TRONDHEIM KOMMUNE. Prosjektrapport

Transkript

1 TRONDHEIM KOMMUNE Prosjektrapport Redusert deltidsandel ved hyppigere kveld og søndagsarbeid med økt tilleggslønn som motivasjonsfaktor, samt gjennomsnittsberegning over 52 uker. Helsefremmende arbeidsplaner med 11 timers hvile som hovedregel. Prosjekt uønsket deltid Prosjektet Redusert deltidsandel ved hyppigere kveld og søndagsarbeid med økt tilleggslønn som motivasjonsfaktor, samt gjennomsnittsberegning over 52 uker. Helsefremmende arbeidsplaner med 11 timers hvile som hovedregel har gjennom langtidsplanlegging av arbeidsplanen økt fagkompetansen på enheten og gjennom dette organisert tjenesten slik at flere faste ansatte yter tjenester til enhetens brukere. Gjennom planlegging av høytid og ferie i en helhet sikres nødvendig fagkompetanse i kritiske perioder. Ansatte sine ønsker om arbeid og fritid er viktig å ivareta. 11 timers hvilke mellom vaktene i all hovedsak er ønskelig, men ansatte vektlegger lengre sammenhengende friperioder høyere enn alltid 11 timers hvile. Høyere kvelds og helgetillegg til alle motiverer ikke alle til å jobbe mer kveld og helg. Ansatte med deltidsstillinger ønsker oftere flere helger for å øke sin stilling enn ansatte som allerede har ønsket stillingsprosent. 1

2 Forord Bakgrunn for prosjektet... 4 Mål med prosjektet:... 5 Målgruppe for prosjektet... 5 Opplysninger om deltakerne i prosjektet... 5 Utvikling ved enheten i forhold til antall brukere og brukerbehov i prosjektperioden Organisering av prosjektet... 8 Forankring av prosjektet i virksomheten... 8 Samarbeid og medvirkning... 9 Informasjon om prosjektet Oppstart og forberedelser Beskrivelse av tiltaket/ene Brukers perspektiv: Ansattes perspektiv: Arbeidsgivers perspektiv Oppfølging av prosjektet Midtveisevaluering Gruppesamtaler ved avslutning av prosjektet Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden Færre hjelpere til hver bruker og bedre kvalitet på tjenesten Ansatte perspektivet Arbeidsgiverperspektivet Plan for videreføring av erfaringene: Vedlegg Protokoller i perioden:

3 Forord. Uønsket deltid og overgang til en heltidskultur innen helse og velferd har vært et prioritert område i de senere år. Endringer tar tid, og at det er nødvendig med ulike insentiver. Store stillinger gir en høyere kvalitet på tjenestene og bedre tilsettingsvilkår for ansatte. Det er viktig å fortsette å jobbe mot at 100 % stilling er en hovedregel, og deltidsstilling er unntaket. Innen turnusbaserte tjenester er det utstrakt bruk av deltid. For mange ansatte er denne deltiden uønsket og vi har en uutnyttet arbeidskraft. I framtiden vil vi ha en utfordring med å rekruttere tilstrekkelig arbeidskraft innenfor disse tjenestene. Samtidig er kompetansebehovet på alle tider av døgnet økt og kommunalsektor blir overført nye oppgaver som skal løses med tilstrekkelig kompetanse. Disse utfordringene samt en erkjennelse av at ansatte med store stillingsandeler opplever et større tilknytningsforhold til sin arbeidsplass og gjennom det kan ta seg mer ansvar, får letter tilgang på informasjon og lignende gjør at det er viktig å finne ulike virkemidler for å øke antall ansatte med store stillingsandeler i kommunen. Gjennom prosjektet Redusert deltidsandel ved hyppigere kveld og søndagsarbeid med økt tilleggslønn som motivasjonsfaktor, samt gjennomsnittsberegning over 52 uker. Helsefremmende arbeidsplaner med 11 timers hvile som hovedregel er det viktig å teste ut om oppleste sannheter fortsatt gjelder. Ansattes innspill er viktig å samle, samt erfaringer gjennom en toårsperiode. Prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet, samt kommunens satsning på ufrivillig deltid gjennom budsjettprosessen i 2011,2012 og 2013 Trondheim kommune Elin Rognes Solbu Kommunaldirektør Sigrid Fritzvold Prosjektleder 3

4 Bakgrunn for prosjektet Trondheim kommune har innenfor turnusbaserte tjenester en stor andel deltidsansatte. For å imøtekomme ansattes ønsker om høyere stilling og enhetens behov for at ansatte øker sin stilling med å jobbe på tider enheten har behov for deres kompetanse, trenger vi ulike virkemidler. Kommunehelsetjenesten står ovenfor store utfordringer i knyttet til de tradisjonelle måtene vi utarbeider arbeidsplaner på, og utnyttelse av de ressurser som er tilgjengelig. Dette knytter seg spesielt til at bemanningen må være nesten konstant gjennom hele uken og året. Kompetansebehovet er like stort kveld og helg som en vanlig hverdag. Tjenestebehovet gir ikke muligheter for store personalreduksjoner på kveld og helg. Trondheim kommune ønsket å gjennomføre et prosjekt der hyppigere arbeid på kveld og helg kompenseres med økt tilleggslønn og arbeidsplanen ble organisert med 11 timers hvile mellom hver vakt. Ved å planlegge en varierende arbeidsplan over 52 uker ville det være mulig å utarbeide helsefremmede arbeidsplaner ved i hovedsak å praktisere AMLs hviltidsbestemmelser på 11 timer. Planlegging over 52 uker med økt grunnbemanning, helsefremmende turnus og arbeidsplan der bemanning ved kjent fravær er lagt inn vil gi en kvalitetsøkning. Dette fordi ressursene i større grad kan styres etter behovet for bemanning. Enhetens varierende behov vil kunne ivaretas på en bedre måte når hver dag og hver uke planlegges spesielt. Kjent fravær kan være ferieavvikling, ledige stillinger som ved organisering i en ikke rullerende plan vil kunne redusere deltidsandelen for andre, ledige vakter med bakgrunn i reduserte stillingsandeler i en periode eller planlagte kurs og møter. Ved å fylle de vakante/ledige stillingene med å øke stillingsandelen til faste ansatte vil forutsigbarheten og kontinuitet øke. Hypotesen var at disse endringene vil føre til økt tjenestekvalitet og redusert sykefravær. Lønnstilleggene for kveld og helg/søndagsarbeid reguleres i HTA. Dette prosjektet ønsket å gi samme tillegg på kveld og helg til alle, dvs. vi brukte prosjektmidlene for å øke disse tilleggene til kr. 100 pr. time. Bakgrunnen for at vi ønsket et slikt prosjekt er at vi gjennom arbeid med ufrivillig deltidsproblematikk ser at en av løsningene kan være å gjøre arbeid på kveld og helg mer attraktiv, og gjennom det heve stabiliteten og fagkompetansen på kveld og helg. Prosjektet ønsket gjennomført ved en hjemmebasert tjeneste. Denne enheten ble valgt med bakgrunn i de utfordringer dette tjenesteområdet står ovenfor ved blant annet innføring av samhandlingsreformen. Vi mener at en høyere avlønning, i tillegg til redusert deltid ville øke muligheten til å rekruttere riktig fagkompetanse til denne tjenesten. 4

5 Mål med prosjektet: Målet med prosjektet var å redusere deltidsandelen ved å ta i bruk AMLs muligheter for gjennomsnittsberegning og hviletidsbestemmelser, samt organisere driften slik at planlagte ferie og kjent fravær ble lagt inn i turnusplanen, og gjennom dette øke kvaliteten på tjenesten samt redusere antall ansatte til hver enkelt bruker. Større grad av ubekvemsarbeid kompenseres med økt tilleggslønn for dette arbeidet. Målgruppe for prosjektet Målgruppen for prosjektet er deltidsansatte ved turnusbaserte tjenester. Vi valgte ut en hjemmetjeneste med 55 antall ansatte inkludert leder og stab. Strindheim hjemmetjeneste er en enhet med ansatte som jobber dag og kveld uka igjennom. Opplysninger om deltakerne i prosjektet Ved oppstart var sammensetningen av faste ansatte ved enheten slik : 12sykepleiere/vernepleiere 6 i 100 %, 3 i 80 % 3 under 70 % 20 fagarbeidere 7 i 100 % 12 i redusert stilling fra % 13 helgestillinger 15 til 20 % I første prosjektperiode var sammensetningen slik etter økning av stillingsstørrelse for ansatte som var omfattet av 15 mnd 1 vedtaket, samt hadde ønsket seg høyere stillingsandel. 1 Vedtak i bystyret ved behandling av kommunedelplanen for eldre 95/11; Alle ansatte tilbys en stillingsandel som tilsvarer det de faktisk har jobbet de siste 15 måneder. Med Alle ansatte i bystyrets tilleggsvedtak 95/11 til Eldreplanen refereres til deltidsansatte innen helse og velferd som har en fast stillingsandel. Dette vedtaket omfattet ansatte i en bestemt periode. 5

6 Første periode: 14sykepleiere/vernepleiere 8 i 100 %, 4 i 80 % 1 i13 % * 21 fagarbeidere 7 i 100 % 18 i redusert stilling fra % 12 helgestillinger 15 til 20 % * denne sykepleieren ønsket ikke å jobbe større stillingsprosent Andre periode med kalenderplan 14sykepleiere/vernepleiere 11 i 100 %, 1 i 80 % 1 i 70% 27 fagarbeidere 7 i 100 % 20 i redusert stilling fra % 15 helgestillinger 15 til 20 % Ved avslutningen av prosjektet 13 sykepleiere/vernepleiere 11 i 100 %, 1 i 80 % 1i 70% 28 fagarbeidere 8 i 100 % 20 i redusert stilling fra % 16 helgestillinger til 20 % 15 Enheten brukte i tillegg til sine egne ansatte som vikarer, vikarer fra vikarbyrå og tilkallingsvikarer ved inngangen til prosjektperioden. I løpet av prosjektperioden er bruken av vikarer fra vikarbyrå redusert betydelig. 6

7 Utvikling ved enheten i forhold til antall brukere og brukerbehov i prosjektperioden. Antall brukere og brukerbehov varierer gjennom året. For Strindheim hjemmetjeneste er det et lavere brukertall ved utgangen av prosjektperioden, men behovet til den enkelte bruker har økt. Det første året fikk Strindheim en brukerøkning vår som spiste opp toppingen. Fordelen med toppingen er at en i mindre grad har brukt midlertidig tilsetting, sykepleier har vært frigjort, ingen eksterne vikarbyråer ble bruk i

8 Organisering av prosjektet Trondheim kommune har organisert arbeidet rundt heltid deltid i en overordnet styringsgruppe med delprosjekt og arbeidsgrupper under samme paraply Prosjektet Redusert deltidsandel ved hyppigere kveld og søndagsarbeid med økt tilleggslønn som motivasjonsfaktor, samt gjennomsnittsberegning over 52 uker. Helsefremmende arbeidsplaner med 11 timers hvile som hovedregel, omtalt som gjennomsnittsberegning over 52 uker eller Strindheimsprosjektet er organisert med en overordnet prosjektgruppe som består av rådgivere fra rådmannens fagstab og systemadministrator i Gat, samt hovedtillitsvalgte og hovedverneombud innenfor helse og velferd. På enheten var prosjektgruppa arbeidsmiljøgruppa (AMG). AMG består av enhetsleder, fagleder, verneombud og tillitsvalgte. AMG har hatt møter jevnlig gjennom hele prosjektet. Annet arbeid rundt heltid deltid blir ivaretatt av samme gruppe. Forankring av prosjektet i virksomheten Bystyret har i de senere år vært opptatt av temaet uønsket deltid, og behandlet flere saker om heltid og økt kvalitet på tjenestene. Bystyret har behandlet kommunedelplanen for eldre 0095/11( eldreplanen), der 15 mnd vedtaket ble vedtatt og videre Heltid/deltidssaken innen helse og velferd - oppfølging av eldreplanen 0023/12 I budsjettprosessen har også heltid deltid vært et prioritert område i de senere år. Formannskapet har behandlet Heltid/deltidssaken innen helse og velferd - oppfølging av eldreplanen, Orientering til Formannskapet 0202/12 og Statusrapport om prosjekter og tiltak for å 8

9 øke heltidskulturen innenfor helse og velferd ble behandlet i administrasjonsutvalget 0012/13og i formannskapet 0278/13 I tillegg rapporteres det til administrasjonsutvalget hvert kvartal på utvikling av den gjennomsnittlige stillingsprosenten i kommunen, samt andelen av hele stillinger innenfor områdene. Den gjennomsnittlige stillingsandelen øker langsomt innenfor de turnusbaserte tjenestene. Det er helse og velferd og de turnusbaserte tjenestene som har lavest andel av hele stillinger, og gjennom dette også lavest gjennomsnittlig stillingsprosent. I disse rapporteringene blir aktuelle prosjekt også beskrevet. Kommunaldirektør for organisasjon følger prosjektet tett, og har ved to anledninger møtt personalet ved enheten, og skal delta på den formelle avslutningen av prosjektet når enheten går over på ny arbeidsplan. Samarbeid og medvirkning Hovedtillitsvalgt og hovedverneombud har deltatt i prosjektet i prosjektgruppa, samt styringsgruppa for heltid deltid. Det har vært avhold møter jevnlig. Denne gruppa samarbeider også om heltidsarbeidet generelt i kommunen. Gjennomført midtveisevaluering samt gruppesamtaler ved avslutning av prosjektet har vært utført i samarbeid med hovedtillitsvalgte og hovedverneombudet. På enheten har samarbeidet rundt prosjektet vært med arbeidsmiljøgruppa(amg) gjennom AMG møter, og i medbestemmelsesmøter med de tillitsvalgte. Det har vært avholdt møter i forbindelse med oppstarten og evaluering av kalenderplanen. Ansatte kommer før hver kalenderplansperiode med ønsker om tidspunkt for ferie, arbeidstid og fritid, eller andre ønsker som er viktig for den enkelte. AMG og tillitsvalgte har behandlet innspill fra de ansatte før planen blir etablert. Informasjon om prosjektet. Vi har informert om prosjektets erfaringer med langtidsplanlegging underveis i perioden til andre enheter i kommune. Prosjektet har vært presentert på tre KS konferanser om heltid deltid, samt to ganger til Arbeiderpartiets programkomite. Enhetsleder og fagleder har vært i to kommuner i nærområdet og møtt den politiske ledelsen i disse kommuner. I tillegg deltok Trondheim kommune på en av parallell sesjonene på konferanse om ufrivillig deltid på Lillestrøm 15 oktober Oppstart og forberedelser. Styringsgruppa for heltid deltid sendte en forespørsel til 3 enheter om de ønsket å delta i prosjektet. Utvalget var valgt ut fra vår målgruppe hjemmetjenesten og en kjennskap til enheten fra styringsgruppa. Et av suksesskriteriene var en enhet som hadde en tydelig ledelse og støttefunksjoner på enheten med god Gat kompetanse. Gat er kommunens turnusverktøy. To enheter responderte positivt, og Strindheim hjemmetjeneste ble valgt. Styringsgruppa for prosjektet deltok på et personalmøte på enheten for å presentere prosjektet og prosjektets mål. Vi inngikk avtaler med de tillitsvalgte om høyere kvelds/natt og helge tillegg i perioden, høytidsfri (F3), samt avvikende tariffavtale med sentrale fagforeninger for å kunne gjennomsnittsberegne søn og helligdager over et helt år jamfør AML 10-12(4). I andre prosjektperiode ble 9

10 gjennomsnittsberegning av søn og helligdager ivaretatt med 2 avregninger i perioden, slik at søknad om avvikende tariffavtale ikke var nødvendig. Det ble foretatt en ny gjennomgang av kompetansebehov og utfordringer med tanke på samhandlingsreformen og deltidsproblematikken. Dette for å sikre tilstrekkelig kompetanse gjennom dagen. Bemanningsplan og døgnrytmeplan for enheten ble gjennomgått slik at den tok høyde for enhetens varierende behov, samt nødvendig kompetanse på kveld og helg. AMG gruppen ble utvidet for å sikre at flere ansatte kunne delta i dette arbeidet. Det var i personalgruppa ansatte som ikke var udelt positive til å delta i prosjektet. Det var viktig at man i AMG kunne ivareta alle. Alle ansatte besvarte den informasjonen enheten trengte før oppstarten av kalenderplan over 52 uker. Ansatte gav informasjon om kjent fravær, ferieønsker og ønsker om annen fri og arbeid for perioden til Alle kunne sette opp 3 må ha ønsker, f eks fri på planleggingsdager i skole/barnehage, fritidsaktiviteter man går på, konfirmasjon, osv. Ansatte kunne også komme med 3 ønsker som man kunne tenke seg, men som ikke er like viktig. Høytidsønsker (mai, pinse jul 2012 og påske 2013) ble satt opp uavhengig av hvordan man tror man jobber i perioden. F eks ikke jula men kan jobbe hele påsken. Dette med bakgrunn i at det ikke ligger en kjent turnus i bunn. Kalenderplanen for perioden ble laget og gjort tilgjengelig i god tid før oppstart. Oppstarten ble markert med pizza og kake for de ansatte. Prosjektgruppa deltok på markeringen. Beskrivelse av tiltaket/ene Prosjektets mål er Økt kvalitet på tjenesten, færre hjelpere inn til den enkelte bruker Flere faste fagfolk på jobb på alle vakter både kveld, helg og høytid Redusert deltid Helsefremmende arbeidsplaner (11 timers hvile mellom vakter) Forutsigbar fritid og arbeidstid Redusert sykefravær Ved gjennomsnittsberegning over lenger periode, 52 uker vil en ha mulighet for å gi ansatte økt stillingsandel da arbeidsressursene og kompetansen kan styres riktigere i forhold til bemanningsbehovet. De ulike tiltakene gir ulike resultat fra ulike perspektiv, og vi velger å presentere hvilke tiltak som ble iverksatt utfra brukerperspektivet, ansatte perspektivet, og arbeidsgivers perspektiv 10

11 Brukers perspektiv: En antar at det blir færre hjelpere inn til den enkelte bruker ved at flere faste ansatte dekker opp flere vakter i løpet av et år. Fagkompetansen økes på helg og kveld ved at en er mer bevist på at det skal være mer faste fagfolk på jobb på alle vakter både kveld, helg og høytid samt i ferieperioder. Økt stabilitet i bemanningen gjør arbeidet mer effektivt og mindre belastende for alle. Nye vakttyper gjør tilbudet mer fleksible og tilgjengelige for våre brukere. Dette gjelder den nye dagvakten som overlapper dag og kveldsvakt ( ). I tillegg ble det innført en senere kveldsvakt som går fra Dette er for å imøtekomme brukeres ønske om å legge seg senere og å redusere liggetiden mellom legging og morgenstell. Bedre kontinuitet i forhold til primærkontaktfunksjonen ved at de ansatte får lengre perioder med lik type vakt. Ansattes perspektiv: Gjennom å organisere arbeidsplanen slik at enhetens skiftende behov for arbeidskraft ble ivaretatt i planen var det mulig å organisere planen slik at ferieperiodene i større grad kunne ivaretas med å øke stillingene til ansatte i reduserte stillinger. Innleie pågrunn av fridager ved høytider samt den 5 ferieuka ble også ivaretatt av faste ansatte. Dette gav større stillingsandel for ansatte som hadde uønsket deltid. For å kunne legge til rette for helsefremmende arbeidsplaner (11 timers hvile mellom vakter) ble vaktkombinasjonene endret. Det er vanlig å variere mellom kveldsvakt og tidligvakt innen for samme uke og samme helg. I kalenderplanen der vi i all hovedsak legger til rette for 11 timer mellom vakter vil skiftene innen for en vanlig uke bli umulig. Bytte mellom sein og tidligvakter må gå via en friperiode. For de ansatte ble det lagt til rette for å kunne påvirke fritid og arbeidstid gjennom ønsker før planen ble lagt. Videre blir lagt vekt på å tilpasse turnus til ansattes ønsker om fri eller kun dagvakt på en gitt dag for å delta på fritidsaktiviteter på faste dager for eksempel kurs, kor og lignende, turer de ønsker å delta på, samt spesielle dager der barnehager, skoler har stengt. Ved kalenderplan over 52 uker faller behovet for høytidsturnuser faller bort, og ansatte vil vite sin arbeidstid og fritid for et år. Likeledes å vite hvem en jobber sammen med på de ulike vaktene var vektlagt for å ivareta økt stabilitet i bemanningen. Arbeidsgivers perspektiv: God kvalitet på tjenesten gjennom hele året er lettere å planlegge når en ser året under et. Erfaringstall fra tidligere år ble brukt for å styrke bemanningen på enkelte vakter og perioder. Helgene ble styrket med høyere fagutdannet personell. Nye vakttyper ble lagt inn for å redusere bruk av overtid og samt styrke fagkvaliteten på enkelte tidspunkt. Fagdager er lagt inn i planen, og driften dekkes av faste ansatte som får økt sin stillingsprosent. Planlagt drift med egne ansatte reduserer behovet for vikarer fra eksterne vikarbyrå. Deltidsansatte får økt sin inntekt ved at lønnen gjennomsnittsberegnes, og slipper i samme grad å jage etter vakter. Med bakgrunn i erfaringstall på fravær ble arbeidsplanen toppet på enkelte vakter. Toppet turnus gir mer handlingsrom ved fravær og andre oppgaver og mindre arbeid med innleie. Ved fravær vil det ikke i samme grad være 11

12 behov for å leie inn da det er planlagt med ekstraressurser på enkelte tidspunkt. Mandag morgen, kvelder i uka og helg er toppet i planen. Arbeidsressursene og kompetansen styres riktigere i forhold til bemanningsbehovet. Rett kompetanse til rett tid. Økt kvalitet på tjenesten. Ved langtidsplanlegging er det ikke lenger behov for egne høytidsplaner, og kvaliteten på tjenesten i alle perioder kan sees i en helhet. Oppfølging av prosjektet Prosjektet har hatt følgeforskningen fra FAFO. I tillegg igangsatte vi høst 2012 en evaluering av første 52 ukers plan. Ansatte sine tilbakemeldinger ble da brukt til å justere neste plan. Midtveisevaluering. Vi valgte å gjennomføre en midtveisevaluering av prosjektet for å samle de ansatte sin opplevelse av det å jobbe i en arbeidsplan over 52 uker, som var organisert på en ny måte. Følgende formål ble presentert de ansatte; Evalueringen skal måle intensjonen med prosjektet, som bl.a. går på helsefremmende arbeidsplaner, 11 timers hvile mellom vaktene og om langtidsplanlegging er med på å øke kvaliteten og stabiliteten. Evalueringen har både et bruker-, ansatte- og arbeidsgiverfokus. Det er planlagt at en ny 52 ukers kalenderplanperiode og svarene i denne evalueringen vil være viktig i forberedelsene av denne og for videre jobbing med prosjektet. Spørsmålene var delt inn med spørsmål om følgende områder: 1. Økning i stillingsandel 2. Økt kvelds- og helgearbeid 3. Hviletid mellom vaktene 4. Hyppigere helg 5. Langtidsplanlegging av arbeid og fritid 6. Kvalitet på tjenesten 7. Erfaringer før neste planlegging I denne rapporten velger vi å vise besvarelsene på noen områder. Innspillene fra kartleggingen ble brukt ved planlegging av neste kalenderplanperiode. Oppsummeringen av midtveisevalueringen viser at flere ansatte ønsket større stillingsprosenter enn de hadde fått, men de ønsket da ikke å øke med flere vakter på helg enn de allerede hadde økt med, tre ansatte kunne økt med mer arbeid på kveld. På generelle spørsmål om hviletid mellom vaktene på 11 timer opplever litt over halvparten at det er helsefremmende med 11 timers hvile. 12

13 Til tross for dette resultatet er det færre som opplever at 11 timers hvile mellom vaktene gjør hverdagen mindre belastende. Årsaken til dette besvares på følgende måte i kartleggingen: 13

14 Kommentarene som knyttes til dette spørsmålet er i all hovedsak kommentarer på at det oppleves negativt å gå mange kveldsvakter på rad, og å gå ut til fri med kveldsvakt. Assistentene og fagarbeiderne måtte gå fra kveldsvakt til tidligvakt via en fridag eller friperiode. Tradisjonelt har en i all hovedsak tidligvakt før fridag eller friperiode. Også der friperiodene var fra torsdag kveld til mandag morgen oppleves dette negativt. I all hovedsak ser ansatte verdien av å organisere arbeidet slik at det er flere kveldsvakter etter hverandre. Men de ønsker ikke å snu fra kveldsvakt til tidligvakt med en friperiode. Ansatte sier også at tre kveldsvakter etter hverandre er tilstrekkelig. Noen ansatte mener det er positivt at de ikke skal på dagvakt etter en kveldsvakt. Dette fordi det blir lite hvile mellom en kveldsvakt og en tidligvakt. 14

15 De tolv ansatte som svarte at de jobbet mer helger ble videre spurt om motivasjonen for å jobbe ekstra helg. Her kunne de ansatte krysse av for flere alternativer. Økt tillegg motiverer i tillegg til flere faktorer disse ansatte. Ansatte som hadde besvart at de ikke jobbet hyppigere helg ble utfordret på hva som skulle til for å motivere de i neste periode til å jobbe flere helger. 15

16 Besvarelsen viser at det er de samme områdene som motiverer, men da at tillegget er mer enn 100 kroner pr time, og at ønsker for fri blir innfridd ytterligere. En stor andel (15)besvarer at de ikke ønsker å jobbe mer helg uansett. Gruppesamtaler ved avslutning av prosjektet. Mot avslutning av det toårige prosjektet valgte den sentrale prosjektgruppa å ha en samtale med tre grupper av ansatte. Det var tre ansatte i hver gruppe. Gruppene var sammensatt av ansatte med ulike stillingsstørrelser og ulik fagkompetanse. Noen hadde fått sin stilling økt under prosjektet, mens noen hadde ønsket stillingsprosent. Det var både assistenter, fagarbeidere og sykepleiere med i utvalget. Vi hadde laget en mal for samtalene der spørsmålene var bygd opp rundt ansatte sin opplevelse med fordeler og ulemper med prosjektet, økt kvalitet på tjenestene, arbeidsmiljø i kalenderplanperioden, om økt kvelds og helgetillegg motiverte til flere kvelder og helger, om ansatte hadde et forhold til arbeidet mot en heltidskultur og om de selv kunne bidra til å få ned andelen deltidsansatte. Oppsummeringsvis var det stor spredning i svarene fra gruppa. Ansatte som gjennom prosjektet hadde fått økt sin stilling og ikke lenger trengte å jage etter vakter er langt mer positive enn ansatte som fikk endret sin turnus med bakgrunn i at deres kompetanse var nødvendig på andre tider av døgnet eller at vaktkombinasjonene var endret. Ansatte med deltidsstillinger motiveres mer av økt kveld og helgetillegg til å øke sin stilling, mens ansatte med ønsket stillingsandel ikke var motivert til å påta seg flere helger. Ansatte opplever at kalenderplanen har bidratt til økt kvalitet på tjenesten. Og at planlegging over 52 uker var forutsigbart. Ansatte i store stillinger vektlegger ikke jobbing mot en heltidskultur i samme grad som deltidsansatte. 16

17 Resultater i henhold til målene som er satt i søknaden Med bakgrunn i prosjektets mål oppsummeres resultatet i sett opp mot de ulike perspektivene; brukerperspektivet, ansatteperspektivet og arbeidsgivers perspektiv. Økt kvalitet på tjenesten, færre hjelpere inn til den enkelte bruker Flere faste fagfolk på jobb på alle vakter både kveld, helg og høytid Redusert deltid Helsefremmende arbeidsplaner (11 timers hvile mellom vakter) Forutsigbar fritid og arbeidstid Redusert sykefravær Færre hjelpere til hver bruker og bedre kvalitet på tjenesten. I kalenderplanen har ansatte perioder med samme vakttype. Det vil si at den enkelte har flere kveldsvakter på rad, i tillegg er planen satt opp slik at det er flere av de samme ansatte som har kveldsvakt samtidig. Dette gir en lik faglig sammensetning på vaktlaget flere kvelder på rad. Dette fører til at det kan planlegges med den samme ansatte på hver enkelt arbeidsliste flere kvelder på rad. Alle brukerrettede tiltak ligger på faste lister. Arbeidslistene er satt opp med tanke på diagnoser, sykepleiefaglige prosedyrer og geografisk nærhet. Slik legges det opp til å kunne gi færre antall hjelpere inn til den enkelte bruker. Med en større turnusbelastning vil det være flere faste fagpersoner på kveldsvakt. I prosjektet har det vært fokus på å øke den enkelte ansatte sin stilling til ønsket stillingsstørrelse. Dette har ført til flere kjente fagfolk på den enkelte vakt. Dermed er det færre antall ukjente hjelpere inn til den enkelte bruker. Dette mener vi er med på å heve kvaliteten på tjenesten. I tillegg til dette er det i prosjektperioden ikke benyttet eksterne vikarbyrå. Dette medfører også færre ukjente ansatte inn til hver bruker. Denne organiseringen av ansattes turnus gir samme virkningen på dagvakter og på helgevakter. En annen positiv effekt av denne organiseringen i kalenderplanen er at informasjonsflyten mellom bruker og hjelper ivaretas bedre enn i den tradisjonelle 6 ukers rullerende turnusorganisering. De ansatte kan følge opp brukeren fra en dag vakt til en annen, fra en kveldsvakt til neste annen. Ansatte perspektivet. I en stor personalgruppe vil det alltid være ulike oppfatninger. Det som oppleves som positivt for noen, passer ikke for andre. Erfaringen fra prosjektperioden vil derfor utfra dette perspektivet være både positivt og negativt. Etablerte måter å organisere arbeidstiden på legges ofte også som referanseramme når en skal vurdere hvordan nye måter å organisere planen på oppleves. Etablerte måter å organisere arbeidstiden på tar tid å endre. 17

18 For alle ansatte ble muligheten til å få en mer forutsigbar fritid og arbeidstid presentert som et godt mulighetsrom. Ikke alle mener dette er positivt, siden den fleksibiliteten de opplevde ved shopping av vakter nå er borte, og vaktene de skal jobbe er lagt inn i planen. I tillegg er det blitt vanskeligere å bytte vakt pga AML bestemmelsene som regulerer driften vår. Noen ansatte syntes tidligere det var slitsomt å jage vakter, men opplevde det ikke bare positivt å få alle vaktene lagt inn i planen. Langtidsplanlegging av høytider og ferieavvikling oppleves i stor grad som positivt. Ansatte vet tidlig hvordan de skal jobbe i høytidene og kan samle arbeidstid og fritid, slik at det er mulig å reise bort og bestille billetter tidlig. Tidlig fastsetting av den 5 ferieuka oppleves dog ikke for alle like positivt, da de da ikke lenger kan være spontan i når den skal avvikles. Likevel oppleves det positivt at faste ansatte øker sine stillinger med vakter for å dekke opp feriefravær. Tilrettelegging av arbeidsplanen der ansatte vet hvem de skal jobbe sammen med, oppleve at fagkompetansen på helgene er økt oppleves som positivt. Mindre bruk av eksterne vikarer trygger også egen arbeidsdag. Merkbart flere fagfolk på aften og helgevakter gjør at vaktene blir mindre belastende siden de ansatte er kjent med enhetens rutiner og geografi, brukernes diagnoser og situasjoner. Når 52 uker er planlagt er flere vakter planlagt med kjente faste ansatte. Dette medfører mindre pågang på telefonen om å komme på ekstravakt. Ønsket stillingsstørrelse gir mindre jag etter ekstravakter. Ansatte totalt sett er mer tilstede på enheten og det er lettere å gi og motta informasjon. Kjente faste ansatte planlagt inn i kalenderplanen ved ferieavvikling sikrer kompetansen på enheten og medfører at ferieavvikling ikke medfører en belastning for ansatte. I forbindelse med kalenderplanen over 52 uker fikk ansatte komme med ønsker om fritid og arbeidsperioder. Ønsker om fri blir innfridd og dermed blir det mindre bytting av helger og kvelder. Ansatte fikk mulighet til å ønske ulik organisering av arbeidstiden for å legge til rette for ulik arbeidstid avhenging av behov. Det kunne da legges til rette slik at når det var behov for dagtid i enkelt perioder var dette mulig. Kveldsvaktperiodene ble da lagt i perioder det var mulig å gå kveldsvakt. Ansatte med samværsordninger med barn eller partnere i turnus kunne få lagt opp arbeidsplanen bedre enn i en rullerende 6 ukers turnus. Det er gitt rom for individuell påvirkning av egen arbeidstid og fritid. Hver enkelt ansatt har kunne komme med ønsker som betyr mye for hver enkelt. I første perioden av kalenderplanen over 52 uker var det vanskelig å planlegge for hele året. I andre periode gikk dette lettere. Prosjektets mål om å skape helsefremmende arbeidsplaner med 11 timers hvile mellom vaktene oppleves ikke i utgangspunktet slik av alle ansatte. 11 timers hviletid mellom vaktene oppleves nok i utgangspunktet som helsefremmende, men ulempen med at de ikke kan gå fra kveldsvakt til tidligvakt og så ut i fridag oppleves tyngre. Argumentet er at å gå ut med aftenvakt før fri oppleves som negativt med bakgrunn i at de mister sammenhengende fritid. Hvis en kan begrense antall vakter med kortere hvile i en plan, men opprettholde at den ansatte går ut med tidligvakt med fri vil dette oppleves som positivt. 18

19 Sykepleierplanen med egen vakt som gjorde det mulig å snu mot frihelgene med en DE vakt opplevdes positivt for denne gruppa. Sykepleiergruppa har fått etablert en vakt som bedre ivaretar behovet for tilstedeværelse i overgangen mellom dag og kveldsvakt. Tidligere hadde enheten mer overtid på sykepleiere med bakgrunn i at de måtte gjøre ferdig oppgavene før de gikk hjem. Organisering av kalenderplanen der samme team gikk sammen hele uka ble opplevd som positivt. Flere faste ansatte på helgene oppleves også som en styrke. For å organisere arbeidstiden med 11 timers hviletid mellom vakter kan ikke de ansatte ha tidligvakt etter en kveldsvakt. Det er derfor nødvendig at de ansatte jobber flere kveldsvakter etter hverandre. Overgangen mellom kveldsvakt til tidligvakt må gå via en fridag. Hypotesen i første 52 ukers periode var at i kombinasjon med lengre perioder med dagvakter og mindre skifte mellom vakter pr uke ville dette oppleves som positivt. Våre funn i prosjektet sier at ansatte opplever 5 kveldsvakter på rad som belastende. I den nye plan reduserer vi dette til 3 på rad. Disse periodene vil da komme oftere. Det er de ansatte inneforstått med. Det oppleves positivt med flere kveldsvakter etter hverandre, men flere enn tre ble for belastende. Arbeidsgiverperspektivet Prosjektet har flere ulike mål som påvirker hverandre. Samtidig med prosjektstart var det stort fokus på å unngå AML brudd i turnusbaserte tjenester. Bystyret vedtok ved behandlingen av Eldreplanen i 2011 at alle som hadde jobbet mer enn sin faste stilling i løpet av 15 mnd skulle ha tilbud om denne stillingsandelen fast. Denne økningen ble ivaretatt i forbindelse med oppstarten i prosjektet. I tillegg ble ansatte sin stillingsstørrelse økt tilsvarende 70 % av fraværet. Økningen ble foretatt slik at 15 mnd vedtaket ble ivaretatt først, så ble resterende økning gitt for å nå målet om at vakter tilsvarende 70% av fraværet ble lagt inn i planen. Denne økningen ligger som basis i organisering av kalenderplanen. Kompetanseheving på kveld, helg og topping av turnusen ble ivaretatt i denne økningen. I tillegg ble det foretatt nyrekrutteringer av sykepleiere. Økt antall ansatte med fagutdanning. 1: andel med treårig utdanning 2:andel fagarbeidere 3: andel assistenter 19

20 I prosjektperioden viser tall fra Gat at antall ansatte med fagutdanning er økt. Tallene er tatt ut fra vaktboka, og viser hvilken ansatte som har vært på jobb den enkelte vakt. Økt andel ansatte med fagutdanning på helg 1: andel med treårig utdanning 2:andel fagarbeidere 3: andel assistenter Videre viser rapporten at det er flere ansatte med fagutdannet på kveld. Andelen ansatte med treåring utdannelse (her sykepleiere) på helg har økt også mellom periodene. Økt andel ansatte med fagutdanning på kveld Andel ansatte med fagutdanning på kveld har økt i perioden. Andelen fagarbeidere har økt mer enn andel ansatte med treårig fagutdanning. Dette er en konsekvens av arbeidsplanen med 11 timers hvile mellom vaktene, og at fagarbeidere gjennom det har hatt mer kveldsvakter. 20

21 Økt arbeidsmengde på kveld og helg gir redusert deltid. Ansatte har fått økt sin stilling i løpet av prosjektet, og de som ønsker ytterligere økning og kan jobbe mer kveld og helg, har fått dette. Det er ansatte som har redusert sin stilling i perioden. Disse har startet på utdanning. Ansatte som ikke ønsker å jobbe mer på kveld og helg har ikke fått innfridd sitt ønske om større stillingsandel. Oversikt viser deltidsansatte som har økt sin stilling i perioden. Ikke alle klarer å jobbe store stillinger av forskjellige årsaker. Dette er noe av årsaken til at ansatte velger å redusere sin stillingsprosent igjen. To ansatte har redusert sin stilling for å starte studier i Gjennomsnittsberegning pr. 52 uker øker mulighetene til å styre arbeidsressursen og kompetansen i større grad i forhold til behov på enheten og skaper større forutsigbarhet og bedre tjenestekvalitet. I tillegg til økt kompetanse i arbeidsplanen er enheten varierende behov ivaretatt. Ved å planlegge hver uke gjennom året er det mulig å styre ressursene på en mer effektiv måte. Enheten har hvert år to fagdager pr ansatte for ansatte som har 50% stilling eller mer. Disse blir organisert over 3 dager slik at ansatte kan delta, samtidig som at nødvendig drift opprettholdes. I kalenderplanen planlegges dette inn når planen etableres og ressursene styres rett. Enheten unngår da overtid og forskjøvet arbeidstid fra en plan som ikke var tilrettelagt behovet, samt innleie av vikarer for å holde driften i gang. Tidligere når det var en rullerende turnus måtte ansatte forskyve sin avtalte vakt eller fritid for å kunne delta på disse dagene. Ved å planlegge dette som en del av enhetens varierende behov 21

22 kunne en sikre enhetens kompetansebehov samtidig som at ansatte fikk avtalt dagvakt på disse dagene. I prosjektperioden ble det etablert to ny vaktkoder. Dette for å imøtekomme enhetens og brukerens behov på en bedre måte. DE vakta var ei vakt som ble etablert i første periode. DE er en dagvakt fra kl Denne vakta var en vakt som var rettet mot sykepleiere. DE ble etablert for å ivareta sykepleiernes oppgaver i overgangen mellom dagvakt og kveldsvakt, og som kunne bidra til snu turnusen til sykepleiere og dekke et behov som til da i stor grad hadde medført overtid. Hvilen mellom kveldsvakt og DE ivaretar kravet om 11 timers hvile. Vakten medfører også en sykepleier som er tilstede etter overlappingen til A vakten alle dager. Denne vakten fylles med oppgaver sykepleiere må gjøre, som HPH-samtaler, legebesøk, medisinromsarbeid o.l. AS 16 til for alle ble etablert i andre periode med kalenderplan på 52 uker. Vakta ble etablert med bakgrunn i brukernes behov for tjenester. Den ble etablert utifra antatte bruker ønske om å legge seg senere at det er i tidsrommet fra kl er travelt for nattpatruljen.. I tillegg med tanke på å redusere liggetid for brukerne i løpet av et døgn. Brukerundersøkelsen i TK samt politiske mål på at tjenestene skal ivareta brukernes individuelle ønsker så langt det lar seg gjøre. I kalenderplanen for siste perioden er det organisert med to ansatte som har denne vakten hver kveld. De dekkes av en sykepleier og en fagperson. Denne vakten ble evaluert etter denne perioden. Organiseringen var tenkt slik at de ansatte som gikk i denne vakta ville ha pauseavvikling senere enn de andre på kveldsvakt, og gjennom dette var sona bemannet hele vakta, samt kunne ivareta de brukerne som i løpet av en vakt hadde flere besøk, deriblant legging. Tidligere hadde en oppdrag der personalet på sona forberedte legging og nattpatruljen gjennomførte legging kunne organiseres som et oppdrag med et besøk fra sona. Mot tidligere to, et besøk fra sona, og et fra nattpatruljen. Evalueringen viser at denne vakta ikke gav ønsket effekt i forhold til når brukerne fikk sine tjenester. I kalenderplanen over 52 uker er det ikke behov for å etablere egne høytidsplaner. Nødvendig fagkompetanse i disse periodene sikres i planleggingen av kalenderplanen. For ansatte er arbeidstiden allerede avtalt, og enheten kan sikre fagkompetansen. AMLs hviletidsbestemmelser på 11 timer gir lavere sykefravær ved å utarbeide større grad av helsefremmede arbeidsplaner. Å øke grunnbemanningen tilsvarende 70 % av sykefraværet vil gi lavere sykefravær og mer forutsigbarhet. Topping av turnusen og økt fagdekning medførte at ansatte med deltidsstilling har fått en mer forutsigbarhet hverdag. Korttidsfraværet har gått ned i prosjektperioden. I prosjektperioden ble flere ansatte gravide. Dette har medført at langtidsfraværet ikke er redusert i større grad. 22

23 Periode Sykefravær Strindheim hjemmetjeneste Kort Lang ,57 7, ,26 11, ,41 8,8 Økt lønnstillegg for arbeid på kveld og helg vil øke ansattes motivasjon for arbeid på disse tidspunkt. Avlønningen med utgangspunkt i HTA ble økt betraktelig for timer på kveld og helg. I prosjektperioden har ansatte hatt 100 kroner i kveldstillegg og 100 kroner i helgetillegg. Noen ansatte uttaler at det økt tillegg ikke motiverer til flere helger, men erfaringene har vist at det har vært mindre bytte fra kveld til dag i prosjektperioden. Dette har medført en stabil bemanning. Deltidsansatte som fikk sin stillingsprosent økt i prosjektet var mer motivert til å jobbe flere kvelder og helger. Andre funn Strindheim AML brudd. AML brudd Antall Antall AML er sterk redusert med bakgrunn i at enheten i perioden har økt antall vikarer. I tillegg har topping av turnus på kveld og helg, som er definert som sårbare perioder, erstatter for innleie som tidligere ofte utløste brudd på AML. Dette innleie ble gjort i hektiske situasjon av ansatte som var i knipe for å skaffe folk. Dermed var man ikke opptatt av om det ble brudd på AML eller ikke. Fokuset var gjerne å få tak i en ansatt som kunne komme på jobb og gå listen som var udekt. Vi har gitt flere ansatte tilgang og opplæring i bruk av GAT-turnus på kveld og helg. Dette gjør det enklere for all å kontrollere om innleie utløse brudd. Fokuset på å drifte uten brudd har vært stort hos alle ansatte ved enheten. Vi var en av de verste enhetene i kommunen ifht AML brudd. Derfor har vi jobbet aktivt med å bevisstgjøre alle ansatte om betydningen og hensikten med AML. 23

24 Strindheim overtidsforbruk Overtid Antall timer , , ,5 Med tanke på å drifte for å unngå overtid er antall timevikarer økt på ringeliste. DE vakt gir mindre overtid i forhold til medisinromsarbeid, legebesøk og lignende.toppingen av turnus gjør at økning i oppdragsmengde blir ivaretatt uten bruk av overtid og innleie ut over turnus. I tillegg er det ikke lenger pålagt merarbeid på fagpersoner grunnet dårlig fagdekning. Regnskapstallene viser nedgang i vikarbruk utover ordinær drift, overtidsbruk og bruk av eksterne vikarbyrå. Plan for videreføring av erfaringene: Enheten vil fortsette med arbeidsplan over lengre perioder. Første perioden vil være fra april 2014 til desember i I 2015 vil arbeidsplanen organiseres over 52 uker. AS vakta blir avslutte ved overgang til ny arbeidsplan etter prosjektet. Erfaringen viser at ansatte i stor grad fortsatt jobber på samme måte enn tidligere og avslutter ofte arbeidet ute til brukerne til samme tid. Ansatte ved enheten jobber i ordinære vakter fram til kl DE opprettholdes på ukedagene, men ikke på helgevaktene. Dette med bakgrunn i at det ikke er det samme behovet på helgevaktene på ukedagene. Det etableres en ny vakt som starter kl 7.15 for sykepleiere på helg. Denne ivaretar rapportbehovet. I ny plan vil en opprettholde at ansatte skal jobbe flere kveldsvakter etter hverandre, maks 3. Dette med bakgrunn i at ansatte kan gå til de samme brukerne flere kvelder på rad, og for å unngå hyppige skifter mellom dag og kveldsvakt i planen. 11 timers hvile mellom vaktene opprettholdes i stor grad, men det avtales kortere hviletid på enkeltvakter, slik at en kan ha tidligvakt etter seinvakt enkelte uker. Topping av turnusen videreføres med bakgrunn i erfaringstall på sykefravær og for å ivareta brukerbehov for flere faste ansatte på enheten. Økt kvelds og helgetillegg for alle timene i planen opprettholdes ikke. Det er i innført en tilleggstrapp for alle ansatte som jobber utover avtalt helgefrekvens med bakgrunn i erfaringene i 24

25 prosjektet. Høyere kvelds og helgetillegg for alle motiverte ikke alle ansatte til å jobbe flere kvelder og helger. Ansatte som kan øke sin stilling på tider enheten har behov for deres kompetanse tilbys økt stilling også etter prosjektperioden. 25

26 Vedlegg Protokoller i perioden: 26

27 27

28 28

29 Kaken fra oppstarten for kalenderplanen på 52 uker. 29