning og økt bruk av alternative turnusordninger. Når ordningen er innført anses kravet om intern utlysning å være ivaretatt i og med at det forutsettes i prosedyrene at alle ansatte som har deltidsstillinger, skal til enhver tid si fra om de ønsker større stillinger og om hvilket arbeidssted de ønsker. (Jfr. Hovedtariffavtalen vedlegg nr. 2.) Det vises for øvrig til kommunestyrets vedtak som er referert tidligere i denne saksframstillingen. Saken ble sendt på høring til fagforeningene og enhetslederne med svarfrist 1. mai. Det er ikke kommet forslag til endringer i saken fra noen av høringsinstansene. De viktigste sider ved saken Innen utgangen av 2010 har alle ansatte med deltidsstillinger fått muligheten til å si fra om de ønsker å få sin stilling utvidet. Dette vil være en kontinuerlig prosess. På grunnlag av denne registreringen blir det opprettet en sentral base for de ansatte som viser den enkeltes ønsker. Det er utarbeidet et forslag til rutiner som har som målsetting å forenkle arbeidet med å redusere antallet uønskede deltidsstillinger. Det er utarbeidet en sjekkliste som sikrer at det foreslåtte retningslinjer følges og at det ikke er tvil verken hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal gjøres. Målsettingen Viser til utvalgets anbefalinger om mål og delmål.

7 Forslag til løsning 1. Retningslinjer for utvidelse av stillinger i forbindelse med uønsket deltid i Kragerø kommune. Følgende forutsetninger ligger til grunn for retningslinjene: Det er opprettet en sentral database med oversikt over ansatte som ønsker større stilling. Alle ansatte som har deltidsstilling, skal til enhver tid melde fra om de ønsker større stilling og om hvilket arbeidssted de ønsker. Ved nytilsetting i deltidsstilling er dette innarbeidet som en rutine. Stillingsbehov og fortrinnsrett er vurdert i henhold til kommunens gjeldende tilsettingsreglement. Hvis det konkluderes med at stillingen skal besettes og ingen har fortrinnsrett (arbeidsmiljøloven 4-6, 14-9, 4-2, 14-3,15-7, hovedtariffavtalen 2 1. Sentral base med oversikt over ønsker om større stillinger gjennomgås. 2. Alle som har kommet med ønske om større stilling ved gjeldende arbeidssted vurderes. Følgende vurderinger gjøres i den forbindelse: a. Arbeidstakers faglige kvalifikasjoner. b. Kommunal ansiennitet. 3. Hvis arbeidstakere står likt, er det kommunal ansiennitet som avgjør. 4. Myndighet til å utvide deltidsstillinger etter hovedtariffavtalen legges til enhetsleder i samarbeid med tillitsvalg eller den enhetsleder bemyndiger. Tilsettingen behandles og protokolleres i tilsettingsrådet. 2. Ordningen starter fra og med KONSEKVENSER Økonomiske konsekvenser Ingen Administrative konsekvenser Forenkle og effektivisere arbeidet med å redusere uønsket deltid. Næringsmessige konsekvenser Ingen Miljømessige konsekvenser Ingen Andre konsekvenser... Sett inn saksutredningen over denne linja