Politiske saksframlegg

Transkript

1 Politiske saksframlegg v/ Eli Stigen Ordfører og rådmannssekretariatet 6. november 2013 Videre opplæring, som bygger på gjennomgang av ny mal for saksframlegg, og godkjenning via arbeidsflyt i januar og 29. april

2 Innledning Mål for opplæringen Forbedre de politiske saksutredningene ut fra erfaringene med malen, godkjenning av saker og tilbakemeldinger fra politikerne Hvorfor? Kvaliteten i politiske saksframlegg er et viktig premiss for god politisk behandling, riktige avgjørelser i utvalgsmøter, og for det omfattende forarbeidet som gjøres i partigruppene Kontrollutvalget er svært opptatt av saksframlegg og vurderer Rådmannens saksbehandling som et forvaltningsrevisjonsprosjekt Hvordan jobber vi med kontinuerlige forbedringer? Lytte til de folkevalgte og politisk ledelse ta med erfaringer fra møtene Tydelig roller og beskrevet arbeidsflyt: Tilrettelegge for godt samarbeid om saksutredningene og for oversiktlig godkjenningsprosess Følge opp med videre opplæring, diskutere og presisere forståelsen av malen, avtale praksis, utveksle erfaringer og dele eksempler Er det mulig å sette kvalitetsparametere for politisk saksbehandling?

3 Tema: 1. Malen som redskap til å forbedre utformingen av saksframleggene 2. Avklaringer og arbeidsflyt mulighet for samarbeid om politiske saksframlegg før godkjenning Hva skjer? oversikt over arbeidsflyt og oppgaver fram mot skrivefristen godkjenningsprosessen 3. Oppsummering / tekniske 360 tips Hoveddelen at presentasjonen retter seg til politisk saksbehandler, mens enkelte punkter beskriver oppgaven sett fra rådmanns /kommunalsjefsnivå, den som skal avklare eller godkjenner saken. Dette fremgår underveis.

4 1. Malen Innholds strukturen Malen ble gjennomgått av rådmannen 28. januar og tatt i bruk dagen etter. Under den videre opplæringen 29. april diskuterte vi blant annet innholds strukturen. Malen er ikke endret, men vi må presisere hvordan malen skal forstås, og avtale praksis. Rådmannen ser spesielt behovet for å o bedre synliggjøre alternativer under vurderingene vise det politisk handlingsrommet o jobbe med gode formuleringer av innstillingene o få fram viktige konsekvenser av vedtaket

5 Overskriftene i malen Hvor skal jeg skrive inn tekst? Rådmannens innstilling Vedlegg Ja betyr at saksbehandler kobler vedleggfilen til saksframlegget, mens Nei betyr ikke vedlagt Oppsummering uthevet skrift maks 400 tegn Bakgrunn for saken Konsekvenser Lov og forskrifter, Eksisterende planer, Gjeldende vedtak, Økonomi, Bemanning, Uttalelse fra andre utvalg Hva med andre konsekvenser? Kan jeg skrive noe i tillegg til de avgrensede feltene? Vurdering/alternative løsninger Kommunikasjons og informasjonstiltak Viktig å bruke vis rutenett funksjonen!

6 Vis rutenett funksjonen Klikk på Tabell verktøyet, gå inn via Tabell rutenett knappen (nest nederst på menyen) og velg Vis rutenett linjer

7 Innstillingen Behov for enda bedre struktur av innstillingen og arbeid med innholdet i vedtaksformuleringen: Vedtaket er resultatet fra behandlingen av saken Skal gi formelt og godt oversiktlig grunnlag for oppfølgingen En skal ikke måtte lese saksutredningen for å forstå hva som er ment i vedtaket Formuleringen skal vise til hvem som vedtar dersom saken sluttbehandles i kommunestyret skal vedtaket innledes med «Kommunestyret» Tydelig innhold HVA vedtas? Unngå å bruke henvisning til saksframlegget Strukturere vedtaket med nummerering Eventuelt hjemmel (gyldighet) Klageadgang Bevilgninger skal inneholde kontering med art/ansvar/funksjon Endringsforslag i det politiske møtet rådmannen bistår, og må være best mulig forberedt på å gi råd om endret formulering for å kunne kvalitetssikre

8 Vedleggene Færrest mulig vedlegg tydelig forbedring! For å unngå vedlegg: Bilder og kart som del av saksframlegget jf. punktene over Legges inn blant teksten, under relevant overskrift Tabeller og systematiske framstillinger f.eks av høringsuttalelser Diskuter primært med leder hvordan høringsuttalelsene skal innarbeides i saken Den som godkjenner vurderer også saksframstillingen med tanke på vedlegg og alternativ formidling av de aktuelle opplysningene

9 Oppsummeringen oppsummeringen skal være kort og maksimalt på 400 tegn ikke det samme som Bakgrunn for saken gjør kort rede for hva saken dreier seg om og konklusjonen eksempel sak 45/13 i formannskapet oppsummeringen gir et overblikk over hva saken handler om, de mest sentrale vurderingene og hva rådmannen anbefaler

10 Eksempel fra saken Bosetting av flyktninger , F sak 45/13 Oppsummering Integrering og mangfoldsdirektoratet anmoder Gran kommune om å bosette 40 flyktninger i 2014 og 35 flyktninger hvert år i 2015 og Kommunen bosetter 35 i Økt bosetting vil kreve mer av bosetting og integreringsarbeidet i flyktningtjenesten og voksenopplæringen, og kan utløse behov for større ressurser der. Dersom kommunen bosetter flere per år enn i dag, utfordres også kapasitet i øvrige tjenester i kommunen( e). Tilskuddsordningen vurderes som underfinansiert. Rådmannen anbefaler likevel at kommunen sier ja til å bosette 35 flyktninger i året i perioden

11 Interpellasjon fra Gran Sp Vedtatt av kommunestyret 20. juni 2013 «Under Vurdering/alternative løsninger i saksutredninger skal det framgå realistisk ramme for framdrift, konsekvenser for andre vedtak/prosjekter og muligheten for eventuelt kjøp av kapasitet.

12 Interpellasjonen gir følgende huskepunkter under fremstillingen av konsekvenser: beskrive realistisk ramme for fremdrift konsekvenser for andre vedtak/prosjekter gjør rede for muligheten for å kjøpe kapasitet utenfra Saksbehandler må sørge for at punktene over er avklart med eiendomsavdelingen og andre aktuelle virksomheter. Fordi: oversiktlig og fullstendig fremstilling av konsekvenser er vesentlig for et godt politisk beslutningsgrunnlag konsekvensene er ikke like åpenbare for politikerne som for fagpersoner og for rådmannen det er ikke god møtebehandling dersom rådmannen må redegjøre muntlig om konsekvenser, som mangler i saksframlegget, og gjøre antakelser saken kan bli utsatt, ned de følgene det gir konsekvensene blir synlige før eller senere, og da vil det med rette bli stilt spørsmål ved saksutredningen

13 Vurdering/alternative løsninger saksframlegget skal være fullstendig og redegjøre for både for og motargumenter tydelig fremstilling av alternative løsninger og vurdering av disse vurdering skal ikke fremgå under Bakgrunn for saken ikke kom med nye saksopplysninger under vurderingen dersom temaet ikke er nevnt tidligere i saken må det også innarbeides under Bakgrunn og Konsekvenser avklar med leder ved tvil f. eks om hvor og hvordan høringsuttalelser bør omtales eksempel på tydelig vurdering og god presentasjon av alternativer: F sak 52/13 Landsbyfestivalen i Brandbu 2013, Søknad om støtte fra Gran kommune

14 Eksempel: F sak 52/13 Kort fremstilling av alternativ løsning 1, 2 og 3, med klar vurdering av alternativene, og begrunnelse for rådmannens anbefaling: Vurdering/alternative løsninger Alternativ 1 Ikke gi støtte Alternativ 2 Gi støtte Alternativ 3 Gi et mindre beløp Gran kommune har tidligere i år gitt støtte på kr , til Landsbyen Brandbu 2020 for å hjelpe til i en oppstartfase. Gran kommune har også gitt støtte til prosjektet «Elvelangs» hvor kulturkontoret også er medarrangør. Videre har kommunen satt opp egen kinoforestilling under landsbyfestivalen. Gran kommune gir generelt ikke direkte støtte til slike arrangementer. Gran kommune anser det viktig å overholde likhetsprinsippet ifht. til andre arrangører. Det er positivt at arrangementet Elvelangs nå utvides til å være en landsbyfestival for Brandbu. Landsbyen Brandbu. Det kan være en begrunnelse å gi en engangsstøtte til arrangementet som en hjelp til etablering av Landsbyfestivalen. Eventuelt tilskudd kan tas fra post for tilleggsbevilgning Beløpet det søkes om er ikke større enn at det er naturlig å gi hele beløpet, eller ikke gi støtte.

15 Hvordan skriver jeg at det ikke er noe å skrive? der det ikke er relevant å skrive innhold brukes formuleringen Ingen merknad viktig for å gjøre det synlig for den som godkjenner/rådmannen og politikerne at du har tatt stilling til temaet, f.eks. Økonomi, og vurderer punktet som ikke relevant i saken saksutredningen fremstår ufullstendig dersom ledetekster som «Skriv her» fremgår i de utsendte sakspapirene ikke slett innholds punkter/overskrifter i malen

16 2. Avklaringer og arbeidsflyt Først: Skal det være en politisk sak? rådmannsavklaringer via nærmeste leder møteplassen, dersom temaet berører mange av virksomhetsområdene skal det være en ren orientering eller et politisk saksframlegg? når skal saken behandles? i hvilke utvalg? kommunestyret, formannskapet, planutvalget skal det tas noen forbehold?

17 Viktige avklaringer, videre: Omfang? Involvering? Innhold og avgrensning? Veiledning? Godkjenning. Behandlinger i andre råd og utvalg: o Er saken relevant for eldrerådet, ungdomsrådet, andre? sjekk ut med rådmannen og følg opp i samarbeid med utvalgssekretæren for rådet o Hvem skal skrive saksframlegget? virksomheten eller utvalgssekretæren o Hvem skal godkjenne? Dette er en viktig sjekkliste!

18 Andre politiske råd og utvalg Saksbehandler vurderer om saken er relevant for andre råd og utvalg relevans avklares med rådmannen og utvalgssekretær for rådet Saksbehandler har ansvar for saken også til rådene, skriver saksframlegget og sørger for godkjenning og ferdigstillelse Gjør avtale om skrivefrist med rådmannen/ kommunalsjefen, og holder utvalgssekretæren oppdatert om status Følge opp vedtaket når protokollen er godkjent

19 Eget saksframlegg til rådene? saksbehandler avgjør i samråd med rådmannen om det skal skrives eget saksframlegg til eldrerådet, råd for funksjonshemmede, eventuelt ungdomsrådet mulig å knytte alle utvalgsbehandlinger til ett saksframlegg eller legge saksframlegget fram til orientering i rådet også mulig å skrive en kort sak til rådene og legge saksframlegget med som et vedlegg eks: Investering bygging av 24 omsorgsboliger med base i Markadompa saksbehandler har laget egen innstilling til rådet, oppsummert innholdet i opprinnelige saksframlegget under punktet Oppsummering og lagt fram saksframlegget som ble behandlet i formannskapet og kommunestyret

20 Arbeidsflyt: Hvordan fungerer ordningen med å sende saksframlegg til godkjenning via arbeidsflyt? I det følgende vises den tekniske godkjenningsprosedyren, og muligheten for samarbeid om saksframlegg via 360, ved å sende et saksframlegg til gjennomgang: gir mulighet til å samarbeide om innholdet, supplere eller korrigere skrive enkelte deler av saksutredningen lese og gi kommentarer, uten at en formelt er den som skal godkjenne saksframlegget

21 Muligheter for samarbeid via 360 I bildet for Saksdokumentet velger du Send til gjennomgang Velg Sekvensiell, legg til Kontakt person, og legg inn notat:

22 Motta et saksframlegg til gjennomgang Kontakten får beskjed via automatisk epost og går inn under Oppgaver. I bildet for Gjennomgang velges Rediger, fra fil menyen: Velg Ok, etter redigering. Saksbehandleren får beskjed via sin epost (automatisk via ansvarsvarsler).

23 Skrivefristen tirsdag kl 1200 Dokumentet med saksframlegget og eventuelle vedlegg, skal være ferdig utarbeidet fra saksbehandlerens og virksomhetens side Dokumentet skal ha status Reservert Saksfremlegget sendes via arbeidsflyt til Godkjenning Gå inn via kontekstmenyen for saksdokumentet, og velg Send til godkjenning

24 Arbeidsflytinformasjon: Legg inn navnet til den som skal godkjenne, eventuelt notat, og velg Fullfør. Saksframlegget er sendt til Godkjenning. Under Sendte oppgaver (til venstre i arbeidslisten) kan du se status for arbeidsflyten.

25 Godkjenningsrutine overblikk Rådmannen, eller den som skal godkjenne, gjennomgår saksframlegget Den som skal godkjenne setter inn Dato for godkjenning, eller Notat for oppfølging Når saksframlegget er godkjent, setter saksbehandleren status til Ferdig fra ansvarlig person/leder Ordfører og rådmannssekretariatet holder oversikt over kommende saksframlegg, hvilke som er ferdige, godkjent, og koordinerer disse til listen over saker til Overleveringsmøtet Har også oversikt over orienteringer og tema til møterundene i formannskapet, planutvalget og kommunestyret.

26 Den som mottar dokumentet til godkjenning Mottar epost varsel fra kan gå direkte inn via lenken og se informasjon om arbeidsflyt oppgaven. Leser saksframlegget via kontekstmenyen for filen. Velger deretter Godkjenn, eller eventuelt Ikke godkjenn.

27 Angi status og skriv eventuelt Notat I bildet for Aktivitetsstatus Godkjent (eller Ikke godkjent) legger du inn ønsket Notat og velger OK. Viktig: Et saksframlegg blir liggende hos den som skal godkjenne helt til det er returnert via arbeidsflyt. Saksframlegget «sitter fast», og kommer ikke på sakslisten.

28 Kontroller Oppgaver og følg opp restanser Oppgaver på arbeidslisten må følges opp, slik at det ikke ligger restanser der saker som ikke kommer med på sakslisten Du kan gå direkte inn i et saksframlegg via Oppgaver og utføre samme godkjenningsrutine som tidligere beskrevet.

29 Saksbehandler får beskjed via ansvarsvarsler Saksbehandler mottar beskjed i epost via ansvarsvarsler, og kan se om dokumentet er godkjent eller om det er lagt inn notater om endringer For å gjøre endringer må saksbehandler gå inn i arkivsaken via Oppgaver, (under menyen til venstre i 360 bildet) Saksbehandler endrer ut fra merknader, eller setter saksframlegget til status Ferdig fra ansvarlig person/leder Den som skal godkjenne må følge opp epostvarsel og kontrollere restanser under Oppgaver i arbeidslisten Saksbehandler har ansvar for sitt saksframlegg og må eventuelt ta kontakt for påminnelse, aktivt undersøke status dersom det ikke kommer rask tilbakemelding via arbeidsflyt

30 Godkjenningsprosessen rådmannens gjennomgang av saksframleggene Rådmannen og kommunalsjefene gjennomgår saksframlegg etter hvert som de mottar disse til godkjenning via arbeidsflyt Etter skrivefristen gjennomgås de siste oversendte saksframleggene I tiden mellom skrivefristen og fredag morgen kan det komme beskjed om små justeringer, i form av notat via arbeidsflyt Rådmannen eller kommunalsjefene påfører godkjentdatoen nederst i saksframlegget, ved godkjenning Saksbehandler kontrollerer at godkjentdato er påført før saksframlegget settes til status Ferdig

31 Status Journalført sakene blir til PDF Dokumentsenteret setter alle ferdige saksframlegg til status Journalført fredag kl 0900 (før overleveringsmøtet) Ordfører og rådmannssekretariatet lager listene til overleveringsmøtet, fredag kl 1000 Sakslistene sendes med innkallingen til overleveringsmøtet pr epost fredag formiddag Overleveringsmøtet godkjenner sakslister til politisk nivå, og gir eventuelle bestillinger vedr. saksframleggene Dokumentsenteret kan gjenåpne dokumenter dersom noe må endres i saksframlegget, ut fra bestillinger i overleveringsmøtet

32 3. Oppsummering / tekniske 360 tips ansvarsvarsler abonnere på epostvarsling hvor finner jeg teknisk bruksanvisning for politisk saksframlegg? vis rutenett funksjonen kvalitetsparametere for politisk saksbehandling støtte hvem kan hjelpe meg?

33 Ansvarsvarsler Informasjon om arbeidsflyt og godkjenning Abonnement på Ansvarsvarsler gir deg, og den som skal godkjenne, informasjon om at et dokument venter på oppfølging: Gå inn via Åpne Meny, oppe i høyre hjørne i 360. Velg Ansvarsvarsler, og Abonner på ansvarsvarsler:

34 Sett hake for de elementene du ønsker, og velg Abonner For oppfølging av politiske saksframlegg velger du elementet Godkjenning.

35 Opprette politisk saksframlegg og legge det til utvalgsbehandling i, er lagt ut som egen teknisk bruksanvisning (Intranett under Rådmannen) Husk å bruke: Vis rutenett, via tabellrutenettknappen Viktig at alle aktuelle Utvalgsbehandlinger er knyttet til saksframlegget IPad tilpasninger: skriv kort, og unngå vedlegg, bilder og kart som del av saksutredningen, legg vekt på tydelig oppsummering

36 Kvalitetsparametere? Er det mulig å sette opp kriterier for god saksbehandling, et godt saksframlegg, og godt politisk møte? godt og strukturert saksinnhold og tydelig språk hva handler saken om? bra nok å rekke skrivefristen, så kan andre kvalitetssikre? mange spørsmål i møtet fra politikere som syntes saken var vanskelig å lese, forstå? spørsmål som stjeler tid fra debatten og andre saker diskusjoner i det politiske møtet om saksopplysningenes riktighet forsto politikerne hvorfor de fikk saken fremlagt? ble det et vedtak som ikke er mulig å iverksette, slik at vi må ha ny sak i neste møte runde og forklare hva vi egentlig mente? hva hvis saken må utsettes på grunn av mangelfull saksutredning? mangler i saksgrunnlaget kan gi alvorlige konsekvenser Hvordan lokalisere vi rot årsakene og sikrer forbedring? «Hva lærte vi av denne saken?» «Dette politiske møtet?» «Dette samarbeidet?» Hvordan bruker vi kunnskapen til forbedring?

37 Støtte: Dokumentsenteret gir teknisk 360 støtte, i samarbeid med IKT brukerstøtte Ordfører og rådmannssekretariatet gir veiledning om rutiner, frister, møteplan, generelt om bruk av malen, og kontrollerer status for aktuelle saker, tar stikkprøver ved IPad publiseringen (og tar kontakt dersom feil blir oppdaget) Rådmannen, virksomhetsleder, eller den som skal godkjenne, veileder om det konkrete innholdet i saksutredningen og koordinerer samarbeidet med utvalgssekretærene for Andre råd og utvalg (eldrerådet, ungdomsrådet, mv.)