Politiske saksframlegg

Transkript

1 Politiske saksframlegg Gjennomgang v/ rådgiver Eli Stigen, politisk sekretariat Presentasjonen bygger på gjennomgangen Den er satt opp og formulert slik at den også kan ha nytteverdi som en veiledning for saksbehandlere, når den leses via Ansattportalen: 1

2 Politiske saksutredninger, - tre samlinger Dette handler om hvordan vi, gjennom gode saksutredninger, gjør de folkevalgte i stand til å utføre politikerjobben på en meningsfull måte. Tirsdag 6. september: Gjennomgang av sentrale rutiner, frister, godkjenning mv. Kort om malen og innholdet Tirsdag 11. oktober: Mer om saksframleggets innhold, og om språk og tydelig fremstilling. Tirsdag 8. november: Teknisk bruksanvisning for politisk saksframlegg Hvordan gjør jeg det i P360? 2

3 Om samlingene Hvem: Alle som skriver eller skal skrive politiske saksutredninger, - saksbehandlere, ledere og de som skal godkjenne på rådmannsnivå. Hvorfor og hvordan: Forbedre saksutredningene ved å bli mer bevisste på hva som gjør et saksframlegg godt hvordan vi samarbeider gjennom hele løpet hva rådmannen er spesielt opptatt av hva politikerne forventer at saksframstillingene og oss Opplæringen er IKKE en bestilling på å bruke mye tid på å finne det optimale ordet eller den ultrageniale setningsformuleringen. Det vil kreve for mye i travle arbeidsdager, og være feil bruk av ressurser. Vår oppgave er å gi dere råd, tips og veiledning som gjør det enkelt å skrive «godt nok», innholdsmessig og språklig. 3

4 Tirsdag 11. oktober Hva er rådmannen spesielt opptatt av? o tilliten mellom administrasjonen og politikerne, - konsekvenser, anbefalinger o alternativer, handlingsrom o innstillingen og alternativene o språk og tydelig saksframstilling v/ Åse Toril Krågsrud Noen eksempler o eksempel på presentasjon av alternativer o eksempel på strukturering av innstillingen o eksempel fra en sak som behandles via rådene o eksempel på oppsummering, innledningsvis i saksframlegget v/ Åse Toril Krågsrud Politisk møteplan for 2017 er lansert i Ansattportalen 4

5 5

6 Dette gjennomgikk vi : Arbeidsflyten fra saken oppstår til vedtaket skal iverksettes Rådmannsavklaringer, virksomhetens arbeid med saken Møteplanen og skrivefrist Kort om malen for saksframlegget, krav til saksbehandler Bruk av vedlegg, lenker, bilder Rådmannens godkjenning, prosessen videre Saksbehandlers oppgaver mens saken er underveis i det politiske systemet Saksbehandlers oppgaver når en sak behandles via rådene Oppfølgingen når det politiske vedtaket er fattet Spørsmål og interpellasjoner til kommunestyremøtene 6

7 7

8 Hva er rådmannen spesielt opptatt av? Tilliten mellom administrasjon og politisk område er en grunnleggende forutsetning. detaljgraden i saksframleggene - gi viktig informasjon og oversikt uten å bli for detaljert politikerne skal kunne ha tillitt til administrasjonens fremstillinger, faglige vurderinger og anbefalinger unngå saksbehandling i utvalgsmøtet, med diskusjoner mellom saksbehandlerne og politikerne fullstendig saksfremstilling med både for- og motargumenter anbefalingen bygger på en vurdering av det som er presentert under fakta, bakgrunn for saken rådmannen har ikke virksomhetenes fagkunnskap og må stole på saksbehandlers fremstilling og vurderinger saksbehandler avklarer det faglige innholdet med virksomhetsleder 8

9 Kommunestyrevedtak etter interpellasjon fra Sp, K-sak 86/13 Følgende skal fremgå under vurdering/alternative løsninger: beskrive realistisk ramme for fremdrift konsekvenser for andre vedtak/prosjekter gjør rede for muligheten for å kjøpe kapasitet utenfra Saksbehandler må sørge for at punktene over er avklart med aktuelle virksomheter, f.eks eiendomsavdelingen. 9

10 Fordi: oversiktlig og fullstendig fremstilling av konsekvenser er vesentlig for et godt politisk beslutningsgrunnlag konsekvensene er ikke like åpenbare for politikerne som for fagpersoner og for rådmannen det er ikke god møtebehandling dersom rådmannen må redegjøre muntlig om konsekvenser som mangler i saksframlegget, og må gjøre antakelser saken kan bli utsatt, med de følgene det gir konsekvensene blir synlige før eller senere, og da vil det med rette bli stilt spørsmål ved saksutredningen 10

11 Innstillingen tydelig hva innholdet i innstillingen innebærer gjør det enkelt å iverksette gjelder både språk og innhold bruk nummerering og strukturer innholdet gir god oversikt gjør det enklere å endre enkeltpunkter Innstillingen og oppsummeringen skrives helt til slutt. - eksempel følger 11

12 Eksempel på innstilling Kommunestyret vedtar å inngå samarbeid med Lunner kommune om interkommunal forsterket sykehjemsavdeling på grunnlag av kommuneloven 28b (administrativt vertskommune-samarbeid) med følgende forutsetninger: 1. Gran kommune er vertskommune. 2. Avdelingen samlokaliseres med sykehjemsdelen som bygges i prosjekt «606 Nytt sykehjem og omsorgsboliger på Skjervum», med den lokalisering som velges for byggeprosjektet (egen sak). 3. Grans tjeneste «forsterket sykehjemsavdeling inkludert KAD-plasser» flyttes til samme anlegg. 4. Rådmannen bes å utarbeide forslag til avtale om samarbeidet mellom kommunene, i samarbeid med Lunner kommune. Forslag til avtale forelegges begge kommunestyrene innen forprosjektrapporten for byggesaken kommer til behandling. 5. Vedtaket innarbeides i kommunestyrets føringer for neste prosjektfase for byggeprosjektet. 12

13 Handlingsrommet Hvorfor kommer saken til politisk behandling HVA er det politikerne skal ta stilling til og beslutte noe om? - Kjernen i saken. Åpenbart for den som har jobbet en stund med saken og fordypet seg i saksutredningen, men ikke for andre. Tydelig fremstilling av det politiske handlingsrommet Hva KAN politikerne beslutte? Kan de f.eks si nei? Finnes det en mellomløsning? Sammenheng med punktet vurdering og alternativer, men grunnlaget for handlingsrommet skal også komme fram gjennom faktadelen og i innledningen om bakgrunn for saken. 13

14 Alternativer - ALLTID Rådmannen ønsker at saksframstillingen alltid skal inneholde et alternativ til innstillingen, eventuelt flere Alternativet fremstilles under punktet Vurderinger/Alternativer Tydelig sammenheng mellom fakta, vurdering og anbefaling/innstilling Hvorfor er innstillingen anbefalingen, og hvorfor er alternativ 2 et dårligere, men likevel mulig alternativ Formuler alternativ 2 slik at hele eller deler av teksten kan legges fram som endringsforslag i møtet God hjelp for rådmannen og politikerne, både til å se alternativet og til å ha en anvendelig formulering klar Enklere å følge opp et «endringsvedtak» som er utredet og fullstendig Unngå at saken må utsettes/legges fram på nytt 14

15 Eksempel på presentasjon av alternativer Alternativ 1 rådmannens anbefaling: Gran kommune kan beslutte å tillate bevillingshavere å selge alkohol på påske-, pinse og nyttårsaften samt på valgdagen. Alternativ 2: Kommunestyret kan alternativt beslutte ikke å tillate salg av alkohol på påske-, pinse og nyttårsaften samt på valgdagen. Alternativ 3: Kommunestyret kan også velge at det skal holdes stengt/åpent noen av disse dagene. 15

16 Kort fremstilling av alternativ løsning 1, 2 og 3, med klar vurdering av alternativene, og begrunnelse for rådmannens anbefaling: Vurdering/alternative løsninger Alternativ 1 Ikke gi støtte Alternativ 2 Gi støtte Alternativ 3 Gi et mindre beløp Gran kommune har tidligere i år gitt støtte på kr ,- til Landsbyen Brandbu 2020 for å hjelpe til i en oppstartfase. Gran kommune har også gitt støtte til prosjektet «Elvelangs» hvor kulturkontoret også er medarrangør. Videre har kommunen satt opp egen kinoforestilling under landsbyfestivalen. Gran kommune gir generelt ikke direkte støtte til slike arrangementer. Gran kommune anser det viktig å overholde likhetsprinsippet ifht. til andre arrangører. Det er positivt at arrangementet Elvelangs nå utvides til å være en landsbyfestival for Brandbu. Det kan være en begrunnelse å gi en engangsstøtte til arrangementet som en hjelp til etablering av Landsbyfestivalen. Eventuelt tilskudd kan tas fra post for tilleggsbevilgning Beløpet det søkes om er ikke større enn at det er naturlig å gi hele beløpet, eller ikke gi støtte. 16

17 Sak som behandles i rådene: saksbehandler passer på at saker som er relevante for eldrerådet, ungdomsrådet eller råd for funksjonshemmede, blir lagt fram til behandling i rådene på riktig tidspunkt i prosessen for at rådene skal kunne uttale seg til saker som angår deres område en rådgivende funksjon, ikke innstilling det skal fremgå av saksutredningen hvilke av rådene som får/har fått saken til behandling dersom rådene får et eget saksframlegg, skal det fremgå av dokumentoversikten at rådets uttalelse ettersendes - eksempel følger 17

18 Eksempel på oversikt over saksdokumenter, når saken behandles via rådene: 18

19 Målet med gjennomgangene er god tilrettelegging for lokaldemokratiet innholdsmessig korte, tydelige og komplette saksutredninger færrest mulig misforståelser og tekniske problemer som tar oppmerksomheten bort fra innholdet hvordan ville jeg eller kollegaen min oppfattet saken, hvis han eller jeg var politiker? politikerne er vanlige mennesker, mens vi er fagpersoner politikerne er en ulike, og det må vi ta hensyn til 19

20 Mennesker er ulike: Takk for oppmerksomheten! 20