Side 1 av 1 RISØR KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Miljø- og teknisk komité Møtested: Holmen - Kommunehuset Dato: 12.04.2012 Tidspunkt: 16:00 Forfall meldes på tlf 37 14 96 38 til Eva Swane som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Side 1
Saksnr Innhold PS 25/12 Godkjenning av protokoll fra møter i Miljø- og teknisk komité 08.03 og 15.03.12 PS 26/12 PS 27/12 PS 28/12 Søknad om fasadeendring m/karnapp. Sted: Rådhusgt. 24 gnr. 16 bnr. 335 Søker: Myraker Arkitekter AS Tiltakshaver: Ingeborg Halvorsen og Odd Eldrup Olsen Utredning av parkering i sentrum Vurdering av saksbehandlingstid i enhet for plan- og byggesak Komitéen starter befaring kl. 12.00 med frammøte på Randvik renseanlegg. Side 2
RISØR KOMMUNE Enhet for støttefunksjoner Arkivsak: 2011/1702-7 Arkiv: 033 Saksbeh: Eva Swane Dato: 09.03.2012 Godkjenning av protokoll fra møter i Miljø- og teknisk komité 08.03 og 15.03.12 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 25/12 Miljø- og teknisk komité 12.04.2012 Rådmannens innstilling: Protokoll fra møter i Miljø- og teknisk komité 08.03 og 15.03.12 godkjennes. Side 3
RISØR KOMMUNE Enhet for plan- og byggesak Arkivsak: 2011/1827-0 Arkiv: 16/335 Saksbeh: Heidi Rødven Dato: 22.03.2012 Søknad om fasadeendring m/karnapp. Sted: Rådhusgt. 24 gnr. 16 bnr. 335 Søker: Myraker Arkitekter AS Tiltakshaver: Ingeborg Halvorsen og Odd Eldrup Olsen Utv.saksnr Utvalg Møtedato 26/12 Miljø- og teknisk komité 12.04.2012 Rådmannens innstilling: Saken fremmes uten innstilling da rådmannen er inhabil i.h.t. 6 første ledd i forvaltningsloven. Side 4
Vedlegg: 1 Tegning og situasjonskart 2 Bilde huset fra gjestebrygga 3 Nabomerknad, 31.10.11. Kort resymé Det søkes om endring fra fire takvinduer til karnapp. Saken fremmes uten innstilling fordi rådmannen er inhabil. Saksopplysninger Søker er rådmannen selv og i.h.t. forvaltningsloven 6 første ledd, er han part i saken og dermed direkte inhabil. I.h.t. samme paragrafs tredje ledd er alle underordnede tjenestemenn også inhabile. I sak 7/12 den 26.01.12, vedtok Risør bystyre: I Reglement for delegasjon fra Risør bystyre til rådmannen tas inn følgende nytt pkt. om inhabilitet: Dersom rådmannen er inhabil i en sak, flyttes myndigheten til å treffe avgjørelse i saken til den komiteen som har vedkommende saksområde. Saken fremmes derfor for behandling i Miljø og teknisk komité, men uten innstilling. Administrasjonen kan allikevel tilrettelegge grunnlaget for saken. Eiendommen ligger i regulert område for Risør sentrum og er regulert til boligformål og spesialområde bevaring. På eiendommen sto det opprinnelig et eldre hus, men bygningsår er ikke oppgitt i kommunens arkiver. Bygget er ikke registrert i SEFRAK, dvs. at byggeår er etter 1900, men ligger i et område med eldre bygninger. I 1985 blei det gitt tillatelse til en total ombygging til generasjonsbolig, inkludert fire takvinduer mot sjøen. I reguleringsplan for Risør sentrum er både vern og utvikling vektlagt. Det søkes om å endre fire takvinduer til et karnapp med en høyde på 2,05 m og en bredde på 2,1 m. Karnappet lages med fransk balkong med innadslående glassdører. Søknaden begrunnes med at takvinduene lekker og har gjort det over lengre tid. Tiltaket er søknadspliktig i.h.t. 20-1 i plan- og bygningsloven. Videre kreves det dispensasjon da endringa ikke har en tradisjonell utforming i tråd med områdets eldre bebyggelse og dennes særtrekk, jmf. planens fellesbestemmelser 2.1 og 2.3. Tilbygg og påbygg kan imidlertid tillates når det ikke forstyrrer oppfattelsen av den opprinnelige bygningen. Videre skal utvidelse/utvikling fortrinnsvis skje i bakgårdsmiljø. Administrasjonen legger til grunn at fordi det søkes om en utradisjonell utforming, må saken behandles som en dispensasjon, jmf. 19-2 i plan- og bygningsloven. Naboene er varsla og det er merknader fra eier av Smalgangen 2, vedlagt. De har innspill til at karnappet vil ta sol fra øst og at innsyn mot deres eiendom vil øke. Merknaden begrunnes med at karnappet vil komme høyere enn nåværende vinduer. Det vises til at man ved ombygging av Rådhusgata 24 sa nei til kvist, nettopp av hensyn til innsyn og solforhold for Smalgangen 2. Avslutningsvis stilles det spørsmål ved karnappets utforming og om ikke det vil bryte med den arkitektoniske utformingen i sentrum. Side 5
Øvrige naboer har ingen merknader. Myraker arkitekter as søker godkjenning som ansvarlig søker og ansvarsrett for arkitekturprosjektering. Søkeren har sentral godkjenning. Søknaden er oversendt fylkeskommunen til uttalelse. De skriver: Det kvadratisk utformede karnappet bryter gesimslinjen på et vis som vurderes å kontrastere og komplementere eksisterende byningsmiljø. Et slikt arkitektonisk grep, kan imøtekommes såfremt det ikke gripes inn i en bygning med høy grad av verneverdi og såfremt dette grepet er godt utført i relasjon til bygningsmiljøet. Det henvises i denne sammenheng til reguleringsbestemmelsene for Risør sentrum nr. 1 og 2 hvor det står følgende: 1. Å bevare og videreutvikle de historiske, antikvariske, arkitektoniske, kulturelle og miljømessige verdier som Risør representerer. 2. Å gi rammer for både vern og utvikling av ovennevnte verdier. Konklusjon: Tiltaket vurderes til å bidra til en utvikling av verneverdiene. Seksjon for kulturminnevern tilrår derfor at tiltaket kan realiseres som omsøkt. Vurderinger Ved gjennomgang av byggesaksmappa kan vi ikke se at det er søkt om kvist mot øst ved ombygging som nevnt av naboen i Smalgangen 2 eller at det foreligger merknad fra nabo i forbindelse med saken den gang. Når det gjelder innsyn, legger administrasjonen til grunn at det på denne fasaden også er en veranda som allerede gir fullt innsyn til hagen og huset i Smalgangen 2 som ligger nedenfor Rådhusgata 24, i tillegg til de fire takvinduene. Det må vurderes om endringa øker innsynet i stor grad eller ikke. Når det gjelder sol, så vil karnappet sett nedenfra, gi en økt høyde i forhold til dagens skråtak, i en bredde på 2,1 m. Høyden på karnappet blir 2,05 m. Rådhusgata 24 ligger vest for Smalgangen 2 og det vil i så fall kun bli sol rett vestfra som vil kunne bli noe redusert. I området forsvinner sola tidlig på kvelden og det vil først om fremst være sol fra sør som når hagen i Smalgangen 2. Vi har imidlertid ikke belegg for å bekrefte eller avkrefte dette da det ikke er foretatt befaring på ettermiddag/kveld mens sola står noe høyere på himmelen enn i vinterhalvåret. Vinterstid vil dette trolig ikke være en problemstilling p.g.a. heia lengre mot vest og det høye huset sør for Smalgangen. Hensikten med verneplanen er både vern og utvikling, som også fylkeskommunen siterer ovenfor. I likhet med fylkeskommunen anser administrasjonen tiltaket til å være en god løsning som tilfører noe positivt til bygningsmiljøet, en arkitektonisk kvalitet. Fordi huset er sterkt ombygd på 1980-tallet, har huset i seg selv ikke stor verneverdi. Miljøet rundt har allikevel stor verneverdi og må ikke skjemmes av tiltak med liten kvalitet. Karnappet er ikke stort av størrelse og er en forbedring i forhold til dagens situasjon med fire takvinduer. Det bør også kunne vektlegges at det er store problemer med lekkasje rundt vinduene. Et alternativ til karnappet ville kunne vært et tradisjonelt takoppløft med pulttak. Administrasjonen anser ikke hensikten bak planen til å bli satt vesentlig til side. Det anses ikke å være ulemper i forhold til verneplanen, jmf. også fylkeskommunens uttalelse. Hensyn til helse, miljø, sikkerhet og tilgjengelighet er ikke relevant for saken. Rådmannens konklusjon Saken fremmes uten innstilling. Side 6
41", If 1+14i 1:160 /331 Iffiw w, IIIiinii / 0 C9/332 3 C9 /3.1.3, /332 33 1 /334 /29 C,/294 /55 16 C9/53 C9/319 /335 /57 /56 292 33933, C9/292 16/177 (29 17 /58 CM58 43 16 175 0/175 C9/176 /1 /1 74 13 /17 /179 X RISØR KOMMUNE, VEILEDNINGSTJENESTEN.ELDRUPOLSEN, Side24. 7 Dato: 22.09.11 RÅDHUSGATEN myraker arkitekter as mnal npa
Side 8
Einar Myraker Fra: Anne Kathrine Tveide <anne-kathrine@tveide.com> Sendt: 31. oktober 2011 12:26 Til: Einar Myraker Emne: Merknad Rådhusgata 24 Myraker arkitekter ved Einar Myraker as ///33 /r(2 7-3 31.10.2011 Merknad til nabovarsel vedrørende Rådhusgata 24, Risør Vi har forståelse for at en ønsker å utnytte loftsetasjen bedre i Rådhusgata 24. Vi føler oss likevel nødt til å komme med en merknad til den foreslåtte fasadeendringen. Karnappet (eller den franske balkongen?) vil være til ulempe for oss, da den vil gi fullt innsyn til vår eiendom. Av tegningen virker det også som om karnappet vil ta sol fra øst. Fasadeendringen vil med andre ord medføre en vesentlig forringelse av utemiljøet for Smalgangen 2. En kan innvende at det er mye innsyn fra Rådhusgata 24 til vår eiendom fra før, blant annet fra balkongen - og at et vindu fra eller til ikke vil spille noen rolle. Det foreslåtte karnappet vil imidlertid komme så pass mye høyere, og i en annen vinkel enn de eksisterende takvinduene, slik at innsynet blir enda mer omfattende. Da Rådhusgata 24 i sin tid gjennomgikk en radikal ombygging, ønsket en også å bygge en kvist eller lignende mot Smalgangen 2. Dette ble den gangen avvist. I stedet ble det montert takvinduer på loftet nettopp for å ta hensyn til innsyn og solforhold for Smalgangen 2. Vi stiller også spørsmål ved stilen som er valgt. Rådhusgata 24 ligger innenfor Risørs vernesone og er godt synlig fra sjøen. Vil ikke et karnapp / en fransk balkong bryte med den arkitektoniske utformingen en tillater innenfor dette området? Med vennlig hilsen eierne av Smalgangen 2 Side 9
RISØR KOMMUNE Enhet for eiendom og tekniske tjenester Arkivsak: 2006/994-0 Arkiv: Q80 Saksbeh: Øyvind Solli Dato: 15.03.2012 Utredning av parkering i sentrum Utv.saksnr Utvalg Møtedato 27/12 Miljø- og teknisk komité 12.04.2012 Bystyret Rådmannens innstilling: Risør bystyre vedtar følgende organisering av parkering i sentrum: Maks 2 timers parkering mot avgift på sentrumsplassene. Gratis kortidsparkering på 15 minutter i Torggata. Innføring av beboerkort for beboere i sentrum til parkering på langtidsparkeringsplasser med avgift. Eksisterende billettautomater oppgraderes til mulighet for kortbetaling. Parkometre skiftes ut med billettautomater. Mulighet for mobilbetaling med SMS vurderes nærmere i forhold til økonomi og praktiske løsninger. Rådmannen delegeres myndighet til å søke Statens vegvesen om endring i skiltvedtak innenfor rammene i saksutredningen. Kostnadene for oppgradering av parkeringsordningen innarbeides i budsjett for 2013. Side 10
Kort resymé Det ble vedtatt i bystyret 15. desember 2011 at Miljø- og teknisk komité skal utarbeide en utredning av parkering i sentrum der man tar med handelsstand, reiseliv og fastboende. Utvalg ser på konsekvens av modernisering av parkeringsautomat, soneparkeringsplasser i sentrum, parkering for butikker og korttidsparkering. Arbeidet gjøres i Miljø- og teknisk komité. Inndekning med innleie av parkeringsvakt og effektivisering. Saksopplysninger Vedtak i Bystyret 15.12.2011, sak PS 88/11, pkt.10: Rådmannen bes sammen med komité for Miljø og Teknisk, utrede ulike muligheter for en hensiktsmessig organisering av parkering i sentrum. Kortautomater, SMS-betaling, korttidsplasser (15 minutter), soneparkering og perioder med gratisparkering med tidsskive vurderes. Saken ble drøftet i Miljø- og teknisk komité den 8. mars 2012. Det ble vedtatt at administrasjonen skulle ta signalene i møtet til etterretning. Signalene var: - God prioritering av beboere - Oppgradere automatene - Fleksibel løsning i forbindelse med lavsesongene (justering av avgifter) - Vurdere stillingstørrelse til parkeringsbetjent - Viktig med skjerpet kontroll for å hindre feilparkering Møte med Handelsstanden, Gårdeierforeningen, Reiselivslaget, Fjellgata vel (Hasdalen) og Tjenna og Trekta vel var den 14. mars 2012. Signalene fra dette møtet var: - Beboerkort med spesifiserte områder hvor kortet kan benyttes - Parkeringsplasser i Torggata med gratis kortidsparkering (15 minutter) - Gjøre Tjenna til en tryggere parkeringsplass - Behov for parkeringsbetjent som en service til brukere av byen - Vurdere SMS-betaling Risør kommune har regulert parkeringen i sentrum med avgiftsbelagt parkering med forskjellige satser sommer og vinter. Vintertakst er fra 1. september til 31. mars og satsene er: - 1 time 5,- kr. - 2 timer 20,- kr. - deretter 20,- kr. pr. time Sommertakster er fra 1. april til 31. august og satsene er: - 1 time 20,- kr. - 2 timer 45,- kr. - Deretter 25 kr. pr. time Disse områdene er: Solsiden: Havnegata: Storgata, fra Kragsgata mot Prestegata: Storgata, fra Kragsgata mot Hasdalgata: Carstensensgate: Strandgata: ca 22 plasser, 1 HC ca 7 plasser, 1 HC ca 4 plasser ca 18 plasser, 1 HC ca 9 plasser, 1 HC ca 30 plasser, 2 HC Side 11
Torvet mot Øvregata: Kirkegata ca 3 stk (korttidsparkering) ca 5 plasser, 1 HC (ikke avgiftsbelagt per i dag) Totalt 98 parkeringsplasser i sentrum I tillegg er det områder definert som litt utenfor sentrum med fast takst sommer og vinter. - 7,- kr. pr. time. - 20,- kr. pr. døgn. Dette gjelder i: Skolegata: Fjellgata: Parkeringsplass ved Risørhuset: Tjenna: ca 12 plasser ca 4 plasser ca 39 plasser, 1 HC ca 122 plasser, disse er avgiftsfri fra 15. august til 15. juni. I tillegg er det parkometer ved Tollboden og innenfor boligsonen på Tangen. Det ble vedtatt å fortsette arbeidet med å planlegge et P-hus i fjell i Risør sentrum i henhold til vedtak i bystyret 25. august 2011. Et slikt anlegg vil øke kapasiteten for alle brukergrupper. Det er foreløpig ikke sikkert når et slikt anlegg vil stå ferdig. Vi velger derfor å ikke ta med dette i vurderingen. Det ble vedtatt i bystyret at ordningen med 2 timers gratis parkering opprettholdes frem til nytt vedtak i bystyret og senest ut april måned. Gratis parkering er ikke videre vurdert. Brukere: Brukere av Risør kommunes parkeringstilbud kan deles inn i tre hovedgrupper. - Fastboende i sentrum - Handlende - Turister Det er viktig for Risør å ivareta alle disse brukergruppenes interesser. Risør kommune ønsker at sentrum skal være bebodd, ha en levedyktig handelsstand og tilfredse besøkende. Det er viktig at fastboende har et tilbud hvor det er mulig å parkere uten for stor regulering av tid. Det må også være parkeringsmuligheter innenfor en viss avstand fra der man bor. For handlende vil det være viktig med nærhet til butikkene. Det er også viktig med sirkulering av plassene så det er sannsynlig å finne ledig plass. For tilreisende er det mulighet for å finne ledig parkering det viktigste. Vurderinger Parkeringsområder: Det er forskjellige måter å regulere parkering på, det kan reguleres ved avgift, tidsbegrensning og soner. Risør kommune vurderer at behovene må defineres i områder. Det kan defineres et handelsstandområdet, som er i sentrum. Beboerområdet som trekkes litt utenfor selve sentrum og området for turister, hvor man da tenker at det ikke er behov i umiddelbar nærhet men at tilgjengelige plasser er det viktigste. Vi kan da dele parkeringen slik: - Parkering med prioritering handelsstand: - Storgata fra Kragsgata til Prestegata - Havnegata Side 12
- Carstensensgate - Storgata fra Kragsgata til Hasdalgata - Torvet fra Kragsgata til Øvregate - Solsiden - Strandgata - Parkering tiltenkt beboere: - Skolegata - Fjellgata - Hasdalen - Kirkegata - Tjenna - Parkering tiltenkt tilreisende turister - Tjenna - Under Kjerrgårdsbrua - Kjempesteinsmyra (langtidsparkering utenfor skoleåret) Endelig avgrensninger på regulerte parkeringsplasser med maks 2 timer vurderes av administrasjonen. Risør bystyre delegerer myndighet til Rådmannen til å foreta endelig avgjørelse på avgrensninger. Handelsstad Parkering for handelsstanden kan da reguleres med avgift og tidsbegrensning (for eksempel: maks 2 timer), dette for å skape rullering på plassene. Gratis kortidsparkering, 15 min, ved Torget og opp til Øvregata. Handelsstanden må også hensyntas i forhold til varetransport. Dagens skilting av strekninger med parkering forbudt foreslås opprettholdt for å sikre tilstrekelig mulighet til av og pålasting. Beboere I områder tiltenkt beboere vil det innføres en type beboerparkeringsordning i tillegg til avgiftsbetaling. Beboerparkeringsordningen vil være et forhåndsbetalt kort. Med et beboerkort vil en kunne parkere på avgiftsbelagte, forhåndsdefinerte plasser, disse plassene vil stå på kortet og man vil få med informasjon om hvor dette gjelder ved utstedelse av kortet. Ved at plassene tiltenkt beboere også vil ha mulighet for avgiftsparkering, åpner dette for at brukere som ønsker å parkere lenger en den angitte tidsbegrensningen i sentrum, kan benytte seg av disse plassene. Egen forskrift om beboerkort vil bli utarbeidet for vedtak i bystyret før innføring av ordningen. Anskaffelse av et slikt kort vil være frivillig. Risør kommune må søke Statens vegvesen om nye skiltvedtak på enkelte steder/strekninger, for å tilpasse områdene i henhold til tenkte brukerområder. Dette dreier seg i hovedsak om tidsregulering. Risør bystyre delegerer myndighet til Rådmannen om å søke om endring i skiltvedtak innenfor rammene gitt i saksutredningen. Turister Parkering for tilreisende vil bli som dagens situasjon, da denne situasjonen ikke vil bli endret, og det foreløpig ikke er flere plasser. Betalingsautomater Risør kommune har per dags dato kun mynt som gyldig betalingsmiddel, dette kan virke tungvint og gammeldags og må moderniseres. Det finnes oppgraderingsmuligheter av de eksisterende automatene hvor det kan benyttes kredittkort. Side 13
Det kan da betales en forhåndsdefinert tid og en kan så trekke kortet før en reiser for kun å betale faktisk tid. Det finnes også muligheter med betaling via SMS på mobiltelefoner. Dette er en veldig brukervennlig metode men det kreves mer ved håndheving da biler ikke vil ha noen synlig kvittering. Parkeringsvaktene må da ha utstyr som skriver ut kvittering for biler og må sjekke denne opp mot parkerte biler. Dette er et system som er uavhengig av oppgraderingen av billettautomatene og vil bli vurdert i tillegg til oppgraderte automater. Risør kommune har også parkometre, disse er utgått og eksisterer ikke lenger på markedet. Parkeringsplasser som er regulert med parkometre må skiftes ut med billettautomater. Håndheving av parkering Ved offentlig parkeringsregulering plikter kommunen å håndheve Vegtrafikkloven, Forskrift om offentlig parkeringsregulering og parkeringsgebyr, Skiltnormalen, og Trafikkreglene. Det er også viktig å ha en synlig trafikkbetjent i bybildet, både for å håndheve regler og forskrifter, men også for å veilede publikum i forbindelse med parkering. Det er også viktig i forbindelse med å få rullering på parkeringsplasser slik at det til en hver tid finnes ledige plasser, samt flyt i trafikken. Økonomi Ved modernisering av billettautomater vil ombygging til kortautomat ha en kostnad på ca kr. 50 000,- eks. mva. I Risør sentrum er det per i dag ca 12 stk billettautomater. I tillegg er det nødvendig å bytte ut eksisterende parkometre. Dette gjøres ved at det settes opp en billettautomat i tilknytning til parkeringsplasser som har parkometre i dag. Dette vil si i enden av Storgata mot Prestegata, Rådhusgata, Hasdalgata mot Strandgata og ytterst på Solsiden. En ny billettautomat vil ha en kostnad på ca kr. 95 000,- eks. mva. Det vil da være behov for ca 7 stk nye billettautomater. De nye billettautomatene vil ha kommunikasjon med en sentral på kommunehuset Her vil man kunne se om en automat er full, mangler billetter, eller om det er noen annet galt. Man kan også endre takster. Med etableringsavgift, transaksjonshåndtering etc. vil det bli et tillegg på ca kr. 8 10 000,-. Totalinvesteringen vil ligge på ca kr. 1 500 000,- eks. mva. Rådmannens konklusjon Det vedtas å innføre parkeringsordning med maks 2 timers parkering mot avgift på sentrumsplassene. Det tilrettelegges for gratis kortidsparkering (maks 15 minutter) i Torggata. Det innføres beboerkort for beboere i sentrum til parkering på langtidsparkeringsplasser med avgift. Det gjøres en generell oppgradering av eksisterende billettautomater og en utskiftning av parkometer til automater med mulighet for kortbetaling og hvor man betaler for faktisk tid. Det sees også på mulighet for mobilbetaling (SMS betaling). Risør bystyre delegerer myndighet til Rådmannen å søke Statens vegvesen om endring i skiltvedtak innenfor rammene gitt i saksutredningen. Kostnadene for oppgradering av parkeringsordningen innarbeides i budsjett for 2013. Side 14
RISØR KOMMUNE Enhet for plan- og byggesak Arkivsak: 2012/541-0 Arkiv: L40 Saksbeh: Heidi Rødven Dato: 23.03.2012 Vurdering av saksbehandlingstid i enhet for plan- og byggesak Utv.saksnr Utvalg Møtedato 28/12 Miljø- og teknisk komité 12.04.2012 Bystyret Rådmannens innstilling: Saken fremmes uten innstilling. Side 15
Kort resymé Enhet for plan- og byggesak har blitt bedt om å vurdere tiltak for å oppnå kortere saksbehandling for bygge- og delingssaker. Saken fremmes uten innstilling, men med ulike vurderinger i saken og Rådmannens konklusjon. Saksopplysninger Risør bystyre gjorde i budsjettbehandling for 2012 den 15.12.11 følgende vedtak i sak 88/11: Med bakgrunn i behovet for en kortere saksbehandlingstid i bygge- og delesaker, bes Miljø og teknisk komité utrede tiltak for at det kan oppnås. Hvis et alternativ kan være en mer selvstendig økonomi, der saksbehandlingsgebyrene gjenspeiler bemannings- og kostnadsnivået, signaliserer bystyret at alternativet utredes. Komitéen utreder saken for behandling i bystyremøtet i mars 2012. Det blei i komitémøtet den 09.02.12 gitt aksept for at saken kunne behandles i april i stedet for mars. Bakgrunnen for behov for utsettelsen er at enhetsleder har hatt mye ekstra arbeid spesielt i forbindelse med Holmensaken, og at saksbehandling generelt må prioriteres framfor utredninger. Til grunn for saksutredninga legges innrapporterte tall fra KOSTRA for 2010 og 2011 og Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, H-2140, fra Kommunalog regionaldepartementet. Tall fra regnskap fra 2011 benyttet i en enkel selvkostanalyse. Bakgrunnen for gjennomgang av deler av H-2140 er Bystyrets vedtak om å vurdere selvstendig økonomi. KOSTRA 2010: I 2010 har kommunen rapportert at det er innkommet 422 byggesøknader. 377 er behandlet samme år. Merk at noen saker kan ha kommet inn i 2009 og blitt behandla i 2010. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid blei rapportert til å være 120 dager for ett-trinnssøknader og rammesøknader. For søknader om enkle tiltak var gjennomsnittlig behandlingstid 21 dager. Kommunen mottok svært mange mangelfulle søknader, til sammen 131. Totalt blei lovpålagt saksbehandlingstid overskredet i 127 saker. Det rapporteres ikke på saksbehandlingstid for delingssaker. KOSTRA 2011: For 2011 har kommunen rapport at det er kommet inn 357 byggesøknader. 348 saker blei behandla. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid var 86 dager for ett-trinnssøknader, 85 dager for rammesøknader og 49 dager for enkle tiltak. Kommunen mottok 25 mangelfulle søknader. Totalt blei lovpålagt saksbehandlingstid overskredet i 43 saker. Merk at rapportering til KOSTRA følger gitte kriterier. Resultatene vil dermed bare gi en del av et større bilde. RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER H-2140: For plan- og byggesaksbehandling og for kart- og delingsforretning skal brukerbetaling maksimalt dekke selvkost. Side 16
Definisjonen av selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Merkostnader er i følge retningslinjene, kostnader knyttet til den samlede produksjon av den aktuelle vare eller tjeneste. Dette omfatter kostnader som er direkte forbundet med framstilling av en bestemt vare eller tjeneste, men ikke kostnader kommunen ville hatt uavhengig av produksjonen av den relevante vare eller tjeneste. Selvkost er dermed ikke en andel av kommunens totale kostnader, men andel av kommunens variable kostnader som mer eller mindre er proporsjonal med omfanget av betalingstjenesten. I retningslinjene står det videre at Ved privatisering av tjenester vil kommunens selvkost bestå av anbudssummen, bestiller-kostnadene i kommunen og evt. øvrige kommunale kostnader som kan henføres tjenestene. For å gi en oversikt over hvilke type kostnader som regnes med, benytter retningslinjene begrepene kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner: Kjerneprodukt Annsatte som jobber med de konkrete oppgavene Driftskostnader Betaling til private for utførte tjenester Kapitalkostnader Tilleggsytelser Tjenester fra andre deler av kommuneorganisasjonen (ledelse, regnskap, kontorstøtte m.m.) Støttefunksjoner Bruk av personalkontor Bedriftshelsetjenester Øverste ledelse i kommunen Av aktiviteter som ikke bør tas med i selvkostkalkylen er bl.a. kostnader knytta til strategisk ledelse og mellomledere som igjen har tjenesteledere under seg. For nærmere utdypning, se retningslinjene. Overskudd/underskudd i et selvkostregnskap kan sees på innenfor et 3-5-årsperspektiv, i praksis gjennom et bundet selvkostfond. Dette er viktig for å kunne holde gebyrene stabile. Eksempel på enkel selvkostanalyse for Enhet for plan- og byggesak 2011 Merk at lønns- og andre utgifter samt inntekter for jordbrukssjefen som også tar del i tjenester innen delingssaker, konsesjonssaker, plansaker og byggesaker ikke er tatt med fordi tjenesten er felles med Gjerstad kommune og fordi skillet mellom tjenestene er vanskelig å avgrense på en enkel måte. Merk også at både plan- og byggesak er tatt med. Dette er gjort fordi disse to arbeidsområdene henger svært tett sammen og glir over i hverandre. Å foreta en gjennomgang av hvor mye arbeidstid de tre saksbehandlerne bruker bare på byggesaksbehandling ville medført for mye arbeid. Inntekter Utgifter Netto lønn plan- og 2 904 650,- byggesak Andre utgifter innen plan- 386 381,- Side 17
og byggesak (kjerne- og tilleggsytelser) Inntekt plangebyr 192 105,- Inntekt byggesaksgebyr 1 566 758,- Netto lønn kart- og 713 307,- oppmåling Andre utgifter innen kartog 709 082,- oppmåling (kjerne- og tilleggsytelser) Inntekt oppmålingsgebyr 1 181 703,- Inntekt salg av kart m.m. 281 988,- SUM 3 222 554,- 4 713 420,- Sum inntekter / Sum utgifter = Kostnadsdekning 3 222 554,- / 4 713 420,- = 68 % Vurderinger Bestillinga fra Bystyret var å utrede tiltak for å oppnå kortere saksbehandlingstid for bygge- og delingssaker, herunder selvkostfond hvis relevant. Saksbehandlingstid vil variere naturlig gjennom året. Det kommer færrest saker inn i desember-februar og det kommer flest saker inn i mai og juni. Med påfølgende ferieavvikling i juli, oppstår det som regel et etterslep av saker og det kommer også mange saker inn i løpet av juli og august. I et normalår med alle ansatte på plass og i full funksjon, dvs. ingen nyansatte på opplæring, vil man ta igjen etterslepet i løpet av høsten. For delingssaker har det vært et etterslep over flere år som er svært vanskelig å ta igjen. Over en årrekke har det kun vært én saksbehandler som har behandlet saker etter delingsloven, nå matrikkelloven. Oppmåling er igjen avhengig av at det er gjort vedtak i forkant. Det kan være mange grunner til at etterslep oppstår. Alt fra at folk slutter, nye begynner og trenger tid til opplæring, sykemeldinger, at saksbehandling gjøres for lite effektivt eller at enheten har for få ansatte. På enhet for plan- og byggesak er det gjort følgende grep i løpet av 2011/2012: Det holdes postmøter for plan- og byggesaker hver mandag hvis praktisk mulig. Her fordeles sakene mellom tre saksbehandlere, inkludert enhetsleder. Dersom saksbehandlingstida forventes å bli over tre uker, sendes det foreløpig svar i.h.t. forvaltningsloven. Dersom søknaden er mangelfull eller skal oversendes andre for uttalelse, gjøres dette så raskt som mulig. Hensikten er å yte bedre service og å få en raskere behandling. Tilbakemelding til søker medfører også færre telefoner og e-poster. Nye delingssaker registreres direkte på saksbehandler som fordeler saker og sender foreløpig svar dersom behandling vil ta mer enn tre uker. Det er satt opp en prioritering av hvilke delingssaker som skal behandles først av de sakene som er av eldre dato. For delingssaker bidrar én plan- og byggesaksbehandler samt jordbrukssjefen med saksbehandling i motsetning til før hvor en enkelt saksbehandler tok alle sakene. Hensikten er å Side 18
oppnå bedre service, få ned etterslepet og å avlaste den ene saksbehandleren. I tillegg øker kompetansen internt i forhold til dette lovverket og gjør enheten mindre sårbar. Bystyret har bevilget kr. 400 000,- for å ansette hjelp til å ta unna gamle oppmålingssaker. Grunnet langtids sykemelding for saksbehandler som normalt tar delingssaker, har vi også benyttet denne personen til flere kart- og oppmålingsoppgaver. Dette medfører raskere flyt i oppgavene til en lav kostnad. Saksbehandlerne stenger av og til telefonen for å kunne skrive uten avbrytelser. Det jobbes overtid etter behov. I perioder relativt mye. Jordbrukssjefen har fått fast kontorplass i Risør, men jobber fremdeles med saker for både Gjerstad og Risør. Saksbehandlinga har blitt mer effektiv som følge av endringa i tillegg til at det ytes hjelp innen delingssaker, jmf. ovenfor og med faglig bistand innen plan- og byggesaker i større grad enn før. Rådmannen har fått større delegert myndighet og saksbehandlinga går raskere når sakene ikke må fremmes for politisk behandling. Saksbehandlingstida varierer for tida fra ca. 1 uke til +/- 2 mnd., men dette vil som nevnt variere over året. Behandlingstida varierer også som følge av at vi i mange typer saker må innhente samtykke eller uttalelse fra statlige/regionale myndigheter. Innhenting av uttalelse er lovpålagt. Noen saker er kompliserte og svært tidkrevende, mens andre behandles i løpet av en halv time. Enheten behandler generelt saker i den rekkefølgen de kommer inn, men næringssaker og søknader om nye boliger prioriteres. Gjennomsnittlig behandlingstid gikk ned fra 120 dager i 2010 til 85 dager i 2011, jmf. KOSTRA-tall ovenfor. Dette er positivt og en utvikling i riktig retning. Mulige tiltak utover de tiltakene enheten allerede har gjennomført og som vi mener er virkningsfulle, kan være å ansette en ny saksbehandler innen kart- og oppmåling og evt. også en saksbehandler innenfor plan dersom enheten får flere oppgaver innen dette fagområdet på sikt. Dette vil gi saksbehandlerne en bedre hverdag og gi innbyggerne bedre service og raskere saksbehandling. I dag skriver enhetsleder mange saker med overvekt på de politiske, og stor møtevirksomhet beslaglegger mye av tida som kunne vært brukt til saksbehandling. Vi er imidlertid klar over at nye stillinger er et tiltak som vil bli prioritert bak andre av kommunens lovpålagte områder som helse og skole. Dette har vi stor forståelse for. Det kan være en mulighet å leie inn folk til å drive saksbehandling i kortere perioder, men det er vanskelig å få tak i personer med nødvendig kompetanse som ikke trenger opplæring. Dersom det skal drives opplæring, vil vinninga gå opp i spinninga siden det er snakk om kortere perioder. Da er det trolig bedre å lyse ut et vikariat for en lengre periode med sikte på å ta igjen etterslep. Med nødvendig kompetanse innen bygge- og delingssaker menes bl.a. god lovkompetanse innen mange ulike lover i tillegg til forskrifter tilknytta plan- og bygningsloven samt kompetanse innen bygningsfaget. Det er ikke forsvarlig å leie inn ufaglært hjelp til å drive saksbehandling. Et alternativ på lengre sikt vil kunne være interkommunalt samarbeid innen alle våre fagfelt. Hvorvidt det vil gi kortere saksbehandlingstid har vi ikke grunnlag for å vurdere, men det vil helt sikkert øke kompetansen i og med at fagmiljøet blir større. I større fagmiljøer vil man trolig kunne effektivisere saksbehandlinga mer fordi hver enkelt oftere behandler samme type saker. I små kommuner er variasjonen i saker stor og det er krevende å være oppdatert på hele lovverket. Bystyret har bedt enheten vurdere en selvstendig økonomi dersom det kan være et realistisk alternativ. Som den enkle selvkostanalysen ovenfor viser, utgjorde våre inntekter 68% av våre utgifter i 2011. Da er ikke alle utgifter tatt med, men stort sett alle inntektene. Dersom enheten skulle vært selvfinansiert måtte gebyrene justeres kraftig opp. Det er ikke foretatt beregning av hvor mye de måtte vært justert, men tallene viser at det er snakk om nesten 1,5 million, noe som tilsvarer alle inntektene på Side 19
byggesaker i 2011. Vi anser det som urealistisk å kunne øke gebyrene i en sånn størrelsesorden og har av den grunn ikke gått videre med utredninger rundt dette alternativet. Rådmannens konklusjon Enheten har allerede foretatt ulike grep for å korte ned saksbehandlingstida. Vi mener det har gitt resultater, men jobber fortsatt for å bli bedre og raskere. Behovet for overtid viser at enheten har mer arbeidsoppgaver enn det som lar seg løse innen ordinær arbeidstid. Tiltak som innleid hjelp, vikarer og IKS kan vurderes dersom det er politisk vilje til det. Enheten anser det som urealistisk å ha en selvstendig økonomi fordi gebyrene må økes betraktelig. Dersom det skal settes inn konkrete tiltak, vil dette være en politisk avgjørelse og saken fremmes derfor uten innstilling. Side 20