Økt fokus på reduksjon av sykefravær og endring i rapporteringsrutiner

Saksnr.: 2014/8656 Dokumentnr.: 60 Løpenr.: 20061/2016 Klassering: 440 Saksbehandler: Vigdis Søfteland Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 04.03.2016 2/16 Økt fokus på reduksjon av sykefravær og endring i rapporteringsrutiner Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler arbeidsmiljøutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken tas til etterretning. Fredrikstad, 19.2.2016 Arbeidsmiljøutvalgets behandling 4.3.2016: Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Arbeidsmiljøutvalgets vedtak 4.3.2016: 1. Saken tas til etterretning. Fredrikstad, 7.3.2016 Rett utskrift Charlotte Høyum møtesekretær Utskrift til: personalrådgiver Vigdis Søfteland, referatsak til Administrasjonsutvalget og fagutvalgene Sammendrag Rådmannen ønsker: 1. Økt fokus på IA-Handlingsplan delmål1; reduksjon av sykefravær og å jobbe målrettet mot målet om et sykefravær på maks 7.83 % for Fredrikstad kommune 2. Videreføre arbeidet med 10 % prosjektet og arbeide spesifikt med det arbeidsrelaterte fraværet 3. Endring i rapporteringsrutiner og fra å rapportere på nærvær til å rapportere på sykefravær Fredrikstad kommunes hovedfokus i IA-arbeidet er delmål 1) reduksjon i sykefraværet. Dette samsvarer også med Rådmannens vedtatte Handlingsplan for 2016-2019 hvor det står «Alle virksomheter gjennomfører tiltak for å forebygge og redusere sykefravær». I 2015 startet jobben med å kartlegge årsakene til kommunens høye sykefravær. Dette var en del av kommunens «10 % prosjekt» i IA-Handlingsplan. Det som blant annet er avdekket gjennom denne kartleggingen er at mye av fraværet er såkalt arbeidsrelatert. Det vil si at Side 1 av 7

ansatte ikke er på jobb selv om de har helse til det. Det er dette fraværet Fredrikstad kommune som arbeidsgiver først og fremst kan gjøre noe med. Fredrikstad kommune har over flere år rapportert om nærvær hvor tanken har vært å ha fokus på de som er på jobb. Dette har tatt oppmerksomheten bort fra utfordringene rundt sykefraværet. Ved å ha et tydelig fokus på sykefraværsutvikling og årsaker til sykefravær, vil vi også kunne avdekke og avverge faktorer som bidrar til sykefravær. Første skritt i denne retning er å endre fra nærværs- til sykefraværsrapportering. Vedlegg 1. Rapporteringsmal Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 2. Rapport på sykefravær fra Trondheim kommune 3. Rapport på sykefravær fra Bærum kommune 4. Fafo-rapport 2015:12 Fra fravær til nærvær (Fagbevegelsens senter for forskning, utredning og dokumentasjon) 5. Faktabok om arbeidsmiljø og helse 2015, Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI)Norges offentlige utredninger (NOU) 2016: 1 Arbeidstidsutvalget. Saksopplysninger Fredrikstad kommunes arbeidsgiverstrategi har to overordnede mål: 1. Fredrikstad kommune er en helsefremmende arbeidsplass med gode ledere, og ansvarlige, myndiggjorte og kompetente medarbeidere, i et mangfoldig arbeidsmiljø. 2. Fredrikstad kommune er en attraktiv arbeidsgiver. Arbeidsgiverstrategien fordrer politisk og ledelsesmessig oppmerksomhet rettet mot sykefravær og sykefraværsreduksjon gjennom å være en helsefremmende arbeidsplass. Gjennom forpliktelsene i IA-Handlingsplan stilles det krav til ledere på alle nivå i kommunen, og ledere og ansatte skal sette av tid til å fokusere på IA-arbeidet og utforme/gjennomføre tiltak for reduksjon av sykefraværet. IA Handlingsplans delmål er: Delmål 1: Sykefraværet skal reduseres og ikke overstige 7.83 prosent. Delmål 2: a) Vi skal legge til rette for at egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne står lenger i jobb. b) Vi skal åpne opp for personer som Arbeids- og Velferdsetaten har avklart, og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidslivet. Delmål 3: Vi har som mål å øke den reelle gjennomsnittlige pensjoneringsalder for kommunens ansatte til 57,1 år Reduksjon av sykefraværet Fredrikstad kommune har helt siden inngåelse av den første IA-samarbeidsavtalen jobbet systematisk og godt med oppfølgingen av sykemeldte ansatte. Det er utarbeidet gode prosedyrer og rutiner som kommunens ledere følger. Det legges i stor grad til rette for at ansatte med nedsatt arbeidsevne skal kunne stå i sin stilling, og kommunen har en egen omstillingsgruppe som kontinuerlig jobber med å omplassere ansatte med helseutfordringer. Side 2 av 7

Dette arbeidet er knyttet opp mot IA-avtalens delmål 2, og har fram til nå hatt hovedfokus i Fredrikstad kommunes IA-arbeid. For å ivareta ansatte med arbeidsrelaterte helseutfordringer, strekker Fredrikstad kommune seg svært langt. Dette gir seg utslag i at en stor gruppe av våre ansatte har gjentagende langvarig sykefravær til tross for at de har tilrettelagt arbeid eller er omstilt til annet lettere arbeid. Det at ansatte eier stillinger de av forskjellige årsaker ikke fyller, medfører svært ofte en merbelastning for de øvrige ansatte i den enkelte virksomhet. Vi har erfart at dette kan føre til ytterligere sykefravær. Når Fredrikstad kommune har bestemt at hovedfokuset i IA-handlingsplan skal være å redusere sykefraværet, må fokuset flyttes fra tilrettelegging i egen stilling til å analysere om årsaken til sykefraværet er forenlig med arbeidsoppgavene som ligger til stillingen. Kommunens ledere har mye informasjon om sykefraværet i sin virksomhet. De melder at det er utfordrende å tilrettelegge når det er snakk om flere ansatte med nedsatt funksjonsevne i en og samme virksomhet. Kartleggingen av årsakene til kommunens høye sykefravær i virksomheter med sykefravær over 10 % i 2015, avdekket at mye av fraværet er såkalt arbeidsrelatert. Med arbeidsrelatert fravær menes fravær knyttet til organiseringen av arbeidet og det psykososiale arbeidsmiljøet. Det er dette fraværet Fredrikstad kommune som arbeidsgiver først og fremst kan gjøre noe med. Fredrikstad kommune som arbeidsgiver har et ansvar for alle arbeidstakeres helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, jf. arbeidsmiljøloven kap. 4. En omfordeling av oppgaver eller endring av rutiner må også ivareta disse hensyn. Arbeidsgiver skal så langt som mulig tilrettelegge arbeidet for ansatte som er syke eller står i fare for å bli syk ved å omfordele oppgaver og justere rutiner. Dette kan også medføre at andre arbeidstakere i en periode må akseptere justeringer innenfor det arbeidsgiver ensidig kan bestemme i kraft av styringsretten. Arbeidstaker skal selv aktivt medvirke til å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø, jf. aml. 2-3. Dette innebærer at arbeidstaker skal medvirke til å hindre helseskader på arbeidsplassen, si i fra om forhold som kan medføre helseskader, medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner når arbeidstaker er helt eller delvis borte fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende og rette seg etter påbud fra arbeidsgiver som er ment å ivareta det fysiske og det psykiske arbeidsmiljøet. Manglende medvirkning kan medføre at forhold som bidrar til uheldige fysiske eller psykiske belastninger ikke kommer fram. Arbeidsgivers styringsrett henger sammen med arbeidsgivers plikter i arbeidsmiljøloven. Det at ansatte fortsetter i stillinger som de ikke har helse til å fylle, vil kunne være en risiko for virksomhetens øvrige ansatte. Tilrettelegging skal ikke gå ut over det fullt forsvarlige arbeidsmiljø for andre ansatte. Vi ser ofte at ansatte holder på en stilling som fører til så store helsemessige utfordringer at det gir utslag i langvarig og gjentagende sykefravær. Av hensyn til den enkelte ansatte og det øvrige arbeidsmiljøet, kan ikke kommunen som arbeidsgiver fortsette med å legge til rette for denne praksisen. Tilrettelegging må begrense seg til tiltak som kan gjøres i den ansattes hovedstilling innenfor rammen av arbeidsavtalen. En rettesnor for grad av tilrettelegging er hva som er påregnelig belastning knyttet til den aktuelle stillingen. Det er ikke nok at det bare foreligger en subjektiv belastning. Det må gjøres en objektiv vurdering av det konstaterbare saksforhold og det må trekkes en grense mot det som er påregnelig konsekvens av arbeidsforholdet. Ingen skal bli syke av arbeidet, men det er påregnelig å bli sliten. Fredrikstad kommune har ikke mulighet til å tilby arbeid som ikke medfører noen form for fysiske eller psykiske belastninger. Side 3 av 7

Et høyt sykefravær øker belastningen på de som er på jobb, ofte i form av merarbeid som for eksempel overtid. Analyser viser at økning i overtidsbruk gir produktivtetsnedgang. Shepard og Clifton (2000), NOU 2016:1 s. 135. Flere studier viser også at sykefravær smitter. Analyser fra Institutt for samfunnsforskning (ISF) viser en klar smitteeffekt også internt på arbeidsplasser. Hvis kollegenes sykefravær øker, øker også eget sykefravær, både egenmeldt og legemeldt. ISF 2000 2007, svensk studie fra 2009, Dag Yngve Dahle, Teknisk ukeblad, publisert 16. juni 2011 Funnene støttes også av en Italiensk studie som ser på hvilken effekt kollegers atferd har på sykefravær. Dag Yngve Dahle, Teknisk ukeblad, publisert 16. juni 2011 Det finnes solid kunnskap om arbeidsforhold som øker risikoen for arbeidsrelatert uhelse, sykefravær og frafall fra arbeidslivet. NOU 2016:1 s 126 Forebyggende arbeid på dette området vil være å organisere arbeidet på en måte som sikrer kombinasjon av effektivitet og håndterbar risiko. NOU 2016:1 s 126. Arbeidsgiver har ansvar for at brukerne får lovpålagte tjenester med forsvarlig kvalitet og må derfor sørge for å ha ansatte som både har helse og kompetanse til å utføre arbeidsoppgavene. Det finnes ingen absolutt grense for når det oppstår ugunstige helse- og sikkerhetseffekter på individnivå og heller ikke fullt ut entydige på gruppenivå. NOU 2016:1 Det arbeidsrelaterte fraværet utgjør i følge Statens arbeidsmiljøinstitutt opp mot 50 % av det totale fraværet. Det er det arbeidsrelaterte fraværet arbeidsgiver kan gjøre noe med, og det er derfor viktig å kartlegge og analysere årsakene til fraværet. En god kartlegging og analyse av årsakene bak fraværet skal avdekke om fraværet skylles faktorer knyttet til: Arbeidsoppgavene Arbeidets organisering, herunder arbeidstidsordninger Relasjoner mellom den ansatte og leder, eller ansatte imellom Andre sosiale eller private forhold I slike tilfeller er ofte den ansatte sykemeldt fra en konkret situasjon, men ikke fra et hvilket som helst arbeid. 1. juli 2004 ble det innført en lovfestet aktivitetsplikt for at det skal kunne gis sykepenger utover 8 ukers arbeidsuførhet. Fra 7. september 2015 ble dette kravet innskjerpet. NAV krever nå at den sykmeldte må være arbeidsufør til et hvert arbeid vedkommende er kvalifisert til for å få rett til sykepenger ut over 8 uker ved 100 % sykefravær. Vurderingen av om det foreligger sykdom er relativt streng. Der det foreligger en situasjon hvor det kan være grunnlag for vikarierende motiver for fravær, vil NAV be den ansatte om utfyllende dokumentasjon. Arbeidsuførhet som skyldes sosiale eller økonomiske problemer gir ikke rett til sykepenger, jf. folketrygdloven 8-4 og 8-7. Som et resultat av denne innstrammingen har mange sykmeldte ansatte i Fredrikstad kommune fått varsel fra NAV om stans av sykepengeutbetaling etter 8 uker. I tillegg har flere fått avslag på arbeidsavklaringspenger etter ett års sykefravær fordi NAV har vurdert det slik at de har helse og kompetanse til å søke annet arbeid i og utenfor Fredrikstad kommune. Vi ser at denne innstrammingen fra NAV vil kunne medføre endringer i omstillingsarbeidet i forhold til dagens ordning. Dette vil bli utredet nærmere. Side 4 av 7

For å avdekke årsaker til sykefravær, må det rapporteres og kommenteres på forhold som kan bidra til å avdekke risikofaktorer. Bare da kan arbeidsgiver iverksette forebyggende tiltak og tiltak knyttet til målrettet oppfølging av sykmeldte. Tiltak og gjennomføring Sykefraværsarbeidet er en del av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, og for å lykkes med å redusere sykefraværet må kommunen som arbeidsgiver stå samlet om de tiltak som blir besluttet. Det vil si at alle HMS-aktørene må jobbe mot samme mål. Det er Rådmannen som har det helhetlige ansvar i HMS-arbeidet, og som skal bruke styringsretten og iverksette de tiltak som er nødvendig for å nå de mål som er satt. De øvrige HMS-aktørene skal hver på sin måte medvirke til gjennomføringen av de tiltakene arbeidsgiver setter ut i livet. Til nå har det i «10 % prosjektet» blitt fokusert på kartlegging, opplæring og å avslutte langvarige fraværssaker. Lederne i virksomheten har arbeidet svært godt med sykefraværsoppfølgingen i 2015. Eksempelvis har sykefraværet i to virksomheter i etat omsorgssentre gått ned, sammenlignet med 2014, fra henholdsvis 12,9 til 10,4 og fra 17,7 til 13,4. I en virksomhet i etat hjemmesykepleie har sykefraværet gått ned fra 18,0 i 2014 til 14,0 i 2015. «10 % prosjektet» videreføres, men man vil nå arbeide spesifikt med det arbeidsrelaterte fraværet. Også her vil lederne trenge oppfølging og veiledning fra rådgiverne i personalavdelingen. Lederne har uttrykt at de er usikre på hvor tydelige de kan være og hva de kan kreve av medvirkning fra arbeidstakerne. Som en del av tiltakene knyttet til det arbeidsrelaterte fraværet kan prosjektet Mestring av hverdagen i samarbeid med HMS-avdelingen og enkelte av tiltakene som tilbys gjennom Frisklivsentralen være aktuelle. NAV Arbeidslivssenter og NAV Lokal vil fortsatt være naturlige samarbeidspartnere. For å sikre en gjennomgående og likeverdig rådgivning, vil det også være behov for at aktuelle rådgivere fra personalavdelingen får opplæring i samtaleteknikk og arbeidspsykologiske metoder. Rapportering på sykefravær Når personalavdelingen i dag skal sammenfatte virksomhetenes kommentarer til nærværstallene og på bakgrunn av dette si noe om årsakene til sykefraværet og hvilke tiltak som er gjennomført, er det lite konkret å hente ut fra det lederne rapporterer i datasystemet Corporator. Sykefraværet skaper store utfordringer for den enkelte virksomhet og brukere av kommunens tjenester. Lederne innehar mye informasjon om sykefraværet i sin virksomhet og kan kommentere sykefraværet langt mer spesifikt enn det som gjøres i dagens rapportering. Første skritt i denne retning er å endre fra nærværs- til sykefraværsrapportering i Corporator. Ved vurdering av nytten av å rapportere på sykefravær og kommentere årsakene til fraværet, kan følgende momenter trekkes fram: Politikerne får større mulighet for å vurdere om utviklingen av sykefraværet går i riktig retning. Rådmannen kan komme i tettere og bedre dialog med virksomhetene og virksomhetslederne, blant annet om hvilke tiltak som bør prioriteres iverksatt. Det vil også forenkle sammenligningen av kommunens sykefraværsutvikling med andre kommuners sykefraværsutvikling. Ledere på alle nivåer i kommunen vil få langt bedre kunnskap om virksomhetens sykefraværstall, kvaliteten av sykefraværsoppfølgingen, indirekte en helhetlig kunnskap Side 5 av 7

om de ansattes trivsel og en vurdering av arbeidsmiljøet. Rapportene gir lederne informasjon som kan brukes til å sette i verk målrettede tiltak i arbeidet med å redusere sykefraværet. De ansatte vil dra nytte av spesifikke tiltak rettet mot virksomheten (kollektiv behandling) og den ansatte selv (individuell behandling) vil få god oppfølging på de områder der dette er nødvendig. Dette kan bidra til å få ned det arbeidsrelaterte fraværet. Som nevnt er det dette fraværet Fredrikstad kommune først og fremst kan påvirke. Brukerne vil kunne oppleve økt kvalitet på tjenestene ved reduksjon av sykefraværet i form av stabile og tilstedeværende tjenesteytere med riktig kompetanse. For at tallene skal bli så korrekte som mulig, skal det telles hvert kvartal og rapporteres hvert tertial i stedet for hver måned. Sykefraværstallene er ikke korrekte til enhver tid på grunn av etterslep i fraværsregistreringen. Det foreslås noe mer utfyllende rapporter hvert tertial som følger økonomirapporteringen. Den offentlige årsrapporten er rapporteringen som gjøres på kommunenivå. Tertialrapportene skal presenteres i Rådmannens ledergruppe, Arbeidsmiljøutvalget og seksjonenes arbeidsmiljøutvalg. Den nåværende rapporteringsformen innebærer mye manuell telling i virksomhetene. Det ønskes at rapporteringen i større grad blir elektronisk med minst mulig manuelt arbeid/telling. Rapporteringen skal danne grunnlag for evaluering av tiltak i IA-Handlingsplan og for å iverksette nye tiltak og evt. å avslutte eksisterende/gjennomførte tiltak. Rapporteringen skal også danne grunnlag for evaluering av sykefraværsoppfølgingen på virksomhet- og seksjonsnivå. Målet er at tall og data som kommer fram i rapportene skal være et arbeidsredskap for ledere og HMS gruppen på den enkelte virksomhet. Dette krever at virksomhetene undersøker hva som ligger bak tallene og kommenterer dette. Økonomiske konsekvenser I 2015 var det totale sykefraværet i Fredrikstad kommune 9,6 %. Egenmeldt og legemeldt sykefravær var henholdsvis 1,2 % og 8,3 %. Sykefraværet i arbeidsgiverperioden omfatter alt egenmeldt sykefravær samt legemeldt sykefravær de første 16 dagene. I 2015 var fraværet i arbeidsgiverperioden 3,6 %. Fredrikstad kommune har 4520 årsverk. Det betyr at 430 årsverk er fraværende til enhver tid. Av dette er 163 årsverk fraværende i arbeidsgiverperioden. Det betyr at Fredrikstad kommune betaler for 163 årsverk hvert år som ikke produserer tjenester. I tillegg vet vi at kommunen ikke får dekket alle kostnader for et sykefravær gjennom refusjon fra NAV. Reduksjon av sykefravær vil gi stor økonomisk gevinst for kommunen både når det gjelder reduksjon av det totale sykefraværet og fraværet i arbeidsgiverperioden. Spesielt stor gevinst vil man få dersom man kan få ned fraværet blant de som har gjentagende sykefravær som medfører mange arbeidsgiverperioder. Konsekvenser levekår/folkehelse Ved å få kunnskap om årsakene til sykefravær, kan forebyggende og målrettede individuelle tiltak når det gjelder de som er sykmeldte, henholdsvis hindre sykmelding og redusere sykefraværets lengde. Arbeidsrelaterte risikofaktorer som arbeidstid utenfor normalarbeidstiden, arbeidets innhold og eksponeringer under arbeidet har også betydning for risiko for feilhandlinger og ulykker. Kollegers sykefravær har betydning for eget sykefravær. Studier finner også effekter av sosial interaksjon i nabolag, ulike etniske grupper og andre typer grupper. I tillegg er det Side 6 av 7

funnet sosiale interaksjonseffekter på uførepensjonering. Dag Yngve Dahle Teknisk ukeblad Publisert 16. juni 2011 Ansattes medbestemmelse Saken behandles i Arbeidsmiljøutvalget som er et partssammensatt utvalg. Vurdering Fredrikstad kommunes hovedfokus i IA-arbeidet er delmål 1) reduksjon i sykefraværet, og har mål om et sykefravær på 7.83 % eller lavere. Dette framkommer også i Rådmannens vedtatte Handlingsplan for perioden 2016-2019 hvor det står «Alle virksomheter gjennomfører tiltak for å forebygge og redusere sykefravær». Kartleggingen som er gjennomført i «10 % prosjektet» viser at de aller fleste ledere i Fredrikstad kommune har et godt grep om den generelle sykefraværsoppfølgingen. De er godt informert når det gjelder rutiner og lovverket, og de fleste ledere tar sitt oppfølgingsansvar på alvor. Det er i de mer kompliserte sakene behovet for støtte og veiledning framkommer. Det vil si tilfeller med tydelig arbeidsrelatert fravær. Erfaring gjennom mange år som IA-bedrift viser at kommunen ikke kan få ned sykefraværet og samtidig i stor grad ivareta alle ansatte med nedsatt arbeidsevne i den utstrekning og på den måten som det gjøres i dag. Vi ser at det i dag tilrettelegges langt utover rammen av arbeidsavtalen, og hva som er påregnelig i en stilling. Det kan være riktig for en kortere periode, men ikke som en fast ordning. Dette både av hensyn til den enkelte og av hensyn til de øvrige ansatte. NAV s innstramminger for rett til sykepenger tilsier også at kommunen som arbeidsgiver må tenke nytt. Samtidig har NAV Fredrikstad utfordret kommunen med at det er for mange ansatte som har et høyt og gjentakende sykefravær. Sykefraværsarbeidet er en del av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Det er ikke bare det fysiske arbeidsmiljøet som påvirker medarbeidernes helse. Også de psykososiale forholdene og måten arbeidet er organisert på, spiller inn. Å begrense risiko for skade og sykdom som skyldes forhold på arbeidsplassen, vil begrense sykefraværet. For å lykkes må det settes av tilstrekkelige ressurser til forebygging. Rådmannen etterspør en mer informativ rapport med fokus på sykefravær for at virksomhetene kan iverksette målrettede tiltak for å forebygge og redusere sykefravær. Det jobbes som nevnt godt med sykefraværsoppfølging i virksomhetene. Rapportering på sykefravær gir lederne et bedre arbeidsredskap til å identifisere og iverksette tiltak når det gjelder det arbeidsrelaterte sykefraværet som er det sykefraværet arbeidsgiver kan gjøre noe med. Side 7 av 7