Saksbehandler: Elin Onsøyen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: EVALUERING AV ARBEIDSFORMER OG POLITISK STYRINGSSTRUKTUR 2005

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Onsøyen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: EVALUERING AV ARBEIDSFORMER OG POLITISK STYRINGSSTRUKTUR 2005 INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET / BYSTYRET: Ordførers innstilling: Saken tas til orientering Tore Opdal Hansen Ordfører

2 Saksutredning: 1. Innledning Nåværende politisk styringsstruktur ble vedtatt innført fom Drammen gikk over fra en hovedutvalgsmodell og til en bystyrekomitemodell, prinsipp om gjennomgående representasjon og redusert antall representanter i bystyret fom kommunevalget 2003 var hovedendringene. Midt i valgperioden for det nåværende bystyre skal det gjennomføres en evaluering av den politiske styringsstrukturen. Målet er å imøtekomme bystyrets ønske om justering i organisering med bakgrunn i erfaringer med de nye arbeidsmåtene siden høsten Høsten 2005 skal evalueringen gjennomføres og eventuelle endringer skal skje fra og med I sak 33/98 ( bystyre ) "Ny styringsstruktur hovedprinsipper" ble det reist forslag om innføring av kommunal parlamentarisme i i Drammen kommune. Forslaget falt, og formannskapsprinsippet har ligget til grunn for alle endringer og utviklingen av det politiske styringssystemet i de senere år. Forslag om ev. innføring av kommunal parlamentarisme fom valgperioden , må behandles innen år Bystyret har i inneværende periode etablert to nye arenaer for kontakt med innbyggerne som en del av videreutviklingen og styrkingen av det lokaldemokratiske arbeidet. Bydelskonferanser i bydelene som en årlig foreteelse og 48 kontaktpunkter i bystyret med lag og organisasjoner. I forbindelse med evalueringen må en vurdere om det skal gjøres noen endringer i forhold til dette. Samtidig satses det på å utnytte det elektroniske dataverktøyet for å modernisere arbeidsformer i og utenfor de politiske møtene. Dette utfordrer både de folkevalgte og administrasjonen på å ta bruk og videreutvikle tilrettelegging og bruke de nye kommunikasjonsmulighetene - med byens innbyggere, i og mellom politiske partier / folkevalgte og administrasjonen. Denne saken har til hensikt å presentere opplegg for evaluering. Dette er først og fremst en sak som de politiske partiene må ta stilling til. Gruppelederne for partiene er sentrale i arbeidsprosessen. 2. Ekstern eller intern evaluering Etablering av ny politisk styringsstruktur fra ble gjort ved hjelp av ekstern konsulent. Ekstern evaluering med bistand fra et miljø utenfor kommunen vil kunne gi nye perspektiver og løsninger og trekke veksler på erfaringer og trender i kommunenorge forøvrig og bør benyttes om det er gjennomgripende endringer jfr dagens ordning som vil være et ønsket resultat. i Kommuneloven 18: Innføring og oppheving av kommunal eller fylkeskommunal parlamentarisme. 1. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv vedta å innføre parlamentarisk styringsform etter reglene i dette kapittel. Slikt vedtak må treffes med tilslutning av minst halvdelen av kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. 2. Forslag om innføring av parlamentarisk styringsform må være fremmet og votert over i kommunestyret eller fylkestinget senest 31. desember i nest siste år av valgperioden. Det kreves ikke at forslaget oppnår flertall. Innføring av parlamentarisk styringsform kan tidligst vedtas på det nyvalgte kommunestyrets eller fylkestingets konstituerende møte. Styringsformen må være vedtatt og satt i verk når det andre året av den nye valgperioden tar til.

3 En intern evaluering i regi av bystyret selv med f.eks. prosess- støtte fra en rådgiver bør benyttes om det er justeringer innen dagens ordning og en videreutvikling av dagens modell og egen rolle som politiker som er målet. I en slik prosess vil nåværende styringsstruktur fortsatt ligge fast, og evalueringen vil være innrettet på å forbedre og videreutvikle samhandling, arbeidsmåter og tydliggjøre rollene for de ulike politiske organer. Uavhengig av evalueringsform er det likevel noen problemstillinger som fremstår som sentrale og må drøftes. 3. Avgrensing Det legges ikke opp til å evaluere eller endre forholdet mellom bystyret og kontrollutvalg, klagenemnd og det nye partssammensatte samarbeidsutvalg. Det er primært forholdet mellom de politiske organer som skal evalueres. 4. Dagens styringsstruktur - komitemodell Ved bystyrets vedtak av innførte man med virkning fra en komitémodell til erstatning for den tidligere hovedutvalgsmodellen. I hovedutvalgsmodellen hadde de enkelte fagutvalg delvis vedtaksmyndighet innenfor sine fagområder og en sterkere direkte innvirkning på budsjettprosessene, enn etter dagens ordning. Viktige målsettinger med ny politisk styringsstruktur er bl.a. å styrke den politiske helhetsstyringen av kommunen samt å sikre mer direkte deltakelse fra flere politikere i arbeidet med politiske saker. Hovedbegrunnelsene for endringen var å styrke den politiske styringsrollen gjennom nye arbeidsformer og innføring av prinsippene om gjennomgående representasjon. I tillegg var det en målsetting å delegere myndighet til et lavest mulig nivå. De politiske organer skulle i størst mulig grad konsentrere seg om saker med prinsippielle politisk interesse og i mindre grad om enkeltsaker. Vedtaket om komitémodell innebar også en samordning med den administrative styringsstrukturen (tonivåmodellen) der myndighet i størst mulig grad er delegert til den enkelte virksomhet. ( Vedlegg 1 politisk og administrativ organisasjonskart og 2 Drammen kommunes delegeringsreglement). Langsiktig og politisk pregede saker skulle behandles i komitéene, mens økonomiske saker og saker som krevde rask behandling (med korsiktige virkninger) skulle gå i formannskapet ( vedlegg 3 Utøvelse av saksordførerrollen og 4 Arbeidet i bystyrekomite for oppvekst, utdanning og sosial). Bystyrekomiteordningen har gjennomgått en endring siden innføringen. Det første året hadde en bystyrekomite 1,2,3, og 4. Alle bystyrekomiteer var "likeverdige" og kunne jobbe med alle typer saker. Et arbeidsutvalg (ordfører, 4 komiteledere og rådmannen) fordelte nye saker til komiteene. Etter en evaluering av ordningen, ble det fra januar 2003 endret slik at en fikk fire "fag"komiteer: byutvikling helse omsorg kultur med idrett og kirke oppvekst, utdanning og sosial Ordningen med arbeidsutvalg som fordelte saker og koordinerte arbeidet mellom komiteene ble avviklet.

4 I perioden med fagkomiteer har det fortsatt kommet fram synspunkter på at komiteene ikke fungerer som ønskelig. For å imøtekomme behovet for å få bystyrekomitearbeidet til å fungere bedre har ordfører, gruppeledere og komiteledere drøftet dette i felles møter. Temaet har vært satt under debatt i opplæringskvelder for bystyret. Utfordringen for de folkevalgte har vært å ta seg til en ny politikerrolle og utøve initiativ og sette politiske saker på dagsorden, få etablert gode prosesser i de forberedende møtene i partigruppene og være saksordfører for bystyresakene og samhandle med administrasjonen i saksutredningsarbeidet. Når det gjelder det generelle budsjettarbeidet er det allerede lagt et opplegg for en mer utvidet rolle for komitéene i arbeidet med økonomiplanen for Prosessene med dialogmøter med virksomheter og lag og organisasjoner, gir bystyret god kunnskap om tjenestetilbudet til kommunen. Å koble denne kunnskapen og budsjettprosessen i det årlige økonomiplanarbeidet gjennom junisaken "Budsjett uten tall", har man ikke ennå funnet en god nok form på. Hvert år har man prøvd å få bedre link mellom økonomiplanarbeidet og bystyrekomitene underveis i prosessen, men ennå arbeides det med å få dette bedre til. I år skal bystyrekomiteene bla ha den nye strategisaken i sine junimøter for å sikre bedre kobling mellom bystyrekomitearbeidet og oppspillet til økonomiplanprosessen. Med utgangspunkt i de erfaringene som gjøres her, bør evlueringen vurdere en videreføring av dette opplegget. Sekretærfunksjonen i bystyrekomiteene har siden oppstarten vært ivaretatt av den som representerer rådmannen i møtet dvs kommunaldirektørene og byplansjefen. I forbindelse med den økonomiske situasjonen Drammen kommune var i høsten 2001, var denne løsningen på sekretærbehovet en del av innsparingen på programområdet politisk styring. Sekretærordningen bør vurderes i fobindelse med høstens evaluering. 5. Skisse til evalueringsprosess høsten 2005 Juni 2005 August /september Aktuell dato 1. september September / oktober Bystyresak - skisse av prosess Felles oppstart medlemmene i bystyret. Temakveld med eksterne innledere. Gruppeledermøte/r. Prosesser i politiske partier. Ev. fellesmøter ( - aktuelle datoer 3.10 og 8.11). November Januar 2006 Bystyresak evalueringsrapport /endringsforslag Iverksetting av endringer i inneværende periode Vedlegg:

5 1. Politisk og administrativt organisasjonskart 2. Drammen kommunes delegeringsreglement Generelt delegeringsreglement ( ) Delegering av rådmannens myndighet (8. mars 2001) 3. Utøvelse av saksordførerrollen ( ) 4. Arbeidet i bystyrekomite for oppvekst, utdanning og sosial (25.04)