SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Stella Renée Syvertsen, D1 Arkiv: 146 F00 Arkivsaksnr.: 11/

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Stella Renée Syvertsen, D1 Arkiv: 146 F00 Arkivsaksnr.: 11/ GJENNOMGANG AV INDIVIDUELLE TJENESTETILBUD TIL BEBOERE I HELDØGNS BOFELLESSKAP FOR FUNKSJONSHEMMEDE (HDU`ER) RAPPORT MED ANBEFALINGER Rådmannens forslag til vedtak: 1. Rapport fra gjennomgang av individuell tjenestetilbud i heldøgns bofelleskap for funksjonshemmede (HDU er) og tolkningen av tallgrunnlaget foretatt av Devold, tas til orientering. 2. Bemanningen på Librekk og i Ringveien reduseres med henholdsvis 3,5 årsverk og 2,7 årsverk. 3. Hovedutvalget er innforstått med at nedbemanningen vil ta noe tid og at det endelige resultatet vil være avhengig av bl.a at en makter å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø. Kragerø, den Ole Magnus Stensrud Rådmann

2 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: Rådmannen. Omsorgssjef. Distriktsledere. Som trykte vedlegg følger: Rapport fra nedsatt arbeidsgruppe. Tolkning av tallgrunnlag fra Rune Devold Følgende dokumenter finnes i saksmappen: Rapport fra nedsatt arbeidsgruppe. Notat fra konsulent Rune Devold med beregninger og analyser. Bakgrunnen for saken I hht kommunestyrets budsjettvedtak for økonomiplanperioden og årsbudsjettet for 2012 skal enheten i perioden gjennomføre sparetiltak tilsvarende kr. 5,0 mill. i varige rammereduksjoner. Da Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester behandlet enhetens virksomhetsplan for 2012 ble bl.a. følgende vedtatt: Det nedsettes en intern arbeidsgruppe bestående av en distriktsleder, en fagkonsulent og 2 lagledere som skal gjennomgå det individuelle tjenestetilbudet til beboere i heldøgns bofellesskap for funksjonshemmede (HDU er). I arbeidet brukes analyseverktøyet Buddha som dokumentasjon. tilsvarende Symreveien Saksbeskrivelse Enhet for omsorg har i flere år hatt store utfordringer ift å sette i verk tiltak for å få driften i balanse. Ressurs- og driftsanalyse gjennomført av konsulent Rune Devold i 2010, pekte på ulike utfordringer i forhold til etablert drift, og kom blant annet med anbefaling om en ressursgjennomgang i HDU er (heldøgns boliger for funksjonshemmede) ved hjelp av analyseverktøyet BUDDHA. Mulige konsekvenser ble beskrevet som usikre, men man antok at dette ville kunne bety et redusert tjenestetilbud til funksjonshemmede. Gjennomgang av individuelle enkeltvedtak med reduksjon i tjenestene innebærer en relativt omfattende saksbehandling og er en tidkrevende prosess med mulige klagesaker til fylkesmannen som èn konsekvens. Innsparingseffekten av en slik gjennomgang ble stipulert til kr. 1,0 mill., og enhetsleders kommentarer ved behandling av virksomhetsplanen i januar 2012 var som følger: «I sitt budsjettgrunnlag anbefaler rådmannen en slik gjennomgang. For å oppnå enkelte resultater i form av stordriftsfordeler og redusert uønsket deltid, må det etableres retningslinjer for personalflyt for enkelte yrkesgrupper på tvers av virksomheter. Egen sak om dette er under forberedelse.»

3 Andre opplysninger Rune Devold AS ble i 2010 engasjert for innføring av modell for ressursberegning av bofellesskap for funksjonshemmede i Kragerø kommune. Tanken var at kommunen skulle kunne betjene modellen selv på sikt. Som del av implementeringen har Rune Devold AS bistått med opplegget for drift av Kalstadveien i 2012/13 som består av følgende samlokaliserte enheter: - Nåværende Biørnebo med 4 brukere - Nybygg for 4 brukere - Ny avlastningsbolig med kapasitet for 5 brukere Det ble i den prosessen anbefalt å trekke ressursene fra KVOA inn i drifta av Kalstadveien når det er planglagt åpnet i ny form i 2012/13. Fordelene ved dette vil være åpenbare. Mannskapet vil være større og mer robust, mer fleksibel for å tilpasse seg skiftende brukerbehov, fravær og annet som alltid må påregnes av utfordringer. Rune Devolds analyse viste at drifta av Biørnebo har gode eksempler på samordning. At 4 brukere gjennomfører sine oppgaver på morgenen med 2 hjelpere tyder på god samordning, når utgangspunktet er at de 4 har ganske omfattende bistandsbehov. Samlet sett har de behov for bistand i om lag 60% av tida. Dette er tanker som det videre arbeidet må videreføre inn i det nye driftsopplegget. Samordningstiltak vanskeliggjøres av flere forhold. Ett viktig forhold er at personalet i boligene ikke følger brukerne til dagtilbud/skole. Virkningen av dette er blant annet at brukerne møter unødvendig mange forskjellige hjelpere gjennom dagen; ett sett personale hjelper til med morgenstell, når bruker ankommer dagtilbud møter de nye folk, for deretter å komme tilbake i boligen og møter ytterligere nye folk. Rune Devold påpekte at det er nødvendig å drøfte det vi kaller personalflyt det at personalet følger brukeren i både bolig og dagtilbud. Enhet for omsorg ved omsorgssjefen utarbeidet egen sak om personalflyt som ble behandlet i administrasjonsutvalget i mars 2012, og det ble vedtatt at alle stillinger som er eller skal opprettes i tilknytning til funksjonshemmede brukere uansett alder, skal vurderes i forhold til personalflyt for å sikre god, faglig kontinuitet rundt brukeren. Det er understreket at tilsetting skjer i Kragerø kommune, og at arbeidet kan utføres på flere arenaer. Dette bør fremgå av utlysningsteksten for nye eller ledige stillinger. Pedagogisk personell i skole og barnehage ble unntatt fra slik personalflyt. Enhet for omsorg, skole, barnehage og helse/rehab har fått ansvaret med å utarbeide retningslinjer for personalflyt, kriterier for arbeidsavtaler, budsjett- og regnskapsmessige forhold, arbeidstidsbestemmelser og ledelsesmessig ansvar. Enhetene har et fellesansvar for å etablere nødvendige møtepunkter og mandat for ansvarlig personell på tvers av enhetene hvor fellesbruk av personell avklares. Kommunens personalavdeling er videre tillagt et koordineringsansvar for å sikre at ansettelser i tilknytning til funksjonshemmede er vurdert med tanke på personalflyt, dette gjelder både nye og gamle stillinger. Det er foreløpig ikke utarbeidet retningslinjer for personalflyt.

4 SAKSVURDERING Symreveien bruker 62% av det som er beregnet brutto, en tar altså ut gevinst av god organisering med 32% = samordningseffekt. Differansen utgjør 5,7 årsverk. TUB tid er innregnet med 10% påslag, hvilket gir 45 timer/uke mot registrert 91,5 timer. Konklusjon fra Rune Devold: Ressursrammen kan opprettholdes. Når det gjelder Sjådamveien, så viser beregningen av bistandsbehov ved hjelp av BUDDHA at de har en samordningseffekt på hele 42 %, noe som er svært høyt (som Symreveien). Konklusjon: Ressursrammen kan beholdes uendret, men det må påregnes press på den økonomiske rammen dersom utviklingen i brukergruppa skulle forverre seg igjen. For Librekk er situasjonen noe annerledes, da konklusjonen fra Devold er at det på sikt kan være grunnlag for å arbeide for en reduksjon i bemanningen på bortimot 3,5 årsverk, deriblant en mulig endring i uketimetall for ansatte i turnus fra 33,6 t/u til 35,5 t/u. Dette vil betinge et samarbeid og endring av avtale med tillitsvalgte og vernetjenesten. Denne arbeidstidsnevneren ble i sin tid innført som kompensasjon for særlig belastende arbeid jfr. tidligere prosjektorganinsering og Arbeidstilsynets stengning av boligen. Ringveien har også etter Devolds analyse og konklusjon en noe romslig bemanningsramme. Administrasjonen følger denne konklusjonen til en viss grad, men finner Devolds forslag om reduksjon på inntil 2,7 årsverk relativt dramatisk sett ut i fra erfaringene vi sitter inne med. Det er derfor flere særskilte forhold man må ta hensyn til ved vurderingen av fremtidig ressursramme på Ringveien: - Beboernes bistandsbehov varierer fra moderat til svært omfattende (2:1 bemanning). Tidligere prosjektorganisering av tjenestetilbud til ressurskrevende bruker ble vedtatt gjort permanent, av hensyn både til brukers tjenestetibud og ansattes sikkerhet - Arbeidslaget har i løpet av de siste 3-4 årene byttet leder 3 ganger - Arbeidsmiljøet har i flere år vært preget av ustabilitet grunnet høyt sykefravær og turnover i personalgruppen forøvrig. - Vestmar bedriftshelsetjenste har de siste årene vært engasjert i 3 prosesser med fokus på psykososialt arbeidsmiljø og HMS. Administrasjonen har i løpet av det siste året funnet det nødvendig å foreta noen omplasseringer og nyansettelser for å bryte opp gammel kultur, og skape et nytt «fundament» med fokus på kvalitet, relasjons- og kompetansebygging. Vi begynner vi å se positive ringvirkninger av disse tiltakene, og lagleder har klare målsettinger for videre arbeid både i forhold til kvalitet på tjenestetilbudet og arbeidsmiljøet. En eventuell reduksjon i bemanningsrammen må derfor skje over tid, for å unngå uheldige konsekvenser både for brukernes tjenestetilbud og de ansattes arbeidsmiljø. Målsettingen Intensjonen med gjennomgang av tjenestetilbudet i de nevnte 4 boligene for funksjonshemmede, er en mulig reduksjon i de individuelle tilbudene for å få en mest mulig effektiv drift. Samtidig må brukerne sikres et forsvarlig tjenestetilbud.

5 Saksbehandlers forslag til løsning 1. Bemanningsrammen i Symreveien og Sjådamveien videreføres uten endringer. 2. Det etableres en arbeidsgruppe bestående av tillitsvalgte, hovedverneombud, lagleder og distriktsleder som fortsetter arbeidet med å vurdere mulige tiltak for å redusere bemanningen på Librekk. Det skal samtidig vurderes om uketimetallet for ansatte i turnus kan endres fra 33,6 t/u til 35.5 t/u. 3. Administrasjonen skal i samarbeid med vernetjenesten og de ansattes fagorganisasjoner foreta en nærmere vurdering av konsekvenser av en reduksjon i bemanningsrammen på Ringveien tilsvarende 1 årsverk i løpet av Ytterligere reduksjoner anbefales eventuelt ikke iverksatt før i Rådmannens kommentarer og forslag til løsning Hovedutvalgets kompetanse ligger i å behandle og vedta enhetens tjenester. Når det gjelder forhold knyttet til de ansattes rettigheter og plikter ligger dette til Administrasjonsutvalget. Endringen som foreslås i denne sak vil, etter hovedavtalens og arbeidsmiljølovens bestemmelser fordre at en har formelle prosesser der disse parter trekkes inn. Til hovedutvalgets orientering vil enhetsleder, så snart det er praktisk mulig, gjennomføre formelle drøftingsmøter. Rådmannen ønsker å fremme annet forslag enn saksbehandler. Rådmannens forslag er begrunnet i kommunens økonomiske situasjon. Det er behov for at det iverksettes tiltak for å redusere kostnader i enheten. 1. Rapport fra gjennomgang av individuell tjenestetilbud i heldøgns bofelleskap for funksjonshemmede (HDU er) og tolkningen av tallgrunnlaget tas til orientering. 2. Bemanningen på Librekk og i Ringveien reduseres med henholdsvis 3,5 årsverk og 2,7 årsverk. 3. Hovedutvalget er inneforstått med at nedbemanningen vil ta noe tid og at det endelige resultatet vil være avhengig av bl.a. at en makter å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø. 4. Behov for endringer av arbeidstid ved Librekk fremmes som egen sak til Administrasjonsutvalget. KONSEKVENSER Økonomiske konsekvenser Endring i arbeidstidsnevner for ansatte ved Librekk fra 33,6 t/u til 35,5 t/u vil i følge Rune Devolds beregninger kunne gi en innsparing tilsvarende kr pr år. En eventuell reduksjon i bemanningsrammen ved Ringveien og/eller Librekk vil kunne gi en innsparing på ca kr pr årsverk/år. Administrative konsekvenser

6 Omfattende og tidkrevende saksbehandling knyttet til eventuell reduksjon i individuelle tjenestetilbud. En endring i uketimetall for ansatte ved Librekk vil medføre omplassering av enkelte ansatte til andre deler av virksomheten for å unngå oppsigelser.