ORIENTERINGSSAK OM STATUS BYGGESAKSBEHANDLING

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Harald Silseth Arkiv: 040 L4 Arkivsaksnr.: 15/3368 ORIENTERINGSSAK OM STATUS BYGGESAKSBEHANDLING Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Formannskapet bestilte i møtet den en orienteringssak om status knyttet til kommunens byggesaksbehandling. Bakgrunnen er at det i perioder har vært meldt avvik knyttet til lovpålagte frister og etterslep av saker. Nedenfor gis en orientering om saksmengde, prioriteringer, bemanning og når avviket er forventet lukket. 1. PÅGANG OG BEHANDLING AV SAKER Det vises til diagrammet under. April er den måneden i 2015 hvor det kom inn flest nye saker. De påfølgende månedene behandles flere saker enn det som blir mottatt. Utfordringen er antall saker. For september gjelder statistikken en halv måned. Det er registrert 197 mottatte søknader og det er ferdigbehandlet 171 saker. Restansen er på 26 saker. Av disse er 20 saker under behandling og 6 saker ligger foreløpig ubehandlet.

2 2. BEMANNING Det er budsjettert med 3 saksbehandlere og 1 servicekonsulent. En saksbehandler sluttet i Modum kommune i juli måned og har begynt i tilsvarende stilling i Øvre Eiker. Ansatt servicekonsulent blir ny ordfører i Sigdal og tar ut permisjon i fire år. En vikar er ansatt ut året med bakgrunn i at servicekonsulenten går ut i en fireårig permisjon. Vikariatet finansieres foreløpig med 50 % støtte fra NAV. Hennes engasjement kan videreføres et halvt år. Stillingen må deretter lyses ut. En ny byggesaksbehandler tiltrådte 14. september. Hun er utdannet jurist og går inn i stillingen etter saksbehandleren som sluttet i juli. På sikt skal hun også utvikle avdelingens rutiner for byggetilsyn. Dette etter at avdelingen har fått mer kontroll over saksbehandlingen av innkomne nye byggesaker. For tiden har kommunen to innleide konsulenter: 1. HR- Prosjekt: Modum kommune har inngått en rammeavtale på 3 år. HR- Prosjekt blir representert av saksbehandler med kompetanse fra byggesak i Oslo kommune. 2. COWI: Inngått en kontrakt på innkjøpssum inntil kr. COWI blir representert av en saksbehandler som har vært innleid tidligere og er godt kjent med byggesaker i Modum kommune.

3 3. UTFORDRINGER Byggesak opplever store utfordringer i vår- og sommermånedene. I april er det størst pågang av nye byggesaker. I den påfølgende perioden skal Modum kommune avvikle ferie for sine ansatte. Selv om det kjøpes inn ekstern saksbehandlingskompetanse har det blitt et avvik mellom pågangen av nye saker og saksbehandlingskapasiteten. Avviket sommeren 2015 ble forsterket ved at kommunen mistet en av sine nøkkelpersoner på byggesak. Byggesak har hatt lavt sykefravær. Konklusjonen er at kapasiteten i byggesak er sårbar ved turnover og ferieavvikling og at det er nødvendig å forsterke kapasiteten ved innleie av konsulenthjelp. 4. RUTINER FOR KVALITETSSIKRING AV INNSENDTE SØKNADER Byggesak har lansert en sjekkliste for å kunne være forutsigbar på hva som kreves av dokumentasjon i byggesøknader. Det kreves ikke mer eller mindre enn i omkringliggende kommuner. Kvaliteten i innsendte byggesøknader har forbedret seg. Det er likevel store forskjeller mellom aktørenes profesjonalitet. Et generelt råd har vært at utbygger må kvalitetssikre prosessen mot innleide rådgivere/entreprenører slik at nødvendige dokumenter blir utarbeidet samtidig og oversendt kommunen. Kommunen er avhengig av at alle påkrevde dokumenter er tilgjengelige når saken skal tas opp til behandling. Hvis ikke må vedtak utsettes i påvente av at søknadene kompletteres. Byggesak fører dialog med ansvarlig søker under prosessen, og forsøker å veilede slik at saken kan tas opp til behandling så raskt som mulig. Hvis det er få mangler tar byggesaksbehandler en telefon til ansvarlig søker og avklarer forhold som lar seg rette rask. Byggesaksavdelingen vil arrangere en ny temadag for byggebransjen i starten av Byggesaksavdelingen har fått positive tilbakemeldinger fra deltagerne ved tidligere fagtreff. 5. TILTAK FOR Å REDUSERE SAKSBEHANDLINGSTIDEN Kommunen kjøper inn ytterligere tjenester utover det som er gjort fram til nå. Saksbehandlerne jobber også noe overtid. Det er gitt føringer om at saker fra næringslivet skal prioriteres. 6. PRIORITERING AV NÆRINGSLIVET Det store flertallet av saker berører næringslivet. De fleste byggeprosjekt utføres av byggefirma på vegne av ulike byggherrer.

4 Det er nødvendig å definere en rangering innenfor næringslivssaker. Høyest prioritet får saker som berører byggeprosjekter til byggherrer som er eier/driver av bedrifter med arbeidsplasser. Byggesøknader sendes i hovedsak inn av lokale entreprenørbedrifter som ansvarlig søker og utførende. For rask saksbehandling forutsettes gode søknader. Byggesaksavdelingen prioriterer rask kvalitetssikring av innkomne søknader og tidlig tilbakemelding til ansvarlig søker. Rutinen ble innført i september Under vises et flytskjema som viser saksgangen. Byggesak har løpende dialog med søkerne fram til komplett søknad er innlevert. I forhold til Plan- og bygningslovens bestemmelser, løper saksbehandlingsfristen fra det tidspunktet hvor komplett søknad foreligger. 7. Vurdering Det er satt inn ekstra ressurser for å lukke avviket knyttet til saksbehandlingsfrist. Et realistisk mål er at kommunen skal kunne etterleve lovpålagte frister innen utgangen av oktober måned.

5 Det er så langt ikke tapt gebyrinntekter på grunn av for lang saksbehandlingstid. Det må settes inn ekstra saksbehandlingsressurser for å håndtere den kraftige økningen av inngående saker fra april til august måned.