Ny mal for saksframlegg til politisk behandling

Transkript

1 Ny mal for saksframlegg til politisk behandling Opplæring 28. januar Utgangspunkt Rådmannens Lean-prosjekt vedr. saker til politisk behandling. Kommunestyrets vedtak i møte 16. februar, sak 23/12, som følge av interpellasjon fra Anne Hagen Grimsrud (H) og Anne Solstad (GBL): 1. Kommunestyret viser til interpellasjonen fra Gran Bygdeliste og Gran Høyre av 6. februar 2012 vedr. arbeidsform i politiske organer i Gran kommune, og forventer at rådmannen tar signalene vedr. saksutredning med i sitt pågående Lean arbeid. 2. Kommunestyret ber ordføreren sørge for at det senest i kommunestyrets møte 13. september, legges fram sak om arbeidsform i politiske møter i Gran kommune. Dette som oppfølging av interpellasjonen fra Gran Bygdeliste og Gran Høyre og rådmannens pågående Lean arbeid. I saken forutsettes bl.a. lagt til rette for en drøfting av: a. Utforming av saker til politisk behandling i Gran kommune. b. Eventuell innføring av ordning med politisk saksordfører i Gran kommune. c. Forventninger til administrasjonens deltakelse i politiske møter i Gran kommune. 2 1

2 Utgangspunkt Arbeidsgruppe nedsatt i gruppeledermøtet 30. august 2012: Pål H. Eriksen (AP) Anne Hagen Grimsrud (H) Eli Stigen Åse Toril Holten Arne Skogsbakken Forslag fra arbeidsgruppe 12. november 2012 Tilbakemelding til gruppeledermøtet 29. november 2012 Godkjent av ordfører desember 2012 Orientering i kommunestyret 24. januar 2013 Iverksetting fra og med andre møterunde Mål All relevant informasjon i selve saksframlegget Minst mulig vedlegg ipad Synliggjøring av politisk handlingsrom alternative løsninger Tydeligere struktur (ikke lengre framlegg) Hvorfor saken fremmes Krav og hensyn Politisk handlingsrom alternative løsninger Vurderinger Pro & contra Tydelig anbefaling Språk 4 2

3 Signaler Muligheter for spørsmål (elektronisk) vedr. saksutredninger i forkant av møter Svar sendes alle senest dagen før møtet Fortrinnsvis bruke P360 Som hovedregel skal rådmannen være eneste representant for administrasjonen i møter Politikerne må forplikte seg til å møte forberedt til møter Kortere møter 5 Rådmannens plikt Kommunelovens 23, nr. 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt Det praktiske ansvaret overdras i betydelig til saksbehandlere. Endrer ikke det formelle ansvaret. Innebærer også en plikt for rådmannen til å si i fra dersom hun/han mener det er rettslige mangler ved et forslag til vedtak eller saksforberedelsen som har gått forut for vedtaket Mener rådmannen det er fattet et ugyldig vedtak, har han plikt til å gjøre vedkommende organ, og eventuelt kommunestyret, oppmerksom på det. 6 3

4 Fullført saksbehandling Saken behandles på lavest mulige nivå som har nødvendige kvalifikasjoner til en forsvarlig behandling, og gjøres ferdig der. Saksbehandler har rett og plikt til tverrsektoriell innhenting av opplysninger og vurderinger. Saksbehandlers oppgave og ansvar å utrede alle sider som har betydning for en sak, uansett hvor vanskelig den kan være. Møteplassen 7 Fullført saksbehandling - prosess Skisse prosess 8 4

5 Ny mal Malen 9 Saksbehandlingen Kan i saken henvise til dokumenter på nettet for spesielt interesserte Husk ipad Kort oppsummering Hvis konsekvenser ikke er relevante: Skriv «Ingen» Husk alternative forslag Skisseres primært før vurderingen Pro & contra I de fleste saker finnes argumenter både for og mot en konklusjon Skal synliggjøres 10 5

6 Saksbehandlingen Saksbehandling er ikke å på forhånd bestemme seg for en konklusjon og deretter lage et ensidig argumentasjonsnotat for denne konklusjonen 11 Innstilling til vedtak Vi plikter å mene noe Vedtak skal være klare og fullstendige: Fortrinnsvis angi hvem som har vedtatt (Kommunestyret vedtar ) Eventuell hjemmel for vedtak Hva som er vedtatt Bør kunne forstås uten å måtte lese saksframlegget Eventuell klageadgang NB! Finansiering Bistå politikere ved utforming av vedtak Rådmannens plikt, jf. kommunelovens 23, nr

7 Annet Bruk overskriftsformater og innebygget innholdsfortegnelse i Word Gjør dokumentene manøvrerbare i pdf-format på ipad Skrivefristen tilnærmet absolutt Per i dag for mye arbeid med republisering Vinne erfaring med ny mal Åpning for endringer etter erfaring Lykke til! 13 7