SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Cathrine Fosso, PER Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 10/ ORIENTERING OM HMS-ARBEIDET I KRAGERØ KOMMUNE

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Cathrine Fosso, PER Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 10/ ORIENTERING OM HMS-ARBEIDET I KRAGERØ KOMMUNE Rådmannens forslag til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Orienteringen tas til etterretning 2. Kommunestyret ber Rådmannen vurdere å innarbeide ressurser til 40 % stilling som HMS konsulent ved utarbeidelse av budsjettgrunnlaget for perioden , anslått til ca ,- pr. år. 3. Rådmannen bes tilsvarende vurdere å innarbeide investeringsmidler til anskaffelse av dataprogramvare til bruk i HMS-området. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under hjelpeoverskriftene nedenfor denne linja Kragerø, den Ole Magnus Stensrud Rådmann

2 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: HAMU - Adm.utvalget - Kommunestyret Som trykte vedlegg følger: Bakgrunnen for saken I Kommunestyrets møte desember 2009 ble det etterspurt en redegjørelse for hvordan det jobbes med HMS i Kragerø Kommune. Hovedverneombudet og Rådmannen skulle levere inn hver sin skriftelige redegjørelse. Saksbeskrivelse Kragerø kommune opprettet på 1990-tallet en 100 % stilling som HMS konsulent. Konsulenten som ble ansatt fikk ansvar for å etablere et nytt HMS-system for kommunen. Dette systemet var i tråd med internkontrollforskriften, og man hadde ressurser til å bistå ledere i kommunen med innføringen av HMS-systemet i de ulike avdelingene. Da kommunen få år senere måtte foreta betydelige økonomiske innstramminger, ble stillingen som HMS-konsulent trukket inn. Oppgavene ble lagt til personal- og lønnsavdelingen uten at det ble tilført ressurser eller at andre oppgaver ble fjernet fra avdelingen. I 2007 ble Hovedverneombudet, HVO, frikjøp økt fra 40 % til 65 %. I protokollen sto det: Hovedverneombudet frikjøpes 65 % for å ivareta oppgavene hjemlet i Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Videre vil hovedverneombudet bistå personal- og lønnsavdelingen med vedlikehold av kommunens HMS - system. Partene var enige om at HVO blant annet skulle utarbeide forslag til oppdaterte prosedyrer, retningslinjer, sjekklister m.v. HVO var også en viktig bidragsyter da man i 2008 foretok en oppgradering av gjeldende HMS-system. I forbindelse med forhandlinger om frikjøp av hovedverneombudet i 2009 mente imidlertid HVO at en slik bistand ikke lot seg kombinere med rollen som hovedverneombud. Rådmannen fremmet derfor forslag om at det ble opprettet 20 % stilling som HMS-konsulent i kommunen. Man anså behovet for å betydelig større enn dette, men med den økonomiske situasjonen tatt i betraktning var det dette man søkte på. Det ble imidlertid i Kommunestyremøtet vedtatt å øke hovedverneombudets frikjøp til 100 %, men man fant ikke midler til konsulentstillingen. SAKSVURDERING Kragerø Kommune har manglet personalressurser øremerket HMS-arbeidet de siste 8-9 årene. Det er ikke ressurser til å foreta systematisk vedlikehold av HMS-systemet, og kvaliteten på dette arbeidet har blitt betydelig dårligere etter hvert som tiden har gått. Rådmannen har som nevnt fremmet forslag til løsninger på dette problemet, og har påpekt viktigheten av dette arbeidet. Slik det foregår i dag blir det skippertakjobbing og brannslukking etter hvert som det oppdages mangler ved systemet. Vi har i dag et HMS system som er godkjent ihht IKforskriften. Men det er ikke et levende system slik det skal være. Og det er ikke tilstrekkelig implementert og/eller prioritert i organisasjonen.

3 I tilegg til den generelle delen av HMS systemet, har enhetene sine spesialfelt/fagområder de skal følge opp/forholde seg til. Når de ikke får veiledning ifht den generelle delen, er det nærliggende å tro at det går ut over den faglige delen også. HMS arbeid er viktig, og skal være som en rød tråd i alle de oppgavene som utføres i kommunen, enten det er overfor ansatte eller brukere av tjenestene. For å få til et systematisk HMS arbeid må ledere og verneombud ha et eierforhold til dette systemet og arbeidet. Det gjennomføres HMS kurs for nye ledere og verneombud hvert år. Dette gjennomføres i samarbeid med Vestmar Bedriftshelsetjeneste (VBHT). VBHT har kompetanse på systematisk jobbing med HMS, og de bidrar med veiledning i den grad de kan. Men dette er tidkrevende arbeid, og et arbeid man må jobbe med over tid og som skal være en dynamisk prosess. Ledere og verneombud burde fått oppfølging ute på arbeidsplassene i etterkant av kurset det er DA jobben med HMS arbeidet starter. Men pr. i dag er det ikke mulig å få gjennomført en slik oppfølging. Ledere og verneombud melder om frustrasjon ved at de ikke får den veiledningen de trenger på dette feltet. Personal- og lønnsavdelingen har heller ikke tilstrekkelig formalkompetanse på HMS feltet. Det er behov å for styrke enhet for stab- og støttetjenester slik at arbeidet med systematisk vedlikehold og veiledning innen HMS-systemet kan ivaretas slik det er lovpålagt. I og med at det er foretatt en oppgradering av HMS-systemet og vedtatt innføring av HMSårshjul, skaper det forventninger både hos arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. Behov for kontinuerlig småjustering som sikrer at systemet er hensiktsmessig, vil være nødvendig. Uansett er man forpliktet i forhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser, jf 3-1, å sikre at arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt. VBHT, Arbeidslivssenteret og Nav lokalt har vært engasjert i arbeidet med å forebygge sykefravær og få de sykmeldte raskt tilbake til jobb i Kragerø Kommune i flere år. Kontaktpersonene for disse instanser er helt tydelige på at det eneste som kan få redusert sykefraværet i Kragerø Kommune er systematisk HMS arbeid over tid på alle nivåer i organisasjonen. VBHT har også observert at flere ledere og avdelinger ikke har tatt HMS systemet fullstendig i bruk. De mener at en av årsakene til dette kan være manglende kompetanse. For at HMS-systemet skal fungere slik det er tenkt poengterer VBHT viktigheten av at alle ledere har tilstrekkelig kompetanse i forhold til sitt ledernivå, og at alle er klar over sin rolle i HMS-arbeidet. De mener videre det bør kartlegges og finne ut hvor skoen trykker i forhold til å utføre lovpålagte oppgaver, samt å utvikle kunnskap, motivasjon og evne til å jobbe systematisk med HMS - å avdekke systemsvikt, å kunne identifisere svakheter og styrker blant alle ledere i kommunen knyttet til systematisk HMS-arbeid. Herunder ligger det en forståelse av at forebyggende sykefraværsarbeid forutsetter at man er i stand til å jobbe systematisk med HMS, og at det gir de beste resultatene. Det er behov for en konsulent som kan ivareta disse oppgavene, følge opp ledere og ansatte i deres arbeid knyttet til HMS/kvalitetsarbeid generelt, og som kan utvikle og holde HMS systemet levende. Slik det er i dag blir det tatt noen skippertak i ny og ne, og det er ikke på langt nær nok i en kommune på størrelse med Kragerø. Det oppleves som frustrerende for ledere at de ikke får den bistand og oppfølging de trenger på dette feltet. Oppfølging av sykmeldte er bare en liten del av HMS/kvalitetssystemene som kommunen er lovpålagt å følge opp.

4 Det bør derfor opprettes minimum 40 % stilling som HMS konsulent i Kragerø Kommune så snart som mulig. Muligheten til å rekruttere i 40 % stilling som HMS konsulent vil være avhengig av andre stillinger i Kragerø Kommune, eksempelvis kvalitetskoordinator. Men det vil ikke alene være nok å få en person som følger opp de ansatte i HMS arbeidet. Ledere på alle nivåer må forstå viktigheten av dette arbeidet og det må være forankret helt fra toppen fra politikere og rådmannsnivå og nedover i organisasjonen. Det er lederne som skal jobbe systematisk med HMS arbeid; en eventuell konsulent skal kun veilede de i denne jobben. HMS arbeid må rapporteres og følges opp på lik linje med økonomi og andre resultatmål enhetene setter i sine virksomhetsplaner. Disse tingene henger sammen - og det er så absolutt penger å spare og god personalpolitikk å få redusert sykefraværet. Det er store forskjeller på kompetansen både formalkompetanse og realkompetanse - blant lederne i Kragerø Kommune. Det er samtidig store forskjeller på hvordan de jobber med HMS og hvor mye tid de bruker på det - og det er mange ulike grunner til at det er slik. Lederne må ha den kompetansen de trenger til å gjøre jobben sin og tid til å være leder. Tid til ledelse er bl.a. et organisatorisk spørsmål, og det må eventuelt vurderes ved den enkelte arbeidsplass hva som skal til for å legge forholdene til rette. Ved å utvikle ledere til å bli gode på systematisk HMS arbeid vil være holdningsskapende for både leder og ansatte og vil også være forebyggende ifht sykefraværet i Kragerø Kommune. Kragerø Kommune har heller ikke noe verktøy som håndterer skademeldinger og avviksmeldinger på en god måte. Vi har prosedyrer for dette, men mangler et elektronisk verktøy som kan registrere og følge opp skademeldingene. Med den nye forsikringsavtalen Kragerø Kommune har inngått med Waco forsikringsmegler vil rutinene for skademeldinger bli ivaretatt gjennom deres registreringssystemer. Men i forhold til avviksoppfølging bør kommunen investere i et elektronisk system som kan ivareta og følge opp dette slik det skal gjøres. Det er flere systemer i markedet, og det må eventuelt lages en kravspesifikasjon og innhentes anbud ihht innkjøpsavtalen. Personal- og lønnsavdelingen har sett en presentasjon av systemet Qm+. Dette er et komplett kvalitetsstyringssystem, som ivaretar de krav som stilles i Internkontrollforskriften. Systemet inneholder bl.a. risikoanalyser, dokumentstyring, avviksbehandling, sjekklister, spørreundersøkelser/trivsel, kompetansekartlegging, saksbehandling og aktivitetsplan alt fremstilt i oversiktlige grafer. Kostnadene til investering og drift av systemet vil bli fremmet i forbindelse med budsjett og økonomiplanen En foreløpig vurdering tilsier at selve dataprogrammet er antatt å ha en kostnad på ca ,- i legge kommer kostnader til implementering av programmet. Årlige lisenskostnader vil erfaringsmessig være på 15 til 20 % av programkostnaden. Målsettingen Kragerø kommune ønsker å heve kvaliteten ifht HMS. Forslag til løsning 1. Orienteringen tas til etterretning 2. Kommunestyret ber Rådmannen vurdere å innarbeide ressurser til 40 % stilling som

5 HMS konsulent ved utarbeidelse av budsjettgrunnlaget for perioden , anslått til ca ,- pr. år. 3. Rådmannen bes tilsvarende vurdere å innarbeide investeringsmidler til anskaffelse av dataprogramvare til bruk i HMS-området. KONSEKVENSER Økonomiske konsekvenser Kostnader ifht å skaffe et elektronisk verktøy som kan håndtere registrering og oppfølging av avviksmeldinger, og kostnader til stillingen som HMS konsulent innarbeides i investerings- og driftsbudsjettet fra Sett inn saksutredningen over denne linja